履歴書に印鑑は必要？シャチハタがNGな理由と正しい押し方

就活で履歴書を提出する際、「履歴書に印鑑を押さなければならないのか….」「シャチハタではだめ？」と印鑑について疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

履歴書に印鑑を押す場面やシャチハタを使用することがなぜ不適切とされるのか、正しい使い方について知っておくことが大切です。

そこで本記事では、履歴書における印鑑の必要性やシャチハタを使うべきでない理由、さらに正しい押印方法をわかりやすく解説します。

履歴書に印鑑は必要？

履歴書に印鑑が必要かどうかは、すべてのケースで決まっているわけではありません。就活中の学生が戸惑いやすい部分ですが、実際には企業の方針や履歴書の形式によって異なります。

ここでは、押印が求められる状況とそうでない場合を整理しました。迷わず対応できるようにしましょう。

1. 履歴書に押印欄がある場合は必要
2. 企業から押印を指定された場合は必要
3. 押印欄や企業の指定がない場合は不要

① 履歴書に押印欄がある場合は必要

履歴書に「印」などの押印欄があれば、そこに印鑑を押してください。欄があるのに空白のままだと、書類をよく確認していない、常識に欠けると見なされるかもしれません。

逆に、丁寧に押された印影は、誠実さや細やかな配慮を印象づけることができます。見落とされがちな項目ですが、押印欄があるかどうかは必ず確認しておきたいポイントです。

② 企業から押印を指定された場合は必要

企業から「履歴書に印鑑を押してください」と指示があった場合は、それに従いましょう。このような指示がある背景には、書類の信頼性や本人確認の意図が含まれている場合があります。

特に、公務や歴史のある企業では、形式を重視する傾向が強いでしょう。もし押印を省略すれば、「指示に従えない人」として評価が下がる可能性もあるため、注意が必要です。

③ 押印欄や企業の指定がない場合は不要

履歴書に押印欄がなく、企業からの指示もない場合は、印鑑を押す必要はありません。近年では、押印の省略を推奨する企業も増えており、無理に押してしまうと逆に不自然な印象になることもあります。

余計な加工を加えないことで、書類全体のバランスや企業側の意図に沿った対応ができるでしょう。判断に迷ったときは、無理に押さない選択も選考対策の一つです。

履歴書にはシャチハタではなく認印を使うべき理由

履歴書にどの印鑑を使えばよいか迷っている方も多いのではないでしょうか。特に、シャチハタがNGなのか気になる人は少なくありません。

ここでは、なぜシャチハタが避けられるのか、なぜ認印が選ばれているのかを4つの理由に分けて説明します。

1. シャチハタはインクが劣化しやすく印影が不鮮明になりやすいため
2. シャチハタは本人が押した証拠になりにくいとされているため
3. 認印は法的な証明力はないがビジネス文書で広く用いられているため
4. 印鑑の使い分けを理解していることが社会人としての常識とされているため

① シャチハタはインクが劣化しやすく印影が不鮮明になりやすいため

シャチハタはスタンプ式でインクが内蔵されているため、使用頻度や保管環境によってインクが乾燥しやすく、時間が経つとどうしても劣化が目立ちます。

その結果、印影にムラが出たり、かすれてしまったりと、見た目が非常に不鮮明になるでしょう。特に履歴書のような正式な書類では、見た目の印象が非常に重要です。

採用担当者に、「丁寧さに欠ける人」という印象を与えてしまうリスクも否定できません。書類の完成度がそのまま人物の評価につながることもあるため、細部まで丁寧に仕上げることが大切です。

② シャチハタは本人が押した証拠になりにくいとされているため

シャチハタは工場で大量に生産されており、同じ印影の印鑑が簡単に手に入るため、「その印影が本当に本人のものなのか」を証明しにくいという欠点があります。

しかも朱肉を使わない構造上、正式な書類としての信頼性にも疑問が残るでしょう。履歴書は、応募者本人が作成したことを示す大切な書類です。

だからこそ、誰でも同じものを手に入れられるシャチハタではなく、信頼性のある認印を使うことで、真摯な姿勢を伝えることができるでしょう。

③ 認印は法的な証明力はないがビジネス文書で広く用いられているため

認印は印鑑登録されていないため、法的効力は限定されますが、日常のビジネスシーンでは請求書や社内文書、承認書類など幅広く使われています。

履歴書に押しても全く不自然ではなく、一般常識の範囲内と受け取られます。きちんと朱肉を使って押す認印であれば、形式的にも見た目にも問題ありません。

丁寧さや社会人としてのマナーを意識していることが、きちんと伝わります。シャチハタでは軽率に見える場面でも、認印であれば落ち着いた印象を与えることができるでしょう。

④ 印鑑の使い分けを理解していることが社会人としての常識とされているため

実印・認印・シャチハタにはそれぞれ使うべき場面があり、その違いを正しく理解して使い分けられることは、ビジネスパーソンとして最低限のマナーとされています。

たとえば、契約には実印、社内文書には認印、ちょっとしたメモの確認にはシャチハタといったように使い分けが必要です。

履歴書では認印を使うのが通例であり、そうした常識をわきまえているかどうかが評価の一端になることもあります。正しい判断ができることは、信頼の証ともいえるでしょう。

シャチハタ以外でも履歴書に不向きな印鑑とは？

シャチハタが履歴書に適さないことは広く知られていますが、他にも注意すべき印鑑があります。

ここでは、履歴書に使用しないほうがよい3種類の印鑑について、その理由とともにわかりやすく説明しています。

1. 実印
2. 三文判
3. 印鑑登録済みの印鑑

① 実印

実印は市区町村に登録された公的な印鑑で、契約書や不動産登記、ローン申請などの重要な法的手続きに使用されます。そのため、私的な書類である履歴書に使うものではありません。

実印を履歴書に使用することで、紛失や盗難による情報漏えいのリスクが高まりますし、仮に悪用されれば深刻な被害につながるおそれがあります。

また、企業側に「印鑑の扱いを理解していない」と誤解される可能性もあるでしょう。履歴書では、日常的に使える認印を選ぶのが安全で無難です。

② 三文判

履歴書のように「本人の意思で作成された書類」であることを示す場面には不向きです。

三文判は、100円ショップや文具店などで誰でも簡単に購入できる既製品の印鑑です。見た目は問題なくても、同じ印影の印鑑が世の中に数多く出回っており、本人確認の意味がほとんどありません。

加えて、三文判の使用は就活におけるマナーや丁寧さに欠けると受け取られることもあるため、注意が必要となるでしょう。見えにくい部分こそ、社会人としての意識が問われます。

③ 印鑑登録済みの印鑑

印鑑登録済みの印鑑は、いわゆる実印として正式に使われるもので、厳重な管理と限定的な使用が求められます。そのため、履歴書のような場面で使用するのは不適切です。

たとえ印影がきれいに押されていたとしても、「その印鑑をなぜ履歴書に使ったのか」と採用担当者が疑問に感じることもあるでしょう。

また、印鑑の使い分けを理解していないと判断される原因にもなりかねません。履歴書には、こうしたリスクを避けるためにも、普段使いできる認印が最も適しています。

履歴書に印鑑をきれいに押す方法とコツ

履歴書に印鑑を押す際は、ただ押すだけでは不十分です。にじんだりかすれたりすると、せっかくの書類が雑に見えてしまうこともあるでしょう。

ここでは、印影をきれいに仕上げるための4つのコツを紹介します。

1. 捺印マットやノートを下に敷いて安定させる
2. 朱肉は軽く叩くようにムラなくつける
3. 印鑑は垂直に押し、強く押しすぎないようにする
4. 押印後はしっかり乾かす

① 捺印マットやノートを下に敷いて安定させる

印鑑を押す際は、履歴書の下に捺印マットや厚手のノートなど、適度に弾力のあるものを敷いてください。

机の硬さをそのまま受けると印圧にムラが出て、印影がかすれたり一部が薄くなったりする可能性があります。

特に滑りやすい机や傾斜のある面で押すと、失敗しやすくなるため要注意です。小さな準備ではありますが、こうした工夫が履歴書の仕上がりに大きく影響します。

② 朱肉は軽く叩くようにムラなくつける

朱肉をつけるときは、こすらずに印面を軽く何度か叩いてインクを均等に乗せましょう。力を入れすぎるとインクが付きすぎて、印影がにじむ原因になります。

また、逆に力が弱すぎると印影がかすんでしまうことも。できるだけ均一に朱肉をつけることで、見た目が整った印影になります。

少しずつ丁寧に作業を進めることで、落ち着きある印象を与えられるでしょう。

③ 印鑑は垂直に押し、強く押しすぎないようにする

印鑑を押すときは、手元がぶれないように意識しながら、紙に対して垂直に力をかけることが重要です。斜めに押してしまうと印影の一部が薄くなったり歪んで見えたりする可能性があります。

また、強く押しすぎるとインクがはみ出したり、紙が破れてしまったりするおそれも。軽く押すだけでもしっかりと印影が残るので、焦らず落ち着いて垂直に押しましょう。

④ 押印後はしっかり乾かす

押印したあとは、すぐに用紙を触ったり重ねたりせず、10〜20秒ほどはそのまま置いて乾かすのが基本です。インクが乾く前に触れると、印影がにじんで汚れてしまい、印象が悪くなってしまいます。

急いでファイルに入れたくなる気持ちもあるかもしれませんが、最後まで丁寧に仕上げる意識が大切です。しっかり乾かすだけで、全体の完成度がぐっと高まります。

履歴書の押印で失敗した場合の正しい対処法

履歴書に印鑑を押すとき、かすれやズレなどのミスが起きることは珍しくありません。慎重に作業しても、ちょっとした手元の狂いで印影が不鮮明になることもあるでしょう。

まず、印影が大きくズレていたり、読みにくいほどにじんでいたりする場合は、履歴書を新しく書き直すのが基本です。修正テープや二重線で直すのはマナー違反とされるため、避けましょう。

反対に、軽くかすれた程度で印影がしっかり確認できるなら、そのまま提出しても問題ない場合もあります。

履歴書は内容だけでなく、丁寧さや誠実さも伝える書類であるため、押印でミスをしたときほど、落ち着いた判断と誠意ある対応が求められます。

履歴書にシャチハタで押して提出してしまった場合は？

うっかりシャチハタで履歴書に押印して提出してしまった場合も、落ち着いて正しく対応すれば信頼を損ねずに済む可能性があります。

ここでは、ミスに気づいたあとの対応方法を3つのステップで紹介しましょう。

1. 気づいたらすぐに採用担当者へ謝罪の連絡を入れる
2. 電話がつながらない場合は丁寧な謝罪メールを送る
3. 再提出が求められた場合は正しい印鑑で速やかに対応する

① 気づいたらすぐに採用担当者へ謝罪の連絡を入れる

履歴書にシャチハタで押印したことに気づいたら、できるだけ早く採用担当者へ連絡を入れてください。連絡が早ければ早いほど誠実な印象を与えやすくなります。

連絡手段は電話が基本ですが、緊張してしまう場合もあるかもしれません。それでも、直接声で謝意を伝えることで、相手の印象も大きく変わるでしょう。

大切なのは、ミスを隠さずに「自分の非を認めて行動できる人」であることを示すことです。素直な姿勢と落ち着いた対応は、トラブルの印象を最小限にとどめる力があります。

② 電話がつながらない場合は丁寧な謝罪メールを送る

何度か電話をかけても相手が不在だった場合や、営業時間外でつながらなかったときは、メールで謝罪の気持ちを伝えるのが適切です。

件名には「履歴書の押印に関するご連絡」など、要件がわかりやすい表現を使いましょう。本文では、まずはお詫びの気持ちを述べ、次に何が起こったかを簡潔に説明し、今後の対応についても記載します。

たとえば「再提出をご希望でしたら、すぐに準備いたします」などの前向きな姿勢を添えると丁寧です。敬語や誤字脱字にも注意し、ビジネスマナーを意識した文面を心がけてください。

③ 再提出が求められた場合は正しい印鑑で速やかに対応する

企業側から履歴書の再提出を求められた場合は、速やかに対応しましょう。その際には、朱肉を使う認印を用い、丁寧に押印してください。

提出する際には「履歴書再提出の件」と明記し、送付状やメールに「先日は不備があり申し訳ありませんでした。正しい印鑑で再提出いたします」といった一言を添えると好印象です。

再提出はネガティブに感じるかもしれませんが、迅速で誠実な対応はかえってプラスに働くこともあるでしょう。自分の非を素直に認め、前向きに行動できる姿勢は社会人としての信頼につながります。

履歴書に印鑑を押す際の注意点

履歴書に印鑑を押すときは、ただ印影がきれいなら良いというわけではありません。マナーや作業手順にも注意が必要です。些細なミスでも、全体の印象を大きく損ねてしまうおそれがあります。

ここでは、印鑑を押す際に気をつけたい5つのポイントを紹介しましょう。

1. 印鑑を押す前に練習する
2. 印鑑のインクが乾く前に触れないように気をつける
3. 押印後はティッシュや指でこすらず自然乾燥させる
4. 押印欄がある場合は履歴書作成の最初に押す
5. 粗悪品の使用は避ける

① 印鑑を押す前に練習する

履歴書という大切な書類には、失敗のないよう慎重に押印することが求められます。そのため、本番前に白い紙を使って数回練習しておくと安心です。

印鑑を押すときの手の角度や力加減、朱肉の量などは、実際に試してみないと分かりにくいもの。

特に、印鑑を普段あまり使わない方は、一度も練習せずに押してしまうと、印影がかすんだり歪んだりする可能性があります。

事前に練習することで感覚をつかみやすくなり、本番でも落ち着いて綺麗に押せるでしょう。

② 印鑑のインクが乾く前に触れないように気をつける

印鑑を押した直後は、インクが乾くまで少し時間がかかります。そのため、押印後は最低でも10秒ほど紙を静止させ、インクが完全に乾くまでそっとしておきましょう。

うっかり手で触ってしまったり、紙を動かしてしまったりすると、印影がにじんだり他の箇所に移ってしまいます。

慌てて次の作業を進めず、落ち着いて確認することが大切です。特に時間に追われているときほど、この手間を惜しまないよう注意してください。

③ 押印後はティッシュや指でこすらず自然乾燥させる

自然乾燥が最もきれいに仕上がる方法です。押印したあとのインクを早く乾かそうとして、ティッシュで押さえたり、手でそっと払ったりしたくなるかもしれません。

しかし、こうした行為はかえってインクがにじむ原因になり、せっかくの印影が台なしになってしまいます。

もしも時間がない場合でも、扇風機やうちわなどで風を送る程度にとどめて、直接こすったり押さえたりしないようにしてください。乾燥を焦らず待つことで、仕上がりの印象は確実に良くなります。

④ 押印欄がある場合は履歴書作成の最初に押す

履歴書に押印欄がある場合は、書き始める前に最初に押しておくことをおすすめします。理由は明快で、もし印影に失敗してしまっても、すぐに別の用紙に差し替えることができるからです。

逆にすべての項目を書き終えてから印鑑を押し、最後の段階で失敗してしまうと、それまでの労力が無駄になってしまいます。

失敗を防ぐためにも、先に押印しておくという手順は有効です。作業の流れとしても合理的なので、ぜひ取り入れてみてください。

⑤ 粗悪品の使用は避ける

素材や作りが粗く、印影がかすれたり滲んだりしやすいものがあるため、100円ショップなどで手軽に購入できる印鑑避けましょう。

一見きれいに見えても、朱肉の吸収が悪かったり、押したときに縁が欠けて見えたりすることもあるので注意が必要です。

履歴書は自分自身をアピールする大事な書類なので、使用する道具にも一定の配慮が求められます。できるだけ品質の安定した印鑑を選び、ビジネスマナーにかなった印象を与えるように心がけましょう。

就職活動で印鑑を持参しておくと良い場面とは？

就職活動では履歴書の押印以外にも、印鑑が必要になる場面があります。突然求められて慌てることのないよう、あらかじめ印鑑を準備しておくと安心です。

ここでは、印鑑を持参しておくと役立つ3つの場面を紹介します。

1. 面接や説明会での押印書類の提出時
2. 交通費の受け取り時
3. 内定後の契約書や誓約書記入時

① 面接や説明会での押印書類の提出時

企業によっては、面接や説明会の際に、個人情報の取り扱いに関する同意書や誓約書などの提出を求められることがあります。

こうした書類では、署名と一緒に印鑑の押印が必要とされる場合も少なくありません。その場で印鑑がないと、対応が遅れたり、別途郵送が必要になったりする可能性があります。

場合によっては、準備不足だと受け取られてしまうかもしれません。あらかじめ印鑑を持参しておけば、その場でスムーズに記入・提出ができ、しっかりした印象を与えられるでしょう。

② 交通費の受け取り時

面接や会社説明会で交通費が支給される際、交通費受領書などに印鑑が求められることがあります。

印鑑を持っていないと、手続きができず後日郵送対応になってしまったり、受け取りが遅れてしまうこともあるため注意が必要です。

その場ですぐに対応できれば、企業側に手間をかけずに済み、信頼感にもつながるでしょう。

③ 内定後の契約書や誓約書記入時

無事に内定が決まると、次は入社手続きに向けて雇用契約書や入社誓約書などの正式な書類への署名・押印が求められます。

こういった書類は、法的な意味合いを持つ重要なものであるため、サインだけでなく認印の押印が必要とされるケースが多くあるでしょう。

印鑑が手元になければ、手続きが完了せず再度来社が必要になることもあります。事前にしっかり準備し、印鑑も忘れずに持参することで、最後まで誠実に対応できる印象を残せます。

履歴書の印鑑に関するよくある質問（Q&A）

印鑑に関する疑問は、就職活動を進めるなかで意外と多く発生します。履歴書の印鑑マナーをしっかり理解しておくことで、書類の完成度が高まるでしょう。

ここでは、よくある疑問とその回答を紹介します。

1. 一般的な印鑑のサイズは？
2. 印鑑の書体は「楷書体」と「古印体」どちらが良い？
3. 履歴書の送付状に押印は不要？
4. デジタル履歴書でも印鑑が求められることはある？
5. 押印の代わりにサインでも良い場合がある？

① 一般的な印鑑のサイズは？

就活で使う印鑑のサイズとして一般的なのは、直径10～12mmの範囲に収まるものです。

このサイズなら、氏名がくっきりと読み取れる一方で、履歴書の限られたスペースにも収まりやすく、ちょうどよいバランスといえるでしょう。

13mm以上になると文字がにじんでしまったり、印影が欄外にはみ出したりする可能性があります。

また、9mm以下の小さすぎる印鑑は印影が不鮮明になりがちで、ビジネス文書には不向きとされることが多いため避けてください。

② 印鑑の書体は「楷書体」と「古印体」どちらが良い？

印鑑の書体については、「楷書体」と「古印体」、どちらを選んでも大きな問題はありません。楷書体は一般的に読みやすく、まっすぐな線で構成されているため、視認性が高くなります。

一方、古印体はやや装飾的で文字に個性があり、格式高い印象を与えられるのが特長です。どちらにもメリットがありますので、自分の名前の見え方や履歴書全体の印象に合うものを選ぶとよいでしょう。

迷ったときは、読みやすさを重視するのがおすすめです。

③ 履歴書の送付状に押印は不要？

履歴書に添える送付状については、押印を省略するのが一般的です。ビジネスマナーとして署名のみで十分とされており、多くの企業では印鑑がなくても評価が下がることはありません。

ただし、稀に企業から「送付状にも押印をしてください」といった具体的な指示がある場合があります。その際は、指示に従うようにしましょう。

形式にとらわれすぎず、相手の要望に柔軟に対応する姿勢が大切です。

④ デジタル履歴書でも印鑑が求められることはある？

基本的には、デジタルで提出する履歴書に印鑑は不要とされるケースが多いです。PDFファイルや入力フォームを使用する場合、署名や押印欄そのものが省略されていることもあります。

しかし一部の企業では、PDFファイルに手書きの署名と押印を求める場合もあり、提出方法の細かなルールには注意が必要です。

不安な場合は、事前に企業の採用担当者へ確認することをおすすめします。確認の一手間でトラブルを防げるでしょう。

⑤ 押印の代わりにサインでも良い場合がある？

最近では、書類のやり取りがオンラインで完結する企業も増えており、その影響で押印の代わりにサインを求められるケースもあります。

とくに電子契約やクラウド履歴書サービスを導入している企業では、手書きの署名だけで正式な提出とみなされることも多いです。

ただし、紙の履歴書を提出する場面では、今でも印鑑が使われているため、状況に応じてサインと押印を使い分ける判断が求められます。企業の方針を事前にチェックしておくと安心です。

就活で印鑑を使う場面と正しい使い方を押さえておこう

履歴書に印鑑が必要かどうかは、押印欄の有無や企業の指定によって異なりますが、いざというときのために印鑑を準備しておきましょう。

特に履歴書には、シャチハタではなく認印を使用するのがマナーとされており、インクや印影の性質、社会人としての常識も含めて適切な選択が求められます。

さらに、実印や三文判、印鑑登録済みの印鑑といった使用に適さないものにも注意が必要です。印影をきれいに押すコツや、ミスをした場合の正しい対応も知っておくと安心でしょう。

就活では面接時や書類提出時、交通費受け取りや契約時など印鑑が必要となる場面が多くあります。印鑑に関する知識をしっかり身につけ、慌てず対応できるようにしておきましょう。