面接のお願いメールは丁寧さが肝心！基本ルールやケース別の例文も紹介

面接日時の調整をお願いをするメール内容はどんなことを書いたらいいのかわかりませんよね。

本記事ではまず面接のお願いメールの基本ルールを解説し、次に面接依頼のケース別に例文を紹介します。

お願いメールの基本ルールを守って丁寧な文章でメールすれば大丈夫ですので、ぜひ参考にしてくださいね。

面接に関わるお願いメールは丁寧な言葉で送ること！

面接に関わるお願いメールは丁寧な言葉で送るようにしてください。

相手の状況に配慮し、節度あるマナーが守れているかは採用内定の合否に大きく影響します。

もちろんそれだけで選考から落ちてしまうことはないと思いますが、面接官の印象は確実にマイナスとなってしまうので十分注意しましょう。

逆を返せば、面接依頼のメールにきちんと返信ができれば、好印象として見てくれる可能性もあるはずです。

面接のお願いメールで押さえる基本ルール3選

ここでは、面接のお願いメールで押さえる基本ルールを3つ解説します。

1. 内容は簡潔に送る
2. 企業からの返信は24時間以内に返す
3. 件名と本文は削除せず返信する

特に企業の採用担当者から面接の日程調整中はこまめにメールチェックをして、連絡を確認したらすぐに返信できるようにしておくことが大切です。

①内容は簡潔に送る

企業の採用担当者の状況に配慮して、最低限必要な情報を簡潔にまとめてから送るようにしてください。

そのためには、メールの件名を見ただけで、相手に面接の日程調整のお願いメールであることを分かってもらうよう書く必要があるでしょう。

メールは御礼の気持ちを伝えるツールとしても大きな役割を果たしますが、面接期間中のやり取りは、一目で面接に関連する内容と認識してもらえることが大切です。

②企業からの返信は24時間以内に返す

企業からのメールを確認したら、できるだけ早めに返信するよう心掛け、遅くともその日のうち、24時間以内に返信するようにしましょう。

万が一、すぐに返事ができない内容の場合は、「〇〇日までにご連絡いたします」といったメールを入れて、きちんとメールが届いていることを伝えるようにしてください。

このようなメールが一言あるのとないのとでは、企業があなたに抱く印象も大きく変わるはずです。

また返信する時間帯は、できる限り企業の就業時間内に返信するようにし、夜19時より遅い時間であれば「遅くになりそうだったため、本日返信させていただきました」と付け加えてください。

とはいえ企業の面接の連絡には、チェックしたらすぐに返信できるように、あらかじめ日程の部分を変えるだけで送れる文章のテンプレートを作成しておくのもおすすめですよ。

③件名と本文は削除せず返信する

企業からの返信メールは、件名や本文は削除せず送信しても構いません。

また件名の「Re:」も消さずに残したまま送信してください。

件名と本文を残すことで、どのような内容のやり取りをメールしたか確認できますよ。

ただしメールアプリによっては、何度も返信が続くと「Re:」が溜まっていくので、その場合は1つだけ残してあとは消すようにしてください。

返信メールであることと、どのような内容のメールだったか伝えることがスムーズなメールのやり取りとなるので覚えておくと良いでしょう。

面接や将来のビジネスシーンでも役立つお願いメールの基本ルール

ここでは、面接や将来のビジネスシーンでも役立つお願いメールの基本ルールを解説します。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶
4. 本文
5. 締め
6. 署名

面接の日程調整のお願いメールでは、上記の順番に文章を書けばまず間違いありません。

基本のルールに沿って文章を打って送信すれば初めてメールを送る場合でも大丈夫ですので安心してくださいね。

①件名

まず件名は何についてのメールか簡潔に内容がわかる書き方にしましょう。

普段よく使うのが「面接の日程に関するお願い（〇〇大学・氏名）」とすることが多いです。

採用面接時期には同じような内容のメールが届くため、手違いがないように必ず件名に大学名・氏名を含めて送信するようにしましょう。

②宛名

宛名は、応募先の企業名・担当部署・担当者名がわかれば、全て記載するようにします。

もしも企業名しかわからなければ、〇〇部御中、もしくは採用担当者様と書いても構いません。

また、メールを送信した後は取り消しができないため、宛名に間違えがないか細心の注意を払い、よく確認してから送るようにしましょう。

特に「邊・邉」のような間違えやすい漢字の苗字には気をつけてくださいね。

③挨拶

初めて企業に送るメールの挨拶は「お世話になります。」2回目以降は「お世話になっております。」と定型文として覚えておくといいでしょう。

また初めてメールを送信する場合は、最初に自分の大学名と氏名を述べるようにしてください。

このメールの文章の書き方はビジネスシーンも同様ですので、覚えておいて損はありませんよ。

④本文

本文は内容によって書き方は異なりますが、基本ルールは本文でも簡潔に書くことです。

お願いする内容を伝えるための必要な情報を誤解がないように伝えることが大切なポイントですよ。

1つの内容に対して連続して文章を書くのではなく、改行を挟んで見やすくするのもメールを読みやすくするテクニックの1つです。

また、エントリーシート（ES）と違い、メールの文章は行を揃えて書いても大丈夫です。

こうした文章の書き方の違いを知っておくと、将来社会人となったときビジネスシーンでも役に立つことがきっと訪れるでしょう。

⑤締め

最後に締めの文章を入れて本文を完成させましょう。

締めの文章には、以下のような定型文がよく使われます。

依頼のメール	お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
お礼（内定辞退）のメール	末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
質問のメール	お手数をおかけし恐縮ですが、ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

本文の内容ばかりに気を取られがちですが、締めの文章まで手順通りに書いてあることが肝心です。

むしろ最後まできちんと書けていないと他の応募者と比べられメールの基本文章が書けていないとマイナスの印象を持たれてしまうので気を抜かないようにしましょう。

⑥署名

メールの最後に自分の署名を入れます。

署名には、大学名（学部・学科）・氏名・携帯番号・メールアドレスを記載してください。

またメールアドレスには、ワンクリックですぐにメールが返せるようリンクも忘れずに挿入しておくと親切でしょう。

メールアプリなどであれば、これらの設定をあらかじめ設定画面から自動化して入れておくことが可能です。

就活が始まったら、最初に就活用のメールアドレスの取得と同時に定型文や署名といった定型文は時間短縮や入れ忘れ防止策として設定しておくことをおすすめします。

【面接依頼のケース別】お願いメール例文7選

ここからは、面接関連のお願いする内容別にメールの例文を7つ紹介します。

1. 企業から提示された候補日に対して返信する場合
2. 自分から候補日を伝える場合
3. 企業から指定された候補日が難しい場合
4. やむを得ず日程変更をお願いする場合
5. 非対面での面接をお願いする場合
6. 面接辞退の旨を申し入れする場合
7. 面接内容に関する催促のお願いをする場合

上記の例文は、面接中に頻繁にやり取りされる内容です。

いずれの例文も、企業の採用担当者とのやり取りを想定したものとなります。

また返信メールを意味する「Re:」に関しては、メール内容に合わせて適宜外すようにしてください。

①企業から提示された候補日に対して返信する場合

Re:面接の日程に関するお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 このたびは、面接日程のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。 指定された日程に貴社にお伺いし面接をお願いいたします。 日時：〇月〇日（水）　◯：◯◯〜◯：◯◯ 場所：株式会社◯◯◯◯　2F会議室 また当日は受付にて来訪した旨をお伝えした後に面接場所に伺うことも承知いたしました。 何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

指定された面接日に問題がなければ、同意したことを返信しましょう。

メール本文の日程が相違していないか確認のため返信するようにしてください。

改めてお互いが日程の確認できることで間違いを防ぐことにもつながります。

②自分から候補日を伝える場合

Re:面接の日程に関するお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 書類選考通過のご連絡ありがとうございます。 こちらの都合で大変恐縮ではございますが、面接の希望日程を下記の日程で調整いただくことは可能でしょうか。 (1) 〇月〇日（火）　9:00～17:00 (2) 〇月〇日（水）　10:00～16:00 (3) 〇月〇日（金）　終日 上記の日程について都合が悪い場合は遠慮なく仰ってください。 ご査収の程、何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

自分から面接日の候補日を伝えるメールでは、最低でも3つ以上の候補日をあげるようにしてください。

また候補日の時間も、できるだけ長い時間が取れる日をあげて、相手がスケジュールを組みやすいように配慮することが大切です。

また、自分があげた候補日がどれも都合が悪ければ、再検討する旨を伝えることも忘れずに送るようにしましょう。

③企業から指定された候補日が難しい場合

Re:面接の日程変更に関するお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 書類選考通過のご連絡ありがとうございます。 ご指定いただいた面接日程ですが、大学の授業と重なっており、再度日程調整をお願いしたくご連絡を差し上げました。 お忙しいところ恐れ入りますが、再度ご調整いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

企業が指定してきた面接日に自分の都合が合わず日程変更をお願いする場合は、理由を添えて連絡するようにしましょう。

こういうケースで重要なのは、面接をお願いする立場である以上、企業に時間を強要してはいけません。

一般的に就活中の学生がお願いする理由としては、大学の授業と重なったといえば企業も理解を示してくれます。

そのため、1回目の日程調整の返信に関するお願いでは、自分の都合を伝えず、再度企業が指定する日程の連絡を待つようにしましょう。

④やむを得ず日程変更をお願いする場合

Re:面接の日程変更に関するお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 書類選考通過のご連絡ありがとうございます。 ご指定いただいた〇月〇日（月）の面接日程ですが、急遽大学の授業時間が変更されたため出席しなければならなくなりました。そのため再度面接日程の調整をお願いできないかご連絡させていただいた次第です。 合わせまして、わたくしの直近の変更希望日は以下の通りでございます。 (1) 〇月〇日（月）　10:00～18:00 (2) 〇月〇日（水）　9:00～17:00 (3) 〇月〇日（木）　10:00～18:00 誠に勝手なお願いとなり、大変申し訳ございません。 お忙しいところ恐れ入りますが、再度ご調整いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

企業が指定してきた面接日が確定していたにも関わらず、急遽自分の都合により日程変更をお願いすることとなった場合は、速やかにやむを得ない理由と合わせて丁寧な説明と謝罪をする必要があります。

社会人になってからは双方が同意した日程を再調整することは容易ではないことをよく覚えておいてください。

とはいえ今回の理由は、大学の都合ということを企業も認識している上、メールで丁寧な説明が伝わっているので大丈夫です。

もしも面接の日程変更が受諾されたら、担当者へお礼のメール・面接当日は面接官に向かって一言お礼を述べてから着席することを覚えておきましょう。

⑤非対面での面接をお願いする場合

Re:オンライン面接の変更に関するお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 このたびは、面接日程のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。 急なお願いとなりますが、家族がコロナウイルスに感染したため、貴社の面接にお伺いすることが難しくなりました。 可能であればWebでのオンライン面接の実施をお願いできますでしょうか。 大変恐れ入りますが、ご検討の程何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

コロナウイルスの影響で、一次面接はオンライン面接という企業が増えてきました。

しかし、二次面接・最終面接に進むに連れ、対面での面接スタイルは今も続いています。

そのような中で自分からオンライン面接を申し込む場合には、それ相応の理由が必要であり、承諾の許可をお願いする必要があるでしょう。

理由はさまざまですが、どう考えても致し方ない理由でない限りは、日程変更のお願いに切り替える方が得策かもしれません。

⑥面接辞退の旨を申し入れする場合

面接辞退のご連絡（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 このたびは、一身上の都合により面接辞退のご連絡を差し上げました。 大変貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。 本来直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

上記の例文は、面接を受ける前に他社の内定や面接日が重なってしまい、面接辞退する場合の例文になります。

特別な理由を丁寧に書く必要はありませんが、就活のマナーとして必ず連絡をしましょう。

たとえその企業とかかわりがなくなるといえども、面接を無断で欠席するようなことはしないでください。

なぜなら1人の身勝手な行動が出身大学の心象も悪くしてしまうからです。

企業も面接辞退の連絡をしていれば問題はないので、必ず連絡するようにしましょうね。

⑦面接内容に関する催促のお願いをする場合

【ご確認】〇月〇日の面接結果について（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 先日は貴重なお時間の中、面接をしていただき、誠にありがとうございました。 大変恐れ入りますが、先日の面接結果について、いつ頃ご連絡いただけますでしょうか。 面接官より近日中に合否にかかわらず電話かメールで通知をしてくださると仰っていたので、ご連絡した次第です。 おおよその日程でも問題ありませんので、ご返答いただけますと幸いです。 お手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

面接の合否は気になりますし、もし不合格の場合には次の面接のことを考えなければなりませんが、基本的には結果の合否を企業に催促するものではありません。

しかし、面接中に合否にかかわらず連絡があると伝えていながら、ずっと連絡がないのであれば先方が忙しくなかなか連絡できない状況であることが考えられるでしょう。

ただし、最終面接でどちらを採用するか迷っている場合もあるので、よっぽどのことでない限りはメールを催促することは控えることをおすすめします。

お願いメールを送信する際の注意点5選

ここでは、お願いメールを送信する際の注意点を5つ解説します。

1. 正しい敬語を使っているか
2. 誤字脱字はないか
3. 文章を読みやすくするための工夫はしたか
4. 太文字などの装飾はしていないか
5. 宛先・宛名が間違っていないか

メールを送信する前の基本的な注意点になるのでチェックしてくださいね。

①正しい敬語を使っているか

普段から敬語で文章を書く機会が少ないので、改めてエントリーシート（ES）や企業宛てにメールを送信する際に敬語を使う人が多いはずです。

不安なうちは、事前に送信する前に大学の就職支援センターで確認してもらい、少しずつ自分で覚えていくようにしていきましょう。

敬語を使った文章は社会人になると、誰でも当たり前のように使えることが前提となるので、学生のうちに完璧にしておくことが大切ですよ。

②誤字脱字はないか

メールを送信する前には必ず誤字脱字に注意してください。

今はパソコンで入力した文字が正解であるかチェックしてくれるアプリもあるので活用するとよいでしょう。

誤字脱字があるといい加減な文章で送ってしまう印象を持たれてしまうので気をつけましょう。

③文章を読みやすくするための工夫はしたか

メールでの文章を読みやすくするためには、適度な改行をいれてください。

メールの要件の重要なポイントが一目でわかるようにすることがポイントです。

また企業側も出先で確認しているかもしれないことを予測し、自分のスマートフォンで文章が読みやすいかどうか確認してみてから送信することをおすすめします。

④太文字などの装飾はしていないか

メールは太文字の強調や、文字色の装飾は必要ありません。

またよくあるミスですが、前回返信されてきた文章をコピーして貼り付けした場合、文字色が変わることがあるので注意しましょう。

こうした装飾をしなくても、送信相手に正しい情報を伝えられるかが重要なポイントとなります。

⑤宛先・宛名が間違っていないか

就活中には複数の面接を受けているため宛先・宛名が間違っていないか、何度も確認するようにしましょう。

厳しい言い方になりますが、この部分をミスして誤送信してしまったら不合格はおろか、返信すらないことと思ってください。

名前を間違えることは大変失礼なことですので、よく肝に銘じておきましょう。

面接のお願いメールを送信するときに覚えておくこと5選

最後に面接のお願いメールを送信するときに覚えておくことを5つ紹介します。

1. メールの返信をこまめにチェックすること
2. 定型の挨拶は2回目以降も入れること
3. 面接日の日程調整はなるべく早めに決めること
4. 間違いに気が付いたら正しい情報を即再送すること
5. 企業からの返信期間が長引くことを考慮しておくこと

①メールの返信をこまめにチェックすること

面接官とメールで日程調整中の際は、こまめにメールの返信がないか確認するようにしましょう。

なかなか日程調整の返信が来ない場合は、迷惑メールに入っている場合や、自分が送信したメールがエラーとなって届いていない可能性も考えられます。

このような状況がないか、再度自分でも確認してみて、もし時間が迫っているのであれば、電話で連絡をする方が安全かもしれません。

②定型の挨拶は2回目以降も入れること

毎回定型の挨拶は必要か悩ましいですが、2回目以降も入れるようにしてください。

1回目：お世話になります。
2回目：お世話になっております。

メールの文章はある程度「型」が決まっているものになるので、送るときには決まり文句と思って送るようにしましょう。

③面接日の日程調整はなるべく早めに決めること

面接日の日程調整はなるべく早めに決めて送信しましょう。

その理由として、企業も日程調整をするのに繁忙期などで忙しい時はなかなかスケジュール調整ができず、返信に時間がかかってしまうことがあるからです。

④間違いに気が付いたら正しい情報を即再送すること

一度メールを送信したら削除することはできません。

したがって、後になって間違った内容を送ってしまったことに気が付いた場合は、速やかに正しい情報を再送信するようにしてください。

その際には、件名には【訂正】【重要】など冒頭に入れて、すぐにメールを開いてもらう書き方で再送します。

その後は企業からの返信を待ちますが、時間に余裕がない場合などは電話で確認する方に切り替えて連絡する方がいいかもしれません。

⑤企業からの返信期間が長引くことを考慮しておくこと

他の面接選考の学生にも連絡しているので、ある程度時間が長引くことは考慮しておくといいでしょう。

たしかにメールを送ってから返信がくるまで時間がかかると、ちゃんとメールを確認してくれているか不安になると思いますが、企業も順番に確実に送っているので安心してください。

また、企業も面接の日程調整だけでなく、他にもさまざまな業務で多忙なのも事実です。

きちんと自分からメールを送ったのであれば、あまりせっかちに考えず企業からの返信を待つことも必要なスキルですよ。

面接のお願いメールは学校や就職用のアドレスを使って早めに送信しよう！

この記事では、面接のお願いメールについて解説しました。

面接の日程調整などの連絡用のメールには、学校用のメールアドレスや就活用に新規アドレスを開設して、いつでも返信ができるようにしておくといいでしょう。

またメールでのやり取りは今後社会人になってからも必要なスキルですので、できるだけ学生のうちに身につけておくことをおすすめします！