添え状の書き方｜新卒・転職別の例文・マナー・注意点まとめ

「履歴書を送るときに添え状って必要なの？」

就活で企業に応募書類を郵送する際、履歴書やエントリーシートに加えて添え状を同封するのが一般的です。しかし、「どう書けばいいのか分からない」「形式を間違えたら失礼にならないか心配」と悩む新卒の方も多いでしょう。

添え状は、単なるカバーレターではなく、応募書類を丁寧に届けるためのマナーの一つ。正しい形式で作成すれば、誠意やビジネスマナーをアピールすることにもつながります。

そこで本記事では、添え状の基本的な書き方や例文、封入や郵送のマナー、注意点までを徹底解説します。これから履歴書を送る予定のある方は、ぜひ参考にしてくださいね。

添え状の役割とは？

就職活動で履歴書やエントリーシートを郵送するとき、添え状を添えることは基本とされています。とはいえ「本当に必要なのか」「書かないと失礼になるのか」と不安に思う方も多いでしょう。

ここでは添え状の役割を整理し、なぜ大切なのかをわかりやすく解説します。

結論から言うと、添え状の役割は「誰が、誰に、何を送ったのか」をはっきり伝えることです。企業には毎日多くの応募書類が届くため、添え状がないと採用担当者は意図をすぐに判断できません。

添え状があることで応募者の基本情報や送付書類の内容を一目で確認でき、読み手の負担を減らせます。

もし添え状を省略した場合、応募の熱意や基本的なマナーを欠いていると受け取られるおそれがあります。反対に正しい添え状を添えるだけで、文章力や配慮が感じられ、全体の印象を高められるでしょう。

添え状は形式的な書類ではなく、第一印象を左右する大切な存在なのです。

添え状の基本的な書き方

添え状は、応募書類を郵送するときに同封する大切なマナーです。正しい形で書ければ、採用担当者に丁寧さや誠実さを伝えられるでしょう。ここでは、基本の要素ごとにわかりやすく説明します。

1. 日付
2. 宛先（会社名・部署名・担当者名）
3. 差出人情報（住所・氏名・連絡先）
4. タイトル（送付状・添え状）
5. 冒頭の挨拶文・頭語
6. 本文に記載する用件
7. 同封書類の一覧
8. 結びの言葉と結語

①日付

日付は、提出日や郵送日と合わせて記載します。ずれていると違和感を与えるため、必ず一致させてください。

右上に西暦か和暦で書き、形式は統一しましょう。小さな部分ですが、信頼感につながる大切な要素です。

②宛先（会社名・部署名・担当者名）

宛先は、左上に書きます。会社名は正式名称を用い、「株式会社」を省略しません。部署名や担当者名がわかる場合は必ず入れ、「様」と敬称を付けてください。

宛先の誤りは、大きなマイナス印象になるので注意が必要です。

③差出人情報（住所・氏名・連絡先）

自分の情報は、右下にまとめます。郵便番号から住所を書き、氏名はフルネームで記載しましょう。電話番号やメールアドレスも忘れずに加えてください。差出人が明確であれば、企業側が連絡しやすくなります。

④タイトル（送付状・添え状）

タイトルは中央に「応募書類の送付につきまして」や「選考応募書類の送付につきまして」などと書きます。見やすさを意識して、少し大きめの文字で記載するとよいでしょう。

タイトルを入れることで、文書の役割がすぐに伝わります。

⑤冒頭の挨拶文・頭語

「拝啓」で始め、「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった定型の挨拶を使います。頭語に対応する結語を最後に入れる必要があるため、整合性を意識してください。型通りに書けば安心です。

⑥本文に記載する用件

本文では「このたびは採用選考に応募いたしたく、下記の書類をお送りいたします」と簡潔に記します。

長く書きすぎると読みにくくなるため、必要な情報だけをまとめてください。簡潔さが、読み手への配慮になります。

⑦同封書類の一覧

本文の後に「記」と書き、同封した書類を列挙します。例として「履歴書 1通」「エントリーシート 1通」といった形です。抜け漏れを防げるだけでなく、確認のしやすさにもつながります。

⑧結びの言葉と結語

最後は「ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」と一文を入れ、「敬具」で締めます。冒頭で「拝啓」を使った場合は必ず対応させましょう。

全体が整った印象となり、ビジネス文書としての完成度も高まります。

【コピペOK】添え状のテンプレート・例文

添え状の作成をスムーズに進めるには、基本の型に沿ったテンプレートを活用するのが最も効率的です。

ここでは、応募者の状況に合わせた3パターンの例文を紹介します。初めて添え状を作成する人は、参考にしてくださいね。

1. 新卒・インターンシップ応募用
2. 転職・中途採用応募用
3. パート・アルバイト応募用

①新卒・インターンシップ応募用の例文

新卒採用やインターンシップの選考では、意欲と丁寧さが伝わる標準的な形式が適しています。

大学名や学部名などの所属情報を正確に記載し、ビジネス文書のマナーを守ることが重要です。「拝啓〜敬具」の頭語・結語を必ず入れ、時候の挨拶は送付月に合った表現を選んでください。

以下の例文をそのままコピーし、（〇〇）の部分を書き換えて使用してください。

記載時のポイント

• 大学名・学部名は省略せず、正式名称で記載する
• 時候の挨拶（「〇〇の候」）は送付する月に合わせた言葉を選ぶ（例：1月「厳冬の候」、4月「陽春の候」）
• 同封書類の一覧は実際に封入するものと一致させる

②転職・中途採用応募用の例文

中途採用の応募では、簡潔でプロフェッショナルな印象を与える構成が適切です。

これまでの経歴を尊重しつつ、過度な謙遜表現は避け、即戦力としての姿勢が伝わる文面にまとめましょう。履歴書に加えて職務経歴書を同封することを前提に、同封書類リストも忘れずに用意してください。

以下の例文をそのままコピーし、（〇〇）の部分を書き換えて使用してください。

記載時のポイント

• 担当者名が判明している場合は「採用担当者様」ではなく個人名（〇〇様）で記載する
• 「記」以下の同封書類に「職務経歴書」を必ず含める
• 「時下」は年間を通じて使用できる汎用的な時候の挨拶のため、月を問わず使用可

③パート・アルバイト応募用の例文

パートやアルバイトの応募であっても、添え状を同封することで丁寧な印象を与え、他の応募者との差別化につながります。

比較的簡潔な表現を用いながらも、最低限必要なビジネスマナーを押さえた内容にすることが大切です。応募のきっかけ（求人媒体名など）を一言添えると、担当者が状況を把握しやすくなります。

以下の例文をそのままコピーし、（〇〇）の部分を書き換えて使用してください。

記載時のポイント

• 〇〇（求人媒体名）には「Indeed」「タウンワーク」などの実際に見た媒体名を記載する
• 連絡先には日中に連絡がつきやすい電話番号を優先して記載する

添え状を書くときの注意点

添え状は応募書類を補足し、印象を高める役割を持っています。形式や見た目が整っていないと、内容が十分でも評価を下げてしまう可能性があります。

ここでは、書く際に押さえておきたい基本的な注意点を紹介しましょう。

1. ペンは黒インクのボールペンまたは万年筆を使用する
2. 用紙は白無地のA4サイズを選ぶ
3. 文字は丁寧かつ読みやすく書く
4. 清書前に下書きをして誤字を防ぐ
5. 修正液や修正テープの使用は避ける

①ペンは黒インクのボールペンまたは万年筆を使用する

添え状に使用する筆記具は、黒インクのボールペンか万年筆が最も適しています。青や赤のペンはカジュアルに見え、書類全体の信頼感を損ねることがあります。

黒は公的文書やビジネスの場で使われる定番の色であり、相手に安心感や誠実さを自然に伝えられるでしょう。また、シャープペンシルや鉛筆は文字が消えやすく、折れやすいため使用を避けてください。

さらに万年筆を使う場合は、インクのかすれやにじみがないかを確認してから書くとより丁寧な印象になります。

②用紙は白無地のA4サイズを選ぶ

添え状にふさわしい用紙は、白無地のA4サイズが基本です。色付きや柄入りの用紙はビジネス文書として適切ではなく、読み手にカジュアルな印象を与えてしまう可能性があります。

白を選ぶことで清潔感が出て、誠実で落ち着いた印象を伝えられるでしょう。大学のレポート用紙や罫線入りの便箋は避け、コピー用紙や上質紙を使用するのが安心です。

また、紙質によってはインクがにじみやすい場合もあるため、事前に試し書きをして確認するとより安心でしょう。

③文字は丁寧かつ読みやすく書く

文字を書く際は、美しさだけでなく読みやすさを最優先にしましょう。乱れた字や小さすぎる文字は、注意不足や誠意の欠如と受け取られることがあります。

楷書を意識して、文字の大きさや間隔をそろえて書くことで、文章全体が見やすく整った印象に。特に重要な宛先や氏名、要件部分は、相手がすぐに理解できるよう丁寧に書くことがポイントです。

読み手がストレスなく内容を把握できるよう、文字のバランスや余白にも気を配ってください。

④清書前に下書きをして誤字を防ぐ

添え状は、提出先に残る重要な文書です。誤字脱字や言い回しの不備があると、印象が大きく下がる可能性があります。そのため、清書前に必ず下書きを行い、文章の流れや表現、敬語の使い方を確認しましょう。

下書きをすることで、全体のバランスや同封書類との整合性もチェックでき、完成度の高い添え状に仕上げられます。また、声に出して読み返すと、より自然で誤解のない文章になるのでおすすめです。

⑤修正液や修正テープの使用は避ける

添え状に、修正液や修正テープを使用することは避けましょう。修正跡はどうしても目立ち、整った印象を損ねる原因になります。

誤字があった場合は、たとえ手間がかかっても新しい用紙に書き直すことが基本です。書き直すことで、誠実さや丁寧さが自然に伝わり、採用担当者に好印象を与えられます。

また、書き直す際は前回の内容を参考にしつつ、より読みやすく改善することも可能です。

添え状を封筒に入れる際の正しい入れ方

添え状を郵送する際は、封筒に入れる順序や整え方で相手への印象が変わります。

見た目が雑だと、せっかくの書類も軽んじられてしまうおそれがあるでしょう。ここでは、封入の正しい手順を解説します。

1. 添え状を一番上にする
2. 書類は記載した順番通りに重ねる
3. クリアファイルに挟んでから封筒に入れる
4. 封筒の中で書類がずれないように整える
5. 書類は折らずにA4サイズのまま入れる

①添え状を一番上にする

封筒に応募書類を入れる際は、必ず添え状を一番上に配置しましょう。添え状は送付する書類全体の「表紙」の役割を果たし、冒頭に目を通してもらうための大切な存在です。

最初に添え状が見えることで、送付書類の内容や意図をスムーズに理解してもらえます。逆に、履歴書やエントリーシートが先に目に入ると、添え状の意味が薄れ、配慮不足と受け取られる可能性もあるでしょう。

最上部に添え状を置くことで「相手が読みやすいように準備した」という気遣いが自然に伝わります。

②書類は記載した順番通りに重ねる

添え状の下には、履歴書、エントリーシート、成績証明書、推薦状などの書類を記載された順番通りに重ねるのが基本です。

提出を求められた順序を無視してバラバラに入れてしまうと、採用担当者が確認する際に手間をかけてしまい、印象が悪くなる可能性があります。

履歴書の後に成績証明書が必要なのに、順番が逆だと探す時間がかかってしまうこともあるでしょう。

指定された順序でそろえることは、相手の作業効率を考慮した思いやりであり、結果的に丁寧さや信頼感を高める行動につながります。

③クリアファイルに挟んでから封筒に入れる

応募書類をそのまま封筒に入れると、郵送中に折れやシワ、汚れが付いてしまうことがあります。そこで、透明のクリアファイルにまとめて挟んでから封入するのがおすすめです。

ファイルに入れることで、見た目がきれいに整い、相手も取り出しやすく扱いやすくなります。さらに、万が一雨に濡れてしまった場合でも書類を保護できるため、実用的な工夫としても有効です。

こうした小さな配慮は、採用担当者に「細部まで気を配れる人」という好印象を与える要素になるでしょう。

④封筒の中で書類がずれないように整える

封筒に入れた書類が中でずれると、角が折れたり、斜めに動いて乱れた状態になってしまったりすることがあります。封入前に上下左右をきちんとそろえ、全体がまっすぐ重なった状態で入れるようにしましょう。

特に、履歴書や証明書類は一度折れたり汚れたりすると印象が悪くなるため、細心の注意が必要です。封筒は必ずA4がそのまま入る角形2号を選ぶと安定感があり、書類をきれいな状態で届けられます。

見た目の整い方は些細に見えても、相手が受け取った際の第一印象を左右する重要な要素です。

⑤書類は折らずにA4サイズのまま入れる

応募書類は三つ折りにせず、A4サイズのまま送るのが基本ルールです。

確かに長形封筒に三つ折りで入れる方法もありますが、折り目がつくことで見栄えが劣り、相手にとっても扱いにくい書類になってしまいます。

角形2号の封筒を用いれば、A4サイズがきれいに収まり、プロフェッショナルで整った印象を与えられます。

折らずにそのまま送ることは、「応募書類を大切に扱っています」という姿勢の表れであり、受け取る相手にも誠実さが伝わる大切なポイントです。

添え状を送る際の郵送マナー

就活で応募書類を送るときは、添え状の内容だけでなく郵送マナーも大切です。

封筒や宛名に不備があると、思わぬ減点につながることもあります。ここでは、基本的なマナーを整理して解説しましょう。

1. 封筒は白無地の角形2号を使用する
2. 封筒の表面には宛先と会社名を正しく記載する
3. 封筒の裏面には自分の住所と氏名を明記する
4. 封筒の表に「応募書類在中」と赤字で記載する
5. 切手は規定料金を確認して適切に貼る
6. 投函はポストではなく郵便局窓口から行う

①封筒は白無地の角形2号を使用する

応募書類を送る際にふさわしいのは、白無地の角形2号封筒です。色付きや柄入りの封筒はビジネスの場に適さず、形式にそぐわない印象を与えてしまう可能性があります。

角形2号であればA4サイズを折らずに入れられるため、相手が取り出したときも見やすく、読みやすさや扱いやすさが保たれるでしょう。

封筒選びは細かい点のように思えますが、書類をきちんと届けたいという誠実さを示す第一歩であり、応募者の信頼性にもつながる大切な要素です。

②封筒の表面には宛先と会社名を正しく記載する

封筒の表面には、会社名や部署名、担当者名を正式な表記で記入することが欠かせません。略称や省略形を使うと、確認不足や相手への敬意の欠如と受け取られる可能性があります。

必ず求人票や企業公式サイトで正しい表記を確認し、そのまま転記するようにしましょう。

宛先を正しく記すことは、単なる形式的な作業ではなく「相手を尊重している」という意思表示であり、社会人としての基本的なマナーを守ることにつながります。

③封筒の裏面には自分の住所と氏名を明記する

封筒の裏面には、自分の住所と氏名を省略せず丁寧に書きましょう。郵便番号から正しく記載することで、万が一配達ができなかった場合に差し戻してもらえる可能性が高まります。

住所や名前を省いてしまうと返送されずに迷子になるリスクがあり、応募そのものが無効になってしまうことも。

自分の住所と氏名を明記する行為は、応募者としての責任を果たしている証拠でもあり、信頼感を与えるための重要なポイントです。

④封筒の表に「応募書類在中」と赤字で記載する

封筒の左下には必ず「応募書類在中」と赤字で明記しましょう。これによって、郵便局の担当者が中身の重要性を認識し、折れや汚れがつかないよう丁寧に扱ってくれます。

赤スタンプを利用しても、赤ペンで丁寧に書き入れても問題ありません。強調することで、輸送中のトラブルを防ぐ効果も期待でき、安心して送ることができます。

わずかな手間ですが、相手の立場に立った心配りが伝わる大切なマナーです。

⑤切手は規定料金を確認して適切に貼る

封筒に貼る切手は、重量や厚みによって必要な料金が変わるため、必ず事前に確認する必要があります。

料金不足だと返送されてしまったり、場合によっては受取人に不足分を負担させることになったりして、印象を大きく損ねる可能性があるかもしれません。

郵便局の窓口や公式サイトで簡単に調べられるので、発送前に必ずチェックしておきましょう。細部まで注意を行き届かせる姿勢は、応募書類の内容そのもの以上に「信頼できる人」という評価につながります。

⑥投函はポストではなく郵便局窓口から行う

応募書類を送るときは、できるだけポストに投函せず郵便局窓口から提出するのが望ましいです。

窓口では郵便物の重さを正確に測り、料金不足や余分な料金を防げるだけでなく、速達や書留などの指定も確実に行えます。また、発送日を証明する控えをもらえるため、トラブルが発生した際も安心です。

ポスト投函の場合は、集荷の時間に左右されて到着が遅れることもあるため、大切な応募書類は必ず窓口で手渡しするのが安全で確実な方法といえるでしょう。

履歴書やエントリーシートを手渡しする場合のポイント

就活では履歴書やエントリーシートを郵送することが多いですが、説明会や面接で直接手渡しを求められる場面もあります。そのときは、郵送と同じようにマナーが重要です。

ここでは、直接渡すときに注意しておきたいポイントを整理しました。

1. 添え状は同封しないようにする
2. 履歴書やエントリーシートは封筒から出して渡す
3. 渡すときは両手で丁寧に差し出す
4. 挨拶と一言を添えてから渡す

①添え状は同封しないようにする

履歴書やエントリーシートを手渡しする場合に、添え状を同封する必要はありません。添え状は郵送時に「同封書類の案内」として役割を果たすものです。

直接渡す場面で一緒に添えると、かえって冗長に見えてしまいます。むしろ「マナーを理解していない」と思われるおそれもあるでしょう。

必要な書類だけを、相手に渡すことが正しい対応です。端的でわかりやすい渡し方を意識してください。

②履歴書やエントリーシートは封筒から出して渡す

履歴書やエントリーシートを相手に渡すときは、必ず封筒から出した状態で差し出すのが基本マナーです。

封筒に入れたままでは「準備不足」や「その場しのぎ」のように受け取られてしまい、丁寧さに欠ける印象を与えかねません。

事前に封筒を開封し、書類に折れや汚れがないか確認してから渡すことで、安心感と配慮を伝えることができます。

なお、封筒を持参すること自体は問題ありませんが、あくまで持ち運び用として扱い、渡すときはきちんと書類を取り出してからにしましょう。この一手間が、細やかな気遣いを印象づけるポイントになります。

③渡すときは両手で丁寧に差し出す

応募書類を手渡しする際は、必ず両手を使って差し出すことが大切です。片手で渡すとどうしても雑に見えてしまい、相手への敬意が伝わりにくくなります。

両手を使い、書類の表面を相手に向けて正面から差し出すことで、誠実さや礼儀正しさをしっかりとアピールできるでしょう。

こうした所作は一見小さな動作に思えますが、採用担当者は応募者の細部の振る舞いから人柄を判断するものです。

緊張していても自然にできるように、事前に練習して慣れておくのがおすすめ。丁寧さがにじみ出る姿勢が、印象を大きく左右します。

④挨拶と一言を添えてから渡す

書類を手渡すときには、ただ黙って差し出すのではなく、必ず挨拶や一言を添えるようにしましょう。たとえば「本日は面接の機会をいただきありがとうございます。

こちらが履歴書でございます」と一言添えるだけで、感謝の気持ちが伝わり、渡す書類の内容も相手に明確に伝わります。

言葉を省略して無言で渡すと、そっけなく見えたり、礼儀に欠ける印象を与えてしまうかもしれません。短い言葉で十分なので、必ず挨拶とともに差し出すことを心がけてください。

わずかな工夫ですが、社会人としての基本マナーを守っていることを示す大切なポイントになります。

履歴書の添え状に関するよくある質問

就活での書類提出では、履歴書やエントリーシートだけでなく添え状についても疑問を持つ人が多いでしょう。

ここでは、添え状に関して特によく寄せられる質問をまとめました。正しいマナーや実際の対応方法を知ることで、安心して準備を進められます。

1. 添え状は手書きとパソコン作成どちらが良い？
2. 添え状は縦書きと横書きどちらが正しい？
3. 添え状に志望動機や自己PRを書いてもいい？
4. 添え状を入れ忘れた場合の対処法は？

①添え状は手書きとパソコン作成どちらが良い？

添え状は手書きでもパソコン作成でも提出可能ですが、一般的にはパソコンでの作成が望ましいです。理由は文字が整って読みやすく、全体の印象を統一できるから。

手書きは丁寧さが伝わる一方で、文字の癖や読みづらさが評価に影響することもあります。

特に、就活では履歴書やエントリーシートをパソコンで作る人が多く、添え状だけが手書きだと違和感を与えるかもしれません。

応募先から「手書き」との指示がある場合を除き、パソコン作成でまとめる方が無難でしょう。

②添え状は縦書きと横書きどちらが正しい？

添え状は縦書きでも横書きでも使えますが、現在のビジネス文書では横書きが主流です。履歴書やエントリーシートが横書きであることが多いため、添え状も横書きにすると全体の統一感が出るでしょう。

縦書きは伝統的で格式ある印象を持たせられますが、他の書類とのバランスを欠く場合があります。特に、業界の慣習がはっきりしていない場合は横書きを選ぶと安心です。

応募先が保守的な業界であれば縦書きも検討できますが、迷ったときは横書きをおすすめします。

③添え状に志望動機や自己PRを書いてもいい？

添え状は、志望動機や自己PRを詳しく書く場所ではありません。役割はあくまで「送付状」として、宛先や送付書類の内容を簡潔に伝えることです。

ここで長い自己PRを書くと、履歴書やエントリーシートと内容が重なり、相手にくどい印象を与える可能性があります。志望動機や自己PRは、本来の書類でしっかり伝えることに集中してください。

添え状に添える場合は「貴社の業務に強い関心を持ち応募いたしました」など補足的な一文にとどめると、簡潔で好印象でしょう。

④添え状を入れ忘れた場合の対処法は？

添え状を入れ忘れた場合でも、慌てず適切な対応をとることで印象の悪化を防ぐことができます。まず、書類を郵送した後に気づいた場合は、できるだけ早く企業の採用担当者に電話またはメールで連絡を入れましょう。

「書類を送付しましたが、添え状の同封を失念してしまいました。誠に申し訳ございません」と一言詫びるだけで、誠実さが伝わります。

なお、添え状はあくまで「礼儀として同封するもの」であり、選考の合否に直接影響する書類ではありません。入れ忘れ自体は致命的なミスではないため、必要以上に焦らず、落ち着いて対応することが大切です。

以下の表では、状況別に対応の仕方をまとめています。

添え状の正しい書き方を理解しておこう！

添え状は、履歴書やエントリーシートを送付するときに欠かせないビジネスマナーのひとつです。正しい書き方を理解しなければ、応募先に失礼となり、印象を損ねる恐れがあります。

ここでは日付や宛先、本文の要件から郵送マナーまで、添え状の基本を具体的に解説しました。添え状は手書きでもパソコンでも問題ありませんが、全体の統一感を意識することが重要です。

また、封筒の選び方や送付時の注意点を守ることで、誠実さが伝わるでしょう。履歴書を直接渡す場合には同封しないなど、状況に応じた対応も求められます。

総じて、添え状は形式に従い丁寧に作成することが第一歩です。基本のルールを押さえれば、安心して応募書類を提出できるでしょう。