内定辞退は電話でOK？伝える流れと注意点を解説

「内定をもらったものの、やっぱり辞退したい…」そんなとき、辞退の連絡はどのタイミングで、どの方法で伝えるべきか悩んでいませんか。

特に電話で辞退を伝える場合は、「マナーを守らなければ企業に悪い印象を与えてしまうかもしれない」と不安な人もいますよね。

しかし、正しい手順と注意点を理解しておけば、スムーズかつ誠実に辞退の意思を伝えられます。むしろ、誠実な印象を残すチャンスになるかもしれません。

本記事では、内定辞退を電話で行う際の基本的な流れや具体的な伝え方、よくあるケースごとの対応方法まで詳しく解説していきます。

内定辞退とは？電話連絡の必要性と基本知識

内定辞退とは、企業からもらった内定を断ることを指します。就職活動を進めていく中で、志望する企業が変わったり、他社の内定を受けたことで辞退を考える場合もあるでしょう。

ただ辞退の意思を伝えるだけではなく、相手に失礼のないように連絡の仕方やタイミングに気を配る必要があります。

特に電話での連絡は、もっとも誠意が伝わりやすい手段です。直接話すことで誤解が生まれにくく、社会人としての基本的なマナーとしても評価されます。

もちろん、状況によってはメールでの辞退も可能ですが、基本的にはまず電話で連絡するのが望ましいとされています。

社会に出ていく第一歩として、内定辞退も丁寧に対応することが大切です。企業との関係を円満に終えるためにも、誠実な姿勢を忘れないようにしましょう。

そもそも内定辞退は可能？知っておくべき前提知識

内定辞退に不安を感じる就活生は少なくありません。特に「辞退は違法ではないか」「一度承諾したらもう断れないのでは」と悩む方も多いでしょう。

ですが、実際には適切な手順を踏めば内定辞退は問題ありません。ここでは、法律的な観点やマナーをふまえて、正しい知識をお伝えします。

1. 内定辞退は法的に問題ないのか？
2. 内定承諾後でも辞退はできるのか？
3. 連絡をしないまま内定辞退するのはありか？

① 内定辞退は法的に問題ないのか？

「内定辞退をしたら損害賠償を求められるのでは」と不安に感じるかもしれません。結論から言えば、内定辞退は原則として法的に問題ありません。

民法627条により、労働契約は労働者から一方的に解約できるとされています。学生でも同様に、就労前の段階であれば辞退の意思を伝えることで契約を解除することができます。

ただし、企業が損害を受けた場合、ごくまれに賠償を求められるケースがないとは言い切れません。そのため、辞退の連絡はできるだけ早く、かつ誠実に行うことが大切です。

スムーズに就活を終えるためにも、トラブルの芽は事前に摘んでおきましょう。

② 内定承諾後でも辞退はできるのか？

一度「内定を承諾します」と伝えたあとでも、辞退は可能です。

労働契約は始期付きで結ばれていると見なされるため、まだ就労前の段階であれば解約は認められます。つまり、承諾後であっても辞退を申し出ることは法律上問題ありません。

とはいえ、企業にとっては採用計画に影響が出るため、できるだけ早く連絡することがマナーです。また、連絡の際には丁寧な言葉づかいを意識し、誠意をもって事情を伝えるようにしてください。

相手の立場に配慮した対応が、あなた自身の印象にもつながります。

③ 連絡をしないまま内定辞退するのはありか？

結論から言うと、連絡をせずに内定を辞退するのは避けるべきです。気まずさや言いづらさから、何も伝えずに放置したくなる気持ちは理解できますが、それは社会人として大きなマナー違反になります。

企業はあなたの入社を前提にスケジュールや業務の調整を進めており、連絡がないまま辞退されると混乱や損失が生じるおそれがあります。

また、就活業界は意外と狭く、採用担当者同士のつながりもあります。無断で辞退した事実が他の企業に伝わる可能性もゼロではないでしょう。将来的な就職や転職に悪影響を及ぼすリスクもあります。

どんなに言いづらくても、電話やメールで辞退の意思を伝えるのが礼儀です。誠意をもって対応すれば、たとえ辞退であっても相手に悪い印象は残りにくくなります。

大切なのは、最後まで責任ある行動を取ることです。

電話で内定辞退を伝えるときのマナー

就職活動を進める中で、複数の企業から内定をもらうことはめずらしくありません。そのなかで、どこかの企業に対して内定を辞退する必要が出てくることもあるでしょう。

ここでは、内定辞退を電話で伝えるときに気をつけたいマナーについて解説します。

社会人として信頼を損なわず、誠意をもって丁寧に対応すれば、企業とも良好な関係を保ったまま辞退できます。言葉遣いや時間帯など、基本的な配慮が大切です。

1. 丁寧な言葉遣いで誠意を伝える
2. できるだけ早めに連絡する
3. 電話をかける時間に気を配る
4. 担当者名と企業名を正確に伝える
5. 入社予定の企業名を伝える必要はない
6. 理由は簡潔かつ正直に話す

① 丁寧な言葉遣いで誠意を伝える

電話で辞退を伝えるときは、敬語を使って丁寧に話すことが基本です。相手に失礼のないよう配慮し、誠意ある姿勢を示しましょう。

たとえば「内定をいただき光栄に思っておりますが、熟慮の末、辞退させていただきたくご連絡しました」といった伝え方が適切です。フランクな話し方や曖昧な表現は避け、はっきりと伝えることが重要です。

誠実な対応ができれば、将来的に別の機会で再びつながることがあっても悪い印象は残りません。

② できるだけ早めに連絡する

辞退の意思が固まった時点で、できる限り早く連絡するのがマナーです。連絡が遅くなると、企業の採用計画に影響を与えるだけでなく、不誠実な印象を持たれてしまう可能性もあります。

迷っている気持ちがあっても、決断したなら速やかに行動に移しましょう。誠意を持って迅速に対応することで、相手への負担を減らせます。社会人としての責任感を示す場面でもあるのです。

③ 電話をかける時間に気を配る

企業に電話をかけるときは、相手の都合を考えた時間帯を選びましょう。始業直後や昼休み、終業間際の時間帯は避け、10～11時半または14～16時ごろが一般的に好まれます。

このような気配りは、基本的なマナーをわきまえているという印象を与えられるでしょう。時間に配慮した行動は、小さなことに見えて信頼感につながります。丁寧さと心遣いを忘れないようにしてください。

④ 担当者名と企業名を正確に伝える

電話をかけたら、まずは企業名と担当者の名前を確認し、自分の名前と大学名をしっかり名乗りましょう。「〇〇株式会社の△△様でいらっしゃいますか」といった一言を添えると丁寧です。

名前を間違えると失礼にあたるため、あらかじめメモを用意しておくと安心です。正確で落ち着いたやり取りができるよう、準備を整えてから電話をかけてください。

⑤ 入社予定の企業名を伝える必要はない

辞退理由として「他社の内定を受けた」と説明する必要はありません。どの企業に入社するかまで詳しく話すと、比較されたように感じさせてしまうこともあります。

「一身上の都合により」などの表現で十分伝わります。過度に情報を提供せず、簡潔に伝えるほうが誠実です。相手を不快にさせないためにも、余計なことは控えましょう。

⑥ 理由は簡潔かつ正直に話す

辞退の理由を尋ねられた場合は、無理に取り繕うのではなく、簡潔かつ正直な内容で答えるのがよいでしょう。

「志望度の高い企業から内定をいただいたため」などの伝え方なら、配慮と誠実さの両方が伝わります。反対に、「給与が低い」「面接官の印象が悪かった」といったネガティブな内容は避けてください。

相手の立場にも配慮し、角の立たない表現を選ぶことが大切です。

内定辞退の電話をするときのポイント

内定を辞退する際の電話対応は、多くの就活生にとって不安がつきものです。ただ、基本的なマナーとポイントを押さえておけば、冷静に対処できるでしょう。

ここでは、電話で内定辞退を伝えるときに意識しておきたい大事な点を順番に解説します。

1. 話す内容を事前にメモしておく
2. 辞退の意思をはっきりと伝える
3. 会話の最初に感謝の気持ちを述べる
4. 理由を深掘りされたときに答える
5. 担当者が不在の場合は伝言を依頼する
6. 電話後にメールでフォローする

① 話す内容を事前にメモしておく

電話で内定辞退を伝える前に、話す内容をメモしておくと安心です。緊張してうまく話せなくなることがあるため、要点をあらかじめ整理しておきましょう。

メモには「挨拶」「辞退の理由」「感謝の言葉」などを簡潔にまとめておくのがおすすめです。ただし、台本のように読み上げるのではなく、自分の言葉で丁寧に話すことが大切です。

あくまでメモは話の流れを確認する補助として活用してください。準備をきちんとしておけば、落ち着いて伝えられるだけでなく、相手にも誠意が伝わります。

② 辞退の意思をはっきりと伝える

内定辞退を電話で伝える際は、曖昧な言い方を避けて、意思を明確にすることが重要です。遠回しな表現では相手が混乱したり、再度の検討を促されたりすることもあるため注意が必要です。

「申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきます」と、はっきり伝えましょう。相手への配慮は必要ですが、回りくどい言い方は逆効果になるかもしれません。

率直かつ丁寧な表現で伝えることで、信頼を損なわずに話を進めることができます。

③ 会話の最初に感謝の気持ちを述べる

電話をかけた際、最初に感謝の言葉を伝えると、相手への敬意が伝わりやすくなります。「内定をいただき、ありがとうございました」と一言添えるだけで、やわらかい印象になります。

特に、電話は相手の表情が見えない分、言葉の選び方や声のトーンが印象を左右します。冒頭に感謝の気持ちを述べることで、辞退の話に入る際の空気が和らぎ、その後の会話もスムーズになりやすいでしょう。

④ 理由を深掘りされたときに答える

辞退の理由について、担当者から詳しく聞かれることがあります。そのときに備えて、事前に簡潔な説明を用意しておくと安心です。

たとえば「他社から内定をいただいたため」や「自分の志望分野と一致する道を選びました」など、前向きな内容で伝えると好印象です。企業への否定的なコメントは控えましょう。

理由を丁寧に答えることで、最後まで誠実な対応ができたという印象を残せます。

⑤ 担当者が不在の場合は伝言を依頼する

電話をかけた際に担当者が不在だった場合は、無理に話を進めず、伝言をお願いするのが適切です。「内定辞退の件でご連絡したことを○○様にお伝えいただけますか」と丁寧に依頼しましょう。

その際、自分の名前や連絡先も伝えておくと親切です。直接話せないことに焦る必要はありません。後から折り返しの電話が来たときに、あらためて準備した内容を伝えれば大丈夫です。

⑥ 電話後にメールでフォローする

電話で辞退の意思を伝えた後は、メールでフォローすると丁寧な印象を与えられます。電話だけでは記録が残らないため、文面で残しておくのはビジネスマナーとしても適切です。

メールには、電話のお礼と内定辞退の意思を簡潔にまとめましょう。また、失礼のない言葉遣いで、電話で伝えた要点を補足すると、より誠実な印象になります。

最後まできちんと対応することで、社会人としての姿勢を示せるでしょう。

例文付きで解説！内定辞退の電話の伝え方

内定辞退の電話は、多くの人にとって緊張や不安を伴うものです。どんな言い方をすれば失礼にならず、かつ自分の意志をしっかり伝えられるのか悩む方も多いでしょう。

ここでは、状況ごとの伝え方を例文付きで解説していきます。

1. 内定辞退の電話（基本パターン）の例文
2. 辞退理由が他社内定の場合の例文
3. 辞退理由が家庭の事情の場合の例文
4. 辞退理由を曖昧にしたいときの例文
5. 担当者が不在だった場合の例文
6. 再度の確認連絡が必要な場合の例文

内定辞退の電話（基本パターン）の例文

内定を辞退する際の電話連絡は、丁寧かつ誠実な言葉選びが大切です。ここでは、大学生が企業に内定辞退の意思を伝える基本的なパターンの例文をご紹介します。

お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○と申します。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 本日は、内定辞退のご連絡でお電話いたしました。熟考を重ねた結果、自分の将来について改めて考える機会があり、他社での挑戦を決意いたしました。 貴社には大変ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたく存じます。これまでの選考において温かくご対応いただき、心より感謝申し上げます。 本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、電話でのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。今後の貴社のご発展をお祈り申し上げます。

丁寧な言葉と感謝の気持ちをしっかり伝えるのがポイントです。企業に誠意が伝わるよう、「迷った末に決断した」という背景を添えると印象が柔らかくなります。

辞退理由が他社内定の場合の例文

他社の内定を受けたことを理由に辞退を伝える場合は、誠意ある言葉遣いで丁寧に説明することが重要です。ここでは、企業への感謝の気持ちとともに、辞退の意思を明確に伝える例文をご紹介します。

お世話になっております。○○大学の○○です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 貴社の選考を通じて、社員の皆さまの温かさや社風に魅力を感じ、大変悩みましたが、慎重に検討した結果、他社からの内定を受けることを決意いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。 心より感謝申し上げますとともに、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

他社内定を理由にする際は、結論をはっきり伝えたうえで、選考過程への感謝や謝罪を丁寧に表現することがポイントです。企業への敬意が伝わるよう、言葉遣いに細心の注意を払いましょう。

辞退理由が家庭の事情の場合の例文

内定を辞退する際、家庭の事情を理由にするのはよくあるパターンです。相手企業に失礼のないように、丁寧かつ誠意ある伝え方が大切です。ここでは、電話で辞退を伝えるときの例文をご紹介します。

お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学の◯◯と申します。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変光栄に思っておりましたが、家族の体調不良により、地元での就職を希望することとなりました。熟考の末、御社の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。 このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。お世話になったにもかかわらず、このような結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

家庭の事情は個人の事情の中でも受け入れられやすいため、誠実に伝えましょう。体調や介護など具体的すぎず曖昧すぎない表現を使うと、相手も納得しやすくなります。

辞退理由を曖昧にしたいときの例文

内定を辞退する際に、相手に不快感を与えず、かつ具体的な理由を伝えたくない場合もあります。ここでは、理由をぼかしつつ丁寧に辞退するための電話で使える例文をご紹介します。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変ありがたいお話だったのですが、慎重に検討した結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ありません。貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

この例文では、理由を明確にせず丁寧な言葉で気持ちを伝えることで、角が立ちにくい印象になります。辞退理由をあえて詳しく述べず、「慎重に検討した結果」という表現を使うことで柔らかくまとめましょう。

担当者が不在だった場合の例文

電話で内定辞退を伝えようとした際、担当者が不在というケースはよくあります。そのような場合でも、失礼のないよう丁寧に伝えることが大切です。

ここでは、担当者がいなかったときに伝言を依頼する電話の例文を紹介します。

お世話になっております。○○大学の△△と申します。○月△日に内定のご連絡をいただいた件でお電話いたしました。恐れ入りますが、採用ご担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。 （不在の返答後） かしこまりました。お忙しいところ恐れ入りますが、□□様にご伝言をお願いできますでしょうか。今回、大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 改めて□□様よりご確認のご連絡をいただける場合は、こちらの番号（090-xxxx-xxxx）までお願いいたします。それでは失礼いたします。

担当者が不在でも、伝言で内定辞退の意向をしっかり伝えることができます。焦らず、相手への配慮を忘れずに伝えるのがポイントです。相手の立場を思いやる一文を添えると、より印象がよくなります。

再度の確認連絡が必要な場合の例文

電話で内定辞退の意思を伝えたものの、担当者が不在で折り返しを待っている状況や、きちんと伝わったか不安な場合には、再度の確認連絡が必要になります。

ここでは、再度の確認連絡が必要な際の電話の例文をご紹介します。

お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学の△△と申します。先日、内定のご連絡をいただいていた件でご連絡いたしました。 実は、一度お電話で辞退の旨をお伝えしたのですが、その際ご不在だったため、改めて確認のためお電話させていただきました。 誠に勝手ながら、他社の内定を受けることを決めましたので、御社の内定は辞退させていただきたく存じます。 貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。何卒よろしくお願いいたします。

伝えたつもりでも、相手にきちんと届いていなければ意味がありません。この例文では、丁寧に再確認を行う姿勢が伝わります。再度の電話では、前回の連絡内容と辞退の理由を簡潔に伝えることがポイントです。

内定辞退をメールで伝えるときのポイント

内定辞退をメールで伝えるのは、就活生にとって緊張する場面の一つです。ただ、基本的なメールマナーや文章構成を理解しておけば、失礼のない形で相手企業に誠実な印象を伝えることができます。

ここでは、内定辞退をメールで伝える際に押さえておきたいポイントをわかりやすく整理しました。

1. メールの件名は要件が分かる形にする
2. 本文構成は「お礼→辞退理由→お詫び」で組み立てる
3. 電話がつながらなかった場合の一言を添える
4. 返信がない場合のフォローを行う
5. 辞退理由は書いても書かなくても良い
6. 内定辞退メールを送る時間帯に気をつける

① メールの件名は要件が分かる形にする

件名は採用担当者が内容をすぐに理解できるよう、簡潔で明確にまとめましょう。

「内定辞退のご連絡（氏名）」や「内定辞退のご報告（大学名・氏名）」と記載すると分かりやすく、相手の確認もしやすくなります。

件名があいまいだったり空欄だったりすると、迷惑メールと誤解されて見落とされる恐れがあります。

ビジネスメールでは、件名で印象が決まることも多いため、シンプルでも要件が一目で分かる表現を心がけてください。

② 本文構成は「お礼→辞退理由→お詫び」で組み立てる

メール本文は、まず選考に関する感謝を伝えることが大切です。次に辞退の意思を簡潔に伝え、最後に迷惑をかけたことへのお詫びを添えると、誠実な印象になります。

辞退理由は「他社の内定を受けるため」など、簡単な表現で十分です。詳しく書きすぎると、かえって不快感を与えるおそれもあるため注意しましょう。

全体として、相手に配慮した文面を意識することがポイントです。

③ 電話がつながらなかった場合の一言を添える

本来、内定辞退は電話で伝えるのが丁寧ですが、つながらない場合はメールでの連絡もやむを得ません。

その際は、「お電話でお伝えすべきところ、つながらなかったためメールにて失礼いたします」とひと言添えておくと印象がよくなります。

メールのみの連絡では誠意が伝わりづらくなるため、事情を説明する一文を加えることで誤解を防ぎやすくなります。ちょっとした気遣いが、相手の受け取り方を大きく変えるでしょう。

④ 返信がない場合はフォローをする

内定辞退メールを送ったあと、企業から返信がないこともあります。その場合、届いていないか、見落とされている可能性もあるため、2〜3日待っても反応がない場合はフォローが必要です。

再度メールを送るか、電話で「内定辞退のご連絡を差し上げましたが、届いておりますでしょうか」と確認してみてください。

そのまま放置すると、辞退が正式に受け取られていない可能性もあるので注意が必要です。

⑤ 辞退理由は書いても書かなくても良い

辞退理由を伝えるかどうかは自由です。書く場合でも、内容は簡潔にしておくほうが無難です。「一身上の都合」や「他社の内定を受けるため」など、定型的な言い方で問題ありません。

詳しく書きすぎると、かえって相手に不快感を与えることもあります。迷ったときは無理に理由を書かなくても問題ないでしょう。相手への配慮を第一に考えてください。

⑥ 内定辞退メールを送る時間帯に気をつける

メールを送るタイミングも、社会人としてのマナーが問われます。最適な時間帯は、始業直後の9時〜10時や、昼休み明けの13時〜14時です。

夜間や早朝、土日祝日に送ると、ビジネスマナーに欠ける印象を与えかねません。どうしても夜間に送信する場合は、翌朝に届くよう予約機能を活用しましょう。

時間帯への配慮も、誠実さを伝える重要な要素です。

例文付きで解説！内定辞退メールの書き方

内定辞退の連絡をメールで行う場面では、どのように言葉を選べばよいか悩む方も多いでしょう。失礼のない伝え方を知っておけば、不安を軽減できます。

ここでは、さまざまな状況別のメール例文を紹介します。

1. 内定辞退メール例文（基本パターン）
2. 他社を選んだ場合の辞退メール例文
3. 家庭の事情を理由とする辞退メール例文
4. 曖昧な辞退理由を使うメール例文
5. 電話が不通だったときのフォローメール例文
6. 丁寧な印象を与える締めの例文

内定辞退メール例文（基本パターン）

採用担当者に丁寧な印象を与えつつ、内定を辞退する意思をしっかりと伝える基本的なメール文を紹介します。誠意を感じさせる表現を意識することで、社会人としての信頼も損なわれません。

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の選考を通じて、企業理念や事業内容に強く魅力を感じ、入社の可能性についても真剣に検討させていただきました。 しかしながら、熟慮の末、他の進路を選ぶことを決意いたしましたため、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 貴重なお時間を割いて選考の機会をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 氏名 電話番号：090-××××-×××× メールアドレス：xxxx@example.com

「辞退」というマイナスの連絡でも、選考への感謝をしっかり伝えることが大切です。

他社を選んだ場合の辞退メール例文

内定をいただいたものの、最終的に他社への入社を決めた場合の辞退メール例文をご紹介します。理由は明かしつつも、相手企業への敬意を忘れずに伝えることがポイントです。

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。選考の中で社員の方々のお話を伺い、貴社の魅力を改めて実感いたしました。 しかしながら、自分の将来の目標や希望する働き方を総合的に考えた結果、他社への入社を決意いたしました。 貴社には多大なるご配慮を賜ったにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。 貴社のますますのご発展と、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 氏名 電話番号：090-××××-×××× メールアドレス：xxxx@example.com

他社を選んだ理由は曖昧にしつつ、自分なりに熟考したことを伝えるのがコツです。感謝の気持ちを丁寧な言葉で表すと、印象を損ねず辞退できます。

家庭の事情を理由とする辞退メール例文

家庭の事情によって就職先を変更せざるを得ない場合は、個人的な内容に踏み込みすぎず、丁寧に事情を説明することが大切です。ここではそのような場合に使える例文をご紹介します。

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の選考を通じて多くの学びを得ることができ、大変感謝しております。 誠に心苦しいのですが、家庭の事情により地元での就職を選択せざるを得なくなりました。熟慮の末、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 ご多忙の中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 氏名 電話番号：090-××××-×××× メールアドレス：xxxx@example.com

家庭の事情を理由にする際は、具体的な内容には触れず「やむを得ない事情」として表現しましょう。配慮ある文面にすることで誠意が伝わります。

曖昧な辞退理由を使うメール例文

辞退の理由を詳細に伝えるのが難しい場合には、あえて曖昧にとどめながらも丁寧な印象を与える表現が必要です。今回はそのようなケースで使える例文をご紹介します。

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の理念や職場の雰囲気に強く惹かれ、入社を前向きに検討しておりました。 しかしながら、自己の将来について改めて深く考える中で、誠に勝手ながら別の道を選ぶ決断をいたしました。ご期待に添えず大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 貴社の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 氏名 電話番号：090-××××-×××× メールアドレス：xxxx@example.com

理由を明かしたくないときは「将来を考えた結果」とぼかすのが効果的です。曖昧でも、誠実さを忘れずに感謝を伝えるのがポイントです。

電話が不通だったときのフォローメール例文

電話で内定辞退の連絡を試みたものの、担当者が不在で繋がらなかった場合には、丁寧なフォローメールを送ることが大切です。ここでは、電話が繋がらなかった際のフォローメールの例文をご紹介します。

件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 氏名） 〇〇株式会社 人事部 ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。 本日〇時頃、お電話にて内定辞退のご連絡を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、改めてメールにてご連絡申し上げます。 このたび、他社でのキャリアに進むことを決意し、貴社からいただいた内定を辞退させていただきたく存じます。 貴重なお時間をいただき、面接や選考の機会を設けていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。 貴社のご発展と、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇大学〇〇学部 氏名（ふりがな） 電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：example@example.com

電話が繋がらなかった場合は、まず「電話したが不在だった」ことを明記した上で、改めて丁寧に辞退の旨を伝えましょう。件名と連絡先情報も忘れず入れるのがポイントです。

丁寧な印象を与える締めの例文

辞退の連絡は内容だけでなく、締めくくりの表現でも相手への印象が大きく変わります。今回は、丁寧さと感謝をしっかり伝えられるメールの締め例文をご紹介します。

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の魅力的な企業文化や丁寧なご対応に心から感謝しております。 誠に勝手ながら、熟慮の末、別の道を選択することといたしました。貴社には多大なるご配慮を賜ったにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。 本来であれば直接お礼を申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。 末筆ながら、貴社のさらなるご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 氏名 電話番号：090-××××-×××× メールアドレス：xxxx@example.com

ビジネスメールでは、最後まで丁寧さを保つことが重要です。結びの言葉に配慮を込めることで、相手への敬意と誠意がしっかりと伝わります。

状況別！内定辞退の電話対応ケーススタディ

内定辞退の電話対応は、状況によって適切な対応が求められます。就活生にとっては初めてのビジネス電話で緊張しがちですが、事前にシミュレーションしておくことで落ち着いて対応できるでしょう。

ここでは、代表的な4つのケースについて、押さえておきたいポイントを具体的に解説します。

1. 担当者が不在のとき
2. 辞退理由を深掘りされたとき
3. 引き止められたとき
4. 複数企業を辞退するとき

① 担当者が不在のとき

電話をかけた際に担当者が不在でも、慌てず丁寧に対応することが大切です。まず、電話口で「折り返します」と伝えることで、余計な混乱を避けられます。

伝言を頼まれる場面もありますが、その場合は「直接お伝えしたいことがあります」とやんわりと断っても問題ありません。

次に、かけ直すタイミングも工夫しましょう。午前中の方がつながりやすい企業もあるため、時間帯を変えて再度連絡するのが効果的です。

何度か不在が続いた場合には、メールなど別の手段を使うのも選択肢の一つです。

このように、相手が不在でも誠意ある対応を心がければ、失礼のない内定辞退が可能になります。

② 辞退理由を深掘りされたとき

辞退の連絡をしたときに、「理由を教えてもらえますか？」と聞かれることがあります。こうした場面では、正直さと配慮を両立させた伝え方が求められます。

他社の社風や方針が自分に合っていたなど、前向きな理由を伝えると印象がやわらかくなります。

たとえ他社の方が魅力的に感じたとしても、「そちらの企業よりも…」といった表現は避けましょう。企業側も採用活動の改善に役立てたい意図があり、就活生を責める目的で聞いているわけではありません。

あらかじめ想定される質問に対する回答の方向性を考えておくと、動揺せずに対応できるはずです。

③ 引き止められたとき

内定辞退の意向を伝えた際に、「もう少し考えてみませんか？」と引き止められることもあります。

そうした場面で、即答を避けたり、あいまいな返事をしてしまうと、相手に期待を持たせてしまうこともあるでしょう。

引き止めには感謝の気持ちを述べたうえで、「慎重に検討した結果の結論である」と明言することが重要です。「他社に決めたため」と理由を添えれば、納得されやすくなります。

内定辞退は、自分の将来について真剣に考えた上での判断です。誠実な対応をすることで、相手にも誠意が伝わりやすくなるでしょう。

④ 複数企業を辞退するとき

複数社から内定をもらい、そのうちいくつかを辞退する際には、それぞれの企業に対して丁寧に対応することが求められます。

何度も辞退連絡をしていると形式的になりがちですが、どの企業にも感謝の気持ちを忘れず伝えるようにしましょう。電話をかける順番にも気を配ると良いでしょう。

志望度が高かった企業から順に連絡すれば、話もスムーズに進みやすくなります。電話だけでなく、必要に応じてメールを併用することも有効です。

どの企業にも誠意をもって接すれば、将来的にまた縁が生まれる可能性もあります。丁寧な対応を心がけることが、自分の信頼にもつながります。

内定辞退に関するよくある質問とその回答

内定辞退を考えている就活生にとって、不安や疑問はつきものです。連絡手段やタイミング、辞退理由の伝え方など、些細なミスが良くない結果を招くのではと心配する人も多いでしょう。

ここでは、そんな不安を払拭し、円滑に辞退できるようQ&A形式で解説します。

1. 電話とメール、どちらで辞退するのが適切か？
2. 内定辞退の連絡が遅れてしまった場合はどうすればよいか？
3. 辞退理由は正直に伝えたほうが良いか？
4. 内定承諾後に辞退しても大丈夫か？
5. 内定辞退後に再応募はできるか？
6. 採用通知と内定通知の違いとは？
7. 内定辞退をしたら今後の就職活動に影響するか？
8. 内定辞退の連絡はどのタイミングで行うべきか？
9. 内定辞退を伝えたあとに企業から連絡がこない場合はどうすればよいか？
10. 内定辞退の理由をうまく伝えるにはどうすればよいか？

① 電話とメール、どちらで辞退するのが適切か？

原則として、内定辞退の連絡は電話で行うのが望ましいです。電話はその場で相手とやり取りでき、誠意が伝わりやすい手段だからです。

特にビジネスマナーとしては、相手の時間を大切にする姿勢が評価されます。ただし、どうしても電話が難しい場合には、丁寧な言葉で理由を添えたメールでも問題ありません。

その場合は、まずお詫びの言葉を入れたうえで辞退の意向を明確に伝えるようにしてください。状況に応じて最適な方法を選ぶことが大切ですが、基本は電話による連絡が最も礼儀正しいと考えておきましょう。

② 内定辞退の連絡が遅れてしまった場合はどうすればよいか？

連絡が遅れた場合でも、まずはすぐに企業へ電話し、謝罪と辞退の意向を伝えることが重要です。

このとき、理由を長々と述べるよりも、率直に遅れたことを詫びるほうが誠実に受け取られます。企業側もスケジュールに影響が出るため、早い対応が信頼回復につながるでしょう。

気まずさから連絡をためらってしまうこともありますが、行動に移すことで状況は好転します。時間が経つほど印象は悪くなるため、迷ったらすぐ連絡を入れてください。

③ 辞退理由は正直に伝えたほうが良いか？

辞退理由を伝える際は、正直すぎる内容が相手を不快にさせる場合もあるため、言葉の選び方に配慮が必要です。

たとえば「他社に魅力を感じた」「将来像を再検討した結果、別の選択肢を選んだ」といった前向きな理由であれば問題ありません。

一方で「御社の待遇が悪い」などのネガティブな表現は避けるべきです。伝え方ひとつで印象は大きく変わりますので、誠実かつ丁寧な言葉で伝えるように心がけてください。

④ 内定承諾後に辞退しても大丈夫か？

法的には、内定を承諾したあとでも辞退することは可能です。ただし、企業にとっては大きな迷惑になるため、謝罪と誠意ある説明が欠かせません。

辞退を決めたら、できるだけ早く電話で伝えるようにしましょう。理由がどうであれ、丁寧な対応をすることが信頼回復につながります。

今後の社会人生活にもつながる姿勢として、最初からよく考えて承諾することが重要です。とはいえ、自分の将来を真剣に考えたうえでの判断であれば、気後れする必要はありません。

⑤ 内定辞退後に再応募はできるか？

基本的に、同じ企業への再応募は難しいと考えておいたほうがよいでしょう。内定辞退は企業の採用計画に影響を及ぼすため、信頼を失うことも多いからです。

ただし、数年後に中途採用で応募できる可能性はゼロではありません。その際に備えて、辞退時の対応は丁寧に行うべきです。

誠意ある言動が、将来的な再チャンスにつながることもあります。辞退は一度きりのやり取りとせず、今後を見据えた行動を意識してください。

⑥ 採用通知と内定通知の違いとは？

「採用通知」は正式な雇用契約が成立した後に発行されるもので、法的な拘束力があります。一方で「内定通知」は、入社の前提として出される案内であり、契約が確定したわけではありません。

つまり、内定通知の段階であれば辞退は可能です。両者の違いを正しく理解しておくことで、就職活動の選択肢を柔軟に考えられるようになります。

文面はよく読み、不明点があれば早めに企業に確認することが大切です。

⑦ 内定辞退をしたら今後の就職活動に影響するか？

通常、内定辞退がその後の就活に大きな悪影響を与えることはありません。ただし、業界によっては情報が共有されることもあるため、対応には注意が必要です。

連絡時には、誠実さと丁寧さを忘れず、社会人としてのマナーを意識してください。不誠実な対応や無断辞退は悪印象につながりやすいです。

自分の決断に責任を持ち、しっかりと説明すれば、今後に影響を残すことはほとんどありません。

⑧ 内定辞退の連絡はどのタイミングで行うべきか？

辞退を決めたら、できるだけ早めに連絡するのが基本です。企業は他の内定者や候補者との調整を進めているため、遅れれば迷惑となってしまいます。

理想的なのは、辞退の意思を固めた当日または翌日中に電話をすることです。気まずさから先延ばしにしてしまう人もいますが、早い対応が信頼を得る近道です。決断したら迷わず、すぐに行動へ移してください。

⑨ 内定辞退を伝えたあとに企業から連絡がこない場合はどうすればよいか？

辞退の連絡をしたあとに企業から返信がない場合でも、特に問題はありません。企業側がすでに内容を受け入れたと判断し、あえて返事をしないこともあります。

どうしても不安な場合は、数日後に確認の連絡を入れても構いません。ただし、自分から連絡すべきことはすでに済ませているのであれば、それ以上気にしすぎる必要はないでしょう。

マナーを守って対応していれば、今後の評価に悪影響が出ることはほとんどありません。

⑩ 内定辞退の理由をうまく伝えるにはどうすればよいか？

理由を伝える際には、「前向きで納得感のある説明」を意識すると良いでしょう。

たとえば、「別企業の理念に共感した」「自分の将来像に合う選択をしたい」など、自分の意志や価値観を軸に話すと、相手にも伝わりやすくなります。

逆に、不満や批判に聞こえるような表現は避けてください。丁寧な言葉選びが、企業への敬意を示すことにもなります。自分の判断を相手にしっかりと伝えることで、円満な辞退が可能となるでしょう。

内定辞退の伝え方を正しく理解し、自信を持って対応しよう

内定辞退の連絡は、電話で行うことが多く、マナーやタイミングが非常に重要です。なぜなら、企業側に誠意を示す行動が、今後のキャリアや再応募のチャンスに影響する可能性があるからです。

実際、法的な拘束力やマナー違反の誤解に不安を感じる人も多いですが、正しい知識があれば問題なく辞退は可能です。

この記事では、内定辞退の法的な側面から、電話やメールでのマナー、さらに具体的な例文や対応ケースまで網羅的に解説しています。

その結果、内定辞退というデリケートな行為も、落ち着いて丁寧に対応できるようになります。ポイントは、「早く・誠実に・簡潔に」伝えること。

正しい準備と配慮をもって対応すれば、企業に悪印象を与えることなく円満に辞退できます。