内定辞退のメールの作成方法を紹介｜送信する際のマナーや実際の例文も紹介

この記事では、内定辞退をメールで伝える方法を解説しています。

メールを送る方法だけではなく、宛先・タイミング・マナーから例文まで、新卒の就活生が安心してメールを作成できる方法を紹介しているので、最後まで確認して好印象を目指しましょう。

内定辞退はメールでも大丈夫？

内定を辞退したいと思っても、「メールだけで伝えていいのだろうか」「失礼にはならないか」と不安に感じる方もいるでしょう。

結論として、内定辞退はメールでも問題ありません。ただし、状況や伝え方によって印象は大きく変わるため、基本的なマナーを押さえておくことが大切です。

メールでの辞退は、今や一般的な手段のひとつ。特に、企業からの内定通知がメールで届いた場合は、同じ手段で返信することが適切とされています。

電話と違って、気持ちを整理してから落ち着いて伝えられる点でも、メールは就活生にとって安心できる方法といえるでしょう。

一方で、メールだけで済ませるのが必ずしも正解とは限りません。たとえば、企業によっては電話での連絡を重視するところもあります。

その場合、メールに加えて一言だけでも電話でお詫びや感謝を伝えると、より丁寧な印象になるでしょう。

「メールで辞退するのは失礼かも」という不安がある場合は、言葉遣いと内容に注意を払ってください。丁寧な表現と誠意ある文章であれば、十分に気持ちは伝わります。

大切なのは、早めの連絡と誠実な対応。それが、今後社会人として信頼される第一歩にもつながるはずです。

内定辞退を伝える前に確認しておくべきポイント

内定辞退の連絡をする際、「誰に伝えるべきか」「いつまでに連絡すればいいのか」など、迷うことは多いものです。

ここでは、連絡前に確認しておくべき基本的なポイントをわかりやすく整理しました。

1. 誰に連絡すればよい？
2. 連絡はいつまでにすべき？
3. 内定承諾後に辞退することはできる？
4. メールで伝える場合のメリットはある？

① 誰に連絡すればよい？

内定辞退の連絡は、基本的に人事部の担当者に送るのが適切です。選考中にやり取りした担当者がいれば、その人宛に連絡してください。

誤って代表アドレスや関係のない部署に送ると、対応に時間がかかり、失礼にあたることもあります。

連絡先がはっきりしないときは、内定通知メールの署名や案内文を確認してみましょう。担当者の名前がわからない場合でも、「人事ご担当者様」と書けば問題ありません。

迷ったときは、大学のキャリアセンターに相談するのも一つの方法です。相手を間違えず、丁寧に伝えることで円滑な辞退につながります。

② 連絡はいつまでにすべき？

内定辞退の連絡は、できるだけ早く行うのがマナーです。連絡が遅れると、企業側の採用計画に支障をきたす恐れがあります。迷っている場合でも、状況だけでも早めに報告しておくと親切です。

特に内定式の直前や入社直前の辞退は、大きな迷惑になりかねません。辞退を決めた時点で、すぐに連絡するよう心がけてください。

理由の詳細まで伝える必要はありませんが、感謝とお詫びの気持ちはきちんと伝えましょう。迅速で誠実な対応が、社会人としての信頼にもつながります。

③ 内定承諾後に辞退することはできる？

内定承諾後であっても、辞退することは可能です。法律上、労働契約を正式に結ぶ前であれば、一方的に辞退しても問題はありません。

ただし、企業側の準備が進んでいる中での辞退は、相手に与える負担も大きくなります。

承諾書を提出してしまったからといって、断ることができないわけではありません。まだ入社していない段階であれば、丁寧に辞退の連絡をすれば理解を得られるでしょう。

無断での辞退や、直前の連絡は避けてください。やむを得ない事情があるときこそ、誠意をもって感謝と謝意を伝える姿勢が大切です。

④ メールで伝える場合のメリットはある？

メールで内定辞退を伝える方法には、いくつかのメリットがあります。まず、自分の言葉を落ち着いて選べるので、緊張せずに誠実な気持ちを伝えやすい点です。

内容が記録として残るため、企業側にも伝達ミスが起こりにくいという利点もあります。

ただし、企業によっては電話での連絡を好む場合も。事前に内定通知メールや案内文を読み返して、方針を確認しておくと安心です。

迷った場合は、メールと電話を併用するとよいでしょう。メールで先に丁寧に伝えたうえで、電話で補足すれば、より誠実な印象を与えることができます。

内定辞退メールの構成

内定辞退をメールで伝えるとき、どんな順番で書けばよいか迷う方も多いでしょう。構成をきちんと押さえておくだけで、誠実な印象を相手に与えることができます。

ここでは、基本的な構成要素を順に紹介しましょう。

1. 【件名】簡潔かつ明確に伝える
2. 【宛名】正式な部署名・担当者名を記載する
3. 【冒頭】お礼の言葉を述べる
4. 【本文】内定辞退の意思と理由を簡潔に伝える
5. 【締めくくり】お詫びと感謝の言葉を添える
6. 【署名】名前・学校・学部名・メールアドレスなどを記載する

①【件名】簡潔かつ明確に伝える

件名はメールの中でも特に重要な部分です。相手が内容をすぐに理解できるよう、「内定辞退のご連絡（○○大学・氏名）」のように簡潔で分かりやすい文にしてください。

件名が曖昧だと見落とされる原因にもなります。また、企業からのメールに返信する場合は、件名を変更せずそのまま使うほうが文脈が伝わりやすいでしょう。

件名で内容が一目で伝わるよう心がけてください。

②【宛名】正式な部署名・担当者名を記載する

メールの冒頭では、必ず相手の名前や部署を正しく記載しましょう。担当者が分かっていれば「株式会社○○ 人事部 ○○様」と記載してください。

もし名前が不明でも、「人事ご担当者様」で問題ありません。略称や敬称の抜けは失礼になるため注意が必要です。

正確な宛名はメールの印象を左右しますので、送信前にもう一度確認しておくと安心でしょう。

③【冒頭】お礼の言葉を述べる

本題に入る前に、まずは内定の連絡をいただいたことへの感謝を伝えます。「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」といった一文を入れておくと丁寧です。

辞退の連絡であっても、相手への感謝を忘れずに表すことで誠実な印象になります。気持ちが伝わるよう、ひと言添えてください。

④【本文】内定辞退の意思と理由を簡潔に伝える

内定辞退の意思は明確に伝えることが大切です。「誠に勝手ながら、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます」といった定型文を使うとスムーズでしょう。

理由は「一身上の都合」や「進路を再考した結果」など、簡潔にまとめましょう。詳細を無理に書く必要はありません。落ち着いた表現で丁寧に伝えることが信頼につながります。

⑤【締めくくり】お詫びと感謝の言葉を添える

締めくくりには、辞退に伴う迷惑へのお詫びと、これまでの対応への感謝を伝えてください。

「このようなご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます」や「貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます」といった一文が適しています。

最後まで丁寧な姿勢を貫くことで、誠意が伝わりやすくなります。

⑥【署名】名前・学校・学部名・メールアドレスなどを記載する

メールの最後には、自分の情報を明記した署名を入れましょう。氏名、大学名、学部名、メールアドレス、電話番号をセットで記載すると安心です。

これにより、相手がすぐに誰からの連絡か判断でき、返信や確認がスムーズに行えます。細かい部分こそ丁寧に整えておくことが、社会人としての信頼感にもつながります。

【シチュエーション別】内定辞退メールの例文

内定辞退の連絡はシチュエーションによって伝え方が微妙に異なります。「どのように書けばいいか分からない」「この状況ではどう表現すれば？」と悩んでいる方も多いはずです。

ここでは、よくある状況別に適切な内定辞退メールの例文を紹介します。自分のケースに近いものを参考にして、失礼のない丁寧な連絡を心がけましょう。

1. 例文①：電話で辞退連絡後に送る場合
2. 例文②：メールのみで内定辞退を伝える場合
3. 例文③：返信メール形式で内定辞退を伝える場合
4. 例文④：内定式前に辞退を伝える場合
5. 例文⑤：選考や面接でお世話になった感謝を伝える場合

例文①：電話で辞退連絡後に送る場合

この例文では、すでに電話で内定辞退の意思を伝えた後に送るフォローメールを紹介します。形式的でありながらも、感謝の気持ちとお詫びを丁寧に伝えることがポイントです。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・佐藤花子） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学△△学部の佐藤花子と申します。 先ほどはお電話にて内定辞退のご連絡を差し上げました件につきまして、改めてメールにて失礼いたします。 このたびは、貴社より内定をいただきながら、他社にて自身の進路を決定いたしましたため、誠に恐縮ながら内定を辞退させていただきます。 貴社の選考では、多くの学びと気づきを得ることができました。丁寧なご対応を賜り、心より感謝申し上げます。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。 今後の貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。 佐藤 花子 メールアドレス：hanako@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
電話後のメールは「確認」と「誠意」を伝える意味があります。選考過程への感謝や丁寧な言葉づかいを忘れず、冷静にまとめることが重要です。

例文②：メールのみで内定辞退を伝える場合

今回は、電話をせずメールだけで内定辞退を伝える場合の例文をご紹介します。急な辞退や多忙な時期など、やむを得ずメールのみで対応する場合は、特に丁寧な文面が求められます。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・田中一郎） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学△△学部の田中一郎と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 慎重に検討を重ねた結果、誠に勝手ながら他社への就職を決意いたしましたため、貴社からの内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴社の選考では、面接や説明会を通して多くの学びを得ることができ、大変感謝しております。 ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 田中 一郎 メールアドレス：ichiro@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx 《解説》

メールだけで辞退を伝える場合は、特に言葉遣いや構成に注意しましょう。冒頭の感謝、理由、お詫び、結びの流れを守ることで誠実さが伝わります。

例文③：返信メール形式で内定辞退を伝える場合

この例文では、企業からの内定通知メールに対して「返信」という形式で辞退を伝えるケースを紹介します。忙しい採用担当者にも配慮し、件名や本文の構成を工夫することが大切です。

《例文》

件名：Re: 内定のご連絡（○○大学・鈴木優） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の鈴木優です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 貴社からの温かいお言葉と評価に心より感謝申し上げます。 しかしながら、自身の将来を熟考した結果、他社での内定をお受けすることを決意いたしましたため、誠に恐縮ながら貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。 選考を通じて貴重な経験と学びを得ることができましたこと、深く御礼申し上げます。 突然のご連絡となりご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。 鈴木 優 メールアドレス：y.suzuki@example.com 電話番号：070-xxxx-xxxx

《解説》
返信形式で辞退を伝える場合は、件名を変更せずにそのまま返信するのが基本です。感謝と辞退の意志を明確に伝えることで、誠意が伝わります。

例文④：内定式前に辞退を伝える場合

この例文では、内定式を控えた時期に内定を辞退する場合のメール文を紹介。入社意欲を見せた後だけに、丁寧で誠実な伝え方が特に求められます。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・高橋美咲） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学△△学部の高橋美咲と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 内定式を目前に控えた時期にこのようなご連絡を差し上げること、深くお詫び申し上げます。 自分の進路について再度見つめ直した結果、他社での就職を決意いたしましたため、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。 貴社の社員の方々とお話する中で多くの刺激を受け、大変学びの多い経験となりました。 選考やご案内にお時間を割いていただき、心より感謝申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 高橋 美咲 メールアドレス：misaki.t@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx

《解説》
内定式前の辞退は特に印象を左右するため、誠意を持って謝意と感謝を伝えましょう。再検討した旨を簡潔に伝えると印象がやわらぎます。

例文⑤：選考や面接でお世話になった感謝を伝える場合

この例文では、選考や面接を通じて丁寧に対応してくれた企業に、感謝の気持ちを込めて内定辞退を伝える場合の文面を紹介します。印象を大切にしたいときに効果的です。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・中村健） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の中村健と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 貴社の選考過程では、面接官の方々に丁寧にご対応いただき、終始安心して臨むことができました。特に、個別面談でいただいたアドバイスは、今後の自分にとっても大きな財産です。 大変心苦しいご連絡ではありますが、他社での進路を決断いたしましたため、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。 これまでのご配慮に深く感謝申し上げます。 末筆ながら、貴社のさらなるご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。 中村 健 メールアドレス：k.nakamura@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx

《解説》
選考時の思い出やお礼を具体的に盛り込むと、誠実な印象を与える内定辞退メールになります。感謝を中心に構成するのがコツです。

【理由別】内定辞退メールの例文

内定を辞退する理由は人それぞれ異なります。「どう伝えたら失礼にならないか」と悩んでいる方のために、主な理由ごとに使える例文を紹介しましょう。

状況に合わせた適切な表現を選ぶことで、相手への印象も大きく変わります。

1. 例文①：一身上の都合を理由に辞退する場合
2. 例文②：進学を理由に辞退する場合
3. 例文③：他社に決定したことを理由に辞退する場合
4. 例文④：家庭の事情を理由に辞退する場合
5. 例文⑤：業界変更を理由に辞退する場合
6. 例文⑥：地元での就職を理由に辞退する場合

例文①：一身上の都合を理由に辞退する場合

ここでは、詳細な理由を述べず「一身上の都合」で内定辞退を伝える例文をご紹介。個人的な事情をあえて深く説明しないことで、配慮ある文面に仕上げます。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・山本亮） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の山本亮と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 誠に恐縮ではございますが、一身上の都合により、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 貴社の選考では、面接や説明会を通して多くの学びを得ることができ、大変有意義な時間を過ごすことができました。 このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 今後の貴社のご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。 山本 亮 メールアドレス：ryo.yamamoto@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx

《解説》
「一身上の都合」は便利な表現で、個人的な理由をぼかして伝えたいときに適しています。感謝とお詫びのトーンを丁寧に表現するのがポイントです。

例文②：進学を理由に辞退する場合

今回は、大学卒業後に大学院や専門学校などへ進学を決めたことを理由に内定辞退をする場合のメール例文を紹介します。将来を見据えた前向きな理由であっても、丁寧な表現が大切です。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・佐々木優香） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の佐々木優香と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変ありがたいお話をいただいたにもかかわらず、熟慮の末、大学院への進学を決意いたしましたため、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 貴社の選考を通じて、社会人としての意識を高めることができたと感じております。 選考や面接にお時間を割いていただいたことに、心より感謝申し上げます。 末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健康をお祈り申し上げます。 佐々木 優香 メールアドレス：y.sasaki@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
進学による辞退は前向きな理由ですが、感謝とお詫びを明確に伝えることが信頼につながります。「熟慮の末」という表現を入れると印象がやわらぐでしょう。

例文③：他社に決定したことを理由に辞退する場合

ここでは、すでに他社への就職を決めたことを理由に、内定を辞退する際の例文を紹介します。正直に伝えつつ、丁寧な言葉づかいで感謝と誠意を示すことが大切です。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・井上大地） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の井上大地と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変ありがたいお話をいただきましたが、自身の将来について熟考した結果、他社での就職を決意いたしました。 誠に勝手ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 選考を通して貴社の魅力や理念に深く共感し、最後まで悩んだ末の決断でございます。 お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたことに心より感謝申し上げます。 末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。 井上 大地 メールアドレス：daichi.inoue@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx

《解説》
他社決定による辞退は「比較された」と受け取られがちなので、感謝と共感の気持ちを強調するのがポイントです。「悩んだ末に決めた」と添えると印象が柔らかくなります。

例文④：家庭の事情を理由に辞退する場合

この例文では、家庭の事情を理由に内定を辞退する場合の書き方を紹介します。事情の詳細を伏せつつ、誠意を伝える構成を心がけましょう。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・村上彩） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の村上彩と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、家庭の事情により就職先の見直しを余儀なくされました。誠に勝手ながら、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 選考を通して貴社の温かい雰囲気や理念に触れ、大変魅力を感じておりましたので、このようなご連絡となってしまったことを心よりお詫び申し上げます。 最後に、貴社の今後のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。 村上 彩 メールアドレス：murakami.aya@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx

《解説》
家庭の事情は詳細を伏せて構いませんが、感謝やお詫びの気持ちをしっかり伝えることが大切です。「見直しを余儀なくされた」という表現が柔らかな印象を与えます。

例文⑤：業界変更を理由に辞退する場合

この例文では、就職活動の途中で志望業界を変更したことを理由に、内定を辞退するケースを紹介します。自分の将来を見直したことを誠実に伝えることが大切です。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・斉藤悠真） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の斉藤悠真と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 貴社の企業理念や事業内容には強く魅力を感じておりましたが、自身の将来について改めて深く考えた結果、別の業界で働くことを決意いたしました。 誠に勝手ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 選考の際には丁寧なご対応をいただき、大変感謝しております。 ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。 貴社のさらなるご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。 斉藤 悠真 メールアドレス：yuma.saito@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
業界変更はポジティブな転換でもあるため、正直に理由を述べつつ感謝とお詫びの気持ちをしっかり伝えましょう。「深く考えた結果」という表現が誠意を伝えます。

例文⑥：地元での就職を理由に辞退する場合

この例文では、地元での就職を優先することを理由に、他地域の企業からの内定を辞退する場合のメール文を紹介します。地元への想いを丁寧に伝えることで、誠意が伝わる内容にしましょう。

《例文》

件名：内定辞退のご連絡（○○大学・三浦直人） 株式会社○○ 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学□□学部の三浦直人と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 熟考の末、今後の人生設計を見直した結果、地元での就職を優先したいとの思いが強まりました。 誠に勝手ながら、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 選考を通じて、貴社の事業内容や企業姿勢に触れることができ、大変貴重な経験となりました。 ご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げますとともに、これまでのご厚意に深く感謝申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 三浦 直人 メールアドレス：naoto.miura@example.com 電話番号：080-xxxx-xxxx

《解説》
地元就職を理由にする場合は、「人生設計の見直し」など前向きな表現を使うと丁寧な印象になります。感謝とお詫びの両方を忘れずに盛り込みましょう。

内定辞退をメールで伝える場合の注意点

内定辞退をメールで伝えるときは、形式だけでなく内容や送信のタイミングにも気を配ることが大切です。ここでは、相手に失礼のない印象を与えるために意識したい注意点を3つ紹介します。

1. 誠実な対応を心掛ける
2. 誤送信や誤字脱字を防ぐために内容を見直す
3. 送信時間は平日の日中を選ぶ

① 誠実な対応を心掛ける

メールであっても、誠実な対応を心掛けることが重要です。文章が短すぎたり、一方的な内容になっていたりすると、冷たい印象を与えてしまうかもしれません。

丁寧な言葉づかいと相手を思いやる表現を意識しましょう。辞退を決めたら、できるだけ早く連絡することも大切です。

対応が遅れると、企業に迷惑をかけてしまう可能性があります。迅速かつ丁寧な対応が、信頼感を生むポイントになるでしょう。

② 誤送信や誤字脱字を防ぐために内容を見直す

誤送信や誤字脱字があると、「適当に書いたのでは」と受け取られてしまうかもしれません。送信前に宛先、件名、敬称、本文をしっかり確認してください。

特に、「御社」と「貴社」などの使い分けにも注意が必要です。メールを完成させた後は、一度下書き保存して、少し時間を置いてから再確認するのがおすすめ。

落ち着いて見直すことで、小さなミスにも気づきやすくなります。

③ 送信時間は平日の日中を選ぶ

メールを送るタイミングにも配慮しましょう。企業の担当者が確認しやすいのは、平日の9時〜17時の間です。この時間帯であれば、返信も早くもらえる可能性が高まります。

逆に、夜間や休日に送ると、確認が遅れたり、見落とされたりするおそれも。社会人としてのマナーを意識して、送信時間にも注意を払ってください。

企業からの返事への対応法

内定辞退の連絡をしたあとも、企業側から何らかの反応があることは珍しくありません。スムーズな対応を心がけることで、最後まで丁寧な印象を保てるでしょう。

ここでは、企業からの返答があった場合や連絡がない場合など、具体的な状況ごとの対応方法を解説します。

1. 企業から了承の連絡があった場合の対応
2. 企業から質問や引き留めがあった場合の対応
3. 企業から電話がかかってきた場合の対応
4. 企業から返信がない場合の対応

① 企業から了承の連絡があった場合の対応

企業から丁寧な了承の返信が届いた場合は、必ず感謝の気持ちを伝える返信をしましょう。

内定辞退の連絡に対し、誠実な対応をしてくれたことに対して、感謝の気持ちを表すのは社会人としての基本マナーです。

また、今後どこかで関わる可能性もゼロではないため、最後まで丁寧な対応を意識してください。返信の内容は簡潔で問題ありません

。「ご丁寧なご返信をいただき、誠にありがとうございました」といった一文を加えるだけでも、相手に良い印象を与えられます。

② 企業から質問や引き留めがあった場合の対応

企業から「辞退理由」について質問されたり、「再考してほしい」と引き留められたりすることもあります。その場合でも、あらためて辞退の意思を明確に伝えることが大切です。

動揺せずに、すでに決めた進路について冷静に説明し、感謝の気持ちも忘れずに添えましょう。

たとえば「熟考の結果、他社で働く決意を固めたため」や「家庭の事情により地元での就職を優先した」といった理由を、柔らかい言葉で伝えるのがコツです。相手への敬意を払った対応を心がけてください。

③ 企業から電話がかかってきた場合の対応

辞退の連絡後に電話がかかってくることもあります。メールと違って直接のやり取りになるため、戸惑うかもしれませんが、落ち着いて対応すれば問題ありません。

まずは「お忙しいところご連絡いただきありがとうございます」とお礼を述べ、辞退の意思が変わらないことを丁寧に伝えましょう。

相手が不快にならないよう、冷静で誠意のある対応を意識してください。うまく話せる自信がない場合は、「あらためてメールでご連絡差し上げます」と伝えても構いません。

④ 企業から返信がない場合の対処法

内定辞退の連絡をしたものの、企業から返信がないと不安に感じることでしょう。

もし、数日たっても返事がない場合は、再度確認のメールを送っても問題ありません。「念のため再度ご連絡させていただきました」などの一言を添えれば、催促のような印象にはなりにくいでしょう。

ですが、相手が忙しかったり、すでに辞退を了承したと判断して返信を控えていたりするケースもあります。返信がないからといって焦らず、冷静に対応してください。

内定辞退を電話で伝える場合は？

電話で内定辞退を伝えるときは、メールよりも直接的な分、言葉遣いや時間帯に一層の配慮が求められます。

特に初めての電話対応では緊張しがちですが、事前に準備を整えておくことで、落ち着いて丁寧に対応することができるでしょう。

ここでは、電話で辞退の連絡を入れる際に気をつけたいポイントを具体的に紹介します。

1. 平日の午前〜夕方の時間帯にかける
2. 事前に話す内容をメモしておく
3. 最初に「お忙しいところ失礼します」と一言添える
4. 辞退の意志は明確かつ丁寧に伝える
5. 話し終えた後は感謝とお詫びの言葉で締めくくる
6. 担当者が不在の場合は折り返しの希望を伝える

① 平日の午前〜夕方の時間帯にかける

電話をかけるのに適した時間帯は、平日の午前10時から午後5時の間です。始業直後や終業間際、昼休みの時間帯は避けたほうがよいでしょう。

企業の業務の妨げにならないよう配慮を示すことで、社会人としてのマナーも伝わります。相手にとって負担の少ないタイミングを選ぶことが大切です。

② 事前に話す内容をメモしておく

電話は一度きりのやりとりになるため、話す内容をあらかじめ整理しておくと安心です。特に辞退の理由や選考への感謝の言葉など、重要な部分は紙に書き出しておくとスムーズに話せます。

短くても誠意が伝わるように、簡潔で具体的な言葉を用意しておきましょう。

③ 最初に「お忙しいところ失礼します」と一言添える

電話がつながった際、まずは「お忙しいところ失礼いたします」といった丁寧な一言を添えることで、相手に対する礼儀を示すことができます。会話の第一印象は非常に重要です。

柔らかく礼儀正しい印象を持ってもらえるよう、冒頭の言葉に心を配りましょう。

④ 辞退の意志は明確かつ丁寧に伝える

辞退を伝える際は、「辞退させていただきたく存じます」といった明確で丁寧な表現が好まれます。曖昧な言い方は相手を困惑させる原因になりかねません。

理由を述べる際は簡潔に、かつ誠意を込めて伝えることが信頼を保つカギです。迷っている印象を与えないよう、言い回しには注意しましょう。

⑤ 話し終えた後は感謝とお詫びの言葉で締めくくる

話の終わりには、選考の機会をもらったことへの感謝と辞退することへのお詫びを伝えてください。「このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました」といった言葉が自然でしょう。

企業側への敬意と感謝の気持ちを最後まで忘れない姿勢が大切です。

⑥ 担当者が不在の場合は折り返しの希望を伝える

担当者が席を外している場合も、落ち着いて対応しましょう。「お戻りの際に折り返しいただけますでしょうか」と丁寧に伝えると好印象です。

自分の電話番号や都合の良い時間帯を伝えると、企業側も対応しやすくなります。伝言を依頼する際の口調にも配慮してください。

内定辞退の伝え方で失敗しないために知っておくべきこと

内定辞退は、誠意を持って伝えることが大切です。特にメールでの連絡は、相手への配慮や文章構成の工夫が求められます。

誰に、いつ、どのように伝えるかを事前に確認したうえで、件名・宛名・本文・締めくくりといった構成をしっかり押さえておくと安心です。

また、例文を参考にすることで、自分の状況にあった表現が見つかりやすくなります。メールでの辞退は問題ありませんが、誤字脱字やタイミングには十分注意してください。

誠実な姿勢が伝われば、企業側も納得してくれるはずです。自分らしく丁寧に気持ちを伝えることで、社会人としての第一歩を前向きに踏み出しましょう。