不採用の理由を聞く時のマナー｜教えてもらえない理由も解説

就活では不採用通知を出されても、その理由まで教えてくれる企業は滅多にありません。そんな時に、不採用になった理由を知りたいと考える就活生は多くいます。

本記事では、不採用になった理由を企業に聞いても大丈夫なのかについて解説します。聞く際の例文なども紹介しているので、是非参考にしてくださいね。

不採用になった理由は聞いて良い

就活をしていて不採用になった場合は、不採用になった理由を企業に聞いても大丈夫です。原因を問い合わせたことで次の選考にも繋がります。ただし、理由を教えてくれる企業もあれば教えてくれない企業もあります。

問い合わせをする際は、企業に対する敬意を忘れずに丁寧に行いましょう。感謝の気持ちを示しつつ、今後の課題とするための不採用理由を請うようにすれば、好印象を与えられます。

一度の不採用は決して終わりではありません。謙虚な姿勢で企業の意見を汲み取り、次なる就活に活かすことが何よりも大切なのです。

不採用になった理由を教えられない理由3つ

企業が公募への応募者に対し、不採用の理由を開示しないケースが多い背景には、大きく3つの理由が考えられます。

1. 不採用理由の開示義務がない
2. 選考基準が流出するリスクがある
3. 採用担当者が知らない場合がある

①不採用理由の開示義務がない

1つ目は、法的な観点からの配慮です。日本の法制度上、企業に不採用理由の開示義務はありません。公平性を期すため、企業は自主的に判断できるようになっているのです。

2つ目は、人道的な配慮からくる理由です。具体的な不採用理由を伝えることで、応募者の自尊心を損ねてしまう恐れがあります。企業としては、応募者を守る意味でも一線を画しているといえるでしょう。

このように、企業は法的・人道的両面から、不採用理由の開示に一定の制限を設けているのです。

②選考基準が流出するリスクがある

企業が採用選考の詳細や不採用理由を明かさない背景には、選考基準の機密性確保という観点も挙げられます。

採用活動は、企業のビジョンや価値観が色濃く反映された重要なプロセスです。そのため、選考基準は企業の貴重な情報資産とみなされています。

この選考基準が外部に漏れた場合、競合他社に情報が渡ってしまう恐れがあります。企業にとっては、経営上の重大な損失リスクにつながりかねません。

そのため、不採用理由については一定の情報管理が求められているのです。具体的な開示は避けられがちですが、これは企業の機密情報を守るための必要最低限の措置ととらえられるでしょう。

③採用担当者が知らない場合がある

最後の理由は、採用担当者自身が実際の不採用理由を把握していないケースです。役員面接があれば、担当者は本当の理由を知らされていない可能性があるのです。

また、不適切な理由を開示すれば、企業に法的リスクが及ぶ恐れもあります。例えば、人種や性別を理由にした不当な不採用は問題視されかねません。そういった事態を回避するため、企業は不採用理由の開示を控えているのが実情です。

求職者としては不採用の理由が知りたいところですが、企業側にはそれを伝えにくい事情があるのです。

不採用理由を聞く際の注意点2つ

続いて、不採用理由を聞く際に気を付けたい注意点を2つ紹介します。

1. マナーを守って聞く
2. タイミングを考える

①マナーを守って聞く

選考で不採用となった際、その理由を確認したくなるものです。しかし、企業側に事情があり、明確な理由が伝えられないケースが多いのが実情です。

そんな時に問い合わせる際には、丁重な言葉遣いと冷静な態度が重要となります。電話やメールで確認する場合、敬語を用い、感情的にならないよう気をつけましょう。

たとえ理由が分からなくても、企業に対して不快な思いを残さないことが大切です。今回は不採用になりましたが、将来的に関わる可能性もあるからです。

教えてもらえない場合も考慮して、丁寧に問い合わせるようにしてくださいね。

②タイミングを考える

不採用の理由を問い合わせる際、タイミングも重要なポイントとなります。問い合わせが早ければ早いほど、企業側の記憶も新しく、より詳細なフィードバックが期待できるからです。

一方で、通知を受けたばかりに問い合わせるのは避けましょう。企業にとって過度の負担となり、悪い印象を与えかねません。不採用通知から数日経過した頃が適しているでしょう。

また、企業によっては選考データを一定期間で削除することもあり、時間が経つほど詳細を入手できなくなる可能性があります。

期間を空けすぎず、また直後でもない、バランスの取れた時期に確認することで、より的確なフィードバックを得られるでしょう。

メールで不採用理由を聞く際の例文

企業に不採用の理由や改善点を教えてもらうには、丁寧な文面が求められます。正しい言葉遣いと、感謝の気持ちを忘れずに依頼しましょう。

【例文】 件名:選考結果に関するご教示のお願い(◯◯大学◯◯太郎) 株式会社○○○○　御中 この度は採用選考に参加させていただき、誠にありがとうございました。結果は残念でしたが、今後の課題を見つめ直す良い機会となりました。 つきましては、今回不採用となった理由や私に不足する点などをご教示いただければ幸いです。頂戴した貴重なフィードバックを糧に、一層の自己研鑽に努めてまいります。 お手数をおかけしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

この例文のように、企業への感謝を述べつつ、フィードバックを求める旨を伝えることが重要です。謙虚な姿勢を忘れずに依頼しましょう。

【書類選考】よくある不採用理由3選

ここからは、書類選考と面接選考に分けて不採用理由になる原因をいくつか紹介します。書類選考で不採用になる理由によくあるのは以下の3つです。

1. 読みにくい書類である
2. 入社意思が伝わらない
3. ありふれた内容である

①読みにくい書類である

就職活動において、書類選考は第一関門となります。しかし、この段階で不採用になってしまうケースも少なくありません。その主な理由の1つが「読みにくい書類」です。

企業は多数の応募者から選考を行うため、一人ひとりの書類を丁寧に読む時間的余裕はありません。そのため、わかりづらい構成や小さな文字、誤字脱字のある書類は、最後まで確認されないリスクがあるのです。

書類作成時は、内容を簡潔に整理するとともに、読みやすさを意識する必要があります。言葉遣いや文法にも留意し、読み手に負担をかけないように心がけましょう。

②入社意欲が伝わらない

就職活動の書類選考において、不採用につながる要因の1つが、入社意欲の欠如です。企業は応募者の熱意を重視するため、書類から真剣さが感じられないと不利になってしまいます。

例えば、志望動機が抽象的で自社への理解が浅ければ、あなたの本気度に疑問を抱かれかねません。また、自己PRが一般論に終始し、自身の強みが伝わってこないと、仕事へのモチベーションに欠けるのではないかと受け取られます。

このように、書類の内容次第で、あなたの入社意欲が疑われる可能性は高くなります。企業に対する熱意を十分に示し、自分の魅力を具体的に訴求することが不可欠なのです。

③ありふれた内容である

就活の書類選考において、不採用理由の一つに「ありふれた内容」があります。つまり、他人の文言を借りた書き方や、一般論に終始する表現では、あなた自身の個性や考え方が伝わりづらくなるのです。

企業は志望者の人となりを見極めようとするため、書類からは人柄や思考力が滲み出ている必要があります。自分らしい言葉で具体的なエピソードを盛り込むことが大切です。

例えば、アルバイト経験から得た気づきや、部活動を通した学びなど、あなただけの体験を活かすことで、ユニークな印象を与えられます。型にはまった表現ではなく、あくまでも素の言葉で伝えることが大事なのです。

このように自身の個性を最大限に反映させることで、志望動機の真剣さや人物像がしっかりと伝わります。企業に自分を効果的にアピールできる、魅力的な文章を心がけましょう。

【面接】よくある不採用理由5選

面接で不採用になる理由によくある原因は以下の5つです。

1. 第一印象が良くない
2. コミュニケーション能力が低い
3. 志望動機がありきたりである
4. 自己アピールが分かりにくい
5. 企業とマッチしていない

①第一印象が良くない

面接での第一印象が悪いと、不採用になってしまう可能性は高いです。第一印象を左右する要素には、身だしなみや態度が挙げられます。汚れた服装や無精ひげ、強い香水はNGです。清潔感のある身なりを心掛けましょう。

また、面接官に対する基本的なマナーも重視されます。はきはきとした挨拶と、適度な笑顔は好印象につながります。元気がなく無表情では、社会人としての意識の低さを指摘されかねません。

このように些細な点が大きな差になる面接では、事前の気くばりが大切です。身だしなみはもちろん、挨拶の練習や表情作りにも気を配りましょう。簡単な点でも怠ると、望んでいた評価が得られなくなる可能性があります。

②コミュニケーション能力が低い

面接では、コミュニケーション力が問われます。質問に的確に答えられず話が冗長になったり、書類の内容と食い違いがあれば不利です。面接官の問いに対し、まずは結論から話し、その後で理由や経緯を補足する流れを心がけましょう。

また、一貫性のある回答が重要視されます。就職に向けた自身の軸をハッキリと持ち、その軸に沿った答えを心がけるようにしましょう。言行に矛盾があれば信頼を失いかねません。

③志望動機がありきたりである

企業にとって重要なのは、あなたが本当に入社を希望しているかどうかです。そのため志望動機には、具体性と熱意が求められます。自身の経験・能力と企業の方針をリンクさせた上で、なぜその会社を選んだのかを丁寧に説明しましょう。

あわせて企業理解も不可欠です。事前に企業のビジョンや事業内容を理解し、それに共感する点を列挙できるよう準備に力を入れましょう。抽象的な志望動機では不十分で、真摯な姿勢が企業に伝わらない恐れがありますよ。

④自己アピールが分かりにくい

面接での自己アピールは、抽象的な表現では不十分です。自身の経験やスキル、強みを具体例を交えて説明し、それらが企業にどう活かせるかを示す必要があります。

例えば、アルバイトでの気づきやサークル活動での学びなど、あなたならではの体験談を踏まえて、自身の魅力を語ることが大切です。そうすれば、企業にあなたの人となりが伝わり、貢献できる点が理解されるはずです。

事前に準備を怠らず、自己PRのポイントを明確にしておきましょう。きちんと伝えられれば、高い評価を得られるはずです。

⑤企業とマッチしていない

採用判断では、あなたの描くキャリアビジョンと、企業が目指す方向性が合致しているかが重視されます。企業の事業内容や目指すゴールを十分に理解した上で、自身がどのように貢献できるのかを具体的に示す必要があります。

会社と自分のビジョンがかけ離れていると、長期的に見て採用のメリットが乏しいと判断されかねません。事前の企業研究を怠らず、自身のキャリアプランを明確にし、貢献の仕方をアピールすることが求められます。

整合性があれば、企業にとってメリットの大きい人材と映るはずです。きちんと準備を重ね、自身の強みを説得力を持ってアピールしましょう。

採用されるためにできる対策方法3選

続いては、採用されるためにできる対策方法を3つ紹介します。

1. 自己分析を深める
2. 時間をかけた企業分析をする
3. 面接対策に時間をかける

①自己分析を深める

前向きに取り組めば、不採用は自己成長のきっかけとなります。そこでまずするべき対策は「自己分析」です。長所・経験・スキルを把握し、自身に合ったキャリアを見つけましょう。自己理解が深まれば志望動機や自己PRも具体的に説明できるはずです。

次に「企業分析」が欠かせません。企業の事業内容・企業文化・求める人物像などを調査し、自身が果たせる役割を明確にすることが重要です。採用される人材か否かを、企業側の視点から検討しましょう。

最後に「面接対策」があります。質問と回答の準備はもちろん、身だしなみや態度といったマナーも大切です。分析の成果を最大限発揮し、説得力のある受け答えができるよう徹底して備えましょう。

②時間をかけた企業分析をする

就職活動において自己分析と同等に重要なのが、志望企業の調査・分析です。事業内容や企業風土、求められる人材像など、あらゆる面から企業のことを把握しましょう。そうすれば、自身の魅力が会社にどのように活かせるのかを示しやすくなります。

さらに企業研究を深めることで、自身のキャリアプランにもメリハリがつきます。仕事を通じて目指す姿と企業の成長戦略が整合すれば、志望動機の説得力は増します。企業分析は自己分析と表裏一体の作業なのです。

企業の魅力度や自身の適性を冷静に見極めるため、調査と分析には十分な労力を注ぐ必要があります。採用に向けた大きな足掛かりとなるはずです。

③面接対策に時間をかける

就活の大きな山場である面接は、自己分析と企業分析の成果を発揮する場です。そのため事前の対策が採用に大きく影響するでしょう。まずは想定される質問と回答を準備し、短く簡潔に、自身の魅力を伝えられるような受け答えを心がけます。

その上で、実際の面接を意識した振る舞いの練習も欠かせません。立ち振る舞いやアイコンタクト、話し方など、細かいところまで気をつける必要があります。身なりも面接に相応しいものを選びましょう。

事前に徹底した準備を重ねることで、面接本番でも落ち着いて力を発揮できるはずです。実践を意識した練習に力を入れましょう。

不採用になっても落ち込む必要はない

一度不採用になったからと落ち込む必要はありません。失敗を前向きに捉え、次の機会に活かせばよいのです。まずは不採用の理由をしっかりと聞き、自己改善のヒントを得ましょう。

書類の書き方や面接の受け答え、その他の課題点を見つめ直すチャンスにもなります。

また、就活では経験を重ねるごとに着実にスキルアップできるはずです。複数の企業を受験することで、うまく自分をアピールする力が身につきます。一度の不採用が全てを決めるものではありませんよ。

不採用理由を改善し次回選考に活かしていこう

本記事では、不採用通知をもらった時にその原因を企業に問い合わせても良いのか、また問い合わせる際の例文などを紹介しました。

問い合わせる際は低姿勢で、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。教えてもらった際にはぜひ改善点に活かし、次につなげて下さいね。