内定承諾書の封筒選びと書き方｜サイズ・料金・送付マナー完全ガイド

就活が佳境に入ると、内定をいただいた企業へ提出する内定承諾書の準備が必要になります。特に「封筒の選び方や宛名の書き方」はマナーが問われる部分であり、第一印象を大きく左右します。

この記事では、内定承諾書の提出期限の確認から封筒のサイズや色、宛名の正しい書き方、さらには切手料金や送付時の注意点まで、就活生が迷いがちなポイントを分かりやすく解説します。

内定承諾書とは？

内定承諾書とは、企業からの内定を正式に受け入れる意思を示すための大切な書類です。就活の終盤で手にすることが多いですが、これを理解していないとマナー違反や誤解につながる可能性があります。

ここでは、内定承諾書の基本的な役割や意味を説明し、就活生が安心して対応できるよう整理していきます。

内定承諾書は、企業と学生の信頼関係を確認するための契約に近い書類です。企業にとっては採用活動を終える判断材料となり、学生にとっては入社意思を伝える公式な手段になります。

形式や提出方法を誤ると、印象を損ねる恐れがあるでしょう。基本を押さえてマナーを守ることが、社会人としての第一歩につながります。

内定承諾書の提出期限

内定承諾書は、内定を受け入れる大切な書類であり、期限を守ることは信頼関係を築くうえで欠かせません。遅れるとマナー違反とみなされ、印象を下げてしまう恐れがあります。

ここでは、提出期限を意識するために確認すべきポイントを解説しています。

1. 提出期限は事前に確認しておく
2. 期日内必着で送る
3. 期日に間に合わない場合は延長を依頼する

①提出期限は事前に確認しておく

内定承諾書には、期限が明記されていることが多いですが、場合によってははっきり示されていないこともあります。期限を把握しないまま対応すると、企業に不安を与える結果になりかねません。

承諾書を受け取ったらまずは同封書類を確認し、提出日が書かれているかチェックしてください。もし記載がなければ、採用担当者に問い合わせるのが安心です。

確認を怠ると「入社の意思が弱いのでは」と誤解される可能性もありますが、早めに期限を理解して対応すれば誠実さを伝えられるでしょう。小さな行動でも、社会人としての責任感を示す第一歩になります。

②期日内必着で送る

企業は、学生の入社意思を明確にするために承諾書を求めています。そのため「期日内必着」で届くことが必要です。

郵送は、投函日ではなく到着日が基準となるので、余裕を持ったスケジュールで行動しましょう。たとえば、提出期限が7日後なら、3～4日前には郵便局から発送するのが望ましいです。

ギリギリに出すと、土日や祝日で配達が遅れる危険もあります。期限を意識しながら、余裕を持った対応を心掛けてください。

③期日に間に合わない場合は延長を依頼する

やむを得ない理由から、どうしても期限までに返送できないこともあるでしょう。その場合は黙って遅れるのではなく、必ず事前に採用担当者へ連絡し、期限の延長を相談してください。

理由は正直かつ簡潔に伝え、「〇日までに必ず提出します」と具体的な日付を提示するのが大切です。誠実に対応すれば理解を示してもらえることが多く、トラブルを避けられます。

何も伝えず遅れると、信用を大きく損ないますので注意が必要です。提出期限を守ることが基本ですが、事情がある場合には早めに連絡を取ることで信頼を保てるでしょう。

内定承諾書を送るときの封筒選び

内定承諾書を送る封筒は、採用担当者が最初に目にする部分であり印象を大きく左右します。色やサイズだけでなく、質感や厚さといった要素もマナーの一部です。

ここでは、封筒を選ぶときに意識すべきポイントを解説します。

1. 色は白を選ぶ
2. サイズは角形2号または長形3号を選ぶ
3. 材質や質感はシンプルで無地を選ぶ
4. 封筒の厚さ・強度も考慮する

①色は白を選ぶ

封筒の色は、白を選ぶのが基本です。白は清潔感や誠実さを伝えられるため、ビジネス文書に最も適しています。白封筒は公的機関や企業でも幅広く使われており、社会人として常識的な選択といえるでしょう。

反対に、茶封筒は日常的な事務処理や一時的な保管に使うイメージが強く、重要書類を送るには軽い印象を与えてしまいます。場合によっては「マナーを理解していない」と受け取られることもあります。

見た目の印象が悪いと、承諾書の内容までも軽視されてしまう可能性があるので注意が必要です。無地の白封筒を選ぶことで、無難かつ安心感のある対応ができ、細やかな誠意を示すことにつながります。

色選びは一見小さな点ですが、相手に与える印象を大きく左右する大切な要素です。

②サイズは角形2号または長形3号を選ぶ

承諾書を送る際の封筒サイズは、角形2号か長形3号が一般的です。角形2号はA4用紙を折らずにそのまま入れられるため、書類を折り目なくきれいな状態で届けたい場合に適しています。

一方で、長形3号はA4を三つ折りにして入れるサイズで、ビジネス文書全般に広く使われています。

郵送コストも抑えやすいため、普段から多くの企業で採用される形式です。内定承諾書が三つ折りや四つ折りの状態で送られてきたら、長形3号を使って返信してください。

どちらを選んでも大きなマナー違反にはなりませんが、企業側が封筒サイズを指定している場合は必ず従いましょう。

適切なサイズを選ぶことは、形式を守る意識と社会人としての基本的な配慮を示すものです。些細な違いに見えても、相手への敬意を表す大切な判断基準になります。

③材質や質感はシンプルで無地を選ぶ

封筒の材質や質感も、採用担当者には意外とよく見られる部分です。光沢のある特殊紙や柄入りのデザイン封筒は、カジュアルで個人的な印象を与えてしまい、正式な書類を送るには不適切といえます。

シンプルで無地の紙質を選び、清潔感や真面目さを大切にしてください。安価すぎる封筒は紙が薄く、中身が透けて見える場合があるので避けるのが無難です。

透け防止の加工がある封筒を選ぶと、さらに安心感を与えられるでしょう。こうした細部への配慮は「しっかり準備している人」という印象を生み、信頼にもつながります。

目立つ必要はありませんが、余計な装飾を避け、上品さを意識することが大切でしょう。

④封筒の厚さ・強度も考慮する

内定承諾書は、今後の信頼関係に直結する大切な書類です。そのため、封筒の厚さや強度にも、十分に気を配ることが重要になります。

薄い封筒では輸送中に破れたり、角が折れたりする可能性が高く、受け取る側に雑な印象を与えてしまうことも。

少し厚めで丈夫な封筒を選べば、書類をきれいな状態で届けられるだけでなく、雨や湿気などによる破損リスクも大幅に減らせます。

また、郵送時に複数の書類やクリアファイルを同封する場合でも安心です。文房具店や郵便局で実際に手に取り、強度や手触りを確認してから購入すると良いでしょう。

内定承諾書を送る封筒の書き方

内定承諾書を郵送するとき、封筒の書き方ひとつで相手の印象は変わります。宛名や住所の記載方法を誤ると失礼になり、採用担当者に不安を与えることもあるでしょう。

ここでは、正しい封筒の書き方を分かりやすく紹介します。

1. 宛名は正しい敬称を使う
2. 住所は省略せずに漢数字で書く
3. 裏面左下に日付と差出人を書く
4. 表面左下に赤字で「内定承諾書在中」と記載する
5. のりで封をし封字（〆）を記載する

①宛名は正しい敬称を使う

宛名に用いる敬称は「御中」または「様」が正解です。会社名や部署宛てに送る場合は「御中」、採用担当者の個人名がわかる場合には「様」を使ってください。

たとえば「株式会社〇〇 人事部御中」や「株式会社〇〇 人事部 採用担当 山田太郎様」と記載するのが適切です。「株式会社〇〇様」とすると二重敬称になり誤りなので注意しましょう。

宛名は封筒の中央に大きめに書き、読みやすさを意識してください。文字が小さすぎたり雑だったりすると、誠意が伝わりません。

正しい敬称を使い、見やすく整えた宛名は、細部への配慮や誠実な姿勢を相手に自然と伝えることができるのです。

②住所は省略せずに漢数字で書く

住所は必ず省略せず、正式名称で記載することが求められます。番地や丁目を「1-2-3」と数字とハイフンで書くのではなく、「一丁目二番三号」と漢数字を用いるのが基本です。

たとえば「東京都港区1-2-3」と表記すると略式に見えてしまい、正式なビジネス文書としては不適切とされることがあります。郵便番号や建物名、部屋番号まで省略せずに記載することも重要です。

記載が不十分だと、届かない可能性や誤配のリスクが高まります。正しい住所表記は「雑に扱っていない」「きちんと理解している」という印象につながり、受け取る側に安心感を与えるでしょう。

小さな違いですが、こうした配慮の積み重ねが信頼感を築く大切な要素になります。

③裏面左下に日付と差出人を書く

封筒の裏面左下には、日付と差出人の住所・氏名を必ず書いてください。これによって受け取った相手が「誰から、いつ届いたのか」をすぐ確認でき、管理がスムーズになります。

日付は提出日を記載し、和暦でも西暦でも構いませんが、統一感を意識しましょう。差出人は住所だけでなく大学名や学部名、学科名まで記すとより丁寧です。

たとえば「東京都新宿区〇〇町1丁目2番3号 △△大学□□学部✕✕学科 山田花子」と書くと、どこからの書類かすぐに理解できます。

裏面に記載を忘れると、万一封筒が破損したときに差出人が分からなくなり、承諾書が宙に浮いてしまう可能性も。ちょっとした一手間ですが、トラブル防止にもつながる大切なマナーです。

④表面左下に赤字で「内定承諾書在中」と記載する

表面左下に「内定承諾書在中」と赤字で記載しておくと、受け取った担当者が内容をすぐに判断できます。

ビジネス文書を送るときは中身を明示するのが基本で、赤字で記すことで一目でわかりやすくなるのです。これを省略すると確認に手間がかかり、重要書類の処理が遅れる可能性もあります。

ゴム印を使えば簡単に統一した印字ができますし、手書きでも問題ありません。大切なのは赤色で強調し、左下の定位置に書くことです。

黒や青などの色では目立たず、意味が薄れてしまうため避けてください。受け取り側の利便性を意識するこの工夫は、「相手に配慮できる人物」という印象を与える効果もあるのです。

⑤のりで封をし封字（〆）を記載する

封筒は、必ずのりでしっかりと閉じてください。セロハンテープや両面テープだけで留めると簡易的に見え、正式なビジネス文書の送付にはふさわしくありません。

のりで全体を密着させた上で、封じ目に「〆」と書き添えるのがマナーです。封字は「封をきちんとしました」という意味を持ち、形式的ではありますが信頼を高める効果があります。

記載がないと不安に思う採用担当者もいるため、忘れないようにしてください。また、封筒の端までしっかりとのりを塗らないと途中で開いてしまう危険があるので注意が必要です。

書類が飛び出したり破損したりすると、誠意を欠いているように見えてしまいます。最後の仕上げとして封字を記すことで、細部まで気を配っていることが伝わり、丁寧さや真剣さを自然に示せるでしょう。

内定承諾書を送る封筒に貼る切手・料金の目安

内定承諾書を郵送するときは、封筒の大きさや同封する書類の量で切手料金が変わります。料金を誤ると返送される可能性があり、期限に間に合わなくなることもあるでしょう。

ここでは、封筒ごとの料金や追加料金について解説します。

1. 角形2号封筒に必要な切手料金の目安
2. 長形3号封筒に必要な切手料金の目安
3. 内定承諾書と添え状を同封したときの料金の目安
4. クリアファイルに入れる場合の料金の目安
5. 速達や簡易書留を利用する場合の追加料金の目安

①角形2号封筒に必要な切手料金の目安

角形2号封筒は、A4サイズの書類を折らずにそのまま入れられるため、承諾書をきれいな状態で送れるのが大きなメリットです。料金の目安は、重さ25g以内なら120円、50g以内なら140円。

ただし、A4を折らずに入れると紙の厚みや添え状の追加で重量が増しやすく、想定より料金が高くなることがあります。

自宅のキッチンスケールなどで重さを測っておくと安心ですが、特に不安な場合は郵便局の窓口で計量してもらうのが確実です。

料金不足で返送されると提出が遅れてしまうため、慎重に確認してから投函してください。

②長形3号封筒に必要な切手料金の目安

長形3号封筒は、A4用紙を三つ折りにして入れるビジネスで最も一般的なサイズです。料金は25g以内で84円、50g以内で94円と角形2号より安く済むのが特徴。

コストを抑えたい場合や、企業からサイズの指定がない場合には便利な選択肢でしょう。ただし、三つ折りにすることで書類に折り目がつくため、見た目を重視するなら注意が必要です。

特に、承諾書は契約に準じる重要書類なので、角形2号を推奨する企業も少なくありません。サイズ選びは料金面と書類の扱い方のバランスを考えて決めるとよいでしょう。

③内定承諾書と添え状を同封したときの料金の目安

内定承諾書だけでなく、添え状を一緒に入れるのが一般的です。この場合、重さが増えるため料金も変わる可能性があります。

A4用紙2～3枚程度なら50g以内に収まり140円、長形3号であれば94円で送れるケースが多いでしょう。

さらに大学や企業によっては「履歴書」や「誓約書」など追加書類の同封を求められる場合もあり、簡単に50gを超えてしまうことも珍しくありません。

そのため、必ず郵便局の窓口で重さを確認し、確実に正しい料金を支払って郵送することをおすすめします。

④クリアファイルに入れる場合の料金の目安

クリアファイルに入れて送ると、雨や折れから書類を守れるため安心です。ただし、ファイル自体の厚みや重さが加わるため、料金が上がるケースがよくあります。

たとえば、A4サイズを角形2号封筒にクリアファイルごと入れると、用紙の枚数が少なくても50gを超えて140円以上かかることが少なくありません。

見た目のきれいさを優先するなら有効ですが、コストや料金の変動に注意してください。クリアファイルを使う場合は、必ず郵便局で重さを測ってもらい、不足のない切手を貼って投函するのが安全です。

無理に切手を予想して貼るのではなく、正確な料金を確認することがトラブルを防ぐ一番の方法です。

⑤速達や簡易書留を利用する場合の追加料金の目安

提出期限が迫っている場合や確実に届けたい場合は、速達や簡易書留を利用するのがおすすめです。速達は通常料金に260円、簡易書留は350円の追加料金が必要になります。

角形2号封筒で140円の場合、速達なら400円、簡易書留なら490円。長形3号封筒で94円の場合、速達なら354円、簡易書留なら444円です。

さらに速達と書留を組み合わせることもでき、重要性が高い場合には非常に有効な手段となります。

確かに通常より費用はかかりますが、「期限に間に合わない」「相手に届かない」といったリスクを回避できるメリットは大きいでしょう。

特に、最終的な入社の意思表示である承諾書は、遅延や未着のリスクを避けることが何より大切です。

【例文あり】内定承諾書と一緒に送る添え状（送付状）の書き方

内定承諾書を郵送するときは、添え状（送付状）を添えるのが一般的です。添え状には、送付の理由や同封物の内容を記すことで、受け取る側に安心感を与えられます。

ここでは、添え状に必要な項目や作成のコツ、例文を紹介しましょう。

1. 書くべき基本項目
2. 手書きで書くときのポイント
3. PC作成するときのポイント
4. 添え状の具体的な例文

①書くべき基本項目

添え状に記載すべき項目は、日付、宛名、差出人情報、件名、本文、そして同封物の内容と部数です。これらをそろえることで、相手は文書の趣旨をすぐ理解できます。

件名は「書類送付のお知らせ」と簡潔に書くと分かりやすいでしょう。本文では「内定承諾書をお送りいたしますので、ご査収ください」といった表現を添えると失礼になりません。

形式に沿ってまとめるだけで、誠実さが伝わります。

②手書きで書くときのポイント

手書きの場合は、丁寧で読みやすい字を書くことが大切です。黒の万年筆やボールペンを使い、修正液や修正テープは避けてください。罫線入りの便箋を選ぶと文字が揃いやすく、見た目もきれいです。

多少時間がかかっても、きれいに書くことで、真剣さが相手に伝わるでしょう。心を込めて書くことが、信頼感につながります。

③PC作成するときのポイント

PCで作成する場合は、書式を整えることが重要です。フォントは明朝体やゴシック体など落ち着いたものを選び、文字サイズは本文を10.5～12ポイント程度にすると読みやすくなります。

行間は余裕を持たせ、全体が詰まりすぎないように調整してください。宛名や日付は、体裁を意識して配置すると見栄えが良くなります。整ったレイアウトは、社会人としての信頼感を高めるでしょう。

④添え状の具体的な例文

ここでは、実際に使える添え状の例文を示します。

令和〇年〇月〇日 株式会社〇〇 人事部　採用ご担当者様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名：〇〇〇〇 住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇 電話番号：000-0000-0000 書類送付のお知らせ 拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 本日、内定承諾書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 敬具 【同封物】 ・内定承諾書　1通 以上

このように定型的な表現を用いることで、相手に失礼のない添え状を作成できます。

郵送での内定承諾書の送り方

内定承諾書を郵送するときは、手順を守ることで安心して届けられます。ちょっとした工夫で書類をきれいに保ち、採用担当者に良い印象を与えることができるでしょう。

ここでは、封入方法や出し方など、注意すべき流れを紹介します。

1. 内定承諾書をクリアファイルに入れて折れを防ぐ
2. 添え状（送付状）を一番上にして必要書類を封入する
3. 平日の日中に郵送する
4. ポスト投函でなく郵便局の窓口から郵送する
5. 発送後は到着確認をしておく

①内定承諾書をクリアファイルに入れて折れを防ぐ

承諾書は、企業との信頼関係を形にする大切な書類です。汚れや折れがある状態で届くと「扱いが雑だ」と思われる恐れがあり、印象を下げてしまうでしょう。

そのため、クリアファイルに入れて封筒に収めるのが基本です。特に、角形2号封筒であればA4サイズを折らずに入れられるため、書類を美しい状態で送れます。

さらに、雨の日などの湿気によるヨレや破損も防げるため、安心して投函できるでしょう。見た目のきれいさは相手への誠意の表れであり、細やかな配慮として評価されやすいポイントです。

②添え状（送付状）を一番上にして必要書類を封入する

封筒に入れるときの順番にも気を配りましょう。まず添え状を一番上に置き、その下に内定承諾書や他の必要書類を重ねるのが正しい方法です。

受け取った側は封を開けた瞬間に添え状を目にし、中身がすぐに分かります。逆に、承諾書がいきなり出てくると「手順に配慮がない」と感じられる可能性があります。

添え状があることで、送付の趣旨や同封物が整理され、確認作業がスムーズになるのです。小さな工夫ですが、こうした配慮が社会人としての基本的なマナーにつながります。

③平日の日中に郵送する

承諾書を出すタイミングも重要です。郵便物は、平日の日中に差し出すと集荷や配達がスムーズに行われ、企業にも早く届きます。

逆に、夜間や休日に投函すると、回収までに時間がかかり、到着が遅れる恐れがあるでしょう。特に、提出期限が決まっている場合には、余裕を持って平日午前中など早い時間帯に出すのが理想です。

たとえ期日までに数日余裕があっても、ギリギリに投函すると予期せぬ遅延で間に合わないリスクがあります。早めの行動は「責任感がある人」という印象にもつながるでしょう。

④ポスト投函でなく郵便局の窓口から郵送する

大切な内定承諾書はポストに入れるのではなく、郵便局の窓口から出すのが確実です。窓口ではその場で重さを測ってもらえるため、料金不足で返送されるリスクがありません。

さらに、速達や簡易書留などの追加オプションも選べるので、確実に届けたい場合には特に安心です。ポスト投函だと万一のトラブルに対応しづらいため、正式な書類を扱うときには避けた方が良いでしょう。

担当者に確実に届くことを最優先に考えるなら、窓口利用がベストな方法です。

⑤発送後は到着確認をしておく

書類を送った後は、きちんと届いたか確認することまでが一連のマナーです。簡易書留や特定記録を利用すれば、追跡番号で配送状況を確認できるため、万一の未着にも早く対応できます。

確認をしないまま放置すると、実は届いていなかったという事態に気づかず、期日を過ぎてしまう恐れがあるでしょう。

場合によっては、企業に電話で「本日承諾書を郵送しましたので、到着次第ご確認ください」と一言伝えるのも丁寧でしょう。

最後まで責任を持って対応する姿勢が、社会人としての信頼を高める行動になります。

メールでの内定承諾書の送り方

内定承諾書は郵送が一般的ですが、企業によってはメールで提出を求められることもあります。形式を誤ると失礼になるため、正しい準備とマナーを守ることが大切です。

ここでは、送信前の確認から添え状の例文まで、安心して送るための流れを解説します。

1. メール送信前に企業から提出方法を確認する
2. 内定承諾書のファイル形式はPDFに変換する
3. 送信は営業時間内（平日9〜18時）に行う
4. 添え状の具体的な例文

①メール送信前に企業から提出方法を確認する

まず最初に確認すべきは、企業が求めている提出方法です。基本的に内定承諾書は郵送を前提とする企業が多く、独断でメール送信するとマナー違反と判断されかねません。

そのため、事前に「内定承諾書の提出方法について、メールでの送付でもよろしいでしょうか」と確認することが大切です。

問い合わせをしておけば、企業のルールに沿った形で提出でき、余計なトラブルや再提出の手間を避けられます。特に、大切な契約に関わる書類なので、独断で行動せず必ず確認してから対応してください。

②内定承諾書のファイル形式はPDFに変換する

書類を送るときの形式にも、細かい配慮が必要です。WordやExcelのまま送付すると、相手の環境によって文字化けやフォントの違いからレイアウトが崩れる恐れがあります。

こうした不具合は担当者に余計な手間をかけることになり、印象を損ねる原因になるでしょう。そのため、必ずPDF形式に変換して送るのが基本です。

また、ファイル名は「内定承諾書_氏名.pdf」と具体的かつ簡潔にすると、企業側が後から探しやすくなります。小さな工夫ですが、ファイル管理のしやすさも評価されるポイントです。

③送信は営業時間内（平日9〜18時）に行う

メールを送る時間帯も、重要なマナーのひとつです。早朝や深夜に送信すると「非常識だ」と受け取られることがあり、たとえすぐに確認してもらえたとしても、無用な不信感を与える可能性があります。

最も適切なのは、平日の9時〜18時の間に送信することです。この時間帯なら担当者が業務中に受け取り、すぐに対応できるため処理がスムーズに進みます。

また、提出期限の当日や直前に送るのではなく、余裕を持って数日前までに送信するのが理想的です。時間にゆとりを持つことで安心感を持って対応できるでしょう。

④添え状の具体的な例文

以下は、メールに添える簡潔な例文です。

件名：内定承諾書の送付について（氏名） 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 内定承諾書を添付いたしましたので、ご確認ください。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 氏名（◯◯◯◯） △△学校 □□学部 ✕✕学科 メールアドレス：◯◯◯◯ 電話番号：000-0000-0000 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

このように署名を加えておくと、相手がすぐに連絡でき、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

内定承諾書提出後に内定辞退はできる？

内定承諾書を提出したあとでも辞退できるのか、不安に思う人は多いでしょう。ここでは、辞退が可能であることを前提に、連絡の方法や注意点を整理しました。

正しい手順を知っておくことで、トラブルを防ぎ、誠意を持った対応につながります。

1. 提出後でも内定辞退は可能である
2. 辞退を決断したらできるだけ早く連絡する
3. 連絡方法はメールよりも電話を選ぶ
4. 辞退理由は簡潔かつ誠実に伝える
5. 辞退によるペナルティやトラブルの可能性を理解しておく

①提出後でも内定辞退は可能である

内定承諾書をすでに提出していても、辞退は法的に認められています。承諾書には契約のような拘束力はなく、企業が強制的に入社を迫ることはできません。

ただし、辞退の仕方を誤ると「信頼を裏切った」と受け止められる可能性があり、その後の関係性に悪影響を及ぼすこともあります。

そのため、単に「辞退できる」と安心するのではなく、誠意を持った言葉と態度で臨むことが重要です。落ち着いた対応を意識すれば、必要以上に悪い印象を残さずに済むでしょう。

②辞退を決断したらできるだけ早く連絡する

辞退を決めた場合は、できるだけ早く企業に連絡するのがマナーです。連絡が遅れると企業は採用計画を立て直さなければならず、次の候補者に案内を出す時期にも影響が出ます。

採用担当者にとっては余計な手間や調整の負担となり、不信感につながるおそれもあるでしょう。迷っている間に時間が過ぎ、期日ぎりぎりに伝えるのは避けてください。

決断した時点で速やかに連絡することで、相手への迷惑を最小限に抑え、誠実さを示せます。

③連絡方法はメールよりも電話を選ぶ

辞退の連絡をする際は、メールよりも電話を選ぶのが基本です。メールは便利ですが、画面越しの文章では感謝や申し訳なさといった気持ちが伝わりにくく、冷たい印象を与えることがあります。

また、担当者が忙しい場合は確認が遅れ、行き違いが起こる可能性もあるでしょう。電話なら直接声で伝えられるため、誠意や真剣さが伝わりやすくなります。

どうしても担当者と時間が合わないときは、先にメールで事情を知らせ、その後あらためて電話で謝意を伝えるとより丁寧です。

④辞退理由は簡潔かつ誠実に伝える

辞退の理由は、長々と説明する必要はありません。むしろ、詳しく言いすぎると余計な誤解を招いたり、不自然な印象を与えることがあります。

たとえば「他社の内定を承諾したため」「進路の方向性を変更することにしたため」といった短い表現で十分です。重要なのは、嘘をつかず誠実に伝えることです。

取り繕った理由はかえって疑念を生み、相手を不快にさせる可能性もあるでしょう。簡潔でありながら真心のこもった言葉を選ぶことが、円満な辞退につながります。

⑤辞退によるペナルティやトラブルの可能性を理解しておく

辞退をしたからといって、法的に罰則を受けることはありません。ただし、企業に迷惑をかけるのは事実です。

採用活動には時間や費用がかかっているため、担当者によっては不快に感じる場合もあるでしょう。そのため、辞退の際は感謝の気持ちと謝意をしっかり伝えることが欠かせません。

また、対応が雑だったり無礼な態度を取ったりすると「マナーが欠けている人」という印象が残り、将来的に業界内で評判に影響する可能性もあります。

誠実に対応すれば、必要以上のトラブルに発展することはほとんどなく、信頼を損なわずに関係を終えることができるでしょう。

内定承諾書に関するよくある質問

内定承諾書については、多くの学生が同じような疑問を持ちます。封筒の準備から保証人の扱い、提出後の就活継続の可否まで、知っておかないと不安になることが多いでしょう。

ここでは、代表的な質問を取り上げ、誤解を避けて安心して対応できるように解説します。

1. 市販の封筒やコンビニの封筒でも使える？
2. 内定承諾書の保証人は誰でも大丈夫？
3. 内定承諾書提出後に就活を続けてもよい？

①市販の封筒やコンビニの封筒でも使える？

市販やコンビニで購入した封筒を使っても、差し支えありません。ただし、選ぶ際にはビジネスマナーを意識する必要があります。

特に、茶封筒や柄入りのカジュアルなデザインは、重要書類にふさわしくないと判断されるでしょう。白無地のビジネス用封筒を選び、サイズは角形2号や長形3号を基準にすると安心です。

安価な封筒でも、紙質が薄すぎず中身が透けないものを選べば問題ありません。宛名や住所を丁寧に記載すれば、印象を損なうことはないでしょう。

②内定承諾書の保証人は誰でも大丈夫？

保証人は誰でもよいわけではなく、通常は両親のどちらかに依頼するのが一般的です。企業によっては「親権者」「法定代理人」など明確に指定されることがあり、その場合は必ず指示に従ってください。

両親が難しい場合でも、祖父母や後見人といった親族であれば対応できるケースもあります。ただし、友人や知人に依頼すると認められない可能性が高く、再提出を求められるリスクもあります。

迷う場合は、事前に企業へ確認しておくと安心でしょう。

③内定承諾書提出後に就活を続けてもよい？

内定承諾書を提出したあとでも、法律上は就職活動を続けることが可能です。

しかし、承諾書を出す行為は「その企業に入社します」という意思表示であるため、複数社へ同時に提出するのは避けなければなりません。

もし、進路を変更したい場合には、まず承諾済みの企業へ誠実に辞退の連絡を入れることが大切です。二重承諾は信頼を大きく損ない、社会人としての評価にも影響します。

どうしても就活を続けたい場合は、誠意ある対応を徹底したうえで判断してください。

内定承諾書と封筒対応の総仕上げ

内定承諾書を正しく提出することは、就職活動の最終段階で信頼を得る大切なポイントです。

提出期限を守ること、白無地で適切なサイズの封筒を選ぶこと、宛名や住所を丁寧に記すことは、社会人としての基本的なマナーといえるでしょう。

さらに、切手料金や添え状の書き方、郵送・メールでの送り方まで確認すれば、安心して提出できます。提出後の辞退やトラブルについても理解しておけば、万が一の時に落ち着いて対応できるでしょう。

正しい知識と手順を踏むことで、企業に良い印象を与え、スムーズに入社への一歩を進められるでしょう。