内定通知の電話に備える受け答え完全ガイド

「内定の電話って、どんな風にかかってくるのだろう？」 就活の最終局面である内定通知は、多くの学生にとって緊張の瞬間です。特に電話での受け答えは、企業に与える印象を大きく左右します。

そこで本記事では、内定通知の電話の受け答えに必要な準備や基本マナー、承諾・保留・辞退の例文までを詳しく解説します。

就活における内定通知は電話が主流？

就活中、「内定はどうやって知らされるのか」と不安に感じる学生は少なくありません。電話連絡が主流だと知ると、驚きや戸惑いを覚える人もいます。

事前に内定通知の一般的な流れや連絡方法を知っておけば、落ち着いて対応できるでしょう。実際には、多くの企業が電話で内定を伝えています。

電話を使う理由は、学生の反応を直接確認できたり、その場で質問や意思確認を行えたりするからです。企業側の誠意や熱意を伝える意図も含まれています。

さらに、電話は学生の対応力や礼儀を確認する機会にもなります。急な着信でも丁寧に受け答えできるかどうかが、社会人としての素養を測る基準の一つです。

電話の後には、多くの場合、メールや書面で正式な通知が届きます。手続きは電話だけで終わらないため、次の指示を待ちつつ冷静に対応する姿勢が求められるでしょう。

内定を正式に承諾するまでの流れ

就活を終えるにあたって、「内定が出たら何をすればいいのか」「承諾するにはどんな手続きが必要か」など、不安に思う学生は少なくありません。

ここでは、内定通知を受けてから正式に承諾するまでの一般的な流れをわかりやすく解説します。

1. 内定通知を受け取る
2. 承諾・保留・辞退の意思を決める
3. 企業に電話で意思を伝える
4. メールでも改めて意思を伝える
5. 内定承諾書を提出する

① 内定通知を受け取る

企業からの内定通知は、電話やメールなどの手段で連絡が入るのが一般的です。どの方法であっても、まずは「ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えるのが社会人としての基本対応となります。

内定の連絡を受けたからといって、すぐに承諾や辞退を伝える必要はありません。

まだ気持ちが固まっていない場合は、「少しお時間をいただけますでしょうか」などと丁寧に伝えれば、冷静に検討する時間を確保できます。

また、口頭での内定通知の後には、メールや書類などで正式な案内が届くのが一般的です。通知内容の確認や今後の手続きに関わる大切な情報が含まれているため、しっかりと目を通すようにしましょう。

② 承諾・保留・辞退の意思を決める

内定の連絡を受けたら、入社するかどうかの意思決定をする必要があります。すぐに答えるのが不安な場合でも、ほとんどの企業は数日から1週間ほどの猶予を設けているため、落ち着いて判断しましょう。

承諾する際には、勤務地や企業文化、自分の将来像などを踏まえたうえで納得して決めることが重要です。一方で保留したい場合は、「○日までにご連絡します」と期限を伝えることで、誠意を示せます。

辞退する場合でも、感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な表現で伝えることがマナーです。後悔のない選択ができるよう、自分の考えを整理しておきましょう。

③ 企業に電話で意思を伝える

意思が決まったら、まず電話で企業に連絡しましょう。電話はすぐに相手へ気持ちを伝えられる手段として、ビジネスマナー上でも望ましい方法です。

承諾する場合は、「ぜひ御社に入社したいと考えております」とはっきり伝えましょう。

保留や辞退の場合は、「誠に申し訳ありませんが」と前置きしたうえで、簡潔に理由を添えると良い印象を与えられます。

もし電話に出られなかった場合は、着信があった番号にできるだけ早く折り返すようにしてください。あらかじめ話す内容をメモしておくと、緊張しても落ち着いて対応できるでしょう。

感謝の気持ちを忘れずに、丁寧に話すことが大切です。

④ メールでも改めて意思を伝える

電話での連絡を終えたら、メールでも改めて意思を伝える必要があります。これは記録として残るものであり、ビジネスマナーとしても欠かせません。

件名には「内定承諾のご連絡」や「内定辞退のご連絡」など、用件が明確にわかる表現を使いましょう。本文では電話で伝えた内容を簡潔にまとめて、正式な文面として再確認の意思を示してください。

特に承諾の場合は、「貴社からの内定を正式に承諾いたします」という一文を必ず入れておくと安心です。誤字脱字や言い回しに注意し、読みやすく丁寧なメールを心がけてください。

⑤ 内定承諾書を提出する

最後のステップとして、企業に内定承諾書を提出します。これは法的な拘束力はないものの、「入社の意思を文書で示す」大切な書類です。

企業から指定されたフォーマットに署名・捺印し、期日までに返送する必要があります。提出が遅れると印象が悪くなるため、書類が届いたらすぐに対応しましょう。

記入ミスや漏れがないかを確認し、丁寧な文字で記入することが信頼感につながります。返信用封筒の使用や郵送方法など、細かい部分にも気を配ることが社会人としての第一歩になります。

電話での内定通知に備えて準備しておくべきこと

内定の連絡は突然電話でかかってくることが多く、事前の準備が不十分だと焦ってしまうものです。落ち着いて対応するには、心構えと環境の整備が欠かせません。

ここでは、内定通知の電話にしっかり対応するために、あらかじめしておくべき準備を紹介します。

1. いつ電話がかかってきても良いように心構えをしておく
2. 着信にすぐ気づけるようスマートフォンの設定を見直しておく
3. 静かな場所で対応できる環境を整えておく
4. メモ帳とペンを手元に用意しておく
5. 留守番電話の設定を確認しておく

① いつ電話がかかってきても良いように心構えをしておく

内定通知の電話にしっかり対応するためには、あらかじめ通話しやすい静かな場所を確保しておくことが大切です。

自宅や静かな個室などで受けられるよう、面接後の期間は予定を調整しておくと安心です。

外出が避けられない場合でも、「この時間帯は電話が来るかも」と予想できるタイミングでは、あらかじめ会話に集中できる場所を見つけておくと良いでしょう。

周囲の状況に配慮した場所選びは、誠実な姿勢として企業にも伝わります。 事前準備の一環として意識しておくと、落ち着いた対応がしやすくなります。

② 着信にすぐ気づけるようスマートフォンの設定を見直しておく

企業からの電話を逃さないためには、スマートフォンの着信設定を見直しておく必要があります。マナーモードやサイレント設定のままだと、着信に気づかずチャンスを逃してしまうかもしれません。

バイブレーションの強さや通知音量を確認し、気づきやすい設定にしておきましょう。また、知らない番号からの着信にも気づけるよう、迷惑電話ブロック機能の設定にも注意が必要です。

スマートフォンの設定を少し工夫するだけで、大切な電話を確実に受け取ることができるようになります。

③ 静かな場所で対応できる環境を整えておく

内定通知の電話は短時間で終わることが多いですが、内容はとても重要です。周囲がうるさいと聞き取りづらくなり、うまく会話ができなくなる恐れがあります。

できるだけ自宅や個室など、静かな場所で対応できるようにしておきましょう。もし外出中で騒がしい環境だった場合は、無理にその場で出ずに、落ち着いて折り返すのも選択肢です。

静かな場所で丁寧に対応すれば、企業からの印象も良くなるはずです。

④ メモ帳とペンを手元に用意しておく

内定通知の電話では、提出書類や承諾期限など大切な情報が伝えられるため、あらかじめメモ帳とペンを用意しておくことをおすすめします。

特にスマートフォンで通話する場合、メモアプリは操作しづらいこともあるため、紙のノートや付箋などを手元に置いておくと安心です。

また、事前に「内定連絡」などの見出しを書いておくと、内容ごとに整理して記録しやすくなります。慌てず冷静にメモを取れるよう、物理的な準備を整えておくことがポイントです。

⑤ 留守番電話の設定を確認しておく

もし電話に出られなかった場合でも、留守番電話がきちんと設定されていれば、企業からのメッセージをあとから確認できます。

設定が無効になっていたり、録音できる時間が短すぎたりすると、内容を確認できない可能性があるでしょう。あらかじめ留守電の設定を確認し、録音メッセージの長さや保存期間も見直しておくと安心です。

万が一に備えて準備をしておけば、機会を逃さずしっかり対応できるでしょう。

内定通知の電話での受け答えに必要な基本マナー

就職活動のなかでも、企業からの内定通知の電話はとても重要な連絡のひとつです。

突然かかってくることもあるため、あわてて対応してしまいがちですが、落ち着いてマナーを守った受け答えができると好印象につながります。

ここでは、電話対応の際に押さえておきたい基本マナーを具体的に紹介します。

1. 第一声で名乗ってから会話を始める
2. 丁寧な言葉遣いで対応する
3. 落ち着いたトーンで話すよう心がける
4. 話の途中で被せず、最後まで聞く姿勢を持つ
5. 大切な情報は復唱して確認する
6. 電話の切り方にも気を配る

① 第一声で名乗ってから会話を始める

電話に出た際は「はい」だけで終わらせず、自分の名前を最初に伝えてください。たとえば、「はい、○○大学の○○です」と名乗ると、相手がすぐに誰につながったのかを把握しやすくなります。

企業の担当者は複数の応募者とやり取りしていることが多いため、名乗ることは非常に重要です。明るくはっきりとした声で名乗ると、相手に安心感も与えられるでしょう。

緊張していても最初のひと言を丁寧に伝えるだけで、会話の流れが落ち着きます。意識して実践してみてください。

② 丁寧な言葉遣いで対応する

電話では相手の表情が見えないため、言葉づかいが第一印象を決める重要な要素になります。敬語を正しく使い、丁寧な言い回しを意識しましょう。

たとえば、「わかりました」ではなく「承知しました」や、「ありがとうございます、恐れ入ります」といった表現に置き換えると印象が良くなります。

言い間違えた場合は、あわてずに言い直せば問題ありません。敬意が伝わる姿勢こそが、もっとも大切なポイントです。普段から練習しておくと、本番でも自然に使えるようになります。

③ 落ち着いたトーンで話すよう心がける

内定の電話を受けると、つい嬉しさや緊張で声が上ずってしまうかもしれませんが、落ち着いた声で話すことが信頼感につながります。

慌てた口調では聞き取りにくく、相手に不安を与えるおそれもあるため、ゆっくりとした口調を意識しましょう。とくに大事な内容を確認するときには、落ち着いて話すことが重要です。

電話を受ける前に軽く深呼吸するだけでも、落ち着きを保ちやすくなります。あらかじめ準備しておくと安心です。

④ 話の途中で被せず、最後まで聞く姿勢を持つ

電話では話すタイミングがずれやすいため、相手の言葉をさえぎらず、最後まできちんと聞く姿勢が大切です。相手の話が終わるのを待ってから返答すると、落ち着いた印象になります。

焦って自分の意見を言わず、まずは聞くことに集中してください。適度に「はい」や「承知しました」と相づちを打ちながら、相手の話をしっかり受け止めましょう。それだけで誠実な印象を残せます。

⑤ 大切な情報は復唱して確認する

電話では情報の聞き間違いや勘違いが起きやすいため、重要な内容は復唱して確認することが必要です。

たとえば、書類の提出期限や面談日程などについて、「○月○日までに提出すればよろしいでしょうか」といった形で確認しましょう。

自分の理解が合っているかを確認する姿勢が、相手への信頼感にもつながります。確認されることで、企業側も安心できるはずです。

⑥ 電話の切り方にも気を配る

最後まで丁寧に対応するためには、電話の切り方にも注意が必要です。感謝の気持ちをしっかり伝えたうえで、相手が切ったことを確認してから受話器を置くようにしましょう。

「本日はご連絡いただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」と伝え、一呼吸おいてから静かに電話を切ってください。急に切ってしまうと、そっけない印象を与えてしまいます。

電話の終わりこそ丁寧に対応することで、より良い印象を残せます。

内定通知の電話での受け答え例文【承諾・保留・辞退】

内定の電話を受けたとき、嬉しさのあまりうまく対応できるか不安になる方も多いはずです。ここでは、承諾・保留・辞退といった状況別に、電話での正しい受け答え例文をご紹介します。

1. 内定を承諾する場合の受け答え例文
2. 内定を保留する場合の受け答え例文
3. 内定を辞退する場合の受け答え例文

① 内定を承諾する場合の受け答え例文

内定の電話を受けたとき、嬉しい気持ちをどう表現すればいいか迷う方は多いです。ここでは、誠実さと感謝をしっかり伝えるための例文をご紹介します。

《例文》

お電話ありがとうございます。○○大学の△△です。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ぜひ御社で働かせていただきたいと思っており、内定をありがたくお受けいたします。入社までに必要な準備や、今後のスケジュールについて改めてご教示いただけますと幸いです。 それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

《解説》
内定承諾の電話では、「感謝」と「意思表示」の2点が大切です。余計な言葉は入れず、素直な気持ちを落ち着いて伝えるのが成功のポイントです。

② 内定を保留する場合の受け答え例文

複数の企業から内定をもらったとき、どの会社に決めるか悩むこともあります。ここでは、失礼のない形で内定の返事を保留するための受け答え例文をご紹介します。

《例文》

お電話ありがとうございます。○○大学の△△です。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変光栄ではございますが、人生の大きな選択となるため、慎重に検討させていただきたく、少しお時間をいただけますでしょうか。 ご迷惑をおかけし恐縮ですが、○月○日までに必ずご連絡いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

《解説》
保留を伝える際は、感謝の気持ちとともに「いつまでに返答するか」を明確にするのが重要です。誠実さを意識すれば好印象を残せます。

③ 内定を辞退する場合の受け答え例文

第一志望の企業からの内定を後日受けた場合など、他社の内定を辞退する場面は少なくありません。ここでは、相手に失礼のない丁寧な辞退の伝え方を例文でご紹介します。

《例文》

お電話ありがとうございます。○○大学の△△です。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変ありがたいお話ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、他社で働くことを決意いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に恐縮ですが、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。 これまでのご対応に深く感謝申し上げますとともに、貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

《解説》
辞退の連絡では、感謝とお詫び、そして決断の理由を簡潔に伝えるのがポイントです。誠意を込めた言葉選びを心がけましょう。

内定通知の電話に出られなかったときの対応方法

就活中に企業からの内定通知の電話に出られなかった場合、落ち着いて適切に対応することが大切です。焦って間違った行動を取ってしまうと、印象が悪くなるおそれもあります。

ここでは、電話に出られなかったときに取るべき行動を3つの視点から解説します。

1. 適切な時間帯に折り返す
2. 番号不明の場合は企業に問い合わせる
3. 留守電があれば内容を確認する

① 適切な時間帯に折り返す

内定通知の電話に出られなかった場合、できるだけ早く折り返すのが基本です。ただし、時間帯には気をつけましょう。早朝や夜遅くは迷惑になりかねません。

一般的に、平日の10時から17時の間が最も無難とされています。この時間内に折り返すことで、担当者が対応しやすくなり、話がスムーズに進みやすくなるでしょう。

もし折り返してもつながらない場合は、留守番電話に伝言を残したり、メールで「先ほどお電話いただきました〇〇大学の〇〇です。折り返しご連絡いたします」と丁寧に伝えたりするようにしてください。

落ち着いて誠実な対応を心がけることで、印象を損ねることなくやり取りを進められるはずです。

② 番号不明の場合は企業に問い合わせる

着信履歴に表示された番号が不明だったり、非通知でかかってきたりした場合、誰からの連絡か分からず戸惑うこともあります。

このようなときは、むやみに折り返すのではなく、企業の代表番号や人事担当者のメールアドレスなど、公式な連絡先を通じて確認を取りましょう。

連絡文の例としては、「本日、不明な番号から着信がありました。御社からのご連絡でしたら、折り返し対応させていただきたく存じます」といった内容が適しています。

誤って他の企業や関係のない相手に連絡してしまうリスクを避けるためにも、丁寧で慎重な確認が大切です。

③ 留守電があれば内容を確認する

スマートフォンの設定によっては、留守番電話が自動的に録音されている場合があります。内定通知の電話だったとき、その内容を正確に確認することはとても重要です。

たとえ簡単なメッセージでも、誰からどのような用件でかかってきたのかがわかるだけで、その後の対応がスムーズになります。内容を確認したうえで、改めて丁寧に折り返しの連絡を入れましょう。

焦ってすぐにかけ直すのではなく、伝言の内容をメモに取り、落ち着いて対応することが望まれます。

もしメッセージが残っていなかった場合でも、推測で動かず、前述の方法で確認を取るようにしてください。

内定通知の電話が来ない場合の対処法

内定の電話を待っているのに、なかなか連絡が来ないと不安になるものです。とはいえ、焦って何度も連絡を取ろうとすると、かえって悪印象につながるおそれがあります。

まずは状況を整理し、適切なタイミングと方法で行動することが大切です。ここでは、内定の電話が来ない場合に取るべき対処法を紹介します。

1. 一定期間が過ぎたら電話で問い合わせる
2. メールで丁寧に状況確認をする
3. 連絡がつかない場合は対応を見直す

① 一定期間が過ぎたら電話で問い合わせる

内定の連絡が来る時期は企業によって異なりますが、最終面接から1週間以上たっても何も連絡がない場合は、こちらから問い合わせても問題ありません。

電話をかけるのは緊張するかもしれませんが、時間帯や言葉遣いに気をつけて丁寧に話せば、印象が悪くなることはないでしょう。かける際は、平日の業務時間内を選ぶのが基本です。

たとえば「○月○日に最終面接を受けた○○大学の○○と申します。内定に関するご連絡について確認させていただきたく、お電話いたしました」と、簡潔に伝えてください。

不安で動けなくなるよりも、自分から連絡するほうが状況を前に進めやすくなります。

② メールで丁寧に状況確認をする

電話が難しい場合や、相手の都合を配慮したいときには、メールでの確認も選択肢のひとつです。メールには相手の手を煩わせにくく、冷静に伝えたいことを書けるというメリットもあります。

まず、件名には「内定通知に関するご確認（○○大学・氏名）」などと記載しましょう。

本文では「○月○日に最終面接を受けました○○大学の○○と申します。面接から数日経過しましたが、ご連絡をいただいておりません。現在の状況についてお伺いできればと思い、ご連絡差し上げました。」

といったように、丁寧な言葉で記述しましょう。催促にならないように注意し、あくまで確認という姿勢で伝えることが信頼を損ねないコツです。

③ 連絡がつかない場合は対応を見直す

電話にもメールにも反応がない場合、企業側の事情だけでなく、自分側にも見落としがないか確認してみてください。

たとえば、迷惑メールフォルダに振り分けられていたり、着信に気づかなかったりするケースもあります。メールアドレスや電話番号に間違いがなかったか、今一度見直してみましょう。

また、企業の採用スケジュールが変更された可能性もあるため、公式サイトやSNSなどで最新の情報をチェックすることも有効です。

それでも連絡がまったく取れないようであれば、他社の選考への影響も考え、対応方針を見直す必要があります。選考辞退も含め、次の行動を前向きに検討してみてください。

内定通知の電話での受け答えで注意すべきポイント

就職活動中、企業からの内定通知は電話で届くことが多く、その際の受け答えが今後の印象を左右する場合があります。事前に準備しておくことで、落ち着いて対応できるでしょう。

ここでは、内定通知の電話における注意点をわかりやすく紹介します。

1. 騒がしい場所で通話して聞き逃すのを防ぐ
2. メモを取り忘れて情報を失うのを防ぐ
3. 折り返しが遅れて印象を下げないようにする
4. 電池切れや圏外で通話できない事態を避ける
5. 緊張で言葉が出ないときに備える
6. スピーカーやイヤホンの音質に注意する

① 騒がしい場所で通話して聞き逃すのを防ぐ

実際に電話がかかってきたとき、騒がしい場所で無理に出てしまうと、企業名や重要な説明を聞き逃してしまうリスクがあります。

電車内・カフェ・通話の反響が大きい場所などでは、自分も集中できず、適切に受け答えするのが難しくなるでしょう。

そのような場合は、無理に出ずに静かな場所に移動してから折り返す方が、結果として誠実な対応になります。

落ち着いた環境で丁寧に対応することが、信頼感のある印象につながるでしょう。

② メモを取り忘れて情報を失うのを防ぐ

内定通知の電話では、今後の流れや手続き、説明会の日程など、覚えておくべき重要な情報が次々と伝えられることがあります。

その場で全てを記憶するのは難しく、緊張で聞き逃してしまう可能性もあるでしょう。そんなときこそ、事前に用意しておいたメモ帳やペンが役立ちます。

話の要点だけでもメモしておけば、後で冷静に内容を確認できます。また、仮にその後のフォロー連絡（メールなど）が届かない場合でも、メモがあれば困ることはありません。

大切な情報を確実に残すためにも、「聞きながらメモを取る」ことを意識して対応しましょう。

③ 折り返しが遅れて印象を下げないようにする

電話に出られなかったときは、できるだけ早く折り返すことが大切です。折り返しが遅くなると、企業に「熱意がない」と思われてしまうかもしれません。

目安としては、2〜3時間以内に連絡を取るのが望ましいです。すぐに通話できない状況なら、まずはメールで「折り返します」と一報を入れておくと丁寧な印象になります。

迅速な対応が、信頼される学生としての評価につながるでしょう。

④ 電池切れや圏外で通話できない事態を避ける

内定通知の電話は、予告なくかかってくることがよくあります。そんなときにスマートフォンの電池が切れていたり、圏外だったりすると、せっかくのチャンスを逃してしまいかねません。

日ごろからバッテリー残量をチェックし、外出時はモバイルバッテリーを持ち歩くと安心です。また、建物の奥や地下など電波が弱い場所では、連絡が来そうな時間帯は避けたほうがよいでしょう。

基本的な準備が、思わぬトラブルを防いでくれます。

⑤ 緊張で言葉が出ないときに備える

突然の内定通知に驚いて、言葉が詰まってしまうこともあります。緊張して無言になると、相手に不安を与えてしまうかもしれません。

そんなときのために、あらかじめ返答の例を用意しておくと安心です。

たとえば「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」といった基本的なフレーズを練習しておくと、落ち着いて対応できるようになります。伝えたいことを紙に書いておくのも有効でしょう。

⑥ スピーカーやイヤホンの音質に注意する

スピーカー機能やイヤホンを使って電話を受ける人も多いですが、これらは音質が不安定なことがあります。

特にBluetoothイヤホンは接続が途切れたり、雑音が入ったりすることがあるため注意が必要です。内定通知のような大切な電話は、できるだけスマートフォン本体で直接受けたほうが安全でしょう。

もしイヤホンで音が途切れたら、すぐに本体通話に切り替えましょう。通話機器の状態を事前に確認しておくことが、トラブルの回避につながります。

内定通知の電話対応を成功させるためのポイント

就活終盤における内定通知の電話対応は非常に重要であり、応募者の印象を左右する場面です。特に電話でのやり取りは、誠実さや社会人としての姿勢を示す機会となります。

企業が電話で内定を伝えるケースは多く、予期せぬタイミングで連絡が入ることもあるでしょう。そのため、事前に心構えを整え、冷静に受け答えできる準備をしておく必要があります。

電話を受けた際には、内定を承諾するか保留にするか辞退するかを明確に伝えることが求められるでしょう。さらに、電話に加えてメールや書類など複数の手段で意思表示を行うのが一般的です。

スムーズに対応するためには、静かな場所の確保やスマートフォン設定の確認、メモの準備が効果的になります。第一声での名乗り方や丁寧な言葉遣い、復唱による確認など、基本的なマナーも意識しましょう。

出られなかった場合には速やかに折り返し、一定期間連絡がない際は問い合わせが必要です。準備と心の余裕を持つことが、内定通知の電話を成功へと導く鍵になります。