履歴書のコピーNG？理由や作成・印刷方法も解説

「履歴書って、一度書いたらコピーして使い回してもいいのかな…？」

就活を進める中で、そんな疑問を抱いたことがある方も多いのではないでしょうか。

確かに毎回一から作るのは手間ですが、実は履歴書をコピーして使い回すのは基本的にNGとされています。その理由を知らずに提出すると、志望度の低さや誠意のなさを疑われてしまうことも…。

そこで本記事では、なぜコピー提出がよくないのか、パソコンや手書きでの作成・印刷のポイント、そしてコピーを取っておくべき場合の活用法まで詳しく解説します。

効率と丁寧さを両立させたい就活生に役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

履歴書をコピーして提出するのはダメ？

履歴書のコピーをそのまま提出するのは基本的に避けたほうがよいです。使い回しだと判断されると、企業に対する本気度が伝わらず、選考でマイナスに働くこともあるでしょう。

コピーされた履歴書には、志望先ごとの個別対応が感じられず、「誰にでも同じものを送っているのでは」と思われかねません。

さらに、コピーによる印刷品質の低下やレイアウトのズレが目立つと、見た目にも手抜きな印象を与えてしまう可能性があるでしょう。

たとえ面倒に感じても、履歴書は企業ごとにしっかり作成することが、誠意と熱意を示す最善の方法です。

履歴書のコピーがNGとされる理由

履歴書を何社分も用意するのは手間がかかるため、「コピーして使い回してもいいのでは」と考える人もいるでしょう。

しかし、それには思わぬリスクがあります。

ここでは、履歴書のコピー提出がNGとされる理由を具体的に紹介しています。

1. 志望動機や自己PRが企業に合っていないと評価が下がるため
2. 入社意欲が疑われるため
3. 誠意が感じられないと思われるため
4. 採用担当者が複数企業への提出を見抜くことがあるため
5. 著作権・商標権侵害になるケースがあるため

①志望動機や自己PRが企業に合っていないと評価が下がるため

企業ごとに求める人物像や業務内容は大きく異なるため、履歴書もその企業に合わせた内容にすることが重要です。

しかし、同じ内容の履歴書を複数の企業に使い回してしまうと、内容が企業にマッチせず、あなたの魅力が十分に伝わらない可能性があります。

「自社への理解が浅い」と見なされることで、書類選考の段階で評価が下がるリスクもあります。

少し手間はかかっても、企業研究をもとにそれぞれの会社に合わせて内容を調整することが、結果的に選考を突破するうえで有効な手段となるでしょう。

②入社意欲が疑われるため

履歴書は、あなたの入社への熱意や誠意を伝える大切な書類です。そのため、使い回したコピーの履歴書では、「本気でこの会社に入りたい」という気持ちが相手に伝わりにくくなってしまいます。

特に、汎用的な言い回しが多かったり、企業独自の情報がまったく記載されていなかったりすると、「この応募者はどこにでも同じ履歴書を出しているのではないか」と疑念を抱かれるおそれがあるでしょう。

採用担当者は、履歴書の内容を通じてあなたの意欲や姿勢を読み取っています。

企業ごとに思いを込めた内容を記載することが、好印象を与えるための第一歩です。

③誠意が感じられないと思われるため

履歴書は内容だけでなく、見た目や仕上げ方からも誠意や人柄がにじみ出るものです。

コピーされた履歴書は、原本に比べてどうしても質感が劣り、レイアウトがずれていたり、印字がかすれていたりすることがあります。

そのような書類を受け取った採用担当者は、「準備が雑」「手間を惜しんでいる」と感じてしまうかもしれません。

特に就職活動においては、提出物の丁寧さが評価につながる場面が多いため、手を抜いたように見える履歴書はマイナス要因になり得ます。

④採用担当者が複数企業への提出を見抜くことがあるため

コピーした履歴書を使い回す際にありがちなのが、企業名の修正漏れや志望動機の使い回しによる不自然な内容です。

こうした細かなミスは、採用担当者にとっては意外と目につきやすく、すぐに「他社に出した履歴書では？」と気づかれてしまうことも少なくありません。

さらに、日付や宛名が使い回されていると、誤記として扱われるだけでなく、応募に対する真剣さ自体を疑われてしまうかもしれません。

企業ごとに内容をきちんと見直し、誤解を招かないように仕上げることが信頼獲得の第一歩です。

⑤著作権・商標権侵害になるケースがあるため

就活で配布された市販の履歴書や、学校指定のテンプレートをコピーして使う場合には、著作権や商標権といった法的な問題に注意が必要です。

また、企業が独自に配布しているフォーマットを加工・複製した場合も、意図せずルール違反になってしまうことがあるでしょう。

履歴書は公式に認められたフォーマットを使い、1社ずつ個別に作成するのが安心です。

たとえ見た目は同じように見えても、使用方法によっては法的トラブルの原因にもなりかねませんので、注意して取り組んでください。

履歴書は自分用にコピーをとっておくべき理由とは？

履歴書のコピーは企業に提出する目的では避けるべきですが、自分用に保管することで就活をスムーズに進められます。

ここでは、自分用の履歴書コピーがどのような場面で役立つかを紹介しましょう。

1. 面接前に内容を確認するため
2. 次回作成時の参考として保管しておくため
3. 就職エージェントとの打ち合わせ時に活用するため
4. エントリーシート対策の材料として活かすため

①面接前に内容を確認するため

面接の直前には、自分が提出した履歴書の内容をしっかりと把握しておくことが欠かせません。記載内容を正確に覚えていないと、面接での質疑応答で矛盾が生じたり、戸惑ったりする場面があるでしょう。

特に志望動機や自己PRなど、質問される可能性が高い項目については、一字一句を確認しておくと安心です。

履歴書のコピーを手元に用意しておけば、面接会場へ向かう道中や直前の待ち時間にも見返すことができ、不安を減らせます。

また、提出前の履歴書を控えとして残しておく習慣を身につけておくと、複数社に応募する際にも面接準備の効率がぐんと上がるでしょう。

②次回作成時の参考として保管しておくため

履歴書は、企業ごとに内容を調整するのが基本ですが、そのたびにすべての文章を一から考えるのは時間も労力もかかります。

前回作成した履歴書のコピーを手元に残しておくことで、過去にどのような内容を書いたのかすぐに確認でき、再構築のベースとして活用できるでしょう。

特に、自己PRや学生時代のエピソードなど、繰り返し使える項目は、文章を再利用したり、少しアレンジしたりするだけで質の高い履歴書がスピーディーに仕上がるはずです。

書き慣れてくると文章のブラッシュアップもしやすくなり、応募書類の完成度がより高まります。履歴書の控えは、自分自身の成長記録としても有効です。

③就職エージェントとの打ち合わせ時に活用するため

就職エージェントとの面談では、限られた時間のなかで自身の強みや経歴、希望条件などを的確に伝える必要があります。

そこで履歴書のコピーを持参すれば、面談の内容がより具体的で深いものになりやすいです。

文章として整理された情報を提示することで、エージェント側もスムーズに内容を理解でき、ミスマッチの少ない求人を紹介してもらえる可能性が高まります。

また、履歴書をもとに会話を進めれば、口頭での説明ミスを防げる安心感もあるでしょう。自分を客観的に見てもらうためにも、履歴書のコピーは準備しておく価値が十分にある資料です。

④エントリーシート対策の材料として活かすため

エントリーシートを書く際には、履歴書を見直すことがとても役立ちます。

過去に記載した自己PRや志望動機をもとにすれば、自分の伝え方のクセや内容の強み・弱みを客観的に把握することができるでしょう。

これにより、表現をより伝わりやすく修正したり、内容を一貫性のある形に整えたりすることがしやすくなります。

企業ごとにエントリーシートの質問内容は異なりますが、基本となる要素は履歴書から引き出せるケースが多いです。

履歴書は手書きとパソコン作成のどちらがいい？

手書きとパソコンのどちらにもメリットと注意点があり、正解はひとつではありません。

手書きの履歴書は、人柄や誠実さが伝わりやすい点が魅力です。特に丁寧に書かれた文字から、熱意を感じ取ってもらえる場合もあるでしょう。

一方で、パソコンで作成した履歴書は、読みやすく整ったレイアウトにしやすいのが利点です。効率よく作成・修正できるため、複数社へ応募する際にも便利でしょう。

どちらの方法を選ぶかは、応募先の業界や企業文化、自分の強みによって変わります。「この形式でなければいけない」と決まっているわけではありません。履歴書を通じて自分の思いや魅力がきちんと伝わるかどうか考え、自分に合った方法を選んでください。

手書き履歴書の作成ポイント

手書きで履歴書を書く場合、丁寧さや見やすさがそのまま評価に影響することがあります。

ここでは、好印象を与える履歴書を作成するための基本ポイントを紹介しましょう。

1. 下書きをしてから清書することでミスを減らす
2. 誤字・脱字を防いで記入する
3. 見やすく丁寧な文字を心がける
4. 余白や行間に気を配り、読みやすいレイアウトにする
5. 消せるボールペンの使用は避ける
6. 書き直しが発生した場合は新しい用紙に書き直す

①下書きをしてから清書することでミスを減らす

いきなり本番の履歴書用紙に記入すると、ちょっとしたミスで最初から書き直さなければならず、時間も手間もかかります。

そこで、まずは別の紙に下書きをして、内容や構成をしっかり確認してから清書に移る方法がおすすめです。

下書きを通して、文章の流れや表現の不自然さにも気づきやすくなり、内容の精度も上がるでしょう。

清書時には気持ちに余裕を持てるため、文字も丁寧になりやすく、全体として完成度の高い履歴書に仕上がります。地道な作業ですが、ミスを未然に防ぎ、好印象を残すための重要な一手です。

②誤字・脱字を防いで記入する

手書きの履歴書では、たった1文字の誤りでも「雑な人」と見なされる可能性があります。特に企業名や部署名、採用担当者の氏名といった固有名詞には注意が必要です。

丁寧に一文字ずつ確認しながら書き進めることが大切になるでしょう。

書き終えたらそのまま提出するのではなく、声に出して読み返すことで、自分では気づきにくい誤字・脱字にも気づけることがあります。

さらに、第三者に確認してもらうのも有効です。小さなミスを防ぐだけで、書類の印象は格段によくなるでしょう。基本的なことですが、確実に実践したいポイントです。

③見やすく丁寧な文字を心がける

字が上手である必要はありませんが、「読みやすい文字」であることは非常に重要です。文字のサイズがバラバラだったり、詰めすぎたりすると、内容が頭に入ってきづらくなります。

適度な大きさを意識し、行ごとに間隔をそろえるよう心がけてください。

余白の取り方にも配慮し、全体のバランスが整っていると、視覚的に好印象を与えやすくなります。

たとえ内容が良くても、雑に書かれていれば読み手に不信感を与えるかもしれません。採用担当者がストレスなく読めるよう、相手の目線に立った文字を書くことが評価につながる近道です。

④余白や行間に気を配り、読みやすいレイアウトにする

履歴書の印象は、文章だけでなく見た目のレイアウトにも大きく左右されます。各項目ごとにバランスよく文字を配置し、全体が均整のとれたレイアウトになっているかどうかを意識しましょう。

たとえば、行間が狭すぎて窮屈に見えたり、逆に余白が広すぎて空白ばかり目立ったりすると、読み手に違和感を与えてしまうことも。

定規などを使って行をまっすぐに保つと、より丁寧な印象を与えられます。

文の構成だけでなく、視覚的な整え方にも気を配ることで、読みやすく好感を持たれる履歴書になるでしょう。

⑤消せるボールペンの使用は避ける

消せるボールペンは修正ができて便利な反面、履歴書には向いていません。そのインクは熱や摩擦で消えてしまうため、保管状況によっては文字が見えなくなる恐れがあります。

また、正式な書類では「消えない筆記具」が推奨されることが多く、消せるペンの使用はマナー違反と受け取られるかもしれません。

書き損じを避けるためにも、あらかじめ下書きを行い、本番は黒の油性ボールペンを使用するのが安心です。

筆記具選びも社会人としての基本的なマナーのひとつととらえ、信頼性のある手段で記入しましょう。

⑥書き直しが発生した場合は新しい用紙に書き直す

万が一ミスをした場合でも、修正液を使ったり、二重線で訂正したりするのはNGです。そのような対応は、「準備不足」や「雑な性格」といった印象を与えてしまいます。

手間はかかりますが、最初から新しい用紙を使って清書し直すのが望ましい対応です。丁寧な履歴書は、あなたの誠実さや本気度を伝える大事な手段だと覚えておいてください。

見た目の整った書類は、それだけで採用担当者に安心感を与えることもあります。履歴書1枚に対する真剣な姿勢が、結果的に評価を左右する大きな要素になるでしょう。

パソコンで履歴書を作成するポイント

パソコンで履歴書を作るときは、ソフトの選び方や文字の見やすさ、データ形式まで注意すべき点がいくつかあります。

ここでは、就活で好印象を与えるための基本的な作成ポイントを紹介しています。

1. WordやExcelなど適切な作成ソフトを使う
2. 明朝体・ゴシック体など読みやすいフォントを選ぶ
3. 装飾やカラー文字は避けてシンプルに仕上げる
4. 印刷前に用紙サイズやレイアウトを確認する
5. ファイル名はわかりやすく企業名や氏名を含める
6. ファイル形式はPDFで保存する

①WordやExcelなど適切な作成ソフトを使う

履歴書をパソコンで作成する際は、Microsoft WordやExcelといった一般的なビジネスソフトを使うのが安心です。

これらのソフトは多くの企業で使われているため、提出先でも開きやすく、互換性のトラブルが少ないという利点があります。

一方で、マイナーなフリーソフトや特殊なデザインツールは、相手側の環境でレイアウトが崩れるリスクがあり、ビジネス用途には適していません。

誰でも開ける形式で履歴書を作成すれば、相手への配慮や社会人としての基本的マナーが自然と伝わるでしょう。

②明朝体・ゴシック体など読みやすいフォントを選ぶ

履歴書に使用するフォントは、読み手に与える印象を大きく左右します。明朝体やゴシック体といった視認性が高く、ビジネス文書でも定番のフォントを選ぶのがベストです。

可読性に優れたこれらの書体は、文章の内容をスムーズに伝える助けになります。

フォントサイズも重要で、小さすぎる文字は読みづらく、逆に大きすぎると見栄えが悪くなるため、10.5〜11ポイント前後が一般的です。

また、全体の文字配置や行間をそろえることで、履歴書全体が整って見え、丁寧に作成された印象を与えやすくなります。個性的な書体は避け、安定感を重視しましょう。

③装飾やカラー文字は避けてシンプルに仕上げる

履歴書は見た目の派手さよりも、「読みやすさ」と「内容の信頼性」が重視される書類です。文字色は基本的に黒1色で統一し、カラフルな文字や背景色、グラデーション、飾り文字などは控えてください。

派手な装飾は一見目を引くように思えるかもしれませんが、かえって真剣さや誠実さに欠ける印象を与えることもあります。

特にビジネスシーンでは、落ち着いたデザインが求められるでしょう。見た目で個性を出すより、文面で自分らしさを表現することが重要です。

シンプルに仕上げることが、読み手にとってのやさしさにつながります。

④印刷前に用紙サイズやレイアウトを確認する

履歴書を印刷する前には、用紙サイズの指定にきちんと対応しているか確認しましょう。企業によってはA4またはB5が指定されていることがあるため、PDF化する前に設定を見直す必要があります。

また、画面上では問題なく見えていても、印刷するとレイアウトがずれてしまうことがあるでしょう。

プレビュー画面を活用しながら、改行位置や余白のバランス、行間の見た目まで丁寧にチェックしてください。

印刷してみることで、文字が読みにくくないか、レイアウトが乱れていないかを確かめることができます。仕上げの最終確認として、とても大切なステップです。

⑤ファイル名はわかりやすく企業名や氏名を含める

履歴書のファイル名は、採用担当者にとっての「第一印象」のひとつです。

「履歴書.pdf」や「無題.pdf」といった曖昧なファイル名では、誰の書類なのかが分かりづらく、管理が煩雑になってしまいます。

「山田太郎_ABC株式会社_履歴書.pdf」のように、氏名と企業名を含めることで、相手にとっても非常にわかりやすくなるでしょう。

また、名前に全角と半角が混ざっていないかもチェックしておきたいポイントです。小さな配慮の積み重ねが、丁寧さやビジネスマナーの良さとして伝わり、評価にもつながるでしょう。

⑥ファイル形式はPDFで保存する

パソコンで作成した履歴書は、提出時に必ずPDF形式に変換しておくことが望ましいです。

WordやExcel形式のままだと、相手のパソコン環境によってレイアウトが崩れたり、フォントが置き換わってしまったりすることがあります。

PDFはレイアウトを固定したまま保存できるため、どの端末でも同じように表示され、内容の再現性が高いのが特徴です。

また、ファイルの改ざん防止にもなるため、信頼性の面でも評価されやすい形式でしょう。送信前には、実際にPDFを開いて最終チェックを行い、誤字脱字やレイアウト崩れがないかも確認してください。

パソコン作成の履歴書を印刷する方法

パソコンで履歴書を作成したあとは、きちんと印刷して提出する必要があります。

印刷方法によっては仕上がりや印象に差が出るため、適切な手段を選ぶことが大切です。

ここでは、代表的な印刷方法について解説します。

1. コンビニで印刷する
2. 学内のプリンター・コピー機を活用する
3. 自宅のプリンターを使用する
4. オンライン印刷サービスを使う
5. スマホアプリを使って印刷する

①コンビニで印刷する

コンビニのマルチコピー機を使えば、24時間いつでも履歴書を印刷できます。

USBメモリやSDカードを使って直接印刷する方法のほか、ネットプリントにPDFファイルを登録し、スマホで印刷予約を済ませておくことも可能。

セブン‐イレブンやファミリーマートなど主要なコンビニでは全国的に対応しており、特に急いでいるときや自宅にプリンターがない場合に便利でしょう。

ただし、印刷する紙質やレイアウトには十分注意が必要です。特に両面印刷になっていないか、余白がずれていないかなどを事前に確認してください。

②学内のプリンター・コピー機を活用する

大学内に設置されているプリンターやコピー機は、履歴書の印刷にも活用できます。

図書館やキャリアセンターなどに配置されていることが多く、学生であれば低コストまたは無料で使用できるケースもあるでしょう。

予約や利用時間に制限がある場合もあるため、事前に確認しておくとスムーズです。A4やA3といった必要な用紙サイズが出力可能か、用紙の在庫があるかもチェックポイント。

印刷設定によっては色が薄く出てしまうこともあるため、試し刷りをしてから本番用紙に出力するのがおすすめです。印刷後は余白や配置に問題がないか確認し、清潔感のある仕上がりを心がけてください。

③自宅のプリンターを使用する

自宅にプリンターがある場合は、時間や周囲を気にせず、自分のペースで履歴書を印刷できるのがメリットです。ただし、プリンターの状態や設定に気を配る必要があります。

インク切れや印刷のかすれ、紙詰まりなどが起きると、履歴書としての見栄えが損なわれてしまうことも。印刷前には必ずテスト印刷を行い、文字の濃さや行間のレイアウトを確認してください。

使用する用紙は白色で厚みのあるものを選ぶと、清潔感と信頼感が伝わりやすくなります。

また、履歴書の様式によってはA3サイズへの出力が必要な場合もあるため、自宅のプリンターが対応しているかも確認しておくと安心です。

④オンライン印刷サービスを使う

自宅にプリンターがない場合や、高品質な印刷を求める場合は、オンライン印刷サービスの利用も選択肢の一つです。

PDF形式で作成した履歴書をアップロードすれば、自宅や希望する場所に届けてもらえます。

サービスによっては、用紙の種類や厚さ、印刷の仕上げ方法などを細かく選べるため、こだわりのある方におすすめです。

特に大量に印刷する必要がある場合や、プロフェッショナルな印象を与えたいときには有効でしょう。

⑤スマホアプリを使って印刷する

スマホに保存した履歴書のPDFファイルを、専用のアプリを通じて印刷する方法もあります。

セブン‐イレブンの「netprint」やファミリーマートの「PrintSmash」など、主要なコンビニが対応しているため、外出先でも便利に利用できるでしょう。

操作はシンプルで、ファイルをアプリにアップロードし、発行された予約番号を店頭のマルチコピー機に入力するだけです。パソコンが手元になくても、スマホさえあれば履歴書の印刷が完了します。

印刷前にファイルが正しく反映されているか確認し、印刷時には余白やページサイズなどが意図通りになっているかをチェックしてください。

履歴書コピーに関するよくある質問とその回答

履歴書のコピーについては、就活生が実際によく感じる不安のひとつです。

ここでは、よくある疑問に対する答えを分かりやすく紹介します。

1. パソコンで作成した履歴書はコピーしても良い？
2. 履歴書をコピーしたことがバレる可能性はある？
3. 未記入の履歴書を複数コピーして使うのは大丈夫？
4. 履歴書をPDFで保存して使い回すのは問題ない？

①パソコンで作成した履歴書はコピーしても良い？

パソコンで作成した履歴書については、形式としてはコピーして使っても問題ありません。むしろ、元データを活用することで作成の効率が上がるというメリットもあります。

ただし、問題となるのは内容の使い回しです。企業ごとに求める人物像や事業内容が異なる以上、志望動機や自己PRは個別に調整することが欠かせません。

すべての企業に同じ文面を提出してしまうと、あなたの熱意が伝わらず、「この人は本当にうちを志望しているのか？」と疑念を持たれる可能性があります。

同じテンプレートを使いつつも、しっかりと企業に合わせて中身を見直す姿勢が重要です。

②履歴書をコピーしたことがバレる可能性はある？

手書きの履歴書をコピーして再利用すると、採用担当者に気づかれるリスクがあります。

特に、インクの濃さや筆圧の均一さ、紙質の不自然な統一感などから、コピーであることが容易に判別されるケースも少なくありません。

また、企業名が一切記載されていなかったり、自己PRがどの会社にも当てはまるような汎用的な内容だったりすると、「コピーして使い回しているのでは」と疑われてしまいます。

そうなると、本来の評価に関係なくマイナスの印象を持たれてしまうおそれがあるでしょう。応募する企業ごとに気持ちを込めて内容を調整することが、信頼を得る第一歩です。

③未記入の履歴書を複数コピーして使うのは大丈夫？

履歴書を記入する前に、空欄の状態で複数コピーを取っておくのは合理的な方法です。就活中は書き直しの機会が多いため、あらかじめ何枚か用意しておけば、ミスした際にもすぐに対応できて安心でしょう。

ただし、気をつけるべき点は、「商用利用不可」と記載されているフォーマットのコピーは著作権侵害となるおそれがあるため注意が必要です。

コピー用紙はあくまで予備や練習用として利用し、本番では相手企業の特徴をよく理解したうえで、しっかりとカスタマイズした履歴書を提出しましょう。

④履歴書をPDFで保存して使い回すのは問題ない？

履歴書をPDF形式で保存しておくのは、非常に有効な方法です。レイアウトの崩れや印刷トラブルを防ぎ、安定した状態で提出できます。

ただし注意したいのは、内容を何も変えずにすべての企業に同じPDFを送ることです。

特に、志望動機や自己PRの文面がそのままだと、選考担当者に「この内容、他の企業と一緒では？」と違和感を持たれる可能性があります。

企業側が受け取った際に、個別に対応された履歴書かどうかは意外と伝わってしまうものです。PDF化する前に、応募先に応じた内容に変更したファイルをそれぞれ保存しておくようにしましょう。

履歴書コピーに関する基本的な考え方

履歴書をコピーして提出するのは、基本的にNGとされています。なぜなら、志望動機や自己PRを企業ごとに最適化していないと、入社意欲が低いと見なされてしまうからです。

内容確認や面接対策、次回作成時の参考資料として非常に役立ちます。手書きでもパソコン作成でも大切なのは、相手企業ごとに気持ちが伝わる内容に仕上げることです。

パソコン作成の場合は印刷方法やPDFの扱い方にも注意が必要でしょう。履歴書コピーに対する正しい理解を持ち、適切な形で活用してください。