履歴書の使い回しはNG？企業が嫌がる理由と対処法

履歴書を提出する際、少しでも手間を省こうと「履歴書を使い回しても問題ないのでは？」と考える人もいますよね。

しかし、企業の選考では、履歴書の使い回しが大きなマイナスポイントになることもあるのです。

本記事では、履歴書の使い回しが企業に嫌がられる理由と、その対処法について詳しく解説します。

履歴書を使い回しても問題ない？

就活で複数の企業にエントリーする際、「履歴書って毎回書き直す必要あるの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。結論から言えば、履歴書の使い回しは基本的に避けたほうがよい行為です。

履歴書を複数の企業にそのまま提出するのは、手間が省けて効率的に感じるかもしれませんが、志望動機や自己PRの内容が企業に合っていないと、評価を落としてしまうおそれがあります。

特に志望動機が「どの企業にも通じる内容」になっていると、企業研究をしていない印象を与えてしまいます。その結果、書類選考で不利になる可能性も否定できません。

履歴書は、自分を伝える大切な書類です。少しの工夫で、相手に与える印象が大きく変わることもあるため、使い回しではなく、志望先に合わせた誠実な作成を心がけてください。

履歴書の使い回しがNGな理由

履歴書を複数の企業に使い回すのはNGとされていますが、その理由を具体的に理解している人は少なくありません。単なる効率の問題ではなく、選考に悪影響を及ぼすリスクがある点に気づくことが大切です。

ここでは、履歴書の使い回しがなぜ好ましくないのかを、代表的な3つの理由から解説します。

1. 修正を加えた履歴書はマナー違反とされるため
2. 内容に一貫性がなくなることで信用を失う可能性があるため
3. 不合格の履歴書を再利用しても評価は上がらないため

① 修正を加えた履歴書はマナー違反とされるため

履歴書にあとから書き足したり、修正液を使って手直ししたりするのは、見た目にもマナー的にも好ましくありません。

採用担当者は、書類の中身だけでなく、その扱い方からも応募者の人柄や意欲を読み取ろうとしています。

そのため、雑に修正された履歴書は「準備不足」や「いい加減な性格」といったネガティブな印象を与えるリスクがあります。

たとえ内容が良くても、形式の乱れや丁寧さに欠ける見た目では、評価が下がってしまうことも。履歴書は自身を表す第一印象の書類なので、誠実さや真剣さを感じられるような仕上がりを意識しましょう。

② 内容に一貫性がなくなることで信用を失う可能性があるため

使い回しの履歴書では、自己PRや志望動機などの文面にズレが生じやすくなります。たとえば、ある企業には合っていても、別の企業にはミスマッチな表現が含まれてしまうことがあるでしょう。

その結果、採用担当者に違和感を与えたり、志望度を疑われる原因になることも少なくありません。

また、面接での発言と書類の内容がかみ合わないと、「本当にこの会社のことを理解しているのか？」と不信感を抱かれる可能性もあります。

応募先に合わせて一貫性のある内容に整えることは、信頼される応募者としての基本です。手間を惜しまず、企業ごとに丁寧に作成し直しましょう。

③ 不合格の履歴書を再利用しても評価は上がらないため

過去に不合格となった履歴書を、そのまま別の企業に提出することは、効果的とはいえません。なぜ落ちたのかを振り返らずに使い回してしまうと、同じような理由でまた落ちてしまう可能性があるからです。

企業ごとに求める人物像や評価ポイントは異なるため、書類の内容もそれに応じて調整する必要があります。

一度不採用になった履歴書は、ブラッシュアップのチャンスと捉え、構成や表現を見直すようにしましょう。

そうした見直しと改善を積み重ねることで、履歴書の完成度が高まり、選考通過率の向上にもつながっていきます。経験を活かして書類の質を高める意識が重要です。

履歴書の使い回しがバレる3つの理由

履歴書を使い回すとき、「バレなければ大丈夫」と思っていませんか？ですが、採用担当者は日々多くの履歴書を見ているため、少しの違和感でも気づかれてしまう可能性があります。

意図せず印象を下げてしまう前に、どこで使い回しがバレるのかを知っておきましょう。ここでは、履歴書の使い回しがバレてしまう主な理由を3つ紹介します。

1. 履歴書の修正跡からバレる
2. 折り目やヨレからバレる
3. 証明写真が古いことの違和感からバレる

① 履歴書の修正跡からバレる

履歴書をあとから書き直した場合、修正跡は意外と目立ってしまいます。

たとえば修正テープの使い方が雑だったり、ペンの筆跡が二重になっていたりすると、一目で「あとから直した」とわかってしまうでしょう。

特に、日付や企業名といった箇所の修正は目に入りやすく、「別の会社に提出したものをそのまま使ったのではないか」と疑われかねません。

また、フォントの違いや印刷のムラがある場合でも、パソコン作成の履歴書では違和感を持たれることがあります。

履歴書は、第一印象を左右する大切な書類です。細かな修正や見た目の不自然さが原因で信用を損なうのは非常にもったいないことですので、作成時には最初からミスのないよう慎重に仕上げましょう。

② 折り目やヨレからバレる

一度提出した履歴書を再利用した場合、紙に残った折り目やシワ、ヨレといった使用感が思わぬ形で目立ってしまうことがあります。

特に、コピー用紙のように薄く柔らかい素材を使っていると、丁寧に保管していても折り目が癖になり、見る人によっては使い回しと判断される恐れがあるでしょう。

履歴書を封筒から取り出した瞬間に「くたびれた印象だな」と感じさせてしまえば、それだけで評価に影響を与えることもあります。

企業側は応募者がどれだけ誠意を持って応募しているかを見ているため、見た目の清潔感や丁寧さは非常に大切です。

履歴書は可能な限り新しい用紙で作り直し、見た目にもフレッシュな印象を与えるよう心がけてください。

③ 証明写真が古いことの違和感からバレる

証明写真は意外と見落とされがちですが、使い回しの履歴書で真っ先に違和感を持たれやすいポイントです。

写真は応募者の顔を覚えるための重要な情報源であり、最新の姿を伝える必要があります。

現在の髪型や髪色が履歴書の写真と明らかに違っていたり、着用しているスーツやシャツのデザインが明らかに古いかったりする場合、採用担当者は「この写真、いつのものだろう？」と疑念を抱きやすくなります。

古い写真では「準備不足」や「やる気の低さ」を感じさせてしまうこともあるため、できるだけ最近撮影した写真を貼付するようにしましょう。

履歴書のコピーを使い回すのはOK？NG？

複数の企業に応募する際に「履歴書のコピーを使い回してもいいのか」と悩む人もいるでしょう。結論から言えば、履歴書のコピー提出は基本的に避けたほうがよい行為です。

履歴書は、あなたの熱意や誠意を伝える重要な書類であるため、コピーを使うと「手を抜いている」「志望度が低い」と受け取られるおそれがあります。

さらに、コピーを使うことで日付が古いままだったり、企業名の修正を忘れたりするリスクも高まります。このようなミスは、選考に悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。

応募先ごとに、新たに履歴書を作成するのが基本です。自分用の履歴書をコピーして保存しておき、それを参考にしながら丁寧に書き直す方法がおすすめです。

履歴書をパソコンで作成する際について

履歴書を作るとき、「手書きがよいのか、パソコンでも問題ないのか」と迷う人は多いかもしれません。

実際には、パソコン作成にも手書きにもそれぞれメリットとデメリットがあります。自分に合った方法を選ぶために、特徴を知っておくことが大切です。

ここでは、パソコンで履歴書を作成する際の利点・注意点と、どちらを選ぶべきか悩んだときの判断のヒントを紹介します。

1. パソコンで履歴書を作成するメリット
2. パソコンで履歴書を作成するデメリット
3. パソコンと手書き、迷ったときの判断基準

① パソコンで履歴書を作成するメリット

パソコンで履歴書を作成する最大のメリットは、修正や編集が簡単にできることです。書き間違えてもすぐに直せるため、手間をかけずに効率的に仕上げられます。

また、一度作成したデータを保存しておけば、企業ごとに一部を調整しながら使い回すこともできるので、複数応募の際にも対応しやすいです。

さらに、文字の大きさや配置、全体のレイアウトもきれいに整いやすく、採用担当者にとっても読みやすい書類になるでしょう。

第一印象を左右する見た目の印象も良くなるため、完成度の高い履歴書を目指す人にはパソコン作成が向いています。

② パソコンで履歴書を作成するデメリット

パソコン作成には便利な点が多い一方で、注意点もいくつかあります。

特に、「手間をかけていない」「気持ちがこもっていない」と感じる採用担当者もおり、業界によっては印象を下げてしまう可能性があるでしょう。

手書きを重んじる業界では、パソコンで作成された履歴書が機械的に映ってしまい、誠意が伝わりにくいという声もあります。

また、紙の質感や印刷の仕上がりによっては、見た目が安っぽくなる場合もあるため要注意です。

余白のバランスや余計な装飾にも気を配り、細部まで丁寧に整えることが、パソコン作成で信頼を得るためのポイントとなります。

③ パソコンと手書き、迷ったときの判断基準

履歴書をパソコンで作成するか、それとも手書きにするかで迷ったときは、応募する業界や企業の文化をよく調べることが判断の手がかりになります。

たとえば、IT業界や事務職、営業職などではパソコンでの履歴書が一般的に受け入れられやすいです。

一方で、教育や医療、福祉といった人柄や気配りが重視される職種では、手書きのほうが好印象となるケースがあります。また、企業の採用ページに手書きを指定する文言があるかどうかも要チェックです。

迷ったときは、志望先の特徴や期待される人物像をイメージしながら、自分にとって最も伝わりやすい方法を選ぶとよいでしょう。

パソコンで作成した履歴書を印刷する時のポイント

パソコンで履歴書を作成したあと、印刷の仕上がりにも注意が必要です。どれだけ内容が良くても、印刷の見た目が整っていないと、評価を下げてしまう可能性があります。

ここでは、履歴書を印刷する際に気をつけたい6つのポイントを紹介しています。

1. PDF形式で保存してから印刷する
2. 履歴書印刷に適した用紙とサイズを選ぶ
3. 基本はモノクロ印刷を選ぶ
4. 片面印刷を選ぶ
5. 印刷前に仕上がりをプレビューして確認する
6. 証明写真は印刷後に貼る

① PDF形式で保存してから印刷する

履歴書は、PDF形式で保存してから印刷するのが最も安全です。

WordやExcel形式のまま印刷しようとすると、パソコンやプリンターの環境によって文字化けが起きたり、レイアウトが崩れたりする恐れがあります。

特に、他の端末でファイルを開いたとき、改行の位置が変わるなど細かなズレが生じることもあるため注意が必要です。

PDFで保存しておけば、表示内容を固定でき、どの環境でも正しくレイアウトが保たれたまま印刷できるので安心でしょう。

② 履歴書印刷に適した用紙とサイズを選ぶ

履歴書の印刷には、A4サイズの白くてしっかりとした厚みのある用紙を使用するのが理想的です。

一般的なコピー用紙は価格が安い分、質感が頼りなく見えることがあり、応募書類としては不向きな場合があります。

企業によってはB5サイズや見開きタイプを求めるケースもあるため、事前に指定がないかを確認してください。印刷用紙の選び方一つで、印象が変わることを意識しておきましょう。

③ 基本はモノクロ印刷を選ぶ

履歴書は、情報を正確に伝えることが重要です。そのため、視認性を高めるうえでもモノクロ印刷が基本とされています。

カラフルに見せたいという理由でカラー印刷を選んでしまうと、かえって読みづらくなったり、軽い印象を与えてしまったりするかもしれません。

特別な指示がない限り、落ち着いたモノクロ印刷にとどめ、文字の視認性や丁寧さを優先するのが賢明です。

④ 片面印刷を選ぶ

履歴書は、基本的に片面印刷がマナーとされています。両面に印刷すると、読み手がページをめくる手間がかかり、読みづらさにつながるおそれがあります。

また、両面にすると紙が透けて裏面の文字が見えてしまい、見た目が悪くなることも考えられるでしょう。2枚にわたる場合はホチキスで左上をしっかり留めるなど、提出時の整え方にも配慮してください。

⑤ 印刷前に仕上がりをプレビューして確認する

印刷する前には、必ずプレビュー画面で内容を確認しましょう。改行の位置、フォントサイズ、余白のバランス、配置のずれなど、小さな点にも気を配ることが大切です。

また、誤字脱字や文字のかすれ、表のずれなどもこの時点で発見できます。焦って印刷せず、ひと呼吸おいてしっかり見直すことで、ミスを防ぐことができ、提出書類としての完成度も上がるでしょう。

⑥ 証明写真は印刷後に貼る

履歴書に使う証明写真は、印刷した履歴書に実物を貼り付けるのが基本です。

データで貼り付けて印刷すると、画質が落ちて顔がはっきり見えなかったり、紙の質によっては色味がずれたりすることがあります。

また、写真を直接貼ることで清潔感や印象をしっかりと伝えることができるため、丁寧に貼る作業を怠らないようにしてください。貼る際は、写真のズレや傾きにも注意しましょう。

自己PRや志望動機の使い回しは可能？

履歴書を複数の企業に提出するとき、「毎回自己PRや志望動機を変えるのは大変」と感じる方も多いでしょう。ただし、使い回し方を誤ると、選考に不利になる可能性があります。

ここでは、自己PRや志望動機を効率よく使い回すためのポイントを紹介しましょう。

1. 強みや自己PRの一部は使い回しても問題ない
2. 志望動機はできる限り企業に合わせて作成するほうが良い
3. 複数パターンを用意して志望先に応じて使い分けるのが望ましい

① 強みや自己PRの一部は使い回しても問題ない

自己PRの内容は、自分の経験やスキルに基づいたものが中心となるため、一定の部分はどの企業にも共通して使える要素です。

たとえば、「協調性」「責任感」「課題解決能力」など、普遍的な強みは多くの職場で評価されます。こうしたポイントは軸として活用しつつ、相手企業の業務内容や企業文化に合わせて表現を調整しましょう。

同じエピソードでも、視点を変えれば印象も変わります。文章全体を流用するのではなく、土台を生かしながら、伝え方に柔軟性を持たせるのがコツです。

② 志望動機はできる限り企業に合わせて作成するほうが良い

志望動機は、その企業でなければならない理由を明確に伝える必要があるため、企業に合わせて作成しましょう。企業ごとに求めている人材像や事業内容、ビジョンが異なるからです。

仮に同じ業界であっても、社風や重視する価値観が異なれば、志望動機に込める言葉やエピソードも変わってくるはずです。

一文だけでもその企業に特化した内容を加えるだけで、印象は大きく変わります。安易にコピペするのではなく、自分の言葉で思いを表現することが、信頼につながるでしょう。

③ 複数パターンを用意して志望先に応じて使い分けるのが望ましい

あらかじめ業界別や職種別に複数の自己PR・志望動機パターンを作成しておくと、効率的に応募準備が進められます。

忙しい就職活動の中で、毎回一から志望動機を作るのは現実的ではありません。

それぞれのパターンには汎用性を持たせながらも、企業ごとにカスタマイズしやすいように構成しておくのがポイントです。

提出先の特色を調べたうえで、既存の文面に数行加筆するだけでも説得力が増します。準備と工夫を重ねれば、無理なく丁寧な書類作成が実現できるでしょう。

履歴書作成時の注意点

履歴書は、企業にあなたの人柄や志望意欲を伝える大切な書類です。内容はもちろん、書き方や見た目にも配慮が求められます。

ここでは、履歴書作成時に気をつけたい代表的なポイントを5つ紹介しています。

1. 文章のコピー&ペーストは避ける
2. 虚偽の記載は避ける
3. 修正液や修正テープの使用は避ける
4. 日付・氏名・印鑑の記入漏れに注意する
5. 履歴書用紙の汚れや折れに注意する

① 文章のコピー&ペーストは避ける

インターネット上の例文をそのまま写すのは避けましょう。面接官は多くの履歴書を読んでおり、ありきたりな内容やテンプレートの文章はすぐに見抜かれてしまいます。

参考にするのは構いませんが、自分の経験や具体的なエピソードを入れ、あなた自身の考えや個性を伝えることが大切です。

自分の言葉で書くことで説得力が増し、面接時にも話を深めやすくなります。誠実に書かれた内容は、読み手の印象に残りやすくなるでしょう。

② 虚偽の記載は避ける

履歴書に事実と異なる内容を記載することは、選考の信頼関係を大きく損ねる原因になります。

たとえば、取得していない資格を書いたり、実際よりも優れた業績や経験をアピールしたりすることは避けるべきです。

面接で深掘りされたときに答えられず、矛盾が露呈することもあります。また、内定後に虚偽が発覚した場合には、取り消しなどの深刻な問題に発展することがあるかもしれません。

誠実さは、評価される要素のひとつと心得ておきましょう。ありのままの情報で、自分の強みを伝える姿勢が大切です。

③ 修正液や修正テープの使用は避ける

手書きの履歴書で誤字脱字をしてしまった場合でも、修正液や修正テープでそのまま修正するのは避けましょう。

書類の見た目が不自然になるうえ、「丁寧さに欠ける」と感じる採用担当者も少なくありません。履歴書は第一印象を左右する大切な書類ですから、1文字のミスでも新しい用紙に書き直すのが基本です。

多少手間がかかっても、完成度の高い履歴書を提出することが、誠意の伝わる就職活動につながります。細部にまで気を配る姿勢が評価されるでしょう。

④ 日付・氏名・印鑑の記入漏れに注意する

履歴書で意外と多いのが、基本的な情報の記入漏れです。特に日付が古いままになっていたり、名前を書き忘れていたり、印鑑が押されていないといったケースはよく見受けられます。

こうした不備は応募者の確認不足を示し、細かい配慮ができない人という印象を与えてしまうおそれがあります。

履歴書を提出する前には、必ず見直しの時間を取り、基本情報に抜けがないか確認しましょう。小さなミスも信頼性を左右する大きなポイントになります。

⑤ 履歴書用紙の汚れや折れに注意する

履歴書の用紙が汚れていたり、折れ曲がっていたりすると、それだけで雑な印象を持たれる可能性があります。

どれだけ内容が素晴らしくても、書類の状態が悪ければ、誠意が伝わらないどころかマイナス評価になりかねません。

封筒から取り出したときに、清潔でピシッとした履歴書が見えるだけで、印象は大きく変わります。保管や持ち運びの際には、クリアファイルを使うなどして丁寧に扱いましょう。

細かな気配りはあなたの印象を確実に高めてくれます。

履歴書を使い回す前に注意点を押さえておこう！

履歴書の使い回しは状況によって判断が分かれますが、基本的に、使い回しは避けましょう。内容に一貫性がなくなったり、修正の痕跡が残ったりすると、マイナス評価につながりかねません。

また、折り目や古い証明写真などから使い回しがバレるリスクもあります。パソコンで履歴書を作成すれば、管理や修正がしやすくなりますが、印刷時の用紙や仕上がりにも注意が必要です。

自己PRの一部は使い回しても問題ありませんが、志望動機は応募先に応じて丁寧に調整しましょう。

履歴書作成時にはコピー&ペーストの多用や虚偽の記載を避け、丁寧さを意識することが内定への第一歩です。履歴書を正しく活用することが、信頼を得る鍵になります。