面接の日程変更を電話でする方法を徹底解説｜基本マナーや注意点も紹介
「面接の日程変更って、電話で伝えても大丈夫…？」
急な体調不良や他の選考との兼ね合いで、どうしても面接日を変更したいときもありますよね。
しかし、電話での連絡がマナー違反にならないか不安になる人も多いはずです。
そこで本記事では、面接で日程を変更するの際の正しい対応マナーと、電話をかけるときの例文・注意点を詳しく解説します。
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そもそも面接の日程変更はしてもいいの？
授業やゼミの発表が重なったり、体調を崩してしまったりと、やむを得ず面接日程を変更したくなる場面もあるでしょう。
「変更をお願いしたら不利になるのでは？」と不安に感じる方もいるかもしれません。
結論からお伝えすると、理由が正当であり、丁寧に連絡をすれば日程の変更は問題ありません。
企業も、学業や体調不良などの事情には理解を示してくれるものです。ただし、理由をあいまいにせず、わかりやすく伝えることを意識しましょう。
面接日程の変更そのものが悪いわけではありません。大切なのは、誠意を持って対応することです。
面接の日程変更をする際の連絡手段とは？
面接の日程を変更したいと考えたとき、「電話とメール、どちらで連絡するべきだろう」と悩む方は少なくありません。
適切な連絡手段をとれないと、印象を損ねてしまう可能性もあるため、事前に正しい判断基準を知っておくことが重要です。
ここでは、状況に応じた適切な連絡手段について、3つの視点から詳しく解説していきます。
- 企業の指定に従うのが原則
- 通常はメールが基本
- 緊急時には電話が適切
① 企業の指定に従うのが原則
まず最初に確認すべきことは、企業から連絡手段に関する明確な指定があるかどうかです。
たとえば、「ご連絡はメールでお願いします」と明記されている場合に、確認せず電話をかけてしまうと、「指示が読めない人」という印象を与えるおそれがあります。
たとえ細かい点であっても、採用担当者は就活生の対応から人柄を判断しています。連絡方法の指示がある場合は、それに従うことが基本です。
メールの案内文や企業の採用ページに目を通し、指定があるかを事前に確認するとよいでしょう。
② 通常はメールが基本
基本的に、面接日程の変更はメールでの連絡が望ましいとされています。メールであれば、企業側が空いた時間に内容を確認できるためです。
また、文字でのやり取りは履歴が残るため、後で再確認もしやすく、言った・言わないのトラブルも避けられます。
特に急ぎでない内容や、数日先の面接であれば、丁寧な文面でのメール連絡が適切でしょう。
③ 緊急時には電話が適切
急な体調不良や、面接当日にどうしても外せない事情が生じた場合など、緊急性の高いケースでは電話での連絡が適切です。
ただし、電話をかけるタイミングには細心の注意を払いましょう。企業の始業直後や昼休み、終業間際は避け、平日の午前10時〜午後4時ごろを目安にすると安心です。
最初に自分の名前と大学名を名乗り、落ち着いて要件を伝えることを意識してください。
さらに、電話で伝えた内容を後からメールで再確認しておくとトラブル防止にもなります。
面接日程変更の電話のかけ方
面接の日程を変更したいとき、「電話での連絡ってどうすればいいの……？」と戸惑う方も多いかもしれません。何をどう伝えればいいか分からないという不安は自然なものです。
ここでは、伝え方のコツを4つの視点から紹介します。
- 名乗りと用件をはっきり伝える
- お詫びの言葉を必ず添える
- 誠実な態度で日程変更の理由を説明する
- 最後にお礼を忘れずに伝える
① 名乗りと用件をはっきり伝える
電話をかけたら大学名・氏名・要件を簡潔に伝えましょう。
たとえば「○○大学○○学部の○○と申します。本日は面接日程の件でご連絡いたしました」と話すと、スムーズに会話が始められます。
担当者が不在であれば、折り返しの連絡をお願いしても問題ありません。
② お詫びの言葉を必ず添える
日程の変更をお願いする以上、相手に手間をかけることになります。
そのため、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」等のお詫びを一言添えてください。
たとえ正当な理由があっても、謝意を伝えないままだと印象を悪くしてしまう可能性があります。
形式的になりすぎず、気持ちを込めて言うことを心掛けましょう。
③ 誠実な態度で日程変更の理由を説明する
日程変更の理由を伝える際は、事実を簡潔に、そして正直に伝えましょう。
具体的には、「体調不良で外出が難しいため」や「ゼミの発表が重なっており、出席が必須です」といった説明が好ましいです。
曖昧な表現や理由を濁す話し方は、かえって不信感を招く可能性があります。
たとえ伝えにくい事情であっても、誠意を持って伝えることを意識しましょう。
④ 最後にお礼を忘れずに伝える
会話の終わりには、必ずお礼や感謝の言葉を伝えましょう。
「ご対応いただきありがとうございました」や「お忙しい中、時間を取っていただきありがとうございました。」といった言葉が好ましいです。
たった一言でも、丁寧な対応として相手に好印象を与えるはずです。
お礼を忘れずに伝えることを習慣にしてください。
面接日程変更の電話の基本マナー
面接の日程を電話で変更する際には、相手に配慮した言動が求められます。話し方ひとつで印象が変わるため、正しいマナーを意識することが重要です。
ここでは、電話をかける前に確認しておきたい基本的なマナーを4つに分けて解説します。
- かける時間帯は営業時間内を意識する
- 話す内容は事前にメモにまとめておく
- 日程の候補は複数用意しておく
- 話すスピードや声のトーンに気を配る
① かける時間帯は営業時間内を意識する
電話をかける時間は、企業の営業時間内がマナーです。
企業の始業直後は朝礼や準備時間にあたることが多く、昼休みは担当者が不在の場合があります。
終業間際も慌ただしいことが多いため、避けたほうがよいでしょう。
一般的には、平日の10時から16時ごろまでが比較的対応してもらいやすい時間帯とされています。
事前に企業の公式サイトなどで受付時間を調べておくことも一つの手です。
② 話す内容は事前にメモにまとめておく
電話をかける前に、伝えるべき内容を事前にメモに整理しておくことをおすすめします。
電話はその場でやりとりが進んでいくため、緊張していると必要な情報を漏らしたり、要点が不明瞭になったりするリスクがあるためです。
たとえば、自分の名前と大学名、面接の日程を変更したい理由、希望する日程の候補、お詫びとお礼の言葉など、順序立てて準備しておけば安心です。
さらに、あらかじめ練習しておけば、本番でも落ち着いて丁寧に話すことができるでしょう。
③ 日程の候補は複数用意しておく
面接日程を変更する際、候補日を1つだけでなく、複数伝えることが基本です。
日程を1つだけ伝えてしまうと、都合が合わなかった場合にまた連絡を取り直す必要が出てしまい、手間を与えてしまいます。
「○月○日、○日、または○日はいかがでしょうか」と具体的に提示することで、企業側の都合に合わせやすくなります。
相手への配慮という点でも、自分自身のスケジュールをあらかじめ把握し、柔軟に調整できるよう準備しておくと良いでしょう。
④ 話すスピードや声のトーンに気を配る
電話では、聞き取りやすいスピードで、ハキハキとした声を意識しましょう。
相手の表情が見えないぶん、声の印象がすべてといっても過言ではありません。
明るく落ち着いた口調で丁寧に話すことで、より印象の良い電話対応につながるでしょう。
緊張して早口になってしまったり、声が小さくなってしまったりすると、相手が聞き取りづらくなるうえに、自信がない印象を与えてしまうため注意が必要です。
面接日程変更の電話で押さえておくべきポイント
面接の日程変更を電話でお願いする場面では、話し方や配慮の仕方によって印象が大きく左右されます。
スムーズに話を進め、相手に負担をかけないためには、いくつかのコツを意識することが大切です。ここでは、電話連絡で押さえておきたい4つのポイントを紹介します。
- 要点を簡潔に伝える
- 候補日を具体的に提示する
- 相手の都合を最優先で考える
- 変更後のスケジュールを確認する
① 要点を簡潔に伝える
電話では、話が長引くほど相手の負担になる可能性があります。そのため、最初に自分の名前と学校名を伝えたうえで、面接日程の変更をお願いしたい旨をはっきり伝えてください。
理由も手短に説明し、簡潔かつ丁寧な言葉遣いを意識しましょう。緊張しやすい場面ではありますが、事前に話す順番を考えておくことで安心感が生まれます。
伝えたい要点はあらかじめメモしておくと、焦らず話せるでしょう。
② 候補日を具体的に提示する
変更の希望を伝える際は、候補日を1つだけでなく、2〜3日ほど用意して伝えるのが基本です。「○月○日か○日、あるいは○日が可能です」といったように、できるだけ具体的に提示しましょう。
複数の候補があれば、相手も調整しやすくなります。また、時間帯にも配慮して伝えると、より丁寧な印象になるでしょう。候補日を伝える前に、自分の予定をしっかり確認しておくことが大切です。
③ 相手の都合を最優先で考える
候補日を伝えるときは、自分の都合ばかりでなく、企業側のスケジュールにも配慮してください。
「もしご都合のよい日があれば、そちらに合わせたいと考えております」といった対応が好ましいです。
日程変更してもらう側として、採用担当者に配慮した行動を心掛けましょう。
④ 変更後のスケジュールを確認する
新しい日程が決まった際には、その場で内容を繰り返して確認しましょう。
具体的には、「○月○日○時でお間違いないでしょうか」などと聞き返すことで、認識のズレを防ぐことができます。
とくに電話では、聞き間違いや聞き漏らしが起きやすいため、最終確認は欠かせません。
確認が終わったら、「ありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします」と感謝の気持ちを伝えてください。
【ケース別】面接日程変更を電話でするときの会話例文
電話での連絡で、「具体的になんて言えばいいの？」と疑問に思う方も多いでしょう。
ここでは、就活生が直面しがちなケースごとに、電話での適切な伝え方例文を紹介します。
- 体調不良で日程変更をお願いする場合の会話例文
- 就活イベントと重なってしまった場合の会話例文
- 学業や授業が理由で変更を希望する場合の会話例文
- 家族の事情で日程を変更する場合の会話例文
- 企業から提示された日程が都合が悪い場合の会話例文
- 担当者が不在だった場合の会話例文
- 電話で日程調整後にメールで再確認する場合の会話例文
① 体調不良で日程変更をお願いする場合の会話例文
まずは、面接当日や前日に急な体調不良で参加できなくなった場合の例文を紹介します。
《例文》
| お忙しいところ失礼いたします。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。 ○月○日○時より、貴社で面接のお時間をいただいておりますが、本日、体調を崩してしまい、発熱のため外出が難しい状況となっております。 誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、別の日程に変更させていただくことは可能でしょうか。体調が回復次第、改めて面接に臨ませていただきたいと考えております。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。 |
《解説》
体調不良を理由にする場合は、「発熱」「外出が難しい」など具体的に伝えることで納得感が増します。謝罪・理由・お願いの順に整理するのがポイントです。
② 就活イベントと重なってしまった場合の会話例文
ここでは、企業の面接と他の就職活動イベントが重なってしまった場合に使える例文を紹介します。
《例文》
| お忙しいところ失礼いたします。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。 ○月○日○時より面接のお時間をいただいておりますが、実は同日に大学主催の合同企業説明会があり、そちらへの出席が義務付けられております。 大変申し訳ないのですが、面接日程の変更をご相談させていただけないでしょうか。可能であれば、別日をご提案いただけますと幸いです。 貴重なお時間をいただいているにも関わらず、お願いを申し上げる形となり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 |
《解説》
就活イベントとの重複は、学生ならではの事情です。義務であることを添えて理由を明確にしつつ、丁寧な口調と謝意を伝えることが信頼につながります。
③ 学業や授業が理由で変更を希望する場合の会話例文
授業や試験など、学業との兼ね合いで面接の日程を変更したい場合もありますよね。
ここでは、ゼミの発表が理由で変更を希望する場合の例文を紹介します。
《例文》
| お世話になっております。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。 ○月○日○時に面接のお時間を頂戴しておりますが、あいにくその日時にゼミの発表が入っており、出席が必須となっております。 大変恐縮ですが、可能であれば別の日程をご調整いただけないかと思い、ご連絡させていただきました。日程の候補をいくつかご提示いただけましたら、すぐに調整いたします。 お忙しい中ご対応いただくこととなり申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
《解説》
学業は、就活と両立すべき大切な要素です。出席が必須であることを明記し、代替日程への対応意思を示すことで、誠実な印象を与えることができます。
④ 家族の事情で日程を変更する場合の会話例文
ここでは、家族の事情によってやむを得ず面接を変更したい場合の例文を紹介します。
《例文》
| お世話になっております。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。 ○月○日○時より面接のお時間をいただいておりますが、当日、家庭の事情により外出が難しくなってしまいました。 ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、別の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。 可能であれば、○月○日〜○月○日のいずれかでご都合の良い日程を教えていただけますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
《解説》
家族の事情は詳細を伏せつつも、誠意を伝える表現がカギです。相手に配慮した言葉選びと代替案の提示を心がけましょう。
⑤ 企業から提示された日程が都合が悪い場合の会話例文
企業から案内された面接日程が授業や予定と重なってしまうこともあるでしょう。
ここでは、大学の授業が重なっているため日程変更をお願いする例文を紹介しています。
《例文》
| お世話になっております。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。先日は面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただいた○月○日○時の件ですが、あいにくその時間帯は授業が重なっており、出席が必須のため外すことができません。 大変恐縮ではございますが、別日でご調整いただくことは可能でしょうか。 ○月○日または○月○日であれば調整が可能ですので、ご都合が合えばご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。 |
《解説》
企業から提示された日程を変更する際は、お礼→理由→代替案の順で伝えるのが基本です。失礼のない表現を意識しつつ、候補日を添えるとスムーズでしょう。
⑥ 担当者が不在だった場合の会話例文
面接日程の変更を電話で伝えた際、担当者が不在というケースはよくあります。失礼のないように伝言をお願いする例文を紹介しています。
《例文》
| お忙しいところ失礼いたします。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。 ○月○日に面接のお時間をいただいております件で、採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。 （不在との返答を受けて） かしこまりました。実は当日やむを得ない事情があり、面接の日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。 お手数をおかけしますが、○○より折り返しのお電話をいただけますよう、お伝えいただけますでしょうか。 私の連絡先は、○○○-○○○○-○○○○でございます。何卒よろしくお願いいたします。 |
《解説》
担当者が不在の場合は、伝言をお願いしつつ折り返しを依頼するのがよいでしょう。また、連絡先を忘れずに伝えてください。
⑦ 電話で日程調整後にメールで再確認する場合の会話例文
電話で面接日程の変更が決まった後は、内容を正確に確認するため、メールでの再確認を行うのがマナーです。ここでは、その確認を促す丁寧な会話例文を紹介します。
《例文》
| お世話になっております。○○大学○○学部の○○ ○○と申します。面接日程の件でご連絡させていただきました。 先ほどのお電話にて、○月○日○時からの面接に変更していただくことで承知いたしました。改めて、日程について確認のためメールをお送りしてもよろしいでしょうか。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、念のため記録を残しておきたいと考えております。 それでは、確認のメールを本日中に送付させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。 |
《解説》
電話でのやり取りは記録に残らないため、メールでの再確認は信頼感につながります。確認の意図を丁寧に伝えることで、誠実な印象を与えられるでしょう。
電話で面接日程を変更する際の注意点
ここでは、日程変更する際に注意したいポイントを4つ紹介します。
面接日程を変更しようとしている人は参考にしてください。
- 無断キャンセルは絶対にしない
- 同じ企業で複数回変更しない
- 相手の話を途中で遮らない
- 緊張していても敬語を忘れない
① 無断キャンセルは絶対にしない
どのような事情があっても、連絡なしに面接を欠席することはNGです。
たとえ急な体調不良や家庭の事情などが理由であっても、わかった時点ですぐに企業へ電話を入れましょう。
企業も人が運営している組織です。きちんと説明すれば、状況に応じて対応してくれます。
② 同じ企業で複数回変更しない
面接日程の変更は、できる限り1回で済ませるようにしましょう。
何度も変更を申し出ると、「本当にこの企業を受けたいと思っているのか？」「社会人としてのスケジュール管理ができないのでは？」という不安を抱かせてしまいます。
特別な事情がない限り、最初に連絡するときに確実に参加できる日時を提案してください。
③ 相手の話を途中で遮らない
電話では、相手の話が終わるのをしっかり待ち、区切りを見てから話し始めるよう意識してください。
緊張していると、自分の要件を先に伝えようとして、相手が話している最中にかぶせて話してしまうことがあります。
しかし、それは無意識でも相手に失礼と受け取られかねません。焦らず、穏やかなやり取りを心がけることが大切です。
④ 緊張していても敬語を忘れない
面接の日程を電話で変更する場合でも、対応するのは企業の採用担当者です。
ビジネスの場にふさわしい敬語や話し方を心掛けましょう。
緊張していても「えっと」「大丈夫です」「はいはい」などの砕けた表現は控えるべきです。
たとえば、「わかりました」は「承知いたしました」、「大丈夫です」は「問題ございません」に言い換えるだけで、印象が大きく変わります。
事前に敬語表現を復習しておき、可能であれば電話前に声に出して練習しておくのもおすすめです。
企業から面接日程の電話がかかってきた場合の対応
企業から突然、面接日程に関する電話がかかってくることがあります。
落ち着いて対応できるように、電話対応の基本マナーをあらかじめ把握しておきましょう。
ここでは、覚えておきたい5つのポイントを紹介します。
- 周囲の騒音を避けて静かな場所で対応する
- 参加の可否をきちんと伝える
- スケジュールを即答できない場合は確認の時間をもらう
- メモを取りながら聞く習慣をつけておく
- 不在時は折り返しの連絡を速やかに行う
① 周囲の騒音を避けて静かな場所で対応する
電話を受ける際には、周囲の騒音を避けた静かな場所が好ましいです。
周囲が騒がしい場所にいる際は、「場所を移動してから折り返してもよろしいでしょうか」と一言添えるとよいでしょう。
相手の話を正確に聞き取るためにも、落ち着いた環境を自ら整える姿勢が大切です。余裕のある対応を心がけましょう。
② 参加の可否をきちんと伝える
企業から面接日程に関する連絡があった場合、まずは参加の意思をはっきりと伝えることが重要です。
予定が合えば「ぜひ参加させていただきます」と明言し、都合がつかない場合は「恐縮ですが別日程をご相談できればと存じます」と丁寧にお願いしましょう。
あいまいな返答は相手の判断を迷わせる原因になるため注意が必要です。
③ スケジュールを即答できない場合は確認の時間をもらう
面接の日程調整の電話を受けたとき、すぐに答えられない場合もあるでしょう。
そのようなときは、「確認のうえ、○時ごろまでに折り返します」と具体的に伝えると印象がよくなります。
無理にその場で即答しようとせず、正確な情報を把握してから返答することが望ましいです。
④ メモを取りながら聞く習慣をつけておく
担当者の名前、面接の日時、場所などは、その場で正確にメモを取りましょう。
電話の内容は記録が残りづらく、聞いた情報を自分でしっかり管理する必要があるためです。
「○月○日○時ですね。承知いたしました」と復唱することで、相手にも安心感を与えられます。
⑤ 不在時は折り返しの連絡を速やかに行う
着信があっても気づかず電話を逃してしまった場合は、できるだけ早く折り返すことがマナーです。
特に企業からの電話は緊急性が高いことも多く、対応の早さがそのまま印象に直結します。
「お世話になっております。○○大学の○○と申します。先ほどはお電話をありがとうございました」といった形で丁寧に名乗り、要件を伺いましょう。
電話での面接日程変更も丁寧な対応が信頼につながる
面接の日程を電話で変更する際には、マナーを意識しましょう。
名乗りやお詫び、理由の説明、お礼など、基本的なマナーを押さえるだけで印象は大きく変わります。
さらに、会話内容を事前に整理し、候補日を用意しておけば、スムーズなやりとりが可能です。
本記事の注意点や例文を参考にして、適切な電話対応ができるように心がけましょう。
