面接を当日キャンセルする際の正しい連絡方法と例文集

「面接の当日、急な事情で行けなくなった…どうすればいいの？」

就職活動や転職活動で避けられないのが「面接」。しかし、当日の体調不良や身内の不幸、交通トラブルなど、予期せぬ事情でどうしても面接をキャンセルせざるを得ないケースもありますよね。

そんなとき、どのように連絡をすれば企業に失礼がなく、次のチャンスにつなげることができるのでしょうか。

そこで本記事では、正しいキャンセル連絡の方法やマナー、伝達項目などわかりやすく解説します。例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

 

面接の当日キャンセルは誠意ある対応が必要

就職活動中は、体調不良や家庭の事情、交通トラブルなど、やむを得ない理由で面接を当日にキャンセルせざるを得ない場合もあります。しかし、直前の連絡は企業にとって迷惑となる可能性があるため、誠実な対応が何よりも大切です。

面接は、企業との最初の接点であり、第一印象に大きく関わります。だからこそ、事情を丁寧に、真摯な姿勢で伝えることが重要です。

実際、体調不良や公共交通機関の遅延などによる当日キャンセルは、社会人でも起こり得るものです。このような場合、問われるのは「理由の内容」よりも、「どのように連絡したか」という点です。

企業側は、面接官のスケジュール調整や応募書類の確認、当日の対応準備など、多くの時間と労力を費やしています。その背景を理解したうえで、早めに、正確かつ丁寧に連絡を入れることが求められるでしょう。

なお、当日のキャンセルであっても、誠意を持った対応ができていれば、必ずしも選考に不利になるとは限りません。冷静で礼儀正しい対応が、結果的に企業からの評価につながるでしょう。

面接を当日キャンセルせざるを得ない事情とは

就活中はスケジュールが過密になりがちで、急な体調不良や家庭の都合など、自分ではコントロールできない事情が起きることもあります。

ここでは、当日キャンセルの主な理由とその際に心がけたい対応を解説します。

1. 体調不良
2. 家庭の事情
3. 交通トラブル
4. 他社内定
5. 精神的負担

① 体調不良

体調不良による面接の当日キャンセルは、就活生にとって決して珍しいことではありません。

無理して出席しても本来の力を発揮できず、企業側に悪印象を与える恐れがあります。大事な選考であるほど、体調管理に万全を期したいと考えるでしょう。

しかし、就活期間中は連日の移動や緊張から体調を崩しやすく、当日朝に異変に気づくケースもあります。例えば発熱や腹痛、強い倦怠感がある状態で面接に臨んでも、自信を持って話すのは難しいはずです。

このような時は、早めに電話で連絡を入れ、その後メールで丁寧に補足する対応が必要です。「37.1度あるけど行くべきか」といった迷いがあっても、無理をせず冷静に判断することが大切ですよ。

体調不良は不可抗力であるため、誠意を持って伝えれば企業も理解を示してくれるはずです。

② 家庭の事情

家庭の事情で面接を当日にキャンセルしなければならないこともあります。家族の病気や突然の入院、介護の必要が生じた場合は、就活を一時中断してでも対応しなければならないでしょう。

特に一人暮らしの就活生や、家庭内で自分の役割が大きい人にとっては避けられない状況ですよね。

たとえば、親の付き添いで急に病院へ行かなければならない、身内の不幸が発生したなどのケースでは、当日連絡になってしまうこともあります。

その際は、電話で一報を入れたうえで「家庭の事情のため」と簡潔に理由を伝え、深く立ち入らずに謝罪と再調整の希望を述べるとよいでしょう。

プライベートな内容に踏み込まれたくないときでも、伝え方を工夫すれば十分に誠意を示せます。必要以上に説明することよりも、落ち着いた対応が信頼につながります。

③ 交通トラブル

公共交通機関の遅延や事故などによって、予定どおりに面接へ向かえない事態は誰にでも起こり得ます。

とくに地方から都市部への移動や、乗り換え回数が多い経路の場合、想定外のトラブルは避けられません。こうした事態にどう対応するかで、就活生としての姿勢が問われます。

例えば、電車が事故で止まってしまった、バスの遅延により到着が大幅に遅れるといった状況では、まず電話で現状を共有し、その後メールで事情を補足することが基本です。

場合によっては、証明書（遅延証明など）を添付することで、相手も状況を把握しやすくなります。

重要なのは「不可抗力だった」と言うだけでなく、「どう誠実に対応したか」を伝えることです。事前に複数ルートを確認するなどの準備も、信頼を得るポイントになります。

④ 他社内定

第一志望の企業から内定をもらった場合、他社の面接を辞退することは自然な流れです。

ただし、面接当日にキャンセルを申し出ることになると、相手企業に迷惑をかけてしまう可能性もあるため、なるべく早い段階で連絡を入れてください。

たとえば、当日朝に内定を受諾することを決めた場合には、すぐに電話でその旨を伝えましょう。

「他社の内定を受け、今後の選考を辞退したい」と簡潔に伝えつつ、「お時間をいただいたことへの感謝」や「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった言葉を添えると、誠実な印象を残せます。

辞退理由を細かく説明する必要はありませんが、対応の仕方一つで企業の印象は大きく変わるため、最後まで礼儀を大切にしましょう。

⑤ 精神的負担

就活のプレッシャーが積み重なると、精神的に追い詰められてしまうことがあります。

「行かなきゃ」と思いながらも、気持ちがついていかず、面接に行けないという日もあるかもしれません。特に複数の選考が重なったり、不採用が続いたりすることで、自信を失う就活生も少なくないでしょう。

このようなときに無理をして面接に臨んでも、良いパフォーマンスは望めませんし、かえって悪い印象を与えかねません。自分の状態を冷静に見極め、必要であればキャンセルの判断を下す勇気も大切ですよ。

また企業への連絡時には、「体調不良のため」と伝えるのが無難です。精神面の不調はデリケートな問題であり、無理に打ち明ける必要はありません。

面接当日キャンセル時の基本マナー

面接を当日にキャンセルすることになったとき、どのように連絡をすべきか迷う就活生は多いでしょう。

ここでは、就活生が知っておきたい面接当日キャンセル時の基本的な対応を整理して解説します。

1. 無断欠席を避ける
2. 電話で連絡する
3. 営業時間内に連絡する
4. 謝罪の言葉を伝える
5. メールで補足する

① 無断欠席を避ける

面接を無断で欠席するのは、選考を受けるうえで最も印象が悪くなる行為の1つです。

企業側は面接のために準備や時間を確保しており、そこに何の連絡もなく現れないとなれば、「社会人としての常識がない」と判断される可能性が高まります。

就活中は想定外の出来事も起こりえますが、だからこそ、まずは一報を入れるという行動が重要です。

たとえ選考を辞退する場合でも、無言で去るのではなく、相手に対して最低限の礼儀を尽くすことが、将来の信頼にもつながるでしょう。

② 電話で連絡する

当日に面接をキャンセルする場合、連絡手段は電話が原則です。

メールは確かに便利ですが、緊急性の高い連絡には向いていません。担当者がメールに気づかないまま面接の時間を迎えてしまうと、さらに迷惑をかけてしまいます。

電話であれば、相手の反応を確認しながら、直接事情や謝意を伝られるでしょう。

就活生の中には「電話は緊張する」「どう話せばよいかわからない」と感じる人もいますが、丁寧な言葉遣いで冷静に話すだけで十分に誠意は伝わりますよ。

③ 営業時間内に連絡する

電話をかけるタイミングにも配慮が必要です。企業には営業時間があり、早朝や夜間、あるいは昼休み中の連絡は相手の迷惑になってしまいます。

就活生としては「なるべく早く伝えなければ」という気持ちになるかもしれませんが、焦って非常識な時間帯に電話するのは逆効果です。

基本的には平日の9時～18時ごろを目安とし、できれば午前中の早い段階で連絡を入れるのが望ましいでしょう。

④ 謝罪の言葉を伝える

面接当日のキャンセルは、どんな事情であっても企業に迷惑をかけてしまいます。

そのため、連絡の際はまず第一声で謝罪を伝えるのがマナーです。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という一言があるかないかで、印象は大きく変わるでしょう。

就活中は自己アピールを重視しがちですが、相手に対して謙虚な姿勢を持ち続けることも大切です。

謝罪の気持ちをしっかり言葉にすることで、「この人は信頼できる」と感じてもらえるきっかけになるでしょう。

⑤ メールで補足する

電話連絡を終えたあとには、メールでの補足も忘れずに行いましょう。

電話だけでは記録が残らず、相手の対応にも支障をきたす場合があります。メールで改めて面接日時や自身の情報を整理し、謝罪と必要な補足を記載することで、丁寧な印象を残せるでしょう。

就活生の中には「電話で伝えたから十分では？」と思う方もいるかもしれませんが、ビジネスの場では文面でのフォローが信頼につながるケースが多くありますよ。

面接当日キャンセル時の伝達項目

面接を当日にキャンセルする際は、ただ一言「行けなくなりました」と伝えるだけでは不十分です。

限られた時間の中で準備を進めてくれていた企業に対して、最低限伝えるべき項目を整理し、丁寧に配慮することが誠意ある対応といえます。

ここでは、当日キャンセルの際に必ず伝えるべき項目を整理して紹介します。

1. 氏名・学校名
2. 面接日時
3. キャンセル理由
4. 再調整希望の有無
5. 謝罪と感謝の言葉

① 氏名・学校名

まず最初に名乗ることは、社会人としての基本です。氏名と所属（大学名）を明確に伝えることで、企業側は確認作業に余計な手間を取られることなく、対応に入れます。

特に就活中は、採用担当者が複数の学生とやり取りしていることを忘れてはいけません。「自分のことは覚えてくれているだろう」と考えるのは早計です。

初めて連絡を取る気持ちで、落ち着いて丁寧に名乗ることを意識しましょう。

② 面接日時

伝えるべき2つ目の項目は、キャンセルしたい面接の「日時」です。企業側は複数の面接日や候補者を管理しているため、日時が不明確な連絡は混乱を招く原因になります。

特に当日の連絡では、相手が対応に追われている可能性もあるため、「本日」「午後」といったあいまいな表現ではなく、「6月24日15時からの一次面接」といった具体的な表現を心がけましょう。

いつの面接を指しているのかを明確に伝えることで、相手の負担を最小限に抑えられます。

③ キャンセル理由

面接を当日にキャンセルするというのは、企業側にとっても学生側にとっても大きな出来事です。

理由を説明しない連絡は、相手に不信感を与えてしまうリスクがあります。だからこそ、簡潔でも構わないので、理由を添えて伝えることが大切です。

たとえば、急な体調不良ややむを得ない家庭の事情など、状況を誠実に伝えるだけで印象は大きく変わります。言い訳のように聞こえることを恐れる必要はありません。

正直な気持ちを、自分なりの言葉で伝える姿勢が重要です。

④ 再調整希望の有無

面接のキャンセル連絡において、「今後どうしたいのか」を明確に伝えることは非常に重要です。つまり、再調整を希望するのか、選考を辞退するのかをはっきりと伝える必要があります。

企業は面接日程の調整や採用計画に多くの時間を費やしているため、意思表示があいまいだと、対応が滞ってしまい、結果としてお互いにとって非効率なやり取りとなってしまいます。

再調整を希望する場合も、辞退する場合も、自分の意思を丁寧に言葉にして伝えましょう。

⑤ 謝罪と感謝の言葉

最後に、忘れてはならないのが「謝罪」と「感謝」の気持ちです。当日のキャンセルは、相手のスケジュールや労力に少なからず影響を与えています。

だからこそ、そのことに対する配慮を、言葉できちんと表すことが大切です。

「申し訳ありませんでした」だけでなく、「ご対応いただきありがとうございます」といった感謝の言葉も添えることで、相手の受け取り方は大きく変わりますよ。

面接当日キャンセルによる主な影響

面接当日のキャンセルは、どうしても避けられない事情があることもあります。

しかしその対応次第では、企業からの信頼を損ね、就活全体に影響を及ぼすおそれもあります。ここでは、就活生が知っておくべき主な5つのリスクについて整理しておきましょう。

1. 選考辞退と見なされる可能性
2. 再応募が不利になる可能性
3. 企業の信頼を損なう可能性
4. 面接官や他の候補者に迷惑をかける可能性
5. 就活リズムに悪影響を及ぼす可能性

①選考辞退と見なされる可能性

面接を当日にキャンセルすると、企業側はそれを「選考辞退」と受け取る可能性があります。

企業は多くの応募者を管理しており、選考辞退者への個別対応に時間をかけにくいためです。たとえば「体調不良で参加できません」とだけ伝えると、そのまま不参加として処理されることもあるでしょう。

しかし、「体調がすぐれず、やむを得ず欠席します。再調整のご相談をさせていただけないでしょうか」と伝えることで、選考継続の意思を明確にできます。

そのため選考に進みたいという気持ちがあるなら、その旨をきちんと伝えましょう。

②再応募が不利になる可能性

面接を当日キャンセルした事実は、企業の採用記録に残ることがあります。特に無断キャンセルや連絡が雑な場合は、今後の再応募時に不利になる可能性も否定できません。

企業は応募者ごとのやり取りを記録していることが多く、「過去に面接をすっぽかした人」という印象が先に立つこともあります。

これは同一企業だけでなく、グループ会社や関連企業でも共有されるケースがありますよ。ただし、誠実な対応をしていれば、悪印象が記録されることはありません。

体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由であっても、丁寧な連絡と謝罪を心がけておけば、再挑戦のチャンスが残る可能性は十分あります。

将来的な選考も見据えて、目の前の対応をおろそかにしないことが大切です。

③企業の信頼を損なう可能性

当日キャンセルは、企業との信頼関係に直接響く行動です。

特に新卒採用では、スキルよりも人柄やマナーが重視されるため、連絡の仕方や対応スピードが「社会人として信頼できるかどうか」の判断材料になります。

たとえば、「直前にメール1本だけ」「連絡が取れない」といった状況は、企業から「誠意が感じられない」と評価されがちです。

一方、電話で丁寧に謝罪し、事情をしっかり伝えれば、誠実な人物として信頼を維持できることもあります。信頼は日常の細かな行動から築かれるものであり、トラブル時の対応にこそ、その人の本質が表れるものです。

だからこそ、当日キャンセルというイレギュラーな場面でも、信頼を損なわないよう冷静に対応することが求められます。

④面接官や他の候補者に迷惑をかける可能性

当日のキャンセルは、自分だけでなく、面接官や他の就活生にも影響を及ぼしかねません。

面接官はスケジュールを調整し、時間を確保したうえで準備を整えているため、直前の欠席はその努力を無駄にしてしまいます。

また、グループ面接であれば、欠席により進行が乱れたり、他の候補者に負担がかかることもあるでしょう。

さらに、場合によっては補欠繰り上げなどの調整が発生し、企業の運営に手間をかけさせてしまうかもしれません。

就活は一人で進めるものではなく、企業や他の就活生との関わりの中で成り立っています。だからこそ、当日の連絡には配慮が求められますよ。

⑤就活リズムに悪影響を及ぼす可能性

面接当日にキャンセルをするという経験は、自分自身にも心理的な影響を及ぼします。

たとえば「申し訳ないことをした」と後悔したり、「また失敗したらどうしよう」と不安になったりして、その後の就活にも消極的になるかもしれません。

時には、自己嫌悪から他社の選考すら躊躇するようになってしまうケースもあります。しかし、そこで自分を責めすぎる必要はありません。

大切なのは、起きてしまった出来事にどう向き合い、どのようにリカバリーするかという点です。

企業へ速やかに連絡を入れ、謝罪の気持ちや面接再調整への意思を丁寧に伝えることで、自分自身の気持ちも整理され、前向きな姿勢を取り戻しやすくなりますよ。

面接当日キャンセル前の確認事項

面接を当日にキャンセルする際は、誠意をもって対応するために、事前の準備が欠かせません。

急な事情で焦ることもありますが、確認すべきポイントを押さえることで、企業からの信頼を損なわずに済みます。以下の5点を踏まえ、丁寧かつ的確な対応を心がけましょう。

1. 伝える内容を確認する
2. 連絡手段を確認する
3. 再調整の意思を確認する
4. 企業の連絡先を確認する
5. フォロー方法を確認する

① 伝える内容を確認する

面接の当日キャンセルでは、まず「何を伝えるべきか」を整理しましょう。なぜなら、伝える内容が曖昧だと、企業側に混乱を与えたり、不誠実だと誤解されたりする可能性があるからです。

必要なのは、氏名や学校名、面接予定の日時、キャンセル理由、そして再調整の意思があるかどうかといった情報です。

これらをあらかじめメモしておくと、電話でも落ち着いて伝えることができ、緊張しても安心ですよ。

就活中は複数の企業とやり取りすることも多いため、混乱しないように伝えるべき項目をまとめておくことが信頼につながります。

② 連絡手段を確認する

面接を当日にキャンセルする場合は、基本的に電話で連絡するのがマナーです。

企業としては、できるだけ早く状況を把握し、対応を検討する必要があるため、メールでは確認が遅れる可能性があります。

また、企業によっては「まずは電話で連絡し、その後メールで詳細を補足してください」といった対応を求めることもあります。事前に指示があった場合は、それに従うことが大切です。

採用担当者は日々多忙な中で面接対応を行っているため、正しい手段と適切なタイミングで連絡を入れることが、就活生としての基本的な配慮といえるでしょう。

③ 再調整の意思を確認する

やむを得ず面接を当日にキャンセルする場合でも、今後の日程調整を希望するかどうかは、はっきりと伝える必要があります。なぜなら、意思表示がないと「辞退」と受け取られるリスクがあるからです。

たとえば「本日は体調不良のためご連絡いたしましたが、体調が回復次第、再度日程をご相談させていただければ幸いです」といった一文があるだけでも、印象は大きく変わります。

逆に辞退する場合も、曖昧な言い方を避け、きちんと断ることが大切です。就活では伝え方次第で評価が左右されるため、自分の希望を明確に言葉にすることが不可欠ですよ。

④ 企業の連絡先を確認する

連絡先の確認は、キャンセル連絡を円滑に行ううえでの基本です。誤った部署や担当者に連絡してしまうと、対応が遅れたり、不信感を抱かれたりするおそれがあります。

特に複数企業の選考を受けている場合、企業名や担当者名、電話番号、メールアドレスなどを混同しがちです。

応募時のメールや企業サイトの採用ページを確認し、正確な情報を控えておくことがトラブル回避につながります。小さな確認作業ですが、社会人としての信頼を守るには欠かせない行動といえるでしょう。

⑤ フォロー方法を確認する

面接を当日にキャンセルした場合、連絡して終わりにせず、フォローの仕方にも注意を払いましょう。特に、電話だけで完結させようとすると、「その後の行動に誠意が感じられない」と判断されることもあります。

たとえば、謝罪の言葉を再度丁寧に伝えたり、企業の都合を気遣う一言を加えたりと、補足的な対応を工夫することが大切です。また、担当者の名前を把握したうえでお礼を述べると、きちんとした印象を残すことができます。

フォローは形式ではなく気持ちを伝える行動です。小さな一手間が、企業との信頼関係を築く大きな要素になるでしょう。

【電話例文】面接当日キャンセルと再調整の伝え方

面接当日にやむを得ずキャンセルすることになった場合、誠意を持って理由を伝えつつ、再調整をお願いする姿勢が大切です。

相手に失礼のない対応をするためにも、状況ごとの適切な伝え方を理解しておきましょう。

1. 体調不良の電話例文
2. 交通トラブルの電話例文
3. 家庭の事情の電話例文
4. 急用発生の電話例文

①体調不良の電話例文

面接当日の朝、体調不良で外出が難しい場合には、まず相手の立場を思いやった謝罪と、現在の体調について簡潔に説明することが重要です。

特に感染症が疑われる症状であれば、無理に出向かない姿勢も評価につながるかもしれません。

《例文》

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 本日○時より面接のお時間をいただいておりましたが、今朝から高熱と強い倦怠感があり、外出が難しい状態となっております。 体調管理が行き届かず、またこのような大事な日にご迷惑をおかけする形となってしまい、大変申し訳ございません。 誠に勝手ではございますが、体調が回復次第、もし可能であれば面接日程の再調整をご検討いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

《解説》
体調不良はやむを得ない事情ですが、「当日連絡になった理由」や「今後の希望」を丁寧に伝えることが誠意ある印象につながります。簡潔ながらも感情を込めた言葉選びがポイントです。

②交通トラブルの電話例文

交通機関の遅延や運休などは予測が難しく、当日になって初めて影響を受けるケースもあります。

そんな時は、現状と見通しを伝えつつ、丁寧な言葉づかいで謝罪と対応のお願いをしましょう。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 本日〇時より面接の予定をいただいておりますが、現在乗車中の〇〇線が人身事故の影響で運転を見合わせており、現時点で復旧の見通しが立っていない状況です。 このたびはご迷惑をおかけする形となり、誠に申し訳ございません。 現在、別の経路も調べておりますが、本日の面接にお伺いするのが難しい可能性が高いため、念のためご連絡させていただきました。 もしご迷惑でなければ、日程の再調整をご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

《解説》
交通トラブルは不可抗力であっても、状況把握の早さと、事前の連絡が信頼につながります。代替手段を模索している姿勢も含めて伝えると、誠実な印象を与えられます。

③家庭の事情の電話例文

家庭内でのトラブルや親族の不調などは、急に対応を求められることもあります。

このような時は詳細に踏み込みすぎずとも、必要な情報をしっかり伝えることで相手に納得してもらえる対応が可能です。

《例文》

お世話になっております。本日〇時より面接を予定しておりました、〇〇大学の〇〇と申します。 急なご連絡となり恐縮ですが、本日、同居する家族の体調が急変し、病院への付き添いが必要となったため、やむを得ず面接をキャンセルさせていただきたくご連絡差し上げました。 このようなご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。大変恐縮ではございますが、可能であれば別日での面接を再調整いただけますと幸いです。 何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

《解説》
家庭の事情は私的な内容でもあるため、詳細は控えつつも理由の納得感と謝意、再調整の希望を明確に伝えることで、冷静かつ誠実な印象を残せます。

④急用発生の電話例文

突然の呼び出しや予期せぬ予定変更などにより、面接当日に出向けない事態が生じることもあります。緊急性を伝えつつ、可能な範囲で事情を説明し、丁寧な謝罪と言葉を添えることが大切です。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 本日〇時より面接を予定しておりましたが、急な用件が発生し、どうしても本日中の来社が難しい状況となってしまいました。 具体的には、家族の代理として対応しなければならない急な呼び出しが入り、予定していた時間に間に合わないことが判明したため、ご連絡差し上げました。 直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけいたしますが、もし可能でしたら日程の再調整をご検討いただけますと幸いです。 お忙しい中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

《解説》
急用という曖昧な表現だけでなく、「差し支えない範囲で具体性」を加えることで納得感が高まります。冷静で誠実な姿勢を言葉に込めることが信頼を得る鍵です。

【メール例文】面接当日キャンセルと再調整の伝え方

面接当日にやむを得ない事情で出席できなくなった場合、電話連絡に加えてメールでも丁寧かつ誠意を持って事情を伝えることが重要です。

メールは記録に残るため、正確かつ礼儀正しい表現で相手に伝わるように配慮しましょう。ここでは、体調不良や交通トラブル、家庭の事情、急用発生など、具体的な状況ごとに適したメール例文をご紹介します。

相手に配慮しつつ、再調整の意思も明確に伝えるポイントを押さえてください。

1. 体調不良のメール例文
2. 交通トラブルのメール例文
3. 家庭の事情のメール例文
4. 急用発生のメール例文

①体調不良のメール例文

急な体調不良によって面接を当日キャンセルしなければならない際は、相手の都合に配慮しながら、誠実に謝罪し状況を説明することが求められます。

以下の例文は、そうした配慮を踏まえた文面例です。

《例文》

件名：本日面接予定の件につきまして（○○大学・山田太郎） 株式会社〇〇 人事部　採用ご担当者様 お世話になっております。 本日○時より面接のお時間を頂戴しておりました、○○大学の山田太郎と申します。 誠に申し訳ございませんが、今朝から体調不良により高熱と強い倦怠感が続いており、現在外出が難しい状況です。 直前のご連絡となってしまい、貴重なお時間を頂いていたにもかかわらずご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。 つきましては、体調が回復次第、可能であれば面接日程の再調整をお願いできればと存じます。 ご多用のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。

《解説》
体調不良の場合は、謝罪と状況説明を簡潔に、かつ誠実に伝えることが大切です。再調整の希望を明確に示し、相手が対応しやすいよう配慮する表現を心がけましょう。

②交通トラブルのメール例文

交通機関の遅延や運休といったトラブルは予測が難しく、当日キャンセルの理由としてはやむを得ないケースです。

こうした状況でも、早めの連絡と具体的な状況説明、再調整のお願いを丁寧に行うことで信頼を損ねることなく対応できます。

《例文》

件名：本日面接のキャンセルについて（○○大学・山田太郎） 株式会社〇〇 人事部　採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎と申します。 本日○時より貴社で予定しておりました面接についてご連絡いたします。 現在、予定していた路線が人身事故の影響で運転を見合わせており、面接開始時刻までに到着が困難な状況です。 このたびは急なご連絡となり、大変申し訳ございません。 つきましては、ご迷惑をおかけいたしますが、日程の再調整をご検討いただけますと幸いです。 ご多忙の中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 山田太郎 携帯番号：090-xxxx-xxxx メールアドレス：xxxx@example.com

《解説》
交通トラブルの際は、事実を具体的に伝え、謝罪と再調整の希望を丁寧に示すことがポイントです。署名欄に連絡先を入れることで担当者が対応しやすくなります。

③家庭の事情のメール例文

家庭の急な事情で面接に出席できなくなった場合は、プライベートな内容に配慮しつつ、誠意を持って状況説明と謝罪を行うことが重要です。

再調整の意思を示すことで、相手への礼儀を欠かずスムーズなやり取りが期待できます。

《例文》

件名：本日面接のキャンセルのご連絡（○○大学・山田太郎） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学の山田太郎と申します。 本日予定しておりました面接について、やむを得ない家庭の事情により出席が難しくなりましたことをご報告申し上げます。 直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。 可能であれば、別日での面接再調整をお願いできれば幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 山田太郎 電話番号：090-XXXX-XXXX メール：xxxx@example.com

《解説》
家庭事情はプライバシーに配慮しつつ、謝罪と再調整希望を明確に伝えることが大切です。署名と連絡先を記載し、誠実さをアピールしましょう。

④急用発生のメール例文

予期せぬ急用により面接を当日キャンセルする場合は、事情を簡潔に伝えつつ、謝罪と再調整の希望を丁寧に伝えることが信頼回復のポイントです。

あまり詳細を述べすぎず、適切な距離感を保ちましょう。

《例文》

件名：本日予定の面接キャンセルのお願い（○○大学・氏名） 株式会社○○ 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 本日○時より面接のお時間を頂戴しておりましたが、急遽家族の急病により同行が必要となり、やむを得ず本日の面接をキャンセルさせていただきたくご連絡申し上げます。 直前のご連絡となりましたこと、誠に申し訳ございません。 可能であれば別日での再調整をお願い申し上げます。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 山田太郎 電話番号：090-XXXX-XXXX メール：xxxx@example.com

《解説》
急用でのキャンセルは事情を簡潔に伝え、謝罪と再調整希望を礼儀正しく示すことが大切です。相手の都合に配慮する文面にすることで誠実な印象を与えられます。

【電話例文】面接当日キャンセルと選考辞退の伝え方

面接当日にやむを得ずキャンセルするだけでなく、選考自体を辞退する場合には、電話で簡潔かつ丁寧にその意思を伝えることが不可欠です。

誠意をもって理由を明確に述べることで、企業側に対してマナーを守った対応となり、今後の関係にも配慮できます。

ここでは、体調不良や他社内定、企業との相性など、辞退理由ごとに適切な伝え方の例文を詳しく紹介します。

1. 体調不良の辞退電話例文
2. 他社内定の辞退電話例文
3. 企業との相性の辞退電話例文
4. 連絡遅延の辞退電話例文
5. 担当者不在時の辞退電話例文

①体調不良の辞退電話例文

急な体調不良で面接当日に参加できなくなった場合は、電話で早急に謝罪と選考辞退の意向を伝えることが大切です。具体的な症状や状況を簡潔に説明し、相手の時間を無駄にしない配慮を示しましょう。

《例文》

お世話になっております。 本日14時から面接のお約束をいただいておりました、〇〇大学の田中花子と申します。 大変申し訳ございませんが、今朝から発熱と頭痛が続き、体調が著しく優れず、面接に伺うことが難しい状態となってしまいました。 直前のご連絡となってしまい、ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。 貴重なお時間をいただいておりましたのに、このような形で辞退させていただくこと、大変心苦しく存じますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。

《解説》
症状を具体的に伝えつつ、謝罪を重ねることで誠意を伝えられますよ。辞退の意思をはっきり示し、相手の時間を尊重する姿勢も好印象につながります。

②他社内定の辞退電話例文

他社から内定を受けたことを理由に面接を辞退する場合は、感謝と謝罪の言葉を添えつつ、辞退の意向を明確に伝えることがポイントです。電話のタイミングや言葉遣いに配慮し、誠実な印象を残しましょう。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学の山田と申します。 本日14時から面接を予定していただいておりますが、急なご連絡で大変恐縮ですが、他社より内定のご連絡をいただきましたため、誠に勝手ながら本日の面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。 お忙しい中、貴重な面接の機会を設けていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 担当者様をはじめ、関係者の皆様にご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。 何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

《解説》
辞退理由を正直に伝え、感謝と謝罪をしっかり述べることで丁寧さが伝わりますよ。相手への配慮を言葉で表すことが好印象を与えるでしょう。

③企業との相性の辞退電話例文

企業との価値観や業務内容の違いにより選考を辞退する場合は、これまでの機会に感謝しつつ、率直に理由を伝えることが求められます。丁寧な説明と誠実な言葉遣いで円満な辞退を目指しましょう。

《例文》

お世話になっております。 本日13時より面接の予定をいただいております、〇〇大学の△△と申します。 直前のご連絡となり大変恐縮ですが、今回の選考を辞退させていただきたくお電話いたしました。 説明会や会社訪問を通じて貴社の業務内容や社風を深く知ることができましたが、自分の将来のビジョンや希望する働き方とは若干異なる点があると感じました。 慎重に検討した結果、より自分の適性に合う企業の選考に専念したいと思い、このような決断に至りました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。 何卒ご理解いただけますと幸いです。失礼いたします。

《解説》
企業との相性を理由に辞退する際は、感謝と理由説明をバランス良く伝えることが重要です。配慮を忘れずに率直な気持ちを伝えましょう。

④連絡遅延の辞退電話例文

当日の急な体調不良などで辞退を決めたものの、連絡が遅れてしまった際は、まず遅れたことを丁寧に謝罪し、具体的な事情を説明することが必要です。

誠意を込めた言葉遣いで謝罪と辞退の意向を伝えましょう。

《例文》

お世話になっております。 本日15時から面接のお約束をさせていただいておりました、〇〇大学の田中と申します。 直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。 今朝から体調が優れず様子を見ておりましたが、やはり面接に伺うことが困難なため、誠に恐縮ですが今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 ご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。 もっと早くご連絡すべきところを遅れてしまい、誠に申し訳ございません。 お忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございました。失礼いたします。

《解説》
連絡が遅れたことを真摯に謝罪し、具体的な理由を簡潔に述べることで誠意が伝わります。遅延を重ねて詫びる姿勢が信頼回復につながります。

⑤担当者不在時の辞退電話例文

担当者不在の際に辞退の意思を伝える場合は、伝言をお願いする際も丁寧な言葉遣いと要点をしっかり伝えることが大切です。後日メールでの連絡を伝え、誠実に対応しましょう。

《例文》

お世話になっております。 私、〇〇大学の山田花子と申します。 先ほど採用担当の佐藤様へお電話いたしましたが、ご不在とのことで伝言をお願いしたく存じます。 本日予定しておりました面接につきまして、一身上の都合により急遽辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。 直前のご連絡となり、多大なご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。 本来であれば直接お伝えすべきところではございますが、まずは取り急ぎ伝言にて失礼いたします。 後ほど改めてメールでもご連絡いたしますので、佐藤様へお伝えいただけますと幸いです。 よろしくお願い申し上げます。

《解説》
担当者不在でも丁寧に要件を伝え、後日のメールフォローを約束することで、誠実な印象を残せます。簡潔かつ礼儀正しい言葉遣いがポイントです。

【メール例文】面接当日キャンセルと再調整の伝え方

面接当日にキャンセルをしなければならなくなり、困惑している方も多いでしょう。

ここでは、丁寧にキャンセル理由を伝え、日程再調整を依頼するメールの例文を理由別に紹介します。

1. 体調不良のメール例文
2. 交通トラブルのメール例文
3. 家庭の事情のメール例文
4. 急用発生のメール例文

①体調不良の辞退メール例文

面接当日に体調を崩してしまったため、急きょ選考を辞退する旨をメールで連絡する例文です。

体調不良は誰にでも起こり得るため、謝罪の気持ちを丁寧に伝えましょう。

《例文》

お世話になっております。 〇〇大学の田中太郎と申します。 本日〇〇時から予定していただいていた面接ですが、 朝から体調を崩し、参加が難しい状況となってしまいました。 御社のためにお時間を割いていただきながら、 このような形で辞退のご連絡をすることになり、 誠に申し訳ございません。 大変ご迷惑をおかけしますが、 何卒ご理解いただけますと幸いです。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇大学 田中太郎 メール：xxxxx@xxx.ne.jp 電話番号：000-0000-0000

《解説》
体調不良での辞退は、簡潔に状況を伝えつつ謝罪を丁寧に行うことが重要です。無理に詳細な症状を述べる必要はなく、企業側への配慮が伝わる文面を心がけましょう。

②他社内定の辞退メール例文

他社から内定を受けたため、面接当日にやむを得ず選考を辞退する場合のメール例文です。誠実さを持って感謝の気持ちと辞退の理由を伝えましょう。

《例文》

お世話になっております。 〇〇大学の佐藤花子と申します。 このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。 誠に恐縮ではございますが、先日他社より内定をいただきましたため、 本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 御社の選考に進めなかったことは大変心苦しく、 このような形でのご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 今後の貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇大学 佐藤花子 メール：xxxxx@xxx.ne.jp 電話番号：000-0000-0000

《解説》
内定辞退のメールでは、感謝の意を示すことが信頼感につながります。理由は簡潔にし、誠実な態度を伝えることがポイントです。相手の時間を尊重した文面にしましょう。

③企業との相性の辞退メール例文

企業の雰囲気や仕事内容が自分の希望と合わないと感じ、面接当日に選考を辞退する場合のメール例文です。相手への配慮を忘れず、丁寧に辞退の意志を伝えましょう。

《例文》

お世話になっております。 〇〇大学の山田太一と申します。 このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討した結果、私の志望する方向性と御社の業務内容が一致しないと判断し、 本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 ご多忙のところ貴重なお時間を割いていただきながら、 このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。 貴社の今後のご発展をお祈り申し上げます。 〇〇大学 山田太一 メール：xxxxx@xxx.ne.jp 電話番号：000-0000-0000

《解説》
企業との相性が理由の場合でも、否定的な表現は避け、感謝の気持ちを最優先しましょう。辞退理由は簡潔にしつつ、誠意が伝わる文面を心がけることが大切です。

④辞退意思を明確にするメール例文

面接当日に選考を辞退する意思をはっきり伝えるためのメール例文です。誠実に理由を伝えつつ、相手の時間に対する配慮も忘れずに示しましょう。

《例文》

お世話になっております。 〇〇大学の鈴木健太と申します。 このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、他の選考結果を踏まえたうえで熟考した結果、 本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴重なお時間をいただいたにも関わらず、 このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。 貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。 〇〇大学 鈴木健太 メール：xxxxx@xxx.ne.jp 電話番号：000-0000-0000

《解説》
辞退の意思は明確に伝えることが重要です。理由は簡潔にし、謝罪と感謝の気持ちを忘れずに表現することで、相手に誠意が伝わるメールになります。

面接当日キャンセルに関する注意点

面接を当日にキャンセルする場合、単に連絡を入れれば済むというわけではありません。不適切な対応は、企業に悪い印象を与える原因になります。

信頼を損ねないためにも、以下のような注意点にしっかり気を配る必要があります。

1. 連絡の遅れ
2. 曖昧な表現
3. フォロー不足
4. 謝罪の欠如
5. 一貫性の欠如

① 連絡の遅れ

面接を当日にキャンセルする際、もっとも重要なのは「連絡の早さ」です。

どのような理由であっても、連絡が遅れることで、採用担当者の時間や準備の労力を無駄にしてしまいます。その結果、「社会人としての基本ができていない」と評価されるかもしれません。

特に就活生は、限られた機会の中で第一印象が評価に直結するため、たとえ電話をかけるのに躊躇してしまっても、気づいた瞬間にすぐ行動することが求められます。

たとえば、朝に体調不良を感じた場合は、その時点でできるだけ早く連絡を入れることが大切です。早めの連絡によって、企業側も予定を見直す余地を確保できるでしょう。

たとえ面接の機会を逃したとしても、連絡のタイミングや姿勢によって、その後の印象や再調整の可否が大きく変わることもあります。迅速で丁寧な対応こそが、誠実さを伝える一番の手段ですよ。

② 曖昧な表現

キャンセルの理由を伝える際に曖昧な言い回しを使うと、かえって不信感を招くおそれがあります。「何かあったのでは？」と詮索されたり、誤解されたりするリスクが高まるため、できる限り明確に伝えることが重要です。

就活生の多くは、「理由を正直に話してもよいのか」「詳しく言うべきか」と迷いがちですが、簡潔で端的な理由のほうが、むしろ相手に納得されやすくなります。

たとえば「急な体調不良のため」と一言添えるだけでも、事情は伝わります。「ちょっと都合がつかなくて」など、あいまいな表現は避けましょう。

伝えるべきポイントをシンプルに整理するだけで、誠実な印象を残せます。必要以上に深く説明する必要はありませんが、ごまかさないことが何より大切です。

③ フォロー不足

面接のキャンセル連絡をするだけで終えてしまうと、「一方的に予定を変えられた」と相手が感じる可能性があります。

特に当日の連絡は印象に直結するため、その後の対応まで含めて丁寧に進めることが欠かせません。

企業は、単にキャンセルされた事実だけでなく、その際の振る舞いまでを見ています。就活生にとっては、対応の一つひとつが評価対象になるという意識を持つことが重要です。

たとえば、連絡の中で相手に配慮した一言を添える、誠意が伝わるような姿勢を示すだけで、印象は大きく変わります。それが再調整のきっかけになることもあります。

形式的なやりとりで終わらせず、相手の立場に立ったひとことを添える姿勢が信頼につながります。

④ 謝罪の欠如

面接を当日にキャンセルするという行為自体が、企業にとってはスケジュールの変更や対応の手間を伴うものです。どのような事情があったとしても、まず謝罪の言葉をきちんと伝えることが最低限の礼儀と言えるでしょう。

就活生の中には、「体調不良だから仕方ない」と感じる人もいるかもしれません。しかし、理由の妥当性と謝罪の必要性は別の話です。迷惑をかけた相手には、誠実な言葉で謝る姿勢が求められます。

たとえば、「ご迷惑をおかけし申し訳ありません」と一言添えるだけで、印象は大きく変わりますよ。逆に、その一言がないだけで「配慮のない人」と評価されるリスクもあるのです。

謝罪は、相手への敬意を伝える行為でもあります。内容よりも気持ちが伝わるかどうかが問われているという意識を忘れないようにしましょう。

⑤ 一貫性の欠如

連絡手段ごとに言っていることが異なると、企業側に混乱を与え、結果的に信頼を損なうおそれがあります。「何をどうしたいのか」が伝わらなければ、企業も適切な対応ができません。

特に就活では、電話とメールの両方でやりとりする場面も多いため、内容の整合性には十分な注意が必要です。連絡文のテンプレートを丸写しした結果、口頭と内容がズレるケースも見受けられます。

たとえば、電話で「再調整を希望」と言っておきながら、メールでは辞退のような表現になっていると、企業は判断に迷ってしまいますよね。

そのため、連絡の前には必ず確認を行い、全体として整合性のある伝え方を意識してください。

誠意をもって面接当日キャンセルに対応する姿勢が信頼につながる

面接の当日キャンセルは、どのような事情であれ企業に迷惑をかける行為であるため、誠実な対応が不可欠です。

まずは、電話やメールで迅速かつ丁寧に連絡し、「氏名・日時・理由・再調整の希望」など必要な情報を正確に伝えてください。

企業への印象や今後の選考への影響も考慮し、謝罪と感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。また、連絡手段や内容、フォローの有無など事前の確認も欠かせません。

電話・メール例文を活用して、状況に応じた適切な言い回しを選びましょう。面接当日のキャンセルは、対応の仕方次第で信頼を守れますよ。