面接の日程変更をする際のメールの作成法｜基本マナーや注意点も紹介

「面接日程を変更したいけど、どんなメールを送れば失礼にならないんだろう…」急な予定変更や体調不良など、面接の日時を変更したい場面は意外と多いですよね。

しかし、面接連絡は企業との大切なやり取りであるため、メールマナーを誤ると、印象を損なってしまう可能性もあります。

そこで本記事では、面接変更のメールに関する正しいマナーや注意点、ケース別の例文まで、分かりやすく解説しますね。

 

面接の日程変更はメールで伝えても問題ない？

就活中、企業から指定された面接日時にどうしても出席できないことがあります。そんなとき、「メールで連絡してもよいのか」と不安になる方も多いでしょう。

結論、面接の日程変更は、基本的にメールで伝えて問題ありません。特に選考前であれば、企業側も柔軟に対応してくれることがほとんどです。

「電話の方が誠意が伝わるのでは」と心配になるかもしれません。しかし、企業によっては、業務の合間に電話を取るのが難しい場合もあります。

そのため、急ぎでない場合は、むしろメールの方が望ましいといえるでしょう。

大切なのは、理由を簡潔に伝えた上で、候補日をいくつか提示することです。また、なるべく早く連絡し、相手の都合に配慮した姿勢を示してください。

就活におけるメールマナーの基本

面接日程の変更をメールでお願いする場合、失礼のない対応をすることが大切です。きちんとした文面で連絡すれば、企業にも誠実さが伝わり、好印象につながるでしょう。

ここでは、就活で押さえておきたい基本的なメールマナーを5つのポイントで紹介します。

1. 就活に適したメールアドレスを使用する
2. 読みやすさ・簡潔さを意識する
3. 敬語や言葉遣いに気を付ける
4. メールの宛名・署名を忘れないようにする
5. 送信前に誤字脱字や宛先を確認する

① 就活に適したメールアドレスを使用する

企業との連絡には、プライベートで使っているアドレスではなく、就活専用のメールアドレスを準備しましょう。

たとえば「taro.yamada123@gmail.com」など、氏名がわかりやすく入っている形式にすると、担当者側も管理しやすくなります。

一方で、「doglover777」や「xyz123abc」などの個性的すぎるアドレスは避けましょう。

また、大学から付与されたメールアドレスも信頼性は高いですが、稀に企業側のシステムで迷惑メールに分類されることもあるため、アドレスを併用するのが安心です。

アドレスを整理しておくことで、複数企業とのやり取りにもスムーズに対応できます。

② 読みやすさ・簡潔さを意識する

企業の採用担当者は、日々多くの学生からのメールを読んでいます。そのため、長文で要点が見えにくい文面よりも、簡潔で構成が明確なメールの方が好まれるでしょう。

まず最初に「結論（目的）」を明記し、そのあとに「理由」や「背景」を添えると、スムーズに内容が伝わるはずです。

たとえば「面接日程の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。」というように、冒頭で要件を提示すると親切なメールになります。

段落分けや句読点、適度な改行にも注意を払って、視認性の高いレイアウトに仕上げましょう。見た目の配慮も、ビジネスマナーの一環です。

③ 敬語や言葉遣いに気を付ける

就活メールでは、学生とはいえ社会人に向けて書くため、言葉遣いに気を付けましょう。

「了解しました」「なるほどです」などのフランクな表現は控え、「承知いたしました」「拝見いたしました」などの丁寧語・謙譲語を選ぶようにしてください。

敬語は使い慣れていないと不安になるかもしれませんが、正しい表現を使うことが評価につながる場面も多くあります。

迷ったときは、インターネット上のビジネスメールの例文や就活支援サイトなどを参考にするのも有効です。

言葉遣いひとつで印象が大きく変わることを意識しておくことが大切です。

④ メールの宛名・署名を忘れないようにする

ビジネスメールでは、宛名と署名を正確に記載することが基本です。宛名は「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様」または、わかっていれば「〇〇様」と個人名を記載します。

これがないと、誰に向けて送っているのかが曖昧になってしまうおそれがあるでしょう。

署名部分には、「大学名・学部」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載しておくと、返信や連絡がスムーズになります。

あらかじめテンプレートを作成しておけば、毎回の入力の手間も減り、誤記防止にも役立つでしょう。小さな気配りですが、相手への印象には大きく関わる要素です。

⑤ 送信前に誤字脱字や宛先を確認する

最後に、送信前には誤字脱字のチェックが欠かせません。せっかく丁寧なメールを書いても、誤字脱字があると注意不足な印象を与えてしまいます。

特に宛先の入力ミスや名前の誤記は失礼にあたるため、送信前には必ず確認しましょう。おすすめなのは、一度自分宛てにメールを送って内容を確認する方法です。

面接日程の変更という大切な連絡だからこそ、焦らず落ち着いてチェックを行い、万全の状態で送信してください。

面接日程変更のメールで気をつけたいポイント

面接日程の変更をお願いするときは、単に「都合が悪い」と伝えるだけでは足りません。やり取りの印象は文面で決まります。

ここでは、相手に配慮した丁寧な対応をするために、メールで日程変更を依頼する際の大事なポイントを5つ解説しましょう。

1. できるだけ早めに連絡する
2. 複数の候補日を提示する
3. お詫びとお礼の言葉を忘れないようにする
4. 返信には迅速に対応する
5. 相手の手間を減らす工夫をする

① できるだけ早めに連絡する

「面接日程を変更したい」と感じたら、すぐに企業へ連絡するのが基本です。

たとえば、「別の予定と重なっている」「体調が思わしくない」など、理由が判明した時点で早急に連絡を入れましょう。

前日や当日に変更を申し出ると、企業側の調整に負担をかけてしまい、悪印象につながることもあります。

一方、早めの連絡は、誠実で責任感のある姿勢として好印象を与えるでしょう。

② 複数の候補日を提示する

企業側にとってスムーズな調整ができるように、必ず複数の日程を提示するのがマナーです。

たとえば「6月17日（火）13時以降または6月19日（木）の午前中でしたら調整可能です」のように、具体的かつ柔軟な対応が伝わる表現にしましょう。

候補が1つのみだと、再調整の手間が増えてしまい、やり取りが煩雑になります。配慮のある提案は、社会人としてのマナーにも通じます。

③ お詫びとお礼の言葉を忘れないようにする

日程の変更は、相手に新たな調整をお願いすることになります。そのため、必ずお詫びとお礼の言葉を述べてください。

たとえば、冒頭で「お手数をおかけして申し訳ございません」や「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありません」と謝意を伝えると良いでしょう。

そのうえで、「お忙しいなかご対応いただきありがとうございます」と感謝の一文を添えると、より丁寧で印象の良い文章になります。

謝罪とお礼は、セットで意識しておきましょう。

④ 返信には迅速に対応する

企業から返信が来た際も、できるだけ早く返答することが重要です。

特に採用担当者は複数の候補者とやり取りしているため、返信が遅れると再調整に影響する可能性もあります。

内容の確認に時間がかかる場合でも、まずは「メールを拝受いたしました。確認のうえ、改めてご連絡いたします」といった一報を入れておくと、誠実さが伝わるでしょう。

即時対応が難しくても、リアクションを忘れないようにしてください。

⑤ 相手の手間を減らす工夫をする

相手にとって読みやすく、処理しやすいメールを意識することも大切です。

たとえば、メールの件名を「【面接日程変更のお願い】〇〇大学・氏名」と記載すれば、内容が一目で分かり、担当者もすぐに対応できるでしょう。

また、本文も「結論→理由→候補日→お詫びとお礼」の順に整理すると、伝えたいことがすっきり伝わります。

ビジネスメールに慣れていない場合でも、相手目線の配慮がある文章を心がけましょう。

【ケース別】面接日程変更メールの例文

面接日程の変更を依頼する場面は人それぞれ異なり、「どのような文章にすればよいのだろう…」と悩む方も多いでしょう。

ここでは、よくあるケースごとに具体的な例文を紹介しています。

状況に合った表現を選び、誠実な印象を与えましょう。

1. 企業側からの提案日程に返信する場合の例文
2. 提示された候補日と合わない場合の例文
3. 体調不良で日程を変更する場合の例文
4. 家庭の事情で日程変更をお願いする場合の例文
5. 学業の都合で日程変更を依頼する例文
6. 他社の選考と重なった場合の例文
7. 面接日程変更後のお礼メールの例の例文
8. 社会的な災害・天候不良による変更を申し出る場合の例文

① 企業側からの提案日程に返信する場合の例文

企業から提案された面接日程に対して、問題なく参加できる旨を伝える返信メールは、印象を左右する大切なやりとりです。

ここでは、スムーズかつ丁寧にやり取りできる例文を紹介します。

《例文》

件名：面接日程のご連絡ありがとうございます／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 このたびは、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただきました6月16日（月）10時からの面接につきまして、問題なく参加可能です。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 何かご不明な点や変更がございましたら、遠慮なくご連絡ください。 取り急ぎ、ご確認とお礼を申し上げます。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
件名でメールの内容を簡潔に伝えることがポイントです。また、「お世話になっております」や「当日はどうぞよろしくお願いいたします」といった表現により、ビジネスマナーに則った丁寧な挨拶ができます。

② 提示された候補日と合わない場合の例文

就職活動中は、ゼミ発表や他社の面接などと日程が重なることも珍しくありません。

ここでは、企業から提示された候補日すべてに都合がつかない場合の、丁寧な断り方と代替案の伝え方を紹介します。

《例文》

件名：面接日程のご調整について／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ですが、ご提示いただきました6月16日・6月17日ともに、大学のゼミ発表および他社の選考と重なっており、参加が難しい状況です。 つきましては、もし可能でしたら、6月23日（月）午前中、または6月24日（火）午後で調整いただけますと幸いです。 ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
断る場合でも、申し訳なさと代替案をセットで伝えるのがポイントです。「自分の都合だけ」でなく、「調整の意志」があることを伝えることで印象を下げずに済みます。

③ 体調不良で日程を変更する場合の例文

急な体調不良で面接に行けなくなるのは誰にでも起こり得ます。

この例文では、誠実さを伝えつつ、別日程の相談をするための丁寧なメールの書き方を紹介しましょう。

《例文》

件名：面接日程変更のお願い／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 6月16日（月）に面接の機会をいただいておりましたが、前日より体調を崩してしまい、万全の状態で面接に臨むことが難しい状況です。 誠に恐縮ではございますが、日程を改めていただくことは可能でしょうか。 ご多忙の中、大変ご迷惑をおかけし申し訳ありません。 もし再調整が可能であれば、6月23日（月）以降でご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
体調不良を理由にする際は、正直に伝えることが大切です。「迷惑をかけて申し訳ない」という姿勢を示し、代替日程の提案を丁寧に添えましょう。

④ 家庭の事情で日程変更をお願いする場合の例文

家族の急な予定変更や家庭内の事情により、面接日を調整し直さなければならないことがあるかもしれません。

そんなときに使える、丁寧で配慮のあるメール文例を紹介します。

《例文》

件名：面接日程変更のお願い／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ですが、6月16日（月）の面接について、家庭の事情により出席が難しくなってしまいました。 誠に勝手なお願いではございますが、別日での面接をご調整いただくことは可能でしょうか。 可能であれば、6月19日（木）午後、または6月20日（金）午前でご検討いただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
家庭の事情で日程変更を依頼する際は、詳細を無理に書かず「家庭の事情により」と柔らかく伝えましょう。謝意と代替案を忘れずに添えるのが好印象のコツです。

⑤ 学業の都合で日程変更を依頼する例文

大学では授業や課題、ゼミ発表など避けられない予定が入ることがあるでしょう。

ここでは、学業を理由に面接日程の変更を丁寧にお願いする例文を紹介します。

《例文》

件名：面接日程変更のお願い／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 恐縮ですが、6月16日（月）にゼミでの重要な発表が予定されており、当該日時での参加が難しい状況です。 誠に勝手なお願いではございますが、もし可能であれば6月18日（水）または6月19日（木）の午前中で再調整いただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
学業は正当な理由として受け入れられやすい一方で、丁寧な伝え方が重要です。「やむを得ない事情」であることと、代替日程をきちんと示すことで好印象を与えられるでしょう。

⑥ 他社の選考と重なった場合の例文

就活では複数の企業の面接が同時期に集中することも多く、日程の調整が難しい場面が出てくるかもしれません。

ここでは、他社選考との重複を理由に丁寧に日程変更をお願いする例文を紹介します。

《例文》

件名：面接日程変更のお願い／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ですが、ご提示いただいた6月16日（月）は、他社の選考と重なっており、そちらへの参加が難しい状況でございます。 誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば6月18日（水）午後、または6月19日（木）午前で再調整いただけますと幸いです。 ご多忙の中ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
他社の選考が理由でも、「重なってしまったことに対する配慮」を表現することが重要です。代替案を具体的に示し、調整の意志を丁寧に伝えましょう。

⑦ 面接日程変更後のお礼メールの例の例文

日程を変更してもらった後には、感謝の気持ちをきちんと伝えることが大切です。

ここでは、変更に応じてくれた企業へのお礼を丁寧に伝えるメールの例文を紹介します。

《例文》

件名：面接日程ご変更のお礼／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは、面接日程のご変更にご対応いただき、誠にありがとうございました。 ご多忙の中、日程をご調整いただきましたこと、心より感謝申し上げます。 新たにご指定いただきました6月18日（水）10時の面接には、問題なく参加させていただきます。 当日は何卒よろしくお願いいたします。 まずは、日程変更へのご対応とお心遣いに御礼申し上げます。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
お礼メールは「調整してくれたこと」への感謝を伝える姿勢が大切です。「参加可能である」ことも忘れずに明記し、安心感を与えるようにしましょう。

⑧ 社会的な災害・天候不良による変更を申し出る場合の例文

悪天候や災害の影響で予定どおりの移動が難しい場合、無理に出向くよりも早めに変更の連絡を入れるのが誠実な対応です。

ここでは、大雨による交通機関の乱れを理由に面接日程の変更をお願いするメールの例文を紹介します。

《例文》

件名：面接日程変更のお願い／〇〇大学 〇〇 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 6月16日（月）10時より予定しておりました一次面接についてご連絡差し上げました。 本日未明からの大雨の影響で、私の居住地域では鉄道の運行が見合わせとなっており、予定時刻までの到着が難しい状況です。 ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、面接日程を別日に変更していただくことは可能でしょうか。 つきましては、以下の日程でご都合をお伺いできれば幸いです。 ・6月18日（水）午前 ・6月19日（木）午後 ・6月20日（金）終日 お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部 氏名：〇〇 〇〇（ふりがな） 電話：090-xxxx-xxxx メール：xxxx@example.com ――――――――――――――――

《解説》
天候や災害など外的要因による変更依頼では、無理をせず早めに連絡を入れることが信頼を得るポイントです。相手の立場を配慮しつつ、代替候補を明確に記載しましょう。

面接日程変更メールを送る際の注意点

面接日程の変更をメールでお願いする際は、内容だけでなく対応の仕方も大切です。ちょっとした配慮やマナーの差が、企業からの印象に大きく影響します。

ここでは、面接日時を変更する際に注意すべきポイントをわかりやすく整理しました。

1. 無断キャンセルは絶対に避ける
2. 同じ企業に何度も日程変更を申し出ないようにする
3. 誠実で丁寧な文面を心がける
4. メールはなるべく早く返信する

①無断キャンセルは絶対に避ける

面接の無断キャンセルは、就活マナーの中でも特に避けるべき行動です。企業は面接のために担当者のスケジュールを調整し、準備を整えています。

連絡がないままでの欠席は、相手に対する配慮が欠けた行為であり、今後の選考を辞退したと判断されてしまう場合もあります。

そのため、たとえ急な体調不良や不測の事態であっても、必ず電話やメールなどで速やかに連絡を入れましょう。

「無理して参加するより、誠実に事情を伝える方が印象は良い」と覚えておくと安心です。社会人としての信頼を築く第一歩として、基本的なマナーを忘れないようにしてください。

②同じ企業に何度も日程変更を申し出ないようにする

やむを得ない事情があるとはいえ、同じ企業に何度も面接の変更を依頼するのは好ましくありません。

スケジュール調整のたびに企業側の時間や手間がかかるため、計画性に欠ける印象や、志望度が低いという誤解を招く可能性もあります。

一度目の変更時点で、できるだけ確実に参加できる候補日を複数提示することが望ましいです。

どうしても再度の変更が必要な場合には、謝罪の言葉に加え、理由を明確かつ簡潔に説明し、誠意が伝わる丁寧な文面を心がけましょう。

自分の対応が、相手の負担になっていないか常に意識することが大切です。

③誠実で丁寧な文面を心がける

メールで面接日程の変更を依頼する際には、第一に誠実な姿勢を伝えることが重要です。

冒頭では企業の対応への感謝を述べ、そのあとに「日程変更のお願い」と「お詫び」の気持ちを伝えるようにしましょう。

また、「6月17日（火）午後」など具体的に、相手が検討しやすい形で代替の候補日を2～3提示すると、企業側の手間を減らすことができます。

敬語表現に不安がある場合でも、基本のビジネスマナーに沿って、柔らかく丁寧な文体を意識すれば問題ありません。

メールは「文章の印象＝人柄」と受け取られることもあるため、細部まで気を配ってください。

④メールはなるべく早く返信する

企業とのメールのやり取りでは、返信内容だけでなく「返信のスピード」も意識しましょう。

特に面接の日程調整に関わる連絡は、迅速に対応することで誠実な印象を与えることができるはずです。

返信が遅れる場合は、一言「確認中です」などと連絡するだけでも違います。

また、返信メールには、件名の維持、正しい宛名、適切なあいさつ、署名の記載など、ビジネスメールとしての基本マナーを押さえましょう。

引用返信にしてやり取りの履歴を残すと、担当者にも親切です。形式だけでなく、気配りのある対応ができるかどうかが信頼構築のポイントになります。

メールで連絡できないときの電話対応の仕方

面接の日程変更を伝える際、基本的にはメールが主流ですが、急ぎの連絡やメールが届かない場合には電話での連絡が必要です。特に前日や当日の変更は電話で確実に伝えてください。

電話で面接の変更を伝えるときは、企業の営業時間内にかけるのが基本です。相手の都合を最優先に考え、朝イチや昼休みは避けた9時30分〜11時30分または14時〜16時あたりに電話をかけましょう。

かける前に、氏名・応募職種・希望変更理由などを整理しておくとスムーズに伝えられます。

話し始めは「突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学の△△と申します」などと丁寧に名乗り、先方が出たら用件を簡潔に伝えましょう。理由は詳細に述べすぎず、簡潔かつ誠実に伝えることを意識してください。

また、電話で話した内容は、念のためメールでも再度送るのが丁寧な対応です。確認の文面を残すことで、行き違いを防げるほか、誠実な印象を持ってもらえるでしょう。

《電話対応の例文》

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の□□と申します。 ○月○日に面接のお時間を頂戴しておりましたが、体調不良のため、日程の変更をお願いできないかと思いお電話いたしました。 誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけして恐縮ですが、可能であれば別日をご調整いただけますと幸いです。

《解説》
例文では、相手への配慮と誠意が伝わるよう、「お忙しいところ恐れ入ります」や「ご迷惑をおかけして恐縮ですが」といったクッション言葉を入れています。話し言葉でも丁寧さを保つことが重要です。

面接日程変更メールの書き方を理解して好印象を残そう

面接日程の変更は、状況次第でやむを得ないものですが、メールでの伝え方次第で印象は大きく左右されます。

そのため、就活メールに必要な基本マナーを守り、できるだけ早めに連絡する、候補日を複数提示するなど、相手の負担を減らす心づかいを意識しましょう。

さらに、理由を明確に伝えたうえで、誠実な文章を心がけることが信頼につながります。

ケースごとの例文も参考にしながら、自分の状況に合った表現を準備しておくと安心です。

もしメールでの連絡が難しい場合は、電話での丁寧な対応も必要となるため、電話対応の仕方も押さえておきましょう。