事務の面接で聞かれる質問と回答の準備ポイント|合格する秘訣とは
事務職の面接では、他の職種とは異なる特有の質問が多く、事前準備が欠かせません。
志望動機から実務能力まで、企業が本当に知りたいポイントを押さえた回答が求められます。
そこで本記事では、事務面接で頻出する質問からその意図まで解説します。さらに、採用担当者の心を掴む回答の作り方からNG回答まで、合格するための具体的な対策も紹介します。
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事務職の面接質問には対策を徹底しよう

事務職の面接では、他の職種とは異なり、正確性や丁寧さ、サポート役としての適性などが重視されます。だからこそ、事前にしっかりと準備をしておくことが欠かせません。
面接官がなぜその質問をするのか、どんな意図を持っているのかを理解し、それに対して自分の経験や考えをもとに答えられるようにする必要があります。
答えの内容に一貫性や納得感がなければ、信頼されにくくなってしまうでしょう。また、準備不足のまま本番を迎えると、焦ってしまい自分らしさを出せなくなる可能性もあります。
また繰り返し練習し、質問に自然体で答えられるようにしておくことで、自信を持って面接に臨むことができるはずです。
明日、面接があるけど不安すぎる…
どんな質問が来るか分からず、緊張してしまう…
このように面接に対しての漠然とした不安から、面接に苦手意識を持ってしまったり、面接が怖いと感じてしまうこともありますよね。企業によっても面接の質問や内容が違うので、毎回ドキドキしてしまいます。
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事務職の面接でよく聞かれる質問

事務職の面接では、一般的な質問に加えて、職種特有の観点からも質問されることが多いです。
ここでは、事務職の面接でよく聞かれる代表的な質問を紹介します。
- なぜ事務職を志望したのですか?
- パソコンスキルや資格はありますか?
- どのようなキャリアプランを描いていますか?
- 事務職の役割をどのように理解していますか?
- 事務職に必要なスキルは何だと思いますか?
- チームでサポート役を担うことは得意ですか?
① なぜ事務職を志望したのですか?
「なぜ事務職を志望したのか」という質問は、応募の動機や考え方を探るために必ずと言ってよいほど問われます。面接官は、事務職を「なんとなく」選んでいないかを確認したいのです。
志望理由を伝えるときは、「安定して働けそうだから」ではなく、「正確な業務やサポート業務に魅力を感じた」など、具体的な興味を伝えるようにしましょう。
たとえば、「人を支えることにやりがいを感じ、正確な作業を積み重ねることに魅力を感じました」と話せば、前向きな印象を与えられます。
② パソコンスキルや資格はありますか?
事務職では日常的にパソコンを使うため、スキルの有無は選考で重視されます。
WordやExcel、PowerPointの基本操作ができるかどうかはもちろん、MOSや日商PC検定などの資格があると実務力の証明にもなるでしょう。
資格を持っていなくても、「VLOOKUP関数を使って売上データを集計していました」などと具体的に話せば、十分なアピールになります。
重要なのは、ただ「使えます」と言うだけでなく、実際にどんな業務でどう活用してきたかを伝えることです。資格は補足的な材料と考え、実務経験やスキルの活用例を中心に語るとよいでしょう。
③ どのようなキャリアプランを描いていますか?
この質問では、入社後にどう成長したいと考えているのかを見られています。事務職は「キャリアアップしにくい」と思われがちですが、業務の幅を広げたり、チームをまとめる立場を目指すことも可能です。
たとえば、「まずは一般事務として正確な業務に取り組み、ゆくゆくは業務改善や後輩指導にも関われるようになりたい」と答えれば、現実的かつ前向きな姿勢が伝わります。
単に「長く働きたい」ではなく、「どのような形で貢献したいのか」を具体的に伝えることで、面接官の共感を得られるでしょう。
④ 事務職の役割をどのように理解していますか?
この質問は、職種に対する理解の深さを測る意図があります。事務職は目立つ仕事ではありませんが、組織全体を支える重要な役割です。
そのため、「会社全体がスムーズに回るよう支える仕事だと思います」といったように、俯瞰的な視点を持っているかが評価されます。
また、「正確な情報管理や丁寧な対応が求められる点に魅力を感じています」といった認識を示すと、職務理解があると判断されやすいでしょう。
裏方であっても、自分の役割に誇りを持っていることを伝えることが大切です。
⑤ 事務職に必要なスキルは何だと思いますか?
この質問では、業務に必要な能力を自分なりに考えられているかどうかが問われます。よく挙がるのは「正確性」「コミュニケーション力」「複数の業務を同時にこなす力」などです。
ここでは、それらのスキルをただ挙げるのではなく、「なぜそう思うか」「自分に備わっているか」を合わせて伝えると効果的。
たとえば、「サークルの会計担当として金銭管理をしていた経験から、数字に強く丁寧な作業が得意です」と話せば説得力が増します。
自己分析と経験を結びつけて、実務に活かせる力を具体的に伝えてください。
⑥ チームでサポート役を担うことは得意ですか?
事務職は1人で完結する仕事ばかりではなく、他部署と連携しながら業務を進める機会も多くあります。そのため、協調性やチームへの貢献意識が問われるでしょう。
「裏方に徹して、チームの動きを見ながら必要な支援をするのが得意です」などと伝えることで、サポート役としての適性をアピールできます。
また、「メンバーの進捗を把握し、作業が円滑に進むよう気を配っています」といった具体例があると、より信頼感を得られるでしょう。
自分の働きが全体の成果につながるという意識を持っていることが、評価につながります。
事務職の面接で見られるポイント

事務職の面接では、ただ質問に答えるだけでは十分とはいえません。採用担当者がどこを見ているのかを把握しておけば、自分の強みを効果的に伝える準備ができるでしょう。
ここでは、特に注目されやすい4つの評価ポイントを紹介します。
- 仕事への理解度はあるか
- コミュニケーション能力はあるか
- 正確性と丁寧さはあるか
- 計画的に業務を進める能力はあるか
① 仕事への理解度はあるか
まず重視されるのは、応募者が事務職の業務を正しく理解しているかどうかです。業務内容への理解が浅いままだと、志望動機に説得力がなくなり、印象が薄れてしまいます。
たとえば「安定して働きたいから」といった理由だけでは、表面的な印象を与えかねません。事務職にどんな役割が期待されているのかを自分の言葉で説明できるように準備しておくと安心です。
応募先企業の仕事内容や職場環境にも目を向け、自分がその中でどのように活躍できそうかを具体的に語ることで、面接官の納得を得やすくなるでしょう。
② コミュニケーション能力はあるか
事務職は黙々と作業するイメージを持たれがちですが、実際には社内外の人と関わる場面が多くあります。たとえば電話応対や部署間の連絡、取引先とのやりとりなど、丁寧で的確な対応が求めらるでしょう。
面接では、話す内容だけでなく、話し方や相手への配慮も見られています。「相手の話を聞く姿勢」や「話すときの表情・トーン」などから、協調性や対応力をチェックされることも少なくありません。
自身の経験をもとに、「誰かと協力して成果を出したエピソード」などが語れると、コミュニケーション力の裏付けとして説得力が増します。
③ 正確性と丁寧さはあるか
事務職では、小さなミスが大きな問題につながることもあるため、正確性と丁寧な作業が重要になります。たとえば数字の入力や資料のチェックといった業務では、細かい部分への気配りが欠かせません。
面接では、「几帳面に取り組んだ経験」や「見落としを防ぐために工夫したこと」などを交えて話すと、実務に対する姿勢をしっかり伝えられます。
書類作成やスケジュール管理などの場面で、正確に対応できる人材であることを具体例を通してアピールするとよいでしょう。
④ 計画的に業務を進める能力はあるか
業務が複数同時に進行する場面が多い事務職では、計画的にタスクを整理して進められる力が求められます。限られた時間の中で、どの仕事をいつ、どう進めるかを判断する能力が大切です。
面接では、「優先順位をどう決めたか」「遅れをどう防いだか」といった具体的な行動を含めて説明することで、実践的な能力が伝わります。
たとえば「授業とアルバイトを両立する中で、週単位のスケジュールを立てて調整していた」など、日常生活の工夫を例に挙げるだけでも構いません。
計画力をもって取り組む姿勢が見えるかどうかがポイントです。
事務職の面接に受かるためのコツ

事務職の面接で内定を得るには、事前準備が結果を大きく左右します。求められる人物像をしっかり理解し、自分の強みを活かして伝えることが重要です。
ここでは、合格に近づくために押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
- 求められる人物像を把握する
- 自己PRの内容を具体化する
- よくある質問例の回答を準備する
① 求められる人物像を把握する
事務職の選考では、スキルよりも人柄や姿勢が重視される場面が多く見られます。正確で丁寧な作業ができることに加え、協調性や柔軟性も評価の対象になるのです。
たとえば、細かな点にも気づける注意力や、周囲と円滑に連携するための対人スキルなどが求められます。
これまでの経験から、そのような行動をとった場面を具体的に話すと、自分の適性を伝えやすくなるでしょう。
企業ごとに求める人物像は異なるため、応募前に求人情報や企業サイトをよく確認しておくことが大切です。
② 自己PRの内容を具体化する
自己PRでは、自分の強みをただ言うだけでは十分とはいえません。面接官は、「職場でどのように活躍してくれそうか」を見ています。
たとえば、「丁寧な作業が得意です」と伝える場合でも、「ゼミの資料作成で誤字脱字のチェックを徹底し、信頼されていた」と具体的な経験を加えると説得力が高まるでしょう。
重要なのは、企業が求める力と自分の経験がどうつながるかを考えることです。「どの場面で、どのように行動したのか」を明確に伝えてください。
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③ よくある質問例の回答を準備する
面接でよく聞かれる質問にはある程度のパターンがあります。たとえば「なぜ事務職を希望するのか」「どんなスキルが必要だと思うか」などが典型です。
「なぜ事務職を希望するのか」に対しては、「人を支える仕事にやりがいを感じており、細かな作業に集中できる性格だからです」といった答えが考えられます。
ただし、用意した回答をそのまま話すだけでは不自然に感じられることもあります。模範解答を参考にしつつ、自分の経験や思いを盛り込んで、自分の言葉で表現するように心がけてください。
事務職の面接での注意点

事務職の面接では、話す内容だけでなく、第一印象や振る舞いといった基本的なマナーも重視されます。
ここでは、面接時に特に気を配りたい4つのポイントを紹介します。
- 清潔感のある服装・身だしなみを意識する
- 正しい敬語を使って話す
- 入退室など基本マナーを徹底する
- 受け答えに企業研究の内容を反映する
① 清潔感のある服装・身だしなみを意識する
最初に見られるのは、服装や髪型などの身だしなみです。服にシワがある、髪が乱れている、メイクやアクセサリーが派手といった点があると、それだけで印象が下がってしまいます。
面接では「清潔感」が大切な評価基準です。シンプルで落ち着いた服装を選び、髪や爪、靴まできちんと整えておくようにしましょう。香水やヘアスプレーの使いすぎにも注意が必要です。
第一印象は短時間で決まります。見た目の丁寧さがそのまま仕事への姿勢と結びつけられることもあるため、細部まで意識して準備してください。
② 正しい敬語を使って話す
面接での言葉づかいには、その人の社会性や丁寧さが表れます。とくに事務職では、電話対応や社内外とのやりとりが多くなるため、正しい敬語が使えるかどうかは重要なチェックポイントです。
「ご苦労さまです」「参考になりました」など、意外と間違えやすい表現もあります。日頃からビジネス敬語に慣れておくことで、自信を持って話せるようになるでしょう。
緊張して敬語が崩れてしまうこともありますが、事前に練習しておけば落ち着いて話せるはずです。
③ 入退室など基本マナーを徹底する
面接では、話す内容だけでなく、入退室の動作も見られています。ドアをノックする回数、あいさつの仕方、イスに座るタイミングなど、基本的なマナーがきちんとできているかが評価される場面です。
とくに第一志望の企業では緊張することもありますが、形式的な動作こそ事前に確認しておくと安心です。
そのためには、模擬面接や動画を参考にしながら、自然にできるよう練習しておくとよいでしょう。
④ 受け答えに企業研究の内容を反映する
志望理由や自己PRで説得力を持たせるためには、企業についてしっかり調べた内容を受け答えに盛り込むことが欠かせません。
ただ一般的な内容を話すだけでは、「どの会社でも言えそう」と思われてしまう可能性があります。
たとえば「御社の地域密着型の取り組みに共感し、自分もその一員として貢献したいと感じました」など、企業の理念や活動内容に触れた具体的な表現を加えると、熱意が伝わりやすくなります。
企業研究は事前準備の丁寧さを示す証拠にもなります。
事務職の面接で採用担当者に聞くべき逆質問

面接の終盤で「最後に質問はありますか?」と聞かれる場面はよくあります。
ここでは、事務職を希望する立場として、聞いておくべき逆質問を解説します。
- 御社で活躍する人材の共通点は何ですか?
- 1日の業務の流れを教えていただけますか?
- 入社後のキャリアアップの流れについて伺えますか?
① 御社で活躍する人材の共通点は何ですか?
この質問では、企業が重視する人物像をより具体的に知ることができます。自分がその特徴に当てはまっていれば、それを伝えるきっかけにもなります。
たとえば「報連相がしっかりしている人が多い」といった答えが返ってきた場合、自分の経験の中で同じような強みがあるなら、改めてアピールするチャンスです。
また、社風や働き方の特徴が見えてくることもあるため、今後の志望動機づくりにも役立つでしょう。質問を通して企業との相性を確認しつつ、自分の適性もさりげなく伝えてみてください。
② 1日の業務の流れを教えていただけますか?
仕事内容の流れを知ることは、入社後のギャップを防ぐために重要です。事務職は表に出にくい業務が多いため、実際の働き方がイメージしにくいと感じる方も少なくありません。
たとえば「午前中は請求書のチェック、午後は電話応対や書類整理」などと説明を受けることで、具体的な1日の様子が見えてきます。
自分の性格や得意なことと照らし合わせて、向いているかどうかを判断する手がかりになります。仕事内容を具体的に知っておくことで、入社後の不安を減らすことにもつながるでしょう。
③ 入社後のキャリアアップの流れについて伺えますか?
この質問を通じて、事務職としての成長の道筋を確認できます。一般的に「事務=変化が少ない」というイメージを持たれがちですが、企業によってはキャリアの幅が広がるケースもあります。
たとえば「一定の経験を積んだ後は業務改善に携わったり、リーダー職に挑戦できる」といった話を聞ければ、将来の働き方を具体的に考える材料になるのです。
また、「長く働き続けたい」という姿勢を示すことにもつながるため、採用側に好印象を与えられるでしょう。
事務職の面接でアピールできる資格

事務職の面接では、志望動機や自己PRだけでなく、実務に役立つ資格を持っているかどうかも評価の対象です。
ここでは、好印象を与えやすい資格を6つ取り上げ、それぞれの特徴や活かし方を分かりやすく解説します。
- 簿記
- MOS
- 秘書検定
- ビジネス文書検定
- ITパスポート
- 文書情報管理士
① 簿記
簿記は、事務職に必要とされる経理や会計の基本知識を証明できる資格です。企業の多くでは、日々の伝票処理や請求書の確認、月次決算の補助など、数字を扱う業務が発生します。
簿記を持っていることで、数字に対する正確さや信頼性が高く評価されやすくなるでしょう。
とくに日商簿記3級以上を取得していれば、仕訳や帳簿管理などの基本的な経理業務にも対応できると判断されることが多いです。
また、経理以外の一般事務でも、経費精算や予算管理などに関わる場面があるため、簿記の知識は無駄になりません。
さらに、学習を継続していることや、将来的に2級以上を目指している姿勢も好印象を与えられるでしょう。
② MOS
MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)は、WordやExcel、PowerPointなどのソフトを実務で使いこなせることを証明する資格です。
パソコンスキルのレベルを客観的に示せるため、事務職の選考で高く評価されやすい資格の一つといえます。
とくにExcelスキルは重要視されており、関数や表計算、データの並べ替えやグラフ作成などの機能をスムーズに使えることで、業務の正確性と効率が大きく向上します。
MOSは資格名だけではなく、どのアプリケーションの何レベル(例:Excel Expert)を取得しているかまで伝えることが重要です。
面接では、「実際にExcelを使っていました」と経験を交えて話すことで、より信頼感のあるアピールになるでしょう。
③ 秘書検定
秘書検定は、社会人として必要なマナーや礼儀、敬語の使い方、スケジュール管理などを習得していることを示せる資格です。来客応対や電話対応が含まれる事務職では、特に重視される場面があります。
この資格を持っていると、事務職としての基礎ができているという印象を与えられるでしょう。また、書類の受け渡し方や話し方ひとつにも気を配れる人材として信頼を得やすくなります。
面接では、「学生時代にアルバイト先でマナーを意識して接客していたことが、秘書検定の学習と結びつきました」といった経験を交えることで、形式的な印象をやわらげ、実務との関連性を自然に伝えることができます。
④ ビジネス文書検定
ビジネス文書検定は、正しい文書表現や書式ルールを理解し、社内外で適切な文章が作成できることを示す資格です。
事務職では、メールの文面作成や報告書、案内文の作成などが日常業務に含まれるため、文章力の高さは大きな武器になります。
この資格を取得していると、言葉遣いや表記ルールに対する意識が高いと評価されるはずです。文書の誤字脱字が減ることで、社内外の信頼も高まり、業務のミス防止にもつながるでしょう。
たとえば、「アルバイト先でお客様へのメール対応を任されていた際、ビジネス文書検定の学びを活かして誤解のない表現を心がけました」といった具体例を挙げると、実際の活用場面をイメージしてもらいやすくなります。
⑤ ITパスポート
ITパスポートは、情報セキュリティやネットワーク、システム開発の基本知識などを幅広く学べる国家資格です。
事務職であっても、クラウドサービスや業務用ツール、社内システムなどに日常的に触れることが増えており、ITの基礎力は歓迎される傾向にあります。
この資格を持っていることで、「ITリテラシーがある人材」として安心して業務を任せられると判断されることもあります。
特に情報セキュリティの意識は重要で、社内の個人情報や顧客データを扱う際にも信頼につながります。
面接時には、資格を取った理由だけでなく、「データ管理や社内ツールの操作をスムーズに行えるように意識しています」など、具体的な活用イメージを伝えるとより効果的です。
⑥ 文書情報管理士
文書情報管理士は、紙とデジタル両方の文書を効率よく管理・活用するスキルを持っていることを示す資格です。
ファイル整理や保管、電子化といった作業が求められる事務職では、非常に実用性の高い資格といえます。
この資格を持っていることで、文書管理に対する理解があると判断されやすく、業務の効率化やミス防止に貢献できる人材として期待されます。
とくに近年はペーパーレス化が進んでいるため、電子文書の扱いに長けた人材は重宝される傾向があります。
面接では、「学校の資料整理でフォルダの分類やデータのバックアップを工夫していました」など、身近な経験と結びつけて話すと、実践的な印象を与えられるでしょう。
事務の面接通過に必要な視点を整理しよう!

事務職の面接で好印象を残すには、よく聞かれる質問への対策を万全にし、見られているポイントを理解した上で準備することが重要です。
たとえば志望動機やスキルに関する質問には、自分の経験と結びつけて答えると効果的です。
また、面接官は仕事への理解や丁寧な対応力も重視するため、服装・言葉遣い・所作などの基本も見直しておくべきでしょう。
さらに、事務職に役立つ資格や逆質問の準備も、他の就活生との差別化につながります。事前に想定質問や評価基準を押さえておくことで、安心して本番に臨めるはずです。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。