【新卒必見】内定を辞退したいときはどうする？リスクや伝え方を解説

就活が終盤に差し掛かると、「内定を承諾した後に辞退してもいいの？」と悩みを抱える学生は少なくありません。

複数の企業から内定をもらい、最終的に進路を見直すケースも珍しくないからです。しかし、承諾後の辞退にはマナーやリスクが伴います。

そこで本記事では、新卒の内定辞退に関する正しい対応方法を、辞退の流れ・伝え方・注意点・リスクまで詳しく解説します。参考にしてくださいね。

新卒の内定辞退とは

内定辞退とは、企業から正式に採用の通知を受けた後に、学生が自ら就職を取りやめる行為を指します。就職活動の自由は憲法で保障されているため、辞退する権利は誰にでもあります。

ただし、承諾後に辞退する場合は、企業側に大きな負担を与える可能性があるため注意が必要です。

企業は採用活動に多くの時間と費用をかけているため、辞退の仕方次第で信頼関係に影響することも考えられます。

そのため、辞退を検討する際には、理由を明確にして誠意を持った対応を心がけてください。そうすることで、必要以上に不安を抱えず、今後の関係性を損なわずに進められるでしょう。

内定辞退の基本を理解することは、就活生が安心して行動するための第一歩です。

内定辞退の流れ

内定辞退をスムーズに進めるには、正しい手順を理解しておくことが大切です。理由を整理し、適切な相手に、しかるべき時期と手段で伝えることで、余計なトラブルを避けられます。

ここでは辞退までの流れを5つのステップに分けて解説します。

1. 辞退理由の整理
2. 連絡の相手と順番
3. 伝える時期と期限
4. 連絡手段の選択
5. 辞退連絡の手順

①辞退理由の整理

最初に行うべきは、辞退理由を自分の中で明確にすることです。理由が曖昧だと企業へ伝える際に言葉に詰まり、不誠実な印象を与えてしまいます。

例えば「他社の内定を受けた」「進路を変更した」など、事実に基づいたシンプルな理由を用意してください。詳細を語る必要はなく、簡潔で誠意ある説明が望ましいです。

また、不満やネガティブな感情をそのまま伝えるのは避けるべきです。前向きな伝え方をすれば、辞退後も良好な関係を保てるでしょう。準備を整えておけば、自分自身も安心して対応できます。

②連絡の相手と順番

次に考えるのは、誰に、どの順番で辞退を伝えるかです。基本的には最初に人事担当者へ連絡を入れるのが適切です。

面接官や部署担当者に直接伝えると混乱を招く可能性があるため、窓口となる人事を優先しましょう。その後、企業内で必要な共有がされるので、自分から複数の相手に伝える必要はありません。

採用担当は辞退連絡に慣れている場合が多く、落ち着いて受け止めてもらえるはずです。相手を間違えないことが、誤解を防ぎスムーズな辞退につながります。

③伝える時期と期限

辞退を伝える時期は、できるだけ早い方が望ましいです。特に承諾後の辞退は企業にとって大きな影響があるため、決意したらすぐに連絡するのが礼儀でしょう。

遅れると企業の採用活動に支障が出て、トラブルの原因になる恐れがあります。理想は決断してから数日以内、遅くとも内定式や入社手続きが始まる前までには必ず伝えることです。

早めに対応すれば心理的負担も軽くなります。勇気を持って早期に行動することが、自分と企業双方にとって最善の結果につながるでしょう。

④連絡手段の選択

辞退の連絡は電話が最も適しています。声で直接伝えることで誠意が伝わりやすく、誤解も防ぎやすいからです。ただし電話が難しい場合はメールを併用してもかまいません。

その場合は件名や冒頭に「内定辞退のご連絡」と明記し、簡潔で丁寧にまとめてください。最近はオンラインでのやり取りも増えていますが、辞退の連絡は基本的に電話かメールが無難です。

どの手段を選ぶにしても、相手の都合を考え、就業時間内に連絡を入れるようにしましょう。

⑤辞退連絡の手順

最後に、辞退を伝える流れを押さえましょう。まずは電話で人事担当者に「この度は内定をいただきましたが、辞退させていただきたい」と簡潔に伝えます。

その後、感謝とお詫びの言葉を添えると誠意が伝わります。口頭での連絡に加えて、メールで改めて文書を残しておくと安心です。二段階で対応すれば、行き違いを防げるでしょう。

相手に負担をかけず、自分も礼儀を尽くすことができれば、辞退という難しい場面も円滑に進められます。

内定辞退を伝えるときのマナー

内定辞退を円滑に伝えるためには、誠意を示すマナーが欠かせません。特に新卒採用では、対応次第で企業との関係性や印象が大きく変わります。

ここでは、辞退を伝える際に押さえておきたい基本的なポイントを整理します。

1. 早期連絡の徹底
2. 感謝とお詫びの表現
3. 辞退理由の伝え方
4. 企業名や他社情報の扱い
5. 辞退撤回の可否
6. 言葉遣いとトーンの配慮

①早期連絡の徹底

辞退の意思を固めたら、できるだけ早めに連絡することが大切です。採用担当者は入社人数を見越して準備を進めているため、早く伝えるほど迷惑を最小限にできます。

遅れると企業に余計なコストがかかり、学生本人の印象も損なわれるでしょう。電話やメールをためらう気持ちはあるかもしれませんが、誠実さを示す行動こそ社会人としての第一歩です。

早期に連絡する姿勢は相手への配慮であり、自分の評価を守ることにも直結します。迷ったときこそ先延ばしせず、速やかに行動してください。

②感謝とお詫びの表現

内定辞退を伝えるときは、まず企業への感謝を示すことが欠かせません。選考を通じて多くの時間と労力をかけてもらった点に触れると、誠意が伝わります。

そのうえで「せっかくのご縁をいただきながら申し訳ありません」とお詫びを加えると、相手も納得しやすいでしょう。単に辞退を告げるのではなく、丁寧な言葉を選ぶことが社会人としての基本です。

短い一言でも心を込めることで印象が大きく変わります。感謝とお詫びを組み合わせれば、辞退であっても誠実な対応と受け止めてもらいやすくなります。

③辞退理由の伝え方

辞退理由は正直に伝えつつ、言葉を選ぶことが必要です。「他社の条件が良かった」と述べると角が立つため、「自分の希望と合致した企業に進むことにしました」といった表現が望ましいです。

理由を曖昧にしすぎると不誠実に映るので、納得感のある説明を意識してください。ただし詳細を語りすぎる必要はなく、簡潔さを重視しましょう。

辞退理由は企業にとって今後の改善点になる場合もあります。伝え方ひとつで相手の受け止め方が変わることを理解しておくと安心です。

④企業名や他社情報の扱い

比較された印象を与えかねないため、辞退の際、他社の名前を具体的に出すのは避けましょう。自分のキャリアや志向を軸に説明することが適切です。

たとえば「自己分析の結果、より専門性を高められる環境に進むことにしました」と伝えれば、相手を立てつつ辞退理由を伝えられます。

他社名を出す必要はなく、自分の選択を中心に言葉を選ぶ姿勢がマナーとして求められるのです。

⑤辞退撤回の可否

一度辞退を申し出た後に「やはり承諾したい」と考える人もいますが、基本的に辞退撤回は難しいと理解してください。

企業は辞退を受けて採用計画を再調整するため、再度受け入れてもらえる可能性は低いです。仮に認められたとしても信頼関係に影響するでしょう。軽い気持ちで辞退を伝えるのは避けるべきです。

辞退を決める前に十分に検討し、最終的な意思として伝えることが双方にとって良い結果になります。

⑥言葉遣いとトーンの配慮

辞退を伝えるときは、常に丁寧で落ち着いた言葉遣いを心がけてください。カジュアルすぎる表現は誠意を欠く印象を与えます。

電話では明るくはっきりと話し、メールでは敬語の誤りがないか確認しましょう。トーンは「残念ながら辞退する」という姿勢を示しながら、前向きな印象を残すことが望ましいです。

「貴社の魅力を感じつつも、自己の進路を考慮した結果の判断です」といった言い方であれば、否定的な印象を和らげられます。

適切な言葉選びは、自分の評価を守り、社会人としての信頼感を築く行為になります。

内定承諾後の辞退で考えられるリスク

内定を承諾した後に辞退することは、就活生にとって大きな決断です。単なる予定変更と受け止められがちですが、実際には法律的・社会的な影響や、大学推薦枠への影響など複数のリスクがあります。

ここでは、承諾後の辞退に伴う代表的なリスクを整理し、判断を誤らないための視点を解説します。

1. 法的リスク
2. 取り消し不可のリスク
3. 企業との関係悪化リスク
4. 大学推薦枠への影響リスク
5. 損害賠償請求リスク
6. 精神的・社会的評価リスク

①法的リスク

内定承諾後の辞退は「契約違反になるのでは」と不安に感じる人も多いでしょう。確かに内定承諾書は労働契約に準じる効力を持ちますが、実際に学生が法的責任を問われる事例はほとんどありません。

なぜなら裁判に進んでも企業側に大きな利益がなく、むしろイメージ低下の恐れがあるからです。

ただし虚偽の理由を伝える場合や繰り返し辞退を行う場合は、トラブルに発展する可能性も否定できません。早めの連絡と誠実な対応が安心につながる行動です。

②取り消し不可のリスク

一度辞退を申し出ると、その決定を取り消すことはできません。「やはり入社したい」と思っても、企業側は信頼を重視するため再び受け入れることはほぼないでしょう。

学生にとっては心変わりでも、企業にとっては採用計画を大きく乱す行為となるのです。結果的に信頼を失い、将来の選択肢を自ら狭める恐れがあります。

承諾後に辞退を検討する際は、感情的にならず冷静に判断することが重要です。

③企業との関係悪化リスク

承諾後に辞退を伝えると、企業との関係が悪化するリスクがあります。将来的に同じ会社を受け直したり、転職活動で関わったりするときに不利になる可能性があるのです。

また業界によっては企業間で情報が共有されることもあり、他社への選考に影響することも否定できません。今後どこで再び縁が生まれるかわからないからこそ、礼儀を重んじた断り方が不可欠です。

誠意ある対応が悪影響を最小限に抑える方法でしょう。

④大学推薦枠への影響リスク

推薦を通じて内定を得た場合に承諾後の辞退をすると、大学や教授の信用を損なう大きな問題になります。

推薦は大学と企業の信頼で成り立っているため、辞退によってその枠が制限され、後輩の就職機会を奪う可能性があるのです。学科や研究室全体に迷惑をかけることにつながるでしょう。

辞退を検討する場合は、必ずキャリアセンターや指導教員に相談し、正しい手順を踏むことが大切です。

⑤損害賠償請求リスク

内定辞退で企業から損害賠償を請求されるケースは非常に少ないですが、可能性はゼロではありません。

特に虚偽の情報で承諾を得た場合や、大量の辞退で企業に大きな損害が出た場合は法的措置が検討されることもあります。

ただし実際に請求が認められる事例はほとんどなく、学生側に明らかな過失があるときに限られます。トラブルを避けるためにも、正直な理由を誠実に伝える姿勢が望ましいでしょう。

⑥精神的・社会的評価リスク

金銭的な問題以上に大きいのが精神的な負担と社会的な評価です。承諾後の辞退を決断すると、多くの学生が「迷惑をかけた」と罪悪感や不安を抱え、就活や入社後の自信を失いがちです。

また教授やキャリアセンター、友人・同期からの評価にも影響する可能性があります。

社会に出る前に「信頼を損なった人」という印象を持たれることは、今後の人間関係やキャリアに不利となるでしょう。

辞退を選ぶなら、その後どう立て直すかを考え、前向きに行動する姿勢が欠かせません。

内定辞退の際に注意しておきたいポイント

内定辞退を円滑に進めるためには、適切な対応を理解することが欠かせません。連絡の仕方や伝え方次第で企業との関係に悪影響を及ぼす可能性があるため、注意が必要です。

ここでは辞退時に意識すべき重要な視点を整理し、就活生が安心して行動できるよう解説します。

1. 辞退連絡のタイミング管理
2. 感情的対応の回避
3. 正直な伝え方の徹底
4. メール送信後の確認
5. キャリアセンターの相談活用
6. 将来キャリアへの影響

①辞退連絡のタイミング管理

辞退の連絡はできるだけ早く伝えることが重要です。企業は採用計画に基づいて人員を調整しているため、遅い連絡は大きな迷惑になります。

早めに伝えれば企業は次の候補者に対応でき、印象も悪化しません。反対に迷って先延ばしにすると不誠実と受け取られ、将来的に不利になる場合があります。

予定が変わった時点で速やかに判断し、早期に連絡することが信頼維持につながるでしょう。

②感情的対応の回避

辞退を伝えるとき、緊張や後ろめたさから感情的に話してしまう人もいます。しかし感情をぶつけると相手に誤解を与え、不要なトラブルになることもあります。

大切なのは冷静に事実だけを伝える姿勢です。「進路の方向性が変わったため辞退します」と端的に伝えると余計な感情を含まずに済みます。

落ち着いた対応は誠実さを示し、社会人としての責任感も伝わるはずです。

③正直な伝え方の徹底

内定辞退では「理由をどう伝えるか」で悩む人が多いです。無理に取り繕うと不自然になり、かえって疑念を招きます。そのため誠実かつ簡潔に本音を伝えるのが最適です。

「他社の方針に共感した」「勤務地の条件が合わなかった」など個人の意思として伝えれば、相手も納得しやすいでしょう。正直に説明することで後腐れを防ぎ、信頼を保てます。

④メール送信後の確認

メールで辞退を伝えたあと、そのまま放置するのは避けたほうがよいでしょう。相手が確認していない場合もあるため、必要に応じて電話でフォローするのが安心です。

また送信直後に誤字脱字や宛先間違いがないかをチェックすることも欠かせません。小さな確認不足でも不誠実と受け取られることがあるため、送信後の見直しや返信確認を怠らないでください。

⑤キャリアセンターの相談活用

辞退に迷ったときや伝え方に困ったときは、大学のキャリアセンターに相談するとよいです。経験豊富なスタッフが実際の事例に基づいて助言してくれるからです。

特に電話での言葉選びやメール文面の確認など、第三者の目でサポートを受けると安心感が増します。一人で悩むより専門機関を頼ることで、不安を解消し適切に対応できるでしょう。

⑥将来キャリアへの影響

内定辞退は一度きりの行動に見えますが、将来に影響する可能性もあります。業界が狭ければ担当者同士のつながりもあり、不誠実な辞退は評判に残ることもあるからです。

反対に誠意を持って丁寧に対応すれば「礼儀正しい学生」として印象に残るでしょう。

就活は今後のキャリアの出発点であるため、辞退を短期的な行為と捉えず、将来を意識した慎重な行動を心掛けてください。

内定辞退を電話で伝える例文

内定辞退を電話で伝える際は、緊張や不安を感じやすいものです。ここでは、実際にどのように言葉を選び、どのような流れで伝えればよいかを例文とともに紹介します。

具体的な場面ごとの言い回しを知ることで、自信を持って対応できるでしょう。

1. 電話をかけるタイミングの例文
2. 電話の冒頭挨拶と名乗り方の例文
3. 人事担当者への例文
4. 採用責任者への例文
5. 感謝を伝える例文
6. 理由を簡潔に述べる例文
7. 引き止められたときの返答例文
8. 相手が不在の場合の例文
9. 会話を締める最後の挨拶の例文

①電話をかけるタイミングの例文

内定辞退の電話をかける際は、相手の業務を妨げない時間帯を意識することが大切です。特に午前中の始業直後や昼休みは避け、落ち着いて対応してもらいやすい時間を選ぶと安心でしょう。

ここでは、一般的な大学生が経験しやすい状況を踏まえた例文をご紹介します。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。 採用のご連絡をいただきながら大変申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。 まずは直接お伝えすべきと考え、業務に差し支えの少ない午後の時間を選んでご連絡いたしました。 貴重なご縁をいただきながら、このような形になりご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。 本来であれば御社で学びたい気持ちも強かったのですが、自己分析を重ねた結果、別の進路に進むことを決意いたしました。 短い間でしたがご丁寧なご対応をいただき、本当にありがとうございました。

例文では「午後の時間を選んだ」と具体的に示すことで、相手への配慮が伝わる内容になっています。

電話の例文を書く際は、辞退の理由に加えて「時間帯への配慮」を入れると、誠実な印象を持たれやすいでしょう。

②電話の冒頭挨拶と名乗り方の例文

電話で内定辞退を伝える際は、最初の挨拶と名乗り方が印象を左右します。企業側も多くの学生とやり取りをしているため、明確に自分の名前と要件を伝えることが大切です。

ここでは、丁寧かつ簡潔に話し始める例文を紹介します。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、内定の件についてご相談したく、お電話を差し上げました。

冒頭で「お世話になっております」と感謝を伝え、その後に大学名と氏名を明確に名乗ることで、相手がすぐに把握しやすくなります。

相談という柔らかい言葉を添えると、ストレートすぎず誠実な印象を与えられるでしょう。

③人事担当者への例文

人事担当者へ内定辞退を伝える場合は、誠意を持って感謝の気持ちを伝えることが大切です。以下は、大学生がよくある進路変更の理由を背景にした例文です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の事業内容や社員の皆様の温かいお人柄に触れ、入社を心から楽しみにしておりました。 しかしながら、慎重に考えを重ねた結果、将来的な目標との兼ね合いから、別の道を選ぶことを決断いたしました。 大変心苦しいお願いではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。貴重な機会をいただきながら、このような結論となり誠に申し訳ございません。 これまでのご厚情に深く感謝申し上げるとともに、貴社のさらなるご発展を心よりお祈りいたします。

この例文は「感謝」と「お詫び」を丁寧に伝えつつ、理由を簡潔に述べている点がポイントです。

同様のテーマを書く際は、具体的な理由を長く書きすぎず、誠意ある言葉でまとめると読み手に好印象を与えられるでしょう。

④採用責任者への例文

採用責任者に内定辞退を伝える場合は、できるだけ丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを前面に出すことが大切です。大学生活の経験や考え直すきっかけを盛り込むと、誠意が伝わりやすくなります。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社の選考を通じて多くを学ばせていただき、心より感謝申し上げます。 しかしながら、自身の将来を真剣に考える中で、学生時代に取り組んだゼミ活動で得た経験を活かせる分野に進みたいとの思いが強くなりました。 そのため、誠に勝手ではございますが、内定を辞退させていただきたく存じます。 ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げますとともに、今後の貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

採用責任者宛てには「感謝」と「お詫び」を明確に伝えることが重要です。学生生活での経験を交えた理由を述べると、辞退が前向きな選択であると理解されやすくなるでしょう。

⑤感謝を伝える例文

内定辞退を伝える際には、企業への感謝をしっかり表現することが大切です。

選考の過程でお世話になった気持ちを誠意を持って伝えることで、相手に不快な印象を与えずに辞退の意向を示すことができます。以下は、その具体的な表現例です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の選考を通じて、多くの学びや貴重な経験を得ることができたことに心より感謝申し上げます。 大変光栄なお話をいただきながらも、熟慮の結果、別の進路を選択することを決断いたしました。 貴社の魅力的な環境や、面接でお話を伺った社員の方々の温かいお人柄に触れ、辞退を申し上げることは心苦しく存じます。 突然のご連絡となりご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

感謝を軸にした文章は、辞退というネガティブな内容を和らげて伝える効果があります。選考で得た学びや社員への印象を添えると、より誠実な印象を与えられるでしょう。

⑥理由を簡潔に述べる例文

内定辞退を伝える際には、理由を長く説明する必要はありません。むしろ簡潔にまとめることで誠実さや相手への配慮が伝わりやすくなります。

ここでは、学生生活でよくある進路変更を理由にした例文を紹介します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄なお話をいただきながら、熟考の末、別の進路を選ぶことを決断いたしました。 大学生活を通じて新たに関心を持った分野があり、その道に挑戦したいという思いが強くなったためです。貴社にご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。 これまでご丁寧にご対応いただいたことに深く感謝し、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

理由は一文で十分に伝わります。あまり細かい事情を説明しすぎると不自然に感じられるため、「進路を変更した」「別の分野に挑戦したい」などの簡潔な表現でまとめるのが効果的です。

⑦引き止められたときの返答例文

内定辞退を伝えると、企業から「再検討してほしい」と引き止められる場合があります。その際も感情的にならず、丁寧に自分の意思を伝えることが大切です。

ここでは、角が立たない形で返答する例文を紹介します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄なお言葉を頂戴し、心より感謝申し上げます。 しかしながら、改めて自分の将来について考えた結果、別の進路に進む決意を固めました。御社の魅力やご期待を裏切る形となり、誠に心苦しく存じますが、どうかご理解いただけますと幸いです。 今回いただいた経験を糧に、これからも努力を続けてまいります。重ねてのお願いとなりますが、辞退のご承諾を賜りますようお願い申し上げます。

引き止められた場合でも、企業への感謝を先に示したうえで自分の意思を明確に伝えることが重要です。「決意を固めた」といった表現を入れることで、相手に余地を残さない姿勢を示すとよいでしょう。

⑧相手が不在の場合の例文

電話で内定辞退を伝えようとしても、担当者が不在で直接話せないことがあります。その場合でも、誠意が伝わるような言葉選びが大切です。

折り返しをお願いする際には、要件を簡潔に示しつつ丁寧な態度を示すことで、相手に安心感を与えることができます。

お世話になっております。内定をいただいております〇〇大学の△△と申します。 本日は採用ご担当の□□様にご連絡を差し上げたくお電話いたしましたが、ご不在とのことで失礼いたします。 大変恐れ入りますが、内定に関する大切なお話をさせていただきたく、□□様のご都合のよい時に折り返しご連絡いただけますと幸いです。 お忙しい中恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。

相手が不在のときは、要件を「内定に関する話」と簡潔に伝えることが重要です。細かい内容までは伝えず、折り返しの依頼を丁寧に行うのが好印象につながります。

相手の立場を尊重する表現を心がけてください。

⑨会話を締める最後の挨拶の例文

内定辞退の連絡をする際、会話をどう終えるかで印象は大きく変わります。最後に誠意を持った挨拶を添えることで、相手に不快感を与えず円滑にやり取りを終えることができます。

ここでは会話を締めるための丁寧な挨拶の例文を紹介します。

本日はお忙しいところお時間をいただき、誠にありがとうございました。貴重なご縁をいただいたにもかかわらず、このような形となり大変申し訳ございません。 御社で学ばせていただいた選考過程での経験は、今後の社会人生活に必ず活かしてまいります。最後になりますが、今後の御社のますますのご発展と皆さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます。 本当にありがとうございました。失礼いたします。

最後の挨拶では「感謝」と「相手への配慮」を重ねることが大切です。相手企業への敬意を表しつつ、自分の成長にもつながったことを伝えると印象が柔らぎます。

実際に書く際は「祈念」や「お祈り申し上げます」といった言葉を添えると丁寧に締めくくれます。

内定辞退をメールで伝える例文

内定辞退をメールで伝える場合、文面の構成や言葉選びに迷う方も多いでしょう。

ここでは、件名から署名まで、一連のメール例文を具体的に紹介します。実際に使えるテンプレートを参考にすることで、丁寧かつ失礼のない伝え方が身につくはずです。

1. 件名テンプレートの例文
2. 宛先・宛名の書き方例文
3. 内定通知への返信形式の例文
4. 簡潔に辞退を伝える例文
5. 感謝を盛り込んだ例文
6. 承諾後辞退の例文
7. 理由を含めた例文
8. 受領確認の依頼文の例文
9. 返信がない場合の再送例文

①件名テンプレートの例文

メールで内定辞退を伝える際、件名は簡潔で一目で内容が伝わるものが理想です。特に人事担当者は多くのメールを受け取るため、件名で要件が分かるとスムーズに対応してもらえます。

以下に参考になるテンプレートを紹介します。

【内定辞退のご連絡／〇〇大学 △△学部 □□】 お世話になっております。先日は内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。 大変心苦しいのですが、熟考の結果、他社への入社を決意いたしましたため、内定を辞退させていただきたく存じます。 貴社の魅力を感じながら、このような結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。 これまでのご選考に際し多大なお時間を頂戴しましたこと、重ねて御礼申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 〇〇大学 △△学部 □□ 氏名：山田太郎 電話番号：080-1234-5678 メールアドレス：xxxx@example.com

件名には「内定辞退」という要件と、氏名や大学名を入れると分かりやすいです。また、本文では感謝とお詫びをしっかり伝えることが大切です。

自分の連絡先を添えておくと、企業からの確認連絡にもスムーズに対応できます。

②宛先・宛名の書き方例文

内定辞退のメールを書く際、宛先や宛名の表記はとても重要です。特に企業の担当者へ送る場合、誤字や略称を使うと印象を損なう恐れがあります。

ここでは、正しい宛先・宛名の書き方を盛り込んだ例文を紹介します。

株式会社〇〇 人事部　採用ご担当者様 このたびは、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。大変光栄なお話ではございますが、慎重に検討した結果、辞退させていただきたく存じます。 貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 心より感謝申し上げますとともに、御社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

宛名部分は「株式会社〇〇」「人事部　採用ご担当者様」のように正式名称を記載するのが基本です。略称や役職名の省略は避け、必ず正しい敬称を添えると丁寧な印象になります。

自分が誰に送るのかを明確に意識し、形式に沿った書き方を心がけてください。

③内定通知への返信形式の例文

ここでは、内定通知を受け取った際に、辞退の意思を伝える返信メールの例文を紹介します。感謝を伝えつつ、誠実な言葉遣いで辞退の意向を示すことが大切です。

株式会社〇〇 人事部　△△様 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。選考を通じて多くの学びを得ることができ、大変感謝しております。 しかしながら、自己分析を重ねた結果、別の企業で自身の目指すキャリアを築く決断をいたしました。貴社にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。 これまでご丁寧にご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。 末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

この例文では「感謝」「辞退理由」「お詫び」「今後の発展を祈る言葉」の流れを意識しています。同じテーマで書く場合も、事務的になりすぎず誠意を示すことで印象を良くできます。

④簡潔に辞退を伝える例文

内定辞退を伝える際は、できるだけシンプルで誠実な表現を心がけることが大切です。

特に、長い理由や細かい説明を添える必要はなく、感謝の気持ちを述べたうえで辞退の意向を明確に伝えることで、相手に誠意が伝わります。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄に思い、選考を通じて多くの学びを得ることができました。 しかしながら、自己分析を重ねる中で、他社での挑戦を決意するに至りました。そのため、せっかく内定をいただきながらも、このたび辞退させていただきたく存じます。 貴重なお時間とご配慮を賜りましたことに心より感謝申し上げますとともに、御社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

辞退を伝える文章は、理由を簡潔に述べるだけで十分です。ポイントは、まず感謝を伝え、その後で辞退の意向をはっきり示すことです。

無理に詳細な事情を書く必要はなく、相手に誠意が伝わる形を意識するとよいでしょう。

⑤感謝を盛り込んだ例文

内定辞退を伝える際は、これまでの選考でのサポートや丁寧な対応に対して感謝をしっかり表すことが大切です。

ここでは、大学生が就活の中でよく経験する状況を踏まえた感謝を伝える例文を紹介します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の選考を通じて多くの学びを得られたこと、また面接の場で温かくご対応いただいたことに深く感謝申し上げます。 大変心苦しいのですが、慎重に検討した結果、他社での内定を受け入れることを決断いたしました。貴社で働くことを真剣に考えていたからこそ、このようなご連絡となり大変申し訳なく存じます。 ご迷惑をおかけしますが、どうかご理解いただけますと幸いです。 最後に、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。

感謝をしっかり伝えることで、辞退の連絡であっても誠意が伝わりやすくなります。

イントは「内定をいただいたこと」「選考を通じての学びや対応への感謝」を具体的に盛り込み、相手への敬意を欠かさないことです。

⑥承諾後辞退の例文

内定を承諾した後に辞退する場合は、特に感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝えることが大切です。

大学生活の中で進路を考え直すきっかけは誰にでも起こり得るため、その背景を簡潔に伝えると誠意が伝わります。以下に、承諾後の辞退を伝える際に活用できる例文を紹介します。

このたびは内定のご承諾をいただきながら、誠に申し訳ございませんが、辞退をお願いしたくご連絡いたしました。 貴社の選考を通じて学んだことは大変貴重であり、内定をいただいた際には強い喜びを感じました。 しかしその後、自分の将来を改めて考える機会があり、大学での研究や活動を通じて別の分野で挑戦したいという思いが強まりました。 結果として貴社での勤務を続ける決意に至らなかったことを心よりお詫び申し上げます。 貴社の今後のご発展を心からお祈りいたします。

承諾後の辞退では「一度は承諾した経緯」を認めつつ、「将来を見据えた再考の結果」という形で理由を簡潔に述べると誠意が伝わります。

同じテーマで書く際は、必ず感謝とお詫びを前置きし、前向きな表現で締めくくることを意識してください。

⑦理由を含めた例文

内定辞退を伝える際には、単に辞退の事実を述べるだけでなく、納得感のある理由を添えることで誠実さが伝わります。

特に新卒の場合、将来の進路を見直した結果など、理解を得やすい理由を添えることが重要です。以下に、実際に使える例文を紹介します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社で働けることを大変光栄に感じ、説明会や面接を通じて学びも多く得ることができました。 しかし、慎重に将来を考えた結果、大学時代から関心を持っていた研究分野をさらに深めたいという思いが強まり、進学の道を選ぶことにいたしました。 貴社の魅力を十分理解した上での決断であり、大変心苦しく存じます。貴重なお時間を割いてくださったご担当者様をはじめ、関係者の皆さまに深く感謝申し上げます。 誠に勝手ながら、今回の内定を辞退させていただきたくお願い申し上げます。

辞退理由は「進学」や「やりたいことの明確化」など前向きなものにすることで角が立ちません。書く際は「感謝」→「理由」→「お詫び」の流れを意識すると、相手に誠意が伝わりやすいでしょう。

⑧受領確認の依頼文の例文

内定辞退を伝える際には、相手企業が確実に受け取ったかを確認することが大切です。特にメールでの連絡は見落とされる可能性があるため、受領確認をお願いする一文を添えると安心でしょう。

このたびは、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。大変光栄に存じますが、慎重に検討した結果、誠に勝手ながら辞退させていただきたく存じます。 貴社には選考を通じて多くの学びをいただき、心より感謝申し上げます。突然のご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。 本メールの内容をご確認いただけましたら、ご一報いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

受領確認を依頼する一文を加えることで、相手が確実に対応してくれる可能性が高まります。

同様の文面を作成する際は、感謝とお詫びを先に示した上で、自然な流れで確認をお願いすると丁寧な印象になります。

⑨返信がない場合の再送例文

内定辞退の連絡を送っても返事がない場合、再送するメールでは相手に不快感を与えないよう配慮することが大切です。特に就活では、誠実さと丁寧な姿勢が今後の印象にもつながります。

ここでは、返信がないときに再送する際の例文を紹介します。

先日はお忙しい中、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、改めてご相談させていただきたくご連絡差し上げます。 先日お送りいたしました内定辞退の旨について、確認いただけておりますでしょうか。ご多忙の折に二度もご連絡差し上げることとなり申し訳ございません。 今後の手続き等についてご指示をいただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

再送メールでは、相手が見落としている可能性を前提に、責める印象を与えないことが重要です。謝意や恐縮の言葉を添えると、丁寧で誠実な印象を保ちながら要件を伝えられるでしょう。

内定辞退の際に起きやすいトラブルと対処法

内定辞退を伝える際には、想定外のトラブルに直面することがあります。冷静に対応できるかどうかで印象や今後の関係が変わるため、代表的なケースを理解しておくことが大切です。

ここでは、就活生が遭遇しやすい状況と適切な対応方法を紹介します。

1. 連絡が遅れてしまった場合
2. 引き止められた場合の対応
3. 理由を追及された場合
4. 呼び出しを受けた場合
5. メール返信がない場合
6. 怒られた際の誠実な対応

①連絡が遅れてしまった場合

内定辞退の連絡が遅れると、採用担当者の負担を増やし、印象を損ねてしまいます。遅れたときは事情を簡潔に説明し、誠意を持って謝罪することが必要です。

例えば「ご連絡が遅れ、誠に申し訳ありません」と冒頭で伝え、理由は短く述べたうえで辞退の意向を明確にしてください。さらに今後の発展を願う言葉を添えると、印象の回復につながるでしょう。

遅れた事実を隠すよりも、率直に伝えて謝罪と感謝を示すことが信頼を保つ近道です。

②引き止められた場合の対応

辞退を伝えると「再考してほしい」と引き止められることがあります。基本的には、結論が変わらないことを丁寧に伝えてください。このとき曖昧な態度を取るとやり取りが長引き、双方にとって負担になるでしょう。

「大変ありがたいお言葉ですが、最終的に他社への入社を決めました」と明確に述べると、相手も理解しやすくなります。

感謝を示しながらも意思を変えない姿勢を見せることが、円滑な辞退につながるはずです。

③理由を追及された場合

辞退理由を詳しく問われると戸惑う人も多いですが、全てを正直に答える必要はありません。「他社の方針と自分の志向が合致したため」など一般的な説明で十分です。

他社名を出したり、不満を述べたりするとトラブルにつながる恐れがあるため避けてください。大切なのは、角が立たない表現で納得感を与えることです。

過度に詳しく語らずとも、誠意を示すことが最も安全な方法でしょう。

④呼び出しを受けた場合

辞退を伝えた後、企業から直接の面談や訪問を求められる場合があります。無理に拒否すると印象を悪くする可能性があるため、まずは意図を確認することが大切です。

参加が難しいときは「学業や他社選考で時間が取れないため、電話でご説明できませんか」と代替案を示すと良いでしょう。誠実に応じる姿勢を見せることで、トラブルを最小限に抑えることができます。

無視せず、誠意を持って対応することが重要です。

⑤メール返信がない場合

辞退をメールで伝えても返信がないと不安になるでしょう。放置すると連絡が届いていない可能性もあるため、一定期間を過ぎたら電話で確認してください。

「先日のメールは届いておりますでしょうか」と控えめに尋ね、重ねて感謝を伝えると良い印象を残せます。相手の状況を思いやりつつフォローを行うことが大切です。

メールだけに頼らず、必要に応じて別の手段をとる柔軟さが求められます。

⑥怒られた際の誠実な対応

辞退の連絡に対して厳しい言葉を受ける場合もあります。その際、感情的に反応すると関係がさらに悪化する恐れがあります。

まずは「ご期待に添えず申し訳ありません」と謝罪をし、相手の立場を理解する姿勢を見せてください。そのうえで辞退の決断が変わらないことを冷静に伝えれば、相手も受け入れやすくなります。

最後に感謝の言葉を添えることで、少しでも良い関係を残せるでしょう。

内定辞退に関するよくある質問（FAQ）

就活で内定辞退を考えるとき、「承諾後でも辞退できるのか」「どのように伝えるべきか」といった疑問を持つ人は少なくありません。ここでは代表的な質問を整理し、それぞれ分かりやすく解説します。

疑問を解消することで、安心して正しい対応ができるようになるでしょう。

1. 内定承諾後でも辞退できるか
2. 内定辞退はマナー違反か
3. いつまでに連絡すべきか
4. 電話とメールはどちらが適切か
5. 辞退理由はどこまで伝えるべきか
6. 辞退の撤回はできるか
7. 将来キャリアに影響するか

①内定承諾後でも辞退できるか

内定承諾後でも辞退は可能です。ただし企業にとっては採用計画の見直しが必要になるため、できる限り早めの連絡が求められます。

法律的に強制されることはほとんどありませんが、信頼関係に影響する点は理解すべきでしょう。やむを得ない事情で辞退する場合は、理由を簡潔に伝えながら誠意ある謝罪を添えることが重要です。

迷いながら先延ばしにするより、早めに伝える方が相手の負担を減らし、自身にとっても安心できる対応となります。

②内定辞退はマナー違反か

内定辞退そのものはマナー違反ではありません。自分に合った進路を選ぶ権利は誰にでもあります。しかし、伝え方や時期を誤ると「非常識」と見られることもあるでしょう。

特に直前の連絡や曖昧な理由は相手に不信感を与えかねません。辞退を決めたら速やかに連絡し、感謝とお詫びを伝えることで誠実さを示せます。

手順を踏めば、マナー違反と受け取られることは避けられるはずです。

③いつまでに連絡すべきか

内定辞退は、できるだけ早く伝えることが望ましいです。一般的には承諾後すぐに決断が変わった場合、1週間以内に連絡するのが目安です。

採用担当者は人員計画や他候補者への対応を控えているため、遅れるほど迷惑をかける可能性が高まります。特に入社直前の辞退は大きな影響を与えるため避けましょう。

迷う場合も、率直に相談する方が印象を損なわずに済みます。早めの行動が双方にとって最善の結果につながるでしょう。

④電話とメールはどちらが適切か

内定辞退を伝える方法は、電話が基本です。直接声で伝えることで誠意が伝わりやすく、相手も疑問点をすぐ確認できます。

メールのみで済ませると事務的な印象を与えたり、返信が遅れてトラブルになる場合もあるのです。ただし、まずメールで謝罪と要件を伝え、その後に電話する方法もあります。

重要なのは相手に配慮し、迅速かつ丁寧に対応することです。電話とメールを状況に応じて組み合わせるのが安心です。

⑤辞退理由はどこまで伝えるべきか

辞退理由は正直に伝える必要がありますが、詳しく話す必要はありません。「他社の内定を選んだ」「進路を変更した」といった簡潔な説明で十分です。

細かすぎる理由はかえって不自然に映る場合もあります。大切なのは、採用への感謝を示しつつ丁寧に辞退する姿勢です。

ネガティブな言い方や他社批判は避け、自分の決断として前向きに伝えることで印象が良くなるでしょう。

⑥辞退の撤回はできるか

企業は辞退を受けた時点で採用計画を変更し、他候補者にオファーを出すこともあるため、辞退の撤回は難しいです。

事情が変わり再度志望したい場合は、正直に説明して相談するしかありません。ただし受け入れられる可能性は低いため、辞退を決断するときは慎重さが求められます。

迷いがある場合は安易に辞退せず、自分の気持ちを整理してから判断してください。

⑦将来キャリアに影響するか

内定辞退が将来のキャリアに直接悪影響を与えることはほとんどありません。採用情報は原則として他社に共有されないため、不利になることはまずないでしょう。

ただし同じ企業やグループ会社を再受験する場合は「過去に辞退した人」と認識される可能性があります。そのため、誠実に対応し感謝を伝えることが重要です。

適切に対応すれば、キャリアへの影響は避けられるはずです。

内定辞退を正しく伝えるために

新卒の内定辞退は、将来のキャリア形成に直結する重要な判断です。伝え方やタイミングを誤れば企業との関係悪化や社会的評価の低下といったリスクにつながります。

辞退の流れやマナーを押さえ、感謝と誠意をもって対応すれば、信頼を損なわず円滑に辞退を進められるでしょう。具体的には、辞退理由を整理し、適切な相手へ早めに連絡することが不可欠です。

また、電話やメールの文例を活用すれば、言葉選びに迷わずに伝えられます。さらに、承諾後の辞退に伴う法的リスクや大学推薦枠への影響も意識して行動すべきです。

最終的に、内定辞退を正しく伝えることは就活生としての責任であり、次のキャリアへ前向きに進むための大切な一歩になるのです。