面接日程の調整を承諾するメールの返信方法は？例文や注意点も解説
就活中の面接日程調整のメールを受け取った際に、どのように返信したらよいのか迷ってしまいますよね。
とはいえ、知識を知らないまま送ってしまうと、マナー違反になってしまう場合もあります。
本記事では、面接日程調整の承諾メールに返信するときのポイントや例文を解説します。
次に、日程変更やお礼をする場合の例文も紹介していくため、返信方法に困ることはありません。
好印象を与える返信で、自信を持って面接に挑めるようにしましょう。
対面の場合は面接日程調整の承諾メールが必要！
対面面接では日程調整の承諾メールを返信する必要があります。また、面接の日程が確定している場合でも承諾メールを送るのが基本です。
採用担当者は返信がない場合、面接日を確定しても良いものか迷ってしまいますよ。
認識の誤認がないよう面接日程の確認に加え、日程調整へのお礼を添えて返信するのがマナーです。
ただし、メールに「返信不要」の旨が記載されている場合や、送信専用アカウントで送られてきたメールへの返信は不要です。
オンラインの場合は返信不要なケースが多い
オンラインでのWEB面接の場合は、基本的に面接日程の確定メールへ返信が不要です。メールが送信専用アカウントから送信されている場合が多く、返信を受け付けていない可能性があります。
ただし、以下に当てはまる場合はメールへの返信が必要なので確認しておきましょう。
- 日程に不都合がある場合
- 日程に関して質問がある場合
- メールへの返信指示がある場合
返信が必要なのかどうかは、送られてきたメールをしっかりと読むことが大切です。
「返信不要」の記載がない場合や、「送信専用アカウント（自動送信）」メール以外で、返信に迷う場合は、念のため返信しておくことをおすすめします。
面接日調整に承諾するメールを送るときのマナー2つ
面接日程調整に承諾するメールを送るときには、以下の2つのマナーを守りましょう。
メール返信で採用担当者へ好印象を与えたい人は、詳細を確認してみてください。
①丁寧な文章を心がける
面接日程を承諾するメールへの返信は、丁寧で内容がわかりやすい文章が理想的です。
丁寧でわかりやすいメールは、採用担当者に「将来有望な人材になりそうだ」と好印象を与えられます。
反対に、要点がまとまっていないわかりにくいメールは、採用に不安を抱かせてしまう場合もありますよ。
また、メールの返信に、日程調整の確認だけでなく、日程調整へのお礼や入社に向けての熱意も添えて伝えられると、より好ましく思ってもらえるでしょう。
②24時間以内に返信する
面接日程を調整するメールには、メールが届いてから24時間以内に返信しましょう。就活中だけに関わらず、メールには24時間以内に返信することがビジネスマナーです。
採用担当者もレスポンスが良くやり取りがスムーズな方が、誠意や熱意を伝えられます。可能であれば24時間と言わずにメールを確認した時点でなるべく早く返信しましょう。
また、返信が遅れてしまうと、希望する日程が埋まっていたり、志望度が低いと見なされたりすることもあります。
万が一返信が遅れた場合は、謝罪も含めた文章で返信をしてください。
面接日調整の承諾メールに返信するときのポイント6つ
実際に面接日調整の承諾メールを作成するときに、押さえるべきポイントは以下の6つです。
上記の順でメールを作成すれば、丁寧かつわかりやすい返信ができるので参考にしてみてください。
①件名｜Reは残しておく
件名に「Re」と表示されますが、Reは削除せず、件名も変更しないでください。
面接の日程調整メールへは、メールの履歴を残した上で、宛先は「cc」も含めた「全員返信」を利用してメールを作成します。
採用担当者とやりとりしているのは、自分だけではありません。件名を変更してしまうと、誰からどんな内容が届いているのか把握しづらくなってしまいます。
やり取りを繰り返す中で、「Re」の数が増えてきた場合には、1～2個くらいを残し、余分なReを削除しましょう。
②宛先｜誤りがないか要確認
| 件名：Re:〇〇（会社名）株式会社面接日程のご案内 〇〇株式会社（会社名） 人事部 〇〇（氏名）様 |
本文のはじめには宛先を入力しますが、上記のように記載し、誤りがないかしっかり確認しましょう。
法人格（株式会社・有限会社など）は、（株）（有）と略さずに正式名称で記載してください。
会社名の後には、部署名と担当者名を記載します。担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載してください。
返信機能を利用する場合はメールアドレスを間違える心配は少ないですが、念のため宛先が間違っていないか確認しておきましょう。
③書き出し｜あいさつでスタート
| お世話になっております。 （大学名）大学の（氏名）と申します。 |
面接日程の調整メールへの返信では、書き出しに「お世話になっております。」とあいさつ文を記載しましょう。
初めてやり取りする相手であれば、「お世話になります。」と記載します。
また、あいさつ文の後には、自分が誰なのかをフルネームで名乗り、学生の場合は学校名も伝えてください。
④本文｜面接日時を記載
| この度は、面接日程のご連絡いただき、ありがとうございます。 面接の希望日程をお送りさせていただきます。 第一希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第二希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第三希望：〇月〇日（曜日）〇時～ |
名前を名乗った後には、面接日程の調整へのお礼を添えた上で、希望日を記載します。希望日時と曜日、時間まできちんと記載しておきましょう。
日にちと曜日がズレているミスが多いので、送られてきたメールとカレンダーを見て間違いがないように入力してください。
ただし、採用担当者が間違っている可能性もあるので、間違いを見つけたときは、まずは正しい日程を確認しましょう。
また、提示された日程が1つで、その日程で承諾する場合でも「ご提示いただきました、〇月〇日（曜日）〇時～で問題ございません。」と、日時と曜日、時間まで記載してください。
⑤締めの文｜感謝の意を伝える
| ご多忙のところ、面接日程の調整をしていただき、誠にありがとうございました。 ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。 |
面接日時を記載したらそのまま終わらずに、締めの文と忙しい中、内容を確認してもらったことに対するお礼を記載します。
締めの文と感謝の意を伝えることで、読み終えるときも好印象を与えられるので参考にしてください。
⑥文末｜署名を入れる
| ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
メール文の最後には、署名として氏名、住所や電話番号、メールアドレスを記載します。
署名は「ー」「=」といったシンプルな記号を利用して、本文と明確に分けるようにしてください。電話番号は、自宅と携帯で悩むかもしれませんが、日中に繋がりやすい電話番号を選びましょう。
メールの設定には署名を作成して保存すれば、自動的に入力される機能があります。何度かやり取りをする場合には、署名は毎回同じものを使用し、変更しないようにしてください。
間違いを入力してしまったり、毎回入力したりするのも大変なので、最初に設定しておくのがおすすめです。
【確定前】面接日調整の承諾メールの例文3つ
面接日の調整への返信パターンは、以下のように面接日程の提示方法によって異なります。
ここからは、パターン別に、面接日程が確定する前のメール返信の例文を紹介するので、参考にしてください。
①候補日を自分で指定する場合
面接の候補日の指定がなく、自分で指定する場合の例文は以下の通りです。
| 件名：Re:〇〇株式会社（会社名）面接日程のご案内 本文： 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇（大学名）の〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程のご連絡いただき、ありがとうございます。 面接の希望日程をお送りさせていただきます。 第一希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第二希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第三希望：〇月〇日（曜日）〇時～ ご多忙のところ恐れ入りますが、上記日程で調整いただけますと幸いです。 ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
担当者が決めやすいように、候補日は1つだけではなく、第三希望まで提示してください。
また、都合のよい時間も明確に記載しておくと双方の勘違いを防ぐことができます。中途半端な時間だと間違えやすいため、30分刻みや1時間刻みで記載するとわかりやすいです。
②複数の候補日から選ぶ場合
複数の候補日が提示されていて、その中から面接希望日を選ぶ際のメール返信の例文は以下の通りです。
| 件名：Re:〇〇株式会社（会社名）面接日程のご案内 本文： 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇（大学名）の〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程のご連絡いただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた候補日より、下記の日程にて面接を希望いたします。 第一希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第二希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第三希望：〇月〇日（曜日）〇時～ ご多忙のところ恐れ入りますが、上記日程で調整いただけますと幸いです。 ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
複数の候補日から選ぶ場合でも、急きょ都合が悪くなったときに備えて都合のよい日時の希望を複数出しておくとよいでしょう。
③提示された候補日が都合悪い場合
提示された面接の候補日が、どうしても都合が悪い場合のメール返信の例文は以下の通りです。
| 件名：Re:〇〇株式会社面接日程のご案内 本文： 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇（大学名）の〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程のご連絡いただき、ありがとうございます。 私事で大変恐縮ではございますが、この度ご提示いただきました日程にお伺いすることが難しく、別日にてお願いできないかご連絡いたしました。 もし可能であれば、下記の日程で面接を再調整していただけますと幸いです。 第一希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第二希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第三希望：〇月〇日（曜日）〇時～ ご多忙のところお手数をおかけし大変申し訳ございません。 ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
きちんと謝罪した上で、都合のよい日時を改めて提示してください。
【確定後】面接日調整の承諾メールの例文3つ
面接日程が確定した後も、メールの返信や連絡が必要な場合もあります。
ここからは、上記の3パターンの例文を紹介するので、参考にしてみてください。
① 面接日を変更したい場合
面接日が確定した後に都合が悪くなった場合は、面接日の変更をお願いしましょう。
忙しい中、調整してもらった面接日を変更してもらうので、お詫びの気持ちと誠意を伝えることが大切です。
面接日程の変更は、採用担当者へ大変迷惑をかけてしまうので、メールを送る前に電話を入れておくとよいでしょう。
電話で日程の変更が完了する場合もありますが、すぐに日程調整することが難しい場合もあるので、電話で、後ほどメールで希望日程を送信する旨を伝えておくとスムーズです。
| 件名：Re:〇〇株式会社面接日程のご案内 本文： 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇（大学名）の〇〇（氏名）と申します。 先日は、面接日程のご連絡いただき、ありがとうございました。 〇月〇日（曜日）〇時より面接のお約束をさせていただきましたが、貴社にお伺いすることが難しくなりました。 日程の調整をしていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。 誠に勝手ながら、下記の日程で面接日を再調整していただけませんでしょうか。 第一希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第二希望：〇月〇日（曜日）〇時～ 第三希望：〇月〇日（曜日）〇時～ ご多忙のところご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
②お礼のメールを送りたい場合
面接日の確定メールが届いた後でも、感謝の意を伝えるお礼の返信をしてください。
お礼メールを送らなくても、マナー違反や選考に影響が出るようなことはありません。ただし、送っておいた方が丁寧な印象を与えられます。
| 件名：Re:〇〇株式会社面接日程のご案内 本文： 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇〇（大学名）の〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程の調整とご連絡、ありがとうございました。 ご指定いただきました◯月◯日（曜日）◯時に貴社へ（または面接会場へ）お伺いいたします。 ご多忙な中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。 当日も何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
③持ち物について確認したい場合
面接日の持ち物が分からない場合は、メールで持ち物について確認しておくと安心です。
ただし、面接の案内メールに持参物については記載されている場合もあるので、メールを送信する前にきちんと確認しておきましょう。
持参物についてどこにも記載がない場合は、メールで問い合わせてみてください。
| 件名：面接当日の持ち物の確認について（氏名） 本文： 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日（曜日） 〇時より、面接のお約束をいただいております、〇〇（大学名）の〇〇（氏名）と申します。 面接当日の持ち物について、確認させていただきたくご連絡いたしました。 持ち物は下記のとおりでよろしいでしょうか。 ･履歴書 ･職務経歴書 ･筆記用具 他にも持参すべきものがございましたら、ご指示いただければ幸いです。 お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 〇〇 〇〇（氏名） 住所：〒（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
送信前に確認！面接日調整の承諾メールの注意点5つ
面接日調整の承諾メールでは、メールの文章以外にも注意点があります。
メールを送信する前に、上記の5つの注意点を再確認してから送信しましょう。
①メールアドレスはキラキラではないか
就活に使用するメールアドレスでは、自分のニックネームや恋人の名前が入ったキラキラ系のアドレスの使用を控えてください。
また、好きなアニメやアイドル、食べ物といった私的な内容のアドレスもNGです。就活用のメールは、私用のものと分けておきましょう。
私用のメールと分けることで、大事な就活に関するメールの見落としも防げます。
できるだけ、就活用に大学から発行されるアドレスやフリーメールアドレスを取得しましょう。本名が入ったシンプルなアドレスがおすすめです。
②装飾や記号を使用していないか
面接日程を調整するメールで、装飾や記号（！、？など）を用いることは控えましょう。
また、色文字や太文字も同様で、ビジネスメールでは好ましくありません。
相手のパソコン環境では、文字化けしたり正しく表示されなかったりして、読みにくい文章になってしまう場合もあります。
テキスト形式はプレーンテキストを利用し、一度書式をクリアしてください。
③正しい敬語を使っていないか
メールを送信する前には、誤った敬語の使い方をしていないか今一度確認しましょう。よくある敬語の間違いは以下のとおりです。
| 誤 | 正 |
| 行きます | 伺います |
| 見ました | 拝見しました |
| ご苦労様です | お疲れ様です |
| 了解しました | 承知しました かしこまりました |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| おられますか？ | いらっしゃいますか？ |
普段敬語だと思って何気なく使っている言葉は、間違った敬語であることもあるので、十分に注意しましょう。
④読みにくい文章になっていないか
読みにくい文章になっていないかチェックすることも大切です。以下のポイントを意識しましょう。
- 段落を分ける
- 重要な文章の前後に行間を空ける
- 文頭から句点までの一文は60文字程度にし、端的にまとめる
- 内容次第では箇条書きを用いてまとめる
採用担当者は、メールのやり取りをパソコンで行っています。特にスマホで作成したメールは、パソコンで表示されると読みづらい場合もあります。
面接日程を調整するメールをスマホで作成する場合は、一文が長くなりすぎないように注意し、こまめに改行を入れましょう。
⑤誤字・脱字がないか
メールを作成したら、誤字・脱字がないか注意深く確認しましょう。
変換間違いはよくあることですが、そのまま送信してしまうと、「大雑把な仕事をする人だ」とマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。
特に、採用担当者の氏名を間違えたり、宛名に様が付けられていなかったりすると、相手を不快な気持ちにさせてしまいます。
複数回読み直しを行い、漢字も1文字1文字間違いがないか丁寧に確認してください。
面接日調整の承諾メールで好印象を与えよう！
面接日調整の承諾メールは、日程の確認に加え、日程調整へのお礼も添えて返信しましょう。
本記事で紹介した例文を参考にしながら、返信するときのポイントや注意点を押さえたメールを作成してみてください。
面接前から採用担当者に好ましく思ってもらえるよう、丁寧で誤字脱字のない読みやすいメールで返信しましょう。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。
