企業へ電話をかける適切な時間はいつ？避けるべき時間やマナーも解説

「就活で企業に電話をかけるなら何時がいいだろう？」そのようにお悩みではありませんか？

避けるべき時間帯にかけてしまうと対応してもらえないなど、やり取りが滞ってしまいます。

本記事では、就活で企業に電話を掛ける時間帯について解説します。

避けるべき時間帯や折り返しのマナーなども紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

企業に電話を掛ける時間は10時～16時がベスト

企業に電話を掛ける時間は、始業・終業を避けられて、電話を掛けても迷惑になりづらい時間帯である10時～16時がベストです。

ただし、昼休みの担当者がいない可能性があり、折り返し電話を掛けるなど手間になるため、12時～13時は避けてください。

そのため、企業に電話を掛けるなら「10時～11時」・「14時～16時」がおすすめです。

企業への電話を避けるべき時間

企業への電話を避けるべき時間は、以下の通りです。

1. 9時～10時の始業開始直後
2. 11:30～13時の昼休憩
3. 16時～18時の終業間近
4. 避けるべき曜日は月曜日と金曜日

①9時～10時の始業開始直後

9時～10時の就業開始直後は業務整理やメール・電話対応など忙しい時間帯で、電話を掛けると迷惑になる可能性があります。

また、会社によっては朝礼を行っている時間帯のため、全体の動きを止めることになります。

そのため、9時に始業する会社なら10時以降、10時の始業する会社なら11時以降と会社の始業時間に合わせましょう。

②11時30分～13時の昼休憩

11時30分～13時の昼休憩の時間帯は、昼休憩を奪ってしまい、悪印象になってしまいます。

また、電話に出られず折り返しの手間をかけてしまうため、昼休憩時の電話は避けましょう。

③16時～18時の終業間近

16時～18時の終業間近は業務報告などで忙しい時間帯のため、急用以外の電話はなるべく避けましょう。

18時終業の企業であれば17時前までに電話を掛けるなど、終業1時間前が好ましいです。

終業間近に電話を掛けてしまうと、担当者の労働時間を長引かせる可能性があるため、電話を掛ける際は事前に企業の終業時間を調べておきましょう。

④避けるべき曜日は月曜日と金曜日

電話を避けるべき曜日は、月曜日と金曜日です。

月曜日と金曜日は週の始まりと終わりで、業務整理や締め作業などで特に忙しい曜日ですよ。

また、企業が土日祝などが休みの場合は、担当者が休みの可能性があります。担当者個人の電話番号を知っていても、休みに電話を掛けるのはマナー違反です。

そのため、企業に電話を掛ける際は、時間帯だけではなく曜日にも注意しましょう。

避けるべき時間帯に電話を掛ける際のマナー

やむを得ず避けるべき時間帯に電話を掛ける際は、「お忙しいところ恐れ入ります」など相手の状況を配慮した一言から始めましょう。

相手が対応してくれた場合は伝えたい内容を簡潔にまとめて、短時間で終えることが大切です。

また、電話を掛けるほど緊急性は高くないが早急に伝えたい場合はメールを送りましょう。

メールには「伝えたい内容」「改めて電話を掛けたいこと」をまとめ、相手が電話対応できる時間を聞くとやり取りがスムーズに進みます。

避けるべき時間帯に電話を掛ける際は、相手の立場になって迷惑にならない行動がマナーです。

企業からの電話を折り返す場合

企業から電話があり、折り返す場合のマナーについて解説します。

1. なるべく早く当日中に折り返す
2. 留守電やメールが届いているか確認する
3. 避けるべき時間帯や営業時間外なら明日に掛ける

折り返しする場合も、時間帯や曜日の確認が大切です。

①なるべく早く当日中に折り返す

企業から電話があった場合は、なるべく早く当日中に折り返しましょう。

電話があってから数時間後に折り返すと、相手が出られないなどやり取りが滞ってしまいます。また、内容次第では相手の業務を止めてしまう可能性があるでしょう。

そのため、企業から着信があった場合は時間帯を確認し、なるべく早く折り返すことが大切です。

②留守電やメールが届いているか確認する

企業から電話があった場合は、まず留守電やメールが届いているか確認しましょう。

内容次第では折り返しが不要な場合もあるため、確認せず折り返すと悪印象になります。

また、留守電やメールに相手からの質問などがあった場合、折り返しの電話で回答が必要です。

確認せず急いで折り返すと確認不足と捉えられるため、まずは留守電やメールを確認してください。

③避けるべき時間帯や営業時間外なら明日に掛ける

企業からの電話に避けるべき時間帯や営業時間外に気づいた場合は、明日に掛けましょう。

当日中でも、忙しい時間帯や営業時間外に掛けるのはマナー違反になります。

10時～16時の間に折り返しの電話をし、「お忙しいところ失礼いたします。昨日〇時頃お電話をいただいたようで、折り返しの電話をさせていただきました」など、お詫びの言葉から始めましょう。

就活で企業へ電話を掛ける準備や手順

就活で企業へ電話を掛ける準備や手順を紹介します。

1. 伝える要件や質問を事前に準備する
2. 環境音が入らない場所を選ぶ
3. 電話をかける

就活で企業に電話を掛ける際は、事前準備が大切です。

①伝える要件や質問を事前に準備する

電話を掛ける前に、伝える要件や質問を事前に準備しておきましょう。

内容をまとめず電話を掛けると内容がバラバラになり、相手に疑問や不信感を与えてしまいます。

事前にメモなどにまとめてから電話を掛けると、やり取りがスムーズに進むでしょう。

②環境音が入らない場所を選ぶ

就活など大切な電話をする際は、会話や騒音など環境音が入らない場所を選びましょう。

環境音が入るとこちらの言葉が相手に伝わりづらく、何度も聞き直しさせるなど手間になります。

また、電波が悪い場所ではないかの確認も大切で、電波が悪いと会話が飛び飛びになります。

そのため、電話を掛ける際は電波が良く周囲の音が入らない静かな場所を選んでください。

③電話をかける

内容をメモに取り静かな場所に移動したら、企業へ電話を掛けます。

電話を掛ける手順は、以下の通りです。

1. 挨拶をする
2. 担当者への取り次ぎをお願いする
3. 改めて挨拶をする
4. 要件を伝える
5. お礼の挨拶をする
6. 相手が電話を切ったことを確認する

就活の電話に慣れていない方は、上記の手順を参考に練習してから掛けてみてください。

挨拶をする

電話を掛ける際は、「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇年生の〇〇と申します」から始めましょう。

午前中に電話を掛ける場合は「おはようございます」など、言葉を添えると良い印象を与えます。

挨拶では、相手が間違えないように大学名や名前をハッキリ伝えましょう。

担当者への取り次ぎをお願いする

挨拶が済んだら、電話を取った相手に用件とともに担当者への取り次ぎをお願いします。

「〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」と聞きましょう。

担当者の名前が分からない場合は、「新卒採用担当の方」と伝えても問題ありません。

改めて挨拶をする

担当者に取り次いでもらったあとは、改めて挨拶をします。

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇年〇〇と申します。 新卒採用の件でお電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか？

簡潔に終わる場合は、「〇分ほどお時間よろしいでしょうか？」と明確に時間を提示すると親切です。

要件を話す

挨拶を済ませたら、要件を伝えましょう。

要件はわかりやすくメモなどを用意しておき簡潔にまとめると、相手に伝わりやすいです。

万が一相手に時間がない場合は都合のつく時間を聞き、改めて電話を掛け直しましょう。

お礼の挨拶をする

要件が済み電話を終わったら、お礼の挨拶をしましょう。

お礼の挨拶は「この度はお忙しい中時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします」が無難です。

相手が電話を切ったことを確認する

お礼をしたあとは、相手が電話を切ったことを確認しましょう。

万が一相手が切らない場合はこちらから切っても問題ありませんが、すぐに切るのはNGです。

企業へ電話を掛ける際の5つの注意点

企業へ電話を掛ける際は、5つの注意点があります。

1. 非通知でかけない
2. 言葉遣いに気を付ける
3. ハッキリと聞き取りやすい声で話す
4. 10回以上コールをし続けない
5. 企業の会社名や担当者名を省略しない

企業へ電話を掛けるは、注意点に気を付けましょう。

①非通知でかけない

企業へ電話を掛けるときは、非通知でかけてはいけません。

非通知でかけると誰かわからず、企業または担当者が電話に出てくれない可能性があるため、電話を掛ける際は電話番号が表示される状態でかけましょう。

②言葉遣いに気を付ける

企業へ就活の電話をかける際は、言葉遣いに気を付けましょう。

電話の最初の挨拶が「もしもし」や「〇〇さんいますか？」などはNGです。

③ハッキリと聞き取りやすい声で話す

電話での会話は、伝わりやすいようにハッキリと聞き取りやすい声で話しましょう。小声や早口になってしまうと要件が相手に伝わりづらく、印象も悪くなります。

そのため、要件を伝える際はハキハキと伝わりやすいテンポで話すことが大切です。

④10回以上コールをし続けない

企業へ電話をする際は、10回以内のコールで抑えましょう。10回以上コールし続けると迷惑になり、しつこいと思われてしまいます。

10回以内のコールで出ない場合は忙しいと考え、時間を改めて再度電話をかけてください。

⑤企業の会社名や担当者名を省略しない

挨拶で企業の会社名や担当者名を言うときは、省略せず正式名称で伝えましょう。

例えば担当者が「田中太郎」だった場合、同じ苗字が社内にいると誰かわからなくなります。

スムーズに担当者に取り次いでもらうためにも、省略せず正式名称で伝えてください。

就活で企業へ電話は10時～16時に掛けよう

就活で企業へ電話する時間帯は、10時～16時に掛けましょう。そのなかでも、始業時・昼休憩・終業時は避けるべきです。

また、就活の電話では気を付ける点が多いため、事前にメモにまとめることをおすすめします。

企業への電話は事前準備を行いマナーを守って、好印象を与えるものにしましょう。