【就活生必見】面接を辞退する際のマナー｜連絡手段と例文も紹介

この記事では、就活で面接を辞退する際の方法やマナーを解説しています。

面接の辞退はできますが、企業には迷惑をかける形になるので、社会人としてマナーを守った対応が求められます。

マナーは見過ごされがちですが、細かな部分で差が生まれるので、適切な連絡方法や注意点をこの記事でしっかりと理解しておきましょう。

 

面接は辞退しても大丈夫？

就活中にいくつかの企業を受けていると、予定の重なりや志望度の変化により、面接を辞退したくなる場面が出てくるでしょう。

とはいえ、「辞退すれば印象が悪くなるのではないか」と不安になる人も多いかもしれません。

しかし、正しい方法で連絡をすれば、基本的に評価が下がることはありません。企業側も辞退の連絡がある前提で採用活動を進めており、それ自体は珍しいことではないのです。

就活では判断の連続です。必要に応じて面接を辞退するのも、その一つとして自然なことと捉えてください。必要以上に気にせず、今後の活動に集中しましょう。

就活で面接を辞退する際のマナー

就活中、面接を辞退せざるを得ない場面は誰にでも起こり得ます。ただし、その際は社会人としてのマナーを守った丁寧な対応が欠かせません。

失礼のない連絡を心がければ、企業に悪い印象を残さずに辞退できます。

1. できるだけ早めに連絡する
2. 無断辞退は避ける
3. 企業の営業時間内に連絡する
4. 適切な連絡手段を選ぶ
5. 辞退理由は簡潔に伝える

① できるだけ早めに連絡する

面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く企業に伝えることが大切です。早めに連絡することで企業側は日程の再調整がしやすくなり、迷惑をかけずに済みます。

「まだ言わなくてもよいかもしれない」と先延ばしにすると、企業に準備の手間をかけさせてしまうおそれがあります。辞退の意思が固まった時点で、迷わずに行動してください。

それが就活生としての誠意であり、信頼につながる対応です。

② 無断辞退は避ける

どんな事情があっても、無断で面接を欠席するのは絶対に避けましょう。企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、大学や紹介機関にまで悪影響が及ぶこともあります。

特に同業界の企業同士では、学生の行動について情報が共有されることもあるため、信頼を損ねるきっかけになりかねません。

辞退する場合は必ず事前に連絡し、社会人としての基本的なマナーを守るようにしてください。

③ 企業の営業時間内に連絡する

面接辞退の連絡は、企業の営業時間内に行いましょう。一般的には平日の9時から18時頃までが対応時間とされています。

この時間帯に連絡すれば、担当者がすぐに対応でき、辞退の意向が確実に伝わります。電話での連絡が必要な場合、営業時間外にかけても不在の可能性が高く、再度連絡しなければならなくなることもあるでしょう。

連絡のタイミングにも心配りが求められます。

④ 適切な連絡手段を選ぶ

面接を辞退する際の連絡方法としては、電話とメールが主な手段です。日程が目前の場合や急な事情で辞退する場合は電話が適切です。一方、数日前に分かった場合はメールでも問題ありません。

ただし、メールの場合は件名や本文の表現に気を配り、送信後の返信確認も忘れないようにしてください。連絡手段の選び方次第で、印象や対応のしやすさが変わることを意識しておきましょう。

⑤ 辞退理由は簡潔に伝える

辞退理由は、正直かつ簡潔に伝えるのが望ましいです。「他社の選考が進んでいるため」や「一身上の都合により」といった形式的な内容でも問題ありません。

必要以上に理由を詳しく説明しようとすると、かえって言い訳がましく感じられることもあります。誠実な姿勢を示しながら、相手の時間を尊重した表現を選ぶことが重要です。

就活面接辞退メールの例文

就職活動中に、企業の面接を辞退するメールを送るのはとても勇気が必要なことであり、どう伝えたら失礼にならないかと悩む就活生も少なくないでしょう。

ここでは、辞退理由ごとに、企業に失礼なく丁寧に伝えるメール例文を具体的に紹介します。取り上げるケースは以下の通りです。

1. 例文1：他社内定の場合
2. 例文2：体調不良の場合
3. 例文3：家庭の事情の場合
4. 例文4：方向性の違いの場合
5. 例文5：一身上の都合の場合

例文1：他社内定の場合

面接を辞退する理由として最も多いのが「他社の内定を受けたため」です。このパターンでは、誠実さと感謝の気持ちを伝えることが大切です。以下はその代表的な例文です。

《例文》

○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学の山田太郎と申します。○月○日に面接のお時間を頂戴しておりますが、誠に勝手ながら辞退させていただきたくご連絡いたしました。 他社より内定をいただき、そちらでお世話になることを決意いたしました。貴社のご担当者様にはご丁寧に対応いただき、大変感謝しております。 このたびは貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇大学〇〇学部 〇〇（氏名） メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
他社内定による辞退では、感謝と謝罪を忘れずに伝えることがポイントです。特に面接の機会を設けてもらったことへの感謝を丁寧に述べることで、印象を悪くしない文面に仕上がります。

例文2：体調不良の場合

体調不良によって面接を辞退する際は、相手への迷惑を最小限にするため、丁寧な連絡と謝意を忘れずに伝えることが重要です。ここでは、急な体調不良が理由で辞退する場合の例文を紹介します。

《例文》

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 この度は、面接の機会を頂き誠にありがとうございます。 大変恐縮ではございますが、昨夜より高熱が続いており、本日の面接に参加することが難しい状況です。 貴重なお時間をいただいていたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 御社には大変興味があるのですが、今回は面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 ご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。 何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

《解説》
体調不良の辞退連絡では、「いつからどんな症状か」や「辞退の意思」を簡潔に伝え、謝罪と感謝の言葉を必ず入れましょう。自分本位な表現を避け、相手の立場を考えた文面にすることがポイントです。

例文3：家庭の事情の場合

家庭の事情を理由に面接辞退をする場合、相手に迷惑をかけないよう誠実な言葉選びを心がけることが大切です。以下は、家族の体調不良などを理由に辞退する際に使える例文です。

《例文》

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは、貴社の面接にお時間をいただいておりましたが、急な家庭の事情により、参加が難しくなってしまいました。誠に申し訳ございません。 本来であれば直接お詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。 貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。 何卒ご理解いただけますと幸いです。

《解説》
家族の体調不良などプライベートな事情を伝える際は、詳細を語らず「家庭の事情」とぼかすことで配慮を示せます。丁寧な謝罪と、相手への敬意を忘れずに伝えることがポイントです。

例文4：方向性の違いの場合

ここでは、「就活の面接辞退を企業との方向性の違いを理由に伝える」例文を紹介します。方向性が合わないことを丁寧に伝えることで、企業側に納得してもらいやすくなります。

《例文》

先日は、面接の機会を設けていただき誠にありがとうございました。 その後、自分自身の将来のキャリアについて改めて考えた結果、御社が掲げている事業の方向性と私が目指したい働き方との間にギャップがあることに気づきました。 大変申し訳ありませんが、このまま面接を進めても御社のお役に立てない可能性が高いと判断し、今回は面接を辞退させていただきたいと思います。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまったことを深くお詫び申し上げます。 末筆になりますが、御社の今後ますますのご発展を心よりお祈りしております。

《解説》
「方向性の違い」を理由にする際は、具体的にどこが異なっていたかを簡潔に伝えましょう。また、辞退を謝罪すると印象がよくなります。

例文5：一身上の都合の場合

就職活動の中で、応募企業の面接を辞退しなければならない場面は誰にでも起こりえます。今回は、「一身上の都合」を理由に丁寧に辞退を伝える際の例文を紹介します。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。 貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

《解説》
一身上の都合という言葉は具体的な理由を避けながらも誠意を込めて辞退を伝える表現です。丁寧な言い回しとお詫び、感謝の言葉を忘れずに書くことで、印象を損なわずに辞退できます。

就活面接辞退電話の例文

就職活動中、複数の企業と面接を進めていく中で、「やむを得ず面接を辞退したい」という場面もあるかと思います。

ただ、電話での辞退は緊張しますし、どのように伝えるのがマナーとして適切か迷う方も多いでしょう。

ここでは、面接辞退の電話連絡における基本的なやり取り例と、その表現の意図やポイントについて解説します。誠実な印象を与えつつ、スムーズに辞退を伝えるための参考にしてください。

《例文》

企業担当者： 「はい、株式会社〇〇 採用担当の△△でございます。」 就活生： 「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。◯月◯日に一次面接のお時間をいただいていた件でご連絡いたしました。」 企業担当者： 「はい、〇〇様ですね。本日はどうされましたか？」 就活生： 「誠に申し訳ないのですが、他社での内定を受諾することになりまして、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。」 企業担当者： 「そうですか…。よろしければ、当社での最終選考までは受けてみるという形もご検討いただけませんか？すでに面接官からも好印象とのフィードバックがありまして。」 就活生： 「ご配慮いただきありがとうございます。ただ、自分自身の将来についてよく考えた上での判断ですので、今回は辞退させていただければと思っております。」 企業担当者： 「承知いたしました。ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます。」 就活生： 「こちらこそ、お忙しいところご対応いただきありがとうございました。今後の貴社のご発展をお祈りしております。」

《解説》
この会話例では、辞退の意思を伝えた際に企業側から引き止めが入る場面を想定しています。その際も、焦らず丁寧に「自身の意思は固い」ということを伝える姿勢が大切です。

誠意を持って説明し、最後に感謝の気持ちを伝えることで、相手に不快感を与えることなく辞退することができます。

リアルな場面を想定したやり取りを頭に入れておくことで、いざという時に落ち着いて対応できるでしょう。

面接辞退をする際の注意点

面接を辞退する際は、ただ断ればよいというものではありません。社会人としてのマナーや配慮が求められる行為です。

特に就職活動中は、企業とのやり取りが自身の印象に直結するため、正しい言葉遣いや連絡のタイミングに気をつけましょう。

以下のポイントを押さえて、丁寧で誠実な対応を心がけてください。

1. メール・電話は正しい敬語とマナーを守る
2. 辞退連絡の文体に気をつける
3. 企業から返信が来たら丁寧に対応する
4. 電話がつながらない場合、適切に対応する

① メール・電話は正しい敬語とマナーを守る

就職活動における企業とのやり取りは、すべてビジネス上のコミュニケーションです。特に面接を辞退する場合は、どの連絡手段であっても丁寧な敬語を使い、失礼のない表現を心がけましょう。

たとえば、「申し訳ございませんが、辞退させていただきます」といった定型的な表現を活用することで、角が立たずに意思を伝えられます。

こうした基本的なマナーを守ることは、社会人としての信頼を得るための第一歩といえるでしょう。

② 辞退連絡の文体に気をつける

面接辞退の連絡をするときは、内容だけでなく文体にも注意が必要です。普段の会話調ではなく、就活にふさわしい丁寧な書き言葉で伝えることが求められます。

たとえば、「すみません」は「申し訳ございません」に、「行けません」は「辞退させていただきます」と言い換えると、より誠意のある印象になります。

文章の冒頭ではお礼の言葉を忘れずに、辞退の理由は簡潔に伝えるようにしましょう。冗長な説明は不要です。要点を押さえつつ、丁寧で誠実な文体を意識してください。

③ 企業から返信が来たら丁寧に対応する

辞退の連絡をしたあと、企業から返信が届くことがあります。このような場合も、返事をしなくてもよいと考えるのではなく、丁寧に対応する姿勢が大切です。

たとえば、「ご丁寧にご返信いただき、誠にありがとうございます」といった一言を添えるだけでも、相手に好印象を与えられるでしょう。

就活では企業同士のつながりがあるため、どこで再会するかはわかりません。最後まで誠実な対応を心がけることで、自身の評価を損なわずに済みます。

④ 電話がつながらない場合、適切に対応する

企業に電話で面接辞退の連絡を入れようとしても、担当者が不在でつながらないこともあります。このような場合は、焦らずに時間をずらして再度かけ直すことが基本です。

何度か試してもつながらない場合は、メールで連絡するのがよいでしょう。

その際、「お忙しいところ恐縮ですが、お電話がつながらなかったため、メールにて失礼いたします」といった一文を添えることで、配慮が伝わります。

落ち着いて対応する姿勢が、相手からの信頼を得るポイントになります。

面接の辞退に関するよくある質問

面接を辞退する場面は、誰にでも起こり得ます。そのときの対応次第で、企業側からの印象や今後の選考に影響することもあるでしょう。

ここでは、就活生が抱きやすい疑問について、一つずつ丁寧に解説します。

1. 辞退後に再び面接を受けたくなったら？
2. 企業から返信がない場合は？
3. 面接辞退を引き止められたら？
4. 面接辞退する学生は多い？
5. 面接を無断キャンセルしてしまったら？

① 辞退後に再び面接を受けたくなったら？

一度辞退の連絡をしたあとで、「やはり受けたい」と思い直すこともあるかもしれません。その場合、再応募は不可能ではありませんが、丁寧な連絡と誠意ある対応が求められます。

まずは辞退した理由と、改めて応募したい理由を、簡潔かつ正直に伝えてください。企業によって対応は異なりますが、前向きな姿勢が伝われば、再び選考の機会をもらえることもあります。

結果はどうであれ、真摯に申し出ることで悪い印象にはつながりにくいでしょう。

② 企業から返信がない場合は？

辞退の連絡を送ったあとに、企業から返信がないと不安になるかもしれません。ただし、企業側は辞退の連絡を「業務の一部」として処理するため、必ずしも返信が必要とは限らないのです。

特に大手企業や多くの応募者を抱える企業では、すべての辞退者に返信をすることは少ない傾向があります。そのため、返信がないこと自体は問題ではありません。

マナーを守って連絡を済ませたという事実が、社会人としての信頼につながります。

③ 面接辞退を引き止められたら？

辞退の意思を伝えたところ、企業から引き止められるケースもあります。その際は、焦らず落ち着いて、自分の意思をはっきりと伝えることが大切です。

もし辞退の気持ちに変わりがない場合は、「ありがたいお言葉ですが、今回は別の企業に進む決断をしました」など、感謝とともに辞退の意志を再度明確に伝えてください。

丁寧かつ誠実な対応をすれば、悪い印象を残すことはありません。

④ 面接辞退する学生は多い？

実は、面接を辞退する就活生は少なくありません。多くの学生が複数の企業に応募しており、スケジュールや志望度の変化によって辞退するのは珍しいことではないからです。

企業側もそのような事態を想定して選考を進めているため、丁寧に連絡をすれば問題視されることはないでしょう。

むしろ、無断で辞退することのほうが大きなマイナスとなります。迷ったときほど、しっかりとした対応が重要です。

⑤ 面接を無断キャンセルしてしまったら？

事情があって面接を無断でキャンセルしてしまった場合でも、そのまま放置するのは避けてください。気がついた時点で、すぐに企業へ連絡し、謝罪と理由の説明を伝えることが大切です。

「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」など、率直な言葉で謝る姿勢が、誠意として伝わるでしょう。

たとえ再選考の機会がなかったとしても、社会人としての基本的なマナーを守ることが、今後の自分のためになります。

就活の面接を辞退する際はマナーを遵守しよう！

就活面接を辞退するのは珍しいことではありませんが、社会人としてのマナーが問われる場面でもあります。

面接辞退を伝える際には、無断辞退を避け、できるだけ早めに企業へ連絡を入れることが重要です。連絡は企業の営業時間内に、電話やメールといった適切な手段で行いましょう。

辞退理由は「一身上の都合」や「方向性の違い」など、簡潔かつ丁寧に伝えることが望まれます。