内定承諾書に添え状はいらない？必要性と正しいマナーを徹底解説

「内定承諾書に添え状はいらないの？」と不安に感じる人は多いのではないでしょうか。

確かに企業によって対応が異なるため、添え状を省略しても問題ないケースもあります。

しかし、基本的には送付書類に添え状を添えるのが社会人としてのマナーとされています。これを意識すると、社会人としての信頼度も上がりますよ。

本記事では、添え状が必要かどうかの判断基準から正しい書き方、封筒や郵送時のマナー、例文まで詳しく解説します。ぜひ、内定承諾書を提出する際の参考にしてみてください。

内定承諾書とは？

内定承諾書は内定通知後に企業へ提出する重要書類です。提出方法や添え状の有無に迷う人も多くいるでしょう。ここでは、内定承諾書の基本的な役割や意味を分かりやすく解説します。

内定報告書は、入社の意思を正式に示す大切な書類であり、担当者にとっては学生が入社するかどうかを確認する証明でもあります。内定報告書を受け取って初めて安心して採用活動を進められるのです。

この書類に法的な強制力があるわけではありません。状況によっては辞退も可能ですが、軽い気持ちで扱うと信頼を失いかねません。

内定承諾書は社会人としての第一歩となる大切な書類です。誠実に対応し、書き方や返送方法を確認して準備すれば、企業との関係を円滑に進められるでしょう。

内定承諾書に添え状はいらないのか？

内定承諾書を返送するときに「添え状は必要なのか」と迷う就活生は少なくありません。添え状はマナーとして求められることもあれば、省略して問題ない場合もあります。

ここでは、添え状の基本的な考え方と、状況ごとの違いを整理して解説しています。

1. 送るものには基本的に添え状が必要になる
2. 添え状を省略しても問題ないケースがある
3. 企業によって添え状の必要性は異なる

①送るものには基本的に添え状が必要になる

書類を郵送するときに添え状を付けるのは、ビジネスの基本的なマナーです。送付物の内容を明確に伝え、受け取った相手に安心感を与える役割があります。

特に、内定承諾書は大切な書類であり、添え状を添えることで「丁寧に対応している」という印象を持ってもらいやすいでしょう。反対に、添え状がないと配慮に欠けると見なされる可能性も否定できません。

採用担当者は、小さな部分からも学生の姿勢を感じ取ります。そのため、添え状を用意するだけで「誠実な人物」という評価につながる場合があるでしょう。

結論として、特別な理由がない限り添え状を付けて返送するのが安心です。形式的な内容でも構いませんので、相手への思いやりを示すことが大切になります。

②添え状を省略しても問題ないケースがある

すべてのケースで、添え状が必須というわけではありません。企業から「署名や押印だけして返送してください」と明記されている場合は、添え状がなくても失礼には当たりません。

むしろ余計なものを入れると、指示に従っていないと思われる恐れもあります。また、メールやオンラインフォームで承諾の意思を伝える方式を採用する企業も増えています。

その場合は、添え状の役割がそもそも存在せず、決められた手順に沿って回答すれば十分です。大切なのは「不要と明記されているかどうか」を確認することです。

指示がなければ添える、明記されていれば省略する、という基準で判断すれば迷わずに済むでしょう。

③企業によって添え状の必要性は異なる

添え状の扱いは、企業の文化や担当者の考え方によって変わります。伝統的な企業や歴史のある業界では「添え状は当然付けるもの」と見なされる傾向があるでしょう。

一方で、ベンチャー企業や柔軟な社風の会社では、重視されないこともあります。そのため、相手がどのような価値観を持つかを考えることが大切です。

説明会や面接での雰囲気、やり取りのメール文面などから判断するのも有効でしょう。もし判断に迷ったときは、大学のキャリアセンターや先輩に相談するのも安心につながります。

結論として、添え状を付けることで損をすることはほとんどありません。不安であれば添えておくのが無難であり、結果的に好印象につながりやすいといえるでしょう。

内定承諾書の添え状の基本的な書き方

添え状を書くときに「何をどの順番で書けば良いのか」と迷う人は多いでしょう。形式を理解していないと、失礼にあたる恐れがあります。

ここでは、添え状に盛り込むべき基本的な項目を整理し、それぞれの書き方を解説しています。

1. 提出日の日付
2. 宛名（企業名・部署名・担当者名）
3. 差出人情報（住所・電話番号・メールアドレス・氏名）
4. 本文
5. 頭語・結語
6. 時候の挨拶・結びの挨拶
7. 同封書類名と部数

①提出日の日付

添え状には、必ず提出した日付を書きます。これは、日付があることで、書類がいつ作成されたものかが明確になり、企業側の管理もしやすくなるためです。

和暦と西暦のどちらでも構いませんが、応募書類と統一しておくと丁寧でしょう。履歴書を和暦で作成していれば、添え状も和暦にそろえるのが自然です。

書く場所は右上が一般的で、忘れると確認の手間をかけてしまうため、最初に記入する習慣をつけておくと安心でしょう。

②宛名（企業名・部署名・担当者名）

宛名は、添え状の中で最も注意が必要な部分です。企業名は省略せず正式名称で書き、株式会社なども略してはいけません。部署名や担当者名が分かる場合は必ず記載し、敬称には「様」を用います。

担当者が不明なら「採用ご担当者様」と書くのが適切です。宛名を誤ると失礼になるだけでなく、書類が正しく処理されない恐れもあるため、中央に見やすく記すようにしてください。

③差出人情報（住所・電話番号・メールアドレス・氏名）

差出人情報は、自分が誰であるかを明確にするために欠かせません。住所は郵便番号から正しく書き、電話番号とメールアドレスも必ず記載してください。

採用担当者が、すぐに連絡を取れるようにしておくことが目的です。氏名はフルネームで記し、読みやすく丁寧に書くと好印象でしょう。

普段から使っている連絡先を載せると、後のやり取りもスムーズになります。

④本文

本文には、内定に対する感謝と承諾書を同封したことを簡潔に伝えます。

冒頭で「このたびは内定をいただきありがとうございます」と述べ、そのあとに「内定承諾書を同封いたしましたのでご確認ください」と続けると分かりやすいです。

長すぎると読みにくくなるため、2〜3文程度でまとめると良いでしょう。必要以上に抱負を盛り込みすぎると本題がぼやけるので注意してください。

⑤頭語・結語

頭語と結語は、ビジネス文書の基本です。頭語には「拝啓」「謹啓」などを使い、結語には「敬具」「謹言」といった対応する言葉を選びます。

組み合わせを間違えると不自然になるため、対応関係を必ず確認してください。添え状は形式を重んじる文書なので、定型的な表現を正しく用いることが信頼につながります。

⑥時候の挨拶・結びの挨拶

本文に季節を表す挨拶を入れると、より丁寧な印象を与えられます。「春暖の候」「盛夏の候」といった表現を使い、相手を気遣う言葉を添えてください。

最後は「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった結びで締めるのが一般的です。ただし、文章が長くなりすぎると読みづらいため、1文程度に抑えるのが良いでしょう。

⑦同封書類名と部数

最後に「内定承諾書 1通」など、同封する書類を明記してください。これにより、企業側は不足なく受け取ったか確認できます。小さな配慮が、丁寧な印象につながります。

同封物の記載があると、企業の事務処理もスムーズに進み、書類の確認作業にかかる手間も軽減されるため、結果的に相手への負担を減らす効果も期待できます。

内定承諾書の添え状作成のポイント

添え状は、丁寧さを伝える大切な書類です。基本を押さえるだけで読み手に安心感を与え、印象も良くなるでしょう。ここでは、迷いやすい作成ポイントを整理し、実践しやすい形で解説します。

紙の選び方、書き方の向き、パソコンか手書きか、筆記具、そして送付前の確認まで順番に見ていきましょう。

1. 使用する紙は白無地でA4サイズにする
2. 縦書きと横書きは企業の文化に合わせる
3. パソコンと手書きは状況に応じて選択する
4. 筆記用具は黒インクのボールペンを使用する
5. 送付前に全体を見直し最終確認を行う

①使用する紙は白無地でA4サイズにする

添え状には、白無地のA4を選ぶのが最適です。理由は、読みやすく保管しやすい標準サイズだからです。模様入りや色付きの紙は、読み手の注意をそらしやすく、社内でコピーする際も見づらくなります。

厚さは、コピー用紙と同程度かやや厚めが安心です。にじみや裏写りを避けるため、薄すぎる紙は避けましょう。

さらに、白無地はどの企業にも通用するフォーマルな選択であり、迷ったときの安心材料になります。

②縦書きと横書きは企業の文化に合わせる

書式は、相手の文化に合わせるのが正解です。なぜなら、縦か横かは社内の慣習に直結するからです。案内状や文書を縦で出す会社なら、縦書きが自然に受け入れられます。

反対に、メールや資料を横中心で扱う会社なら、横書きがなじむでしょう。説明会の配布物や、内定通知の形式を思い出してください。

どちらか迷うときは、案内に合わせるのが安全です。最終的には、読み手が負担なく読める形にすることが大切です。

③パソコンと手書きは状況に応じて選択する

重要なのは、指示と読みやすさを優先することです。指定がなければ、誤読が少なく整った仕上がりになるパソコン作成が無難でしょう。

一方で、字に自信があり、温かみを大切にする企業なら手書きも効果的です。急ぎで修正や再送が必要になる場合は、編集が簡単なパソコンの方が便利でしょう。

相手にとって読みやすく、誤解のない形を選ぶことが最終的なポイントです。状況に応じて、柔軟に判断してください。

④筆記用具は黒インクのボールペンを使用する

筆記用具は、黒インクのボールペンが基本です。理由は、公的文書でも読みやすく、コピーやスキャンでもはっきり残るからです。消えるタイプのペンは避けてください。

温度で薄れる恐れがあり、保管には向きません。万年筆は上品ですが、にじみやすい紙では不便です。サインだけ万年筆にし、本文はボールペンにするのも方法の一つでしょう。

筆圧を一定に保つため、下敷きを使うのもおすすめです。相手にとって読みやすい字面を意識してください。

⑤送付前に全体を見直し最終確認を行う

投函前の最終確認が、仕上がりを左右します。宛名、肩書、日付、件名、差出人、同封物の有無を一通り確認してください。本文は声に出して読み、文のつながりに不自然さがないかを確認しましょう。

スマホで写真を撮り、行のずれや余白の乱れもチェックすると見直しやすいです。封入順は添え状を上、承諾書を下にし、書類一式がずれないようにそろえるときれいに収まります。

切手の料金不足にも、注意してください。結果として、不備のない安心できる送付につながります。

内定承諾書の添え状のテンプレート

添え状は、形式を整えておくことで安心して使える便利な存在です。テンプレートを活用すれば、内容を大きく外すことなく丁寧な印象を与えられるでしょう。

ここでは、基本的な構成と実際に使える表現例を整理したテンプレートを紹介します。以下のように沿って丁寧に記載すれば、不安を抱くことなく自信を持って提出できるでしょう。

令和〇年〇月〇日 〇〇株式会社 人事部　〇〇様 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名：〇〇 〇〇 電話：090-1234-5678 メール：xxxx@example.com 拝啓　 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 つきましては、内定承諾書を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 入社後は一層努力を重ね、貢献できるよう精進いたします。 敬具 記 同封書類：内定承諾書 1通 以上

内定承諾書の添え状の例文

添え状の書き方は理解していても、実際にどのように文章をまとめれば良いか迷う人は多いものです。ここでは、状況に応じた具体的な例文を紹介し、実際に使える形で理解できるように解説します。

1. 基本的な添え状の例文
2. 丁寧なお礼を含めた例文
3. 入社後の抱負を加えた例文
4. 簡潔でシンプルな例文

①基本的な添え状の例文

基本的な添え状では、余計な表現を避けつつ、入社への意思と感謝を簡潔に伝えることが大切です。ここでは、大学生活で培った経験に触れながら、誠実さを感じさせるシンプルな例文を紹介します。

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。内定承諾書を同封いたしましたのでご査収くださいますようお願い申し上げます。 大学時代にはゼミ活動を通して課題解決に取り組み、仲間と協力する力を身につけました。これからはその経験を活かし、貴社の一員として精一杯努力してまいります。 末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具 令和〇年〇月〇日 〇〇大学〇〇学部 氏名〇〇〇〇

基本例文では、内定に対する感謝と入社の意思を簡潔に伝えることが重要です。自身の大学生活の一例を盛り込みながらも、全体はシンプルにまとめることで好印象につながります。

②丁寧なお礼を含めた例文

内定承諾書に添える文章では、感謝の気持ちをしっかり伝えることが好印象につながります。ここでは、大学生活での経験を交えつつ、丁寧にお礼を述べる例文を紹介しましょう。

拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 このたびは内定のご通知を賜り、心より御礼申し上げます。内定承諾書を同封いたしましたのでご確認くださいますようお願い申し上げます。 大学生活ではアルバイトを通じて接客の楽しさと責任感を学びました。その経験を基に、貴社にて一層努力を重ね、信頼される社員を目指してまいります。 このような機会をいただけたことに深く感謝申し上げますとともに、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。 敬具 令和〇年〇月〇日 〇〇大学〇〇学部 氏名〇〇〇〇

丁寧なお礼を含める場合は、内定への感謝を冒頭で明確に伝えるのがポイントです。学生生活の具体的な経験を一文添えることで、誠実さが伝わりやすくなります。

③入社後の抱負を加えた例文

内定承諾書に添える文章では、ただ感謝を伝えるだけでなく、入社後にどのように貢献したいかを伝えるとより印象が良くなります。ここでは、学生生活の経験を交えて抱負を述べる例文を紹介しています。

拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。 このたびは内定のご通知を賜り、誠にありがとうございます。内定承諾書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 私は大学生活において、サークル活動でリーダーを務め、仲間と協力しながら一つの目標を達成する喜びを学びました。入社後はその経験を活かし、周囲と協調しながら責任を持って業務に取り組みたいと考えております。 このような貴重な機会をいただけましたことに深く感謝申し上げるとともに、早く戦力となれるよう努力してまいります。 敬具 令和〇年〇月〇日 〇〇大学〇〇学部 氏名〇〇〇〇

入社後の抱負を添えると、前向きな姿勢や意欲を伝えることができます。学生生活の経験と今後の目標を自然につなげることで、説得力のある文章に仕上がるでしょう。

④簡潔でシンプルな例文

内定承諾書に添える文章は、丁寧でありながらも簡潔にまとめたいと考える人も多いでしょう。ここでは、余分な表現を省き、最低限の礼儀を保ちながらシンプルにまとめた例文を紹介します。

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。内定承諾書を同封いたしましたのでご確認くださいますようお願い申し上げます。 大学生活ではゼミ活動を通して主体性を学びました。その学びを活かし、入社後は与えられた仕事に誠実に取り組み、一日も早く貢献できるよう努力いたします。 略儀ながら書中をもちまして御礼申し上げます。 敬具 令和〇年〇月〇日 〇〇大学〇〇学部 氏名〇〇〇〇

シンプルな例文では、余計な装飾を避け、必要事項だけを丁寧にまとめることが大切です。短くても感謝と意思を明確に示すことで、誠実な印象を与えられます。

内定承諾書と添え状を郵送する際のマナー

内定承諾書や添え状は重要な書類のため、郵送時のマナーを守ることが信頼につながります。封筒の色やサイズ、同封方法や送付手段まで細部に気を配れば、受け取る側も安心できるでしょう。

ここでは、基本的な郵送マナーを順番に確認します。

1. 封筒は白色か薄いクリーム色を使用する
2. 封筒のサイズはA4書類が折れない角2封筒にする
3. クリアファイルに必要書類一式を入れる
4. 封筒は糊付けし〆印を記載する
5. 郵送は信書扱いで簡易書留または速達を利用する
6. ポスト投函ではなく郵便局の窓口から送付する

①封筒は白色か薄いクリーム色を使用する

封筒は、白色か薄いクリーム色を選ぶのが基本です。派手な色や柄入りは公的な場に合わず、場合によっては軽率な印象を与えてしまいます。

シンプルで落ち着いた色合いは誠実さを伝える効果があり、受け取る企業側も安心して処理できます。特に白は清潔感があり、ほとんどの企業で無難に通用する万能な選択肢です。

さらに、社内での仕分けやファイリングもしやすいため実務的にも便利でしょう。迷った場合は白を選び、確実に良い印象を残すようにしてください。

②封筒のサイズはA4書類が折れない角2封筒にする

大切な書類をきれいな状態で届けるには、角2封筒が最も適しています。A4の書類を折らずにそのまま入れることができ、受け取る側も内容を確認しやすくなります。

三つ折りにして小型の封筒に入れる方法もありますが、承諾書のような重要な文書では折り目が失礼に見える場合があるので、避けた方が安心です。

角2封筒を使用することで丁寧な印象を与えられ、相手に余計な手間をかけさせません。結果として、信頼感のあるやり取りにつながるでしょう。

③クリアファイルに必要書類一式を入れる

承諾書や添え状は、必ずクリアファイルにまとめてから封筒に入れてください。これにより、雨や湿気からの保護や折れ防止ができ、書類を清潔な状態で届けられます。

さらに、複数の書類がある場合も整理された形で渡せるため、受け取る側が確認しやすくなるのも大きな利点です。

透明で無地のクリアファイルを選ぶのが最も無難であり、余計なデザインや色は避けてください。シンプルさが実用性と見栄えの両立につながり、細かな気配りを感じさせるでしょう。

④封筒は糊付けし〆印を記載する

封筒は糊でしっかりと封をして、その上に「〆」と記入してください。これは、未開封であることを示す慣習であり、正式な文書を扱う上でのマナーです。

セロハンテープやシールのみで閉じるとラフな印象になり、場合によっては不誠実に受け取られることもあります。

きちんと糊付けをして「〆」を書くことで、細部にまで注意を払っていると伝わり、信頼感を高めらるのです。見た目の整え方ひとつで、受け取る側の印象は大きく変わるでしょう。

⑤郵送は信書扱いで簡易書留または速達を利用する

承諾書は信書に分類されるため、普通郵便で送るのは適切ではありません。信書扱いで発送し、さらに確実性を高めるために簡易書留を利用しましょう。

簡易書留を使えば配達の記録が残り、到着を確認できるので安心です。締め切りが迫っているときは、速達を組み合わせるとより確実です。

万が一の紛失や遅延を防ぐためにも、少し費用がかかっても信頼性の高い方法を選ぶべきでしょう。安全な手段を取ることで、社会人としての責任感を示せます。

⑥ポスト投函ではなく郵便局の窓口から送付する

重要な承諾書を確実に届けるには、ポスト投函ではなく郵便局の窓口から発送してください。窓口からであれば、受け付けの控えが発行されるため、送付の記録が残り安心です。

さらに、料金不足や信書扱いの誤りといったトラブルも防げます。ポスト投函は手軽ですが、重要性の高い書類には不向きです。窓口から発送することで、相手に確実に届く安心感を与えられます。

少しの手間を惜しまず、確実性を優先することが社会人としての基本姿勢でしょう。

内定承諾書の添え状の宛名・差出人の書き方

添え状を送るときに宛名や差出人の書き方を間違えると、思わぬ失礼につながることがあります。基本的なマナーを理解して記載すれば、安心して提出できるでしょう。

ここでは、宛名と差出人の書き方の大切なポイントを整理します。

1. 宛名は縦書きで正式名称を正確に記載する
2. 宛名は中央に大きくバランスよく配置する
3. 担当者不明の場合は「採用ご担当者様」とする
4. 役職の敬称は「様」を使い「御中」と併用を避ける
5. 差出人の住所と氏名は裏面左下に記載する
6. 宛名と差出人の表記形式を統一する

①宛名は縦書きで正式名称を正確に記載する

宛名は、縦書きで書くのが基本であり、企業名や部署名は略さず正式名称を正確に記載する必要があります。たとえば「株式会社」を「(株)」と略したり、部署名を一部省略したりするのは避けましょう。

誤字脱字や略称は失礼にあたるだけでなく、提出先に対する注意不足と受け取られかねません。特に、採用に関する書類は、細部まで確認することが信頼につながります。

書く前に、企業の公式サイトや案内文で正しい表記を確認すると安心です。誠実さを伝えるためにも、正式名称を丁寧に書く姿勢を大切にしてください。

②宛名は中央に大きくバランスよく配置する

宛名は、封筒の表面中央に大きめに記載するのが正しい形式です。中央に配置することで見た目のバランスが整い、読みやすさや丁寧さが自然に伝わります。

逆に、上下左右に偏ると不格好な印象となり、受け取る側の第一印象を損ねかねません。特に、縦書きの場合は中央の線を意識し、全体がまっすぐに見えるように心がけましょう。

字の大きさをやや大きめにすると存在感が出て、宛名が一目で分かりやすくなります。見栄えを意識することで、形式的なマナー以上に誠実さが表現できるでしょう。

③担当者不明の場合は「採用ご担当者様」とする

担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載するのが最も適切です。単に「採用担当者」だけでは敬意が不足し、やや事務的に感じられる恐れがあります。

「様」を付けることで相手への敬意を表せるため、無難かつ安心できる書き方といえるでしょう。無理に名前を調べて誤った宛名を書いてしまうと、かえって失礼になる可能性があります。

企業によっては担当者名を公開していない場合もあるため、迷ったときは「採用ご担当者様」を選ぶのが安全です。丁寧さと正確さを両立させる表現を心がけてください。

④役職の敬称は「様」を使い「御中」と併用を避ける

役職名が付いている宛名に「様」と「御中」を同時に使うのは誤りです。たとえば「人事部長御中様」のような表記は不自然で、相手にマナーを知らない印象を与えかねません。

個人に宛てる場合は「様」、部署や会社全体に宛てる場合は「御中」と明確に使い分けることが必要です。こうした基本的なルールを守ることは、社会人としての常識を示すことにつながります。

迷ったときは宛名が個人か組織かを判断基準にし、それぞれ正しい敬称を選んでください。細部の配慮が信頼感を高めるポイントになります。

⑤差出人の住所と氏名は裏面左下に記載する

差出人情報は、封筒の裏面左下に書くのが一般的なマナーです。住所、氏名、電話番号などを揃えて記載することで、受け取る側が確認しやすくなります。

差出人情報がないと返送が必要な場合に困難が生じ、書類が宛先に届かない可能性があるかもしれません。郵便局での取り扱いでも不便になるため、必ず記載してください。

また、字は小さすぎず読みやすいサイズで整えると、良い印象を与えます。表の宛名とのバランスを考えながら配置し、全体の見た目が整うよう意識してください。

⑥宛名と差出人の表記形式を統一する

宛名と差出人は、表記方法を統一することが重要です。宛名を縦書きにしたなら差出人も縦書きに、横書きなら横書きに合わせるのが基本のルールだと覚えておきましょう。

形式が混在すると雑な印象を与え、相手に違和感を与えてしまいます。細かい点に見えても、こうした統一感はビジネスの場で高く評価されるポイントです。

また、縦書きと横書きの選択は、企業文化や送付する文書に合わせることが大切です。全体のスタイルを統一することで、一貫性のある丁寧な印象を残すことができるでしょう。

内定承諾書の添え状を忘れた場合の対処法

添え状をつけ忘れてしまうと「失礼だったのでは」と不安になる人も多いでしょう。ただし、正しく対応すれば信頼を失うことはありません。

ここでは、内定承諾書の添え状を忘れたときに取るべき行動を紹介します。

1. 気づいた時点で迅速に対応する
2. 電話連絡をして誠意を伝える
3. メールで補足し感謝の気持ちを伝える
4. 改めて添え状を作成して再送する
5. 今後同じ失敗を防ぐためにチェックリストを作る

①気づいた時点で迅速に対応する

添え状を忘れたと気づいたら、その瞬間からできる限り早く行動に移すことが重要です。

時間が経過すると、たとえ小さなミスであっても「注意が足りない」と受け止められる可能性が高まり、誠実さを伝えるのが難しくなってしまいます。

気づいた時点で電話やメール、再送の準備など、取れる行動をすぐに行えば、誠意ある対応として評価されるでしょう。

早い行動は「自分のミスを真摯に受け止め、改善しようとしている」という姿勢を示すことにつながります。

②電話連絡をして誠意を伝える

最初の対応として有効なのは、電話による直接の謝罪と説明です。電話は声のトーンや言葉遣いで気持ちが伝わりやすく、形式的な文面以上に誠意を感じてもらいやすい手段といえます。

「添え状を同封し忘れました。誠に申し訳ありません」と率直に謝罪し、今後の対応についても簡潔に伝えてください。

直接の会話で誠実な姿勢を示すことで、相手に安心感を与え、信頼を損なわずに済むでしょう。

③メールで補足し感謝の気持ちを伝える

電話をしたあとにメールで補足を送れば、より丁寧さが伝わります。電話での会話内容を整理しつつ、改めてお詫びと感謝の気持ちを言葉にして伝えると良いでしょう。

たとえば「この度は不備があり申し訳ございません。ご対応いただきありがとうございます」といった一文を添えるだけでも、誠意が表れます。

さらに、入社への強い意思を改めて伝えることで、相手の印象を前向きにできる可能性もあるでしょう。

④改めて添え状を作成して再送する

可能であれば、新たに添え状を作成し、承諾書などの書類とともに再送してください。たとえ小さな手間に思えても、「形式を整え直す」という行動自体が誠意を示す強力なメッセージになります。

再送時には「先日は不備があり失礼いたしました。改めて送付いたします」といった一文を添えると、より丁寧です。

この対応は「責任を持って最後までやり直す姿勢」として、企業側に好印象を与えるでしょう。

⑤今後同じ失敗を防ぐためにチェックリストを作る

再発防止には、書類送付の際に確認するチェックリストを作るのが効果的です。

宛名、日付、署名、同封物、添え状の有無などを一つひとつ確認する項目として書き出し、投函前に必ず照合する習慣を持ちましょう。

リストがあれば「確認したつもり」の思い込みを防げ、安心して書類を提出できます。失敗を一度で終わらせ、今後はより丁寧な対応ができるよう準備することが、社会人としての成長にもつながるでしょう。

内定承諾書と添え状に関する最終的な考え方

内定承諾書に添え状が必要かどうか悩む方も多いですが、原則同封することが望ましいでしょう。添え状は誠意を伝える手段であり、添えるだけで企業からの印象を格段に上げることが可能になります。

ただし、企業によっては必須とされていない場合もあり、その際は指示に従えば問題ありません。

実際の書き方や作成ポイント、郵送マナーまで理解しておくと安心です。さらに、宛名や差出人の正しい書き方を押さえることで、より丁寧な対応ができます。

仮に忘れてしまっても、迅速な対応や再送で信頼を取り戻せるでしょう。内定承諾書と添え状は、社会人としての第一歩を示す大切な場面です。準備を整え、自信を持って提出してください。