説明会をキャンセルすると内定に影響する？正しい対応と例文

「説明会をキャンセルしたら印象が悪くなるのでは…？」体調不良や急な予定変更など、就活中にはやむを得ず説明会をキャンセルせざるを得ない場面もあるかもしれません。

しかし、対応を間違えると企業からの評価に影響する可能性もあるでしょう。

本記事では、説明会キャンセル時の正しい対応方法を、メール・電話の例文付きで詳しく解説します。

また、キャンセルが内定に影響する可能性や、印象を悪くしないポイントも紹介しているので、誠実な対応で信頼を損なわないためにぜひ参考にしてください。

説明会のキャンセル方法を知っておこう

就職活動中は、体調不良や急な予定の変更など、どうしても会社説明会に参加できない場合がありますよね。そんなときに重要なのが、社会人としてのマナーをふまえた適切なキャンセルの対応です。

説明会の欠席連絡は、伝え方やタイミングを誤ると、相手に不快感を与える恐れがあります。また、「行けません」と伝えるだけではなく、簡潔な理由とお詫びの言葉を添えることが大切です。

ここでは、説明会をキャンセルする際に必要な連絡手段や注意点、具体的な書き方などを解説します。誠実で失礼のない対応ができるよう、基本をしっかり押さえておきましょう。

説明会をキャンセルすると内定に影響があるのか

就活中に説明会をキャンセルすると、「内定に響くのではないか」と不安になる方も多いでしょう。たしかに、連絡を怠ったり直前に一方的に断った場合は、企業に悪印象を与えることがあります。

しかし、丁寧に対応すれば多くのケースで内定に直接的な影響は出ません。企業側も学生の就活状況や学業との両立など、さまざまな事情があることを理解しています。

大切なのは、誠意をもって連絡する姿勢です。納得できる理由とともに、早めにキャンセルを伝えることで、信頼を損なわずに済む場合がほとんどでしょう。

意外と見落とされがちなのが、連絡の方法や言葉選びです。メールでも電話でも、相手への配慮を忘れず、簡潔に伝えることが大切でしょう。

説明会をキャンセルする際のポイント

会社説明会をキャンセルするときは、ただ連絡をすればよいというものではありません。連絡のタイミングや言葉選び次第で、企業からの印象が大きく変わることもあるでしょう。

ここでは、適切に対応するためのポイントを5つに分けて解説します。

1. キャンセルの連絡はできるだけ早めに行う
2. 無断キャンセルは絶対に避ける
3. 当日のキャンセルは電話連絡が基本
4. キャンセル理由は簡潔に伝える
5. 企業に失礼のない言葉選びを徹底する

① キャンセルの連絡はできるだけ早めに行う

説明会に参加できないとわかった時点で、できる限り早く企業へ連絡しましょう。早めの連絡は誠実さの表れであり、企業側もスケジュールの調整がしやすくなります。

直前の連絡になると、先方に迷惑をかける恐れも。参加が難しいと判断したら、迷わず連絡することをおすすめします。

前日までにわかっていれば、メールでも問題ありません。ただし、当日の連絡はメールでは気づいてもらえないことがあるため、電話の方が確実です。

② 無断キャンセルは絶対に避ける

説明会の無断キャンセルは、最も印象を悪くする行為です。どんな事情があっても、連絡を入れておけば受け取られ方はまったく異なります。

万が一、直前で体調を崩した場合でも、落ち着いてから連絡を入れれば誠意は伝わるはずです。無断欠席をすると、今後その企業での選考に進むことが難しくなる場合も。

また、大学に報告されるケースもあるため注意してください。連絡が遅れても、しないよりはずっと良いと心得ておきましょう。

③ 当日のキャンセルは電話連絡が基本

説明会当日にキャンセルが必要になった場合は、メールではなく電話で連絡してください。直前の変更には迅速な対応が求められます。

電話をかけるときは、企業の営業時間内を選びましょう。朝一番や昼休み明けなど、比較的つながりやすい時間帯が理想です。

連絡内容は事前に整理しておくと安心。自分の名前や大学名、参加予定だった説明会の日時、キャンセル理由、お詫びの気持ちを簡潔に伝えてください。

④ キャンセル理由は簡潔に伝える

キャンセルを伝える際は、理由もあわせて述べましょう。ただし、長く詳細に説明する必要はありません。

「体調不良のため」「家庭の都合で参加が難しくなりました」など、簡潔でわかりやすい表現で十分です。

理由が複雑だったとしても、必要以上に言い訳がましくならないよう注意してください。

簡単な説明と謝意をきちんと添えることで、しっかり気持ちは伝わりますよ。

⑤ 企業に失礼のない言葉選びを徹底する

キャンセルの連絡では、言葉選びが非常に重要です。とくにメールや電話では、丁寧さが伝わりやすいため、慎重に言葉を選びましょう。

「行けません」よりも「欠席させていただきます」、「すみません」よりも「申し訳ございません」といった敬語を意識してください。

急に連絡を入れるときでも、焦らず丁寧な表現を心がければ、誠意が伝わります。署名や宛名などの基本マナーも忘れずに記載しましょう。

細部まで丁寧に対応できる姿勢は、就活において大きな評価につながるはずです。

説明会をキャンセルする際の連絡手段

説明会をやむを得ずキャンセルする場合は、状況に合った適切な連絡手段を選ぶことが大切です。誠意が伝わる対応を意識して、事前に基本的なルールを確認しておきましょう。

1. マイページからキャンセルできる場合は最優先で使う
2. 前日までならメールでの連絡が一般的
3. 当日や直前は電話での連絡が必要
4. 緊急時はメールと電話を併用する

① マイページからキャンセルできる場合は最優先で使う

企業から説明会の案内と一緒にマイページのログイン情報が届いている場合は、マイページからのキャンセルが最もスムーズです。

多くの企業では、マイページに「予約キャンセル」や「辞退」などのボタンが設けられていることが多く、これを使えば簡単に連絡が済みます。

マイページからの操作は記録にも残りやすく、企業側の管理もスムーズになるため、双方にとってメリットがあるでしょう。送信ミスなどの心配もないため、利用できるならこの方法を優先してください。

なお、マイページ上にキャンセルの選択肢がない場合は、ほかの手段で丁寧に連絡しましょう。

② 前日までならメールでの連絡が一般的

説明会の前日までにキャンセルする場合は、メールでの連絡が丁寧で一般的な方法です。

件名には「説明会キャンセルのご連絡」などと記載し、本文には企業名、氏名、予約日時、そして簡潔なキャンセル理由を含めてください。

送信のタイミングにも注意が必要で、前日の夕方など遅い時間帯は避け、なるべく午前中までに連絡しましょう。

不安な場合は、あわせて電話で確認するとより確実です。

③ 当日や直前は電話での連絡が必要

当日や直前にやむを得ずキャンセルが必要になったときは、メールよりも電話での連絡が適切です。企業側が準備を進めているタイミングでもあるため、できるだけ早く事情を伝えましょう。

電話では、まず自分の名前と参加予定の説明会の日時を伝え、そのうえでキャンセル理由と謝罪を丁寧に伝えてください。

体調不良や交通トラブルなど、やむを得ない事情があれば正直に伝えることが大切です。もし電話がつながらなければ、留守番電話に用件を残し、すぐにメールでも補足を送るようにしましょう。

④ 緊急時はメールと電話を併用する

突然の体調不良や事故など、緊急の事情で説明会をキャンセルせざるを得ない場合は、メールと電話の両方を使って連絡するのが理想的です。

まずは電話で要件を簡潔に伝え、その後メールで詳細を補足すると、企業側も状況を正確に把握しやすくなります。

一方の手段だけでは連絡がうまく届かないこともあるため、併用することで確実性が増します。また、後日落ち着いたタイミングであらためてお詫びとお礼を伝えると、誠意がより伝わるでしょう。

緊急時こそ、冷静に丁寧な対応を心がけてください。

印象を悪くしない会社説明会のキャンセル理由

会社説明会をキャンセルする際、どんな理由を伝えるべきか迷う方も多いかもしれません。ここでは、よく使われる理由と伝え方のポイントを具体的に紹介します。

適切に伝えることで、企業への印象を悪くせずに済むでしょう。

1. 体調不良や病気
2. 家庭の事情や私用
3. 他社の選考と重なった
4. 学校の授業や試験
5. やむを得ない事情

① 体調不良や病気

最も多く使われる理由のひとつが体調不良です。無理に出席するより、早めに連絡して謝意を伝えるほうが良い印象を持ってもらえます。体調の詳細を伝える必要はありません。

「体調を崩してしまいご迷惑をおかけします」など、簡潔かつ丁寧に伝えるだけで十分です。当日の朝に異変に気づいたときは、すぐに電話で連絡してください。

体調管理は大切ですが、突然の体調不良は誰にでも起こることです。誠意を持った対応であれば、企業もきっと理解してくれるはずでしょう。

② 家庭の事情や私用

家庭の都合や私的な事情も、正直に伝えれば理解されるケースが多いです。ただし、「私用のため」だけでは理由が曖昧で軽い印象を与える可能性があります。

たとえば、「家庭の事情で外せない予定が入ってしまいました」と伝えると、やわらかく丁寧な印象になるでしょう。

詳細まで話す必要はありませんが、「欠席する理由」と「申し訳ない気持ち」はしっかり伝えてください。

③ 他社の選考と重なった

複数の企業の選考が重なることは、就活ではよくあることです。別の企業の面接や選考と重なってしまった場合も、正直に伝えれば問題ありません。

「他社の選考と日程が重なってしまい、大変恐縮ですが欠席いたします」など、配慮のある言い回しを心がけましょう。企業側も学生の状況を理解しています。

希望があれば「日程を変更いただけるようでしたらご相談させてください」と添えると、チャンスが広がるかもしれません。

④ 学校の授業や試験

学生にとって、学業は本分です。授業や試験と重なって説明会に参加できない場合は、率直に伝えても差し支えありません。

「大学の授業と重なっており、参加が難しくなりました」や「試験のため欠席させていただきます」などが一般的です。学業を優先する姿勢は、むしろ誠実さを感じてもらえるかもしれません。

無理をして調整しようとするより、早めに連絡を入れてください。

⑤ やむを得ない事情

上記のいずれにも当てはまらない場合は、「やむを得ない事情により参加が難しくなりました」と伝えることも可能です。

ただし、この表現はやや抽象的なため、頻繁に使うと印象が薄くなってしまう恐れがあります。

どうしても詳細を伝えづらい場合や、説明が難しい状況のときにのみ使用するのが良いでしょう。

説明会をメールでキャンセルする場合の書き方

説明会をメールでキャンセルする際は、相手に伝わりやすく丁寧な印象を与える構成が大切です。ここでは、文面に含めるべき基本的な要素と書き方のポイントを整理しました。

1. 件名は「会社説明会キャンセルのご連絡」と明記する
2. 宛名には担当者名や正式な会社名を記載する
3. 本文は結論から書き、理由を記載する
4. 署名には氏名・大学名・連絡先を明記する

① 件名は「会社説明会キャンセルのご連絡」と明記する

メールの件名は、受信者が内容を一目で理解できるよう、明確に記載する必要があります。

「会社説明会キャンセルのご連絡」や「〇月〇日開催の説明会 欠席のご連絡」といった具体的な表現が望ましいです。

企業は多くのメールを受け取っているため、曖昧な件名では見逃される可能性もあります。わかりやすい件名にすることで、誠意も伝わりやすくなるでしょう。

② 宛名には担当者名や正式な会社名を記載する

メールの冒頭には、「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様」や「株式会社〇〇 採用担当 〇〇様」など、敬称を含めた正確な宛名を記載してください。

担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。

宛名が省略されていたり不正確だったりすると、失礼な印象を与えるおそれがあるため、しっかり確認してから送信しましょう。

③ 本文は結論から書き、理由を記載する

本文は「説明会をキャンセルすること」を最初に明記し、その後に理由とお詫びの言葉を添える構成が基本です。

「〇月〇日に予定されていた説明会を、都合によりキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました」といった書き方が適切でしょう。

理由は簡潔で構いません。最後に「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」と丁寧に謝意を示すことで、誠実な姿勢が伝わります。

④ 署名には氏名・大学名・連絡先を明記する

文末には、必ず署名を入れてください。

氏名、大学名、学部、学年、電話番号、メールアドレスなどを明記することで、企業側がスムーズに確認・返信できます。

署名が抜けていると、誰からの連絡か判断できず対応が遅れることも。署名はテンプレート化しておくと便利なので、あらかじめ準備しておくと安心です。

説明会をメールでキャンセルする場合の例文

説明会をキャンセルする際、「どのようにメールを書けばよいか分からない」と悩む就活生は多いものです。ここでは、状況別に使えるキャンセルメールの例文を紹介します。

具体的な表現を確認することで、不安なく丁寧な連絡ができるでしょう。

1. 体調不良を理由にしたキャンセルメール
2. 家庭の都合によるキャンセルメール
3. 他社選考との重複によるキャンセルメール
4. 学校の予定を理由にしたキャンセルメール

体調不良を理由にしたキャンセルメール

就職活動中、急な体調不良で会社説明会をキャンセルせざるを得ない場合もあるでしょう。

ここでは、誠意をもって丁寧に欠席を伝えるためのメール例文を紹介します。

《例文》

件名：会社説明会欠席のご連絡（〇〇大学・氏名） 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 このたびは、〇月〇日〇時より開催予定の会社説明会に参加を予定しておりましたが、 今朝より発熱があり体調を崩してしまったため、 誠に勝手ながら欠席させていただきたく、ご連絡申し上げました。 ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。 何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。 なお、体調が回復次第、改めて御社の説明会や選考に参加させていただければ幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名（フリガナ） 電話番号：090-xxxx-xxxx メールアドレス：xxxxx@example.co

《解説》
体調不良の理由は具体的に書かず、簡潔にまとめるのがポイントです。お詫びと今後の参加意欲を示すことで、誠実な印象を残すメールに仕上がります。

家庭の都合によるキャンセルメール

家庭の事情で会社説明会に参加できなくなることは、誰にでも起こり得ることです。ここでは、事情を丁寧に伝えつつ、誠実な印象を与えるメール例文を紹介します。

《例文》

件名：会社説明会欠席のご連絡（〇〇大学・氏名） 株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 〇月〇日に開催予定の説明会に参加を予定しておりましたが、急遽、家庭の事情により外せない予定が入ってしまいましたため、誠に恐縮ながら欠席させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 このような直前のご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。 今後、改めて御社の説明会や選考に参加できる機会をいただけましたら幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名（フリガナ） 電話番号：090-xxxx-xxxx メールアドレス：xxxxx@example.com

《解説》
「家庭の事情」は具体的に言及せず、丁寧に表現することで印象が和らぎます。日程変更への意欲をさりげなく添えると前向きな印象になるでしょう。

他社選考との重複によるキャンセルメール

就職活動中は、複数の企業の選考が同時期に重なることも珍しくありません。ここでは、他社の選考と説明会の日程が重なってしまった場合の、丁寧で失礼のないキャンセルメール例文を紹介します。

《例文》

件名：会社説明会欠席のご連絡（〇〇大学・氏名） 株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 〇月〇日〇時から開催予定の説明会に参加を予定しておりましたが、他社の選考と日程が重なってしまい、誠に申し訳ありませんが欠席させていただきたくご連絡差し上げました。 せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、このような結果となり心よりお詫び申し上げます。 ご迷惑をおかけしますこと、重ねてお詫び申し上げます。 今後、御社の選考に再度参加できる機会がありましたら、改めてご案内いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名（フリガナ） 電話番号：090-xxxx-xxxx メールアドレス：xxxxx@example.com

《解説》
他社選考との重複は理由として十分通用しますが、誠意を持って丁寧に伝えることが重要です。「今後の参加意欲」を文末に添えると好印象でしょう。

学校の予定を理由にしたキャンセルメール

大学の授業やゼミ、試験などの予定が急に入ることは多くの学生にとってよくあることです。ここでは、学校の予定と重なって会社説明会をキャンセルする際の、丁寧なメール例文を紹介します。

《例文》

件名：会社説明会欠席のご連絡（〇〇大学・氏名） 株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 〇月〇日に開催予定の貴社説明会に参加を予定しておりましたが、 同日に大学のゼミ発表が急遽入ってしまい、欠席せざるを得ない状況となりました。 誠に申し訳ございませんが、欠席のご連絡を差し上げた次第です。 貴重なお時間を割いてご案内いただいたにもかかわらず、直前のご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 今後、別日程の説明会や選考の機会がございましたら、ぜひ再度参加させていただければ幸いです。 何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名（フリガナ） 電話番号：090-xxxx-xxxx メールアドレス：xxxxx@example.com

《解説》
学校の予定は正当な理由ですので、丁寧な表現で誠意を見せることが大切です。「別日程への参加希望」を添えると、前向きな印象になります。

説明会をメールでキャンセルする場合の注意点

説明会をやむを得ずキャンセルする際、メールで連絡をする場合にはいくつかの注意点があります。ただ欠席を伝えるだけではなく、相手に不快感を与えない配慮も大切です。

ここでは就活生が意識すべき4つのポイントを紹介します。

1. 送信は営業時間内に行う
2. 絵文字やカジュアルな表現は避ける
3. 感謝とお詫びの言葉を忘れずに添える
4. 返信が来ない場合は電話でフォローする

① 送信は営業時間内に行う

メールの送信タイミングは意外と見落とされがちですが、ビジネスマナーの基本です。企業の営業時間外に送ると、確認されるまでに時間が空いてしまう恐れがあります。

平日の10時から17時頃に送るのが望ましく、当日のキャンセルであれば始業直後や昼休み明けなど、相手が対応しやすい時間帯を選ぶと安心です。

「今すぐ見てほしい」と伝えたい場面だからこそ、送信時間にひと工夫を加えてください。

② 絵文字やカジュアルな表現は避ける

キャンセルの連絡はビジネスメールとして扱われるため、カジュアルな言葉づかいや絵文字・顔文字は避けてください。

たとえば「キャンセルになっちゃいました」や「すみません～><」などは不適切です。「欠席いたします」「申し訳ございませんでした」など、敬語や丁寧な言い回しを使いましょう。

相手の立場を考えた言葉選びができるかどうかで、社会人としての評価も大きく変わります。メールは文字だけで気持ちを伝える手段だからこそ、誠実な表現を心がけましょう。

③ 感謝とお詫びの言葉を忘れずに添える

キャンセルの連絡では、事実だけでなく気持ちも伝えることが大切です。参加の機会をいただいたことへの感謝と、欠席することへのお詫びは必ず添えましょう。

たとえば「このたびは貴重なお時間をいただきありがとうございました。欠席となり申し訳ございません」といった一文があるだけで、受け取る印象は大きく変わります。

用件だけのそっけない文章では、冷たい印象を与えるかもしれません。誠実さや敬意を表す一言を忘れずに入れてください。

④ 返信が来ない場合は電話でフォローする

メールを送ったにもかかわらず返信がないときは、相手に届いていない可能性も考えられます。とくに当日の連絡では確認されていないと判断して、電話でフォローするのが確実です。

「先ほどメールをお送りしましたが、念のためお電話いたしました」と一言添えれば、失礼にはなりません。

連絡が確実に届いているかを自分で確認することも、就活における大切な姿勢のひとつです。ひと手間かけることで、安心感と信頼感のある対応ができるでしょう。

説明会を電話でキャンセルする場合のポイント

説明会を電話でキャンセルする際は、メールよりも直接的なやり取りになるため、丁寧な言葉遣いや事前の準備が大切です。相手の時間をいただく意識を持って、誠実に伝えるよう心がけましょう。

1. 話す内容を事前にメモで整理しておく
2. 電話は平日の業務時間内にかける
3. 名乗ってから要件を簡潔に伝える
4. 理由とお詫びの気持ちを丁寧に述べる
5. 最後に再度謝意を伝えて締める

① 話す内容を事前にメモで整理しておく

電話では緊張から言葉が詰まるかもしれません。そのため、事前に伝える内容をメモにまとめておくと安心です。氏名、大学名、説明会の日程、そしてキャンセル理由を簡潔に整理しておきましょう。

話す順番を決めておけば、落ち着いて伝えられるはずです。準備不足のまま電話をかけると、要点が伝わりにくくなるため、注意してください。

② 電話は平日の業務時間内にかける

電話は、企業の採用担当者が業務に対応している時間帯にかけるのが基本です。9時〜18時ごろを目安にし、昼休みや始業・終業直後は避けるとよいでしょう。

当日のキャンセルであれば、可能な限り早い時間に連絡してください。なお、土日祝日は業務外のことが多いため、電話は控えるのが無難です。

③ 名乗ってから要件を簡潔に伝える

電話をかけたら、はじめに自分の名前と大学名を名乗ってください。そのうえで、「〇月〇日の説明会についてご連絡いたしました」と要件を簡潔に伝えるとスムーズです。

長い前置きは不要で、はっきりと目的を伝えることが大切。相手が話しやすくなるよう、はきはきとした口調を意識してください。

④ 理由とお詫びの気持ちを丁寧に述べる

キャンセルの理由は、「体調不良のため欠席させていただきます」「家庭の事情で参加できなくなりました」など、簡潔で問題ありません。

大切なのは、誠実に伝える姿勢です。「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」など、お詫びの気持ちを忘れずに添えましょう。内容よりも伝え方の丁寧さが印象を左右します。

⑤ 最後に再度謝意を伝えて締める

電話の最後には、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」「ご対応いただきありがとうございました」といった感謝と謝罪の言葉を添えて締めくくってください。

相手の話が終わったのを確認してから「失礼いたします」と言って電話を切ると、より丁寧な印象を与えられます。

数分のやり取りですが、マナーがしっかりしていれば、誠意はしっかり伝わるでしょう。

説明会を電話でキャンセルする場合の例文

急な体調不良や家庭の事情で説明会を欠席することになり、電話での連絡が必要になる場面もあるでしょう。ここでは、状況に応じた電話連絡の例文を紹介します。

伝え方に悩んだときの参考にしてください。

1. 体調不良による当日キャンセルの電話例
2. 急な家庭事情による電話キャンセルの例
3. 他社選考と重なった際の電話キャンセル例
4. 学校行事の都合による電話キャンセルの例

体調不良による当日キャンセルの電話例

説明会の当日に体調を崩してしまい、急きょ欠席の連絡を入れる必要がある場面は、誰にでも起こり得るのです。ここでは、当日朝の電話で丁寧に事情を伝える例文を紹介します。

《例文》

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。本日〇月〇日に予定されておりました説明会についてご連絡させていただきました。 大変申し訳ございませんが、今朝から発熱と体調不良の症状が出ておりまして、本日の説明会を欠席させていただきたくご連絡いたしました。 貴重なお時間をいただいておりましたのに、直前のご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 今後、機会がありましたら改めてご案内いただけますと幸いです。 本日はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。」

《解説》

体調不良はやむを得ない理由ですが、謝意と丁寧な言葉遣いを忘れずに伝えることが大切です。具体的な症状や今後の意向にも軽く触れておくと、誠意が伝わりやすくなります。

急な家庭事情による電話キャンセルの例

家族の体調不良や身内の用事など、急な家庭事情で説明会を欠席しなければならないこともあるでしょう。ここでは、前日までに予測できなかった家庭の都合によるキャンセルの電話例を紹介します。

《例文》

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇月〇日に予約させていただいていた説明会についてのご連絡です。 大変恐縮ではございますが、今朝、家族が体調を崩してしまい、看病のため本日の説明会を欠席させていただきたく、お電話いたしました。 直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。日程調整をいただいていた中、このような形となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。 また機会がございましたら、あらためてご参加のご案内をいただけますと幸いです。本日はご対応いただき、誠にありがとうございました。失礼いたします。」

《解説》

家庭の事情でも正直に理由を伝え、丁寧な言葉を使えば誠意が伝わります。無理に詳細を語らず、謝意と今後への希望を添えることがポイントです。

他社選考と重なった際の電話キャンセル例

就職活動では、複数の企業の選考が同時期に重なることも少なくありません。ここでは、すでに他社の面接が入ってしまい、説明会をやむを得ずキャンセルする電話例を紹介します。

《例文》

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇月〇日に開催予定の説明会についてご連絡させていただきました。 大変恐れ入りますが、同日に他社の選考が入ってしまい、時間の調整がつかず、今回の説明会をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。 せっかく日程をご案内いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。 企業研究を進める中でぜひ御社のお話を伺いたかったのですが、今回は日程の都合で見送らせていただきます。 また別の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。本日はお忙しいところご対応ありがとうございました。失礼いたします。」

《解説》

他社選考によるキャンセルは誠意ある説明が鍵です。率直に理由を伝えたうえで、企業への関心も一言添えると、印象を損ねにくくなります。

学校行事の都合による電話キャンセルの例

ゼミ発表や学内イベントなど、就活時期と重なる大学行事により、説明会をやむを得ずキャンセルすることもあるでしょう。ここでは、学校行事が理由の電話キャンセル例を紹介します。

《例文》

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇月〇日に予定されていた説明会についてご連絡させていただきました。 大変申し訳ございませんが、同日に大学の必修行事が入り、参加が難しくなったため、説明会をキャンセルさせていただきたくお電話いたしました。 せっかくご案内をいただいておりましたのに、直前のご連絡となりご迷惑をおかけして申し訳ありません。御社に関心があり、参加を楽しみにしていた分、大変残念です。 また別の機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。本日はご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。」

《解説》

学校行事を理由とする場合は、「必修であること」や「日程の重なり」を明確に伝えるのがポイントです。誠意ある対応と関心を示す一言が印象を和らげてくれます。

説明会をキャンセルする際もマナーは重要！

会社説明会をキャンセルする場面では、適切な対応をとることで印象を損なわずに済みます。早めの連絡と、理由の簡潔な説明、そして丁寧な言葉づかいが基本です。

メールや電話など状況に応じた連絡手段を使い分けることもポイントでしょう。体調不良や家庭の事情など、正当な理由であれば企業側も理解してくれます。

大切なのは、無断での欠席を避け、感謝とお詫びの気持ちをきちんと伝えることです。説明会キャンセルが内定に直結することは少なく、正しい方法で連絡すれば評価を落とすこともありません。

就活の一環として、説明会のキャンセル対応も社会人としてのマナーの一部ととらえて行動しましょう。