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入社辞退のマナーや流れを解説|辞退の電話・メールの例文も紹介

内定をゲットしたものの、入社を辞退したい!けどどうしたら良いかわからないという人は多いでしょう。

この記事では、円満に入社辞退を行うためのマナーと進め方を解説します。また、入社辞退を伝える際の具体例も紹介しますので、参考にしてください。

入社辞退は2週間前までなら可能

法的には、入社の2週間前までであれば入社辞退はできます。民法で定められた規定により、この期間内であれば問題なく辞退できる旨が記載されているのです。内定式を終えていても2週間前までなら辞退できるできます。

しかし法律的に大丈夫だとしても企業に対する配慮から、入社辞退を決めたら速やかに伝えるようにしましょう。

入社辞退する際に知っておきたいマナー

ここでは、入社を辞退する際のマナーについて解説します。

  1. 電話で伝えるのがベスト
  2. 連絡なしの辞退はNG

電話で伝えるのがベスト

入社を辞退する際は、基本的に電話で企業に連絡することをおすすめします。

辞退を連絡するために企業を訪問すると、相手側の負担が大きくなってしまうでしょう。

 一方で、メールよりも電話の方が感情を伝えやすく、辞退への誠意が伝わりやすくなります。文字だけでは伝えきれない気持ちを、声を介して適切に伝えられるのが電話の利点です。

つまり、企業への配慮と辞退の意思を丁寧に伝えられる点から、電話がベストな方法だと言えます。

連絡をしないのは絶対にNG

内定を受けた企業に対して、入社辞退の連絡を一切しないことは避けるようにしましょう。

連絡がない場合、企業側は代わりの内定者を探すのが遅れてしまいます。さらに最悪の事態として、企業と法的なトラブルに発展する可能性すらあります。

遅れるほど企業への迷惑が大きくなるため、なるだけ早く連絡するようにしましょう。

入社辞退をスムーズに進めるための3ステップ

ここでは、入社辞退をスムーズに進めるためのポイントを解説します。

  1. 入社辞退の伝え方は誠意を持って明確にする
  2. 辞退の理由を丁寧に説明する
  3. 入社前に渡された資料などを返却する

①入社辞退の伝え方は誠意を持って明確にする

入社を辞退する際は、まず誠意を持って辞退の意思を明確に伝えることが大切です。辞退は企業側に後ろめたい気持ちがあると、伝え方が曖昧なってしまいがちです。それを避けるためにも辞退の連絡は結論から伝えるようにしましょう。

そこで、「大変申し訳ございませんが」など、クッション言葉を使うのが好ましいです。

言葉を選びつつも、結論から先に伝えることで、分かりやすく誠意のこもった辞退をこころがけてくださいね。

②辞退の理由を丁寧に説明する

辞退の意思とともに、その理由をきちんと説明することも重要です。企業側からすれば、改善の余地がないかなども確認したいため、辞退の理由を知りたいと考えるでしょう。

辞退に至った経緯を丁寧に伝えることで、貴方の誠意が伝わります。具体的な理由が明かせない場合は、「将来を見据えた総合的な判断」など、抽象的な表現で構いません。

③入社前に渡された資料などを返却する

入社を辞退する際は、企業から受け取った業務資料やセキュリティカードなどの備品を必ず返却する必要があります。企業側の備品は入社しない以上、当然に返却しなければなりません。

返却が遅れると、備品管理を担当する企業側に多大な迷惑がかかってしまいます。辞退の意思を伝える際に、返却が必要な物品とその手順を確認し、速やかに対応するようにしてください。

【ケース別】入社辞退の丁寧な伝え方

電話・対面の場合

お世話になっております。御社から内定通知をいただきました⚪︎⚪︎と申します。
恐れ入りますが、人事の△△様にお取り次ぎ願えますか。

– 担当者に交代した後 –

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
多数の候補者の中から、私を選んでいただきましたことに心より感謝申し上げます。

しかしながら、大変恐縮でございますが、総合的に検討した結果、御社よりいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

折角、選んでいただいたにも関わらずご期待に添えず、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
また、直接お会いできず、お電話でのご連絡となりましたことにもお詫び申し上げます。

ご一緒にお仕事することはできませんでしたが、今後も、陰ながら御社のご活躍を応援させていただきます。

採用担当者の名前を言い、取り次いでもらいます

その後、感謝とお詫びの言葉を添え、誠意を表しましょう。最後に応援の気持ちを示し、気持ちの良い締めくくりをすることが大切です。

メールの場合

件名:内定辞退のご連絡

株式会社○○ 人事部 △△様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、□□と申します。
先ほどお電話いたしましたが、ご不在のようでございましたため、メールにてのご連絡失礼いたします。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
多数の候補者の中から、選んでいただきましたことに感謝申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮でございますが、今後の将来を熟考した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考段階で多くの時間を割いていただき、ご丁寧なご対応をいただいたにも関わらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
また、直接お伝えできず、メールでのご連絡となりましたことお詫び申し上げます。

△△様をはじめ、選考段階で熱意を持ってご対応いただいた皆様には、心より感謝しております。
末筆となりましたが、今後も御社のご活躍を陰ながら応援させていただきたく存じます。

■■大学▲年 □□(氏名)

件名は「入社辞退のご連絡」など、一目で内容が分かるものにします。電話で繋がらず、メールに切り替える場合は、電話を試みた旨も伝えましょう。メール本文では、感謝とお詫びの気持ちを込めて丁寧に書くことが大切です。

入社辞退を誠意を持って早めに行動しよう

今回は入社辞退のやり方について解説しました。

入社を辞退したいと考えたなら、なるべく早めの行動するようにし、企業側になるべく迷惑がかからないように心がけましょう。

まずは志望動機を作ってみる

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