【テンプレあり】説明会をキャンセルしたい！メールの書き方と注意点を徹底解説

就活準備

忙しい就活中、誰にでも想定外のトラブルは起こり得ますよね。申し込んだ説明会をやむを得ずキャンセルしたいときもあるでしょう。

「今日説明会があるのに、体調を崩してしまった！」

「他の企業の説明会と予定を重複させてしまった！」

安心してください。

この記事では、企業に送る正しいキャンセルのメールの書き方を解説します。いかなる場合でも企業にマイナスイメージを残すことなく、印象の良いキャンセルの連絡をすることができますよ。

記事最後にあるシーン別のテンプレも参考に、好印象な辞退のメールを送りましょう！

先にメールの5シーン別テンプレを見たい方はこちら

無断欠席は絶対NG！必ず連絡を入れよう

いかなる理由があろうと、無断欠席は絶対にしてはいけません。

資料の準備や席の確保をしていた企業に多大な迷惑がかかるためです。

もし無断欠席してしまった場合、次回からその企業の説明会に一切参加出来なくなる場合もあります。

就職活動に大きくマイナスに影響する可能性があるため、注意してください。

辞退の連絡は言いづらいものですが、必ず企業に一報を入れましょう。

キャンセル理由を言うべきか迷った場合の対処法はこちらで解説しています。

説明会をキャンセルする際の４つの注意点

企業にキャンセルの旨を伝えるときは、ビジネスマナーに則して連絡しましょう。

気を付けるべきポイントを4つ解説していきます。

当日の連絡はメールではなく電話で
メールでの連絡は前日の夕方まで
キャンセル理由には軽く触れる
できるだけ早く連絡する

①当日の連絡はメールではなく電話で

「急に体調を崩してしまった」

「大寝坊をしてしまった」

そんな場合の当日キャンセルは、メールではなく電話でするようにしましょう。

説明会当日は企業の担当者も忙しく、メールを確認できない場合があるからです。

企業への電話は勇気がいることですが、できるだけ早く一報を入れましょう。

電話をした後で謝罪のメールを送っておくと、より丁寧な印象になり効果的ですよ。

②メールでの連絡は前日の夕方まで

キャンセルの連絡をメールでする際は、夕方頃まで(17時を目安)に送りましょう。

前日までのメールでの連絡は、担当者の電話対応の手間を省く上、形に残るといったメリットがあります。

企業の営業時間を確認し、担当の方が退勤前にメールを確認できるように、終業時刻より余裕を持ってメールしてくださいね。

③キャンセル理由には軽く触れる

キャンセル理由は正直に伝えるべきか迷いますよね。

結論から言うと、理由を言った方が誠意は伝わりますが、正直に言うとマイナスになってしまう場合もあります。

体調不良といったやむを得ない事情ではなく、『他社の説明会と日程が重なった』という理由を伝えてしまうと、『志望度が低い』と判断されるリスクがあるのです。

聞かれない限り詳しく説明する必要はないので、キャンセル理由には軽く触れるだけにして、謝罪の気持ちを最大限伝えましょう。

キャンセル理由別のメールの例文はこちら

④できるだけ早く連絡する

キャンセルの意思が固まった時点で、できるだけ早く連絡しましょう。

早めの連絡は、ビジネスの場での常識です。

夜遅くや営業時間外での連絡を避け、速やかにメールを送ってください。

メールの構成

説明会キャンセルのメールに盛り込むべき情報はこちらです。

件名
会社名・部署名・担当者のフルネーム
自分の大学・名前
キャンセルする旨・理由
謝罪の文
自分の署名

キャンセルメールを書くときの5つのポイント

メールに盛り込むべきポイントを順に解説していきます。

件名はわかりやすく
宛先は丁寧に書く
謝罪の気持ちを本文に表す
最後に自分の署名を書く

①件名はわかりやすく

担当者が一目でメールの内容を把握できるよう、件名は簡潔でわかりやすく記しましょう。

担当者には日々大量のメールが届いているため、件名で「重要性が低い」と判断された場合、後回しにされる可能性があります。

手を抜かずに記載し、必ずメールを開いてもらえるように工夫してくださいね。

②宛先は丁寧に書く

部署内に同姓の社員がいる場合も考慮し、宛先はフルネームで丁寧に記載しましょう。

名前の最後に「～様」を付けることも忘れずに記載してください。

③謝罪の気持ちを本文に表す

お詫びの文章は最低１文入れてください。

どんな理由であっても、企業がせっかく用意してくれた機会をキャンセルする事実に変わりはありません。

適切な敬語とマナーを用いて、メールを完成させましょう。

④最後に自分の署名を書く

メールの最後に、自分の署名を記載しましょう。

そのメールが誰からのものか一目で確認できるという利点があります。

署名で書くべき情報は以下の4つです。

名前
大学名・学部学科・学年
電話番号
メールアドレス

就活中はこれを何度も使うので、メールで署名の設定をしておくと便利ですよ。

⑤誤字脱字がないかチェックする

書き終わったら、最後に誤字脱字がないかチェックしましょう。

間違いの多いメール文は、それだけでマイナスイメージとなってしまいます。

可能であれば第三者にメールを確認してもらうと効果的ですね。

【5シーン別】説明会キャンセルのメールテンプレート

キャンセルメールの注意点やポイントを解説しました。

これらを踏まえ、5つのシーンを想定し、理想的なメールのテンプレを紹介します。

キャンセルのメールを作成するときの参考にしてみてくださいね。

体調不良の場合
自己都合によるキャンセルの場合
試験日と重なった場合
忌引きの場合
日程の再調整をお願いしたい場合

①体調不良の場合

体調を崩してしまった場合の例文です。

「体調管理ができていない」と捉えられてしまう可能性があるため、病状などを詳しく説明する必要はありません。

【件名】
○月○日　会社説明会辞退のお願い　(○○大学○○学部○○学科・就活　マガ子)

【本文】
株式会社○○
人事部　採用担当　○○様

いつもお世話になっております。

○○大学○○学部○○学科の就活　マガ子と申します。

○月○日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調を崩してしまったため欠席させていただきます。
大変お忙しい中、席を準備して頂いたにも関わらず参加できなくなり、大変申し訳ございません。

お手数をおかけし恐縮ではございますが、ご了承のほど何卒よろしくお願い致します。