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【一般事務の志望動機】作成のポイント・例文まで徹底解説

「一般事務の志望動機が思いつかない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。何をアピールしたら良いのか分からないですよね。

本記事では、一般事務職の志望動機を作成するポイント・例文・仕事内容などを徹底解説します。

一般事務に関する知識が深まり、自分をアピールするポイントも見つけられる内容となっているので、ぜひ最後まで読んでみてください。

一般事務の仕事内容は様々ある!

一般事務の仕事は、社員のサポート業務がメインとなります。

具体的には書類関係の業務や、パソコン作業、来客や電話の対応、コピー業務、飲み物の準備、備品管理などです。

書類関係では、契約書の作成や仕分け、他部署への回送、郵送物の確認と発送などを行います。パソコン作業はデータ入力や管理業務で、社内システムによっては特殊な作業が必要になる場合もありますよ。

また、来客対応や電話応対、コピー業務、飲み物の用意、備品の購入と管理も一般事務の重要な役割。特に電話応対や受付では、率先して対応することが求められがちです。

一般事務の志望動機に活かせる資格・スキル

では続いて、一般事務の志望動機に活かせる資格・スキルを紹介します。今資格やスキルを持っていなくても、これから取得することを視野に入れてくださいね。

  1. 一般事務の志望動機に活かせるスキル
  2. 一般事務の志望動機で活かせる資格

①一般事務の志望動機に活かせるスキル

一般事務職には、コミュニケーション能力、臨機応変な対応力、分析力、そして忍耐力が求められます。

まず、仕事を円滑に進めるためにはコミュニケーション能力と臨機応変な対応が欠かせません。事務職は社内でサポート業務が中心となるため、スムーズな連携が不可欠だからです。

また、日々の業務で書類やデータを扱うことから、分析力も重要なスキルの一つ。分析を通じて適切に業務を遂行できるようになります。

一方でサポート業務では、自身の意見が反映されるわけではないため、忍耐力が必要です。上司や他部署への気遣いと、一定の忍耐心が求められるのが事務職の特徴と言えるでしょう。

②一般事務の志望動機で活かせる資格

一般事務職で活かせる資格には、語学関連とパソコン関連のものがあります。これらの資格を持っていれば即戦力として期待されるでしょう。

具体的には、英語力を証明するTOEIC800点以上、パソコンスキルを示すMOSやワープロ検定、秘書としての基礎力が認められる秘書検定などが挙げられます。

外資系企業に就職する場合は、英文の読み書きや電話対応が求められることも。MOSやワープロ検定があれば、ビジネスで日常的に使うエクセルやワード、メールの運用がすぐにできると印象付けられますよ。

一方、秘書検定を持っていれば、一般事務職に必要な基本的な動作やマナーを身につけていると評価されるでしょう。

【一般事務の志望動機】作成のポイント3選

仕事内容や資格、スキルを説明した後は、一般事務職の志望動機作成のポイントを3つ紹介します。

  1. なぜこの企業を選んだのか?を明確に
  2. エピソードを具体的に説明する
  3. 求める人材との合致をアピール

① なぜこの企業を選んだのか?を明確に

まずは、その企業を選定した理由を明確に説明しましょう。他社ではなく、なぜその企業を選んだのかを具体的に示すことが重要です。

例えば、企業独自の特定の業務内容や社風、将来のキャリアプランなどに惹かれた点を具体的に語ることをおすすめします。抽象的な理由ばかりでは、他社でもできそうだと受け止められかねません。

志望動機では、単に企業の名前を挙げるだけでなく、なぜその会社を選んだのかを明確に説明し、他の就活生と差をつけることが大切です。

志望する企業へ熱意を伝えられるよう、具体例を挙げながらアピールしましょう

② エピソードを具体的に説明する

面接では、自身の経験をしっかりとアピールすることが重要です。事務職の経験があれば、即戦力となる可能性を示せます。

また、自分の経験を伝える際には、志望動機と同様に具体的に伝えるよう心がけましょう。なぜその経験から一般事務への志望動機につながるのかを説明すれば、説得力のある志望動機となるはずです。

具体的なエピソードでは、ゼミの会議で議事録係を務めていたなど、事務的なスキルが発揮できた経験があれば積極的にアピールするとよいでしょう。

③ 求める人材との合致をアピール

企業が求める人材との合致を示すことが、面接では重要なポイント。なぜなら採用担当者が一番心配しているのは、入社後にミスマッチが起こることだからです。

そこで、企業が求める人材を事前に研究し、自分がその特徴に合致していると面接でアピールしましょう

加えて、入社後も努力を怠らない成長意欲を伝えることで、安心して採用できる人材だと判断してもらえるはずです。

また、個人だけでなく組織全体に貢献したい意欲を示せば、より高く評価されるでしょう。採用担当者に「この人を雇えば、周りにもよい影響を与えてくれそうだ」と思わせることが選考突破のコツです。

【未経験・経験者別】一般事務の志望動機の例文3選

続いて、一般事務の志望動機の例文を3つ紹介します。未経験者と経験者に分けて例文を解説するので、自分に当てはまる例文を参考にしてみてください。

  • 【未経験向け】リーダースキルを活かしたい
  • 【未経験向け】企業の社風に共感したため
  • 【経験者向け】長期インターンシップのスキルを活かしたい

【未経験向け】リーダースキルを活かしたい

一般事務の志望動機は、アルバイトでリーダー経験を積んだことにあります。同僚のシフト管理やトラブル対応を任され、組織運営の円滑化に注力しました。この経験を活かし、入社後は事務職の要である社内のサポート業務に携わりたいと思います。

書類作成やデータ入力といった基本業務はもちろんですが、スムーズな企業活動のために他部署との円滑な連携を心掛けます。また、困った際の対応力と素早い判断力を発揮し、チームのサポートに徹するつもりです。

日々の業務を通じて、コミュニケーション力やマネジメント力を高め、事務部門の中核を担える人材へと成長したいと考えています。組織運営の実践経験を活かし、貴社の発展に貢献できる一般事務職を目指します。

上記の例文は、アルバイトで学んだリーダースキルを活かして、社内サポート業務への意欲を示しています。

【未経験向け】企業の社風に共感したため

私が一般事務を志望する理由は、皆様の社風に魅力を感じたからです。大学の研究室でチームワークの大切さを学びました。共同研究では分担と連携が欠かせないため、互いに協力し合い、みんなで1つの目標に向かって努力しました。

この経験を活かし、入社後はこれまでに培ったチームワーク力を存分に発揮したいと考えています。一般事務職は部署間の橋渡しが重要だと考えており、スムーズなコミュニケーションを心掛け、社内の円滑な連携に貢献したいと思います。

また、研究活動を通して身に付けた粘り強さと素早い対応力も、事務職のサポート業務に活かせるはずです。社風に共感しており、チームの一員として皆様の力になりたいと考えております。

上記の例文は、企業の社風に共感したため事務職として企業に貢献したい旨を伝えています。

未経験でも、事務職に活かせるスキルを述べ、そのスキルが活かせた経験を具体的に述べられている点がポイントですよ。

【経験者向け】長期インターンシップのスキルを活かしたい

一般事務の志望動機は、長期インターンシップで培った経験を活かしたいからです。インターン先の事務職では、データ入力や書類作成、来客対応などに従事しました。それらの基本業務に加え、上司の指示の下で部署間の連絡調整や備品の手配も行いました。

入社後はこうした経験を存分に発揮し、社内の様々な部門をスムーズにサポートしていきます。書類作成や事務処理はもちろん、部署間の橋渡し役となり、企業運営を円滑に進められるよう貢献したいと考えています。

また、インターンシップ期間中に身に付けた臨機応変な対応力と根気強さを生かし、一般事務職の要である「サポート業務」に誠実に取り組む所存です。事務職の実務経験を最大限に活用し、会社の発展に尽力したいと強く願っております。

上記の例文は、長期インターンシップで学んだ経験を活かしたいという志望動機です。業務スキルだけでなく、対応力や根気強さなどの対人スキルもアピールできているのがポイントです。

【一般事務の志望動機】書く時に気をつける点

では最後に、一般事務の志望動機を書くときに気をつける点を2つ紹介します。

  1. 待遇に着目しすぎない
  2. 具体例を交えて説得力を高めよう

① 待遇に着目しすぎない

志望動機の際は、待遇面よりも仕事内容への熱意や適性を示すことが重要。なぜなら企業側は、入社後に活躍してくれる人材かどうかを見極めたいと考えているからです。

単に良い待遇があるからといった理由では、仕事に対する姿勢やスキルが伝わらず、企業のニーズに合う人材かどうかを判断しにくくなってしまいます。

そのため志望動機では、自身が志望する職務内容に魅力を感じている点や、その業務に貢献できる適性や経験があることをアピールしましょう。

② 具体例を交えて説得力を高めよう

志望動機を説明する際は、抽象的な表現は避け、できるだけ具体例を交えて話すことが重要です。汎用性の高い言葉を並べるだけでは、志望動機が伝わりにくくなってしまいます。

印象のよい志望動機には、必ず具体的なエピソードと説得力のある志望理由が含まれていますよ。例えば、過去に同僚をサポートした経験や、データ分析を行った経験を具体的に伝えれば、説得力が生まれるでしょう。

一方で、使いまわした志望動機の定型文を伝えると、説得力にかけてしまいます。自分の経験を具体的に伝えることで、背景や熱意が自然と伝わり、面接官を納得させられるはずです。

一般事務の志望動機はアピールポイントを具体的に!

一般事務職は人気が高く、多くの就活生が受けています。そのため、自分の志望動機を具体的に示し、他の受験者とはっきりと差をつけることが重要です。

志望動機では、漠然とした理由ではなく、なぜその会社を選んだのかを具体例を交えて説明しましょう。業務内容やキャリアプラン、社風などに惹かれた点を、実体験をベースに語れば説得力がでるはずです。

加えて、企業が求める事務スキルを持っていることをアピールすれば、即戦力となれる人材だと高く評価されることでしょう。ぜひ、本記事の内容を参考に、自分なりの志望動機と強みをまとめてみてください。

まずは志望動機を作ってみる

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