HOME > 就活マガジン記事 > リクルーターとのメール対応マニュアル|基本マナーや例文も紹介

リクルーターとのメール対応マニュアル|基本マナーや例文も紹介

「リクルーターからメールが来たけど、何を書いて返せばいいのか分からない…」

就活中、突然届くリクルーターからの連絡に戸惑う学生は少なくありません。

面談の日時調整やお礼の連絡、内定報告まで、メールでのやり取りはすべて選考の一部と捉えて丁寧に対応することが重要です。

そこで本記事では、リクルーター制度の基本から、メールを送る際のマナー、シーン別の例文までをわかりやすく紹介します。

「失礼のない文面を送りたい」「印象を良くしたい」「他の候補者と差をつけたい」という方は、ぜひ本記事を参考にしてくださいね。

「ビジネスメールの作成法がわからない…」「突然のメールに戸惑ってしまっている」と悩んでいる場合は、無料で受け取れるビジネスメール自動作成シートをダウンロードしてみましょう!シーン別に必要なメールのテンプレを選択し、必要情報を入力するだけでメールが完成しますよ。

目次

そもそもリクルーター制度とは?

リクルーター制度とは、企業が学生1人ひとりに担当者(リクルーター)をつけて、個別に接点を持つ採用活動の仕組みです。

企業側は学生と早い段階で関係を築くことで、ミスマッチのない採用を目指しています。

特に人気企業や外資系ではこの制度を積極的に導入しており、表に出ない選考ルートにつながるケースもあるでしょう。

リクルーターとの面談は、雑談のように見えて実は選考の一部と考えたほうが安心です。気を抜かずに、丁寧な受け答えを意識してください。

リクルーターへのメールが重要な理由

就活でリクルーターとやり取りする場合、そのメール対応は選考に影響を与える可能性があります。

単なる事務連絡と考えるのではなく、印象を良くする機会だと捉えることが大切です。

特に、お礼メールや日程調整メールは、相手への配慮やマナーが問われるポイントです。ここでは、なぜリクルーターへのメールが重要なのか、その具体的な理由をわかりやすく解説します。

  1. リクルーター面談は選考に関わる可能性があるため
  2. お礼メールを送ることがビジネスマナーだから
  3. リクルーターとの信頼関係構築につながるから
  4. 他の候補者との差別化につながるから
  5. 企業に対する志望度をアピールできるから

① リクルーター面談は選考に関わる可能性があるため

リクルーター面談は、表向きには情報交換の場として案内されることが多いですが、実際には企業側が学生を見極める選考の一部となっていることもあります。

つまり、面談の印象が今後の評価に影響する可能性があるのです。このとき、面談後に送るお礼メールは、自分の印象をさらに良くする重要な機会になります。

誠実で丁寧な文面で感謝の気持ちを伝えることで、マナーの理解度や人柄まで伝わるでしょう。たとえ軽い気持ちでやり取りしていたとしても、企業側はしっかりチェックしているかもしれません。

メール1通の丁寧さが、合否を左右するきっかけになることもあるため、細かな対応にも気を配るようにしてください。

② お礼メールを送ることがビジネスマナーだから

社会人の世界では、会ったあとや面談のあとにお礼メールを送るのが基本的なマナーです。これはビジネスの現場では常識とされており、就活生にも同じ姿勢が求められます。

リクルーターとの面談後にしっかりとお礼メールを送ることで、相手に対して敬意や配慮の気持ちを伝えられます。

相手の話に触れた具体的な一言を添えるなど、気持ちのこもった対応をすると、好印象につながりやすくなります。ビジネスマナーは難しいものではありませんよ。

誠意を持って、相手を思いやる行動をとることが大切です。

③ リクルーターとの信頼関係構築につながるから

リクルーターは、単なる案内役ではなく、企業と学生をつなぐ重要な存在です。そのため、メールを通じた対応一つひとつが信頼関係の構築につながっていきます。

たとえば、日程調整の際に返信が早く、わかりやすい内容であれば、相手は安心してやり取りを進められるでしょう。

また、面談後に送るお礼メールが丁寧で気持ちのこもったものであれば、「この学生は信頼できる」と感じてもらえる可能性もあります。

信頼されると、企業の内部情報や選考の進め方など、通常では得られない情報を教えてもらえることもあるかもしれません。丁寧なメール対応が、後々のチャンスにもつながるのです。

④ 他の候補者との差別化につながるから

リクルーターとの面談を受けた就活生の中で、全員がフォローのメールを送っているとは限りません。

だからこそ、面談後にしっかりとしたお礼メールを送ることで、他の候補者と差をつけられる可能性があります。

特に、相手の話に具体的に触れた感想を添えたり、自分の気づきや感じたことを言葉にしたりすると、印象に残りやすくなります。ただの定型文ではなく、相手の心に残る内容を心がけてください。

就活では、こうした小さな気配りや行動の差が最終的な結果を左右することもあります。数ある候補者の中で一歩抜きん出るために、メール対応も疎かにしないようにしましょう。

⑤ 企業に対する志望度をアピールできるから

リクルーターへのメールは、企業への志望度を自然に伝えられる絶好の機会でもあります。

たとえば、「〇〇の話に共感しました」「〇〇の取り組みに興味があります」といった一言を添えることで、関心の高さを示せるでしょう。

また、面談中の話題を具体的に引用すると、しっかり話を聞いていた姿勢も伝わります。こうした姿勢は、企業側にとって「この学生は本気で応募しているのか」を見極めるポイントになるはずです。

曖昧な表現ではなく、自分の言葉でしっかり伝えることが大切です。志望度の高さと誠実さが感じられるメールは、相手の心にも残りやすくなるでしょう。

リクルーターにメールを送るときの基本マナー

リクルーターとのやり取りでは、第一印象がメールで決まることもあります。

ビジネスの場にふさわしいマナーを押さえることで、相手に好印象を与えられ、選考にもプラスに働くでしょう。

ここでは、就活生が知っておくべき基本的なマナーを紹介します。

  1. 件名は用件が伝わるよう短くまとめる
  2. 宛名は正しい形式で記載する
  3. 本文は簡潔に構成する
  4. 装飾表現は使わない
  5. 署名には連絡用の個人情報を記載する
  6. 誤字脱字がないか確認してから送信する
  7. 送信時間は企業の営業時間内を選ぶ

「あなたはビジネスマナーを分かっている?」

就活が始まると、面接や説明会など社会人と接する場面が増えていきます。

そこで意外と見られているのが、言葉遣いや挨拶、メールの書き方といった「ビジネスマナー」。マナーを知らないだけで無意識のうちに印象が悪くなっているケースもあり、選考通過のためにも事前にしっかりと確認しておく必要があります。

就活マガジン編集部では、忙しい就活生のために、これだけ見ればビジネスマナーが網羅できる「ビジネスマナー攻略BOOK」を無料で配布しています。気になる方は無料ダウンロードしてみてくださいね。

① 件名は用件が伝わるよう短くまとめる

件名はメールを開くかどうかの判断材料になります。相手が一目で内容を把握できるように、要点を簡潔にまとめてください。

たとえば「面談日程のご相談(〇〇大学 氏名)」のように、目的と名前がわかる構成が望ましいです。あいまいな件名では埋もれてしまう可能性があるため、明確な表現を心がけましょう。

文字数は30文字以内にすると読みやすくなります。丁寧すぎる表現よりも、用件がパッと伝わる工夫が必要です。

件名は、相手の業務を効率化する配慮の一つと考えておくと良いでしょう。

② 宛名は正しい形式で記載する

宛名の書き方一つで、メール全体の印象が大きく左右されます。

リクルーターが個人である場合は「〇〇株式会社 人事部 △△様」のように、正確なフルネームと所属を記載しましょう。

「ご担当者様」などの表現は、名前がわからない場合の最終手段と考えてください。企業名の表記ミスは非常に失礼にあたるため、必ず事前に確認しておくことをおすすめします。

間違った宛名は信頼を損なう原因になりかねません。送信前には必ず見直す習慣をつけておきましょう。

③ 本文は簡潔に構成する

ビジネスメールでは、わかりやすく簡潔な構成が求められます。

本文は「挨拶」「用件」「締めの言葉」の3つを基本に、全体で5~6行程度に収めると読みやすくなります。

だらだらと長く書かず、具体的かつシンプルな表現を選ぶことが大切です。1文は40~50文字程度を目安にすると、相手の負担を減らせるでしょう。

回りくどい言い回しよりも、明確な意図が伝わる文章の方が好印象です。読みやすさは、思いやりの一つとして伝わります。

④ 装飾表現は使わない

リクルーターとのやり取りでは、文字の装飾や絵文字、顔文字の使用は避けてください。ビジネスの場ではカジュアルな要素はふさわしくありません。

たとえ親しみやすい雰囲気の相手であっても、メールは公的な連絡手段です。

文字の色を変えたり太字にしたりすることなく、内容で誠実さを伝えるようにしましょう。

装飾に頼らず、言葉で丁寧さや意図を表すことが、信頼される就活メールの基本といえます。

⑤ 署名には連絡用の個人情報を記載する

メールの最後には、署名として自分の情報を明記しましょう。

大学名、学部、氏名、電話番号、メールアドレスを含めることで、相手がスムーズに連絡を取りやすくなります。

署名がないと、誰からのメールか判断しづらく、相手に不親切な印象を与えるおそれがあります。テンプレート化しておけば、毎回入力する手間も省け、誤記も防げるでしょう。

信頼関係を築くうえでも、きちんとした署名は欠かせません。

⑥ 誤字脱字がないか確認してから送信する

メールは一度送ると修正ができないため、誤字脱字のチェックは必須です。文章を声に出して読むと、見落としに気づきやすくなります。

企業名や相手の名前のミスは、信頼を大きく損なう原因になるでしょう。

時間を置いてから再度見直すことで、表現の重複や敬語の誤りにも気づけます。

焦って送らず、冷静に確認することが、就活における信頼を築く第一歩です。

⑦ 送信時間は企業の営業時間内を選ぶ

メールの送信時間にも注意が必要です。原則として、平日の9時から18時までの間、特に午前中に送ると読んでもらいやすくなります。

深夜や早朝の送信は、非常識な印象を与えてしまうかもしれません。

祝日や長期休暇の期間中も避けた方が無難です。

適切な時間帯を選ぶことは、ビジネスマナーの一環です。小さな気配りが、良い印象につながるでしょう。

リクルーターへのメールで注意すべきポイント

リクルーターとのやり取りは、企業側の印象にも大きく関わります。

就活生にとっては、ビジネスマナーを意識した対応をすることで、信頼関係を築きやすくなるでしょう。

ここでは、リクルーターへメールを送る際に注意すべきポイントを具体的に紹介します。

  1. 返信は24時間以内を心がける
  2. メールの文面に感謝の気持ちを添える
  3. 面談で得た学びを文中に盛り込む
  4. 相手の立場を考えた文章量にする
  5. 複数の質問はまとめて送信する
  6. 返信が不要な場合はその旨を明記する

① 返信は24時間以内を心がける

リクルーターからのメールには、できるだけ早く返信することが大切です。迅速な対応は、社会人としての基本的なマナーであり、誠実な印象を与えるからです。

とくに面談や選考に関する連絡は、スピードが求められる場面が多くなります。

ただ、焦って返信内容が雑になってしまっては逆効果でしょう。要点を押さえた丁寧な文章を心がけてください。

1日1回だけでなく、朝と夕方などこまめにメールチェックを行う習慣をつけておくと安心です。

② メールの文面に感謝の気持ちを添える

リクルーターとのやり取りでは、内容だけでなく「感謝の気持ち」を伝える姿勢が求められます。

冒頭や締めの一文に、「お時間をいただきありがとうございました」や「貴重なお話を伺い、大変参考になりました」などと書き添えると、好印象につながるでしょう。

形式的になりすぎると気持ちが伝わりにくくなってしまうため、自分の言葉で自然に表現することを意識してください。

ちょっとした心配りが、相手の印象に残ります。

③ 面談で得た学びを文中に盛り込む

面談後にお礼メールを送るときは、「ありがとうございました」だけでは不十分です。

面談で得た気づきや学びを具体的に盛り込むことで、内容に深みが出て相手にしっかり伝わります。

たとえば「貴社の育成制度に感銘を受けました」といった一文を添えると、会話内容をしっかり理解していたことが伝わるでしょう。

この一言が、次の面談や選考において良い影響を与えることも少なくありません。

④ 相手の立場を考えた文章量にする

メールでは「何を伝えるか」だけでなく、「どう伝えるか」も重要です。

内容が長すぎると読みにくく、相手に負担をかけてしまいます。逆に短すぎると、冷たい印象を与えかねません。

読みやすい文章量にするためには、改行や段落を適度に入れながら、要点を簡潔にまとめて書くことがポイントです。

忙しい相手の時間を尊重し、伝えたい情報を端的に整理して伝えてください。

⑤ 複数の質問はまとめて送信する

就活中は、リクルーターに聞きたいことが複数出てくることもあるでしょう。ただし、そのたびに別々でメールを送るのは、相手の手間になってしまいます。

質問がいくつかある場合は、ひとつのメールにまとめて書くのがマナーです。

「以下の2点についてお伺いしたいのですが」と前置きを入れ、それぞれを明確に整理して伝えると、相手も対応しやすくなります。

読みやすさと配慮の両方を意識して送信しましょう。

⑥ 返信が不要な場合はその旨を明記する

リクルーターとのやり取りでは、返信が不要な内容もあります。たとえば「面談日程の了承」などは、確認だけで済む場合が多いでしょう。

このようなときは、メールの最後に「ご返信には及びません」と一文を添えてください。

相手の負担を減らすことができるうえ、細かな気遣いも伝わります。

ただし、返信が必要かどうかの判断は慎重に行いましょう。返信をお願いする場面と、控えるべき場面の見極めが大切です。

【例文】リクルーターとの日程調整メール

リクルーターとの面談日程のやり取りは、社会人としての印象にも関わる重要なポイントです。

状況に応じた適切なメール例文を知っておけば、スムーズかつ丁寧なやり取りが可能になります。

ここでは、様々なケースに応じた日程調整メールの例文をご紹介します。

  1. 面談日程の候補を提示する場合の例文
  2. 相手から日程提案を受けた場合の返信例文
  3. 都合が合わない場合の再調整依頼メールの例文
  4. 日程決定後に確認の返信をする場合の例文
  5. 直前に予定変更をお願いする場合の例文

また、ビジネスメールがそもそも書けずに困っている人は、就活マガジン編集部が作成したメール自動作成シートを試してみてください!

ビジネスマナーを押さえたメールが【名前・大学名】などの簡単な基本情報を入れるだけで出来上がります。

「面接の日程調整・辞退・リスケ」など、就活で起きうるシーン全てに対応しており、企業からのメールへの返信も作成できるので、早く楽に質の高いメールの作成ができますよ。

① 面談日程の候補を提示する場合の例文

リクルーターとの面談日程を調整するメールでは、件名・本文・署名すべてにおいて丁寧さが求められます。ここでは、はじめての就活の連絡でも自然に送れる構成を意識した例文をご紹介します。

《例文》

件名:面談日程のご提案(〇〇大学〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

このたびはご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ぜひ面談のお時間をいただきたく、以下の候補日をご提案させていただきます。

・〇月〇日(〇)10:00~16:00
・〇月〇日(〇)13:00~17:00
・〇月〇日(〇)終日可能

ご都合の良いお時間がございましたらご指定いただけますと幸いです。
日程が合わない場合は、別途ご調整させていただきますので、ご遠慮なくお知らせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
相手が選びやすいように曜日と時間帯を明記することがポイントです。あいさつ文も丁寧に入れることで、誠実な印象を与えられます。

② 相手から日程提案を受けた場合の返信例文

リクルーターから面談日程の提案を受けたときは、迅速かつ丁寧な返信が大切です。ここでは、部活動などで忙しい中でも相手に配慮しながら返信する就活生を想定した例文をご紹介します。

《例文》

件名:面談日程についてのご返信(〇〇大学〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

ご提案いただきました以下の日程につきまして、問題なく参加可能ですのでご確認のほどよろしくお願いいたします。

・〇月〇日(〇)15:00~

お忙しい中、日程のご調整をいただき誠にありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
相手の配慮に対する感謝の一言を添えると、印象が良くなります。提案された日程をそのまま承諾する場合でも、簡潔かつ丁寧に返信しましょう。

③ 都合が合わない場合の再調整依頼メールの例文

リクルーターから提示された日程に都合が合わない場合は、できるだけ早めに丁寧な言葉で再調整をお願いするのがマナーです。

ここでは、ゼミの発表と日程が重なってしまった就活生のケースをもとに、相手に配慮した形のメール例文を紹介します。

《例文》

件名:面談日程の再調整について(〇〇大学〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

ご提案いただきました〇月〇日(〇)15:00~の日程について、大学のゼミ発表と重なってしまい参加が難しい状況です。

誠に恐れ入りますが、以下のいずれかの日程で再調整いただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日(〇)午前中
・〇月〇日(〇)14:00以降
・〇月〇日(〇)終日可能

ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
都合が悪い理由は簡潔に述べ、代わりの候補を複数出すことで誠意が伝わります。相手の負担を減らす書き方を意識すると印象も良くなります。

④ 日程決定後に確認の返信をする場合の例文

面談日程が確定した際は、リクルーターに対して確認の返信を必ず送りましょう。

ここでは、アルバイトのシフト調整をしながら就活を進める大学生を想定した、丁寧で安心感を与えるメール例文を紹介します。

《例文》

件名:面談日程のご確認(〇〇大学〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

面談日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
以下の日程で承知いたしましたので、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

・〇月〇日(〇)14:00~ Zoomにて

当日は事前に時間を確保し、準備のうえ参加させていただきます。
何か事前にご準備が必要なことがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
返信では「承知しました」の一言と共に、日程やツールを改めて記載しましょう。リマインドの役割も果たし、準備姿勢を示す文も添えるのがポイントです。

⑤ 直前に予定変更をお願いする場合の例文

面談直前の予定変更は、相手の予定に影響を与えるため、誠意を持って丁寧に連絡することが重要です。

ここでは、大学の急なレポート提出対応で面談日を変更せざるを得なくなった就活生の例文を紹介します。

《例文》

件名:面談日程変更のお願い(〇〇大学〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

明日予定しておりました面談について、誠に恐縮ではございますが、急遽大学のレポート提出が重なってしまい、予定通りの参加が難しい状況となりました。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
可能であれば、以下の候補で日程を再調整いただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日(〇)午前中
・〇月〇日(〇)15:00以降
・〇月〇日(〇)終日可能

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
直前の変更は必ず謝罪から入り、理由は簡潔に伝えましょう。候補日を複数提示し、相手への配慮を忘れずに伝えることが信頼につながります。

【例文】リクルーター面談後のお礼メール

リクルーターとの面談後、どのような内容でお礼メールを送るべきか悩んでいませんか?ここでは、面談形式や伝えたい内容ごとに最適な文例を紹介します。

  1. オンラインで面談を受けた場合の例文
  2. 複数のリクルーターと面談した場合の例文
  3. 面談の学びを盛り込んだ例文
  4. 企業理解が深まったことを伝える例文
  5. 志望度が上がったことを伝える例文

また、ビジネスメールがそもそも書けずに困っている人は、就活マガジン編集部が作成したメール自動作成シートを試してみてください!

ビジネスマナーを押さえたメールが【名前・大学名】などの簡単な基本情報を入れるだけで出来上がります。

「面接の日程調整・辞退・リスケ」など、就活で起きうるシーン全てに対応しており、企業からのメールへの返信も作成できるので、早く楽に質の高いメールの作成ができますよ。

① オンラインで面談を受けた場合の例文

リクルーターとのオンライン面談後には、対面とは異なる配慮が求められます。画面越しでも誠意が伝わるよう、丁寧で感謝の気持ちが伝わるメールを送りましょう。

《例文》

件名:本日のオンライン面談のお礼(〇〇大学 〇〇 〇〇)

○○株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

本日はオンライン面談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

初めてのオンライン面談で少し緊張しておりましたが、○○様の温かいお人柄のおかげで、リラックスしてお話しすることができました。

特に、○○職の具体的な業務内容や、実際に働く中でのやりがいについて伺えたことで、業務に対する理解が深まりました。

以前参加したインターンシップの経験と重なる部分も多く、自分の適性にも自信を持てました。
今回のお話を踏まえ、貴社で働きたいという思いがより一層強くなりました。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
オンライン特有の緊張感や配慮について触れることで、相手への感謝がより丁寧に伝わります。面談中に印象に残った話題に触れるのがポイントです。

② 複数のリクルーターと面談した場合の例文

複数のリクルーターと面談を行った際は、それぞれの方への感謝を伝えると同時に、全体を通して感じた印象や気づきを簡潔にまとめると丁寧な印象を与えられます。

《例文》

件名:本日の面談のお礼(〇〇大学 〇〇 〇〇)

〇〇株式会社
リクルーターご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

本日はお忙しい中、複数のリクルーターの方々と面談させていただく貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。

それぞれの方から異なる視点でお話を伺えたことで、貴社の社風や仕事のやりがいについて、より具体的なイメージを持つことができました。

特に、○○様のお話からはチームの雰囲気の良さが伝わり、○○様の体験談からは挑戦できる環境であることが印象に残りました。

今後のキャリアを考える上で、大変参考になる時間となりました。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
複数名と面談した場合は、全体への感謝と個々の話の要点をバランスよく盛り込むことが大切です。印象的だった話を1〜2点具体的に挙げると効果的です。

③ 面談の学びを盛り込んだ例文

面談の内容から学びを得た場合は、その気づきをメールに盛り込むことで成長意欲や理解の深さをアピールできます。自身の経験と結びつけて具体的に伝えるのがポイントです。

《例文》

件名:本日の面談のお礼(〇〇大学 〇〇 〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

本日はお忙しい中、面談のお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様からお聞きした、日々の業務で大切にされている「主体的に動く姿勢」のお話が特に印象に残りました。

私自身、大学のゼミ活動でプロジェクトを進める中、全体を見渡して行動する力の大切さを実感しており、貴社での働き方と共通点を感じました。

今回の面談を通じて、貴社で自分の強みをさらに活かしたいという気持ちが強まりました。
今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
面談から得た学びを具体的な言葉で振り返ることで、相手に誠実な印象を与えられます。自分の経験とリンクさせることが共感を生むコツです。

④ 企業理解が深まったことを伝える例文

面談を通じて企業理解が深まったと感じた場合は、その具体的な気づきや感想を率直に伝えることで、志望度の高さや真剣さが伝わります。

《例文》

件名:本日の面談のお礼(〇〇大学 〇〇 〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

本日はお忙しい中、面談のお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様のお話から、貴社が社員一人ひとりの成長を大切にされていることや、風通しの良い職場環境であることがよく伝わってきました。

企業ホームページだけでは知り得なかった、実際の働く雰囲気や価値観について知ることができ、貴社への理解がより一層深まりました。

私自身、大学でのグループ活動で意見を出し合いながら課題を解決することにやりがいを感じており、貴社のチーム文化に大きな魅力を感じております。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
企業理解が深まったことを伝える際は、印象に残った話題を挙げて具体的に言及することが効果的です。自分の価値観と重なる点を伝えると共感されやすくなります。

⑤ 志望度が上がったことを伝える例文

面談を通して企業への関心が高まった場合は、その感情の変化を具体的に伝えることで、熱意や前向きな姿勢をアピールできます。

《例文》

件名:面談のお礼と志望度について(〇〇大学 〇〇 〇〇)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

○○様のお話を通して、貴社が若手のうちから挑戦できる環境を整えていることや、チームで支え合う社風に強く惹かれました。

私は大学のサークルでリーダーを務めた際、仲間と支え合いながら一つの目標に向かう経験にやりがいを感じました。

貴社であれば、同じような価値観のもとで成長していけると感じ、志望度が大きく高まりました。
今回の面談を通して、ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
志望度が高まった理由は、企業の特徴と自身の経験や価値観を結びつけて説明するのが効果的です。「なぜ惹かれたのか」を明確に言葉にしましょう。

【例文】リクルーターへの内定報告メール

リクルーターに内定の報告をする際、どのような言葉を選べばよいか悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、状況に応じた適切な文面の例文を紹介します。

  1. 基本の内定報告メールの例文
  2. 第一志望の内定を報告する場合の例文
  3. リクルーターへの感謝を強調する報告の例文
  4. 他社に内定し辞退の意向を伝える場合の例文

① 基本の内定報告メールの例文

就活を通じて得た内定を、まず最初にお世話になったリクルーターへ報告することは非常に大切です。ここでは、基本的な構成と丁寧な印象を与える文面の例文を紹介します。

《例文》

件名:内定のご報告(〇〇大学 氏名)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

このたび、貴社より内定のご連絡をいただきましたので、ご報告申し上げます。
面談や選考を通して多くのご助言をいただき、心より感謝しております。

貴社で働けることを非常に嬉しく思っており、これまでの経験を活かしつつ、さらに成長できるよう努力してまいります。

今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。
まずは内定のご報告とお礼まで申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
丁寧な言葉づかいと簡潔な構成を意識することで、誠意が伝わりやすくなります。挨拶→内定の報告→感謝→今後の意気込み、という流れを意識して構成しましょう。

② 第一志望の内定を報告する場合の例文

第一志望の企業から内定をいただいた際は、リクルーターにもその喜びと感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切です。ここではその気持ちが伝わる例文を紹介します。

《例文》

件名:内定のご報告(〇〇大学 氏名)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

このたび、貴社より内定をいただきましたので、ご報告申し上げます。
説明会でお話を伺った際に、貴社の理念に強く共感し、第一志望として選考を受けてまいりました。

その思いが実を結び、大変嬉しく思っております。
リクルーターとして多くの情報やアドバイスをいただけたこと、心より感謝しております。

入社後は少しでも早く貢献できるよう努力してまいります。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
第一志望であることを素直に伝え、なぜそう思ったのかを具体的に添えると、より気持ちが伝わりやすくなります。企業理解や志望理由を簡潔に表現するのがポイントです。

③ リクルーターへの感謝を強調する報告の例文

リクルーターとのやり取りで得られたサポートやアドバイスが、就職活動を成功に導いてくれることも少なくありません。ここでは、その感謝を丁寧に伝える内定報告メールの例文を紹介します。

《例文》

件名:内定のご報告と御礼(〇〇大学 氏名)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

このたび、貴社より内定をいただきましたので、まずはご報告と御礼を申し上げます。

これまでの面談や相談の場面で、親身になってお話を聞いてくださり、的確なアドバイスをいただけたおかげで、自信を持って選考に臨むことができました。

特にエントリーシートの添削や模擬面接では、自分の考えを深めるきっかけとなり、大変感謝しております。

入社後は、期待に応えられるよう精一杯努力してまいります。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
リクルーターへの感謝を伝える際は、印象に残っている具体的なサポート内容を盛り込むと誠意が伝わります。特定のエピソードを挙げて言葉にすると、より伝わりやすくなります。

④ 他社に内定し辞退の意向を伝える場合の例文

他社から内定をいただき、選考を辞退する場合でも、リクルーターへの丁寧な対応は大切です。ここでは、感謝を伝えつつ辞退の意思を明確に伝える例文をご紹介します。

《例文》

件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)

〇〇株式会社
リクルーター ○○様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

このたび、他社から内定をいただき、今後の進路を慎重に検討した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました。

つきましては、貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。

これまで貴重なお時間を割いていただき、また多くの学びの機会を与えてくださったことに心より感謝しております。

貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
まずはメールにてご連絡申し上げますが、改めて御礼申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名:〇〇 〇〇(フリガナ)
電話:090-1234-5678
メール:sample@example.com
―――――――――――――――

《解説》
辞退の連絡でも誠実さを忘れず、感謝の気持ちと辞退理由を簡潔に伝えることが大切です。ネガティブな印象を与えない言い回しを意識しましょう。

リクルーターへのメールマナーを理解しておこう!

リクルーター制度は、選考過程で応募者と企業をつなぐ重要な仕組みです。特に、リクルーターに送るメールは、志望度やビジネスマナーを示す機会であり、印象形成に大きな影響を与えます。

だからこそ、メールの基本マナーや注意点を理解し、相手に配慮したやり取りを心がける必要があります。

適切なメール対応を実践することで、他の候補者との差をつけ、リクルーターとの信頼関係を築くことが、最終的に内定獲得へとつながるのです。

  • フェイスブック
  • X

まずは志望動機を作ってみる

    • 卒業年数
    • 学校
    • 名前
    • 連絡先

    No.1

    卒業年月日を選択してください

    2027年3月2026年3月2028年3月2029年3月卒業済み

    例)
    現在、大学3年の場合は「2027年度3月」
    現在、大学4年の場合は「2026年度3月」
    現在、大学2年の場合は「2028年度3月」
    現在、大学1年の場合は「2029年度3月」

    No.2

    学校区分を選択してください

    大学大学院(博士)大学院(修士)短期大学専門学校

    No.2

    学校情報を入力してください

    学校名
    学部名
    学科名
    学校名
    学部名
    学科名

    No.3

    お名前を入力してください

    お名前
    フリガナ

    No.4

    連絡先を入力してください

    電話番号
    メールアドレス

    本利用規約には、株式会社C-mindが「https://shukatsu-magazine.com」上で提供するサービスにおける、本サービスを利用するお客様との間の基本的な事項が規定されております。本サービスの利用者におかれましては、必ず全文お読み下さいますようお願いいたします。

    個人情報保護方針」と 「サービス利用規約」を確認する

    編集部

    この記事を書いた人

    編集部

    「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。