履歴書返却のルールと依頼マナー｜就活で損しないために

就活や転職活動で履歴書を提出した後、「不採用だったけど履歴書は返してもらえないの？」と疑問に思った経験はありませんか。

個人情報が書かれた大切な書類だけに、きちんと取り扱われているのか気になりますよね。

本記事では、履歴書が返却されない理由や企業側の対応、返却してほしいときの正しい対処法まで、わかりやすく解説します。

例文も交えて紹介するので、マナーを守った返却依頼ができるようになりますよ。

履歴書は返却されるのか？

まず結論として、企業には履歴書を返却する法的な義務はありません。

ただし、事前に返却希望を伝えていたり、選考を辞退した直後に依頼したりといった場合には、企業が柔軟に応じてくれることも。

つまり、履歴書の返却は一律ではなく、状況や対応の仕方によって変わるものなのです。

「返してもらえるのが当然」と考えるのではなく、どうしても必要な場合は自分から丁寧にお願いする姿勢が大切。

返却されるかどうかはケースバイケースであり、自分の行動によって結果が変わる可能性もあると知っておきましょう。

不採用時の履歴書の保管方法とは？

企業は、応募者から受け取った履歴書を一定期間保管した後、適切な方法で破棄することが一般的。

これは個人情報保護法に基づいた対応であり、書類が勝手に外部へ漏れることはありません。保管期間は企業によって異なりますが、おおむね数週間から数か月程度とされています。

「返却されない＝無視されている」と思うかもしれませんが、ほとんどの企業は法令に従ってきちんと管理しているので安心してください。

もし心配な場合は、選考結果とあわせて履歴書の扱いについて問い合わせてもよいでしょう。

履歴書が返却されない理由

就職活動で履歴書を提出しても、企業から返却されないまま選考が終わることはよくあります。「なぜ戻ってこないのか」と不安に思う方も多いでしょう。

ここでは、企業が履歴書を返送しない主な理由をわかりやすく説明します。

1. 返却にコストや手間がかかるため
2. 個人情報保護の観点から返却しないため
3. 履歴書が電子化され返却が不要なため
4. 返却によるトラブルを避けるため

①返却にコストや手間がかかるため

企業が履歴書を返却しない理由の1つに、対応の負担があるでしょう。返送には封筒や切手の準備が必要で、さらに宛名の確認や封入作業、郵便局への持ち込みといった手間もかかります。

特に応募者の人数が多い企業では、こうした作業を一人ずつ行うのは現実的ではありません。

加えて、担当者の人的リソースやコスト削減の観点から見ても、返却を省略した方が効率的と判断されるケースが増えています。

そのため、返却してもらえるかどうかを事前に確認しておくことが、応募者にとっても無駄な不安を避ける有効な方法といえるでしょう。

②個人情報保護の観点から返却しないため

履歴書には、氏名・住所・連絡先・学歴などの個人情報が多数記載されています。こうした情報が、郵送の途中で紛失したり、誤って他人に届いたりすると、大きなトラブルにつながりかねません。

そのため、企業は個人情報を含む書類を外部に持ち出さず、社内で厳重に管理し、一定期間保管のうえ適切に破棄する方針を取る場合が多くあります。

特に、情報管理の厳格化が進む近年では、こうしたリスクを最小限にするために「返送を控える」という企業姿勢が強まっているといえるでしょう。

③履歴書が電子化され返却が不要なため

最近では、履歴書をPDFやWordファイルなどのデジタル形式で提出する企業が増えています。

オンライン応募が主流となりつつある中、紙の履歴書を提出する機会そのものが減ってきており、返却という概念が不要になるケースも。

データでのやりとりであれば、企業側も保管・管理が容易になり、応募者にとっても控えを簡単に保存しておくことが可能です。

もし紙で提出する場合でも、提出前に自分でコピーやスキャンを取っておくと、後から内容を確認できて安心でしょう。

④返却によるトラブルを避けるため

返送作業には、宛先間違いや郵便事故といったさまざまなリスクが伴います。特に、履歴書は個人情報を含む重要書類であるため、少しのトラブルが企業の信用問題に発展することも考えられるでしょう。

さらに、不採用通知とともに履歴書が返却されると、応募者が心理的に強いショックを受ける可能性も。

そうした感情的な衝突や誤解を避けるため、あえて返却をしないという判断をする企業も少なくありません。企業側の配慮として受け止める姿勢も大切です。

履歴書が返却されない場合の対処法

履歴書が返却されず困る事態を避けるためには、事前の備えが重要です。提出前の確認や保存の工夫、企業への丁寧な相談などを意識すれば、不安を軽減できます。

以下に、就活生が知っておくべき具体的な対処法をまとめました。

1. 履歴書を提出する前に返却の有無を確認しておく
2. 募集要項や応募ページの記載をよく読んでおく
3. 履歴書を提出する際にデータで保存しておく
4. 返却が必要な場合は選考前に企業へ相談しておく

①履歴書を提出する前に返却の有無を確認しておく

履歴書を提出する前に、返却の有無を確認しておくと安心です。企業によっては「応募書類は返却いたしません」と明記していることもあり、提出後に気づいても対応できないケースも。

特に郵送で提出する場合は、送付状などに一言添える形で問い合わせても失礼にはあたりません。あらかじめ返却されないとわかっていれば、コピーやスキャンなど事前の準備にもつながります。

不安を残さず選考に臨むためにも、ひと手間を惜しまないことがポイントです。

②募集要項や応募ページの記載をよく読んでおく

履歴書の返却に関する情報は、募集要項や企業の採用ページに記載されている場合があります。

「返却をご希望の方は明記してください」「返却は対応しておりません」といった文言は見落としやすく、後から確認して後悔することも。

応募前にそうした情報に目を通しておけば、企業の方針を把握でき、不要な問い合わせを避けられます。

また、他の重要な応募条件を見逃すことも防げるため、募集要項は必ず丁寧に確認しておく習慣をつけておきましょう。

③履歴書を提出する際にデータで保存しておく

紙の履歴書を提出する場合、返却されない可能性を見越して、提出前に内容を保存しておくことが重要です。PDF化やスマートフォンでの撮影など、方法は簡単ですぐに実践できます。

内容を保存しておけば、志望動機や自己PRを後で見返したり、他社応募用に転用したりする際にも役立つでしょう。

特に手書きで仕上げた履歴書は、後から同じ内容を再現するのが手間になるため、事前の記録が効率的な就活につながります。大切な記録として自分で管理しておく姿勢が大切です。

④返却が必要な場合は選考前に企業へ相談しておく

どうしても履歴書を返却してほしい場合には、選考が始まる前のタイミングで企業に丁寧に相談しておくことが大切です。

採用フローが進んでからでは、すでに履歴書が処分されてしまっていることも。

返却希望の意図を伝える際は、「お手数ですが返却用封筒を同封しております」などの配慮ある文言を添えると好印象です。

企業に無理なお願いと受け取られないよう、感謝と理解を示す姿勢を忘れないようにしましょう。柔らかな表現で丁寧に伝えることで、対応してもらえる可能性も高まります。

履歴書返却を依頼する際のマナー

履歴書の返却を希望する際には、丁寧で配慮のある対応が大切です。言葉の選び方やタイミング次第で、相手の受け取り方は大きく変わります。

ここでは、就活生が押さえておきたい履歴書返却依頼のマナーについて、ポイントごとに紹介しています。

1. 返却依頼のタイミングに注意する
2. メールや文面で丁寧な言葉遣いを心がける
3. 相手企業の都合を配慮する
4. 返却を強要するような表現は避ける
5. しつこく連絡しすぎないように注意する

①返却依頼のタイミングに注意する

履歴書の返却をお願いする際は、選考の結果が出たあとに連絡するのが基本です。まだ合否が伝えられていない段階で依頼してしまうと、企業に不快感を与えてしまう恐れも。

ただし、2週間以上経っても連絡がない場合は、選考結果の確認も兼ねて丁寧に連絡を入れるとよいでしょう。

②メールや文面で丁寧な言葉遣いを心がける

履歴書の返却を依頼する際のメール文面では、丁寧な敬語を意識し、相手に配慮した表現を選びましょう。

たとえば、「恐れ入りますが」や「お手数をおかけいたしますが」といった言葉を用いると、お願いの気持ちがやわらかく伝わります。

さらに、依頼の理由も簡潔に説明すると、相手に納得してもらいやすくなるでしょう。

③相手企業の都合を配慮する

履歴書の返却を求める際には、自分の都合ばかりを押しつけるのではなく、企業側の状況にも気を配ることが大切です。

企業の業務が忙しい時期や人事担当者が不在の場合もあるため、「お手すきの際にご対応いただけますと幸いです」など、柔らかく余裕を持った表現を使いましょう。

相手の負担を減らす配慮ある言葉遣いは、結果としてこちらへの対応にも良い影響をもたらします。

④返却を強要するような表現は避ける

履歴書の返却は法律で義務付けられているものではないため、強い口調で要求するのは避けましょう。

たとえば「必ず返却してください」や「至急返送をお願いします」といった言い方は、相手にプレッシャーを与えてしまいます。

「可能であればご対応いただけますでしょうか」や「ご検討いただけますと幸いです」といった、依頼ベースの穏やかな表現を選んでください。

⑤しつこく連絡しすぎないように注意する

履歴書の返却依頼を送ったあと、すぐに返事がないからといって、何度も連絡するのは逆効果になりかねません。1度連絡を入れたら、少なくとも1週間は待つのがマナーです。

どうしても再確認が必要な場合でも、再度の連絡であることを明記し、相手を急かさないよう注意しましょう。

落ち着いた対応ができることも、社会人としての基本的な姿勢のひとつです。

履歴書返却を求めるメールの例文

履歴書の返却をお願いしたい場面でも、「どんな文面が適切なのか分からない」と悩む就活生は多いものです。状況ごとにマナーを押さえた例文を知っておくことで、丁寧かつスムーズに依頼できます。

ここでは、具体的なシーン別に履歴書返却を依頼するためのメール例文を紹介しましょう。

1. 不採用時に履歴書返却を求めるメール例文
2. 選考辞退時に履歴書返却を求めるメール例文
3. 合否通知後に履歴書返却を求めるメール例文
4. 返信がない場合に履歴書返却を求めるメール例文
5. 採用条件不一致時に履歴書返却を求めるメール例文

①不採用時に履歴書返却を求めるメール例文

就職活動で不採用通知を受け取ったあと、提出した履歴書を返却してほしいと考える就活生も少なくありません。以下は、不採用の連絡を受けた後に丁寧な表現で返却依頼を行うメール例文です。

《例文》

件名：履歴書返却のお願い（○○大学・山田太郎） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学△△学部4年の山田太郎と申します。 先日は、貴社の採用選考にご対応いただき、誠にありがとうございました。 このたびはご連絡いただきました不採用の結果、誠に残念ではございますが、今後の活動に活かしてまいりたいと存じます。 さて、大変恐縮ではございますが、提出いたしました履歴書一式のご返却をご検討いただけますでしょうか。 ご多忙のところお手数をおかけし恐縮ですが、もしご対応いただけるようでしたら、下記住所までご返送いただけますと幸いです。 〒000-0000 東京都○○区△△町1-2-3 山田太郎 何卒よろしくお願い申し上げます。 ========================= 山田太郎（やまだ たろう） ○○大学△△学部4年 電話：090-1234-5678 メール：taro.yamada@example.com =========================

《解説》

丁寧な敬語を使いながらも、簡潔に要件を伝えることがポイント。自分の住所を記載することで、企業側の負担も軽減できます。無理な要求にならないよう、依頼の姿勢を崩さないことが大切です。

②選考辞退時に履歴書返却を求めるメール例文

他社の内定を受けて選考を辞退する際にも、提出した履歴書を丁寧に返却してもらえるよう依頼することは可能です。

ここでは、失礼のない選考辞退とともに履歴書返却を依頼するメールの例文を紹介します。

《例文》

件名：選考辞退と履歴書返却のお願い（○○大学・佐藤花子） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学経済学部4年の佐藤花子と申します。 このたびは貴社の選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 誠に勝手ながら、他社から内定をいただき、進路を決定いたしましたため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 お忙しい中ご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。 また、提出いたしました履歴書のご返却をご検討いただけますと幸いです。ご多用のところ恐縮ですが、下記住所までお送りいただけますとありがたく存じます。 〒123-4567 東京都渋谷区○○町1-2-3 佐藤花子 ========================= 佐藤花子（さとう はなこ） ○○大学経済学部4年 電話：080-1234-5678 メール：hanako.sato@example.com =========================

《解説》

選考辞退の理由は簡潔に伝え、感謝の気持ちを忘れずに添えることで印象がやわらぎます。返却依頼は控えめに書きつつ、住所の明記も忘れずに行いましょう。

③合否通知後に履歴書返却を求めるメール例文

就職活動で合否の通知を受けた後に、提出した履歴書を返却してほしいと思うことは自然なことです。ここでは、合否通知後に丁寧に返却を依頼するメール文の例を紹介します。

《例文》

件名：履歴書返却のお願い（○○大学・高橋健） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学法学部4年の高橋健と申します。 このたびは貴社の選考にご対応いただき、誠にありがとうございました。 合否のご連絡をいただき、結果としては残念でしたが、貴社の選考を通じて多くの学びを得ることができましたこと、心より感謝申し上げます。 恐れ入りますが、提出いたしました履歴書のご返却について、ご対応いただけるようでしたら、下記宛先までご送付いただけますと幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 〒987-6543 東京都世田谷区〇〇1-2-3 高橋健 ========================= 高橋健（たかはし けん） ○○大学法学部4年 電話：070-1234-5678 メール：ken.takahashi@example.com =========================

《解説》

合否通知後のメールでは、結果に対する感謝を伝えた上で返却をお願いする流れが自然です。住所を正確に記載し、依頼は丁寧かつ控えめな表現にしましょう。

④返信がない場合に履歴書返却を求めるメール例文

選考結果の連絡が長期間来ない場合でも、提出した履歴書を返却してもらいたいときには、丁寧な表現で確認と依頼を行うことが大切です。

ここでは、そのような状況での履歴書返却依頼メールの例文を紹介します。

《例文》

件名：履歴書返却のお願い（○○大学・中村美咲） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学文学部4年の中村美咲と申します。 先日、貴社の採用選考に応募させていただきましたが、その後ご連絡がない状況のため、念のためご確認させていただきたくご連絡いたしました。 お忙しい中とは存じますが、もしすでに選考終了もしくは不採用となっている場合は、提出いたしました履歴書をご返却いただけますと幸いです。 ご多用のところ恐縮ではございますが、下記住所までご対応いただけますとありがたく存じます。 〒111-2222 東京都杉並区△△1-2-3 中村美咲 =========================== 中村美咲（なかむら みさき） ○○大学文学部4年 電話：080-9876-5432 メール：misaki.nakamura@example.com ===========================

《解説》

選考結果が来ない場合でも、失礼のないよう丁寧な文面で確認する姿勢が重要です。相手に配慮しながら、自身の希望をやわらかく伝える表現を心がけましょう。

⑤採用条件不一致時に履歴書返却を求めるメール例文

内定をいただいたものの、条件が希望と合わず辞退する場合でも、提出した履歴書を返却してもらう依頼は丁寧に行う必要があります。ここでは、そのような状況に適したメール例文を紹介しています。

《例文》

件名：内定辞退と履歴書返却のお願い（○○大学・伊藤翔） ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。○○大学経営学部4年の伊藤翔と申します。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、内定条件を検討させていただいた結果、自身の希望するキャリアとの方向性に差がありましたため、誠に勝手ながら辞退させていただきたく存じます。 貴重なご縁と機会をいただいたにもかかわらず、このような結論となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。 また、提出いたしました履歴書のご返却について、可能であれば下記住所までご対応いただけますと幸いです。 〒123-0000 東京都目黒区○○1-2-3 伊藤翔 ========================= 伊藤翔（いとう しょう） ○○大学経営学部4年 電話：080-0000-1234 メール：sho.ito@example.com =========================

《解説》

辞退理由は簡潔かつ丁寧に述べ、履歴書返却の依頼は控えめに伝えることがポイントです。誠意を持って感謝と謝意を表すことで、印象を損なわず対応をお願いできるでしょう。

履歴書返却に関する基本知識と対応方法

就職活動で提出した履歴書が返却されるかどうかは、多くの学生が気になるポイントです。実際には、返却の義務はなく、多くの企業が個人情報の管理やコスト面から返却を行っていません。

また、電子化の普及により返却という概念自体が不要になるケースも増えています。しかし、どうしても履歴書を手元に戻したい場合は、マナーを守って丁寧に依頼することが大切です。

タイミングや言葉遣いを意識し、相手に配慮する姿勢を持ちましょう。この記事では、履歴書返却の実情から依頼時のマナー、さらに状況別のメール例文まで幅広く紹介しました。

返却される可能性は企業によって異なりますが、正しい知識と行動を身につけておくことで、納得のいく対応ができるはずです。