【例文あり】総務の志望動機はどう書く？人事や経理を含む場合の書き方ポイントも解説

総務への就職を叶える上で、志望動機の内容は悩ましい点ですよね。

人事や経理の職種も視野に入れる場合、持っているスキルや長所をどうアピールすべきか迷ってしまうでしょう。

しかしいくつかのポイントを押さえれば、総務希望の志望動機を効果的に作成できます。

この記事では、まず総務の役割や必要なスキルを解説し、総務をメインに人事や経理も含めた志望動機の書き方を具体例を交えながら解説します。

最後まで目を通して、総務職の内定を勝ち取りましょう。

企業で総務が果たす役割とは？

総務職が企業で果たす役割は、会社の事務的な業務全般の管理やサポートです。

企業によって細かな業務内容は異なりますが、以下に示す通り社内運営に必要なあらゆる業務を担当します。

• オフィス環境の整備と維持管理
• 備品や消耗品の調達と管理
• 来客対応や郵便物の取り次ぎ
• 社内行事や会議の企画・運営
• 社員の福利厚生や労務管理
• 契約書や規程の管理
• 安全衛生管理や防災対策

総務は、「総て(すべて)を務める」の言葉通り細かな事務処理から法令順守、社内イベントの企画まで幅広い役割を担いますよ。

会社を適切に機能させる土台となる、重要なポジションと言えるでしょう。

総務に必要なスキル

幅広い業務範囲を担当するだけに、総務には多様なスキルが必要です。

ここでは特に重要なスキルを、以下に4項目挙げました。

1. 幅広く事務作業を処理する能力
2. マルチタスクをこなす能力
3. 相手の立場に立ってコミュニケーション能力
4. その場に応じて柔軟に対応する能力

①幅広く事務作業を処理する能力

総務が担当する業務範囲は広く、様々な事務作業を効率的に処理する能力が求められます。

会議の手配や資料準備から来訪者の対応まで、日常的な事務作業を正確かつ迅速に進めなければなりません。

また、書類作成の機会も多いため、基本的なPCスキルも必須で、WordやExcel、PowerPointはぜひ身につけておきたいスキルです。

②マルチタスクをこなす能力

総務には、複数の業務を同時に遂行できるマルチタスク能力が必須です。

実際に、電話や来客への対応、書類作成に備品手配と様々な業務が重なるケースも少なくありません。

そのため、多くの仕事に対して適切に優先順位をつけ、作業を効率よく切り替えながら確実に処理する能力が求められます。

もちろん、多くの作業一つひとつにも集中力を持って取り組む姿勢やミスを防ぐ注意力も大切ですよ。

③相手の立場に立ったコミュニケーション能力

相手の立場に立ったコミュニケーション能力は、総務に求められるスキルの中でも特に重要です。

たとえば、部署間の調整や社外とのやりとりでは相手の視点に立ち、適切な言葉遣いや表現に注意を払う必要があります。

逆に、自分の都合だけを押し付けると、部署間の連携が崩れるばかりか相手に不信感を持たれてしまうでしょう。

④その場に応じて柔軟に対応する能力

総務には、状況に合わせた柔軟な対応力も必要です。

総務の現場では、突発的な依頼や予想外の事態の発生も珍しくありません。激しい状況の変化にも冷静さを失わず、臨機応変に対応する柔軟性が求められます。

状況に合わせて柔軟な対応を続ける内に、周囲からの信頼も得られるでしょう。

総務の志望動機を作るコツ

質の良い総務の志望動機を作るには、押さえるべきコツがいくつかあります。

以下の4点は特に大切なコツなので、ぜひ意識してください。

1. 総務を志望する理由
2. 応募企業を志望する理由
3. 総務で生かせる経験・強み
4. 入社後に励みたいこと

①総務を志望する理由

総務を志望する理由は、面接官が特に知りたい情報です。

数ある部署の中からなぜ総務を志望したのか不透明だと「入社さえできれば部署にこだわらないのか」と思われるかもしれません。

そのため、総務のどんな点に魅力を感じるのかを踏まえ、総務でなければならない理由を述べましょう。総務に対してどんな想いを持っているかを付け加えるのも大切です。

②応募企業を志望する理由

多くの企業がある中で、応募企業を志望する理由はぜひ志望動機に盛り込んでください。

総務は多くの企業に設置されている部署で求人数も多いため、どの企業でも使い回せる志望理由になりがちです。

「他の企業の総務でもいいじゃないか」と思われないためにも、応募先の企業に対する想いを伝えなければなりません。

まずは求人票をよく読み込んで応募企業の特色や強みをチェックしましょう。その上でなぜその企業を志望したのかを考えると、応募を決めた理由が見えてきますよ。

③総務で生かせる経験・強み

総務でどんな経験や強みを発揮できるのかも、面接官にとっては重要な要素です。

一口に総務と言っても、企業によっては人事や経理も業務範囲に含まれます。

漠然と業務を想像するのではなく、応募先の総務はどんな業務を担当するのかを企業研究を通じてチェックしましょう。

業務の詳細がわかれば、どんな経験や強みが生かせるのかがイメージできます。

④入社後に励みたいこと

総務の志望動機では、入社が叶った場合を見据えてどんなことをどう頑張りたいのかも伝えましょう。

熱意ややる気のアピールだけでは業務能力の評価に繋がらないため、入社後の活躍を面接官に具体的にイメージしてもらう必要があります。

持っているスキルや資格、経験をいかに発揮し、どう活躍したいのかを述べてください。

総務事務ならではのやりがい

総務は、他の部署では得にくい多くのやりがいがある部署と言えます。

やりがいに目を向ければ、入社への意欲が湧くだけでなく、内容の濃い志望動機作成にも効果があるでしょう。

今回は注目すべき総務ならではのやりがいとして、以下の3点をピックアップしました。

1. 業務内容が幅広く様々な経験ができる
2. 会社全体に関わりサポートできる
3. 社内外問わず様々な人と関われる

①業務内容が幅広く様々な経験ができる

特定の業務にとらわれず、幅広い経験ができるのは総務ならではのやりがいです。

人事や経理、労務に庶務まで様々な業務に携われるので、多様な知識やスキルを習得できます。

仕事を通じて得た様々な経験はキャリアアップやキャリアチェンジにも有利なので、将来性も高い部署と言えるでしょう。

②会社全体に関わりサポートできる

会社全体に対して、多方面からサポートができる点も見逃せません。

総務は会社の運営全体に関わる部署で、社内全てが活躍の場です。

事務的な仕事はもちろん、場合によっては社内イベントの企画・運営に携わる機会もあり、自身のアイデアを生かしながら社員全体のモチベーションアップに貢献できます。

多方面で活躍ができるのは、特定の業務に縛られない総務ならではのやりがいですよ。

③社内外問わず様々な人と関われる

総務事務のやりがいとして、様々な人々と関わる機会が豊富な点も挙げられます。

経営層から新入社員まで、幅広い立場の人々とコミュニケーションが取れるのでコミュニケーション能力の発揮にぴったりです。

さらに、社外の人々との交流も盛んなため、人脈の形成やビジネスマナーの習得もできます。

そのため、多くの人と関わりながら仕事をしたい人にとって、総務職はやりがいと魅力に溢れた職種と言えるでしょう。

【業務内容別】総務の志望動機例文

ここでは、総務の志望動機としての2パターンの例文を解説します。

• 人事も含む総務の場合の志望動機例文
• 経理も含む総務の場合の志望動機例文

総務が複数の仕事を兼務する企業の場合、どちらの業務にも通用するスキルのアピールが大切です。

以下の例文を参考にしつつ、状況に応じた志望動機を作成してください。

①人事も含む総務の場合の志望動機例文

人事を含む総務の場合、コミュニケーション能力の高さや人との関わりのへの興味・関心をアピールしましょう。

人事戦略の知識や後輩の指導経験を述べるのも効果的です。

貴社の総務部門を志望した理由は、組織の基盤を支える総務業務と人材育成に携わる人事業務の両方に携わりたいと考えたからです。 大学時代はアルバイトリーダーとして、アルバイトスタッフのシフト調整や採用活動の補助、現場のまとめ役を経験しました。 身につけた幅広い業務経験を生かし、社員の方々がより働きやすい環境づくりに貢献したいと考えます。

②経理も含む総務の場合の志望動機例文

総務として経理も担当する場合は、数字への苦手意識がない点をアピールしましょう。

資金の流れを日常的に扱うため、数字の扱いが得意なのは高ポイントです。

簿記の資格や会計の経験も、面接担当者に好印象を残せるでしょう。

貴社では総務業務に経理業務も含まれていると伺い、これまでの経験を生かせるのではないかと考えました。 私は学生時代に生徒会活動で会計を担当し、予算管理や決算報告を通して組織運営における経理業務の重要性を認識いたしました。 また在学中には会計への興味から簿記の資格を取得し、財務諸表を読み解く力も身につけております。 総務として会社全体を支えつつキャッシュフロー管理にも貢献し、多方面で活躍できるよう頑張ります。

【理由別】総務の志望動機例文

つづいては、総務の志望動機の例文を理由別にチェックしましょう。

総務は担当する業務範囲が広いだけに、応募の理由も十人十色です。

以下の5パターンを参考に、自分のケースに合った志望動機を書き上げてください。

1. 会社全体の運営に関わりたい場合
2. 幅広い仕事を担当したい場合
3. 周囲をサポートできる仕事に魅力を感じる場合
4. 自分の経験や強みを生かしたい場合
5. スキルを生かしたい場合

①会社全体の運営に関わりたい場合

企業全体の運営に関わりたい場合、横断的な業務に対する想いや経験を述べましょう。

会社全体の運営に興味を持ったエピソードを盛り込むのも効果的です。

この度私は、貴社の運営に幅広く貢献したいと考え志望いたしました。 会社に多方面から貢献するには、部署や業務内容の枠組みに縛られないオールラウンダーでなければならないと考えます。 これまでの部活動やサークル活動では、あえて既存の係には所属せず自分にできることを都度探して実践し、滞りない運営に貢献しました。 様々な業務を担当している貴社の総務であれば、業務を通じて会社の全体像を把握し、組織の課題解決に様々な角度から貢献できると考えます。 持ち前のハングリー精神で今会社に必要な業務を貪欲に探し、課題解決に貢献したいです。

②幅広い仕事を担当したい場合

幅広い仕事を担当したい場合は、様々な業務を通じて成長する意欲がある点を強調しましょう。

器用貧乏と思われないために「マルチタスクが得意」「成長を会社の発展に繋げたい」と述べるのもポイントです。

多様な業務を担当できる貴社の総務に惹かれ、応募いたしました。 私は新しい知識やスキルの習得に強い意欲があり、幅広い業務経験を自身の成長に繋げたいと考えております。 貴社の総務は企業全体に関わる様々な業務に携われると伺い、まさに私の希望に合致すると感じました。 またマルチタスクが得意な点や、成長に重きを置く貴社の社風と新たなスキル習得に熱心な私の性格は、親和性が高いと考えます。 ゆくゆくは自身の成長を貴社の発展に繋げ、一戦力として貢献する所存です。

③周囲をサポートできる仕事に魅力を感じる場合

周囲のサポートに魅力を感じた場合は、献身的な性格のアピールが効果的です。

実際にサポート役として活躍した経験を述べると、面接官もイメージが掴みやすいでしょう。

総務職を志望した理由は、周囲をサポートできる仕事に魅力を感じたからです。 大学時代に所属していたサークル活動で、イベントの準備に奔走する仲間たちを見て自分にできることはないかと考え、率先して周囲のサポートに回った経験があります。 無事イベントが成功した後、仲間がくれた感謝の言葉でサポート役の素晴らしさに気がつきました。 入社後は社員の方々のサポートを通じて社内の風通しを良くし、事業拡大に貢献したいです。

④自分の経験や強みを生かしたい場合

自分の経験や強みを生かしたい場合、どんな経験でどう評価をさたのかを簡潔に述べましょう。

さらに、自分の強みが企業が求めるものと合致していると強調するのも大切です。

この度私が総務を志望したのは、御社の総務であれば自身の経験や強みが生かせると考えたからです。 大学時代に学生団体の運営に携わり、イベント企画や予算管理からメンバーのスケジュール調整まで多岐にわたる作業を経験しました。 人数が十分でなかったこともあり、内容に縛られずに全体的な作業をした私の姿勢は高く評価されました。 この経験を通じて、組織全体を支える仕事の重要性に魅力を感じるようになりました。 また効率的な業務遂行のために常に改善点を模索する性格は、創意工夫を重視する貴社の方針に合致すると考えます。 これらの経験や強みを武器に常に新たな視点でアイデアを模索し、貴社の企業運営の力になる所存です。

⑤スキルを生かしたい場合

スキルを生かしたい場合、アピールするスキルがなぜ総務で必要なのかを関連付けて述べてください。

業務との関連が薄いと思われると、せっかくのスキルも宝の持ち腐れになりかねません。

私はこれまで培ってきたコミュニケーション能力を活かし、貴社の総務職として貢献したいと考えております。 中学・高校時代に所属していたサッカー部では部長を務め、部員一人ひとりと密にコミュニケーションをとりチームワークの向上に成功しました。 総務は多岐にわたる部署と関わりを持つため、優れたコミュニケーション能力が求められると理解しております。 入社後は持ち前のコミュニケーション能力を生かし、部署間のやりとりを円滑にする潤滑剤として企業運営をスムーズにできるよう頑張ります。

【NG例文】総務の志望動機で気を付けたいこと

総務の志望動機には、注意すべきNG例もあります。面接突破のためには、良い例だけでなく悪い例のチェックも大切です。

ここでは総務の志望動機のNG例として、以下の4項目を例文とともに解説します。

1. 具体的に書いていない
2. 限られた業務範囲のみを書く
3. 福利厚生や待遇を志望動機にしている
4. 企業にどう貢献するか書いていない

①具体的に書いていない

具体性のない内容は、志望動機として不十分です。以下の例文を見てください。

貴社を志望した理由は、総務の仕事に魅力を感じたからです。 総務では幅広い業務に携われるので、自分のスキルアップに繋がると思いました。 求人票に記載があった、貴社が求める人材にも合致している自負があります。 また貴社は働きやすい環境だと伺い、ぜひ貴社で働きたいと思いました。

この例文では全体的に抽象的で、総務のどんな点にに魅力を感じ、なぜスキルアップに繋がるのか、なぜ働きやすいと感じたのかが不透明です。

面接官がこの志望動機を読んでも、応募者の個性や熱意が伝わりません。ありきたりな言葉ではなく具体的なエピソードや自身の経験を交えながら、自分だけの想いを伝えましょう。

②限られた業務範囲のみを書く

限られた業務範囲のみに言及するのもNGです。以下の例文をチェックしましょう。

私が貴社の総務職を志望する理由は、電話対応と来客対応に興味があるからです。 前職では電話や来客の対応業務を経験しているため、即戦力になれると自負しております。 ビジネスマナーや言葉遣いには自信があり、入社後は電話対応と来客対応の業務を通じて、戦力になりたいと考えております。

この例文では総務の業務の中でも「電話対応」と「来客対応」にしか言及していないため、限られた業務範囲への関心しか示せていません。

電話対応や来客対応も大切な仕事ですが、総務には他にもやるべき仕事がたくさんあります。得意だからと特定の業務範囲のみを書くのではなく、他の業務にも意欲的に取り組む姿勢を示しましょう。

③福利厚生や待遇を志望動機にしている

福利厚生や待遇をベースにした志望動機も、悪い例の典型です。以下の例文を見てください。

貴社を志望した理由は、社員を大切にする社風と充実した福利厚生に魅力を感じたからです。 特に、貴社はワークライフバランスを重視していると伺っており、自分の時間も大切にしながら仕事に取り組める環境だと感じました。 私は、仕事もプライベートも充実させたいと考えております。 そのためには残業が少なく、有給休暇も取得しやすい環境が重要だと考えます。 福利厚生や待遇が充実している貴社であれば、安心して業務に取り組めると考えました。

この例文では福利厚生や待遇の良さが志望動機の中心になっており、総務の仕事に対する熱意が抜けています。

企業は自社の発展に貢献する意欲を持った人材を求めているので、自分目線で応募した人には厳しい目を向けるでしょう。

福利厚生や待遇は、あくまで働きやすい環境の1つに過ぎません。総務の仕事内容に興味を持ち、どんな能力をどう会社の発展に生かすのかを述べてください。

④企業にどう貢献するか書いていない

企業にどう貢献するかを書いていない志望動機も、内容としては不十分です。次のNG例を見てみましょう。

私が貴社の総務職を志望する理由は、自身の成長につながると感じたからです。 前職では日々の業務を効率的に進めるノウハウを学び、多くのスキルを身につけてきました。 また、職場環境の改善や社内イベントのサポートにやりがいを感じる中で、自分自身のポテンシャルにも気が付きました。 前職よりも規模の大きな貴社で総務として働き、自分自身を大きく成長させたいと考えております。

この例文では、自分自身の成長意欲を述べる一方で会社にどう貢献するのかが全く書かれていません。

身につけたノウハウやスキルも詳しく述べられていないため、どんな活躍が期待できるのかも不明です。

会社が求めているのは自社の運営に貢献してくれる人なので、自分自身の成長しか見えていない人の採用は難しいでしょう。

総務の志望動機を作るコツまとめ

今回は総務を志望する人に向け、総務に必要なスキルや志望動機の例文まで様々な内容を解説しました。

質の良い総務の志望動機を書くには、総務や応募企業を選んだ理由、生かせるスキルや入社後のイメージを内容に盛り込むことが大切です。

また面接官が求める情報を簡潔に述べると、良い印象を与えられます。

この記事では、様々なパターン別に例文を解説しているので、自分のケースと照らし合わせながらぜひ参考にしてください。