【例文7選】メールで面接を辞退する方法を解説｜書き方やマナー・注意点も紹介

「面接の辞退って、メールで伝えても大丈夫なのかな…」

就活が本格化すると、複数企業の選考が重なることも珍しくありません。そんな中、やむを得ず面接を辞退しなければならない場面も出てきますよね。

本記事では、面接辞退メールのマナーや注意点、実際に使える例文まで詳しく解説します。

 

面接辞退はメールで連絡しても大丈夫？

面接を辞退したいけれど、メールで伝えても失礼ではないのかと不安に感じる方も多いでしょう。実際には、連絡のタイミングや状況によって、メールか電話かの判断が変わります。

面接の前日までに辞退の連絡をする場合、メールでの対応でも問題ありません。

企業側もスケジュールにある程度の余裕があるため、メールでの辞退連絡は一般的に受け入れられています。

ただし、面接当日や前日の夜など直前での辞退連絡をする場合は、電話が望ましいです。

企業の準備が進んでいる段階でのメール連絡は、相手に気づいてもらえないおそれがあり、無断キャンセルと捉えられるリスクがあるためです。

辞退するタイミングに応じて、連絡方法に注意しましょう。

面接辞退メールの基本マナー

面接を辞退するときのメールには、社会人としての基本的なマナーが求められます。ここでは、相手に失礼のない連絡をするために押さえておくべき5つのポイントを整理しました。

1. 無断キャンセルは絶対に避ける
2. 辞退の意思が固まったら早めに連絡する
3. 企業の営業時間内に連絡する
4. 件名や署名など基本の構成を守る
5. 一度送った辞退メールの再送は避ける

① 無断キャンセルは絶対に避ける

就職活動において、面接の無断キャンセルは最も避けるべき行動です。企業は時間を割き、準備を整えたうえで面接を設定しています。

その期待を無視することは、信頼を大きく損なうだけでなく、大学やキャリアセンターにも悪い影響が及ぶかもしれません。

たとえ辞退の連絡がしづらくても、きちんと連絡を入れることが誠実な姿勢といえるでしょう。

② 辞退の意思が固まったら早めに連絡する

面接を辞退すると決めたら、なるべく早めに企業へ伝えることが重要です。連絡が遅くなるほど、企業のスケジュールに支障が出てしまいます。

早めの連絡であれば、企業側も別の候補者との調整がしやすくなりますし、自分自身の気持ちの整理にもつながるでしょう。

迷っている間に放置せず、決断した時点で速やかに伝えてください。

③ 企業の営業時間内に連絡する

面接辞退の連絡は、企業の営業時間内に行うのが基本です。

多くの場合、平日の9時から18時までが業務時間となっており、その時間帯に連絡をすればスムーズに対応してもらえるでしょう。

特に直前の辞退では、メールではなく電話が望ましいケースもあります。相手の状況を考慮して、連絡のタイミングにも注意を払いましょう。

④ 件名や署名など基本の構成を守る

辞退メールでは、内容の丁寧さだけでなく、形式も大切です。件名には「面接辞退のご連絡」など要件がわかる言葉を使い、自分の氏名を明記しましょう。

本文では、最初にお礼の気持ちを伝えたあと、辞退の理由を簡潔に説明してください。最後にお詫びと今後の発展を願う一文を加え、署名で締めくくると丁寧な印象になります。

基本の構成を守ることで、企業側に正確に要件を伝えられるでしょう。

⑤ 一度送った辞退メールの再送は避ける

一度送った辞退メールを、同じ内容で繰り返し送るのは避けましょう。相手に催促のような印象を与えてしまう可能性があるためです。

送信後に不安になった場合は、自分の送信履歴を確認し、必要であれば受信確認の方法を検討してください。どうしても気になる場合は、電話で一度確認を取るのが無難です。

不安なときこそ、落ち着いて丁寧に対応しましょう。

面接辞退メールの書き方のポイント

面接を辞退する際のメールは、内容だけでなく構成や表現にも気を配る必要があります。相手に伝わりやすく、失礼のない文面に整えることで、印象を損ねることなく辞退の意向を伝えられるでしょう。

ここでは、就活生が押さえておきたいメールの書き方の基本を紹介します。

1. 件名には「辞退の旨」と自分の氏名を明記する
2. 本文は簡潔かつ要点を押さえて記載する
3. 辞退理由は詳しく書かずとも礼儀正しく振る舞う
4. 誤字脱字や敬語ミスに注意する
5. 文末に感謝と署名を忘れずに入れる

① 件名には「辞退の旨」と自分の氏名を明記する

件名は、メールを開く前に担当者が最初に目にする重要な情報です。そのため、誰からの・どんな内容のメールかが一目で分かるように記載しましょう。

具体的には、「面接辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）」といった表現が無難です。

採用担当者は多くの学生からの連絡を毎日確認しています。件名が曖昧だったり、要点がつかみにくい書き方だったりすると、見落とされたり対応が後回しになったりするリスクがあります。

適切な件名は相手への配慮の第一歩でもありますので、形式を守って丁寧に記述するよう心がけてください。

② 本文は簡潔かつ要点を押さえて記載する

本文は、一読で理解できるように簡潔で要点を抑えた内容にしましょう。

まずはお世話になったことへのお礼から始め、選考を辞退したいという意思を明確に伝えます。

最後にはお詫びとお礼を忘れずに添えて、読後感の良い、端的ながらも丁寧な文章にまとめることがポイントです。

あれこれと理由を長く述べる必要はありませんが、簡潔な中にも敬意と感謝の気持ちを込めることが大切です。

③ 辞退理由は詳しく書かずとも礼儀正しく振る舞う

面接を辞退する理由は、正直にすべてを伝える必要はありません。「他社の選考状況を鑑みて」や「一身上の都合により」など、やんわりとした言い回しで問題ないでしょう。

企業側も理由を深く追及することは通常ありませんので、過度に悩まなくても大丈夫です。ただし、どんな表現を使う場合でも、相手への敬意を欠かさないようにしましょう。

無理に取り繕う必要はありませんが、配慮ある言葉選びを意識することで、印象を損なわずに辞退の意思を伝えることができます。

④ 誤字脱字や敬語ミスに注意する

メールは文字情報だけでやり取りするため、わずかな誤字脱字や敬語の間違いが、思わぬ悪印象につながってしまいます。

特に企業名や担当者名を間違えるのは非常に失礼ですので、念入りに確認しましょう。また、「ご苦労さま」など、目上の人に使うべきでない表現も避けるよう注意が必要です。

送信前には必ず文面を見直し、自信がなければ第三者にチェックをお願いするのもひとつの手でしょう。丁寧に確認を重ねることで、誠実さが伝わるメールになります。

⑤ 文末に感謝と署名を忘れずに入れる

メールの最後には、これまでの対応に対する感謝の気持ちと署名を忘れずに記載しましょう。

「このたびは誠にありがとうございました」など、ひと言添えるだけで文章全体の印象が和らぎます。

また、署名欄には大学名・学部名・氏名・電話番号・メールアドレスを明記してください。採用担当者が必要に応じてすぐ連絡できるようにするためです。

最後の締めくくりがきちんとしていれば、それだけで全体の信頼感が高まります。細部まで丁寧に仕上げることが、ビジネスマナーとしても重要です。

【理由別】面接辞退メールの例文集

就活中、面接を辞退したいと感じる理由は人それぞれです。この記事では、様々な状況に応じた辞退メールの例文を紹介します。自分のケースに近い文例を参考にして、失礼のない対応を心がけましょう。

1. 内定を他社から受けた場合の辞退メール例文
2. 企業とのミスマッチを感じた場合の辞退メール例文
3. 体調不良やケガによる辞退メール例文
4. 家庭の事情で辞退する場合のメール例文
5. 長期インターンや学業を優先したい場合の辞退メール例文
6. 大学の授業と重なった場合の辞退メール例文
7. 辞退理由をぼかしたい場合の辞退メール例文

① 内定を他社から受けた場合の辞退メール例文

まずは、他社からの内定を理由に、面接を辞退したいときのメール例文を紹介します。誠実さを忘れず、相手への感謝を伝えることが大切です。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 このたび、他社から内定をいただき、就職先を決定する運びとなりました。つきましては、貴社の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となり大変申し訳ございません。 最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
他社の内定を理由にする場合は、企業に選考の機会をもらったことへの感謝と、丁寧な辞退の意思を伝えるのがポイントです。文章は簡潔かつ礼儀正しくまとめましょう。

② 企業とのミスマッチを感じた（志望度が下がった）場合の辞退メール例文

企業研究や説明会を通して「自分には合わないかもしれない」と感じることもあるでしょう。このような場合のメール例文を紹介します。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 貴社の説明会を通じて多くのことを学ばせていただきましたが、自分自身の考えや志向性と照らし合わせた結果、今回は面接を辞退させていただくことにいたしました。 このようなご連絡となり大変恐縮ですが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
企業とのミスマッチを感じた場合は、否定的な表現を避けつつ、丁寧な姿勢で辞退の意思を伝えましょう。「学びになった」と感謝を添えるのが好印象です。

③ 体調不良やケガによる辞退メール例文

体調を崩したり、思わぬケガで参加できなくなった時のメール例文を紹介します。

体調不良やけがを理由に辞退する場合は、できるだけ早くに連絡を入れることが大切です。ここでは、丁寧な言葉で事情を伝える例文を紹介します。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、面接日直前に体調を崩してしまい、当日の参加が難しい状況となってしまいました。 誠に恐縮ではございますが、貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 面接日が迫ったタイミングでのご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
急な体調不良で辞退する場合でも、誠意ある謝罪と事情の簡潔な説明が重要です。「申し訳ない」という気持ちを明確に示しましょう。

④ 家庭の事情で辞退する場合のメール例文

急な家庭の事情により面接を辞退せざるを得なくなった場合のメール例文を紹介します。誠意を込めたメールでの連絡が重要です。丁寧な文章で感謝とお詫びを伝えましょう。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に恐縮ですが、家庭の事情により当面の間、就職活動を続けることが難しくなってしまいました。 つきましては、貴社の選考を辞退させていただきたく、メールを差し上げました。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。 貴社のご厚意に感謝するとともに、今後のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
家庭の事情で面接を辞退する場合は、詳細には触れず「事情により難しくなった」と柔らかく表現しましょう。感謝とお詫びをしっかり伝えることが大切です。

⑤ 長期インターンや学業を優先したい場合の辞退メール例文

面接を受けたい気持ちがあっても、長期インターンや卒業に向けた学業を優先したい時期もあるでしょう。そのような事情で面接を辞退する際の、丁寧なメール文の例を紹介します。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、現在参加している長期インターンシップの活動が本格化しており、さらに学業との両立も難しくなってきたため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。 面接の予定を組んでいただいていたにも関わらず、急なご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
インターンや学業を理由に辞退する場合は、前向きな理由として伝えるのがポイントです。「迷惑をかけたことへのお詫び」と「感謝」をセットで表現しましょう。

⑥ 大学の授業と重なった場合の辞退メール例文

面接日程が大学の必修授業と重なってしまった場合には、やむを得ず辞退を申し出ることもあります。ここでは、誠意をもってその旨を伝える例文を紹介しましょう。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 誠に申し訳ございませんが、面接日が大学の必修授業と重なっており、どうしても出席が必要なため、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 面接の機会を設けていただいたにもかかわらず、直前のご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
大学の授業を理由に辞退する場合は、「必修」「どうしても出席が必要」などの表現で正当性を示しつつ、丁寧な謝罪と感謝を忘れずに伝えることが大切です。

⑦ 辞退理由をぼかしたい場合の辞退メール例文

どうしても詳細な理由を伝えたくない、あるいは相手に気を遣わせたくないときには、辞退理由をやんわりと伝える表現を使うのが有効です。そんな場合の丁寧な例文を紹介します。

《例文》

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 氏名） ○○株式会社 人事部　○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 誠に恐縮ですが、諸般の事情により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 貴重なお時間をいただきながら、このような形となりましたことを深くお詫び申し上げます。 短い期間ではありましたが、貴社の選考を通して多くの学びを得ることができました。心より感謝申し上げます。 貴社の今後の益々のご発展をお祈りいたします。 ○○大学 ○○学部 ○○ メールアドレス：xxxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
理由を明かしたくない場合は、「諸般の事情」や「一身上の都合」などの言い回しが便利です。ネガティブな印象を避けるためにも、感謝の言葉を添えるのが効果的でしょう。

面接を辞退するときの注意点

就活中、面接の辞退を検討する場面は珍しくありません。ただ、対応を間違えると企業との関係が悪化し、他の選考にまで影響が出るおそれもあります。

誠実に辞退の意思を伝えられれば、信頼を損なうことなく選考を終えられるでしょう。ここでは、面接を辞退する際に気をつけたいポイントを解説します。

1. 本当に辞退すべきかを改めて確認する
2. 今後の関係性を踏まえて丁寧に対応する
3. 辞退連絡が遅れることのリスクを理解する
4. 不安なときは第三者に内容をチェックしてもらう

① 本当に辞退すべきかを改めて確認する

面接を辞退する前に、その判断が適切かどうかを一度立ち止まって考えてみてください。たとえば、志望度が一時的に下がっただけなら、面接を受けたうえで再評価することもできます。

辞退したあとに「やっぱり受けておけばよかった」と後悔するケースは少なくありません。忙しさや不安だけで決めてしまうと、将来の選択肢を狭めることになりかねません。

迷う気持ちがあるなら、大学のキャリアセンターや信頼できる先輩に相談してみましょう。冷静に判断できる環境を整えることで、自信を持って行動できるようになります。

② 今後の関係性を踏まえて丁寧に対応する

面接を辞退する場合でも、礼儀正しく対応することが大切です。たとえ今後その企業を受けないとしても、業界内での評判や他社とのつながりに影響する可能性があります。

辞退は選考の終わりではありますが、関係性が完全に切れるとは限りません。「ご縁がなかっただけ」と捉えて、誠意を持って連絡する姿勢が求められます。

メールの文面は丁寧で簡潔にまとめ、理由やお詫びも忘れずに記載しましょう。社会人としての基本を押さえていれば、相手に良い印象を残すことができるでしょう。

③ 辞退連絡が遅れることのリスクを理解する

辞退の連絡が遅れると、企業側に大きな迷惑をかけてしまいます。面接官のスケジュールが無駄になったり、調整が後ろ倒しになったりすることで、企業の信頼を損ねることもあるでしょう。

そのため、辞退の意思が固まった時点で、すぐに連絡することが望ましいです。特に、当日や前日の連絡は避けたいところでもあります。

メールを送るタイミングとしては、早朝や始業後すぐなど、相手が確認しやすい時間帯が適しています。早めの連絡が、あなた自身の評価にも良い影響を与えるはずです。

④ 不安なときは第三者に内容をチェックしてもらう

面接辞退のメールを書くとき、「この文章で失礼になっていないか」と不安になることはよくあります。そんなときは、自分だけで判断せず、第三者にチェックしてもらうのが賢明です。

大学のキャリアセンターや、就活経験のある先輩、社会人の知り合いなどに見てもらうと安心でしょう。誤字脱字だけでなく、言い回しや敬語の使い方も見直すことができます。

自分では気づきにくい部分も、他人の目が入ることで修正できるでしょう。不安を抱えたまま送信せず、納得のいく文章に仕上げることが大切です。

面接辞退を電話で伝える場合のマナー

メールより緊張しがちな電話での辞退連絡ですが、面接直前や最終選考のタイミングでは電話のほうが適している場合もあるでしょう。ここでは、失礼のない伝え方や注意点を整理して紹介します。

面接を辞退する際、電話での連絡が必要になるケースもあります。たとえば、当日や前日の連絡ではメールに気づいてもらえないおそれがあるため、すぐに伝わる電話が望ましいでしょう。

企業側も面接に向けて準備しているため、直前の辞退はできるだけ誠意を持って伝えるべきです。

電話をかける際は、勤務時間内を選びましょう。静かな場所で、メモなどを用意して落ち着いて話すと安心です。

まずは自分の名前と所属を伝え、感謝の言葉を述べたうえで、辞退の理由とお詫びを簡潔に伝えてください。理由を詳しく話す必要はありません。相手に配慮した丁寧な態度がもっとも大切です。

電話が苦手でも、あらかじめ話す内容を整理しておけば問題ありません。丁寧な受け答えと落ち着いた口調を心がければ、相手にもきちんと気持ちは伝わるでしょう。

《電話で辞退を伝える例文》

お忙しいところ恐れ入ります。 ○○大学○○学部の○○と申します。 ○月○日に面接のお時間をいただいておりましたが、誠に申し訳ございません、やむを得ない事情により選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。御社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

面接辞退メールに関するよくある質問

面接を辞退する際には、相手企業への礼儀を守ることが大切です。とはいえ、辞退後に気になることや対応に迷う場面も出てくるでしょう。

ここでは、就活生からよく寄せられる質問にわかりやすくお答えします。

1. 辞退した後に選考を再度受けたいときはどうする？
2. 辞退メールに返信が来ないのはなぜ？
3. 企業から引き止められた場合の対応は？
4. 就活で面接辞退はどのくらいある？
5. 無断で辞退してしまった場合のリカバリー策は？

① 辞退した後に選考を再度受けたいときはどうする？

一度辞退した企業に再び応募したくなった場合でも、状況によっては再挑戦が可能です。

「以前、選考を辞退させていただきましたが、その後も貴社の事業や社風への関心が高まり、改めて志望しております」

など、連絡が丁寧で誠実な内容であれば、再応募に対して前向きに対応してもらえる可能性があります。

ただし、企業によっては一度辞退した場合に再応募を受け付けていないケースもあるため、事前に確認してから連絡するのが望ましいでしょう。

② 辞退メールに返信が来ないのはなぜ？

辞退の連絡に対して企業からの返信がないのはごく一般的な対応です。

企業としては、辞退の連絡を受け取った時点で対応を完了とするケースが多いためです。

「送信エラーで届いていないのでは」と心配な場合は、自分の送信履歴を見直すか、送信後に確認メールを送るのもひとつの方法でしょう。

送信アドレスや件名に間違いがないかもチェックしておくと安心です。

③ 企業から引き止められた場合の対応は？

面接辞退の連絡をした際に、企業から「考え直してほしい」と引き止められることもあります。

そうした場合でも、辞退の意思が変わらないのであれば、感謝の気持ちを伝えたうえで、丁寧にお断りの意思を再度表明しましょう。

「ご丁寧なお言葉をいただきありがとうございます。ただ、慎重に考えた結果、今回はご辞退させていただきたいと思います」

といった言い回しを使えば、相手の好意に対して敬意を示しつつ、自分の立場を明確にできます。

迷いがある場合は少し時間をもらって再検討することも可能ですが、返信を遅らせすぎると企業にも迷惑がかかるため、なるべく早く結論を伝えるようにしてください。

④ 就活で面接辞退はどのくらいある？

面接を辞退することは、決して特別なことではありません。むしろ、多くの就活生が志望度やスケジュールの都合で辞退を選択するのが実情です。

特に複数の企業の選考が同時に進む時期には、辞退の連絡が頻繁に発生します。

面接辞退の割合は明確なデータとして出にくいものの、企業側も一定数の辞退が発生することを前提にスケジュールを組んでいることが一般的です。

そのため、正当な理由と丁寧な対応があれば、必要以上に気にすることはありません。大切なのは、辞退の連絡を早めに行い、相手の立場に配慮した誠実な姿勢を示すことです。

礼儀を守った辞退は、今後の印象にも良い影響を与えます。

⑤ 無断で辞退してしまった場合のリカバリー策は？

面接を無断で辞退してしまった場合、そのまま放置するのは避けるべきです。たとえ遅れてしまっても、できるだけ早くメールや電話でお詫びの連絡を入れるようにしてください。

その際は、理由を簡潔に伝えつつ、「本来であれば早急にご連絡すべきところ、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんでした」といった誠意ある謝罪を忘れずに伝えましょう。

今後の選考にはつながらない可能性もありますが、別の機会で関わることも考慮し、しっかりとけじめをつけておくことが重要です。

面接辞退メールの正しい対応を理解しよう

面接を辞退する際、メールでの連絡は問題ありませんが、失礼のないよう基本マナーや書き方に配慮しましょう。

理由に応じた各例文を参考にすれば、状況に合った丁寧な対応ができます。

また、急ぎの場合や最終面接の辞退には電話で伝える選択肢もあります。辞退後の対応やよくある質問にも目を通しておけば、万一のときにも落ち着いて行動できるでしょう。

誠意ある対応を心がけることで、企業との関係を円満に保つことができます。