体調不良を理由にメールで面接を断るときの連絡方法は？マナーや例文も紹介

日々気をつけていたにもかかわらず、当日になって体調不良になってしまったときはすぐに連絡するべきだと思うものの、どこから話したらいいのかわかりませんよね。

また面接中の自己管理がなっていないと面接官に思われるのではないかと余計不安になってしまうでしょう。

とはいえ、無理をして面接に行くのはNG！人の迷惑や不安になることを考えてみてください。

本記事では、体調不良を理由にメールで面接日程変更の正しいお願いの仕方を解説し、次に面接の日程変更した後に取るべきマナーや例文を紹介します。

企業も不意の体調不良は予測できないことは理解しているので、きちんと面接に行けないことを説明して、変更後に誠意を伝えて面接に挑むようにしましょう。

体調不良のまま無理して面接を受けるのがNGな理由

ここでは、体調不良のまま無理して面接を受けるのがNGな理由を3つ解説します。

1. 相手にも不安を与えてしまうから
2. 企業も体調不良に対する理解をしてくれているから
3. 体調不良のままでは最大限の力を発揮できないから

「少しの体調不良くらいなら大丈夫…」と思ってしまう人も多いかもしれませんが、これらの理由をしっかりと理解して体調不良のまま面接会場へ向かうのは控えましょう。

①相手にも不安を与えてしまうから

大前提として面接という大事な日であったとしても、自分の体調不良のせいで周りの人に迷惑や不安を与えてしまう行動を取ってはいけません。

ただの風邪ではなくコロナウイルスの疑いもあるため軽率な行動は控えるべきです。

あれだけ気をつけていたにもかかわらず、面接前日、もしくは当日になって体調不良になってしまうことは滅多にあることではないのはわかります。

また、面接を断ることで不採用になるかもしれないという気持ちが先走ることも理解できますが、周りへの配慮を考えた行動を優先するべきです。

大人しく、人としての最低限のルールを考えられる行動に自らシフトしていくようにしましょう。

②企業も体調不良に対する理解をしてくれているから

企業も志望者が不意の体調不良で当日欠席することに対して理解はあるはずです。

きちんと事情を説明し、誠意をもって再度日程の変更のお願いをすれば、まず採用の合否に影響することはないでしょう。

大切なことは、どんな理由であれ当日欠席してしまったことへの謝罪と、再度日程変更をお願いしたいという熱意を伝えることです。

企業によっては1度でも欠席した場合、日程変更を認めないこともあるかもしれませんが、ほとんどの企業は再度チャンスを与えてくれるでしょう。

「他の人に迷惑をかけない」「どうしても面接をお願いしたい」という誠実な行動を示せば好感が得られるかもしれませんよ。

③体調不良のままでは最大限の力を発揮できないから

周囲に対して風邪やウイルスを移してしまうリスクを与えてしまうだけでなく、自分自身が体調不良で万全の体制でないまま面接をしても最大限の力を発揮できないからです。

体調不良であることを引きずったまま面接会場に行ったとしても、気持ちの面で堂々としてはいられないでしょう。

たとえ体調不良でなくても面接は非常に緊張するため、質疑応答にスムーズに答えられないことや、面接中に思わぬ失言をしてしまうこともあります。

そのような中で、体調不良の状態では自分が面接本番に向け努力してきたことが無駄に終わってしまう可能性の方が高くなり、最終的に自分が納得いかないまま不合格となってしまうかもしれません。

しっかりと体調を整え、これまで練習してきたことを存分に発揮し、自分の納得がいく面接を受けた結果であればどんな結果であっても受け入れられるでしょう。

体調不良でも絶対に守るべき6つの行動

ここでは、体調不良でも絶対に守るべき6つの行動について解説します。

1. 無断キャンセルは絶対にしない
2. 面接当日の場合は電話で連絡をする
3. 面接前日の場合はメールをして、当日連絡をする
4. 手短に理由を説明する
5. 日程変更の意思を伝える
6. 謝罪と改めて連絡することを伝える

一言面接を欠席する旨を採用担当者か企業の受付の人に伝えて、改めて面接を受けたいという意思を伝えるようにしましょう。

①無断キャンセルは絶対にしない

当然のことながら、どんなに体調不良であっても無断で欠席することは許されません。

無断で欠席した場合、「本人の意思で辞退した」と見なされてしまい、後から再度面接の日程変更のお願いをしたとしても受け入れてもらうことは難しいでしょう。

交通事故に巻き込まれたなどの自分ではどうしようもない理由以外は、一言断りの連絡を入れるのが最低限のマナーです。

また前日に体調不良になり、当日も面接に行けそうにない場合には、できるだけ早めに連絡をしましょう。

少しでも企業に対する心象を悪くしないためにも、早めに自己判断することも必要です。

②面接当日の場合は電話で連絡をする

面接当日に体調を崩してしまった場合は、メールよりも電話で連絡をするようにしてください。

このとき、採用担当者が不在であれば、まずは電話先の人に事情を説明し、改めて「採用担当者にも連絡します」ということだけ伝えましょう。

その際は、後から伝えていなかったということにならないためにも、電話を受けてくれた人の名前を聞いておくことを忘れないようにしてください。

また著しく声が擦れて会話が困難な状況であればメールでも構いませんが、必ず相手がメール内容を把握してもらえたか確認する必要があります。

採用担当者には、メールを確認次第、了承したことを自分に返信してもらうようお願いする文章を付け足しておくようにしましょう。

③面接前日の場合はメールをして、当日連絡をする

前日から体調不良で面接を欠席するつもりであればまずはメールをして、尚且つ当日も念のため電話で連絡をしておくとよいでしょう。

ただし、一旦は前日にメールで連絡をしているため、相手の業務の忙しい時間帯を避けて電話する配慮はしてください。

電話の際には、採用担当者に現在の状態なども伝えて謝罪しましょう。

そうすることで、治る可能性が後どのくらいかかりそうか、それに伴い面接をいつ頃仕切り直すか目途を立てやすくなります。

④手短に理由を説明する

採用担当者には、手短に「体調不良で面接を欠席します」とだけ伝えるのでも大丈夫です。

そもそも体調不良のため面接を断っているため、詳しく話す体力もないことは相手もよくわかっているはずですよ。

逆に回りくどく事情説明を続けると、本当に体調不良なのか疑わしく思われてしまうかもしれません。

したがって、風邪でも怪我でも、面接を欠席する理由が体調不良であることを伝えれば問題ありませんよ。

⑤日程変更の意思を伝える

体調不良で面接を欠席する際に大切なことは、面接希望の意思と、日程変更の再調整をお願いをはっきり伝えることです。

特にメールで伝える場合は相手にわかりやすいように改行を入れて書くとよいでしょう。

まだ自分が面接を希望していることを伝えることは大切なポイントとなるので、採用担当者に自分の意思表示をきちんと認識してもらえるよう工夫して書くようにしてください。

⑥謝罪と改めて連絡することを伝える

体調不良の事情を説明し、謝罪をした上で、体調が良くなってから改めて面接に関して連絡することを伝えるようにしましょう。

当日電話で連絡をしているのであれば、この後の連絡はメールでお願いするようにします。

日々どんなに気をつけていても体調不良といったやむを得ない状態にかかることは往々にしてあることです。

その際に大切なのは、体調不良であることが合否に影響することはないと信じ、企業にはきちんと事情を説明することですよ。

誠心誠意自分の意思を伝え、今は体調を整えることに徹しましょう。

体調不良で面接を辞退するときの注意点

ここでは、体調不良で面接を辞退するときの注意点を解説します。

1. 就業時間内にできるだけ早めに電話をする
2. 繋がらなかったらメールをして、時間をずらしてかけ直す
3. 日程変更か、辞退するかはっきりと伝える
4. 静かな場所でかける

残念ながら長引く体調不良の場合には、辞退を考えなければならないこともあるでしょう。

そのような場合であっても注意すべき点があるので、必ず守るようにしてくださいね。

①就業時間内にできるだけ早めに電話をする

体調不良で面接を欠席する場合は、就業時間中、できるだけ早めに電話で連絡をしましょう。

また電話をかけるタイミングとして、就業開始直後は社員も出社して間もないため控えてください。

面接時間自体が早くから開始される場合でない限り、就業開始30分前後を目安に電話をかけても失礼に当たらないので、そこまで急ぐ必要はありません。

大切なのは、できるだけ早めに電話をかけて、自分が体調不良のため欠席してしまうことへの謝罪です。

②繋がらなかったらメールをして、時間をずらしてかけ直す

電話が繋がらなかった場合は、ひとまず先にメールで連絡をして、再度時間をずらしてから電話をかけ直すようにしましょう。

メールは、営業時間内であれば送信時間を気にしなくても大丈夫です。したがって、電話が繋がらなかったら、すぐにメールで連絡をしてください。

また、電話をかけ直すタイミングは企業にもよりますが、少なくともメールをしてから1時間以内には連絡するとよいでしょう。

間違っても会議などで業務が忙しくなる時間帯や、休憩時間、終業間際に連絡はしないでください。

③日程変更か、辞退するかはっきりと伝える

自身の体調不良の程度により、日程変更をお願いするか辞退せざるを得ないかを、企業に伝える必要があります。

日程変更をお願いするのであれば、体調が回復してから改めて後日連絡するのでも良いかを確認してください。その際にも、1週間前後に再度面接をお願いできないか伝えてましょう。

辞退する場合は、面接時間を取ってくれたことに対して感謝を伝えて電話を終えることが重要です。

どんな状況であれ、忙しい業務の合間に面接時間を取ってくれたことへのお礼を伝えることは大切なマナーですよ。

④静かな場所でかける

電話をかけ始める前には、静かで電波のよい場所を探し、双方が聞き取りやすい環境で話すようにしましょう。

間に人の声が入るような場所からでは、正確に伝えたい内容が伝わらないリスクがあるからです。

そのため、病院内から電話をかける際には、受付から離れた場所や一旦待合室から外に出てかけるなど配慮をするとよいでしょう。

体調不良で面接を欠席するからには、最低限のモラルを考えた上で電話をするようにしてください。

体調不良を理由に面接日程を変更してもらうときの電話の例文

ここからは、体調不良を理由に面接日程を変更してもらうときの電話の例文を紹介します。

1. 電話で当日の面接を辞退する場合
2. 電話で面接日程を変更をお願いする場合
3. 電話でWeb面接に変更をお願いする場合

電話の場合は、「あいさつ（大学名・学科・氏名）」「担当者に取り次いでもらう」「体調不良の旨を伝える」「自分の希望を伝える」「欠席することへの謝罪」が一連の流れとなります。

本調子でない上に、急いで連絡をしているため、落ち着いて話すことが難しいかもしれませんが間違いのないよう伝える努力をしてください。

①電話で当日の面接を辞退する場合

お世話になっております。〇〇大学の〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）と申します。本日、〇月〇日の〇時から、御社の採用面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー （採用担当者に取り次いでもらったら） お忙しいところ申し訳ございません。〇〇大学〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）と申します。 本日、〇月〇日の〇時から、御社の採用面接に伺うことになっておりましたが、体調不良のためこの度の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。このような機会をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

企業に辞退する理由を詳しく説明する必要はありませんが、心から謝罪を伝えて電話を終えるようにしてください。

また採用担当者が電話を切るまで待ち、その後自分も電話を切るようにしましょう。

②電話で面接日程を変更をお願いする場合

お世話になっております。〇〇大学の〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）と申します。 本日、〇月〇日の〇時から、御社の採用面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー （上記内容を伝えた上で） 大変恐縮ではありますが、改めて面接日程を変更いただくことは可能でしょうか。 （了承を得られた後） ご配慮いただき、誠にありがとうございます。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、引き続きよろしくお願いいたします。

承諾が得られた場合は、1週間程度を目安にまた自分から連絡することを伝えます。

その場で面接日程の変更を提示された場合は、「少々お待ちください」と一旦保留にしてきちんとスケジュールを再確認しましょう。

体調不良により通常よりも判断力が鈍くなっているため、ダブルブッキングを起こさないためにも、必ずスケジュールをみて大丈夫か確認するようにしてください。

③電話でWeb面接に変更をお願いする場合

お世話になっております。〇〇大学の〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）と申します。 〇月〇日の〇時から、御社の採用面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により対面での面接が難しく、Webでの面接に変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー （上記内容を伝えた上で病状を詳しく話す） この度コロナウイルスに感染してしまい、現在待期期間となるためどうしても対面での面接が難しい状況です。しかし御社の面接を強く希望するため、Webでの面接をお願いしたく、ご連絡いたしました。ぜひとも面接の機会をいただけないでしょうか。

対面面接からWeb面接に切り替えてもらう場合は、ただ体調不良と伝えるだけではなく、病状を詳しく話し了承を得ることが大切です。

たとえば、「交通事故に巻き込まれて骨折したため」「家族の病気により自分が外出できなくなったため」など理由をきちんと説明しましょう。

その上で、どうしても面接を受けたいという熱意を伝えてお願いすれば、もしかしたらWeb面接で対応をしてくれるかもしれませんよ。

体調不良を理由に面接日程を変更してもらうときの例文

ここからは、体調不良を理由に面接日程を変更してもらうときの例文を紹介します。

1. メールで当日の面接を辞退する場合
2. 電話と併用しメールで面接日程を変更をお願いする場合
3. メールでWeb面接に変更をお願いする場合

メールは就業時間内であれば、いつ送信しても問題はありませんが、早朝や真夜中など常識の範疇を超えない範囲内で送りましょう。

また、声が出にくい場合や、電話をかけたけど相手が出られなかった場合に早めに知らせる必要があるときなどを除き、なるべくメールで欠席を伝えることは控えるべきです。

以上のことを踏まえ、どうしてもメールで連絡しないといけない場合の参考にしてください。

①メールで当日の面接を辞退する場合

面接辞退のお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）です。 本日、〇月〇日の〇時から、御社の採用面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

電話と同様にメールも辞退する場合は理由を詳しく述べる必要はありませんが、あまり良い印象ではないので、なるべくなら避けたい方法といえます。

企業としては、体調不良になったからといって辞退するのであれば、自社が第一志望でなかったと取られてしまうからです。

②電話と併用しメールで面接日程を変更をお願いする場合

面接日程変更のお礼（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。〇月〇日の〇時に、御社の採用面接に伺うことになっております、〇〇大学の〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）です。 先ほどお電話でもお伝えしましたが、今回の面接の日程変更を了承してくださり、誠にありがとうございます。 また体調が整いましたら、こちらから改めてご連絡させていただきますので、引き続きよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

念のためにメールでも連絡を入れておくことは大切です。

特に体調不良の中、電話で話したこととズレが起きないためにも、少し落ち着いてからメールを入れておくと良いでしょう。

その際には、まずお礼を伝えてから、こちらから改めて連絡する旨を伝えてくださいね。

③メールでWeb面接に変更をお願いする場合

Web面接への変更のお願い（〇〇大学〇〇 〇〇）

株式会社◯◯◯◯ 採用担当　△△様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇学科、〇〇 〇〇（氏名）です。 本日、〇月〇日の〇時から、御社の採用面接に伺うことになっておりましたが、家族の体調不良の影響で私自身も外出を控えなければならない状況となっております。 よろしければ今回の面接をWeb面談にお願いしたく、ご連絡いたしました。大変恐縮ではございますが、ご配慮いただけますと幸いに存じます。ご検討の程よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 携帯番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp ―――――――――――――――

コロナウイルスの感染など家族の体調不良の影響で、自分も自宅待機となってしまった場合、事前にメールで伝えてお願いをすると良いでしょう。

一方、自分が体調不良で自宅待機となった場合、面談自体は問題ないものの、Web面談でお願いしたい場合も同様に事前に伝えておくようにしてください。

ただし、Web面談への変更のお願いは、企業によってはさまざまな捉え方をされるため、悪い印象に思われないようにするには電話でお願いする方がベターです。

企業側から日程変更の連絡後に行うべきこと2選

最後に、企業側から日程変更の連絡後に行なうべきことを2つ解説します。

1. 体調が回復したらお礼と日程確認の返信を必ず入れる
2. 面接当日も謝罪とお礼を伝えてから着席する

日程変更を承諾してもらったら、少しでも印象を良くして面接を迎えられるよう必ず面接前に連絡するようにしてくださいね。

①体調が回復したらお礼と日程確認の返信を必ず入れる

体調が回復したら日程変更を承諾してくれたお礼と、改めて日程に間違いがないか確認してください。

電話でもメールでも、本来なら不要だった手間をかけて再度面接の機会を作ってくれたことに、きちんとお礼を伝えることが大切です。

謙虚な姿勢でお礼を伝えつつ、改めて面接に臨む熱意を感じさせることにもつながるでしょう。

②面接当日も謝罪とお礼を伝えてから着席する

面接当日も謝罪とお礼を口頭で伝えるようにしてください。

面接会場で着席をして待機していた場合は、一度起立してから話すようにしましょう。

これまでの人間性や、これから社会人になる常識を理解できていることが採用担当者にもわかってもらえるよう態度で示すようにしてくださいね。

体調が回復してから改めて面接をお願いしよう！

この記事では、体調不良を理由に面接を断るメールの伝え方を解説しました。

突然、体調不良となってしまうこともありますが、基本的には日ごろから自己管理をしっかりして気をつけるようにしましょう。

体調が回復し、面接を受けられる万全の体制に整ったら、欠席したことへの謝罪とお礼を伝え、後はこれまでの企業研究や面接練習の成果を存分に発揮してくださいね。