内定通知がメールのみの企業もある！メールの返信や辞退のポイントを解説
最終面接後に来る内定通知はどのような方法で来るのかわからず、不安な就活生の方もいるでしょう。
合格通知は電話、不合格通知はメールで来ると言われることもありますが、内定通知がメールのみの企業も存在します。
本記事では企業から内定の連絡をもらう際の通知方法についてはもちろん、承諾する方法や内定辞退をする際の注意点まで、網羅的に解説していきます。
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内定通知はメールだけで来ることもある
内定通知は、メールで届くことがあります。メール以外の方法では、電話連絡が主流です。
しかし、この段階では正式な内定とは異なり、油断することはできません。正式な内定をゲットするには、通知に対して入社承諾の返事が必要になります。その後、書面での契約締結など手続きが控えているのです。
そのため複数の企業から内定通知があれば、就職先を慎重に選ばなければなりません。
内定通知が届いた後の具体的な流れ
ここでは、来た後に具体的にどういった流れになるのかを解説します。
- 返信は当日～翌営業日中を目安にする
- 内定承諾書に署名する
①返信は当日～翌営業日中を目安にする
内定通知のメールを受け取ったら、早急に返信して入社の意思を明確に伝えましょう。具体的には、受け取った当日〜翌営業日中（24〜48時間以内）を目安に行うのが一般的なマナーです。
返信が遅いと「入社意欲が低い」と判断される可能性があるため、意思が固まり次第すみやかに連絡してくださいね。
なお、他社の選考結果を待って承諾を保留したい場合は、以下の対応が適切です。
- まず企業に「検討のお時間をいただけますか」と一報を入れる
- 期限の延長を依頼する場合は、1〜2週間程度が目安
- 入社するかどうかが決まり次第すぐに連絡する
黙って返信を遅らせるのは印象を大きく損ねるため、迷っている場合でも必ず一度連絡を入れることが重要です。
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②内定承諾書に署名する
内定先が決まれば、次は内定承諾書への署名が必要になります。企業によって承諾書の形式は異なりますが、それに従ってください。郵送された場合は、中身が分からないように配慮した上で返送するようにしましょう。
一旦承諾書に署名をすれば、企業側は基本的に内定の取り消しはできません。一方で学生側には特別な事情があれば内定辞退が可能なケースもあります。しかし企業は採用に多大な労力を費やしているため、辞退する場合はなるべく早く連絡するようにしましょう。
内定通知メールへの承諾返信を書く前に確認したいポイント
内定通知メールを受け取ったら、できるだけ当日〜翌営業日中に承諾の返信を送るのがマナーです。
返信メールは単なる意思表示ではなく、入社前にビジネスマナーを評価される場面でもあります。返信をする前に、以下の4つのポイントを確認しておきましょう。
- 件名は変更しない、または内容が一目でわかる形にする
- 冒頭に感謝の言葉を置く
- 承諾の意志を明確に述べる
- 今後の意気込みを一言添える
これらを押さえておくと、返信メールを書く際にも迷いにくくなりますよ。
【ケース別】内定承諾メールの例文
承諾メールの文面は、返信のタイミングや状況によって自然な書き方が変わります。
以下の3パターンに分けてメール例文を紹介しているため、自分の状況に近いものを選び、そのまま使用してください。
- すぐに承諾する場合
- 検討後に承諾する場合
- 返信期限直前に承諾する場合
例文①：すぐに承諾する場合
内定通知を受け取った企業への志望度が高く、すぐに返信を考えている場合は、シンプルかつ明確に意思を伝えることが最も重要です。
以下の例文は、感謝・承諾・意気込みの3点を簡潔にまとめた、最も汎用性の高いパターンです。
| 件名：内定承諾のご連絡（〇〇大学 氏名） |
| 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 謹んで内定を承諾させていただきたく存じます。 入社後は一日も早く貢献できるよう努めてまいります。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
返信が早いほど企業への印象は良くなります。意思が固まっていれば、当日中の返信を心がけましょう。
例文②：検討後に承諾する場合
他社の選考状況や条件面を踏まえて検討し、その後承諾する場合は、時間をいただいたことへの配慮を一言添えると丁寧な印象になります。
検討した結果としてその企業を選んだことを簡潔に示すと、志望度の高さも伝わるでしょう。
| 件名：内定承諾のご連絡（〇〇大学 氏名） |
| 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただいた結果、ぜひ貴社に入社させていただきたく存じます。 ご連絡までお時間をいただきましたこと、お詫び申し上げます。 入社後は精一杯努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
「慎重に検討した」という表現は、誠実さを示しながら承諾の理由を自然に伝えられるフレーズです。
例文③：返信期限直前に承諾する場合
企業から提示された回答期限が迫っている場合は、期限間際の連絡になったことへの一言を添えることで、誠実な印象を保つことができます。
結論（承諾）を先に述べ、簡潔にまとめることが特に重要なパターンです。
| 件名：内定承諾のご連絡（〇〇大学 氏名） |
| 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 回答期限直前のご連絡となり恐縮ではございますが、慎重に検討いたしました結果、貴社に入社させていただきたく存じます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 |
また、期限を過ぎてしまった場合は、メールではなく電話で直接連絡してくださいね。
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就活では、志望している企業とのメールでのやり取りが発生しますよね。例えば、面接の日程調整やリスケ・辞退の連絡を入れる際などです。
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内定承諾後に辞退する場合の注意点2つ
ここでは、内定承諾後に辞退する場合の注意点を解説します。
- 連絡は早めにする
- 辞退の際は丁寧に断る
①連絡は早めにする
内定辞退を決めた場合は、できるだけ早めに企業へ連絡を入れましょう。多くの企業が採用者が決まり次第、採用活動を中止しているため、内定者の辞退すれば再びやり直さなければなりません。
辞退理由の記載は任意です。他社への内定を理由にする際は、具体的な企業名までは控えるようにしましょう。
家庭の事情で辞退する場合でも、状況が落ち着けば再応募したい旨を伝えると、前向きな姿勢を評価されるかもしれません。
②辞退の際は丁寧に断る
内定辞退の連絡をする際は、丁寧に伝えることが大切です。
メールで連絡することも可能ですが、電話で直接話をするのが望ましいでしょう。伝える内容としては、内定をいただいたことへの感謝と、辞退の理由、そしてお詫びの言葉を忘れずに述べましょう。
社会は狭いものです。内定を辞退した企業が、将来的にお客様やビジネスパートナーになる可能性もあるのです。そのため、どのような対応をするにしても、丁寧で誠実な対応を心がけることが重要となります。
【ケース別】内定承諾後に内定を辞退する場合の例文
ここでは、内定承諾後の内定を辞退する際の電話とメールの例文を紹介しています。実際にイメージがあまりわかない方はぜひ参考にしてみてください。
- 電話
- メール
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例文①: 電話
| 就活生「大変お世話になっております。私、◯月◯日に内定の通知をいただきました△△△△と申します。人事部の××様はいらっしゃいますでしょうか？」 面接官「私が××です」 就活生「内定のご連絡をいただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、検討させていっただいた結果、内定を辞退させていただきたいと考えております。」 面接官「わかりました。もし宜しければ、理由をお伺いできますか？」 就活生「御社には魅力を感じていましたが、今後の自分の働きたい内容を考えると、貴社とは少しズレがあると感じました。せっかく内定をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。 面接官「わかりました。わざわざご連絡ありがとうございます。」 就活生「大変お手数をおかけいたしました。お忙しい中、お時間ありがとうございます。失礼致します。」 |
内定辞退を電話で伝える際は、的確に要点を伝えることが大切です。相手から辞退理由を尋ねられる可能性が高いため、リアルタイムでの対応が求められ、電話で連絡することは負担になるかもしれません。
要件を明確に伝え、内定をいただいたことへの感謝の気持ちを忘れずに述べましょう。
例文②: メール
| ○○○○株式会社 人事部人事課採用担当 ××様 お世話になっております。◯◯大学△△所属の◇◇◇◇と申します。 この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。 検討した結果、誠に申し訳ございませんが内定を辞退させていただきます。 内定までは面接にお時間を割いていただき、ありがとうございました。 貴社の期待に添えず、申し訳ございません。 今後貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーー |
内定辞退をメールで伝える場合、事前に電話をするかメールのみにするかを選択する必要があります。もし電話でも伝えた後にメールを送る場合は、メールの文面を変えるようにしましょう。単に電話の内容を書き写すだけではいけません。
内定通知は基本的にメールのみ！焦らず冷静に対応しよう
内定通知がメールのみで届いた場合でも、落ち着いて対応することが重要です。内定は、内定承諾書への署名をもって正式に決定します。書面への署名がない状態では、まだ確定とはいえません。
万が一、入社が難しい事情があれば、内定辞退も選択肢の一つです。就活は人生を大きく左右する重要な節目ですから、慎重に検討を重ね、将来を悔やまない選択しましょう。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。
