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内定通知がメールのみの企業もある!メールの返信や辞退のポイントを解説

最終面接後に来る内定通知はどのような方法で来るのでしょうか

企業から内定の連絡をもらう際に、電話やハガキではなく、メールのみで内定が伝えられることもあることをこの記事では解説します。ぜひ最後までお読みください!

内定通知はメールだけで来ることもある

内定通知は、メールで届くことがあります。メール以外の方法では、電話連絡が主流です。

しかし、この段階では正式な内定とは異なり、油断することはできません。正式な内定をゲットするには、通知に対して入社承諾の返事が必要になります。その後、書面での契約締結など手続きが控えているのです。

そのため複数の企業から内定通知があれば、就職先を慎重に選ばなければなりません。

内定通知が届いた後の具体的な流れ

ここでは、来た後に具体的にどういった流れになるのかを解説します。

  1. なるべく早く返信する
  2. 内定承諾書に署名する

①なるべく早く返信する

内定通知のメールを受け取ったら、早急に返信して入社の意思を明確に伝えましょう

入社を希望する場合は、喜んで承諾する気持ちをはっきりと書いてください。

一方、他社への入社を決めた場合は、簡潔に辞退の連絡をすることがマナーです。企業も次の採用活動に移れるので、スムーズに対応ができます。また、複数社から内定を得て悩んでいるなら、一旦保留と伝え、理由も添えると好印象を与えられます。

②内定承諾書に署名する

内定先が決まれば、次は内定承諾書への署名が必要になります。企業によって承諾書の形式は異なりますが、それに従ってください。郵送された場合は、中身が分からないように配慮した上で返送するようにしましょう。

一旦承諾書に署名をすれば、企業側は基本的に内定の取り消しはできません。一方で学生側には特別な事情があれば内定辞退が可能なケースもあります。しかし企業は採用に多大な労力を費やしているため、辞退する場合はなるべく早く連絡するようにしましょう。

内定承諾後に辞退する場合の注意点2つ

ここでは、内定承諾後に辞退する場合の注意点を解説します。

  1. 連絡は早めにする
  2. 辞退の際は丁寧に断る

①連絡は早めにする

内定辞退を決めた場合は、できるだけ早めに企業へ連絡を入れましょう。多くの企業が採用者が決まり次第、採用活動を中止しているため、内定者の辞退すれば再びやり直さなければなりません。

辞退理由の記載は任意です。他社への内定を理由にする際は、具体的な企業名までは控えるようにしましょう。家庭の事情で辞退する場合でも、状況が落ち着けば再応募したい旨を伝えると、前向きな姿勢を評価されるかもしれません。

②辞退の際は丁寧に断る

内定辞退の連絡をする際は、丁寧に伝えることが大切です。

メールで連絡することも可能ですが、電話で直接話をするのが望ましいでしょう。伝える内容としては、内定をいただいたことへの感謝と、辞退の理由、そしてお詫びの言葉を忘れずに述べましょう。

社会は狭いものです。内定を辞退した企業が、将来的にお客様やビジネスパートナーになる可能性もあるのです。そのため、どのような対応をするにしても、丁寧で誠実な対応を心がけることが重要となります。

【ケース別】内定承諾後に内定を辞退する場合の例文

例文①: 電話

就活生「大変お世話になっております。私、◯月◯日に内定の通知をいただきました△△△△と申します。人事部の××様はいらっしゃいますでしょうか?」
面接官「私が××です」

就活生「内定のご連絡をいただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、検討させていっただいた結果、内定を辞退させていただきたいと考えております。」
面接官「わかりました。もし宜しければ、理由をお伺いできますか?」

就活生「御社には魅力を感じていましたが、今後の自分の働きたい内容を考えると、貴社とは少しズレがあると感じました。せっかく内定をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
面接官「わかりました。わざわざご連絡ありがとうございます。」

就活生「大変お手数をおかけいたしました。お忙しい中、お時間ありがとうございます。失礼致します。」

内定辞退を電話で伝える際は、的確に要点を伝えることが大切です。相手から辞退理由を尋ねられる可能性が高いため、リアルタイムでの対応が求められ、電話で連絡することは負担になるかもしれません。

要件を明確に伝え、内定をいただいたことへの感謝の気持ちを忘れずに述べましょう。

例文②: メール

○○○○株式会社
人事部人事課採用担当 
××様

お世話になっております。◯◯大学△△所属の◇◇◇◇と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
検討した結果、誠に申し訳ございませんが内定を辞退させていただきます。

内定までは面接にお時間を割いていただき、ありがとうございました。
貴社の期待に添えず、申し訳ございません。

今後貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーー

内定辞退をメールで伝える場合、事前に電話をするかメールのみにするかを選択する必要があります。もし電話でも伝えた後にメールを送る場合は、メールの文面を変えるようにしましょう。単に電話の内容を書き写すだけではいけません。

内定通知がメールのみなのは普通なので落ち着くようにしよう

内定通知がメールのみで届いた場合でも、落ち着いて対応することが重要です。内定は、内定承諾書への署名をもって正式に決定します。書面への署名がない状態では、まだ確定とはいえません。

万が一、入社が難しい事情があれば、内定辞退も選択肢の一つです。就活は人生を大きく左右する重要な節目ですから、慎重に検討を重ね、将来を悔やまない選択しましょう。

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