就活の選考辞退を電話で伝える方法｜理由別例文とマナーを徹底解説

「選考を辞退したいけれど、電話でどう伝えればいいのか分からない…」

就活を進める中で、選考を辞退しなければならない場面は少なくありません。しかし、「電話で伝えるのは緊張する」「失礼にならないか心配」と不安に思う人も多いでしょう。

実は、電話で選考辞退を伝えることは、誠意を示す上で非常に有効な方法です。適切なマナーを押さえて丁寧に伝えれば、企業に良い印象を残しつつ、今後の関係を円滑に保てます。

そこで本記事では、選考辞退を電話で伝える際の基本マナーや流れ、理由別の例文、注意点までを徹底解説します。安心して辞退の連絡ができるように、ぜひ参考にしてください。

選考辞退を電話で伝える際の基本マナー

就職活動では、選考辞退を電話で伝える場面に直面することがあります。誠実に対応しなければ、社会人としての第一歩で悪い印象を与えるかもしれません。

ここでは、電話で辞退を伝えるときに押さえておくべき基本マナーを紹介します。

1. 辞退を決めたらすぐに電話で連絡する
2. 電話は企業の営業時間内にかける
3. 静かな場所からかけて誠意を伝える
4. 無断キャンセルは絶対に避ける

①辞退を決めたらすぐに電話で連絡する

選考を辞退すると決めたら、迷わず早めに連絡してください。採用担当者は多くの学生と面接の予定を組んでいるため、伝えるのが遅れると迷惑になりかねません。

電話をするときは「このたびは選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と、はっきり伝えることが大切でしょう。

自分にとっては一度の辞退でも、企業側にとっては準備や調整に時間をかけた案件です。早めの連絡が相手への配慮になり、誠実さも伝わるでしょう。

②電話は企業の営業時間内にかける

辞退の連絡は、必ず企業の営業時間内に行いましょう。不在の時間にかけてもつながらず、結果的に伝えるのが遅れてしまいます。

一般的には、平日の10時から17時が適しており、特に始業直後や終業直前は避ける方が無難です。この時間を意識することで、担当者が落ち着いて対応できる環境を整えられます。

時間帯に配慮する姿勢は、基本的なビジネスマナーを理解している印象を与えるはずです。

③静かな場所からかけて誠意を伝える

電話をかけるときは、周囲の雑音が少ない静かな場所を選んでください。騒がしい環境では声が聞き取りづらく、誠意が伝わりにくくなります。

人の少ない公園や自宅など、安心して話せる場所が望ましいでしょう。電話では表情が見えないため、言葉遣いや声の調子が印象を左右します。

「お世話になっております」「ご迷惑をおかけします」といった表現を丁寧に使うことが大切です。落ち着いた態度で誠実さを示すと、良い印象を残せます。

④無断キャンセルは絶対に避ける

最もやってはいけないのが、無断で面接を欠席することです。企業に迷惑をかけるだけでなく、今後の応募機会や業界での評価に悪影響が及ぶ可能性もあります。

予定どおりに参加できないときは、必ず電話で辞退を伝えてください。メールだけでは相手が確認できない場合もあるため、直接声で伝えることが信頼を守る上で重要です。

無断キャンセルをしないことは、学生にとっての最低限の責任であり、結果的に自分の評価を守ることにもつながるでしょう。

選考辞退を電話で伝えるのがおすすめな理由

就職活動では、選考辞退の伝え方によって相手に与える印象が変わります。メールで済ませる人も多いですが、電話の方が信頼を得やすい方法です。

ここでは、電話での連絡が推奨される理由を3つの観点から解説します。

1. メールよりも誠意が伝わりやすいため
2. 迅速に選考辞退の意思を伝えられるため
3. 人事担当者に直接謝意を伝えられるため

①メールよりも誠意が伝わりやすいため

電話で辞退を伝える最大の利点は、誠意を示しやすい点です。メールは形式的に見えてしまい、気持ちが十分に届かないこともあります。電話なら声の調子や話す姿勢から真摯な思いが伝わるでしょう。

特に「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と一言添えるだけで印象は大きく変わります。

辞退というマイナスの連絡でも、丁寧に伝えることで「対応がしっかりしている学生だ」と感じてもらえる可能性が高いはずです。

②迅速に選考辞退の意思を伝えられるため

電話は、意思を素早く伝えられる手段です。メールだと相手が確認するまでに時間がかかり、結果的に調整が遅れることがあります。

電話ならその場で辞退を伝えられるため、担当者はすぐに予定を組み直せます。採用担当者は複数の学生を同時に調整しているため、早めの連絡は大きな助けになるでしょう。

スピードを意識した対応は、社会人として求められる配慮の一部でもあります。

③人事担当者に直接謝意を伝えられるため

電話を使えば、担当者に直接感謝を伝えられます。辞退は相手にとっても残念なお知らせですが、その際に「貴重な機会をいただきありがとうございました」と伝えることが大切です。

文章だけでは伝わりにくい温かみや人柄を、声を通して届けられるのは電話ならではの強みといえます。こうした誠実な対応は、その企業に限らず将来の業界内での印象にも良い影響を残すでしょう。

電話で選考辞退を伝える流れ

選考辞退を電話で伝えるときは、流れを理解しておくと安心です。準備しておけば落ち着いて話せるため、担当者に誠実な印象を残せるでしょう。ここでは、4つのステップに分けて解説します。

1. 自分の大学名と名前を名乗る
2. 選考を辞退する旨を簡潔に伝える
3. 理由を聞かれた場合のみ説明する
4. これまでの対応への感謝を伝える

①自分の大学名と名前を名乗る

電話をかけたら、最初に大学名とフルネームを伝えてください。これで、担当者がすぐに誰からの連絡か把握できます。名乗らずに用件だけを話すと、不親切に感じられることも。

社会人にとって電話での第一声は信頼に直結するため、丁寧に名乗ることが大切です。「〇〇大学の△△と申します」と最初に伝えてから用件を話すようにしましょう。

②選考を辞退する旨を簡潔に伝える

名乗ったあとは、迷わず辞退の意思を明確に伝えることが重要です。ここでは長く説明する必要はなく、「本日は選考を辞退したくご連絡しました」とシンプルに伝えれば十分です。

回りくどい言い方をすると相手に誤解を与えたり、余計な推測を生む原因になりかねません。採用担当者はスケジュールや調整に影響が出るため、簡潔かつ丁寧な言葉で伝えることが望ましいです。

短いながらも、誠実さを意識する姿勢がポイントでしょう。

③理由を聞かれた場合のみ説明する

選考辞退の理由については、基本的には自分から積極的に話す必要はありません。ただし、担当者に尋ねられた場合に備えて、あらかじめ簡潔に答えられるよう準備しておくと安心です。

「他社の内定を受けることにしたため」や「志望の方向性を見直したため」など、無理なく誠意が伝わる表現を選びましょう。必要以上に長く説明するのではなく、端的に答えることが大切です。

相手に余計な負担を与えず、誠実で落ち着いた態度を示すことが好印象につながります。

④これまでの対応への感謝を伝える

会話の最後には、これまでの対応への感謝をしっかりと伝えることを忘れないでください。

「これまで丁寧にご対応いただきありがとうございました」と一言添えるだけで、辞退という結果であっても良い印象を残すことができます。

採用担当者は多くの学生に対応しているため、感謝を伝える姿勢は特に大切です。誠意をもって感謝を述べれば、将来的に再応募の可能性がある場合にも好意的に受け止めてもらいやすくなります。

社会人として今後も求められるマナーですので、最後まで丁寧に話を締めくくりましょう。

電話で面接辞退を伝えるときのポイント

面接辞退を電話で伝える際は、短い時間で誠実さを示すことが大切です。緊張する場面ですが、社会人としての礼儀や基本的な準備を心がければ安心できるでしょう。ここでは、5つのポイントを整理して紹介します。

1. 社会人マナーを守って丁寧に話す
2. 落ち着いた話し方や声のトーンを心がける
3. 第一声で必ず担当者の名前を確認する
4. 電話前に伝える内容をメモにまとめておく
5. 電話がつながらないときの次の行動を想定しておく

①社会人マナーを守って丁寧に話す

辞退の連絡をするときは、基本的な社会人マナーを意識することが欠かせません。

まずは「お世話になっております」や「お時間いただきありがとうございます」といった挨拶から始めることで、礼儀正しさや誠意が伝わります。

反対に、いきなり用件だけを切り出すと、冷たく配慮に欠けた印象を与える可能性があるでしょう。敬語を正しく使うことは当然のことながら、言葉選びひとつで相手に与える印象は大きく変わります。

就活は社会人としての第一歩であるため、細やかなマナーを意識することが評価にもつながるでしょう。

②落ち着いた話し方や声のトーンを心がける

辞退の電話は緊張から早口になりやすく、焦った口調では真剣さや誠意が伝わりにくくなります。そのため、意識して落ち着いた声でゆっくり話すようにしましょう。

声が上ずると頼りなく聞こえることもあるため、深呼吸をしてから話すと安定した声が出やすくなります。落ち着いたトーンで丁寧に伝えれば、相手にも安心感を与えることができるでしょう。

誠実さが相手に伝わることで、会話の雰囲気も柔らかくなり、スムーズにやり取りが進むはずです。

③第一声で必ず担当者の名前を確認する

電話をかけた際には、最初に必ず担当者の名前を確認するようにしましょう。万が一、誤った相手に伝えてしまうと混乱や誤解を招く可能性があります。

「採用担当の△△様でいらっしゃいますか」と一言確認するだけで、やり取りの正確性がぐんと高まるでしょう。

さらに、名前を呼ぶこと自体が相手への敬意を示す行為になるため、信頼感を持ってもらいやすくなります。第一声で確認を入れる習慣を持つことで、その後の会話も安心して進められるでしょう。

④電話前に伝える内容をメモにまとめておく

辞退の電話では、緊張のあまり言葉に詰まってしまうケースも少なくありません。そうならないためにも、事前に伝える内容をメモにしておくことが有効です。

大学名と名前、辞退の旨、理由、感謝の言葉といった流れを箇条書きにしておけば、スムーズに進められます。

多少読み上げる形になったとしても、落ち着いて整理された言葉で伝えられるため、むしろ誠実さや準備の丁寧さが相手に伝わるでしょう。結果として、印象を損なわずに辞退を伝えることができます。

⑤電話がつながらないときの次の行動を想定しておく

採用担当者が不在の場合や、どうしても電話がつながらないときもあります。その際は、焦らずに時間を空けてかけ直すことが基本です。留守番電話がある場合は、要点だけを簡潔に残すとよいでしょう。

そのうえで、補足としてメールを送れば確実に意思が伝わります。事前に「もしつながらなかったらどうするか」を想定しておくことで、実際の場面でも冷静に対処できるでしょう。

慌てて無理に伝えようとするよりも、落ち着いて次の行動を取れる姿勢が社会人としての信頼につながります。

選考辞退を電話で伝えるフレーズ集

選考辞退を電話で伝えるときは、言い回しに迷う方が多いでしょう。丁寧さと誠意を示すには、あらかじめ適切なフレーズを把握しておくことが安心につながります。

ここでは、辞退を切り出す場面から最後の締めくくりまで、場面ごとのフレーズを紹介しています。

1. 辞退を切り出すときのフレーズ
2. 謝罪を伝えるときのフレーズ
3. お礼を述べるときのフレーズ
4. 締めくくるときのフレーズ

①辞退を切り出すときのフレーズ

電話で選考辞退を伝える際、最初の切り出し方が印象を決める大切な要素となります。ここで必要なのは、曖昧にせず率直に辞退の意思を示すことです。いかに、辞退を切り出すときのフレーズを紹介します。

• 「誠に恐縮ですが、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
• 「大変申し訳ございませんが、選考を辞退させていただきたく存じます」
• 「誠に勝手ながら、今回の選考を辞退させていただきたくお電話いたしました」
• 「お忙しいところ恐れ入りますが、選考を辞退させていただきたく存じます」
• 「ご迷惑をおかけしますが、今回の面接を辞退させていただければ幸いです」

結論を先に伝えることで、誠実さが伝わりやすくなるでしょう。理由を後から補足する流れにすると自然です。

準備が不十分なまま電話すると余計に失礼な印象になりやすいため、あらかじめフレーズをメモしておくと安心です。

②謝罪を伝えるときのフレーズ

辞退を申し出る以上、相手に迷惑をかけることになります。そのため、謝罪の言葉を添えることが欠かせません。ここでは、 謝罪を伝えるときのフレーズを紹介しましょう。

• 「このような形となり、大変申し訳ございません」
• 「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」
• 「ご調整いただいたにもかかわらず、このような結果となり恐縮でございます」
• 「せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳なく思っております」
• 「お手数をおかけし、心よりお詫び申し上げます」

単に「すみません」と伝えるだけでは、軽い印象を持たれるおそれがあります。敬語で丁寧に謝罪を述べることで、相手への配慮や誠意がしっかりと伝わるでしょう。

③お礼を述べるときのフレーズ

辞退の連絡であっても、これまでのやり取りや時間に対する感謝を伝えることは欠かせません。以下に、お礼を述べるときのフレーズの一例を紹介しています。

• 「これまでご調整いただき、誠にありがとうございました」
• 「貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます」
• 「ご対応いただき、本当にありがとうございました」
• 「丁寧にご案内いただき、厚く御礼申し上げます」
• 「このような機会をいただきましたこと、心より感謝いたします」

お礼を欠いたまま話を終えると、相手の配慮を軽視しているように受け取られる可能性があります。感謝を明確に伝えることで、辞退の電話であっても誠実な印象を残せるでしょう。

④締めくくるときのフレーズ

電話の最後は、事務的に終わらせず丁寧に締めることが大切です。締めくくるときのフレーズには、以下のような一例があります。

• 「今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます」
• 「このたびはありがとうございました。失礼いたします」
• 「末筆ながら、貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます」
• 「最後に、改めて感謝申し上げます。失礼いたします」
• 「貴社のご活躍をお祈りしつつ、これで失礼いたします」

最後に前向きな言葉を添えることで、相手に敬意を示しながら会話を終えられます。ただ「失礼します」とだけ伝えるよりも、誠意をもって締めることで印象が和らぐでしょう。

【理由別】選考辞退を電話で伝えるときの例文

就活中に選考辞退を伝える際、どのように理由を伝えればよいか迷う人は多いでしょう。ここでは、状況別に使える電話での例文をまとめています。

参考にして、自分に合った伝え方を選んでみてください。

1. 他社から内定をもらった場合の例文
2. 他社の選考日程と重なった場合の例文
3. 急な家庭の事情がある場合の例文
4. 体調不良を理由にする場合の例文
5. 企業とのミスマッチを感じた場合の例文
6. 理由を詳しく言いたくない場合の例文
7. 遠方や通勤の事情を理由にする場合の例文
8. 志望業界を変更した場合の例文

①他社から内定をもらった場合の例文

就活を進めるなかで、複数の企業から選考が進み、他社で内定をいただいたために辞退を決めることは珍しくありません。ここでは、そのような場面での電話での伝え方の例文を紹介します。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、この度、別の企業から内定をいただき、そちらで働くことを決意いたしました。つきましては、貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 これまでご調整いただきましたことに心より感謝申し上げます。誠に勝手を申し上げ大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

この例文では「内定を理由に辞退する」という状況を、簡潔かつ前向きに伝えています。理由は詳しく語らず、謝意と感謝を必ず添えることで印象を悪くしません。

同じテーマを書くときは、前向きな決断であることを強調し、最後はお礼の言葉で締めるのがポイントです。

②他社の選考日程と重なった場合の例文

就職活動では、複数の企業から選考日程が提示され、どうしても重なってしまうことがあります。そんなときに、誠意を持って電話で辞退を伝える例文を紹介しましょう。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。 大変申し訳ないのですが、他社の選考日程と重なってしまい、貴社の面接に伺うことが難しくなってしまいました。誠に勝手を申し上げますが、今回は選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 これまで貴重なお時間をいただきましたことに、深く感謝申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。

この例文では「日程が重なった」という就活生にありがちな理由をシンプルに伝えています。細かい説明を避けつつ感謝をしっかり述べることで誠実さが伝わります。

同じテーマを書く場合は、理由を簡潔に述べ、必ず謝意とお礼で締めくくるのが効果的です。

③急な家庭の事情がある場合の例文

就活中には、思いがけず家庭の事情で予定を変更せざるを得ない場面もあります。そんなときでも誠意を持って伝えることで、相手に失礼のない対応ができるでしょう。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。 大変心苦しいのですが、急な家庭の事情により、選考に進むことが難しくなってしまいました。誠に勝手を申し上げ申し訳ございませんが、今回は選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 これまで面接の日程調整などにお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文では「家庭の事情」と具体的に言いすぎず、やむを得ない事情であることを伝えています。無理に詳細を説明する必要はなく、感謝と謝罪をしっかり添えることが大切です。

同じテーマを書く際は、理由は簡潔にまとめ、誠意を示す言葉で締めくくりましょう。

④体調不良を理由にする場合の例文

就活中は、面接の直前に体調を崩してしまうこともあります。無理に出席して悪印象を残すよりも、誠意を持って辞退を伝えることが大切です。ここでは、そのような場合に使える例文を紹介します。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変申し訳ございませんが、体調を崩してしまい、選考に進むことが難しくなってしまいました。誠に勝手ではございますが、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。 これまでご調整いただきましたことに感謝するとともに、ご迷惑をおかけいたしますことを心よりおわび申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。

この例文では「体調不良」と理由を簡潔に伝え、詳細は語らない点がポイントです。謝罪と感謝を必ず添えることで誠実さが伝わります。

同じテーマを書く場合は、理由を短くまとめ、相手への配慮を言葉にすることを意識しましょう。

⑤企業とのミスマッチを感じた場合の例文

就職活動を進める中で、実際に面接や説明会に参加してみて「自分の志向と少し違う」と感じることは誰にでもあります。そのような場合も正直に伝えるのではなく、丁寧に辞退を申し出ることが大切です。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、自分の将来の方向性を改めて考えた結果、貴社の業務内容とは十分に力を発揮できないのではないかと感じました。そのため、誠に勝手ながら今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 これまでご丁寧にご対応いただきましたことに、心より感謝申し上げます。誠に申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

この例文では「ミスマッチ」という言葉を使いながらも、相手企業を否定せず自分の方向性に理由を置いています。

同じテーマを書くときは、否定的な表現を避け、前向きな選択として伝えるのが印象を良くするポイントです。

⑥理由を詳しく言いたくない場合の例文

就活をしていると、どうしても辞退の理由を細かく話したくない場面もあります。そのようなときでも、誠意を伝えつつ簡潔に伝えることで失礼のない辞退が可能です。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変心苦しいのですが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。これまで面接のご調整をいただきましたことに深く感謝申し上げます。 突然のご連絡となり誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文では「一身上の都合」という表現を用いることで、理由を具体的に言わずに辞退を伝えています。

同じテーマを書く場合は、理由を曖昧にしても失礼ではなく、謝罪と感謝の言葉を添えることが誠実さを示すポイントです。

⑦遠方や通勤の事情を理由にする場合の例文

就活では、勤務地や通勤の条件が自分の生活スタイルに合わないと感じることがあります。特に、遠方の勤務地に配属される可能性がある場合は、早めに辞退を伝えることが大切です。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、勤務地や通勤面を改めて考えた結果、長期的に勤務を続けることが難しいと判断いたしました。誠に勝手ながら、この度の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 これまで貴重なお時間を割いていただきましたことに心より感謝申し上げます。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文では「勤務地や通勤」を理由に辞退を伝えていますが、相手企業を否定する言い方は避けています。

同じテーマを書く場合は、自分の都合に理由を置きつつ、最後に感謝の言葉を添えることで印象を損なわないようにしましょう。

⑧志望業界を変更した場合の例文

就職活動を進めていく中で、自分の進みたい方向性が途中で変わることはよくあります。志望業界を変更した場合でも、丁寧に電話で辞退を伝えることで誠実さを示すことができるでしょう。

お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、就職活動を進める中で志望する業界を再検討した結果、今後は別の分野に進む決意をいたしました。 そのため、誠に勝手ではございますが、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。これまで貴重なお時間を割いていただきましたことに心より感謝申し上げます。 誠に申し訳ございませんが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文では「志望業界の変更」という個人の選択を理由にし、企業側を否定しない表現にしています。

同じテーマを書くときは、自分の将来の方向性に理由を置き、感謝を忘れずに伝えることで丁寧な印象を与えることができます。

電話で選考辞退を伝える際の注意点

電話で辞退を伝えるときは、緊張して言葉が詰まったり、焦って礼儀を欠く対応になることがあります。ここでは、安心してやり取りできるように基本の注意点を整理しました。

1. 「今お時間よろしいでしょうか」と最初に確認する
2. 感情的にならず落ち着いて話す
3. 辞退理由を聞かれた場合の回答を想定しておく
4. 相手の反応を最後まで聞いてから切る

①「今お時間よろしいでしょうか」と最初に確認する

電話をかけた相手が、忙しい状況であることはよくあります。そのため、用件に入る前に「今お時間よろしいでしょうか」と一言添えることが大切です。

いきなり本題を話すと業務を中断させてしまい、印象を悪くしてしまうおそれがあります。先に確認することで配慮が伝わり、安心して会話を進めやすくなるでしょう。

また、相手が対応できない場合には改めて時間を取ってもらえるので、結果的にスムーズな連絡につながります。小さな気遣いですが、電話での辞退連絡では信頼感を左右する重要な一歩です。

②感情的にならず落ち着いて話す

辞退を伝えるときは、どうしても気まずさや申し訳なさを感じやすいものです。しかし、その思いが強すぎると声が震えたり早口になり、かえって不自然に聞こえる場合があります。

大切なのは、淡々と落ち着いた声で伝えることです。感情を過度に込めなくても、冷静な対応から誠意は伝わります。緊張する人は、あらかじめ内容をメモして手元に置いておくと安心でしょう。

さらに、受話器を取る前に深呼吸をするだけでも余裕が生まれます。誠実さは感情の大きさではなく、落ち着いた話し方に表れるものだと覚えておくとよいでしょう。

③辞退理由を聞かれた場合の回答を想定しておく

多くの企業では、辞退理由を尋ねることがあります。準備をしていないと、答えに詰まり不自然な印象を与えてしまうかもしれません。

理由は詳しく述べる必要はなく、「他社の選考が進んだため」「志望の方向性が変わったため」など簡潔に答えるだけで十分です。このとき、企業を否定するような言い方は避けてください。

ネガティブな発言は失礼になり、誤解を生む可能性もあります。あらかじめ無難な表現を用意しておけば安心でしょう。

想定問答を準備しておくことで、不意の質問にも落ち着いて対応でき、電話を円滑に進められます。

④相手の反応を最後まで聞いてから切る

用件を伝え終えたからといって、すぐに電話を切るのは避けたほうがよいです。相手には確認や伝達事項が残っていることがあるため、途中で切ってしまうと失礼にあたり、印象を悪くする原因になります。

辞退をする以上、残るのは態度や対応の印象です。そのため、相手の言葉を最後まで聞き、「それでは失礼いたします」と一言添えてから切るのが望ましいでしょう。

会話をきちんと締める姿勢は誠実さとして伝わり、辞退であっても礼儀正しい対応をしたと評価されやすくなります。電話の終わり方ひとつで印象は変わると意識しておくことが大切です。

選考辞退の電話がつながらない・担当者不在の場合の対応

選考辞退を伝えようとしても、電話がつながらなかったり担当者が席を外していたりすることがあります。ここでは、つながらないときや不在の場合にどう対応すればよいのかを具体的に解説しましょう。

1. 数回試してもつながらない場合は時間を空けて再度連絡する
2. どうしてもつながらない場合はメールで連絡する
3. 担当者が不在のときは伝言を依頼する

①数回試してもつながらない場合は時間を空けて再度連絡する

電話が混み合う時間帯は、担当者につながらないことがあります。そのときはすぐに諦めず、少し時間を空けて再度かけ直してください。

特に、朝一番や昼休憩の前後はつながりにくいので、比較的落ち着いた時間を選ぶのが賢明です。短時間で何度もかけてしまうと迷惑に感じられることもあるため、間隔を調整する意識が必要でしょう。

辞退の連絡は早めに行うのが基本ですが、焦らず時間を変えて試すことでスムーズに話せる可能性が高まります。

②どうしてもつながらない場合はメールで連絡する

何度かかけ直してもつながらないときは、メールでの連絡に切り替えるのが適切です。メールなら丁寧に理由や感謝を伝えられるため、誠実な印象を持ってもらいやすいでしょう。

件名には「選考辞退のご連絡」と明記し、本文には「電話がつながらなかったため、メールにて失礼いたします」と添えると配慮が伝わります。

さらに、試した回数や時間帯を記載すると、相手も状況を理解しやすくなるでしょう。メールは証拠として残る利点もあるため、電話が難しいときの有効的な手段です。

③担当者が不在のときは伝言を依頼する

担当者が不在だった場合は、電話を受けた相手に伝言をお願いする方法もあります。その際は「〇〇と申します。選考辞退の件でご連絡しました。

ご担当の△△様にお伝えいただけますでしょうか」と簡潔に伝えてください。加えて「後ほど改めてお電話いたします」と付け加えると、相手も対応しやすくなります。

不在時でも意図を残しておけば、担当者が戻った際にすぐ状況を把握できるため、やり取りが円滑になるでしょう。直接話せない場合でも、誠実で丁寧な対応を意識することが大切です。

選考辞退をメールで伝える場合のポイント

電話がつながらないときや担当者の都合で直接話せないときは、メールで辞退の意思を伝えるのが一般的です。ここでは、相手に配慮しつつ失礼にならないメールの書き方を解説します。

1. 件名に辞退の意思を明記する
2. 本文は結論から簡潔に述べる
3. 謝罪と感謝を必ず添える
4. 敬語や文体に注意する

①件名に辞退の意思を明記する

メールを受け取った段階で内容がわかるように、件名には「選考辞退のご連絡」など明確に意思を記載してください。件名が不明確だと担当者が重要な連絡と気づかず、確認が遅れる恐れがあります。

特に、採用担当者は毎日多くのメールを処理しているため、要点が一目で伝わる件名が望ましいです。端的に意思を示すことで相手の負担を減らし、自分の印象も損なわないでしょう。

②本文は結論から簡潔に述べる

本文では、最初に辞退の意思を明確に伝えることが大切です。「誠に勝手ながら、選考を辞退させていただきます」と冒頭で結論を述べ、その後に理由を簡潔に補足してください。

長々とした説明は、相手に負担をかけるため避けましょう。簡潔で誠実な表現は、相手に配慮している姿勢として伝わります。時間を尊重する書き方こそ、社会人としての基本的なマナーといえるでしょう。

③謝罪と感謝を必ず添える

辞退を伝えるメールには、謝罪と感謝の両方を盛り込むことが欠かせません。

「お時間をいただいたにもかかわらず申し訳ございません」「選考の機会をいただき感謝申し上げます」といった表現を加えることで誠意が伝わります。

辞退は企業にとって残念な知らせですが、礼儀正しい姿勢を示すことで印象を大きく損なうことはありません。将来的に再応募する可能性を考えても、丁寧な対応が望ましいでしょう。

④敬語や文体に注意する

メールは文章だけで印象が決まるため、敬語の使い方や文体に細心の注意を払ってください。たとえば「お伺いさせていただきます」は二重敬語なので避ける必要があります。

口語的な言い回しや、砕けた表現もビジネスメールには不適切です。最後まで整った文体でまとめることで、辞退の連絡でも誠実さを感じ取ってもらえるでしょう。

文面の端々に配慮が行き届いていることが、相手に好印象を残すカギとなります。

選考辞退をメールで伝える際の例文

電話だけでなく、メールで辞退を伝える必要がある場合もあります。特に、多忙な担当者に配慮したいときや、詳細を整理して伝えたいときに有効です。

ここでは、状況ごとに使えるメールの例文をまとめました。参考にして、自分に合ったものを選んでみてください。

1. 理由を濁して辞退するメール例文
2. 長期留学や進学を理由に辞退するメール例文
3. 企業からの連絡に返信する形で辞退するメール例文
4. 内定承諾後に辞退する場合のメール例文
5. 辞退後も将来の応募可能性を残すメール例文
6. 電話後にフォローとして送るメール例文

①理由を濁して辞退するメール例文

就職活動の中では、辞退の理由を正直に伝えにくいこともあります。そのようなときは、細かい事情を伏せつつ丁寧な言葉で伝えることが大切でしょう。以下は、理由を濁しながらも相手に誠意を示す例文です。

件名：選考辞退のご連絡 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。先日は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、諸事情により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 せっかくご配慮いただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 ========================= 〇〇大学 △△学部 △△学科 氏名：山田 太郎 電話番号：080-xxxx-xxxx メール：example@example.com =========================

理由を曖昧にする場合でも、必ず感謝とお詫びを入れることが重要です。細かい事情は伏せつつ、相手への敬意を表すことで、不快感を与えず円満に辞退を伝えることができます。

②長期留学や進学を理由に辞退するメール例文

大学生活の中で、留学や進学を決めることは珍しくありません。そのような場合は、キャリア形成の一環として前向きな理由を伝えると、相手に誠実さが伝わりやすくなります。以下は、その一例です。

件名：選考辞退のご連絡 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。先日は貴重な選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、今後の進路として長期留学を決断いたしましたため、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。 貴社の事業内容や理念に強く惹かれていただけに、このような結論となりましたことを心よりお詫び申し上げます。貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ========================= 〇〇大学 △△学部 △△学科 氏名：山田 花子 電話番号：080-xxxx-xxxx メール：example@example.com =========================

留学や進学は前向きな理由として伝えやすいため、企業側も納得しやすい傾向があります。ポイントは感謝を丁寧に述べつつ、辞退理由を簡潔に伝えることです。

③企業からの連絡に返信する形で辞退するメール例文

企業からの面接日程や案内メールに返信する形で、辞退を伝えるケースも多くあります。

その際は、件名や宛先をそのまま活用しつつ、丁寧に感謝と辞退の意思を伝えることが重要です。以下に、具体例を示します。

件名：Re: 面接日程のご案内 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社の選考に進ませていただけること、大変光栄に感じておりました。 しかしながら、熟考の結果、別の進路に専念することを決めましたため、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。 貴重なお時間をいただきましたことに感謝申し上げますとともに、突然のご連絡となりましたことを深くお詫びいたします。末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ========================= 〇〇大学 △△学部 △△学科 氏名：佐藤 太郎 電話番号：080-xxxx-xxxx メール：example@example.com =========================

返信形式で辞退を伝える場合は、件名を「Re:」で始め、先方のメールを尊重する形をとると丁寧な印象になります。感謝とお詫びを忘れずに記載しましょう。

④内定承諾後に辞退する場合のメール例文

一度は内定を承諾した後に辞退する場合、企業に迷惑をかけてしまうため、誠意をもって謝罪と事情を伝えることが大切です。

学生生活での進路変更や家庭の事情など、一般的に理解されやすい理由を簡潔に添えると良いでしょう。以下に、具体例を紹介します。

件名：内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 先日は内定のご承諾に関しましてご対応いただき、誠にありがとうございました。このようなご厚意をいただきながら大変心苦しいのですが、熟慮の末、進学の道を選ぶことにいたしました。 そのため、せっかくいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 貴社に多大なご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げますとともに、これまでのご丁寧なご対応に心より感謝いたします。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ========================= 〇〇大学 △△学部 △△学科 氏名：佐藤 花子 電話番号：090-xxxx-xxxx メール：sample@example.com =========================

内定承諾後の辞退では、強い謝罪の姿勢と感謝の気持ちを明確に伝えることが重要です。理由は簡潔に述べ、言い訳にならないように注意しましょう。

⑤辞退後も将来の応募可能性を残すメール例文

企業に良い印象を残し、将来的に再応募の可能性を考えている場合には、感謝を伝えつつ誠実に辞退の理由を述べることが大切です。

特に、学生生活の中で別の進路を選んだ際には、相手に敬意を示す言葉を入れると効果的でしょう。以下に、具体例を紹介します。

件名：選考辞退のご連絡 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 このたびは選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。丁寧にご対応いただきましたにもかかわらず、進学を決意したため、選考を辞退させていただきたく存じます。 大変恐縮ではございますが、今後改めて貴社に応募させていただく可能性もあるかと存じます。その際にはぜひご縁をいただけますと幸いです。 これまでのご厚意に心より感謝申し上げますとともに、貴社のさらなるご発展をお祈りいたします。 ========================= 〇〇大学 △△学部 △△学科 氏名：鈴木 太郎 電話番号：080-xxxx-xxxx メール：sample@example.com =========================

再応募の可能性を残す場合は、感謝とともに前向きな言葉を添えるのが効果的です。丁寧さを意識しつつ、将来のご縁に触れることで印象が和らぎます。

⑥電話後にフォローとして送るメール例文

選考を辞退する旨を電話で伝えた後には、改めてメールで感謝を伝えると丁寧です。特に相手が人事担当者の場合、記録として残るメールを送ることで安心感を与えることができます。以下に、例文を紹介しています。

件名：選考辞退のご連絡 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 本日お電話にて選考を辞退させていただく旨をお伝えいたしました、〇〇大学の山田花子です。お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。改めてメールにてご連絡差し上げました。 貴社の選考に進む中で多くの学びを得ることができ、大変感謝しております。今回は別の進路を選択することとなりましたが、今後の人生において貴重な経験となりました。 最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 ========================= 〇〇大学 △△学部 △△学科 氏名：山田 花子 電話番号：080-xxxx-xxxx メール：sample@example.com =========================

電話の後にメールを送ることで、言い忘れた感謝や丁寧さを補うことができます。短くても誠実さが伝わる内容にすることが大切です。

選考辞退の電話・メールに関するよくある質問

就職活動では、予定の変更や進路の方向転換により、辞退の連絡をしなければならないことがあります。

電話やメールでの伝え方にはマナーがあり、正しく対応しないと相手に迷惑をかけてしまうこともあるのです。

ここでは、よくある疑問を整理し、安心して対応できる方法を解説します。

1. 当日に選考辞退を伝える場合はどうすればよい？
2. 辞退連絡を遅らせてしまった場合はどうする？
3. 辞退した企業に再応募しても問題ない？
4. メールの返信が来ないときはどう対応する？

①当日に選考辞退を伝える場合はどうすればよい？

当日の辞退連絡は避けたいところですが、体調不良などやむを得ない事情ならすぐに電話で伝えてください。

メールだけでは気づかれない可能性があるため、まずは担当者へ直接連絡し、謝罪と感謝を必ず添えることが大切です。どうしても電話がつながらない場合に限り、メールで事情を簡潔に伝えましょう。

その際は「直前のご連絡となり大変申し訳ございません」と謝罪を忘れないでください。誠実な態度を示すことで、印象の悪化を最小限に抑えられるでしょう。

②辞退連絡を遅らせてしまった場合はどうする？

辞退の連絡を遅らせると、企業に迷惑をかけてしまいます。遅れてしまったときでも、すぐに連絡することが最善の対応です。

電話で「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」と伝え、辞退の意思を明確にしてください。そのあとで、理由を簡潔に述べれば十分です。長い説明は不要で、要点を押さえるだけで誠意は伝わります。

気まずさから連絡をさらに遅らせると、状況は悪化するだけです。行動の早さが信頼回復につながるでしょう。

③辞退した企業に再応募しても問題ない？

一度辞退した企業でも、再応募が認められることはあります。ただし、企業ごとに対応が異なるため必ず可能とは限りません。

再応募を考えるなら、前回辞退した理由と今回応募する理由を整理しておきましょう。面接で過去の辞退について聞かれることもあるため、正直かつ前向きに説明できるよう準備してください。

たとえば「当時は他業界に関心がありましたが、改めて御社の魅力を理解し応募いたしました」という伝え方が自然です。誠実な姿勢を示せば、再応募が不利になるとは限らないでしょう。

④メールの返信が来ないときはどう対応する？

辞退のメールに返信がなくても、問題視する必要はありません。担当者は多忙なため、必ずしも返事をもらえるとは限らないからです。

ただし不安な場合は、2日ほど待ってから電話で確認すると安心できます。その際は「先日、辞退のご連絡をメールで差し上げたのですが、届いておりますでしょうか」と丁寧に伝えてください。

返信がなくても不快に思われているわけではないので、過度に気にする必要はありません。落ち着いた行動が、双方にとって良い結果につながるはずです。

選考辞退を電話で伝える際に大切なこと

選考辞退を電話で伝える際に最も重要なのは、誠意を持って迅速に対応することです。

電話なら直接声で謝意や感謝を伝えられるため、メールよりも丁寧さが伝わりやすい方法といえるでしょう。

具体的には、大学名と名前を名乗り、辞退の旨を簡潔に伝え、理由を聞かれた場合のみ説明するのが基本です。そのうえで、これまでの対応への感謝を添えると印象が良くなります。

準備不足や感情的な対応を避けるために、事前に伝える内容をメモにまとめることも有効です。電話がつながらない場合は時間を空けて再度連絡し、それでも難しければメールで補足してください。

状況に応じて臨機応変に対応できれば、相手に迷惑をかけず誠実な印象を残せるでしょう。