WEB履歴書の作成方法と提出手順｜初心者向け完全マニュアル

履歴書をウェブで作成・提出する機会は年々増加しており、就活や転職活動においてもスタンダードな選択肢になりつつあります。

この記事では、初心者でも迷わず作れるWEB履歴書の作成手順と提出方法を、テンプレート紹介や便利ツール、注意点まで含めて完全解説します。

WEB履歴書とは？

就活が本格化する時期、WEB履歴書って何だろうと不安を感じる方も多いかもしれません。

ここでは、WEB履歴書の基本的な特徴やメリットをわかりやすく紹介します。

WEB履歴書とは、インターネット上で作成・編集・提出ができる履歴書のことです。紙と大きく異なるのは、デジタル形式のため修正や再提出がしやすく、応募先企業にもスムーズに送信できる点でしょう。

一方で、提出方法やファイル形式、文面のマナーを誤ると、かえって印象を悪くしてしまうおそれもあります。

だからこそ、便利なWEB履歴書を使いこなすには、基本的な操作方法と正しいマナーの理解が欠かせません。きちんと準備すれば、就活の心強い味方になってくれるはずです。

WEB履歴書の作成方法

WEB履歴書を作りたいけれど、どの方法が自分に合っているのか迷っていませんか？実は、履歴書の作り方にはいくつか種類があり、それぞれに特徴があります。

自分のスタイルや目的に合った方法を選べば、履歴書作成がぐっとスムーズになるでしょう。ここでは、代表的な3つの作成手段とそのポイントを紹介します。

1. ExcelやWordのテンプレートで作成する
2. WEB履歴書作成サイトを活用する
3. スマホの履歴書作成アプリを利用する

①ExcelやWordのテンプレートで作成する

ExcelやWordを使って履歴書を作る方法は、自分で細部まで調整したい方にぴったりです。書式やフォントの大きさ、行間などを自由にカスタマイズできるため、見た目にこだわりたい人にも向いています。

就職情報サイトやハローワークなどが提供するテンプレートを使えば、形式を整える手間も省けますし、編集もスムーズに行えるでしょう。

写真を貼る際は、「画像挿入」機能を使えば手軽に対応可能です。ただし、レイアウトが崩れていないか、文字が読みづらくなっていないかを確認する必要があります。

時間と手間はかかりますが、自分らしい履歴書に仕上がる点が大きなメリットです。

②WEB履歴書作成サイトを活用する

WEB履歴書作成サイトは、あらかじめ用意された入力フォームに情報を記入するだけで完成するため、初めて履歴書を作成する人やパソコン操作に不慣れな人でも使いやすいのが魅力です。

ほとんどのサイトでは完成後にPDFとしてダウンロードできるため、提出形式にも対応しやすいでしょう。保存機能があるサイトなら、途中保存して後から修正も可能です。

ただし、一部のサイトでは保存ができなかったり、レイアウトやデザインの選択肢が少なかったりすることもあるため、事前に機能をよく確認して選ぶようにしてください。

操作性と手軽さを重視したい人におすすめの方法といえるでしょう。

③スマホの履歴書作成アプリを利用する

スマホアプリを使えば、パソコンが手元になくても履歴書の作成が可能。通学や通勤の移動中、ちょっとした待ち時間などを使って手軽に進められるため、忙しい学生にも好評です。

アプリによっては、カメラ機能でそのまま証明写真を取り込めたり、手書き風の文字に変換する機能がついていたりと、ユニークな機能を備えているものもあります。

ただし、スマホの画面は小さいため、文字入力の際に誤字脱字が起こりやすくなる点には注意が必要です。

完成したら、できればパソコンで開いてレイアウトや記載内容に問題がないか最終確認するのが安心でしょう。手軽に始めつつ、正確な仕上がりを意識してください。

WEB履歴書作成のテンプレートツール

履歴書を一から作るのは手間がかかり、どこから始めればいいのか迷う方も多いかもしれません。そんなときに便利なのが、テンプレートツール。

レイアウトが整っていて、効率よく作成できるのが魅力です。ここでは、就活生に役立つ代表的な履歴書テンプレートを紹介します。

1. リクルートエージェントの履歴書テンプレート
2. マイナビの履歴書テンプレート
3. dodaの履歴書テンプレート
4. ハローワーク提供の履歴書テンプレート

①リクルートエージェントの履歴書テンプレート

リクルートエージェントが提供する履歴書テンプレートは、初めて履歴書を作る就活生にもやさしい設計になっています。

Word形式でダウンロードできるため、パソコンに不慣れな方でもスムーズに入力できます。

あらかじめレイアウトが整っているだけでなく、各項目には簡単な記入例やアドバイスが記載されており、書き方に悩まず進められるのが大きなメリットです。

操作に迷うことも少なく、短時間で完成させられるでしょう。ただし、テンプレートの内容をそのまま使ってしまうと、自分らしさや強みが伝わりにくくなります。

提出前には、自分の経験やスキルがしっかり反映されているか見直すことが大切です。

②マイナビの履歴書テンプレート

マイナビが配布している履歴書テンプレートは、視認性の高さと実用性を兼ね備えたバランスの良さが魅力です。JIS規格に対応しているため、多くの企業にそのまま提出できる安心感があります。

フォントサイズや行間も読みやすく設計されており、情報が自然と整理されて見えるよう工夫されています。

パソコン操作に自信がない人でも直感的に扱える点はもちろん、印刷して手書きで使いたいというニーズにも応えられる汎用性があります。

一方で、カスタマイズの自由度がある分、調整を加えると全体のレイアウトが崩れやすいため、見た目の統一感を保つには丁寧な確認と修正が必要です。

③dodaの履歴書テンプレート

dodaが提供する履歴書テンプレートは、もともと転職者向けに設計されていますが、新卒の就活にも十分活用できます。

特に、スキルや資格などのアピール欄が充実しており、専門知識や経験がある学生にとっては効果的に自己PRを行えるツールといえるでしょう。

構成はシンプルながら読みやすさに優れており、企業側にとっても情報が把握しやすい形になっています。

さらに、各項目の編集がしやすいため、自分に合った内容へ柔軟に調整可能です。

ただし、自由に書ける分、情報の偏りや文字量のバランスが悪くなりがちなので、客観的に見て読みやすいかどうかの確認は欠かせません。

④ハローワーク提供の履歴書テンプレート

ハローワークが提供している履歴書テンプレートは、必要最低限の要素だけを押さえたシンプルで信頼性の高いフォーマットです。

装飾やデザインに頼らず、情報のわかりやすさを重視した構成となっており、どの業界・業種にも安心して提出できる汎用性を持っています。

初めて履歴書を書く方や、何を書けばいいのか分からないという人にも使いやすい内容になっているでしょう。テンプレートの項目に沿って情報を埋めるだけで、基本的な履歴書は完成します。

ただし、見た目があまり個性的ではないため、自分らしさを出すには志望動機や自己PRの書き方に一工夫が必要です。文章で印象を残す意識を持って記入してください。

おすすめの履歴書作成サイト

パソコン操作に不安がある方でも、ブラウザ上で簡単に履歴書を作れる便利なサービスが増えています。ここでは、就活初心者にも使いやすく、機能面でも安心できる履歴書作成サイトを紹介します。

1. フォーム入力で簡単に履歴書が作れる「履歴書メーカー」
2. 初心者でも迷わず使える「Yagish ブラウザでつくれる履歴書」
3. 企業別に履歴書を作り分けやすい「ミライトーチ」
4. 写真貼付もスムーズにできる「りれきしょ君」
5. PDF出力対応で印刷も簡単な「電子履歴書」
6. デザインにこだわりたい人向けの「JIS規格対応サイト」
7. 英文履歴書も作成可能な「Resume.io」

①フォーム入力で簡単に履歴書が作れる「履歴書メーカー」

「履歴書メーカー」は、パソコン操作に自信がない方でも手軽に使えるサイトです。フォームに沿って入力するだけで自動的に履歴書が完成します。

また、初心者でも操作に迷わず取り組めるよう設計されています。文字サイズや行間なども自動調整されるため、見た目を気にせず作成できます。

PDFで保存して、そのままメール添付できるのも便利なポイントです。

PDF出力ができる点は、オンライン提出にも紙提出にも対応できる利便性につながります。短時間で履歴書を仕上げたい方に向いています。

②初心者でも迷わず使える「Yagish ブラウザでつくれる履歴書」

「Yagish ブラウザでつくれる履歴書」は、シンプルで分かりやすい設計が特徴の履歴書作成サイトです。複雑な操作が不要で、初めての就職活動でも戸惑わずに使えます。

スマホユーザーにも配慮された操作設計がされている点も安心です。入力した内容がリアルタイムで画面に反映されるため、完成イメージを確認しながら作成できます。

この機能によって、履歴書作成の効率が大幅に向上します。スマートフォンにも対応しており、移動中でも気軽に作成できるでしょう。

③企業別に履歴書を作り分けやすい「ミライトーチ」

「ミライトーチ」は、複数の履歴書を保存・管理できる点が大きな利点です。志望動機などを企業ごとに調整する必要がある場合でも、内容を分けて効率的に保存できます。

自由に編集できるため、自分だけの履歴書に仕上げやすいでしょう。

再編集もしやすく、アピールポイントを業界ごとに変えたい方にとって役立ちます。細かく履歴書を管理したい方におすすめのサービスです。

④写真貼付もスムーズにできる「りれきしょ君」

「りれきしょ君」は、証明写真の貼り付け作業をオンラインで完結できるのが特徴です。写真データをアップロードするだけで、自動的に適切なサイズへ調整され、履歴書に挿入されます。

PDF出力ができる点は、オンライン提出にも紙提出にも対応できる利便性につながるでしょう。印刷用としてもそのまま使用できるため、写真加工や編集に不慣れな方でも安心して利用できます。

⑤PDF出力対応で印刷も簡単な「電子履歴書」

「電子履歴書」は、入力後すぐにPDF形式で出力できる利便性が魅力です。PDF出力ができる点は、オンライン提出にも紙提出にも対応できる利便性につながります。

入力画面が見やすく、誤入力を防ぐチェック機能も備えています。保存した履歴書データは再編集も可能なため、応募先に応じた調整がしやすくなっているのもポイントです。

自由に編集できるため、自分だけの履歴書に仕上げやすいでしょう。紙での提出やメール添付の両方に対応したい方に最適です。

⑥デザインにこだわりたい人向けの「JIS規格対応サイト」

「JIS規格対応サイト」では、定番の書式を保ちながらも見た目にこだわった履歴書を作成できます。自由に編集できるため、自分だけの履歴書に仕上げやすいでしょう。

フォントやレイアウトに変化をつけることで、印象に残る履歴書に仕上がります。

ただし、デザイン性を重視しすぎると逆効果になる場合もあるため、応募先の業界や企業の雰囲気に合わせて使い分けることが大切です。

⑦英文履歴書も作成可能な「Resume.io」

「Resume.io」は、英文履歴書を作成したい方に適したサービスです。英語での項目例や書き方のヒントが表示されるため、言語に不安がある方でも取り組みやすいでしょう。

国際的な企業への就職を視野に入れる方にとって、強い味方となるサービスです。

複数のデザインから選べるため、応募先に合わせた調整も簡単。外資系企業への応募を考えているなら、活用しておきたいツールです。

スマホでも使えるWEB提出用の履歴書作成アプリ

スマホだけで使える履歴書作成アプリは、パソコンを使う時間がない人にとって非常に便利です。特に、通学やアルバイトの合間に履歴書を作りたい方には、スキマ時間を有効活用できる手段といえるでしょう。

ここでは、スマホで履歴書を作成し、そのままWEB提出ができる便利なアプリを紹介します。

1. スマホで簡単に履歴書が作れる「レジュメ」
2. Indeed提供の「履歴書作成」
3. 多機能で便利な「MUSUBEE自動履歴書」
4. 写真貼り付けが簡単な「履歴書クリエーター」

①スマホで簡単に履歴書が作れる「レジュメ」

「レジュメ」はスマホに特化した使いやすいアプリで、入力ミスや記入漏れを防ぎやすい設計になっています。

テンプレートは企業に提出しやすいJIS規格に準拠しており、初めてでも安心して使える点が魅力です。

完成した履歴書はPDFで出力でき、すぐに送信可能。時間がない人や初めての履歴書作成に不安がある方でも、安心して利用できるでしょう。

②Indeed提供の「履歴書作成」

Indeedが提供する履歴書作成ツールは、求人検索とあわせて使えるのが強みです。一度作った履歴書を複数の企業にそのまま送れる機能が便利で、操作もシンプルなのもポイント。

スマホでもスムーズに動作するため、外出先でも問題なく利用できます。履歴書作成から応募まで一貫して行えるため、効率的な就職活動ができるでしょう。

③多機能で便利な「MUSUBEE自動履歴書」

「MUSUBEE自動履歴書」は、1度入力した情報を使って複数の履歴書を自動作成できるのが特徴です。スワイプやタップで直感的に操作でき、スマホでも快適に使えます。

写真の貼付やファイル名の自動設定といった便利機能も備えており、提出ミスを防ぐのに役立つでしょう。多くの企業へ効率よく応募したい方にとって、心強いアプリです。

④写真貼り付けが簡単な「履歴書クリエーター」

「履歴書クリエーター」は、スマホで撮影した証明写真をそのまま貼り付けられる手軽さが魅力です。サイズ調整やレイアウトは自動で行われるため、バランスの取れた履歴書を作成できます。

写真館に行く時間がない人や、すぐに履歴書を完成させたい方には特におすすめです。スマホ完結型の履歴書作成アプリとして、利便性の高いツールといえるでしょう。

WEB履歴書で好印象を与えるポイント

WEB履歴書は、採用担当者にとって最初に接する応募者の情報です。そのため、読みやすさや印象の良さが合否を左右する可能性もあります。

ちょっとした工夫で見た目や伝わり方が大きく変わるため、基本をしっかり押さえた作成が大切です。ここでは、WEB履歴書で好印象を与えるポイントについて紹介します。

1. 読みやすいフォント・レイアウトを意識する
2. 空欄を残さず全項目を埋める
3. アピールポイントを簡潔にまとめる
4. 志望動機は企業ごとにカスタマイズする

①読みやすいフォント・レイアウトを意識する

WEB履歴書では、読みやすさが応募者の印象を大きく左右します。文字サイズが小さすぎたり、個性的すぎる書体を使ったりすると視認性が下がり、読み手に負担をかけてしまうことも。

明朝体やゴシック体など、スタンダードで整ったフォントを使用することで、視認性が高まり内容も伝わりやすくなるでしょう。また、行間や余白が狭すぎると詰まった印象を与えてしまいます。

適度な行間と余白を設け、詰め込みすぎないレイアウトに整えることが大切です。応募先の担当者がストレスなく内容を読み取れるように意識すれば、配慮ある姿勢も伝わり、好印象につながります。

②空欄を残さず全項目を埋める

履歴書に空欄があると、企業側に「やる気がないのでは？」というマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

たとえ書くのが難しい項目でも、何かしらの情報を入れておくことで、自分の意欲や背景を少しでも伝えることができるでしょう。

「特になし」などの言葉で済ませず、自身の経験や考えを簡潔に書き添えるだけでも印象が変わってきます。

たとえば、将来への意欲や過去の取り組みを交えて書けば、前向きな姿勢が伝わりやすくなるものです。すべての欄を丁寧に埋めることで、細かな点にも注意を払える人物であることを示せるでしょう。

③アピールポイントを簡潔にまとめる

履歴書に記載するアピール内容は、簡潔で明確であることが重要です。長文になりすぎると要点がぼやけてしまい、読み手に伝わりにくくなってしまいます。

自分の強みや経験を紹介する際には、結論から書き始め、補足情報を後に続けるよう意識してください。

「ゼミ活動でのリーダー経験」や「アルバイトでの接客改善」など、具体的な行動と成果を短くまとめると伝わりやすくなります。

また、論理的な構成にすることで、読み手に安心感を与えられるでしょう。限られたスペースの中で印象づけるには、情報の整理と取捨選択がカギになります。

④志望動機は企業ごとにカスタマイズする

志望動機をすべての企業に共通で使い回すと、「本気度が伝わらない」と判断されてしまうことがあります。

企業ごとに特徴や方針、事業内容が異なるため、それらにしっかり触れた内容を心がけてください。

「なぜこの会社に興味を持ったのか」「どのように貢献できるか」といった視点から、自分の経験や価値観と結びつけて書くと説得力が増します。

例えば「御社のチーム型営業に共感し、大学でのグループ活動の経験が活かせると考えました」といったように、具体的な接点を盛り込むことが効果的です。

こうした個別対応が、誠実さや熱意を伝えるうえで大切になります。

WEB履歴書の写真について

WEB履歴書に載せる写真は、第一印象に直結する大切な要素です。見た目から伝わる印象で、書類選考の評価が左右されることもあるため、好印象を与える写真を選ぶことが重要になるでしょう。

ここでは、WEB履歴書の写真について、撮影方法や注意点などについて紹介しています。

1. 写真館または証明写真機で撮影した写真を貼る
2. サイズは縦4cm×横3cmにする
3. 自撮り写真の使用は避ける
4. 服装・髪型・メイクは清潔感を意識して整える
5. 背景は無地かつ明るい色で撮影する
6. スマホで撮影した写真を使う場合は画質に十分注意する
7. 加工しすぎないように注意する

①写真館または証明写真機で撮影した写真を貼る

WEB履歴書に使用する写真は、できる限り写真館または証明写真機で撮影したものを使用しましょう。

これらの設備は明るさや姿勢、カメラの角度などが最適に調整されているため、見た目の印象が整いやすくなります。

証明写真機でもビジネス向けの設定が用意されている場合が多いため、十分きちんとした印象を与える写真に仕上がります。

第一印象が大切な書類選考だからこそ、品質の安定した写真を選ぶことが重要です。

②サイズは縦4cm×横3cmにする

履歴書に貼る写真のサイズは、縦4cm×横3cmが一般的な規格です。このサイズを守ることで、履歴書のデザインや見栄えに違和感がなく、全体としてバランスよく仕上がります。

これよりも大きい、または小さいサイズの写真を貼ってしまうと、フォーマットに収まらず見づらくなってしまう可能性があるでしょう。

テンプレートに写真枠がある場合は、必ずそのサイズと照らし合わせてから貼るようにしてください。見た目の整った履歴書は、細かい部分まで気を配れる人物であると印象づけることができます。

③自撮り写真の使用は避ける

履歴書に使う写真は、できるだけ自撮りではなく他者または専用機器で撮影したものを使用してください。

自撮り写真は角度が不自然になりやすく、顔が歪んで見えたり、背景に私的な空間が写り込んだりすることがよくあります。

履歴書写真は「きちんと感」が求められるため、やはり第三者に撮影してもらった、もしくは証明写真機で撮影されたものの方が安心です。適切な方法で撮った写真を選ぶようにしましょう。

④服装・髪型・メイクは清潔感を意識して整える

履歴書写真では、見た目から清潔感や誠実さを感じられることが非常に大切です。基本はスーツ着用が望ましく、シャツの襟が曲がっていないか、ネクタイの位置がずれていないかを確認しましょう。

髪型は顔がはっきり見えるように整え、前髪が目にかかっていないかも要チェックです。女性の場合、メイクはナチュラルを意識し、濃すぎない程度にまとめてください。

服装や身だしなみは、応募先企業の雰囲気に合わせた配慮も必要です。写真一枚からでも人柄や常識が読み取られるため、細部まで気を配るようにしましょう。

⑤背景は無地かつ明るい色で撮影する

履歴書に適した写真背景は、無地で明るい色が基本です。背景が複雑だと顔の印象が薄れたり、視線が分散してしまったりします。白や薄いブルーのような、シンプルで清潔感のある色を選びましょう。

背景に家具や物が写り込んでいると、生活感が出てしまう場合もあるので、自宅で撮影する際には特に注意が必要です。

証明写真機や写真館では、背景が整えられているため、そうした設備を利用することで安心して撮影できます。背景は「主役であるあなた」を引き立てる重要な要素と考えてください。

⑥スマホで撮影した写真を使う場合は画質に十分注意する

どうしてもスマホで履歴書写真を撮る必要がある場合は、画質や明るさに特に気を配る必要があります。

スマホのカメラは進化していますが、照明や手ブレ、ピントのずれが発生しやすく、少しのミスで画質が低下してしまうことがあるでしょう。

撮影時はなるべく自然光を利用し、背景や表情がはっきり映るように工夫してください。撮影後は拡大してチェックを行い、画素が粗くないか、目が赤くなっていないかなど細かく確認しましょう。

不安がある場合は、専門機器で撮影し直すことも検討してください。

⑦加工しすぎないように注意する

写真の加工は、履歴書写真においては極力控えるのが基本です。明るさやコントラストの微調整程度なら問題ありませんが、肌の質感を変えたり、顔の輪郭を細くするような過度な修正は避けるべきでしょう。

実物と違いすぎる写真は、面接での印象に違和感を与える原因となりますし、誠実さに欠けると判断されてしまうかもしれません。

できるだけ自然な表情と姿勢で撮影した、ありのままの自分を伝える写真を選ぶことが、最終的には好印象につながります。

WEB履歴書を提出する方法

WEB履歴書を提出する際には、形式やタイミング、マナーなどに気を配ることが重要です。提出方法や注意点を押さえておけば、採用担当者に丁寧で誠実な印象を与えることができるでしょう。

ここでは、WEB履歴書を提出する方法について詳しく紹介します。

1. 「メール」か「応募フォーム」で提出する
2. 企業の指示がある場合は必ずその提出方法に従う
3. 履歴書ファイルはPDF形式で保存・提出する
4. ファイル名には「氏名＋提出日」を入れる
5. メール提出時は件名・本文・署名を正しく記載する
6. 営業時間外の送信は避け、平日の日中に送る

①「メール」か「応募フォーム」で提出する

WEB履歴書の提出方法は、主に「メールでの送信」または「企業の応募フォームへのアップロード」の2通りがあります。

メールで提出する場合は、宛先や件名、添付ファイルの有無を入念に確認し、送信前に一度下書き保存して見直すと安心です。

一方、応募フォームの場合は、項目ごとの入力ミスに注意しながら進め、送信ボタンを押す前にプレビュー画面などで内容を確認しましょう。

どちらの方法でも「丁寧さ」と「誤りのなさ」が好印象につながります。

②企業の指示がある場合は必ずその提出方法に従う

求人情報や企業からの連絡に「提出方法」や「ファイル形式」が明記されている場合は、必ずその指示に従いましょう。提出に関して、細かな指定があるケースも少なくありません。

これらのルールを守ることは、基本的なビジネスマナーとして評価されるポイントでもあります。見落とさないよう丁寧に読み込み、不明点がある場合は確認する姿勢も大切です。

③履歴書ファイルはPDF形式で保存・提出する

WEB履歴書は、保存形式によって印象や見やすさが大きく変わるため、基本的にPDF形式で提出するのが望ましいです。

PDFは文字やレイアウトの崩れが起こりにくく、どのデバイスでも安定して表示されるため、採用担当者にとっても確認しやすいファイル形式です。

WordやExcelなどで作成した履歴書は、必ずPDFに変換してから送るようにしましょう。無料で使える変換ツールもあるので、活用するのがおすすめです。

④ファイル名には「氏名＋提出日」を入れる

履歴書のファイル名は、「山田太郎_履歴書_20250730.pdf」などのように、氏名と提出日を明記しておくと、企業側での書類管理がスムーズになります。

採用担当者は多数のファイルを扱っているため、「履歴書.pdf」などの曖昧な名前では誰の書類かがすぐに分かりません。

ファイル名に余計な記号やスペースを多用せず、分かりやすく整った形式にすることも、社会人としての配慮を示す大切なポイントです。

⑤メール提出時は件名・本文・署名を正しく記載する

WEB履歴書をメールで送る際には、件名・本文・署名すべてに気を配りましょう。件名は「履歴書送付の件（○○大学・山田太郎）」など、誰から・何の件かがひと目で分かるように設定します。

本文では、宛名、簡単な挨拶、応募の目的、添付ファイルの説明などを丁寧に記載してください。

署名欄には、氏名に加え、学校名、学部名、連絡先（メールアドレス・電話番号）も忘れず記載することで、相手への配慮が伝わります。

⑥営業時間外の送信は避け、平日の日中に送る

履歴書の送信タイミングは、できるだけ相手が確認しやすい時間帯を選ぶことが重要です。

深夜や早朝、休日に送信すると、非常識な印象を持たれることもありますし、他のメールに埋もれてしまう可能性もあります。理想的なのは、平日の午前10時〜午後3時ごろ。

業務時間内で、相手に余裕がある時間帯に届くよう意識すると、きちんとした印象を与えることができます。メールを下書き保存し、時間を見て送信する工夫もおすすめです。

WEB履歴書をメールで提出する際の例文

履歴書をWebで提出する際、特にメールで送る場合は文面の書き方に悩む方も多いはずです。どんな内容を、どんな順序で書けば失礼がないのか不安ですよね。

ここでは、応募経路ごとに適切なメール例文を紹介しますので、あなたの状況に合わせて活用できます。

1. 企業に直接応募する場合のメール例文
2. 求人サイト経由で応募する場合のメール例文
3. エージェント経由で提出する場合のメール例文
4. 再送依頼に対する返信メールの例文
5. 提出後のフォローアップメールの例文

①企業に直接応募する場合のメール例文

企業へ履歴書を直接メールで送る場合は、丁寧かつ簡潔な文面が求められます。以下は、新卒の就活生が自分の経験や志望動機を簡単に添えて提出する際の例文です。

《例文》

件名：履歴書送付の件（○○大学・山田太郎） 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 突然のご連絡を失礼いたします。 私は○○大学○○学部○年の山田太郎と申します。 貴社のWebサイトに掲載されていた求人情報を拝見し、○○の業務内容に深く興味を持ち、応募させていただきたくご連絡いたしました。 大学でマーケティングを学ぶ中で、実際にSNS運用を行いフォロワー数を倍増させた経験から、貴社のデジタル施策に貢献できると感じております。 つきましては、履歴書を添付のうえ送付いたします。ご多用のところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） ○○大学 ○○学部 ○年 電話：080-1234-5678 メール：sample@example.com ―――――――――――――――

《解説》
エピソードは簡潔にしつつ、自分の学びと志望企業の業務をつなげることがポイントです。メール件名や署名なども形式を整えて、読みやすさと礼儀正しさを意識しましょう。

②求人サイト経由で応募する場合のメール例文

求人サイトからの応募後に企業へ履歴書を送る場合、応募済みであることを明記しつつ、志望動機を簡潔に伝えることが重要になります。以下は、大学生がよくある部活動経験を交えて書いた例文です。

《例文》

件名：履歴書送付の件（○○大学・佐藤花子） 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○年の佐藤花子と申します。 貴社求人情報を○○ナビにて拝見し、先日エントリーさせていただきました。貴社の「人と人をつなぐサービスづくり」に強く共感し、改めて応募の意思をお伝えいたします。 学生時代はテニス部の副主将として、チームをまとめながら大会運営も担当してきました。その経験から、人との信頼関係を築く力や調整力を身につけました。 貴社のチームでその力を活かし、成長していきたいと考えております。 本日は履歴書を添付いたしましたので、お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。 ――――――――――――――― 佐藤 花子（さとう はなこ） ○○大学 ○○学部 ○年 電話：090-1234-5678 メール：sample@example.com ―――――――――――――――

《解説》
求人サイト経由であることを明記しつつ、自分の行動力やチーム経験を簡潔にアピールするのがポイントです。志望理由とエピソードの接点を必ず入れましょう。

③エージェント経由で提出する場合のメール例文

就職エージェントを通じて応募する際は、紹介を受けた経緯や志望理由を丁寧に伝えることが大切。以下は、アルバイト経験を活かしたエピソードを交えた例文です。

《例文》

件名：履歴書送付の件（○○大学・高橋悠） 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○年の高橋悠と申します。 このたび、○○就職エージェント様より貴社の求人をご紹介いただき、ぜひ応募させていただきたくご連絡いたしました。 学生時代はカフェでのアルバイトを通じて、接客や業務効率の改善など、現場での工夫を重ねてきました。 特に、アルバイト仲間との連携強化を目的としたマニュアル作成を提案し、実行した経験があります。この経験を活かし、貴社のサービス現場でも主体的に行動し、貢献したいと考えております。 本メールに履歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――― 高橋 悠（たかはし ゆう） ○○大学 ○○学部 ○年 電話：080-9876-5432 メール：sample@example.com ―――――――――――――――

《解説》
エージェント経由であることを最初に明記し、紹介された企業に自分がどうマッチするかを短く伝えるのがコツです。実体験を交えると説得力が増します。

④再送依頼に対する返信メールの例文

企業から履歴書や書類の再送依頼を受けた際は、迅速かつ丁寧に対応することが信頼につながります。以下は、就活生が素早く対応しつつ、誠意を伝える返信文の例です。

《例文》

件名：Re: 履歴書送付の件（○○大学・石井美咲） 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○年の石井美咲と申します。 このたびはご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 添付ファイルに不備があったとのことで、大変申し訳ございませんでした。修正済みの履歴書を本メールに添付させていただきますので、ご確認いただけますと幸いです。 今後このようなことがないよう、十分注意してまいります。 お忙しいところご対応いただき、誠にありがとうございました。何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――― 石井 美咲（いしい みさき） ○○大学 ○○学部 ○年 電話：080-4567-8910 メール：sample@example.com ―――――――――――――――

《解説》
再送メールでは、件名に「Re:」を加えて返信であることを明示しましょう。本文では、謝罪と再送の意思を丁寧かつ簡潔に伝えることが重要です。

⑤提出後のフォローアップメールの例文

履歴書提出後、一定期間が経っても連絡がない場合は、丁寧に状況を伺うフォローアップメールを送ることが大切になります。以下は、面接希望の意思も含めた例文です。

《例文》

件名：書類選考のご確認について（○○大学・本田誠） 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○年の本田誠と申します。 先日、貴社宛に履歴書をメールにて送付させていただきましたが、選考の進捗についてご確認させていただきたくご連絡いたしました。 ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、書類選考の状況についてご教示いただけますと幸いです。 学生時代にはオープンキャンパスの運営に携わり、チームで協力しながら課題を乗り越える力を培ってまいりました。 貴社の○○職に強く魅力を感じており、面接の機会をいただけましたら、より詳しくお話しさせていただきたいと考えております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――― 本田 誠（ほんだ まこと） ○○大学 ○○学部 ○年 電話：070-2345-6789 メール：sample@example.com ―――――――――――――――

《解説》
フォローアップでは催促にならないよう、丁寧な表現を心がけることが大切です。志望の熱意を軽く添えることで前向きな印象を与えることができます。

WEB履歴書でよくあるミス

WEB履歴書は手軽に提出できる一方で、形式や内容に不備があると選考に悪影響を与えるおそれがあります。事前によくあるミスを知り、提出前にしっかり確認しておくことが大切です。

ここでは、WEB履歴書でよくあるミスとその対処法について紹介しています。

1. 証明写真が不適切または未添付のまま提出してしまう
2. ファイル形式がWordやExcelになっている
3. 文字化けしてしまっている
4. 空欄や未記入の項目があるまま提出してしまう
5. 応募先の会社名や担当者名を間違えてしまう

①証明写真が不適切または未添付のまま提出してしまう

履歴書に添付する証明写真は、応募者の第一印象を大きく左右する非常に重要な要素です。画質が粗い自撮り写真や、極端に加工された画像はビジネス文書にふさわしくありません。

また、写真を添付し忘れたまま送信してしまうケースも多く見受けられることも。こうした不備は、採用担当者に「配慮が足りない」といった印象を与える恐れがあります。

提出前には、写真の有無・内容・画質をしっかり確認し、適切なものが添付されているかを再確認しましょう。

②ファイル形式がWordやExcelになっている

履歴書をWEBで提出する場合、保存形式はPDFが基本です。WordやExcel形式のままで送ってしまうと、閲覧する側の環境によっては、レイアウトが崩れたり、文字化けを起こしたりする可能性があります。

特に、複数の端末やOSで閲覧される可能性があるビジネスシーンでは、データの互換性に配慮することが重要です。

完成後は必ずPDFに変換し、別の端末などで表示を確認してから送信するよう心がけましょう。

③文字化けしてしまっている

文字化けは、主に使用フォントや文字コードの互換性の問題により発生します。自分の端末では問題なく表示されていても、相手側の環境では全く読めない状態になってしまうこともよくあることです。

特に、特殊なフォントや絵文字を使用した場合に起こりやすく、内容が正しく伝わらない原因になります。

こうしたトラブルを避けるためにも、履歴書はPDF形式で保存し、できれば異なる端末やOSで一度開いて表示崩れや文字化けがないか確認しておくと安心です。

④空欄や未記入の項目があるまま提出してしまう

履歴書に空欄があると、「手を抜いている」「志望度が低い」といったネガティブな印象を与えかねません。

特に、自己PRや志望動機などの項目が未記入の場合、採用担当者にアピールする機会を自ら逃すことになります。

少しでも自分のことを伝えられるよう、どんな項目でもできる限り記入する姿勢が大切です。

書く内容に迷った場合は、簡潔でも構いませんので、自分の経験や考えを言葉にして記入しましょう。送信前の最終確認も忘れずに行ってください。

⑤応募先の会社名や担当者名を間違えてしまう

応募書類に記載する会社名や担当者名を間違えることは、相手企業に対して非常に失礼な行為と受け取られる可能性があります。

特に、他社宛に書いた履歴書やメール文面を使い回した際に、宛先の変更を忘れるといったミスが起こりやすいです。これにより「使い回し感」や「注意不足」といった悪印象を持たれることもあります。

提出前には、宛名・会社名・担当者名が正確かどうか、メールやファイル名まで含めて細かくチェックすることが非常に重要です。

WEB履歴書提出前のチェックリスト

WEB履歴書の提出直前には、ちょっとした確認不足が思わぬミスにつながることがあります。好印象を与えるためにも、送信前のチェックは丁寧に行いましょう。

特に、以下の5つのポイントを確認してから提出することをおすすめします。

1. 送信先メールアドレスや応募フォームのURLは正しいか
2. 誤字脱字・敬語ミスがないか
3. 正しいファイルが添付されているか
4. 証明写真は適切なサイズか
5. 志望動機・自己PRは応募先企業に合わせて記入されているか

①送信先メールアドレスや応募フォームのURLは正しいか

送信先のメールアドレスや応募フォームのURLに誤りがあると、せっかく作成した履歴書が相手に届かず、応募自体が無効になってしまう可能性があります。

特に、似た名前の企業に複数応募している場合や、就職情報サイト経由での応募時は間違えやすいため、細心の注意が必要です。

コピー＆ペーストで貼り付けた場合でも、スペースが入っていないか、打ち間違いがないかを含め、再確認を徹底しましょう。

②誤字脱字・敬語ミスがないか

誤字や脱字、敬語の誤用は、応募者の印象を大きく損なう要因となります。特に、WEB履歴書は入力作業が中心になるため、タイピングミスが起きやすく、慣れない敬語表現も誤用されがちです。

応募先に誠実さを伝えるためにも、文章は何度も読み直し、声に出してチェックするのが効果的でしょう。不自然な言い回しや語尾の統一にも注意を払い、細部まで丁寧に見直すように心がけてください。

③正しいファイルが添付されているか

履歴書ファイルの添付ミスは非常に多く、別の書類を送ってしまうと採用担当者の混乱を招き、場合によっては選考から外れる可能性もあります。

ファイル名を見ただけで内容が分かるよう、「氏名_提出日_履歴書」などのように整理しておくと、確認時にも安心です。

また、実際に添付されたファイルを一度開いて中身を確かめ、古いバージョンや誤った内容のものを送っていないかを必ず確認しましょう。

④証明写真は適切なサイズか

証明写真は履歴書全体の見栄えや第一印象に関わるため、適正なサイズと位置での貼付が欠かせません。

一般的には縦4cm×横3cmが基本サイズであり、それを守らないと履歴書のフォーマットが崩れる原因になります。

また、画質が悪かったり、サイズ変更によって写真がぼやけたりすることがないよう、アップロード前に拡大して確認することも大切です。デジタルならではの調整も慎重に行いましょう。

⑤志望動機・自己PRは応募先企業に合わせて記入されているか

志望動機や自己PRの内容が汎用的すぎると、「本当にうちに興味があるのか？」という疑念を抱かせてしまいます。

各企業が求める人物像や掲げている理念に合わせた言葉選びが、差別化のカギになるでしょう。

たとえば「御社の〇〇という事業内容に魅力を感じました」「〇〇という理念に共感し…」など、具体的なポイントに触れた表現があると、応募の熱意や真剣さがより伝わりやすくなります。

テンプレートではなく、企業ごとに内容を調整しましょう。

WEB履歴書に関するよくある質問（Q&A）

WEB履歴書を作成する際は、フォーマットの違いや書き方のコツなどで悩むことが多いものです。ここでは、よく寄せられる質問をもとに、基本的なポイントを整理してお伝えします。

1. WEB履歴書と手書き履歴書の違いは？
2. フォントサイズや書体のおすすめは？
3. 自己PRや志望動機が思いつかないときは？
4. 履歴書の保存先はクラウドでも問題ない？

①WEB履歴書と手書き履歴書の違いは？

WEB履歴書は、パソコンやスマートフォンなどのデジタル端末を使って作成し、メール添付や応募フォームから提出する形式です。

手書きの履歴書と比べて、修正や更新がしやすく、ミスの修正にかかる時間も短縮できます。また、レイアウトが整って読みやすくなるため、採用担当者にとっても扱いやすいというメリットも。

ただし、企業によっては「丁寧さ」や「熱意」を感じられる手書きの履歴書を重視するケースもあるため、応募前に企業側の方針や業界の慣習を事前に確認しておくことが重要です。

②フォントサイズや書体のおすすめは？

WEB履歴書では、フォントの選び方によって全体の印象が大きく左右されます。一般的に推奨されるのは、「MS 明朝」や「MS ゴシック」など、読みやすく視認性の高い標準的な書体です。

フォントサイズは10.5～12ポイント前後が適切で、これより小さいと読みづらく、大きすぎると情報量のバランスが崩れてしまいます。

また、行間や余白にも配慮し、文字が詰まりすぎないように整えることがポイントです。装飾が強すぎる書体や遊び心のあるフォントは、正式な文書には向かないため避けるのが無難でしょう。

③自己PRや志望動機が思いつかないときは？

自己PRや志望動機が浮かばないときは、まずは自分のこれまでの経験や行動を振り返ってみることが出発点になります。

学生時代の活動やアルバイト経験、資格取得やボランティアなど、少しでも達成感を得たことや周囲に褒められた経験をリストアップしてみてください。

その中から、応募先の企業の求める人物像や職種に近いエピソードを選び、自分がどのような価値を提供できるかを具体的にまとめると伝わりやすくなります。

完璧を目指すよりも、自分らしい言葉で誠実に伝えることが大切です。

④履歴書の保存先はクラウドでも問題ない？

履歴書の保存場所として、クラウドサービスを活用するのは非常に有効です。GoogleドライブやDropbox、OneDriveなどを利用すれば、外出先や別の端末からでもすぐに履歴書の確認・修正ができます。

万が一パソコンが故障した場合でもデータを失うリスクが少なくなるため、バックアップの観点からもおすすめです。

ただし、提出の際は必ずPDF形式に変換し、レイアウトの崩れや文字化けを防ぐようにしてください。また、共有リンクを送る場合は、アクセス権限の設定にも注意しましょう。

自分に合ったWEB履歴書の作成・提出方法を見つけよう

履歴書をウェブで提出する時代では、効率よく自分をアピールできるツールや方法を知っておくことが重要です。

この記事では、作成手段やテンプレート、スマホ対応のアプリ、写真の注意点、メール送信のコツまで幅広く紹介しました。

たとえば、WordやExcelでの作成だけでなく、便利な履歴書作成サイトやスマホアプリを活用することで、誰でも簡単に質の高いWEB履歴書を用意できます。

また、提出時のミスや送信マナーも、事前に確認すれば安心です。

つまり、履歴書をウェブで作るなら「自分に合った方法を選び」「基本ルールを守ること」が内定への第一歩につながるでしょう。正しい知識をもって、就活をよりスムーズに進めてください。