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エントリーシートに適した封筒のサイズを解説!郵送手順も紹介

普段から個人宛に郵便物を送っている人でも、企業宛に書類を送る機会は意外と少ないものです。

そのためエントリーシートを企業に提出する際、「どのように送っていいのか分からない」「封筒のサイズは?」と疑問に思う方も多いでしょう。

本記事では、エントリーシートを郵送する際のルールやマナーについて解説します。ぜひこの記事を参考に、正しい知識を身に付けて適切な郵送を心がけましょう。

エントリーシートを入れる封筒選びのポイント3つ

エントリーシートを書き終えたら、あとは封筒に入れて郵送するだけです。ここでは封筒選びの3つのポイントを紹介します。

  1. 角形2号サイズを選ぶ
  2. 白色の封筒を選ぶ
  3. クリアファイルに入れて郵送する

採用候補者が横並びの場合、送付時のマナーで合否が決まる可能性もあるため、エントリーシートなどのビジネス書類は基本的なマナーを守って提出しましょう。

①角形2号サイズを選ぶ

エントリーシートの送付時には、折らずに提出するというルールがあるため、角形2号サイズ(縦332mm×横240mm)の封筒を選ぶのがベストです。

履歴書を購入した際に付いてくる長形3号(縦120mm×横235mm)だと、書類を3つ折りにしないと入りません。

また、折り目があると読みづらくなり、企業側の書類管理も難しくなるため、郵送の際は角形2号サイズの封筒を選んでくださいね。

②白色の封筒を選ぶ

エントリーシートを郵送する際は、白色の封筒を使用しましょう

ビジネスシーンでは、白色の封筒が用いられることが多く、他の色よりも好印象を与えると言われています。一方、茶封筒は社内書類やダイレクトメールなど、マナーを重視しない場面で使われがちです。

ただし、茶封筒を使ったからといって不合格になるわけではありません。やむを得ず、白色の封筒が用意できない場合に限り、茶封筒でも構いませんよ。

③クリアファイルに入れて郵送する

エントリーシートは、クリアファイルに入れて郵送しましょう。そのままだと折れ曲がったり、雨で濡れて文字が判読不能になるリスクがあるためです。

また、ホチキス止めはNGですが、クリアファイルに一括りにすれば他の就活生の書類と混同することもありません。

使用するクリアファイルは、柄物を避け、無色透明なものを選んでくださいね。

エントリーシートを入れる封筒の書き方を解説

エントリーシート送付用の封筒を手に入れた後は、応募する企業の住所や宛名を封筒に記入する必要があります。

ここでは、エントリーシートを入れる封筒の書き方を解説します。企業に郵送する際は、様々なルールがあるので、ぜひ参考にしてください。

  1. 黒の油性ペンを使う
  2. 封筒の表に書く内容
  3. 封筒の裏に書く内容

①黒の油性ペンを使う

エントリーシートを入れる封筒には、消えるペンではなく、太くて読みやすい黒の油性ペンを使いましょう

封筒のサイズは角形2号が一般的であるため、1mm程度の太さのぺンを選んでください。一般的な0.5mmのボールペンより太いため、封筒全体で見たときのバランスが取りやすいはずです。

また油性ペンなら雨に濡れても消えることがありません。確実に企業に届くよう、水性のインクやこすって消えるボールペンは避けてくださいね。

②封筒の表に書く内容

エントリーシートを送る際、封筒の表面に重要な情報を正確に記入しましょう

封筒の表面の情報は、企業が最初に目にするものであるため、丁寧に記入してくださいね。以下で封筒の表面に書く内容を3つ解説します。

①届け先の住所を記入する

エントリーシートを入れる封筒の表面には、届け先の正式な住所を省略なく記入しましょう。番地や建物名を書き落とすと、配達に手間取る上に、最悪の場合企業に届かない恐れがあるためです。

また、封筒への宛名書きは、中央に大きく書きましょう。最初から右に寄せて書き始めると、左側が空白になってしまい、バランスを欠いた印象になってしまいますよ。

②企業名

封筒の表面には、企業名を略さず正式名称で書きましょう。「株式会社」を「(株)」と略したり、通称名を使ったりするのもNGです。

また企業名や部署名の後ろには「御中」と付けましょう。一方、採用担当者の名前がある場合は「様」を付けてください。ただし御中と様は一緒に使うことはできません。

例えば「○○株式会社 人事部 御中」か「○○株式会社 人事部 ○○様」のどちらかになります。部署名と個人名が両方ある場合は、「○○会社 人事部 ○○様」と書いてださいね。

③赤字で「エントリーシート在中」と書く

封筒の表面の左下には、「エントリーシート在中」と赤字で書きましょう。なお横書きの場合は、右下に書いてください。

さらに他の郵便物と区別するために、「エントリーシート在中」の周囲を赤ペンで四角く囲み、目立たせましょう

企業に丁寧な印象を与えるためにも、フリーハンドではなく、定規を使って囲むのがおすすめですよ。

③封筒の裏に書く内容

エントリーシートを封入し表面の宛名を書き終えたら、裏面に自身の現住所と名前を記入しましょう

自分の住所を書き忘れても企業には届きますが、送り主不明の郵便物と思われないよう、裏面への記入はマナーとされています。

また封筒を糊付けした後は、閉じた部分に「〆」と記しましょう。これは「封字」と呼ばれ、誰からも開封されていないことを証明するものです。

エントリーシートの郵送に必要な手順4つ

提出書類と封筒の準備ができたら、あとは郵送するのみです。ここでは、郵送の際に必要な手順4つについて解説します。

  1. 送付状を同封する
  2. 封筒の中身を再確認する
  3. 送料分の切手を貼る
  4. 適切な郵送方法を選択する

郵送の手順をしっかり覚えて、無事に企業にエントリーシートを提出してくださいね。

①送付状を同封する

エントリーシートを郵送する際は、必ず「送付状」を最初に添付しましょう。送付状とは、提出物の内容や部数、送付者の目的などを明記した書類です。

手書きでも良いですが、後から複製できるよう、パソコンで作成することをおすすめします。

また一目でわかるように、送付状は書類の一番上に同封するようにしてください。

②封筒の中身を再確認する

封筒に封をする前に、中身を再度確認することが重要です。

クリアファイルを封筒に入れる際は、表面を上にして、送付状・履歴書・エントリーシート・その他の順番で入れましょう

また、送付状は挨拶文的な役割もあるため、必ず一番上に置いてください。送付状を確認し、書類に過不足がないか、最後にもう一度チェックしましょう。

③送料分の切手を貼る

エントリーシートを企業に届けるために、適切な送料分の切手を貼ってください。切手を貼り忘れると、書類は自身の住所に戻ってきてしまいます。

送料は、封筒のサイズや書類の重さで変わるため、郵便局の窓口で直接払うのが確実です。ただし、郵便局によって営業時間が異なるので、事前に確認しておきましょう。

また送料が不足すると、企業側に請求が届く可能性があります。少額の場合でも、企業に迷惑をかけてしまうリスクがあるため注意しましょう。

④適切な郵送方法を選択する

エントリーシートの締切日が近ければ、郵便局に行き、簡易書留で郵送しましょう

また簡易書留を利用すれば、企業に無事届いたかを確認でき、万が一の紛失にも補償が発生するので安心です。少し料金は高くなりますが、確実に届ける方法として簡易書留の利用はおすすめですよ。

ただし、締切に余裕があれば、普通郵便の方が費用を抑えられるため、わざわざ速達にする必要はありません。自身の状況に応じて、適切な郵送方法を選びましょう

エントリーシートを入れる封筒のマナーを身に着けよう

エントリーシートは、言うまでもなく内容が最も重要とされています。しかし同時に、封筒におけるビジネスマナーを守ることも大切です。

加えて、ビジネスシーンでの封筒におけるマナーは、入社後も役立つ知識でしょう。この機会に正しいルールを身に付けておくと、社会人となってからも活かせますよ。

ビジネスマナーを守って、無事にエントリーシートを企業に送付してくださいね。

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