電話で面接を辞退する6つのマナー｜印象を悪くしない例文や辞退理由も解説！

「電話で面接を辞退したいけど、どのように言えばいいのかわからない」と悩んではいませんか？

選考や会社説明会でお世話になった企業への辞退の連絡は、なるべく失礼のないようにしたいですよね。

そこで、本記事では、必ず役立つ「電話で面接を辞退する6つのマナー」を紹介します。印象を悪くしない例文や辞退理由も解説しますので、是非参考にして下さい。

 

電話で面接を辞退する6つのマナー

「他社の面接と日程が被った」、「他社から内定をもらった」などの理由で面接を辞退することは珍しくありません。

しかし、企業側からすると選考の対象者がいなくなることになるため、丁寧な対応が必要です。

そこで、印象が悪くならない電話で面接を辞退する時の6つのマナーを紹介します。

1. できるだけ早く連絡する
2. メールか電話で連絡する
3. 連絡は営業時間内が好ましい
4. 電波が良好で落ち着いた場所でする
5. 必ず辞退の連絡を入れる
6. 電話は掛けた方から切る

①できるだけ早く連絡する

「面接を辞退しよう！」を決めたら、採用担当者への連絡はできるだけ早めにしましょう。

採用担当者は、面接のためにスケジュールを調整してくれたり、エントリーシートや履歴書に目を通したりして準備をしています。

したがって、辞退の連絡は、遅ければ遅いほど企業の採用担当者に迷惑がかかるでしょう。採用担当者の面接にかけた時間が無駄にならないよう、相手のことを第一に考え行動することが大事です。

②メールか電話で連絡する

言いづらさもあり、最近ではメールで面接辞退の連絡をする方も多くなっていますが、状況によっては電話が適している時もあります。

面接の前日や当日の場合、確実に辞退の連絡をするため電話連絡をしましょう。

もし、面接日から2日以上の余裕があれば、メールでも電話でもどちらで連絡しても構いません。しかし、メールだと相手が開封したか分からないため、採用担当者からメールの返信がない場合は念のため電話連絡もするとベスト。

担当者からメールの返信が来た場合は、更なる返信も電話も必要ありません。

③連絡は営業時間内が好ましい

面接辞退の連絡は、企業が営業している時間内が好ましいです。

電話の場合、始業すぐの時間帯や昼休憩、終業間際の時間帯は避け、担当者と連絡がつきやすい時間帯にします。

もし、担当者が不在の場合は、都合のいい時間帯を聞き出し電話をかけなおして下さい。電話がつながらなかったり、担当者と連絡がつかない場合は伝言をお願いするか、メールで連絡しましょう。

④電波が良好な落ち着いた場所でする

面接辞退の連絡は、電波状況が良好な落ち着いた場所で行いましょう。

電車やイベント会場の近くなど周辺の雑音で自分の声がかき消されたり、企業の担当者の声が聞こえない事態にならないよう注意が必要です。

もし相手の声や内容が聞き取りづらく感じたら、一旦電話を切り、電波の良好な雑音のない場所へ移動し再度かけなおして下さいね。

⑤必ず辞退の連絡を入れる

面接辞退の連絡は気が重いと思いますが、無断キャンセルだけはしないようにして下さい。

今後その会社で働くことはなくても、忙しい合間を縫って面接時間を調整してくれた担当者にお詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

また、辞退の連絡をすることで、自分の気持ちもスッキリして次のステップへと進みやすくなるでしょう。

⑥電話は掛けた方から切る

電話対応の基本は、電話を先にかけた方から切るのがマナーです。

面接辞退の連絡はこちらから電話をかけているので、面接辞退の用件とお詫びが済めば「失礼します」といって切りましょう。

ビジネスシーンでは「相手が切ってから切る」という風潮がありますが、お互いが待ち続けていては一向に切れません。

とはいっても、即座に切っては印象が悪いので3秒ほど待って静かに終了ボタンを押してくださいね。

辞退理由別：印象を悪くしない話し方～電話編～

電話で面接辞退の連絡をする際に、印象を悪くしない話し方を辞退理由別に解説していきます。

面接担当者によっては辞退理由を聞いてくる方もいますので、回答を事前に準備しておくと安心です。

ここでは、主な辞退理由を6つのパターンに分けてご紹介します。

1. 一身上の都合
2. 家庭の事情
3. 体調不良
4. 他の面接とダブルブッキング
5. 企業と合わないと感じた
6. 他の会社から内定をもらった

①一身上の都合

面接辞退の理由を詳しく言いたくない場合は、「一身上の都合」と伝えましょう。

面接辞退の理由は、明確に説明する必要はありませんし追及されることもないでしょう。実際に電話で話す会話の例文は次の通りです。

大変恐縮ではございますが、一身上の都合により次回の面接を辞退したくご連絡いたしました。

②家庭の事情

家庭の事情で面接を辞退する場合、辞退する内容まで事細かに話す必要はありません。

もし、担当者から詳しい辞退理由を聞かれても、「プライベートな内容ですので、お答えできず申し訳ございません」と答えます。

実際に電話で話す会話の例文は次の通りです。

大変申し訳ございません。家庭の事情により次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

③体調不良

体調不良でやむなく面接を辞退する場合は、隠さずありのままを伝えましょう。

体調不良の場合、企業によっては日程を調整してくれる場合もあるかもしれません。

即座に回答できるよう、「辞退したいのか、日程を調整してもらいたいのか」自分の気持ちを明確にしておきましょう。

実際に電話で話す会話の例文は次の通りです。

大変申し訳ございません。体調不良により、次回の面接を辞退したくご連絡いたしました。

④他の面接とダブルブッキング

他の面接とダブルブッキングしてしまい、やむを得ずに面接辞退の連絡をする際は、正直にその旨を伝えても構いません。

「もし日程が合っていたら、面接を受けたかった」と思っていたとしても言わない方が無難です。

日程が被っていて、すでに他の会社の面接を受ける選択をしているわけですから、かえって失礼だと思われる可能性もあるので注意しましょう。

実際に電話で話す会話の例文は次の通りです。

他の企業の面接日と重なっており、十分に検討した結果、貴社の次回の面接は辞退させていただきたくご連絡いたしました。

⑤企業と合わないと感じた

企業と自分が合わないと感じ面接を辞退する場合、オブラードに包んだ話し方で断りましょう。

その場合、本当の理由はさておき、応募企業の悪口とならないよう、あくまでも自分の能力不足といった言い方で乗り切りましょう。

実際に電話で話す会話の例文は次の通りです。

業務内容を詳しく伺っていく中で、自分のやりたいこととは異なると感じましたので、次回の面接を辞退したくご連絡いたしました。

⑥他の会社から内定をもらった

他の会社から内定をもらって面接を辞退する場合は、正直に話しても全く問題ありません。

自分の将来について真剣に考えた結果であることを素直に伝えれば、印象が悪くなることもないでしょう。

実際に電話で話す会話の例文は次の通りです。

他社から内定をいただきました。自分の将来について深く考えた結果、今回内定をいただきました企業へ入社しようと決めましたので、勝手ながら貴社の次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

電話で面接辞退を伝える流れ

電話で面接辞退をする際は、前述の辞退理由別の会話文を参考に、何を話すか予め決めておきましょう。

ポイントは、企業の営業時間内に簡潔かつ誠意をもって伝えることです。

電話で面接辞退を伝える流れを順番に解説します。

1. 挨拶・名前
2. 辞退理由
3. 謝罪の言葉
4. 締め

①挨拶・名前

まず、挨拶をして自己紹介をし担当者につないでもらいます。

電話の流れは次の通りです。

お世話になっております。〇月〇日に面接の連絡をいただいた〇〇〇〇と申します。 採用担当の〇〇様はご在席でしょうか。

②辞退理由

担当者に変わった後は、再度自分の名前を名乗り、今話をする時間があるかどうか相手の都合を聞いたうえで、面接辞退の話をします。

〇月〇日に面接のお知らせをいただいた〇〇〇〇と申します。 突然のお電話で申し訳ございません。今お時間宜しいでしょうか？

もし時間がないようであれば、都合のいい時間帯を聞き、再度折り返す旨を伝えましょう。

時間があると回答された場合は、次のように続けます。

大変恐れ入りますが、この度一身上の都合により次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

前述で紹介した6パターンの辞退理由の中で、適している例文を活用してくださいね。

③謝罪の言葉

面接辞退の理由を伝えた後は、担当者に謝罪の言葉を伝えます。

また、謝罪の言葉の後に、面接に至るまでのお世話になった感謝の気持ちを同時に伝えられたらよりいいでしょう。

謝罪の言葉と、感謝の言葉の例文は次の通りです。

この度は、お忙しい中貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございませんでした。 また、会社説明会や〇次面接などで丁寧にご対応いただきありがとうございました。

④締め

用件が終わり、電話を切る際には「それでは失礼いたします」といえば、自然な会話の流れで電話を切れます。

また、電話を切る時にはすぐには切らず、3秒ぐらい待ってから切ると「急に切られた」という悪い印象にはならないでしょう。

締めの挨拶は、次の通りです。

ご連絡が直前になってしまい、大変申し訳ございませんでした。 それでは失礼します。

辞退理由別：印象を悪くしない例文～メール編～

面接辞退の連絡は、電話だけでなくメールでも問題ありません。

メールは記録に残るメリットがあり、電話で話すのが苦手な方にもおすすめです。

ここでは、面接辞退の理由別に印象を悪くしないメールでの例文を紹介します。

1. 一身上の都合
2. 家庭の事情
3. 体調不良
4. 他の面接と日程が被った
5. 企業と合わないと感じた
6. 他の会社から内定をもらった

①一身上の都合

件名：面接辞退のご連絡/（氏名）
□□□□株式会社 人事部　〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日に面接のご連絡をいただきました、〇〇〇〇と申します。 会社説明会の際には大変お世話になりました。 大変恐縮ではございますが、この度一身上の都合により次回の面接に参加できなくなってしまいました。 選考のために貴重なお時間を頂戴したにもかかわらずこのようなご連絡となり大変申し訳ございません。 また、ご連絡が遅くなってしまったこと重ねてお詫び申し上げます。 結びに当たり、貴社の益々のご発展を心よりお祈りいたします。
〇〇〇〇（氏名） 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇丁目〇－〇 電話　△△△－△△△△－△△△△ メール　××××＠×××.com

②家庭の事情

件名：面接辞退のご連絡/（氏名）
□□□株式会社 人事部　〇〇〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日に面接のお知らせをいただいております、〇〇〇〇と申します。 前回の筆記試験の際には大変お世話になりました。 大変恐縮ではございますが、この度家庭の事情により次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 選考のために貴重なお時間をいただいたにもかかわらずこのようなご連絡となってしまい大変申し訳ございません。 また、ご連絡が遅くなってしまったこと重ねてお詫び申し上げます。 締めくくりに、貴社の一層のご発展を心からお祈り申し上げます。
〇〇〇〇（氏名） 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇丁目〇－〇 電話　△△△－△△△△－△△△△ メール　××××＠×××.com

③体調不良

件名：面接辞退のご連絡/（氏名）
□□□□株式会社 人事部　〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日に面接のお知らせをいただきました、〇〇〇〇と申します。 先日の面接の際には大変お世話になりました。 大変恐縮ではございますが、この度体調不良のため、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 せっかく面接の機会をいただいたにもかかわらず、体調管理が行き届いておらず大変申し訳ございません。 また、ご連絡が遅くなってしまったこと重ねてお詫び申し上げます。 最後になりましたが、貴社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇〇〇（氏名） 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇丁目〇－〇 電話　△△△－△△△△－△△△△ メール　××××＠×××.com

④他の面接と日程が被った

件名：面接辞退のご連絡/（氏名）
□□□□株式会社 人事部　〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日に面接のお知らせをいただいております、〇〇〇〇と申します。 〇月〇日の面接の際には大変お世話になりました。 大変恐縮ではございますが、他社の面接日と重複しておりましたので検討したところ、貴社の次回の面接は辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。 これまでに貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず大変申し訳ございません。 また、ご連絡が遅くなってしまったこと重ねてお詫び申し上げます。 終わりに際し、貴社の更なるご繁栄をお祈りいたします。
〇〇〇〇（氏名） 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇丁目〇－〇 電話　△△△－△△△△－△△△△ メール　××××＠×××.com

⑤企業と合わないと感じた

件名：面接辞退のご連絡/（氏名）
□□□□株式会社 人事部　〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日に面接のご案内をいただいております、〇〇〇〇と申します。 会社説明会の際には大変お世話になりました。 大変恐縮ではございますが、貴社の業務内容を伺っていく中で自分の今の能力では貴社に貢献することは難しいと感じました。 つきましては、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。 選考のために貴重なお時間をいただいたにもかかわらず大変申し訳ございません。 また、ご連絡が遅くなってしまったこと重ねてお詫び申し上げます。 締めくくりに、貴社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇〇〇（氏名） 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇丁目〇－〇 電話　△△△－△△△△－△△△△ メール　××××＠×××.com

⑥他の会社から内定をもらった

件名：面接辞退のご連絡/（氏名）
□□□□株式会社 人事部　〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日に〇次面接のお知らせをいただいております、〇〇〇〇と申します。 〇次面接の際には大変お世話になりました。 大変恐縮ではございますが、この度、他の会社から内定をいただきました。 自分の将来について深く考えた結果、今回内定をいただきました企業へ入社しようと決めましたので、勝手ながら貴社の〇次面接を辞退させていただきたくご連絡致しました。 これまでに貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。 また、ご連絡が遅くなってしまったこと重ねてお詫び申し上げます。 最後に、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈りいたします。
〇〇〇〇（氏名） 〒〇〇〇ー〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇丁目〇－〇 電話　△△△－△△△△－△△△△ メール　××××＠×××.com

面接辞退を伝えるメールの書き方

面接辞退のメールは、簡潔に分かりやすく書くのがポイントです。

面接辞退を伝えるメールの書き方を順追って解説します。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶・名前
4. 辞退理由
5. 謝罪の言葉
6. 署名

①件名

件名はいわばメールのタイトル。どのような内容が書かれているのか一目でわかるような件名にしましょう。

例えば「面接について」であれば、面接に関する質問なのか、辞退なのか具体的な内容が分かりません。

「面接辞退のご連絡」といった面接に関する詳しい内容を記載し、氏名や面接予定日などもいれるとより認識されやすいでしょう。

②宛名

「〇〇〇株式会社」のように、まず一番初めに会社名を書きます。

改行し、「人事部　採用担当　〇〇様」のように部署名、担当者、氏名の順で書きましょう。

会社名の書き方の注意点は、株式会社が「前」に来るのか「後ろ」に来るのかで書き方も変わってくるので確認しておきます。

会社名、部署名は必ず正式名称で書き、担当者の名前の漢字など間違えないように資料を再度確認して書くようにして下さいね。

③挨拶・名前

まずはじめに、「お世話になっております」など挨拶文を入れ、自分が何者なのかを名乗りましょう。

大企業のように、たくさんの面接予定者がいる会社であれば、氏名だけ書いても誰か認識できない可能性があります。

そこで、挨拶文の後に氏名だけでなく、「〇月〇日〇時から面接のご案内をいただいております××（氏名）です」と面接の日時も付け加えましょう。

④辞退理由

面接の辞退理由は、バイトのためなど悪印象を与えない内容を書きましょう。一般的に、どのような理由であれ「一身上の都合のため」と書けば問題ありません。

また、面接の辞退理由を詳しく説明していると、文章が長くなり内容が伝わりにくい可能性もありますので、2行～4行に収めましょう。

辞退理由を正直に伝えると、相手を不快にさせる場合もあるため、書き方が分からない場合は、「一身上の都合のため」と書いた方が無難。

相手が不快にならない辞退理由で、かつ簡潔に辞退を伝えることが重要になりますよ。

⑤謝罪の言葉

面接辞退の理由の後は、必ず謝罪の言葉を入れてください。

面接を辞退して申し訳ないという気持ちが伝わる丁寧な言い回しがいいでしょう。

「選考のために貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形になってしまい大変申し訳ございません。」といった簡潔な文章にします。

謝罪の言葉のあとに、「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」などと相手のことを思いやる言葉を付け加えると更に好印象ですよ。

⑥署名

メールの作成が終わったら、最後に署名します。

最後に署名することで、送信者が誰かすぐにわかり連絡も取りやすいでしょう。一般的には、「自分の氏名」・「住所」・「電話番号」・「メールアドレス」を記載します。

最後に署名しておけば、誰が辞退したのか担当者も把握しやすく資料なども早く探せるでしょう。

面接辞退する際の5つの注意点

面接を辞退する際の注意点が5つありますので紹介します。

1. 辞退したら再応募はできない
2. 担当者が不在の場合は再度かけなおす
3. 面接辞退理由を詳しく言わなくてもいい
4. 悪い印象を与えないようにする
5. 面接前日や当日の場合電話にする

①辞退したら再応募はできない

面接を辞退すると、基本的に同じ企業に再応募はできないため、よく考えて決断しましょう。

「やっぱりあの企業が良かった」などとならないよう、自分の適性と企業の方向性を周囲の信頼できる人と相談して決めることをおすすめします。

自分に合った企業が見つからず、辞退を繰り返しているのであれば、就職エージェントに登録してみるのも良いでしょう。

②担当者が不在の場合は再度かけ直す

面接辞退の連絡の際に、担当者が不在である場合も十分に考えられます。

担当者が不在の場合は、電話口の相手に「面接辞退の件でお電話差し上げました。〇〇様はいつ頃お戻りでしょうか？」と尋ねましょう。

在社時間がわかれば、「その頃になりましたら、こちらから掛け直させていただきます」といい電話を切り、指定の時間に再度かけます。

担当者と面接日までに連絡がつかない場合は、伝言を頼んでも問題ありません。

③面接辞退理由を詳しく言わなくてもいい

面接を辞退する際は、面接辞退理由を詳しく言う必要はありません。

本当の辞退理由を伝えたくない場合は、「一身上の都合」と言えば、理解してもらえるでしょう。

もし、担当者から詳しい辞退理由を聞かれた場合は、相手が不快な気持ちにならないように簡潔に答えて下さいね。

④悪い印象を与えないようにする

面接を辞退する場合、相手を不快な気持ちにしないようにしましょう。

例えば、「御社で働く魅力を感じなかった」「社風が嫌だった」など、応募企業のマイナスイメージにつながる内容は避けてください。

「もう辞退するから関係ない」と思わずに、これまで選考に時間を割いてくれお世話になった企業の担当者に、お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

面接前日や当日の場合電話にする

面接辞退の注意点は、面接前日や当日に辞退の連絡を入れる際は電話連絡をすることです。

一般的に、面接の2日前までならメール連絡もOKですが、メールだと相手が開封して内容を確認しているか分かりません。

メールで辞退の連絡を入れたが返信がない場合や、面接の直前・最終面接・内定の辞退に関しては、電話で必ず連絡するようにして下さいね。

くれぐれも企業に連絡せずにドタキャンするのだけは避け、周りに迷惑をかけないようにしましょう。

後悔しない面接辞退の連絡をしよう！

大学生の就活における面接は、長い人生において重要なターニングポイントです。

もし面接辞退に迷いがあるのであれば、家族や友人、企業のOB・OGの意見を取り入れてみたら新たな発見があるかもしれません。

面接辞退の決断に後悔がない場合は、電話やメールで、できるだけ早く誠意を込めて相手が不快にならないような連絡をして下さい。

面接辞退の対応にお困りの際には、本記事の例文などを是非参考にしてして下さい。