【例文付き】エントリーシートのメールでの提出方法は?添付ファイルの注意点まで解説
「エントリーシートのメール提出がうまくいくか不安」「どう書けば好印象を与えられるのか?」とお悩みの方に向けて、エントリーシートのメールでの提出方法について、具体的に解説します。
この記事で扱う内容は以下の通りです。
- エントリーシートをメールで送る際の、件名・挨拶の工夫・本文の要点
- 実際のエントリーシート提出メールの例文と、記述方法の重要ポイント解説
- 添付ファイルの名前の付け方や提出のタイミングなど、細かい注意点
本記事を読めば、エントリーシートのメール提出がスムーズに行えますよ。自信を持ってエントリーシートをメールで送信し、夢に向かって第一歩を踏み出しましょう。
エントリーシートをメールで提出する際の書き方ポイント
エントリーシートのメール提出は、応募者の印象を左右する重要な第一歩です。
ここでは、メールの書き方についての重要なポイントを解説していきます。
①件名|分かりやすく端的に書く
件名はメールを開封するときの第一印象を決定づけるものです。ここで与える印象が、その後の内容の受け取り方に大きく影響します。
多くの場合、採用情報に記載されている指示に従って、指定のフォーマットを用いましょう。
「[応募職種] エントリーシート提出/[氏名]」のように、簡潔でありながらも必要な情報をしっかり含めることが重要ですよ。
②宛名|「社名・部署名・氏名」を省略せずに書く
宛名は、エントリーシートを送る相手の明確な特定が重要です。
可能であれば、具体的な担当者名を確認し、正式な社名や部署名を書いて敬意を表しましょう。
たとえば、「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」と書くことで、採用担当者に丁寧な姿勢が伝わります。
③挨拶|自分の所属や氏名と挨拶を最初に書く
メールの本文を始める前に、まずは挨拶から入りましょう。
ここでは自分の氏名と所属(学校名や学年等)、応募の動機や意気込みを簡潔に述べてください。
例えば、「株式会社〇〇の〇〇職への応募を希望しております〇〇大学の〇〇と申します」といった形です。
これにより、自己紹介が自然とできその後のメールの内容にスムーズに繋がりますよ。
④本文|用件を簡潔に書く
エントリーシート提出のメールでは、本文においても簡潔さが求められます。
具体的な応募意志の表明・エントリーシートの添付・その他必要な情報の提示を明確に行いましょう。
用件が明確であれば、読む側も迅速に理解し対応できますよ。
⑤署名|最後に連絡先や所属を書く
メールの締めくくりには、連絡先・所属・氏名を再度記載します。これにより、もし返信が必要な場合に担当者がすぐに連絡できるのです。
具体的には、氏名の下に電話番号とメールアドレスを明記し、在籍校や学年も記載すると良いでしょう。
また、署名には敬意を表す言葉を加えることで、相手に対する礼儀正しさも示せますよ。
エントリーシートを提出するメールの例文
エントリーシートのメール提出は、そのやり方によって採用担当者への印象が大きく変わります。
ここでは、具体的なメール例文を通じて、どうやってエントリーシートを効果的に送信するかを詳細に解説します。
これを読めば、効果的なメール作成が可能になることでしょう。
①エントリーシートのファイルを添付して送る場合
このメール例文は、エントリーシートを添付して提出する場合のものです。
件名: 【エントリーシート提出】応募職種:マーケティング職 山田太郎 宛名: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 本文: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学経済学部三年の山田太郎と申します。 広告マーケティング職へのエントリーシートを提出させていただきます。本メールに私のエントリーシートを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 また、何かご不明点がございましたら、下記の連絡先までご連絡ください。 どうぞよろしくお願い致します。 山田太郎 〇〇大学経済学部 Email: yamada-taro@example.com Phone: 090-1234-5678 |
件名と本文は、応募者の基本情報と添付ファイルの存在を明確に伝えており、担当者が必要な情報をすぐに理解できるように構成されています。
②パスワードを別メールで送る場合
この例文は、エントリーシートのファイルにパスワード保護を施し、そのパスワードを別途送信する際のものです。
件名: 【エントリーシート提出】応募職種:システムエンジニア 山田太郎(パスワード送付) 宛名: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 本文: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学情報科学部四年の山田太郎です。 先ほど送信させていただいたエントリーシートに設定したパスワードをお送りします。 パスワード: [SecurePassword123] ご確認の上、何かご不明な点がございましたら、下記の連絡先までご連絡ください。 引き続きよろしくお願い申し上げます。 山田太郎 〇〇大学情報科学部 Email: yamada-taro@example.com Phone: 090-1234-5678 |
この方法は、エントリーシートのセキュリティを強化し、情報の安全を保ちながらも、必要な情報を正確に伝えられます。
エントリーシートをメールで提出する際の注意点
エントリーシートをメールで提出する際は、細部に気を配ることが非常に重要です。
以下の点に注意して、自分の第一印象を最良のものにしましょう。効果的な提出方法を身につけることで、採用担当者に良い印象を与えられますよ。
- エントリーシートのファイル名に気をつける
- 指定の形式がなければPDFで提出する
- できるだけ営業時間内に送る
- 書式はテキスト形式で送る
- 誤字脱字がないか最後に再チェックする
- ファイルの添付漏れに気をつける
①エントリーシートのファイル名に気をつける
エントリーシートのファイル名は、採用担当者が最初に目にするため、ファイル名は具体的かつ分かりやすい内容にする必要があります。
例えば、「2024年度_山田太郎_エントリーシート.pdf」とすれば、誰のどの書類か一目で分かり、処理もスムーズになるのです。
ファイル名を適切に設定することで、誠実な印象を与えることにも繋がりますよ。
②指定の形式がなければPDFで提出する
提出するドキュメントのフォーマットは、PDF形式が望ましいでしょう。
PDF形式は、ファイルが開かれたときのレイアウトが崩れにくいため、見た目の良さを保つことができます。
また、PDFは多くのデバイスで互換性があり、セキュリティも高いため、企業側からの指定がない場合はこの形式で送付すると良いでしょう。
③できるだけ営業時間内に送る
エントリーシートは、営業時間内の送信が推奨されます。
これは、即時に処理してもらえる可能性が高いためです。また、常識ある社会人の働き方として評価されることもあります。
夜遅くや早朝の送信は、担当者に迷惑をかけることがあるため、避けた方が無難ですよ。
④書式はテキスト形式で送る
メールの本文は、シンプルなテキスト形式で書くことが望ましいでしょう。
テキスト形式を使用する理由は、受信者のメール環境に依存しないため、どんな環境でも内容が正確に伝わりやすいからです。
フォントの変更や、色使いによる装飾は、相手によっては印象を損なう可能性があるため、控えましょう。
⑤誤字脱字がないか最後に再チェックする
誤字脱字があると、注意力が足りない印象を与えるリスクがあるため、提出前に必ず最終チェックを行いましょう。
エントリーシートだけでなく、メール本文にも誤りがないか、何度も見直しを行いましょう。
また、メールを送信する前に、記述し忘れた内容がないかも再度確認してください。
⑥ファイルの添付漏れに気をつける
ファイルの添付漏れは、非常によくあるミスです。
メールを送信する際は、必ず添付ファイルが含まれているかを確認してください。
また、メールを送信する前に、一度下書きとして保存し、添付ファイルが正しく含まれているかを再確認するのも良いでしょう。
エントリーシート提出後に間違いに気づいた場合のメール例文
エントリーシート提出後に間違いを発見した際の対応は、迅速かつ丁寧に行うことが重要です。
以下に、具体的なメール例文を示し、それぞれの状況に応じた適切な対応方法を解説します。これらの例文は、採用担当者に誠実で責任感のある印象を与えるのに効果的ですよ。
①ファイルを添付漏れしてしまった場合
このメール例文は、エントリーシートの添付を忘れた場合の適切な対応方法の一例です。
件名: 【再提出】エントリーシート提出 山田太郎 宛名: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 本文: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。 先ほど送付したエントリーシートに関して、誤って添付を忘れてしまいました。このメールに添付して改めて送信致します。お手数をおかけしますが、ご確認のほど宜しくお願い致します。 重ねてお詫び申し上げますとともに、今後こういったことがないよう十分注意致します。 どうぞ宜しくお願い申し上げます。 山田太郎 〇〇大学〇〇学部 Email: yamada-taro@example.com Phone: 090-1234-5678 |
迅速に誤りを修正し、正しいファイルを添付して送付できれば、信頼関係を保つことができますよ。
②エントリーシートに誤字脱字があった場合
誤字や脱字があるエントリーシートを送信してしまった場合のメール例文です。
件名: 【訂正】エントリーシート提出 山田太郎 宛名: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 本文: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。 本日提出させていただいたエントリーシートに誤字があることを発見しました。訂正した書類を添付いたしますので、先のメールは破棄していただき、こちらの書類をご参照ください。 お手数をおかけし、申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 山田太郎 〇〇大学〇〇学部 Email: yamada-taro@example.com Phone: 090-1234-5678 |
誤りを訂正した新しいファイルを添付し、最初のミスをすぐに修正すれば、責任感と仕事の正確さを印象づけることができますよ。
③指定の形式を守っていなかった場合
提出したエントリーシートが、指定された形式に準じていないことに気づいた際のメール例文です。
件名: 【フォーマット修正】エントリーシート提出 山田太郎 宛名: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 本文: 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。 先に送付したエントリーシートですが、指定のフォーマットを誤っておりました。正しいフォーマットの書類を添付し、再送させていただきます。 この度はご迷惑をおかけして申し訳ありません。確認不足でしたことを深く反省しております。 今後こういったことがないように致しますので、何卒宜しくお願い申し上げます。 山田太郎 〇〇大学〇〇学部 Email: yamada-taro@example.com Phone: 090-1234-5678 |
正しい形式に直した書類を速やかに提出できれば、ミスへの迅速な対応力を示せますよ。
エントリーシート提出完了後の返信メールには再返信する?
エントリーシートの提出後、企業から返信メールが届くことがあります。その返信に対する適切な対応は、第一印象を左右する重要なポイントとなるでしょう。
ここでは、どんな返信が必要か、または不要かを明確にし、最善のメール対応方法を解説します。
①自動返信以外は返信する
エントリーシートを提出した後に企業から返信メールが届いた場合、自動返信メール以外であれば返信するのがマナーです。
返信することで、メールをしっかり確認し、丁寧に対応できる誠実な人物だと好印象を与えられます。
なお、返信は24時間以内に、簡潔に感謝の気持ちを伝える程度で十分です。例えば「ご連絡ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。」といった内容の返信メールを送りましょう。
②「返信不要」とある場合は返信しなくてよい
メールに「返信不要」と明記されている場合は、その指示に従って返信を控えましょう。
多くの場合、返信不要のメールは送信専用アドレスから一斉送信されているため、返信しても担当者に届かないことが多いです。
返信不要の指示に従わず、あえて返信してしまうと、指示を読み取れていないと捉えられ、マイナス評価につながる可能性もあるので注意しましょう。
③返信する場合は件名はそのままで「全員に返信」する
返信が必要な場合は、件名を変更せず、メールの設定で「全員に返信」を選びましょう。
件名を変更すると、同じスレッドでのやり取りが分断され、採用担当者が混乱する可能性があります。
また、「全員に返信」を選択することで、CCに含まれている可能性のある他の採用担当者にも確実に情報が届きます。
エントリーシートをメールで提出する場合のよくある質問
エントリーシートのメール提出に関しては、多くの応募者が色々な疑問を持ち不安を感じるものです。
ここでは、そういった疑問に対する回答を示し、メール提出をスムーズに進めるためのポイントを解説します。これらの対処法を理解し、エントリーシートの提出を成功させましょう。
①どうしても夜にメールを送るときはどうすればいい?
夜間や休日にエントリーシートを送る必要がある場合は、メールの送信タイミングに注意しましょう。
多くのメールシステムでは、送信予約が可能です。この機能を活用して、翌日の朝や営業時間内にメールが届くよう設定しましょう。
これにより、採用担当者の業務時間に合わせたメール送信が可能ですよ。
②メールで送るとエラーがでてしまうときの対処法は?
メール送信時にエラーが発生する場合は、まずはファイルサイズやフォーマットを確認してください。
多くの企業は、添付ファイルのサイズや種類に制限を設けています。
ファイルサイズが大きすぎる場合は、サイズを小さくするか、オンラインストレージサービスを利用してリンクを送る方法もあります。
また、ファイル形式が原因である場合は、指定された形式に変換して再送信してみてください。
③提出が完了しているか不安な場合はどうればいい?
提出が完了したかどうか不安な場合は、メールに返信を求める簡単な一文を加えることが有効です。
例えば、「書類の受領を確認されましたら、簡単で構いませんので返信をお願いできますでしょうか」と記載すれば、採用担当者からの確認を促すことができます。
ただし、このリクエストはあくまで礼儀正しく、控えめに行うことが重要です。
④添付ファイルにはパスワードをつけないといけない?
エントリーシートの添付ファイルにパスワードを設定するかどうかは、企業が指定するセキュリティポリシーに従いましょう。
提出要項にパスワード保護の指示がある場合は、その指示に従ってください。
もし指示がない場合は、通常はパスワード無しの送付が一般的です。
エントリーシートのメール提出を成功させるために
エントリーシートのメール提出は、仕事に対する姿勢が試されるため、単なるフォームの提出以上の意味を持っています。
そのため、正しいフォーマットで明確かつ簡潔に内容を伝え、送信時間も考慮した上でメールを送信してください。また、誤字脱字のないことを丁寧に確認し、細部に対する注意力も示しましょう。
エントリーシートをメールで提出する際は、応募先からの指示には正確に従い、返信が必要な場合は迅速に対応してくださいね。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。