書類選考結果は電話で来るの？対応の仕方・連絡時期も紹介

書類選考の結果がなかなか来ない場合、「なぜ来ないんだろう。」「電話で結果が来ることはある？」と様々な疑問を抱いてしまいますよね。

本記事では、書類選考の結果は電話で来るのか・電話が来る時期・対応の仕方まで徹底解説します。ぜひ参考にしてくださいね。

書類選考結果が電話の場合は合格

書類選考の結果は電話かメールで知らされます。そして、電話で連絡があった場合は合格の可能性が高くなります。なぜなら、電話は一対一で話をする必要があり、手間がかかるからです。

一方、メールなら同じ文章を使い回せて、リアルタイムの会話も必要ありません。メールの方が電話より労力を抑えられるのです。

電話とメールを比べると、電話の方が遥かに大変です。不合格を伝えるのにわざわざ大変な電話を選ぶことはあまりないでしょう。

書類選考の結果が通知される時期

続いては、書類選考結果が通知される時期を解説します。結果が遅くて不安に思っている方は、ぜひ参考にしてください。

• 一般的には1~2週間で通知される
• 合格した方には早く連絡が来る

一般的には1~2週間で通知される

書類選考の結果は、提出期限から1~2週間後が結果の連絡時期となります。

一部の企業では「締め切りから○日以内に連絡」と明記されていて、連絡時期は採用サイトや要項で事前に確認しておくと良いでしょう。

また、連絡までの日数は営業日ベースで計算されます。例えば「営業日ベースで10日以内」の場合、単純な10日後ではなく、休業日を除いた10営業日後が期日になりますよ。

合格した方には早く連絡が来る

書類選考では、合格者への連絡が早くなる傾向があります。企業は採用予定数を確保し、次の選考を調整するため合格者連絡を優先するからです。

ただし、連絡の早さが合否を完全に示すわけではありません。例えば、書類合格者が辞退した場合は、別の方を合格とするため、連絡が遅くなることも。

また、単純に応募者が多数いて選考に時間がかかっている可能性もあります。合格者連絡が早い傾向はありますが、遅れたからと言って諦める必要はありませんよ。

【書類選考結果】電話が来ない理由2つ

では、連絡時期をすぎても電話が来ていない方に向けて理由を2つ紹介します。

1. 応募者が多いため遅れてしまう
2. 不合格者に連絡しないため

①応募者が多いため遅れてしまう

企業では、応募者数に明確な上限を設けていないことが多くなります。そのため、想定以上の多くの方から応募があり、膨大な書類が届くケースも。

応募者が多ければ、書類の量も多くなります。書類をチェックする作業に時間がかかるため、書類選考の結果が出るのも遅れてしまいますよ。 

つまり、応募者が多数で、書類選考そのものが長引いている可能性があるのです。連絡が遅いからと言って、不合格と思い込むのはもったいないですよ。

②不合格者に連絡しないため

書類選考では、合格者にだけ連絡するケースが多くあります。企業側が不合格者全員に通知すると、かなりの手間がかかるためです。

そのため、提出期限から1~2週間経っても連絡がない場合は、不合格の可能性が高いと考えた方がよいでしょう。

企業によっては、不合格者への連絡を行わないことがあります。応募者数が多ければ多いほど、そうした対応をとる企業が増えますよ。

つまり、書類選考で長期間連絡がない場合、残念ながら不合格となっている公算が大きいということです。合格者への通知が済んでいるサインと受け止めましょう。

書類選考の電話がかかってきたら？対応の仕方を解説

ではここで、書類選考結果の電話がかかってきた際の対応の仕方を紹介します。落ち着いて電話対応できるよう、ぜひ最後まで読んでみてください。

1. ハキハキと伝わりやすい大きさで話す
2. 連絡に対して感謝を伝える
3. 情報はしっかりメモ・復唱して確認

また、電話がかかってきた際・折り返す際のポイントを、状況別にまとめました。まず自分の状況を確認したい人は、本章を読む前に参考にしてみてくださいね。

ではここから、各マナーの詳細と、シチュエーション別の具体的な会話例を解説します。

①ハキハキと伝わりやすい大きさで話す

電話面接では、伝わりやすい大きさで、ハキハキと話すことが大切です。電話は相手の表情が見えないため、話し方の影響が大きくなります。

企業に好印象を与えるには、ハキハキとした明るい話し方を心がけましょう。

また、電話はこもり音声になりがちです。そのため、普段の会話より少し大きめのボリュームを意識し、聞き取りやすい話し方を心がけることが重要ですよ。

要するに、電話面接では声の出し方に気を付ける必要があります。適度な大きさのボリュームで、はきはきとした明るい口調を意識しながら、聞き手に分かりやすく話すようにしましょう。

② 連絡に対して感謝を伝える

電話面接の冒頭では、自分の名前や所属などの基本情報に加え、連絡をしていただいたことへの感謝の言葉を述べましょう。

書類選考で電話をいただいた場合は、合格の可能性が高いと考えられます。そのため、電話対応の段階で良い印象を与えることが重要になります。

感謝の気持ちをしっかり伝えれば、あなたの誠意や熱意をアピールでき、好印象を獲得できるでしょう。企業側に対する感謝の気持ちを口にするよう心がけてください。

③情報はしっかりメモ・復唱して確認

書類選考合格の電話では、次のフローについて説明や日程調整がある場合があります。そうした大切な情報はしっかりメモを取り、重要な部分は復唱して確認しましょう。

メモや復唱をせずに対応していると、情報の取りこぼしや認識のズレが生じがち。後から確認するのは相手方の迷惑になり、悪印象も与えかねません。

メモを取って後で内容を確認できるようにするのは当然ですが、認識のズレを防ぐためにも復唱による確認作業が必須となります。きちんとメモを取り、大切なことは声に出して確かめるようにしましょう。

とはいえ「具体的に何と言えばいいか」が分からないと、実際の電話では言葉に詰まってしまいがちですよね。以下のフレーズをそのまま使えるよう、事前に声に出して練習しておくと安心です。

電話は記録が残らないため、その場での確認が非常に重要です。丁寧に確認する姿勢は、選考の評価にもつながる要素となります。

書類選考結果が電話で来た際の会話例3選

書類選考結果が電話で来た場合、頭ではどう対応すればいいか分かっても、実際にはなかなか言葉が出ないものです。

そこで本章では、書類選考結果が電話で来た場合の会話例について、以下の3パターンに分けて紹介します。実際の例を頭に入れておくだけで、電話での会話のしやすさが違いますよ。

1. 合格通知を受けたときの会話例
2. その場で面接日程を調整するときの会話例
3. 不在着信に対して折り返し電話をするときの会話例

【ケース1】合格通知を受けたときの会話例

書類選考通過の連絡を受けた際は、最初に感謝の意を伝え、相手の話を落ち着いて聞くのが基本です。まずは「ありがとうございます」と明確に答え、相手が話しやすい雰囲気を作りましょう。

喜びと感謝を端的に伝えることで、担当者に意欲の高さを印象付けられます。このあと面接日程の調整に移ることが多いため、カレンダーやスケジュール帳を手元に用意しておくと安心ですよ。

【ケース2】その場で面接日程を調整するときの会話例

合格通知に続いて、そのまま面接の日程調整に入るのが一般的な流れであり、その際の会話も意識しておきましょう。

候補日を提示されたら即座に回答できるよう、スケジュール帳を手元に用意しておいてください。提示された日程が合わない場合も、代わりの候補日を自分から提示すれば失礼にはあたりません。

日程が決まったら、最後に必ず日時・場所を復唱し、認識のズレを防ぎましょう。「それでは○月○日○時に伺います。よろしくお願いいたします」と締めるのが基本です。

【ケース3】不在着信に対して折り返し電話をするときの会話例

電話に出られず折り返す際は、「誰が・何の用件で・いつ電話をいただいたか」を簡潔に伝えることが重要です。担当者が不在の場合も、落ち着いて以下の会話例に沿って話を進めてください。

折り返し電話では「出られなかったことへのお詫び」と「相手の状況への配慮」を添えることが、社会人としての基本マナーです。焦って話す必要はないため、落ち着いて対応することを意識しましょう。

書類選考の電話に出られない時の対処法2つ

では最後に、書類選考の電話に出られない時の対処法を2つ紹介します。万が一出られなくても、しっかり対処すれば問題ないので安心してくださいね。

1. すぐに折り返し電話をする
2. 留守電・メールを確認

①すぐに折り返し電話をする

企業から電話があった際は、なるべく早めに折り返しの電話をしましょう。ただし、適切な環境と相手の都合を考慮する必要があります。

折り返し時の注意点は以下の3点です。

・周囲が静かな環境で電話をかける
・企業の営業時間内にかける(営業時間後の場合は翌営業日の早い時間帯)  
・忙しい時間帯や昼休みは避ける

相手に迷惑がかからないよう、環境と時間帯を選んで折り返しましょう。始業・終業間近の混雑時や、昼休み時間帯は担当者不在の可能性もあり避けるのが無難ですよ。

②留守電・メールを確認

企業から電話があった際、折り返しの前に必ず留守電やメールを確認しましょう。留守電で必要な情報を残されていたり、メールで別途連絡を送っている可能性があるためです。

留守電やメールで指示があるにもかかわらず、無視して電話をかけてしまうと、企業側で二度手間となり迷惑がかかってしまいます。指示内容によっては、メールでのやり取りが適切な場合も。

そのため、まずは留守電やメールをチェックし、企業からの指示を確認した上で、折り返しの必要性を判断するようにしましょう。

書類選考の電話には落ち着いて対応できるように

書類選考で電話をもらえた場合は、合格の可能性が高いと考えられます。落ち着いて対応できるよう、電話が来る時期の目安や、話し方のポイントを事前に押さえておくとよいでしょう。

万が一電話に出られなかった場合は、まず留守電やメールを確認します。企業から指示があれば、それに従って素早く折り返しの連絡をしましょう。

事前の準備と当日の対応に気を付ければ、書類選考の電話連絡をうまく対応できるはずです。合格につながるよう対策を立てましょう。