【例文付き】会社訪問メールの書き方は?アポ・お礼メールのマナーまで徹底解説
会社訪問のメール作成に悩む就活生の皆さん、メールの書き方やマナーはしっかり身につけておきたいと思いませんか?
訪問先の会社に誠意を伝えるには、どんな文章が適切なのか、失礼のないよう書くにはどうすれば良いか、迷ってしまいますよね。
しかし必要以上に難しく考える必要はなく、適切なポイントを押さえるだけで訪問先の会社にプラスの印象を与えるメールが書けます。
この記事では会社訪問前後に必要な「依頼・アポメール」や「お礼メール」の具体的な書き方やマナーを例文を交えて解説するので、ぜひ最後までチェックして下さい。
【この記事で分かること】
- ビジネスメール全般の注意点
- 会社訪問の依頼・アポイントメントメールの書き方と例文
- 会社訪問のお礼メールの書き方と例文
会社訪問の前後でメールの機会は大きく2回
会社訪問の前後では、メールを送る機会が大きく分けて2回あります。
以下の2点を見てください。
①依頼・アポイントメントメール
依頼・アポメールは、会社訪問に当たって事前に訪問先の会社に約束を取り付けるためのメールです。
このメールは学生が企業に対して自身の興味や熱意を伝え、面談の機会を得るための第一歩となる大切なメールで、就活生と企業をつなぐ橋渡しの役割を果たします。
企業に第一印象を与える大切なメールなので、内容には十分気を配らなければなりません。
また企業側にとっては、応募者の文章力やコミュニケーション能力を判断する材料にもなるため、推敲も必要です。
②お礼メール
「お礼メール」は、就職活動中の企業訪問後に送るメールを指します。
対応した担当者に感謝の意を表すとともに、訪問を通じて得た情報や感想を伝えるのが主な目的です。
一般的にお礼メールでは、対応者や自身の名前を明記し訪問の内容を振り返ったうえで、企業の事業内容や社風に対する理解が深まったことを述べ、入社への意欲を表明します。
単に「ありがとうございました」と挨拶をするのではなく、就活生としてふさわしい文面でなければなりません。
知っておきたいビジネスメール全般の注意点
ビジネスシーンではさまざまなマナーがありますが、メールのやり取りも同様です。
特に以下の5点は最低限のマナーなので、覚えておきましょう。
①相手の立場に立って内容を考える
ビジネスメールを作成する際、相手の立場に立った内容作成は忘れずに意識すべき点です。
相手の時間や状況を考慮して簡潔かつ明確な文章にするだけでなく、受信者にとって必要な情報を優先的に記載して不要な詳細は省きましょう。
さらに、本文中でメールの目的をはっきりさせ具体的な次のステップを提案すれば、スムーズなコミュニケーションを促進できます。
配慮の姿勢を忘れずに、相手の立場に立って内容を組み立てて失礼のないメールに仕上げてください。
②誤字脱字に気をつける
ビジネスメール作成において、誤字脱字を徹底して排除するのは基本中の基本と言えます。
誤字や脱字は、受け手にプロフェッショナルではない印象を与えるばかりか、もし相手先の名前を間違えた場合は重大な失礼です。
さらに、内容が誤解されて後々大きなトラブルに発展する懸念もあります。
ビジネスメールを送る前には必ず見直しを行い、1文字たりとも誤りを見逃さない意識を持ちましょう。
③返信はなるべく早く時間帯に気をつけて送る
ビジネスメールでは、可能な限り早い返信がお互いの信頼関係において重要です。
迅速な対応は相手に敬意を払い、スムーズなコミュニケーションに役立ちます。
ただし送信する時間帯にも配慮が必要で、相手の負担をなくすために深夜や早朝の送信は避けなければなりません。
迅速さと配慮とを両立させて、印象の良い返信を意識してください。
④返信のときの件名は変えない
ビジネスメールの返信時には、件名を変えないのが基本的なマナーです。
元の件名をそのままにすれば、メールの内容や文脈を受信者が容易に把握でき、過去のやり取りを迅速に参照できます。
特にビジネス環境ではさまざまな内容のメールが大量に飛び交うため、統一された件名の方が管理するのに便利です。
些細なことに思われがちな件名ですが、ビジネスメールでは大きな意味を持つので覚えておきましょう。
⑤返信の際はCCは外さずに返信する
ビジネスメールで返信する際、うっかりCCを外してしまわないよう注意しましょう。
CCは「カーボン・コピー」の略で、CCに設定された人にも同じメールが送信される機能です。
CCに含まれる人はやり取りの全体を把握する必要がある場合が多く、外してしまうと情報共有が不完全になる恐れがあります。
ちゃんとした意味があってCCが設定されているので、返信の際は外さずにそのままにしておきましょう。
会社訪問の依頼・アポイントメントメールの書き方
ここでは、会社訪問の依頼・アポメールの書き方を具体的に解説します。
第一印象に関わる重要なメールなので、以下の5点をチェックしてマナーに即したメールを作成しましょう。
①件名:用件と身分が分かる形で簡潔に
会社訪問の依頼・アポメールを送る際、件名は用件と身分を明確かつ簡潔に明記しましょう。
件名はメールの内容を端的に表現するものであり、受信者が一目で用件を把握できるよう工夫が必要です。
例えば、「【 会社訪問のお願い】 〇〇大学 〇〇学部 氏名」と、要件と自分の身分を明記します。
こうした配慮により、受信者はメールの重要度を即座に判断できて余計な時間を省けるため、効率的です。
②宛名:省略や表記ミスに気をつける
会社訪問依頼・アポメールを作成する際、宛名は特に重要な部分です。
宛名の省略や表記ミスは相手に失礼な印象を与え、第一印象に傷がついてしまいます。
そのため、繰り返しのチェックを徹底して省略や表記ミスを一切なくしてください。
もしも担当者の名前がわからない場合「採用担当者様」と書きましょう。
③自己紹介:自分の名前・所属を明確に
いよいよ本文の作成に入りますが、まずは冒頭に氏名と所属を明記してください。
企業側も多くの問い合わせに対応しているため、誰からのメールなのかが最初に伝えてあげましょう。
「××大学△△学科〇年の【氏名】と申します。」と書けば、どこの誰からのメールなのかが一目でわかります。
忙しい相手に対してお願いをする立場なので、少しでも相手の負担を減らす配慮を欠かさないでください。
④用件:見学や訪問したい旨を簡単に
自己紹介の後は、会社訪問や見学を希望する旨を簡潔に伝えてください。
このとき、具体的な目的や関心のある部署、業務内容について触れるのがポイントです。
例えば、「貴社の〇〇事業に関心があり、より深く理解したい」と理由を添えると誠意が伝わります。
ただし、相手が業務の合間を縫って対応しなければならない事情を考慮して、簡潔に要点をまとめる点が大切です。
⑤日程提示:できるだけ幅広く
訪問の日程は、相手の都合に配慮しつつできるだけ幅広く候補を提示するのが基本です。
具体的な日付や時間帯を複数提案し、相手に選択の余地を与えましょう。
1週間程度の期間内で3~4日の候補を挙げ、それぞれの日の希望時間帯も忘れずに記載します。
また「上記以外の日程でも調整可能です」と一文を添えると、配慮の姿勢のアピールにも効果的です。
会社訪問の依頼・アポイントメントメールの例文
ここでは、会社訪問の依頼・アポメール作成の参考になる例文を解説します。
以下の3つの例文を参考に、好印象なメールを作成しましょう。
①例文1:最初の依頼メール
まずは、第一印象に大きく影響する最初の依頼メールの例文です。
件名:【会社訪問のお願い】○○大学△△学部 氏名 株式会社□□ 人事部 採用ご担当者様 突然のご連絡失礼いたします。○○大学△△学部 氏名と申します。 現在就職活動を進める中で貴社の多岐にわたる事業活動に興味を持ち、会社訪問のお願いをさせていただきたく、ご連絡いたしました。 IT技術を駆使した企業の業務効率化やデータ活用のサポートに非常に関心があり、これらの分野でのリーディングカンパニーである貴社の取り組みについて、ぜひ直接お話を伺いたい次第です。 つきましては、お忙しいところ大変恐縮ですが以下の日程でご都合の良い日時がございましたら、ご調整いただけますと幸いです。 ・〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) ・〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) ・〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) ※貴社のご都合に合わせて調整可能ですので、お知らせいただければ幸いです。 ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 ○○大学△△学部 氏名 メール:example@example.com 電話番号:090-XXXX-XXXX |
上の例文では単に訪問したい意思だけでなく、興味を持ったきっかけとして具体的な業務に触れ、関心の深さをアピールしています。
また、先ほど解説した内容を忠実に守っている点も高ポイントです。
②例文2:日程の確定と承諾のお礼メール
続いては、日程の確定と承諾のお礼メールの例文です。
件名:Re:【会社訪問のお願い】○○大学△△学部 氏名 株式会社□□ 人事部 〇〇様 お世話になっております。○〇大学△△学部 氏名でございます。 先日は、会社訪問の件でご対応いただき誠にありがとうございました。 お忙しい中、日程のご調整をいただき感謝申し上げます。 ご案内いただきました下記日程で、ぜひ訪問させていただきたいと存じます。 ×月×日(×)×時~ お忙しい中ご対応いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。 それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ○○大学△△学部□□ メール:example@example.com 電話番号:090-XXXX-XXXX |
日程を承諾する際は、確認の意味で相手が提示してくれた日時を忘れずに記載してください。
また、この時点では会社からの返信を通じて担当者の名前は既に判明しているので「採用担当者様」と記載するのはNGです。
③例文3:日程変更の依頼メール
つづいては、やむを得ない事情で会社訪問の日程変更を申し出る場合の例文です。
件名:【重要】会社訪問の日程変更のお願い ○○大学△△学部 氏名 株式会社□□ 人事部 〇〇様 お世話になっております。○○大学△△学部氏名でございます。 先日は、会社訪問の日程調整をしていただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、〇月〇日に予定していただきました会社訪問の日程を、やむを得ない事情により変更させていただければと思っております。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 お手数をおかけしますが、以下のいずれかの日程でご調整いただけますでしょうか。 ・〇月〇日(〇)〇時 ・〇月〇日(〇)〇時 ・その他ご都合の良い日時がございましたら、ご教示いただけると幸いです。 ご多忙のところ勝手な申し出で大変申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ○○大学△△学部□□ メール:example@example.com 電話番号:090-XXXX-XXXX |
日程変更のお願いは相手に負担をかけるため、必ず丁寧にお詫びを述べてください。
また、担当者の目につきやすいように件名に【重要】と記載するのもポイントです。
会社訪問のお礼メールの書き方とマナー
会社訪問が終わった後は、忘れずにお礼のメールを送りましょう。
ここではお礼メールの書き方とマナーとして、以下の4点を解説します。
①帰宅後すぐ当日中に送る
会社訪問のお礼メールは、帰宅後すぐに当日中に送るのがマナーです。
訪問先の担当者に感謝の意をスピーディーに伝えるれば、丁寧な対応と誠実さをアピールできます。
また、返信を後回しにするとそのままうっかり送り忘れてしまう可能性も無視できません。
お礼のメールを送らないのは印象が大変悪いので、帰宅し次第すぐに作成して当日中に送信してください。
②感謝の気持ちに加えて学びも盛り込む
会社訪問のお礼メールでは、単に感謝の気持ちを述べるだけでなく、訪問を通じて得た学びを盛り込みましょう。
「〇〇部門の説明が非常に参考になり、業界に対する理解が深まりました」と訪問中に得た知見や感動したポイントを含めると、誠意がより伝わります。
感謝の気持ちだけを述べるとそっけない印象になるので、注意してください。
③お礼メールには返信不要の旨を書く
お礼メールには、返信が不要である旨を書き添えましょう。
こうした小さな配慮で、相手に余計な負担をかけず配慮が行き届いた印象を与えます。
うっかり忘れがちですが、ビジネスメールでは相手の忙しさを考慮する意識が大切なので注意してください。
④返信が来た場合には再度返信する
もしお礼メールに対して返信が来た場合には、再度返信するのがビジネスマナーです。
相手が再び時間を割いて返信をしてくれた点に、感謝を伝える姿勢が求められます。
たとえば「ご返信いただき、誠にありがとうございます」とお礼を述べ、メールの内容に応じた適切な応答を心がけてください。
ビジネスでは、こうした一手間が大切なのでおろそかにせず対応しましょう。
会社訪問のお礼メールの例文
ここでは、会社訪問のお礼メールの例文をポイントとともに解説します。
以下の2パターンを見てください。
例文1:お礼メールの例文
まずは、会社訪問に対して感謝の意を述べるお礼メールの例文です。
件名:先日の会社訪問のお礼 ○○大学△△学部 氏名 株式会社□□ 人事部 〇〇様 お世話になっております。○○大学△△学部の氏名でございます。 本日はお忙しい中、会社訪問の機会を設けていただき、誠にありがとうございました。 貴社の「デジタル戦略コンサルティング」に関するご説明は非常に興味深く、大変勉強になりました。 特に、データ活用の具体的な事例を通じて、業界の実践的な取り組みを深く理解できました。 今後のキャリア形成において、大いに参考にさせていただくとともに、ぜひ貴社の選考にも参加させていただけますと幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。 なお、ご返信はお気遣いなくお願いいたします。 ○○大学△△学部 氏名 メール:example@example.com 電話番号:090-XXXX-XXXX |
何よりも感謝の意を述べるのは大切ですが、合わせて学びの具体例を盛り込むのもポイントですよ。
また、志望の意思が固まった場合はその旨も記載すると意欲をアピールできます。
例文2:企業から来た返信への再返答メール
最後は、お礼メールに対して企業から返信があった場合の例文です。
件名:Re 先日の会社訪問のお礼 ○○大学△△学部 氏名 株式会社□□ 人事部 〇〇様 お世話になっております。○○大学△△学部の氏名でございます。 この度は、お忙しい中ご返信いただき、誠にありがとうございました。 貴社の業務に関する貴重なお話を伺えたこと、大変光栄に思っております。 いただいたご返信も大変励みになりました。 今後の選考に向け、さらに精進してまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 改めて、この度のご対応に心より感謝申し上げます。 なお、ご返信はお気遣いなくお願いいたします。 ○○大学△△学部 氏名 メール:example@example.com 電話番号:090-XXXX-XXXX |
返信無用の旨を記載したとはいえ、送られた返信を無視するのは厳禁ですよ。
忙しい中での返信に対して感謝の気持ちを述べ、丁寧に返答しましょう。
会社訪問のお礼メールは当日中に送信しよう
この記事では、就活生が会社訪問をするにあたってのメールにスポットを当て、依頼・アポメールからお礼メールまで、具体的な書き方とマナーを解説しました。
依頼メールでは、忙しい相手に配慮して複数の日程を提案しましょう。
またお礼メールは会社訪問から帰宅し次第すぐに作成して、当日中に送信してください。
メールでのやりとりは第一印象を左右するので、記事での解説を参考に準備を整えて自信を持って会社訪問に臨んでくださいね。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。