【新卒】秘書の志望動機はどう書く?例文付きで選考通過のポイントを徹底解説
秘書に興味を持ち就職活動を始めようとしている方の中には、どう志望動機を書くべきか悩んでしまう場合も多いでしょう。
結論、秘書の採用選考に通るためには、ただ「秘書になりたい」という気持ちだけではなく、その理由や自身の強みを的確に伝える必要があります。
この記事では、新卒の方が秘書で選考通過するための志望動機の書き方を紹介。合わせて採用担当者に刺さるポイント、知っておきたい秘書の基礎知識まで徹底的に解説します。
例文やポイントをしっかりと押さえながら、魅力を最大限にアピールできる志望動機を作り上げましょう。
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知っておきたい秘書の基礎知識

まず、志望動機を書く前に知っておきたい秘書の基礎知識を2つ紹介します。
基礎知識を知ったうえで文章を考えれば、志望動機に説得力が生まれますよ。ぜひ参考にしてください。
①秘書の基本的な仕事内容は大きく5つ
秘書の仕事内容は大きく5つに分類されます。
- スケジュール管理
- 電話・メール対応
- 来客対応
- 簡単な資料などの作成
- その他雑務
志望動機を書くうえでは、具体的な仕事内容を知っておかなければなりません。しっかりと読み、秘書の仕事内容の理解を深めましょう。
1.スケジュール管理
秘書の代表的な仕事の1 つは上司のスケジュール管理です。社長や部長など、上司の予定を管理し、効率的に業務を進められるようにサポートします。
忙しい上司の時間を最大限に活用するため、会議や出張の予定を調整し、さらには移動手段や宿泊施設の手配など、細かな部分にまで気を配るのです。
上司が仕事に集中できるよう、迅速かつ正確な調整力が求められる場面が多いでしょう。
2.電話・メール対応
上司宛に届く電話やメールへの対応も秘書の重要な業務です。
上司に取り次ぐべき連絡なのか自分で対応可能なものなのかを判断し、場合によっては即時に対応する能力が求められます。
報告が必要な内容や急ぎで対応すべき案件について、適切なタイミングで上司に伝える判断力も必要です。
3.来客対応
秘書は上司に訪問するお客様への対応も担当します。事前にアポイントがある場合でも、上司の前にまずは秘書が対応するのが一般的です。
特にアポイントのない訪問者に対しては相手が持参した資料や用件を確認し、上司が直接対応すべきかどうかを判断します。
秘書の対応が上司の印象に直結するため、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルを活用し、訪問者に対して丁寧に対応する必要がありますよ。
4.簡単な資料などの作成
上司の名前で作成する資料や社内文書などを代わりに作成する業務もあります。
会議用の資料や各種文書を作成する際には、パソコンスキルはもちろん、資料作成の知識や技術が求められますよ。
上司の意図を汲み取り、分かりやすく意図が伝わる資料を作成する力が必要です。
5.その他雑務
その他にも、秘書は手配や手続きなどの細かい業務を行います。
具体的にいうと出張時の移動手段や宿泊先の手配、贈答品の準備、会食するレストラン予約や慶弔関連の手配などです。
上司が仕事に集中できるよう、準備やサポートをするのが秘書の役割ですよ。
②秘書業界の最新トレンド

秘書業界の最新の動向やトレンドを2つ紹介します。
- リモートでの「オンライン秘書」も増えている
- グローバル対応の需要増で言語力も重要になっている
今後のキャリアプランを考えるうえで、現代の秘書業界で求められるスキルや働き方を知っておくと、将来役立つでしょう。
1. リモートでの「オンライン秘書」も増えている
最近では、リモートで秘書業務を行う「オンライン秘書」の需要が高まっています。
在宅で業務を行うため、能力が高いにも関わらず居住地や子育てや介護などの事情で今まで働けなかった人々にも採用が広がりました。
居住地や時間の面で柔軟に働きたい働き手だけでなく、優秀な秘書の人材を確保したい企業にとっても非常に有益です。
オンライン秘書も通常の秘書と同様に、電話対応やメール処理、資料作成、データ管理など多岐にわたる業務を出社せずにオンライン上で行います。
また、オンライン秘書はコスト削減にもつながるため、多くの企業で導入が進んでいます。これからの時代、リモートワークに対応できる柔軟なスキルが求められるでしょう。
2. グローバル対応の需要増で言語力も重要になっている
グローバル展開している企業が増えたことで、秘書にも高い言語スキルが求められるようになりました。
英語だけでなく、中国語やスペイン語など、さまざまな言語に対応できる「バイリンガルセクレタリー」と呼ばれる秘書も増加傾向です。
会議の通訳やメールの翻訳、海外からの問い合わせ対応など、言語を駆使して多様な業務をこなすため、言語力が高い秘書は重宝されます。
特に、外国人上司の秘書につく場合、会社関連だけでなく日常生活のサポートとして役所や病院での手続きなど、幅広い対応が求められるでしょう。
説得力ある秘書の志望動機を作る4つのポイント

説得力がある秘書の志望動機を作るための4つのポイントを紹介します。
ぜひこのポイントを押さえて、採用者の目に留まる志望動機を作ってください。
①応募先での秘書業務の内容をしっかりと理解する
まず、応募先で募集されている秘書の業務内容をしっかりと理解しましょう。
応募先での業務内容を理解せずに志望動機を書くと、間違いなく採用担当に企業研究や職種研究の甘さが見破られます。
秘書には「役員秘書」や「エグゼクティブ秘書」などさまざまな種類があるだけでなく、会社によってもそれぞれ対応する業務に違いがありますよ。
応募先の企業がどんな秘書を求めているかを理解したうえで、応募先のニーズに合った志望動機を作成してください。
②志望理由を裏付ける具体的なエピソードを用意する
志望理由を裏付けるための具体的なエピソードを用意しましょう。具体的な経験談やエピソードを盛り込むことで、志望理由に説得力を持たせられます。
例えば、「人のサポートが好きで秘書を志望しています。」というだけでは抽象的で、説得力がありません。
「大学ではサッカー部のマネージャーを務め、その経験を通じて人のサポートにやりがいを感じたため、秘書を志望しています。」とエピソードを含めて具体的に伝えましょう。
なぜ人のサポートが好きになったのか、秘書の仕事になぜ興味を持ったのか、自分でも深掘りして説得力のある志望動機を作ってください。
➂秘書としての将来像ややりたい仕事を明確にする
秘書としての将来像ややりたい仕事を明確にし、志望動機に入れましょう。
今後のビジョンを話せば、仕事に対する熱意やモチベーションを応募先企業にアピールできるためです。
例えば、「将来的には社長秘書として、国内外の取引先や顧客対応を行いたい」と具体的なビジョンを示します。
秘書の仕事に対しての熱意や真剣に取り組もうとしている姿勢をアピールでき、採用担当者の記憶に残りやすいでしょう。
④自分を採用する企業側のメリットも整理しておく
自分を採用すれば企業側にどんなメリットがあるか整理しておきましょう。
企業は利益を生み出すために人を採用するので、採用してもメリットがないと思われたら採用には至りません。
例えば、「英語力を活かして国際的な商談のサポートができる」、「臨機応変な対応が得意で常にその場に合った対応ができ、上司をより仕事に集中させられる」などが挙げられます。
スキルと一緒に会社の利益を生むためにどう行動するかをアピールすると、企業にとってあなたを採用メリットを伝えられますよ。
秘書の志望動機の分かりやすい構成【4ステップ】

秘書の志望動機の分かりやすい構成は、以下の4つで成り立っています。
紹介する構成を守って志望動機を作成すれば、たくさんの応募者の中から選考に進める率が高まるでしょう。
①なぜ秘書を志望しているかを結論から述べる
まず、秘書を志望する理由を結論から端的に伝えましょう。
結論から述べることで、相手に「この文章で最終的に伝えたいこと」が分かりやすくなります。
例えば、「人のサポートが好きだから」「秘書として適性があると感じている」など、秘書の仕事内容や特徴を踏まえた上で伝えましょう。
結論から述べるのに違和感がある場合は「結論からいうと」と枕詞をつけると書きやすいです。
②その中でも応募先の企業に就職したい理由を明確にする
続いて、応募先の企業に就職したい理由を明確に記載しましょう。
企業側は、自社への志望度や入社意欲を重視しているからです。
秘書業務がある会社は世の中にたくさんありますが、なぜ多くの会社の中から応募企業を選んだのかをしっかりと伝えてください。
➂具体的なエピソードや将来像で志望理由に説得力をもたせる
具体的なエピソードや将来像を盛り込みましょう。すでに紹介した通り、志望理由に説得力を持たせるためには、具体性がカギだからです。
「人のサポートが好きなので秘書を志望しています」だけでは印象には残れません。
例えば、「学生時代に部活のマネージャーを経験し、人をサポートすることの楽しさを知った」など、具体的な経験を盛り込めば、より説得力が増すでしょう。
④最後に就職後どう貢献できるか・したいかで締める
志望動機の最後は応募企業に就職した後、どう貢献できるかやどんな仕事をしたいかで締めくくりましょう。
入社後のビジョンを伝えれば、その企業への志望度が高いとをアピールできます。
「グローバルに活躍できる秘書になりたい」「丁寧な対応で貴社のイメージを向上させたい」など、あなたが応募先企業で実際働くことを想像してみましょう。
あなたのスキルや強みを、どう企業で役立てられるのかを盛り込んでください。
新卒向け!秘書の好印象な志望動機例文5選

新卒向けに、秘書の好印象な志望動機例文を5つ紹介します。
ぜひ望動機を作成する際の参考にしてください。
例文1:語学力を生かしたい
語学力を生かした秘書業務を志望している時の志望動機です。
語学力を活かして貴社でグローバルに活躍できる環境で働きたいと感じ、秘書を志望しております。大学時代に2年間カナダに留学して英語のスキルを磨いており、日本に戻ってきてから準CBSを取得しました。 業界の中でも最も多くの海外顧客と取引をしており、私の働きたい環境で働けそうだと感じた点と、私の語学力で今後より広いお役に立てると考え、貴社を志望いたしました。 秘書業務で会議の翻訳や英語での文書作成など海外顧客とのコミュニケーションのサポートを行い、貴社のビジネスに貢献したいです。 |
留学経験に加えて、ビジネス英語も問題なくできる点を伝えると、スキルの高い人材だとアピールできるでしょう。
例文2:サポートするのが好き
人をサポートするのが好きで秘書業務を志望している時の志望動機です。
私は人をサポートすることが好きなので、秘書を志望しています。 大学時代に所属した演劇部では、裏方として大道具の制作進行や練習のスケジュール管理を担当していました。部員から感謝の言葉をかけてもらうことが多く、人のサポートが好きだと気付きました。 数ある企業の中でも貴社を志望した理由は、部活動の大道具作成で貴社製品を使用する機会が多く、その品質の高さに感銘を受けたためです。 演劇部で培ったスケジュール管理能力を活かし、貴社の管理職の方々が仕事に集中できるようサポートしていきたいです。 |
選考通過した場合、面接では「製品のどんなところに感銘を受けたのか」や「裏方として大変だったエピソードと、どう乗り越えたか」などの深掘って質問される可能性があります。
当日、質問にしっかり答えられるよう自分でも志望動機を深め、整理しておきましょう。
例文3:秘書に興味を持っていた
元々秘書の仕事に興味を持っていたため秘書業務を志望している時の志望動機です。
おばが秘書をしており、幼いころから秘書の仕事に憧れを抱いていました。 最初はただの憧れでしたが、秘書について情報を集める中でその仕事の奥深さに魅力を感じ、本格的に秘書を目指すようになりました。 貴社は業界で常にリードする存在であり、そんな環境でやりがいのある仕事に挑戦しながら成長したいと考え、志望いたしました。 秘書検定2級やビジネスマナー検定2級を取得し、秘書に関する基礎的な知識は習得しています。また、現在貴社が積極的に進出している中国での取引のため、中国語の勉強も始めました。 入社後もさらなるスキルアップを図り、貴社の発展に貢献したいと思っております。 |
元々秘書に興味があった場合は、その思いが単なる憧れではなく現実的に考えた結果だと明確に示しましょう。
採用担当者に、志望理由が単なる憧れだととらえられてしまうと、入社しても長続きしないのではと懸念を与えてしまいます。
例文4:コミュニケーション能力に自信がある
強みのコミュニケーション能力を活かした秘書業務を志望している時の志望動機です。
サークル活動で培ったコミュニケーション能力を活かしたいと思い、秘書業務を志望しております。 学生時代は、ボランティアサークルで各施設への連絡や申請を担当しており、その調整業務が自分に適性があると思ったことから秘書業務に興味を持ちました。 施設の方と密に連絡を取っていたため、信頼をしていただけることが多かったです。 貴社を志望した理由は、貴社広報ページで拝見した役員秘書の○○さんのインタビューに感銘を受け、貴社で働きたいと強く感じたためです。 ボランティアサークルで培ったコミュニケーション能力を活かし、取引先に好印象を与え貴社のビジネスをスムーズにサポートしていきたいです。 |
コミュニケーション能力を発揮できる仕事は営業職や事務職など様々あります。
その中でもどうして秘書になろうと思ったか、はっきりと伝える必要があるでしょう。
例文5:幅広い仕事ができる
仕事の幅広さを魅力に感じて秘書業務を志望している時の志望動機です。
私は業務の幅の広さを魅力に感じ、秘書を志望しております。 私は物事に広く興味を持つタイプで、特定の分野に絞るよりも様々な仕事に挑戦したいと考えております。大学の講義は異なる学部の講義にも積極的に参加し、自分の知識や興味の幅を広げていきました。 多くの企業の中でも貴社を志望する理由は、広報ページで拝見したエグゼクティブ秘書の○○さんのインタビューを読み、○○さんの柔軟に対応しながら働く姿勢に共感したからです。 私は多様な状況に適応する柔軟性を持っています。この強みを活かし、貴社の役員の方々が安心して業務に集中できるようサポートし、幅広い業務に対応したいと考えております。 |
秘書の仕事は多岐にわたるため、幅広さは魅力の1つでしょう。
どうして幅広い業務に魅力を感じたのか、自分でも深めて志望動機に落とし込んでください。
秘書の志望動機の注意点とよくあるNG例文

秘書の志望動機の注意点とよくあるNG例文を4つ紹介します。
注意点を守らないと、採用担当者から秘書としての適性があると見なされず書類で落とされてしまう確率が高まります。
あなたの志望動機がNG例文のようになっていないか、確認しながら読んでください。
①秘書業務を理解していない・勘違いしている
秘書業務を理解していない・勘違いしているNG例文です。
私は、以前見たドラマで秘書の仕事を知り、憧れを持ったため秘書を目指すようになりました。 上司の隣で華やかな場に出てサポートする姿に魅力を感じ、私もそのような秘書になりたいと思っています。 貴社であれば、きっとその夢を実現できると感じ、応募いたしました。 入社後は周りから一目置かれる存在として活躍し、注目される秘書を目指したいです。 |
秘書の業務は華やかなイメージがあり勘違いされやすいですが、実際の秘書の業務は細かい調整ごとや手配など、地味な仕事も多くあります。
ドラマや漫画の内容をそのまま真に受けて志望動機を書かないよう、しっかり現実的な秘書の職種研究をしてから志望動機を書きましょう。
②秘書ではなく前線に立つことが向いていそうだと思われる
志望動機の内容によっては、秘書ではなく営業職など前線に立つことが向いていそうだと思われてしまいます。
強みである積極性を活かした秘書として活躍したいです。 学生時代には、ブラスバンドサークルで活動や交流の少なさからサークルメンバーの団結力が弱まっていると感じていました。そこで、自らイベントや交流会を積極的に企画し、メンバー同士のコミュニケーションを促すようにしていました。 貴社の秘書職を志望したのは、この積極性を活かして貴社の商品を積極的に広めていけると考えたためです。 |
積極性自体は魅力的な強みですが、上記の志望動機では秘書を志望する理由とのつながりが弱く、採用担当者には「どちらかというと営業向きなのでは?」と思われるでしょう。
秘書はあくまでも上司のサポートがメインの仕事なので、強みの見せ方を工夫してください。
➂具体的なエピソードがなく説得力に欠ける
具体的なエピソードが盛り込まれていない志望動機では、説得力を感じられません。
コミュニケーション能力の高さを活かした秘書になりたいと考えています。 貴社を志望した理由は、貴社広報ページに載っている役員秘書の○○さんのインタビュー記事を読み、感銘を受けたためです。私も○○さんのように、社内外で信頼される秘書になりたいと思いました。 入社後は、私のコミュニケーション能力を活かして、取引先の社員にも好印象を持ってもらえる秘書を目指したいと考えています。 |
秘書を目指すようになったきっかけや、コミュニケーション能力が高いと分かる具体的なエピソードを盛り込んでください。
志望動機に厚みが出て、採用担当者から興味を持ってもらいやすくなります。
④給与や福利厚生など待遇ばかりに言及している
給与や福利厚生など待遇ばかりに言及するのはNGです。
私が秘書に興味を持ったのは、秘書として働く母の影響です。母からは仕事の良い点だけでなく、大変さも教えてもらいましたが、その分やりがいのある仕事だと魅力を感じました。 貴社を選んだ理由は、年間休日が130日と非常に多く、プライベートを大切にできる点が魅力的だったからです。 現在は秘書検定2級を取得し、1級取得に向けて勉強している最中です。 スキルを活かし、即戦力として貢献するだけでなく、今後もスキルアップを続けて貴社の成長に寄与していきたいです。 |
給与や福利厚生などの待遇だけを志望理由としていると、条件だけで企業を選んでいる印象を持たれ、仕事に対する熱意やモチベーションが低いと見なされます。
待遇面を志望理由にする場合は、「待遇の良さで仕事のモチベーションを高く保てる」など、必ず仕事に関連付けて伝えてください。
あると便利!秘書の就職で役立つ資格5選

持っていると役立つ、秘書の就職に有利な資格を5つ紹介します。
上記の資格を持っていると、秘書業務に必要なスキルや知識を持っている点だけでなく、仕事に対する意欲もアピールできます。
学生でも取れる資格ばかりなので、ぜひ資格取得に挑戦してください。
①秘書検定
秘書検定は、秘書としての基本的な知識やマナーを証明する資格です。
秘書として働くために必須の資格ではないですが、秘書として働いている人の多くが取得しているため、持っていて損はないでしょう。
レベルは1級、準1級、2級、3級と分かれているので、自分に合ったレベルから挑戦してみてください。
②国際秘書検定(CBS)
国際秘書検定(CBS)は、日本語と英語の活用能力や実務処理能力を証明する資格です。
外資系や海外取引の多い企業にとって魅力的な資格なので、語学力を生かした秘書を目指したい人は取得しておきたい資格の1つですよ。
CBSの取得をするには、まず準CBSを取得する必要があります。
合格率は準CBSが30~40%、CBSが15~25%とやや難易度が高いですが、グローバルに活躍したい方はぜひ取得を目指してください。
➂MOS
MOSは、Microsoftが主催している、Officeソフトのスキルや知識を証明する資格です。
ExcelやWordなど、ソフトごとに試験を受ける必要があります。
ビジネスシーンでもよく利用されるExcelとWordは、「スペシャリスト」と「エキスパート」の2つのレベルに分かれているのが特徴です。
MOSは家の近くのパソコン教室などで好きな時に受けられるケースがあるため、受験機会を多くとれます。まずはスペシャリストからでも挑戦してみましょう。
④ビジネス実務マナー検定
ビジネス実務マナー検定は、ビジネスマナーに関する知識を証明する資格です。判断力や行動力、話し方など秘書に必要な技能が問われます。
秘書は社外の人と接する機会が多いため、この資格を持っていると非常に有利です。
ビジネス実務マナー検定では社会人として必要なビジネスマナーを学習できるメリットがあります。
知識を持っておくと、秘書業務でなくても役立つ場面が多いでしょう。
⑤ビジネス文書検定
ビジネス文書検定は、ビジネスシーンでのメールや書面などの文書作成スキルを証明する資格です。
秘書業務では社内外とのメールでのやり取りが多いため、ビジネス文書検定を持っていると信頼性が高まります。
1級から3級まであり、「表記技能」「表現技能」「実務技能」の各領域で60%以上の得点を取ると合格です。
秘書以外の業務や、就活中に企業とやりとりをする時にも役立つため、ぜひ資格取得を目指してください。
秘書の志望動機に関するよくある質問

秘書の志望動機に関するよくある質問を4つ紹介します。
志望動機を作成している途中にふと湧き出てくる疑問に答えているので、ぜひ参考にしてください。
①秘書を志望するきっかけは正直に書いていいですか?
秘書を志望するきっかけは、正直に書きましょう。なぜなら、採用担当者からより突っ込んだ質問をされた際に、嘘をついているとほころびが出てしまうからです。
ただし、正直に書くだけではなく、採用担当者が納得するようなエピソードが重要ですよ。
例えば、「ドラマや漫画で秘書に憧れを抱いた」という理由をそのまま伝えると、実務の具体的なイメージができていないと判断され、不採用となる可能性が高まります。
秘書に興味を持ったきっかけはドラマだとしても、その後どういう行動を経て最終的に秘書を目指しているのかを説明し、相手をしっかり納得させましょう。
②秘書にはどのような種類がありますか?
秘書には大きく「一般秘書」「専門職秘書」「エグゼクティブ秘書」の3種類があります。
一般秘書は役員や管理職のサポートをする秘書で、「秘書」と聞いてまず想像するのがこの一般秘書にあたります。上司の業務サポートやスケジュール管理などが主な仕事です。
専門職秘書は「法律秘書」や「医療秘書」など特定の分野に従事する秘書を指します。専門的な資料作成や会話が求められる場面が多く、専門知識が必須ですよ。
エグゼクティブ秘書はCEOや経営陣など、会社の中でもトップ層のサポートを行います。一般秘書よりも内容が高度で経営層の意思決定をサポートするなど、責任とやりがいが大きな秘書です。
➂秘書の志望動機でPRすべき強みはなんですか?
秘書の業務は多岐にわたるため、PRすべき強みも多種多様です。例えば以下のスキルが秘書としてアピールできる強みとして挙げられます。
- 判断力
- 調整力
- 情報収集能力
- コミュニケーション能力
- 語学力
他にも秘書の仕事とつなげてアピールできる強みはたくさんあります。
ぜひあなたの強みの中から応募先企業で活かせるものを選び、具体的なエピソードを交えてアピールしましょう。
④志望動機の体裁で注意すべきポイントはありますか?
志望動機を書く際は、必ず「PREP法」を用いましょう。PREP法とは、文章を読み手に分かりやすく伝えられる書き方です。
具体的には結論(Point)、理由(Reason)、具体例(Example)、結論(Point)という順番で書きます。
秘書の応募書類では、特に文章の分かりやすさや日本語の正確さを厳しく見られますよ。
書き終わった後は、必ず誤字脱字や文法のミスがないか、内容が伝わりやすいかをしっかり確認しましょう。
丁寧な文章表現や正しい体裁ができているかどうかも、秘書に必要なスキルとして見られますので、注意深く見直してください。
ポイントを押さえた秘書の志望動機で選考通過しよう

秘書の志望動機を作成するうえで大切なポイントや就職活動に役立つ資格、説得力を持たせるための書き方など、秘書の志望動機の基礎知識を紹介しました。
秘書はあらゆる業界や企業に存在する仕事です。志望動機では秘書への志望理由を語るとともに、応募先の企業を志望する理由もしっかりと伝えましょう。
志望動機を作成する際は、応募先企業の特徴や求められるスキルを理解し、自分自身の経験や将来のビジョンを具体的に伝えるのがポイントです。
この記事を参考にあなたならではの志望動機を完成させ、自信を持って就職活動を進めましょう。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。