企業からの電話の正しい対応方法｜折り返しの仕方や注意点を解説

「企業からの電話って、どう対応すれば正解なんだろう…」

就活中は、面接日程の調整や結果の連絡など、大切な情報が電話で届くことが少なくありません。思わぬ着信に慌ててしまい、失礼な対応をしてしまうのは避けたいところです。

そこで本記事では、企業からの電話を受けるときの正しい対応方法や折り返しのマナー、シーン別の例文を交えて詳しく解説します。就活で好印象を与えるために、ぜひ参考にしてください。

企業からの電話対応で好印象をゲットしよう

企業からの電話は、就活生にとって選考の一部と受け取られることが多く、第一印象を大きく左右します。電話での受け答えが丁寧であれば、面接や書類の評価だけでなく、人柄への信頼にもつながるでしょう。

反対に慌てた態度や不適切な言葉遣いは、せっかくのチャンスを失う原因になりかねません。

具体的には、自分の名前をはっきり伝える、相手の名前を復唱して確認する、要件を正確に聞き取るといった行動が信頼感を高めます。

また、電話を取れなかったときは、できるだけ早く折り返しの連絡を行い、丁寧な言葉で対応してください。

こうした姿勢を身につければ、誠実さや社会人としての素養を自然に示せるはずです。結果的に企業に好印象を残すことにつながります。

企業からの電話を受けるときの正しい対応方法

就活中に企業から電話を受ける場面は、面接の日程調整や合否の連絡など大事な内容が多く、第一印象を左右する重要な瞬間です。

電話対応の仕方ひとつで評価が変わることもあるので、正しいマナーを理解しておく必要があるでしょう。ここでは、企業からの電話に適切に対応するための具体的な方法を紹介します。

1. 静かな場所で電話を受ける
2. 最初に大学名と名前を名乗る
3. 明るく丁寧な声で話す
4. 要点は必ずメモを取る
5. 大事な内容は復唱して確認する
6. 電話は相手が切るのを待つ

①静かな場所で電話を受ける

企業からの電話は就活に直結する大切なやり取りになるため、周囲の環境には十分注意してください。できるだけ静かで落ち着いた環境を整えることが大切です。

雑音が多い場所や電波が弱い場所では、相手に不快感を与えたり内容を聞き逃したりする恐れがあります。実際に雑音で会話が途切れると、担当者に「準備不足」と感じさせてしまいかねません。

もし環境が悪いと気づいた場合は、「申し訳ありません、静かな場所に移動してから改めてもよろしいでしょうか」と伝えてから移動するのが望ましいでしょう。

こうした一言は誠実さを示すと同時に、相手への配慮として好印象を残せます。慌てて対応すると声がうわずったり言葉が乱れたりしやすいため、落ち着いて行動することが結果的に信頼につながるでしょう。

また、電話を受けることを想定して、普段からよくいる場所の電波状況や静かさを確認しておくと安心です。人の少ない休憩スペースなど、いざという時に移動できる候補があると、慌てずに対応できるでしょう。

②最初に大学名と名前を名乗る

電話を受けたら、最初に必ず大学名と名前を名乗ることが大切です。企業の担当者は複数の学生に連絡しているため、名乗りがないと誰なのか把握できず、会話の流れが不自然になってしまいます。

第一声で「〇〇大学の△△と申します」と伝えれば、相手はすぐに状況を理解でき、会話がスムーズに進むでしょう。

名乗りを省略する学生もいますが、それは相手に「礼儀が足りない」と思われる原因になりかねません。たった一言を加えるだけで印象は大きく変わるため、省略する理由はありません。

特に選考中は細かいマナーが評価の対象になるので、必ず習慣にしてください。さらに、名乗る際には声のトーンも重要です。

小さな声や曖昧な発音では相手が聞き取れず、再度確認されると余計な時間を取らせてしまいます。明るくはっきりとした声で名乗ることが、誠実さや自信を伝える第一歩になるでしょう。

③明るく丁寧な声で話す

電話では表情が見えないため、普段より少し高めの声を意識し、落ち着いたテンポで丁寧に話すことが望ましいです。「承知しました」などの短い相槌を挟むことで、相手に安心感を与えることもできます。

緊張すると声が硬くなりやすいですが、背筋を伸ばして話すと自然と声が明るくなります。電話中の姿勢や表情が声に影響するため、笑顔を意識するのも効果的です。

実際に笑顔で話すと声の響きが柔らかくなり、相手に親しみやすさが伝わります。

また、声のトーンを一定に保つのではなく、要点を強調するときには少し抑揚をつけると、より聞き取りやすく印象的な会話になるのです。

こうした工夫は単なるマナー以上に「伝える力」として評価されやすいでしょう。電話での会話は短時間で終わることが多いため、その限られた時間で誠実さと明るさをアピールすることが大切です。

④要点は必ずメモを取る

企業からの電話では、面接日程や提出物の案内など大切な情報が伝えられます。その場で覚えようとすると、聞き間違いや記憶違いが起きやすいため、必ずメモを取ってください。

メモを取るときは、「少々メモを取らせていただきます」と一言添えると丁寧です。

これにより相手は安心して話を続けられ、自分も集中して聞き取ることができます。特に日時や担当者名、場所などは絶対に間違えられない部分なので、確実に書き残してください。

また、メモはただ書くだけでなく、会話後に読み返して整理することも大切です。後で家族や友人に相談するときや、メールで確認を取る際にも正確な情報が役立ちます。

準備不足から生じる不安を減らす意味でも、メモを習慣化することが就活を成功させるポイントになるでしょう。

⑤大事な内容は復唱して確認する

電話でのやり取りは一度きりになることが多く、聞き違いを防ぐためには復唱が欠かせません。「面接は○月○日の10時からでございますね」と確認するだけで、正確さが増し、誠実な姿勢を示せます。

相手も「正しく伝わった」と安心できるため、双方にメリットがあるのです。復唱をしないと誤解や行き違いが生じやすく、後から訂正することは相手に迷惑をかけます。

特に面接時間や持ち物などは一つのミスが大きな影響を与えるため、必ず確認してください。復唱は単なる確認作業ではなく、相手に「丁寧で慎重な人」という印象を与える効果もあります。

また、復唱する際は一語一句そのまま繰り返す必要はなく、要点を押さえて確認するだけで十分です。必要以上に長く繰り返すと不自然に感じられることもあるので、簡潔にまとめて確認しましょう。

正確性と誠実さを同時に示すこの行動は、就活の電話対応において必須のマナーといえます。

⑥電話は相手が切るのを待つ

電話を終えるときのマナーとして重要なのは、相手が切るのを待つことです。会話が終わったら「本日はお電話ありがとうございました」と感謝を伝え、必ず企業側が切るのを待ちましょう。

就活では企業が先に電話を終えるのがルールとされており、学生から切ってしまうと礼儀に欠けると見られる場合があります。

小さなことのように思えても、最後の対応が全体の印象を決定づけることは多いです。電話を先に切らないだけで「細部まで気配りができる人」という評価を受けやすくなります。

逆に慌てて切ってしまうと「落ち着きがない」と捉えられる可能性もあるため注意してください。また、感謝の言葉を伝えることで自然に会話を締めくくることができ、相手に心地よい印象を残せます。

こうした細やかな対応は短時間のやり取りだからこそ差が出やすい部分です。最後まで丁寧に振る舞う姿勢が、信頼を築く大きな要因になるでしょう。

企業からの電話対応の例文

就活中は企業からの電話で緊張することが多く、どのように答えればよいか迷う場面も少なくありません。

ここでは、よくあるシチュエーションごとの例文を紹介し、安心して対応できるように整理しました。

1. 面接日程の調整をする場合の例文
2. 選考結果を伝えられた場合の例文
3. 内定連絡を受けた場合の例文
4. 担当者が不在だった場合の例文
5. 折り返しを依頼された場合の例文

①面接日程の調整をする場合の例文

就活中には授業やアルバイトの予定と重なり、企業から提案された面接日程をそのまま受けられないこともあるでしょう。そのような場面で失礼にならず、丁寧に調整をお願いするための例文を紹介します。

「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日はご連絡いただき、誠にありがとうございました。 ご案内いただきました面接日程についてですが、当日は大学の必修講義があり、どうしても出席が必要なため参加が難しい状況です。 大変恐縮ではございますが、別の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、候補日をいくつかご提案いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。」

相手に理由を簡潔に伝えつつ、謝意とお願いを盛り込むのがポイントです。無理な変更を押し付けるのではなく、誠意を持って相談する姿勢を示してください。

②選考結果を伝えられた場合の例文

企業からの電話で選考結果を受け取る瞬間は、誰にとっても緊張する場面です。合否に関わらず落ち着いて受け止め、感謝の気持ちを伝えることが大切になるでしょう。

ここでは結果を伝えられたときの対応例を紹介します。

「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。本日はお電話をいただき、誠にありがとうございます。選考の結果についてお知らせいただき、感謝申し上げます。 今回ご縁をいただけたことを大変うれしく思っております。今後とも精一杯努力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。 ======== この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。ご指導いただいたことを糧に、今後の活動に生かしてまいります。」

合格でも不合格でも誠意ある対応を心がけることが重要です。特に不採用時も感謝を示すことで、社会人としての姿勢をアピールできます。

③内定連絡を受けた場合の例文

企業からの電話で内定の知らせを受ける瞬間は、就活生にとって特別な出来事です。嬉しさのあまり言葉が出にくいこともありますが、感謝を丁寧に伝え、今後への意欲を示すことが大切でしょう。

ここではその際の例文を紹介します。

「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。本日はお電話をいただき、誠にありがとうございます。内定のご連絡をいただき、大変光栄に思っております。 このような機会をいただけたことに深く感謝しております。今後は入社に向けてさらに努力を重ね、御社に貢献できるよう努めてまいります。 改めてこのたびは貴重なお知らせをいただき、心より御礼申し上げます。」

喜びを素直に伝えるだけでなく、今後への意気込みを加えることで信頼感を高められます。感謝と前向きな姿勢を一緒に示すと効果的です。

④担当者が不在だった場合の例文

就活中に企業へ電話をかけた際、担当者が不在で直接話せないこともよくあります。そのようなときは焦らず、用件を簡潔に伝え、折り返しをお願いする姿勢が大切です。ここではその際の例文を紹介します。

「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先ほどご連絡をいただきました件でお電話差し上げましたが、ご担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。 ――不在とのこと、承知いたしました。恐れ入りますが、□□様がお戻りになりました際に、△△から折り返しの連絡があったことをお伝えいただけますでしょうか。 こちらから改めてご連絡を差し上げることも可能ですので、その場合はご都合の良い時間を教えていただけると幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」

不在時には慌てず、丁寧に折り返しの依頼を伝えるのがポイントです。連絡方法の選択肢を示すと、相手に配慮した印象を与えられます。

⑤折り返しを依頼された場合の例文

企業からの電話に出られなかったとき、折り返しを依頼されることは珍しくありません。その際には、迅速に連絡を取り直し、誠意を持って対応する姿勢が求められるのです。

ここではその場面での例文を紹介します。

「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先ほどはお電話に出られず、誠に申し訳ございませんでした。ご連絡をいただいた件について、折り返しお電話させていただきました。 □□様はいらっしゃいますでしょうか。――ご対応いただけるとのこと、ありがとうございます。それではご案内いただいた内容について伺えれば幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

冒頭で謝罪と折り返しの旨を明確に伝えるのが重要です。謝意を示しつつ落ち着いた態度で対応すると、誠実さを伝えやすくなります。

企業からの電話に出られなかったときの対応法

企業からの電話に出られなかったときは、多くの就活生が不安を抱くものです。連絡を取り損ねたからといってすぐに評価が下がるわけではありませんが、その後の行動で印象は大きく変わります。

ここでは、適切な対応の仕方を具体的に解説します。

1. 気づいたらできるだけ早く折り返す
2. すぐに電話できない場合はメールで対応する
3. 非通知や知らない番号からの着信でも確認する
4. 長時間気づけなかった場合は丁寧に謝罪する

①気づいたらできるだけ早く折り返す

企業からの着信に気づいたら、可能な限り早く折り返すことが大切です。迅速な行動は誠実さを伝え、相手に安心感を与える効果があります。

採用担当者は多くの学生とやり取りをしているため、スムーズに連絡が取れる人を信頼しやすいでしょう。逆に折り返しが遅れると、対応力に疑問を持たれる恐れもあります。

授業中や移動中で通話が難しい場合でも、気づいた時点で一度電話を入れ、「ただいま授業中のため、改めて折り返させていただきます」と短く伝えておくと丁寧さが伝わります。

完璧な対応でなくても、真剣に向き合っている姿勢を示すことが目的です。一方、折り返しを長く放置してしまうと「本当に気づかなかったのか」「後回しにしているのか」と誤解されかねません。

結局のところ、電話に出られなかったこと自体が問題ではなく、その後どう行動するかが印象を決めるのです。

②すぐに電話できない場合はメールで対応する

どうしても電話をかけられない状況なら、メールでの対応が効果的です。放置せず連絡を取ろうとしている姿勢を示せるため、誠意が伝わります。

特に夕方以降や担当者の勤務時間外に気づいた場合は、先にメールを送ることで安心感を与えられるでしょう。文面は簡潔にまとめることが重要になります。

例えば「本日お電話をいただきましたが、都合により折り返せませんでした。明日午前中にご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか」といった表現が適切です。無理に長文にする必要はありません。

反対に、何もせず翌日まで放置すると「連絡が取りづらい学生」という印象を持たれかねません。電話が難しい状況に気づいた場合こそ、メールを使って誠実さを伝えてください。

その一歩が、円滑なやり取りと信頼関係につながります。

③非通知や知らない番号からの着信でも確認する

非通知や見覚えのない番号からの着信に戸惑う人も多いですが、企業が代表番号や外部回線から発信することは珍しくありません。そのため、無視せず確認することが大切です。

実際にかけ直したら企業の担当者だったという例はよくあります。着信にすぐ出られなくても、履歴を確認して折り返すようにしましょう。

番号が不明な場合でも検索すれば企業や採用代行会社のものであると判明することがあります。調べずに放置すると、せっかくの連絡を逃す可能性が高まるのです。

「非通知だから大事な連絡ではないだろう」と決めつけるのは危険でしょう。確認を怠らない姿勢が、チャンスを確実に拾う行動につながります。

就活における電話対応では、番号の表示に左右されず柔軟に動く意識が求められるのです。

④長時間気づけなかった場合は丁寧に謝罪する

数時間から半日以上経って着信に気づいた場合は、まず折り返しの電話でしっかり謝罪することが必要です。

「本日いただいたお電話に気づかず、大変失礼いたしました」と一言添えるだけで印象は大きく変わります。採用担当者は学生の状況を理解しているため、遅れただけで致命的になることは少ないでしょう。

むしろ誠実に謝罪して迅速に対応すれば、評価が上がることもあります。大事なのは、言い訳を長くせず、謝罪と対応の意思を明確に示すことです。

その後の会話では冷静に対応し、要件をしっかり聞き取ることに集中してください。焦りから余計な失礼をしてしまわないよう注意が必要です。

最終的には「遅れてしまったが、誠意を持って対応してくれた」と受け止めてもらえるでしょう。

企業からの電話に折り返すときのポイント

就活中に企業からの電話を取り逃すことは珍しくありません。そのときに大切なのは、焦らずに誠実な対応をすることです。

折り返しの電話は第一印象を立て直す機会にもなるため、流れを理解し正しい手順を踏むことが重要でしょう。ここでは、折り返しの電話で意識すべき具体的なポイントを詳しく解説します。

1. 折り返しの電話であることを冒頭で伝える
2. 電話に出られなかったことを必ず謝罪する
3. 留守番電話や着信履歴を事前に確認しておく
4. 要件を簡潔に伝え、落ち着いて話す

①折り返しの電話であることを冒頭で伝える

折り返し電話をかけるときは、最初に「先ほどお電話をいただいた件で折り返しました」と伝えるのが基本です。

担当者は多くの学生や関係者とやり取りをしており、誰にどんな内容で連絡したかを即座に思い出せないことも少なくありません。

冒頭で折り返しであることを明確にすれば、相手が状況を把握しやすく、会話をスムーズに進められます。

例えば「〇〇大学の△△と申します。先ほどお電話をいただきました件で折り返しご連絡いたしました」と伝えると、誠実で丁寧な印象を与えられます。

また、冒頭の言葉は会話全体の印象を決める部分でもあるので、落ち着いて話しましょう。声のトーンも明るくはっきりさせることが重要です。

②電話に出られなかったことを必ず謝罪する

折り返し電話をするということは、相手の電話に出られなかったという事実が前提にあります。そのため、最初に謝罪の一言を添えることが不可欠です。

「申し訳ありません、先ほどはお電話に出られず失礼いたしました」と伝えるだけで、誠実さと配慮が伝わります。

担当者は多忙な中で連絡をしているため、謝罪があるかないかは印象を大きく左右するのです。ただ折り返すだけでは「配慮が足りない」と感じられることもあるでしょう。

謝罪をすることで「相手の時間を大切にしている」と伝わり、信頼を築くきっかけになります。一方で、長々とした言い訳は逆効果です。謝罪は簡潔にし、すぐに本題へ進めましょう。

誠実な姿勢を示しながら、会話の流れを乱さないようにしてください。

③留守番電話や着信履歴を事前に確認しておく

折り返す前には、必ず留守番電話や着信履歴を確認してください。そこにメッセージが残っている場合は、その内容を理解したうえで折り返すのがマナーです。

確認せずに連絡すると「伝えた内容を確認していないのか」と思われ、不快感を与える恐れがあります。

例えば「留守番電話を拝聴しました。面接日程についての件で折り返しご連絡いたしました」と伝えれば、相手は安心して会話を始められます。

こうした一言は「準備をしてから電話をかけている」という誠実さを示せるため、信頼度が高まるでしょう。また、複数回の着信があった場合は、その時刻も確認しておくとよいです。

「本日10時頃と13時頃にお電話をいただきました」と伝えれば、相手に「きちんと確認している」と印象づけられます。小さな行動ですが、配慮と誠実さをアピールできる大切な準備です。

④要件を簡潔に伝え、落ち着いて話す

折り返し電話では、要点を整理して簡潔に伝えることが求められます。緊張して早口になると、相手に聞き取りづらさを与えたり、不安を抱かせたりする恐れがあるでしょう。

例えば「〇〇大学の△△と申します。先ほどお電話をいただいた件で折り返しました。ご案内いただいた面接日程についてお伺いしてもよろしいでしょうか」といった形で話せば十分です。

話す内容は「名前」「所属」「折り返しであること」「要件」の順で伝えると分かりやすいです。短く整理された言葉は誠実さと冷静さを示し、相手に好印象を残します。

また、会話の途中で内容が複雑になった場合でも、慌てずに確認を取りながら進めましょう。「少々復唱させていただきます」と一言入れて要点を繰り返せば、正確さと丁寧さが伝わります。

折り返し電話はただの連絡ではなく、信頼を積み重ねる機会でもあります。落ち着いた姿勢で臨むことで、結果的に就活全体の印象を良くすることにつながるでしょう。

企業からの電話対応での注意点

企業からの電話は就活の評価に直結する場面であり、対応を誤ると大きなマイナスになる可能性があります。普段の会話の感覚で受け答えすると、意図せず失礼になることもあるでしょう。

ここでは、好印象を残すために意識すべき注意点を具体的に確認してください。

1. 「もしもし」は使わずに名乗りから始める
2. 言葉遣いは敬語を意識する
3. 感謝の言葉を忘れずに伝える
4. 業務時間外の折り返しは避ける
5. 聞き取れない場合は丁寧に聞き直す

①「もしもし」は使わずに名乗りから始める

電話に出たとき、「もしもし」と答えるのは日常的ですが、ビジネスの場では適切ではありません。社会人のやり取りは名乗りから始めるのが基本だからです。

第一声で「〇〇大学の△△です」と名乗れば、相手はすぐに把握でき、会話がスムーズに進みます。一方で「もしもし」だけで応じると、学生らしさが残っている印象を与え、準備不足だと見なされかねません。

小さなことのようですが、評価に直結する要素です。就活での電話対応は「社会人としての基礎があるか」を見られる場面。冒頭で名乗る習慣が信頼につながるでしょう。

②言葉遣いは敬語を意識する

電話では敬語を意識して使うことが欠かせません。普段の口調のまま話すと砕けた表現が出やすく、印象を損なう恐れがあります。

「分かりました」ではなく「承知いたしました」、「すみません」ではなく「申し訳ございません」といった言い方を選んでください。

敬語を使うと少し堅く感じるかもしれませんが、丁寧さは必ず評価につながります。逆に、誤った敬語を無理に使って不自然になるより、シンプルで正しい言葉を心がける方が好ましいです。

電話では表情や態度が見えないため、言葉遣いが印象を決めます。正しい敬語を意識することが誠実さを示す第一歩でしょう。

③感謝の言葉を忘れずに伝える

会話の最後に感謝を伝えることは、良い印象を残すための基本です。

電話でのやり取りは相手が時間を割いてくれているものなので、「本日はお時間をいただき、ありがとうございました」といった一言を忘れないでください。

感謝を伝えずに電話を終えると、そっけない印象を持たれる可能性があります。採用担当者は多くの学生とやり取りをしているため、小さな一言が印象を左右するのです。

感謝の言葉は誠実さを示す手段でもあります。電話の締めくくりに丁寧な言葉を添えることで、次の選考へ良い流れを作れるでしょう。

④業務時間外の折り返しは避ける

企業への折り返し連絡は、担当者の勤務時間内に行うのが基本です。業務時間外に電話をすると迷惑になるだけでなく、マナーが欠けていると判断されかねません。

一般的には平日の9時から18時が目安になります。どうしても時間外にしか連絡できない場合は、無理に電話をせずメールで伝える方が適切です。翌日の始業時間になったら改めて電話をかけ直してください。

相手の立場を考えて時間帯を選ぶことは社会人としての基本です。電話は相手の都合にも関わるものだからこそ、マナーを守ることが信頼を得る近道になるでしょう。

⑤聞き取れない場合は丁寧に聞き直す

電話では音声が聞き取りにくいことがあります。しかし、そのまま曖昧に理解すると後でトラブルにつながる恐れがあります。

聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度お伺いできますでしょうか」と丁寧に聞き直してください。一度で理解できなかったことを恥ずかしいと思う必要はありません。

きちんと確認する姿勢の方が誠実さを示せます。逆に曖昧なまま進めることが最も失礼です。正確に理解することで信頼関係は強まります。

聞き返すことは失礼ではなく、誠実な対応だと意識してください。安心感を与える行動こそ、選考で良い印象を残す鍵になるでしょう。

企業からの電話対応の総合ガイド

企業からの電話は就活における評価を左右する重要な場面です。正しい対応をすれば誠実さを伝えられますが、油断すると信頼を損なう恐れがあります。

電話を受けるときは静かな場所で明るい声を意識し、大学名と名前を名乗ることが基本です。さらに例文を参考にすれば、面接日程や選考結果などのやり取りも落ち着いて進められるでしょう。

また、電話に出られなかった場合はできるだけ早く折り返し、謝罪や要件確認を丁寧に行うことが大切です。折り返しの際には留守電や履歴を確認し、冒頭で「折り返しのご連絡です」と伝えてください。

最後に、言葉遣いは敬語を徹底し、感謝の一言を添えることで印象はさらに良くなります。

結局のところ、企業からの電話は就活マナーを試される場面です。ポイントを押さえて対応すれば、好印象を残せるでしょう。