不在着信への折り返し電話｜基本マナーと例文・つながらない時の対処法

不在着信への対応に不安を抱える方も多いのではないでしょうか。選考中の電話は合否や次の面接日程など、大切な連絡である可能性が高いため、対応の仕方ひとつで印象が変わります。

この記事では、不在着信の折り返しの基本マナーから、実際に使える例文、さらに電話がつながらない場合の対処法までを詳しく解説します。

不在着信があったら就活生は折り返すべき？

就活中に企業から不在着信があったとき、折り返すべきか迷う学生は多いでしょう。結論からいえば、できるだけ早く折り返すのが基本です。

企業からの連絡は面接日程の確認や提出書類の案内など重要な内容であることがほとんどで、放置すれば「連絡への意識が低い」と受け取られてしまうおそれがあります。

電話のやり取りはビジネスマナーの基本でもあり、迅速な対応が信頼感や安心感につながるのです。ただし、常にすぐ対応できるとは限りません。できるだけ当日中、難しければ翌営業日の午前中には折り返してください。

遅れてしまったときは「お電話に気づかず申し訳ございません」と一言添えるだけで、印象を大きく損なわずに済みます。

必要な対応を確実に行いながら、限られた時間を効率的に使える学生は、企業からも好印象を持たれやすいでしょう。

不在着信への折り返し電話の基本マナー

就活中に企業からの不在着信があると「すぐに折り返すべきか」「どんな言葉で話すのか」と迷う人は多いでしょう。結論として、折り返し電話は必ず行い、丁寧さと配慮を意識することが大切です。

電話対応は第一印象に直結し、面接以前に社会人としての姿勢を見られている場面でもあります。

折り返しを翌日まで遅らせてしまうと「対応が遅い」と判断される可能性がありますが、適切なタイミングで正しい言葉づかいをすれば誠実さを伝えられます。

ここでは、不在着信に折り返すときに押さえておきたい基本マナーを紹介します。

1. 話す内容を簡潔にまとめておく
2. 静かな場所で電話をする
3. メモと筆記用具を準備する
4. 正しい敬語を意識して話す
5. 折り返しは業務時間内に行う

① 話す内容を簡潔にまとめておく

折り返し電話をするときは、要点を整理してからかけ直すことが重要です。長くまとまりのない話は相手の時間を奪い、準備不足と受け取られかねません。

名乗り、不在を詫び、ご用件を伺う、この3点を押さえるだけで十分です。

例えば「〇〇大学の△△と申します。先ほどはお電話に出られず失礼しました。ご用件を伺えますか」と伝えれば簡潔で分かりやすいでしょう。

就活中は緊張して言葉が出にくいこともありますが、事前にメモを用意しておけば安心です。短く明確に伝える習慣が信頼を高めます。

② 静かな場所で電話をする

折り返し電話は必ず静かな環境で行ってください。雑音が多い場所では聞き返しが増え、礼儀に欠ける印象を持たれるおそれがあります。

駅やカフェなどでは自分も相手も聞き取りにくく、大切な情報を聞き逃すリスクが高まります。静かな場所へ移動すれば落ち着いて会話ができ、聞き間違いも防げるでしょう。

どうしても移動できない場合は「少々聞き取りにくい環境で恐縮ですが」と添えると誠意が伝わります。環境を整えることも立派なマナーです。

③ メモと筆記用具を準備する

折り返す前にメモと筆記用具を必ず用意してください。企業からの電話は面接日時や提出書類など大切な内容が多く、口頭だけでは記憶違いが起きやすいです。

実際に「聞き直しが多い」「日時を間違える」といったトラブルは準備不足から生まれます。

電話中に即座に書き留められるようにしておくことで、正確な対応ができるだけでなく「きちんとした印象」も残せるでしょう。スマホのメモでも可能ですが、紙とペンの方がすぐに使えて安心です。

小さな準備が評価を左右します。

④ 正しい敬語を意識して話す

折り返し電話では、敬語の使い方を丁寧に心がけることが欠かせません。誤った言葉遣いは社会人としての基本が身についていないと見なされます。

「了解しました」はカジュアルなので「承知いたしました」を使うのが適切です。また「すみません」は「申し訳ございません」と置き換えるとより丁寧です。

採用担当者とのやり取りでは特に言葉遣いが評価に直結します。普段から正しい敬語を練習しておくと、緊張しても自然に口にできるでしょう。日頃の積み重ねが安心につながります。

⑤ 折り返しは業務時間内に行う

不在着信への折り返しは、必ず業務時間内に行うことが基本です。早朝や夜にかけると迷惑になり、常識に欠ける印象を与えてしまいます。

一般的に企業の営業時間は平日9時から18時までが多いため、その時間帯に連絡するのが望ましいでしょう。業務時間を過ぎて着信に気づいた場合は、翌日の午前中にかけ直してください。

また、昼休みは担当者が不在のこともあるので、13時以降に電話するとつながりやすいです。折り返しのタイミングを意識することは、信頼を得るための第一歩です。

非通知・知らない番号からの不在着信対応のポイント

就活中は、企業からの連絡が非通知や知らない番号で来ることも珍しくありません。そのため、焦って不用意に折り返すと不安につながる場合があります。

ここでは、不在着信があったときの基本的な対応方法を整理し、安心して判断できるように解説します。

1. 番号を検索して発信元を調べる
2. メールが届いていないか確認する
3. 非通知の場合は留守電や再着信を待つ

① 番号を検索して発信元を調べる

知らない番号からの不在着信は、企業かもしれないと考えてすぐに折り返したくなるものです。しかし、まずは冷静に番号を検索し、発信元を確認してください。

就活サイトやSNSには企業の番号が公開されていることも多く、調べてから行動すれば安心でしょう。営業や勧誘など不要な連絡であれば、折り返す必要はありません。

先に情報を確認しておくことで無駄な対応を避けられ、本当に必要な企業からの連絡に集中できます。

② メールが届いていないか確認する

不在着信があったときは、電話だけでなくメールも確認することが大切です。企業は電話がつながらなかった場合に、面接日程や選考連絡をメールで送ることが少なくありません。

着信だけを見て慌てて折り返すよりも、メールをチェックして補足情報を把握した方が状況を正しく判断できます。

特に就活では、電話よりもメールで正式な通知が届くこともあるため、必ず確認する習慣を持ってください。

③ 非通知の場合は留守電や再着信を待つ

非通知からの不在着信に折り返すのは控えるのが無難です。企業が重要な連絡をしたい場合、留守電に要件を残すか、改めて再着信してくれることが多いからです。

無理に折り返しても相手がわからず、不安が増すだけかもしれません。場合によっては不要なトラブルに巻き込まれる恐れもあります。

就活中の本当に大切な連絡であれば必ず再度かかってくると考え、留守電を確認してから対応すると安心です。

無駄な動きを減らし、必要なときに適切に応答できることが、落ち着いた就活につながります。

不在着信に折り返すときの流れ

就活中に企業からの不在着信があったとき、どのように折り返すべきか迷う学生は多いでしょう。実際に不在着信に折り返すときの流れを押さえておけば安心して対応できます。

ここでは折り返し電話の手順を整理し、注意すべき点を解説します。落ち着いて行動できれば、相手に良い印象を与えることができるはずです。

1. 自己紹介をして名乗る
2. 不在着信があったため折り返していることを伝える
3. 電話に出られなかったことを謝罪する
4. 担当者につないでもらう
5. 要件をメモして確認する
6. 最後は自分から電話を切る

① 自己紹介をして名乗る

最初に自分が誰かをはっきりと伝えることが大切です。特に就活では相手が多くの学生とやり取りしているため、名前だけでなく大学名や学年も加えると親切でしょう。

「〇〇大学3年の△△と申します」と言えば、すぐに理解してもらえます。名乗らずに本題へ入ると不親切な印象を与えてしまうかもしれません。最初の一言で丁寧さを示すことが好印象につながります。

② 不在着信があったため折り返していることを伝える

自己紹介のあとには、折り返しであることを必ず伝えてください。「先ほど不在着信をいただいたので折り返しご連絡しました」と言えば目的が明確になります。

「電話しました」だけでは理由が伝わらず、相手が戸惑うこともあるでしょう。要件へスムーズに移るためにも、意図を分かりやすく示すことが大事です。

③ 電話に出られなかったことを謝罪する

不在着信があった以上、まずは「先ほどは電話に出られず申し訳ありませんでした」と短く触れて謝罪することが大切です。この一言だけで誠実さが伝わり、相手への配慮も感じてもらえます。

担当者は細かなマナーを見ているため、この対応ひとつで印象が良くなることも少なくありません。無言で要件に入るのではなく、必ず添えてください。

④ 担当者につないでもらう

折り返しの電話では、担当者本人が出るとは限りません。その場合は「採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますか」と丁寧に依頼しましょう。名前を正しく呼ぶことも大切です。

不在なら再度の連絡を希望するか、折り返しをお願いするかを確認してください。こうしたやり取りを落ち着いて行えば、礼儀正しい学生という印象を与えられるでしょう。

⑤ 要件をメモして確認する

担当者につながったら、伝えられた内容を正しく理解することが必要です。面接日時や持ち物などは細かく指定されることが多いため、必ずメモを取りましょう。

聞き取った内容を復唱して確認すれば、誤解を防げます。メモを怠ると後で再確認が必要になり、相手の手間を増やしてしまうかもしれません。正確さを意識することが信頼につながります。

⑥ 最後は自分から電話を切る

通話が終わるときは、学生側から切るのがマナーです。「本日はご対応いただきありがとうございました」と感謝を伝えてから受話器を置きましょう。

相手が切るのを待つと気配りに欠ける印象を残してしまうこともあります。最後まで礼儀を守ることで、好印象のまま会話を終えることができるはずです。

不在着信後の折り返し電話で使える例文

急ぎで折り返す場面でも、どんな言葉を選べばよいか迷うことは多いですよね。ここでは不在着信後の折り返しに役立つ例文を、状況ごとに整理してご紹介します。

1. 担当者本人が出た場合の例文
2. 担当者が不在の場合の例文
3. 担当者の名前が分からない場合の例文
4. 取り次ぎをお願いする場合の例文
5. 折り返しが遅くなった場合の例文

① 担当者本人が出た場合の例文

選考中の企業や内定先からの不在着信に折り返すときは、相手に失礼がないように丁寧さを意識することが大切です。

特に大学生の場合、授業やサークル活動で折り返しが遅れることもあるため、状況を一言添えると安心感を与えられます。

《例文》

「〇〇大学3年の△△と申します。先ほどはお電話いただきありがとうございます。授業中で気づかず、折り返しが遅くなってしまい申し訳ありません。ご用件をお伺いできますか？」

《解説》
この例文は「感謝」と「遅れた理由」を伝えることで、相手に誠意を感じてもらえる構成になっています。

不在着信を折り返すときは謝意を先に示し、その後で要件を聞く流れにすると自然で好印象になります。

② 担当者が不在の場合の例文

相手の担当者が不在で折り返しをしたときには、伝言をお願いする形が自然です。大学生であれば、選考中の企業や内定先の採用担当者に連絡を取ろうとする場面などが想定されます。

相手に迷惑をかけないように、丁寧な言葉遣いと簡潔な要件の伝え方を心がけることが大切です。

《例文》

「〇〇大学3年の△△と申します。先ほどお電話いただきました件で折り返しご連絡しました。 担当の方がご不在と伺いましたので、またお戻りになられた際に折り返しをいただけるようお伝えいただけますでしょうか。 お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」

《解説》
この例文は、折り返しの理由を明確にしつつ、相手に配慮する姿勢を示しています。

担当者に伝言をお願いするときは「お願いの表現」と「お詫びの言葉」を組み合わせることで、相手に好印象を与えやすくなります。

③ 担当者の名前が分からない場合の例文

電話を折り返す際に、相手の担当者の名前が分からないまま連絡をしなければならない状況は意外と多いものです。

大学生であれば、選考中の企業や内定先の採用担当者からの不在着信にかけ直すケースが考えられます。

そのようなときは、相手に不快感を与えないように、名前が分からないことを率直に伝えつつ丁寧な表現を心がけましょう。

《例文》

「〇〇大学3年の△△と申します。先ほどお電話をいただきまして、折り返しご連絡いたしました。 お名前を伺えず申し訳ないのですが、本日ご連絡をくださった方につないでいただけますでしょうか。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

《解説》
この例文では、名前が分からないことを率直に伝えながらも、謝罪と依頼を組み合わせることで相手に誠意を示しています。

担当者の名前が分からない場合には、「素直さ」と「丁寧さ」を両立させることを意識すると自然で信頼感につながります。

④ 取り次ぎをお願いする場合の例文

不在着信への折り返し電話で担当者に直接つながらなかったときは、相手に取り次ぎをお願いする場面があります。

大学生の場合、選考中の企業や内定先の採用担当者に連絡したいときに、代わりの人が電話に出ることも少なくありません。

そのようなときは、相手に手間をかけてしまうことを意識しながら、依頼の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。

《例文》

「〇〇大学3年の△△と申します。先ほどお電話をいただいた件で折り返しご連絡いたしました。 担当の方とお話ししたいのですが、いまご対応いただけない場合は、恐れ入りますがお戻りになった際にお伝えいただけますでしょうか。 お手数をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。」

《解説》
この例文では、相手にお願いするときの丁寧さと、配慮の言葉を組み合わせています。

取り次ぎをお願いする場合にも「お願いの姿勢」と「お詫びの一言」を添えることで、柔らかく伝えることができます。

⑤ 折り返しが遅くなった場合の例文

不在着信にすぐ折り返せないことは、大学生にとってもよくあることです。授業やアルバイト、サークル活動などで手が離せず、気づいたときには数時間経ってしまっていることもあります。

そのような場面では、まず折り返しが遅れたことを素直に謝り、そのうえで感謝と要件確認を組み合わせると、相手に誠意が伝わりやすくなります。

《例文》

「〇〇大学3年の△△と申します。先ほどはお電話をいただきありがとうございました。授業に出ておりすぐに気づけず、折り返しが遅くなってしまい申し訳ありません。 ご連絡いただいた件について、詳しくお伺いできますでしょうか。」

《解説》
この例文では、まず「感謝」と「お詫び」を伝えたうえで、要件を確認する流れを取っています。

折り返しが遅れた場合では謝意を最初に入れ、次に相手の要件を尋ねる構成にすると印象が柔らかくなります。

折り返し電話でつながらない場合の対処法

就活中に企業からの不在着信があり、折り返してもつながらないことはよくあります。そのまま放置すると熱意が伝わらない印象を与える可能性があるため、正しい対応を知っておくことが大切です。

ここでは代表的な行動パターンを紹介します。状況に応じて対応を工夫すれば、誠意を持った姿勢を示せるでしょう。

1. 時間を空けて再度かけ直す
2. 留守番電話にメッセージを残す
3. メールで連絡する
4. 翌営業日に改めてかける

① 時間を空けて再度かけ直す

不在着信にすぐ折り返しても相手が出ない場合、少し時間を置いてから再度かけ直すのが基本です。採用担当者は会議や面接、外出などで一時的に電話に出られないことが多くあります。

そんなときに何度も続けて電話をかけてしまうと、急かすような印象や、マナーに欠ける印象を持たれてしまうかもしれません。一般的には30分から1時間ほど間隔を空けてから再度連絡するのが適切とされています。

電話をかける時間帯も大切で、始業直後や終業間際は避け、10時〜11時、または14時〜16時ごろが比較的つながりやすいとされています。

タイミングと配慮を意識することが、就活生としての印象を左右するポイントになります。

② 留守番電話にメッセージを残す

再度かけ直してもつながらないときは、留守番電話に丁寧なメッセージを残すのが効果的です。電話をかけたという事実を相手に明確に伝える手段になり、誠実な対応を印象づけられます。

内容は、要点を押さえて簡潔に話すことが大切です。

例えば「〇〇大学の〇〇と申します。本日◯時頃にご連絡をいただいた件で折り返しお電話いたしましたが、ご不在でしたので失礼ながらメッセージを残します。お手すきの際にご折り返しいただけますと幸いです」といった形が望ましいでしょう。

あまりに長く話しすぎると内容が伝わりにくくなりますし、聞き手に負担をかけてしまいます。話すときは、ハキハキとした声で、焦らずゆっくり話すことを意識してください。

③ メールで連絡する

電話での折り返しが何度かつながらない場合には、メールでの連絡も選択肢の一つです。

特に担当者が外出中で電話を受けられない状況が続いている場合、メールのほうが確実に確認してもらえることがあります。

メールでは、件名に「不在着信の件について」などと明確に記載し、本文では「お電話させていただきましたが、ご不在でしたためメールにて失礼いたします」といった一文を入れると丁寧です。

メールは記録に残るため、相手も後から見返すことができ、混乱を防げます。本文には、自分の氏名、大学名、連絡先、そしてどの時間帯に電話をしたのかを記載しておくとより親切です。

文面が固すぎると堅苦しい印象になるため、丁寧かつ自然な言葉選びを意識してください。

④ 翌営業日に改めてかける

何度か電話をかけてもつながらず、留守番電話やメールを送っても返信がない場合、焦って立て続けに連絡するのではなく、翌営業日に改めて電話するのが最適な対応です。

採用担当者が休暇中や長時間の会議、出張などでしばらく対応できない状況にあることも十分考えられます。無理に連絡を続けると、相手にプレッシャーを与えてしまう可能性もあるため注意が必要です。

翌日に改めて連絡する際は、「昨日お電話をいただきました件でご連絡差し上げました。改めてお時間いただけますでしょうか」といった伝え方が自然です。

就職活動では、礼儀だけでなくタイミングへの配慮も大きな評価ポイントになります。連絡が取れない状況でも冷静に対応できる姿勢が、結果的に信頼につながるでしょう。

不在着信への折り返しで印象を悪くする行動

就活の電話連絡では、不在着信にどのように折り返すかで採用担当者の印象が大きく変わります。少しの対応の違いでマナー不足や準備不足と受け取られてしまうため、注意が必要です。

ここでは、不在着信への折り返しでやってはいけない行動を具体的に紹介します。

就活生が見落としがちな失敗例を理解することで、正しい対応を身につけ、自信を持って電話に臨めるようになるでしょう。

1. 番号を確認せずにそのままかけ直す
2. 早口で一方的に話す
3. 声が小さく聞き取りにくい話し方をする
4. 謝罪をせずに話を進める
5. 要件を長々と話し続ける

① 番号を確認せずにそのままかけ直す

相手の番号を確認しないまま折り返すと、意図しない相手に電話してしまうおそれがあります。就活中は企業や大学、エージェントなど複数の番号から連絡が来るため、確認不足はトラブルの原因です。

採用担当者からの着信に気づかず、別の相手に失礼な対応をすれば準備不足と思われかねません。折り返す前に番号と発信元を調べ、心の準備をしてからかけ直してください。

ちょっとした確認が信頼を築く第一歩です。

② 早口で一方的に話す

緊張すると早口になり、相手に言いたいことだけを伝えてしまうことがあります。しかし一方的な話し方は聞き取りにくく、配慮がない印象を与えるでしょう。

採用担当者は日々多くの学生とやり取りをしているため、聞き取りづらい会話は負担になります。折り返し電話では、まず名乗り、要件を簡潔に伝え、相手の反応を待つ姿勢が大切です。

落ち着いて区切りを意識しながら話すことで、誠実で丁寧な印象につながります。

③ 声が小さく聞き取りにくい話し方をする

声が小さいと、丁寧に話していても伝わらず、何度も聞き返されることになってしまいます。これは「自信がなさそう」「印象が暗い」と受け取られる場合もあります。

折り返し電話では、静かな場所を選び、はっきりとした声で話すことが基本です。大きな声は必要ありませんが、相手に聞き取りやすい声量を意識してください。

声の明るさや張りは電話越しの第一印象に直結します。練習をしておくと安心です。

④ 謝罪をせずに話を進める

折り返しの電話で謝罪を省いてしまうと、相手から「気遣いが足りない」と受け取られる恐れがあります。相手は忙しい中で連絡しているため、礼儀を欠く対応は評価を下げかねません。

謝罪を入れずにすぐに要件に入るのは避け、まず一言謝意を示した上で要件を簡潔に確認し、相手の都合に合わせて会話を進めましょう。こうした気配りが、信頼や好印象につながります。

⑤ 要件を長々と話し続ける

折り返し電話で要件を長く話すと、相手の時間を奪ってしまい、迷惑に感じられる場合があります。

企業の担当者は限られた時間の中で学生とやり取りをしているため、要点をまとめられない会話は印象を悪くします。

まず簡潔に要件を述べ、その後は相手の質問や指示に応じて補足する流れが望ましい対応です。要点を整理して話せる学生は「準備ができている」と評価されるでしょう。

事前に言う内容をイメージしておくと安心です。

不在着信への折り返しで信頼を築くために

不在着信に対する折り返しは、就活生にとって必ず押さえておきたい大切なマナーです。

結論として、着信を無視せず丁寧に折り返すことは、相手への誠意を示す最も分かりやすい方法であり、第一印象を大きく左右します。

だからこそ、静かな環境でメモを準備し、正しい敬語を意識しながら要点を簡潔に伝えることが求められます。

折り返してもつながらない場合は、時間を空けて再度連絡する、留守電に丁寧なメッセージを残す、あるいはメールを活用するなど複数の手段を組み合わせることで、誠実さを伝えることができます。

落ち着いた対応と柔軟な判断を積み重ねることで、相手に安心感を与え、信頼関係を築く確かな第一歩となるのです。