面接前の電話対応マナー完全ガイド｜電話の掛け方や折り返し法も紹介

この記事では、面接前の電話で印象を悪くしないためのマナーをわかりやすく解説しています。

折返しや留守電の対応、トラブル時の対処法まで丁寧に紹介します。

 

就活生が知っておきたい面接前の電話マナー

面接前に企業へ電話をかける機会は意外と多く、第一印象を左右する大切なやり取りになります。ただ、どのような言葉遣いや対応が正解なのか悩んでいる方も多いでしょう。

ここでは、就活生が意識しておきたい基本的な電話マナーについて、ポイントごとに解説します。

1. 「もしもし」は使わず、名乗りから始める
2. 忙しい時間帯を避けて電話をかける
3. 明るくハキハキとした声を心がける
4. 相手が電話を切るのを待ってから通話を終了する

① 「もしもし」は使わず、名乗りから始める

電話をかけたとき、つい「もしもし」と言いたくなるかもしれませんが、ビジネスの場では避けた方がよい表現です。最初に大学名と名前を名乗ることで、相手に安心感や信頼感を与えることができます。

たとえば「お世話になっております。○○大学の△△と申します」といった一言で、印象が大きく変わるでしょう。

自分の身元を先に伝えることで、相手も状況をすぐに把握しやすくなります。そして、「もしもし」は日常では自然でも、就活中は控えたほうが無難です。

② 忙しい時間帯を避けて電話をかける

企業へ電話をかけるときは、相手の都合にも配慮する必要があります。とくに始業直後や昼休み直前、終業間際などは避けた方がよいでしょう。

比較的つながりやすく、落ち着いて対応してもらいやすいのは、11時ごろや14時〜16時の時間帯です。こうしたタイミングを意識すること自体が、マナーの一つとして相手に伝わります。

時間帯への配慮ができると、それだけで丁寧な印象になります。

③ 明るくハキハキとした声を心がける

電話では顔が見えないため、声のトーンや話し方が第一印象を左右します。緊張していても、なるべく明るくはっきりと話すようにしましょう。

小さな声や早口は、聞き取りづらく自信のない印象を与えることがあります。話すスピードは少しゆっくりを意識して、語尾まで丁寧に伝えてください。

面接官は電話でも、コミュニケーション力や人柄を見ている可能性があるため、気を抜かず丁寧に対応することが大切です。

④ 相手が電話を切るのを待ってから通話を終了する

電話を切るとき、自分から先に切ってしまうのは避けたほうがよい行動です。ビジネスマナーとしては、基本的に相手が切ったのを確認してから通話を終えるのが正しい作法と覚えておきましょう。

通話の終わりには「本日はありがとうございました。それでは失礼いたします」と伝え、すぐには切らず、数秒待つようにしましょう。

細かいことのように思えるかもしれませんが、こうした配慮が信頼感につながります。丁寧な印象を持ってもらうためにも、最後まで気を抜かないようにしてください。

電話に出られなかった場合の適切な対応方法

就活中、企業からの電話に気づかず出られなかったという経験は、多くの学生が一度はするものです。大切なのは、電話に出られなかったこと自体ではなく、その後にどのように対応するかです。

ここでは、印象を損なわないための具体的な行動を紹介します。

1. すぐに折り返し電話をかける
2. 夜間や早朝は避けて折り返す
3. 留守番電話を確認し、必要に応じてメッセージを残す
4. メールでのフォローも検討する

① すぐに折り返し電話をかける

企業からの着信に気づいたら、なるべく早く折り返しましょう。時間が空くほど、相手に不安や不信感を与えるおそれがあります。

授業中や移動中など、やむを得ない事情があったとしても、放置するのではなく、誠意をもって対応してください。

電話では「先ほどは電話に出られず、申し訳ありませんでした」と一言添えるだけで、印象がぐっと良くなります。素早い対応と丁寧な言葉遣いが、信頼につながるのです。

② 夜間や早朝は避けて折り返す

折り返し電話は、時間帯にも気を配りたいところです。早朝や夜遅くの電話は、相手の迷惑になる可能性があります。一般的には、平日の10時から17時ごろまでが無難です。

どうしてもその時間にかけられない場合は、無理に電話せず、翌日以降にあらためて連絡をとってください。時間帯への配慮は、社会人としてのマナーでもあります。

③ 留守番電話を確認し、必要に応じてメッセージを残す

折り返しても相手が不在で、留守番電話につながることもあります。まずは、企業からのメッセージが残っていないか確認してください。伝言があった場合は、その内容に応じて行動をとりましょう。

相手が不在で要件が明確なら、自分からも簡潔なメッセージを残すのが丁寧です。名前・大学名・連絡の目的・電話番号を落ち着いて伝えてください。焦らず、はっきり話すことを意識しましょう。

④ メールでのフォローも検討する

何度か電話してもつながらない場合や、急ぎでない用件であれば、メールで連絡するのも一つの手段です。メールでは、落ち着いて内容を整理できるため、冷静な対応が可能になります。

「電話に出られなかったことへのお詫び」「折り返したが不在だったこと」「今後の連絡希望時間」などを明確に伝えると、相手にも誠意が伝わるでしょう。

電話とメールをうまく使い分ける判断力も、信頼を得るポイントです。

面接前の折り返し電話のかけ方

面接前に企業からかかってきた電話に、もし出られなかったときは、どのように折り返せばいいのか迷う方も多いはずです。対応を誤ると、せっかくのチャンスを逃す可能性もあります。

ここでは、印象を良くするための基本的な電話のかけ方を、5つのステップに分けて紹介しましょう。

1. 最初に大学名と名前を名乗る
2. 担当者への取り次ぎを丁寧に依頼する
3. 用件を簡潔に伝える
4. 重要事項は復唱して確認する
5. お礼の言葉を添えて電話を終える

① 最初に大学名と名前を名乗る

電話をかけたら、まずは自分が誰なのかをしっかり伝えましょう。「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」といった形が自然です。

名乗ることで相手も状況をすぐに理解しやすくなり、会話がスムーズに進みます。特に採用担当者は複数の応募者と連絡を取っているため、はっきりとした自己紹介が大切です。

電話では第一印象がとても重要なため、最初の名乗りがその後の対応を左右することもあるでしょう。

② 担当者への取り次ぎを丁寧に依頼する

電話口に担当者が出るとは限りません。その場合は、「恐れ入りますが、採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」と丁寧に依頼してください。

ぶしつけな印象にならないよう、敬語を意識することが重要です。不在であれば、折り返し希望の時間を伝えるなど、落ち着いた対応を心がけてください。

突然の電話でも相手に配慮した言葉づかいを心がけることで、印象は大きく変わります。

③ 用件を簡潔に伝える

担当者につながったら、電話の目的を手短に伝えることがポイントです。「先ほどお電話をいただいた件で、折り返しご連絡しました」と伝えるだけで十分です。

長々と話すのではなく、要点を押さえましょう。あらかじめ話す内容をメモしておくと、焦らず伝えやすくなります。内容が明確であれば、相手も対応しやすくなりますし、印象も良くなるでしょう。

④ 重要事項は復唱して確認する

面接日時や集合場所など、大事な情報を伝えられた場合は、必ず復唱して確認してください。

「6月15日（火）の14時から、貴社会議室での面接ということでよろしいでしょうか？」といった確認が安心につながります。復唱することで、聞き違いを防ぎ、安心感も与えられるでしょう。

大事な情報の聞き間違いや記憶違いを防ぐためにも、復唱は非常に有効です。聞き間違いを防ぐだけでなく、丁寧な印象も与えられるため覚えていてください。

⑤ お礼の言葉を添えて電話を終える

通話の終わりには、感謝の気持ちをしっかりと伝えてください。「お忙しいところありがとうございました。当日はどうぞよろしくお願いいたします」といった一言があると、印象がぐっと良くなります。

最後の一言まで気を抜かず、丁寧さを忘れないようにしましょう。また、電話を切る際は、相手が切ったのを確認してから終話するように心がけてください。最後まで丁寧に対応することが大切です。

電話の締めくくりこそが最後の印象を決める場面であり、丁寧さが問われます。

電話でよくあるトラブルとその対処法

電話は便利な連絡手段ですが、ちょっとしたトラブルが起こりやすいのも事実です。就活中は特に緊張しやすく、焦って対応してしまうこともあるでしょう。

ここでは、実際によくある場面をもとに、落ち着いて対応するための具体的な方法を紹介します。

1. かけ直すタイミングに迷った場合の対応
2. 誤って電話を切ってしまったときの対応
3. 相手の話が聞き取れなかったときの対処法
4. 誤って他の企業に電話してしまったときの対応
5. 電話が長引いてしまったときのマナーある対応

① かけ直すタイミングに迷った場合の対応

就活中、企業からの着信にすぐ出られないことはよくあることです。講義中や移動中など、どうしても対応できない場面もあるでしょう。

そんなときは、気づいた段階でできるだけ早めに折り返すことを意識してください。目安としては、平日の10時から16時の間がもっとも無難で、相手も対応しやすい時間帯です。

もし、すでに営業時間を過ぎてしまっていたら、翌営業日の午前中を狙ってかけ直すと丁寧でしょう。

時間が空いてしまった場合でも、焦らず「折り返しが遅くなってしまい申し訳ございません」と一言添え、丁寧な口調で話すことで誠意は十分に伝わります。

② 誤って電話を切ってしまったときの対応

通話中にスマートフォンの操作ミスなどで、うっかり通話を終了してしまうこともあります。

その場合は、すぐに再度かけ直し、「先ほどは通話が途中で切れてしまい、申し訳ございません」とひと言添えましょう。

このようなトラブルは誰にでも起こり得るため、慌てず落ち着いて対応することが大切です。謝罪の言葉を添えることで、誠意が相手にしっかり伝わります。

大事なのは、ミスを隠そうとせず、真摯な姿勢を示すことです。声のトーンや話し方にも気を配ると、より好印象を与えられます。

③ 相手の話が聞き取れなかったときの対処法

電話越しの声は聞き取りにくいことも多く、さらに緊張していると内容がうまく頭に入ってこないこともあるでしょう。

そんなときは、曖昧に済ませず、「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか」と素直に聞き返すのがベストです。

聞き返すのは失礼ではなく、きちんと理解しようとする姿勢はむしろ丁寧な印象につながります。

特に面接日時や場所、持ち物など重要な内容の場合は、聞き逃したままにすると後で大きなミスにつながりかねません。不安を残さず、その場できちんと確認する習慣をつけましょう。

④ 誤って他の企業に電話してしまったときの対応

緊張していて電話番号を間違え、別の企業にかけてしまうというミスは、意外と多くの就活生が経験しています。

間違いに気づいたら、「失礼いたしました、番号を間違えてしまいました」とすぐに謝罪しましょう。特に相手が企業の担当者であっても、誠実な言葉遣いで冷静に対応すれば、印象を悪くすることはありません。

電話を切ったあとは、深呼吸して気持ちを整え、正しい番号をもう一度確かめてから再度電話をかけ直してください。こうした場面では、落ち着いて行動する姿勢が信頼感につながります。

⑤ 電話が長引いてしまったときのマナーある対応

電話が想定より長引いてしまった場合は、相手の時間を気遣うひと言があると好印象です。

たとえば、「長々と失礼いたしました」「お忙しいところ申し訳ありません」といった言葉を添えると、相手への配慮が伝わります。

特に自分から電話をかけた場合は、話す内容を事前に簡潔にまとめておくことが重要です。そうすることで要点を押さえて伝えることができ、会話が無駄に長くなるのを防げます。

マナーある電話対応は、相手との信頼関係を築く第一歩です。

【シーン別】電話のやりとりに使える例文

電話をかける際、どのように伝えればよいか悩む就活生は多いものです。ここでは、面接に関連する場面ごとに、実際に使える電話の例文を紹介します。

目的に応じた表現をあらかじめ知っておくことで、緊張を和らげ、スムーズな対応ができるようになるでしょう。

1. 例1：面接日時の確認をする場合の例文
2. 例2：日程変更をお願いする場合の例文
3. 例3：留守電にメッセージを残す場合の例文
4. 例4：不在だった場合の再連絡依頼例文
5. 例5：電話をかけ直した理由を説明する場合の例文

①面接日時の確認をする場合の例文

就活中、企業からの電話連絡を受けた後に「日程がうろ覚えで不安…」と感じることは珍しくありません。

面接日時の聞き間違いやメモ漏れを防ぐためにも、丁寧に確認する電話のかけ方を押さえておきましょう。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。 お忙しいところ恐れ入りますが、1点だけご確認させていただきたく、お電話いたしました。 本日のご連絡で、面接のお日にちは「6月10日（火）14時から」と伺ったかと思いますが、念のため再度確認させていただいてもよろしいでしょうか？ お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

《解説》
この例文では、落ち着いて名乗り、目的を簡潔に伝える構成がポイントです。「念のため」や「お手数ですが」といった柔らかい表現を加えることで、丁寧さがより伝わります。

②日程変更をお願いする場合の例文

急なゼミの発表や大学の試験が入ってしまい、面接日程を変更してもらいたい場面は誰にでも起こり得ます。印象を損ねないよう、丁寧な言い回しと誠実な姿勢を意識した連絡が大切です。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 先日は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。 大変申し訳ございませんが、当日予定しておりました6月12日（木）の面接について、大学の必修授業と重なってしまったため、日程の変更をご相談させていただきたく存じます。 ご多忙のところ恐れ入りますが、別日程でご調整いただくことは可能でしょうか。 可能であれば、6月13日（金）または16日（月）の午後でしたら調整が可能です。 ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。それでは失礼いたします。

《解説》
理由は簡潔かつ正直に伝えつつ、相手の都合を考慮した代替案を添えることがポイントです。「ご相談させていただきたく存じます」など丁寧語も忘れずに使いましょう。

③留守電にメッセージを残す場合の例文

企業に電話をかけたものの、留守番電話につながってしまうケースは意外と多いものです。そんなときも、焦らず簡潔に用件を伝えることで、印象を損なわずに対応することができます。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 本日は、面接に関するご連絡の件でお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、恐れ入りますが留守番電話にて失礼いたします。 先日ご案内いただきました面接について、1点確認させていただきたいことがありましたため、ご連絡いたしました。お手すきの際に、折り返しいただけますと幸いです。 私の連絡先は、090-1234-5678です。 どうぞよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

《解説》
留守電では「名乗り・用件・折り返し希望・電話番号」をシンプルに伝えることが重要です。緊張しても、録音なのでゆっくり話すことを意識しましょう。

④不在だった場合の再連絡依頼例文

企業からの着信に気づかず、折り返したものの相手が不在という場面は、就活中によくあるシチュエーションです。焦らず丁寧に再連絡のお願いを伝えることで、誠実な印象を与えることができます。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 本日、貴社よりお電話をいただいていたことに気づきまして、折り返しのご連絡をさせていただきました。 しかしながら、担当の〇〇様がご不在とのことで、改めてご連絡を差し上げたいと思っております。 ご都合のよいお時間がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。 本日はお忙しいところ失礼いたしました。何卒よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

《解説》
「再度連絡したい意思」と「相手への配慮」をセットで伝えるのがポイントです。「ご都合のよいお時間〜」の一文で丁寧な印象を持たれやすくなります。

⑤電話をかけ直した理由を説明する場合の例文

面接前の大事な電話でも、授業中や移動中などで出られないことは誰にでもあります。そんなときは、誠意をもって理由を伝えることで、信頼を損なわず丁寧に対応することができるでしょう。

《例文》

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 先ほどはお電話をいただき、誠にありがとうございました。 ちょうど大学の講義中で電話に出ることができず、失礼いたしました。 ただいま講義が終わりましたので、折り返しご連絡させていただきました。 面接の件でご連絡をいただいたかと存じますが、改めてご案内いただけますでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

《解説》
かけ直した理由は素直に、かつ簡潔に伝えるのが基本です。「講義中」など具体的な状況を添えることで、誠実さがより伝わりやすくなります。

面接前の電話に関するよくある質問

面接前に企業へ電話をかける際、「これで大丈夫だろうか」と不安に感じる方は多いでしょう。ここでは、就活生からよく寄せられる疑問に対して、安心して対応できる方法をわかりやすく紹介します。

1. そもそも面接前に電話をかけても迷惑ではない？
2. 電話中に緊張してうまく話せなかったら？
3. 企業側の番号が非通知だった場合はどうする？
4. つながらなかったときは何回までかけ直していい？

① そもそも面接前に電話をかけても迷惑ではない？

面接の前に企業へ電話をかけること自体は、内容が明確で必要性があるものであれば、基本的に失礼にはなりません。

たとえば、面接の日程や会場の詳細について確認したい場合、あるいはメールの返信が届かないため確認の連絡を入れるといった場面であれば、問題なく許容される行動です。

ただし、電話をかけるタイミングには注意が必要です。平日の午前10時から午後4時頃までの時間帯を選ぶと、相手の忙しい時間を避けられるため、比較的応答してもらいやすくなります。

また、話し方はできるだけ丁寧に、要件は簡潔にまとめて伝えるよう意識しましょう。このような配慮ができれば、むしろ礼儀正しい印象を与えることができる場合もあります。

② 電話中に緊張してうまく話せなかったら？

電話という対面ではないコミュニケーションでは、どうしても緊張してしまい、思うように話せなくなることがあります。

それは決して珍しいことではありませんので、過度に気にしすぎないようにしましょう。事前に話す内容を箇条書きでメモにまとめておくと、言葉が出てこなくなったときにも安心です。

万が一、途中で言い間違えてしまった場合には、「申し訳ありません。言い直してもよろしいでしょうか」と一言添えて、もう一度伝え直せば問題ありません。

大切なのは、スムーズに話すことよりも、自分の言葉で誠実に対応しようとする姿勢です。企業の担当者も、相手が就職活動中の学生であることを十分に理解しています。

過度に焦らず、落ち着いて対応すればきちんと伝わりますので、深呼吸して自信を持って臨みましょう。

③ 企業側の番号が非通知だった場合はどうする？

企業からの電話が非通知でかかってきた場合には、基本的にこちらから折り返すことはできません。まずは、スマートフォンや携帯電話に残された留守番電話のメッセージを確認するようにしましょう。

何かしらの伝言が残っていれば、その内容に従って行動するのが最優先です。もしメッセージが残っていなかった場合には、企業の代表番号を調べて、そちらに直接問い合わせる方法があります。

また、連絡先のメールアドレスがわかっていれば、丁寧な文章でメールを送って確認を取るのも一つの手段です。

特に面接日が近づいている時期や、連絡があると予想される期間には、できるだけ電話に出られるよう意識しておくことも大切です。

受け取れなかった場合の対応をあらかじめ考えておくと、安心して過ごすことができます。

④ つながらなかったときは何回までかけ直していい？

企業に電話をかけたものの、相手が出なかった場合、何度までかけ直してよいのか迷うことがあると思います。

何回も続けて電話をかけると、相手にしつこい印象を与えてしまう可能性がありますので、注意が必要です。目安としては、1日に2回から多くても3回程度にとどめておくのが適切です。

それ以上は控え、別の時間帯に再度かけ直すか、翌日にあらためて連絡を取るのが望ましいでしょう。

また、電話をかける時間帯を少しずらしてみると、担当者が応対しやすいタイミングに当たることもあります。

いずれにしても、相手への配慮を忘れず、冷静で丁寧な態度を心がけることが、良い印象につながるポイントです。

就活の電話対応で印象を左右しないために大切なこと

面接前の電話は、就活において第一印象を左右する大切な場面です。だからこそ、電話マナーを正しく理解し、実践することが重要です。

「名乗りから始める」「明るく話す」「折り返す時間帯に注意する」など、基本的なマナーを押さえるだけで、相手への印象は大きく変わります。

さらに、電話に出られなかった場合や誤って切ってしまったときなどのトラブル対応も、事前に知っておくと安心です。電話対応に自信がない方は、例文を活用しながら練習するのがおすすめ。

面接前に電話をかけることに不安を感じるかもしれませんが、丁寧な対応ができれば心配ありません。就活の場で好印象を残すために、電話の基本をしっかり身につけておきましょう。