会社宛封筒の書き方を完全解説！敬称・在中・宛名の正しい使い方とは

履歴書や応募書類を送るとき、宛名や敬称の使い方を間違えると、第一印象を悪くしてしまうこともあります。ビジネスシーンでは、封筒の書き方ひとつにもマナーが求められるため、正しい形式を知っておくことが大切です。

そこで本記事では、封筒の書き方の基本から、敬称・在中・宛名の正しい書き方、郵送時の注意点までを詳しく解説します。

会社宛封筒の選び方

会社宛に書類を送る際は、封筒の選び方によって印象が大きく変わります。清潔感があり、丁寧な印象を与える封筒を選ぶことが大切です。

ここでは、応募書類を送る際に意識しておきたい封筒選びの4つのポイントを紹介します。

1. 応募書類が折らずに入る封筒サイズ
2. 白色で中身が透けない封筒
3. 角形2号（角2）サイズ
4. 郵送時にしわや汚れがつきにくい素材

①応募書類が折らずに入る封筒サイズ

履歴書や職務経歴書などの応募書類は、折り目をつけずに送るのが基本的なマナーです。

書類に折り目があると、雑な印象を与えるだけでなく、採用担当者に対して「扱いが丁寧でない」と感じさせてしまうおそれがあります。

A4サイズの書類がそのまま入る封筒を選ぶことで、見た目にも整った印象を与えられるでしょう。さらに、封筒の内側に少し余裕があるサイズを選ぶと、書類の出し入れがスムーズです。

きつすぎる封筒に無理やり入れると角が折れたり、封を閉じた際にシワができたりします。郵送中に折れや汚れがつかないよう、クリアファイルに入れてから封入するのが安心です。

封筒内で書類が動かないように軽く固定しておくのもおすすめ。丁寧に扱われた書類は、相手に誠実で細やかな印象を残すでしょう。

②白色で中身が透けない封筒

封筒の色は、白色で中身が透けないものを選ぶのが基本です。白はビジネス文書に最もふさわしい色で、清潔感・信頼感・誠実さを自然に伝えます。

反対に、ベージュや柄入り、パステルカラーなどはカジュアルな印象になりやすいため、ビジネス用途では避けたほうが無難です。また、紙が薄い封筒を使用すると、中の書類が透けてしまうことがあります。

履歴書や個人情報を含む書類が透けるのは印象が良くありません。特に近年は、情報保護の観点からも注意が必要です。二重構造の封筒や厚手の上質紙を選べば、透け防止にもなり安心です。

封筒の質感も意外と見られているため、パリッとした素材を選ぶとよりきちんとした印象になります。小さな工夫が、信頼を積み重ねる第一歩といえるでしょう。

③角形2号（角2）サイズ

封筒のサイズに迷ったときは、角形2号（角2）サイズを選ぶのが最も一般的で安心です。

A4サイズの書類を折らずにそのまま入れられるため、履歴書・エントリーシート・推薦書など、多くの就職活動書類に対応できます。

このサイズは企業側も受け取りやすく、郵便局でも取り扱いがスムーズです。角2サイズを選ぶと、郵便料金の計算も簡単で、定形外郵便の中でも標準的な扱いになります。

余白に少しゆとりがあると、書類の見栄えもきれいです。また、封筒の厚みによって料金が変わることもあるため、送る前に郵便局で重さを測っておくと安心。

角2サイズを選べば、ビジネスマナーとしても正解であり、採用担当者にも好印象を与えられるでしょう。

④郵送時にしわや汚れがつきにくい素材

封筒の素材選びも、送付先に与える印象を左右する大切な要素です。郵送中は多くの人の手を経由するため、やわらかい素材や薄い紙だと、しわや汚れがつきやすくなります。

特に雨の日や湿気の多い時期は、封筒が波打ったり、文字がにじんだりすることもあります。おすすめは、厚手のケント紙や上質紙の封筒です。

最近では、表面にコーティングがある封筒も販売されており、雨や汚れをしっかり防げます。

加えて、封筒の角部分がしっかりしているタイプを選ぶと、輸送時の破れ防止にもつながります。大切な書類をきれいな状態で届けるためには、素材にもこだわることが大切です。

封筒の質に気を配ることで、「細部まで丁寧に対応できる人」という印象を自然に与えられるでしょう。

会社宛封筒を書く前に知っておきたい基本マナー

会社に書類を送る際は、封筒の書き方にも気を配る必要があります。どんなに中身が整っていても、封筒の宛名やマナーに不備があると印象が悪くなることも。

ここでは、封筒を書く前に押さえておきたい基本的なマナーを4つのポイントで紹介します。

1. 宛名や会社名は正式名称で書く
2. 「御中」と「様」を正しく使い分ける
3. 修正液や修正テープの使用は避ける
4. 油性ペンで丁寧に書く

①宛名や会社名は正式名称で書く

封筒を書くときは、会社名や部署名、担当者名を略さず正式名称で書くことが大切です。略称や省略形を使うと、相手に失礼な印象を与えるおそれがあります。

たとえば、「（株）」ではなく「株式会社」、「営推部」ではなく「営業推進部」と記載してください。正式名称は企業の公式サイトや名刺などで確認すると確実です。

宛名はやや大きめの字で中央に配置すると見栄えがよく、読みやすくなります。また、住所や会社名の配置が整っていると、受け取る側に誠実な印象を与えることができるでしょう。

封筒はビジネス文書の一部として扱われるため、細部まで丁寧に仕上げることが信頼感につながります。

②「御中」と「様」を正しく使い分ける

封筒の宛名で間違えやすいのが、「御中」と「様」の使い分けです。基本的なルールは、「会社や部署宛てには『御中』」、「個人宛てには『様』」を使うこと。

たとえば、「株式会社〇〇　人事部御中」または「株式会社〇〇　人事部　山田様」と書くのが正しい書き方です。「御中」と「様」は併用できません。

「株式会社〇〇　人事部御中　山田様」と書くのは誤りでしょう。宛先が個人か組織かで使い分けを判断してください。もし担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」と書いて問題ありません。

相手に敬意を示す意識を持つことが、正しいマナーにつながります。

③修正液や修正テープの使用は避ける

宛名や住所を間違えたときに、修正液や修正テープで直すのは避けましょう。ビジネスシーンでは、修正跡のある封筒はマナー違反とされることが多いです。

誤字や書き損じがあった場合は、新しい封筒に書き直すのが基本。企業宛ての書類は、採用担当者や総務担当者などビジネスマナーに精通した人が受け取ることが多く、細かい部分まで見られています。

修正跡があると、雑な印象を与える可能性があるのです。ミスを防ぐには、軽く鉛筆で下書きをしてから清書するとよいでしょう。丁寧な準備が信頼につながります。

④油性ペンで丁寧に書く

封筒に書く文字は、黒の油性ペンで記入するのが基本です。水性ペンはにじみやすく、雨などで文字が消えることもあるため避けましょう。

黒インクはフォーマルな印象を与えるため、ビジネスシーンに最も適しています。字の配置にも注意が必要です。宛名は中央、住所は左上から右下に向かって整えると、全体がバランスよく見えます。

書き終えた後は、誤字脱字や文字の傾きを確認してください。焦らず、1文字ずつ丁寧に書くことが大切です。封筒はあなたの印象を映す鏡です。

細部まで気を配ることで、信頼感を伝えることができるでしょう。

【表面】会社宛封筒の書き方

会社宛に封筒を送るときは、見た目の整った印象と正確な情報が何より大切です。住所や宛名の書き方を誤ると、郵便が届かないだけでなく、ビジネスマナーに欠けた印象を与えてしまうことも。

ここでは、表面を書く際に意識したい4つの基本ルールを紹介します。

1. 郵便番号は右上・住所は都道府県から正確に書く
2. 会社名は正式名称で、部署名は一段下げて記載する
3. 宛名は個人宛に「様」、部署宛に「御中」を使う
4. 在中は封筒左下に赤字でわかりやすく書く

①郵便番号は右上・住所は都道府県から正確に書く

郵便番号は封筒の右上に記入し、印刷されている枠があればその中に数字をそろえて書きましょう。数字が読みづらいと配達が遅れるおそれがあります。

住所は必ず都道府県名から始め、省略せずに書いてください。建物名や階数も忘れずに記載することが重要です。特にオフィスビルが多い地域では、番地や階数が抜けると宛先不明になることがあります。

手書きの場合は、丁寧で読みやすい字を心がけましょう。落ち着いて書くことで、相手に誠実な印象を与えられます。

②会社名は正式名称で、部署名は一段下げて記載する

会社名は必ず正式名称で書くことがマナーです。「株式会社」を「(株)」と省略するのは避けましょう。会社名の次に部署名を記載する場合は、一段下げて書くのが正しい形式です。

たとえば「株式会社〇〇商事」の下に「人事部」や「採用課」と記載します。この書き方により、見た目が整い、相手への敬意も伝わるでしょう。

宛名の誤字や脱字は失礼にあたるため、送付前に必ず確認してください。細部まで注意を払う姿勢が、ビジネスマナーの基本といえるでしょう。

③宛名は個人宛に「様」、部署宛に「御中」を使う

宛名を書く際は、個人宛には「様」、部署宛には「御中」を使用します。この2つは混同しやすいですが、間違えるとマナーを知らない印象を与えてしまうのです。

たとえば「株式会社〇〇商事 人事部 採用担当 田中様」と書くのが正しい形式です。一方、部署全体に送る場合は「株式会社〇〇商事 人事部御中」となります。

個人名と「御中」を併用するのは誤りなので注意してください。正しい敬称の使い分けを身につけることで、相手に丁寧で信頼できる印象を与えられます。

④在中は封筒左下に赤字でわかりやすく書く

履歴書や請求書など、特定の書類を送る際は封筒の左下に「履歴書在中」「請求書在中」と赤字で記入しましょう。これを忘れると、相手が中身を見落とす可能性があるのです。

赤ペンを使い、はっきりとした大きめの文字で書くと見やすくなります。油性ペンを使用すれば、にじまずきれいに仕上がるでしょう。市販の「在中」スタンプを使うのもおすすめです。

しっかりと表示することで、相手への配慮が伝わり、書類管理の効率も上がります。

【裏面】会社宛封筒の書き方

封筒の表面だけでなく、裏面にも守るべきマナーがあります。裏面が雑だと全体の印象が悪くなるため、清潔で丁寧に仕上げることが大切です。

ここでは、裏面に書く内容や書き方のポイントを4つに分けて紹介します。

1. 差出人の住所・氏名・郵便番号は左下に整えて書く
2. 投函日は氏名の左側に小さく記入する
3. 封を閉じるときは「〆」や「封字」を中央に書く
4. 裏面は汚れやしわを避け清潔感を保つ

①差出人の住所・氏名・郵便番号は左下に整えて書く

封筒の裏面左下には、差出人の住所・氏名・郵便番号を記入します。企業が返送や確認を行う際の重要な情報になるため、省略せず丁寧に書いてください。

住所は都道府県から始め、番地や建物名まできちんと記載しましょう。縦書きの場合は、左下から右上に向けて配置すると見た目が整います。

文字の大きさや筆圧をそろえることで、全体に統一感が出るのです。表面と同じ筆記具を使用すると、よりきちんとした印象になります。裏面も封筒の一部として清潔感を意識してください。

②投函日は氏名の左側に小さく記入する

投函日は差出人氏名の左側に小さく書くのが一般的です。必須ではありませんが、日付を入れておくと「いつ送ったか」が分かりやすくなり、ビジネス文書では信頼性を高められます。

特に応募書類や契約書などを送る際に有効です。書くときは「2025年10月10日」のように縦書きで記入しましょう。小さく控えめに書くことで全体のバランスが整います。

インクがにじまないよう、筆圧にも注意してください。見えない部分まで丁寧に仕上げる姿勢が、相手に誠実な印象を与えます。

③封を閉じるときは「〆」や「封字」を中央に書く

封を閉じたあと、のり付け部分の中央に「〆」や「封」と書くのが正式なマナーです。これは「きちんと封をしました」という意味を表します。

特にビジネス文書や就職関係の書類では、記入しておくと丁寧な印象を与えるでしょう。文字は大きすぎず、やや小さめに中央へ書くのが理想です。

筆ペンや油性ペンを使うと、読みやすくきれいに仕上がります。近年は「封」や「〆」と印刷されたシールを使う場合もありますが、手書きの方が気持ちが伝わりやすいでしょう。

書く前には封がきちんと閉じているか確認してください。

④裏面は汚れやしわを避け清潔感を保つ

裏面はあまり見られないようでいて、意外と印象を左右する部分です。汚れやしわ、折れがあると全体の見た目が悪くなってしまいます。

特に採用担当者は封筒の状態からも受け取る人の印象を判断することがあるため、細部まで丁寧に仕上げましょう。のりの量が多いと封の部分が波打つことがあります。

必要な量を薄く均一につけ、乾いてから投函してください。書類を入れるときも、紙が折れたり角が曲がったりしないよう注意が必要です。

裏面は、あなたの誠実さや気配りが表れる大切な部分。最後まで清潔で美しい封筒を心がけてください。

会社宛封筒に関する注意点

会社宛に封筒を送るときは、正確な記載だけでなく、相手に失礼のない書き方を意識することが重要です。小さなミスがマナー違反となることもあります。

ここでは、会社宛封筒を書く際に注意すべき5つのポイントを詳しく紹介します。

1. 宛名の敬称を重ねて使わない
2. 略称や略字を使わない
3. 書類が折れたり汚れたりしないようにする
4. 誤字脱字がないか最後に確認する
5. ビジネスマナーとして失礼のない書き方を心がける

①宛名の敬称を重ねて使わない

宛名を書く際に「御中」と「様」を同時に使うのは誤りです。例えば、「株式会社〇〇商事御中 田中様」や「△△部御中様」は二重敬称にあたります。

これは相手に敬意を示すどころか、基本マナーを理解していない印象を与えてしまうため注意が必要です。部署全体に送る場合は「御中」、個人宛の場合は「様」と使い分けてください。

また、宛名の書き方はバランスも大切です。会社名、部署名、氏名の順で書き、文字の大きさや位置が偏らないように整えましょう。見た目がきれいに整っていると、読み手に丁寧さが伝わります。

封筒を書く際は焦らず、書き上げたあとに全体を見直す習慣をつけると安心です。小さな確認の積み重ねが、信頼されるビジネスマナーにつながります。

②略称や略字を使わない

会社名や部署名を書くときは、正式名称を省略せずに記載するのがマナーです。「(株)」「㈱」などの略称は便利に見えますが、ビジネス文書ではふさわしくありません。

必ず「株式会社」と正式に書きましょう。また、住所も同様に都道府県名を省略せず、「東京都千代田区」「大阪府北区」といった形で記載します。こうした丁寧さが、相手への誠意を示す基本です。

さらに、文字の読みやすさにも気を配りましょう。崩した字や癖のある筆記体は避け、誰が見ても分かるようにはっきりと書くことが大切。

ビジネスでは「読みやすさ＝信頼感」です。略称や略字を使わず、整った文字で丁寧に記載することで、相手に「きちんとした人」という印象を与えることができるでしょう。

③書類が折れたり汚れたりしないようにする

送付する書類が折れていたり汚れていたりすると、どれほど内容が良くても印象を悪くしてしまいます。履歴書や契約書などの重要書類は、折らずに入る角形2号サイズの封筒を使うのが基本です。

書類を入れる前にホコリや指紋が付いていないかを確認し、角が折れていないかチェックしてください。封筒自体がしわになっている場合は、新しいものに替えるのが安心です。

さらに、郵送時の汚れを防ぐために、封筒の中にクリアファイルを使うとより丁寧です。雨の日の投函や配送中の破損を防げるほか、相手が取り出しやすくなるというメリットもあります。

見えない部分の気配りこそ、社会人としての印象を高めるポイントです。書類が届いた瞬間の見た目を意識して、最後まで丁寧に仕上げましょう。

④誤字脱字がないか最後に確認する

住所や宛名の誤字脱字は、単なるミスではなく相手に対する配慮不足と受け取られかねません。特に会社名や人名を間違えると、信頼関係を損なうおそれがあります。

書き終えたあとには必ず見直しを行い、間違いがあれば修正液を使わず新しい封筒に書き直してください。その一手間が、あなたの誠実さを伝える重要なポイントになります。

確認するときは、声に出して読み上げると見落としを防ぎやすくなるでしょう。また、封筒だけでなく中の書類の内容にも誤字がないかを同時に確認すると安心です。

焦って投函せず、少し時間を置いて見直すとミスに気づけることもあります。どんなに忙しくても「確認の時間を取る」ことを習慣化することで、信頼されるビジネス対応ができるようになるでしょう。

⑤ビジネスマナーとして失礼のない書き方を心がける

封筒は、あなたの印象を左右する大切なビジネスツールです。文字は黒のボールペンかサインペンで、力を入れすぎず丁寧に書いてください。

鉛筆や消せるペンの使用は避け、油性のペンでしっかりと書くことで文字がにじみにくくなります。封を閉じるときはのりでしっかり封をし、「〆」や「封字」を書き添えるとより丁寧な印象を与えるのです。

また、封筒全体の清潔感にも注意しましょう。手汗や指紋がつかないように扱い、汚れがある場合は新しい封筒に取り替えるのが無難です。投函前には宛先・差出人・中身の順で最終確認を行いましょう。

小さな気配りや丁寧な所作の積み重ねが、相手に誠実で信頼できる人物という印象を与えます。封筒の書き方ひとつで印象が変わることを意識し、最後まで心を込めて仕上げてください。

会社宛封筒で宛名や敬称を間違えた場合の対処法

封筒の宛名や敬称を誤って書いてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまうおそれがあります。

特に就職活動やビジネスの場面では、封筒の書き方ひとつで印象が変わることもあるため、正しい対処法を知っておくことが大切です。ここでは、間違えてしまった場合の対応方法を2つ紹介します。

1. 間違えた場合は修正せず新しい封筒に書き直す
2. 再送する際は一言お詫びの文を添える

①間違えた場合は修正せず新しい封筒に書き直す

宛名や敬称を間違えたときは、修正液や修正テープで直すのは避けましょう。修正の跡が残ると見た目が悪くなり、丁寧さや誠実さに欠ける印象を与えてしまいます。

封筒は相手に送る正式なビジネス文書の一部です。そのため、少し面倒でも新しい封筒に書き直すことが基本のマナー。また、企業名や部署名は略さず、正式名称で書くようにしましょう。

「御中」と「様」は混同しやすいですが、会社名や部署には「御中」、個人宛の場合は「様」を使います。両方を併記するのは誤りなので注意してください。

ミスを防ぐためには、あらかじめ下書きをしておくのも有効です。鉛筆で薄く宛名の位置を確認し、バランスを整えてから清書すると、書き直しを減らせます。

焦らず丁寧に仕上げることが、相手に好印象を与える第一歩です。

②再送する際は一言お詫びの文を添える

もし間違えた封筒をすでに送ってしまった場合は、気づいた時点で新しい封筒を用意し、正しい宛名で再送してください。その際、簡単で構いませんので、一言お詫びの文を添えると丁寧な印象になります。

たとえば、「先日お送りした書類に宛名の誤りがございましたため、改めてお送りいたします」といった文面が適切です。お詫びの文は便箋を使い、手書きで丁寧に書くと誠意が伝わりやすくなります。

メールでお詫びを送る場合も、形式ばった文体を意識してください。再送時は間違えた封筒を使い回さず、必ず新しい封筒を使用しましょう。

ビジネスの場では、ミスを完全に防ぐことよりも、その後の対応の仕方が信頼を左右します。丁寧で誠実な対応を心がけることで、相手に良い印象を残せるでしょう。

会社宛封筒を郵送するときのポイント

会社宛に書類を郵送するときは、封筒の書き方だけでなく、書類の入れ方や発送後の対応も大切。小さな気配りが社会人としての印象を左右するのです。

ここでは、封入から発送後までの流れに沿って注意すべき点を紹介します。

1. 書類はクリアファイルに入れる
2. 必要に応じて送付状を同封する
3. 期限に間に合うよう余裕をもって発送する
4. 送付後にメールで到着確認や報告を行う

①書類はクリアファイルに入れる

書類をそのまま封筒に入れると、輸送中に折れや汚れがつくおそれがあります。特に履歴書や契約書など、採用や取引に関わる大切な書類は、クリアファイルに入れて保護しましょう。

ファイルに入れることで見た目が整い、受け取る側に丁寧で誠実な印象を与えられます。また、使用するファイルは透明で無地のものが基本です。

色付きや柄入りのファイルはカジュアルな印象を与えてしまうため避けてください。封入の際は、書類の向きにも注意が必要です。

宛名側の表面を上にして封入すると、相手が開封しやすく、スムーズに確認できます。さらに、書類の角が折れたりズレたりしないよう、軽く固定するのも効果的です。

両面テープやホチキスの使用は避け、書類のレイアウトを崩さない工夫をしましょう。見えない部分まで配慮された封入は、細やかで信頼できる印象を与えます。

②必要に応じて送付状を同封する

会社宛に書類を送る際は、送付状を同封することで相手に「何を・なぜ送ったのか」が一目で伝わります。送付状は書類全体の案内役であり、同封内容の整理にも役立つのです。

基本的な構成は、宛名・日付・送付の目的・同封書類の明細・差出人情報。これらを明記することで、相手が確認しやすくなります。複数の書類を同封する場合や、応募書類を送るときは必ず添えましょう。

送付状があるだけで、受け取る側に「ビジネスマナーを理解している」という印象を与えられます。文面は「お世話になっております」などの挨拶で始め、「よろしくお願いいたします」で締めると丁寧です。

また、送付状は1枚のA4用紙にまとめ、書類の一番上に重ねて入れます。折り目やしわがないよう注意してください。ビジネスメールと同じように、簡潔かつ誠実な文面を意識することが大切です。

小さな心配りが、相手との良好な関係づくりにつながります。

③期限に間に合うよう余裕をもって発送する

書類を郵送するときは、提出期限を必ず確認し、余裕を持って発送することが基本です。郵便は天候や配送状況によって遅れる場合があるため、期限日の2〜3日前には発送しておくのが理想。

余裕をもった行動は、社会人としての信頼を築く上でも重要なポイントです。また、書類の重要度に応じて、郵送方法を選びましょう。

確実に届けたい場合は「速達」や「簡易書留」、記録を残したい場合は「特定記録郵便」がおすすめです。発送前には郵便局で配達日数を確認し、到着予定日を把握しておくと安心でしょう。

さらに、封筒の表面に「〇月〇日必着」と記載されている場合は、特に注意が必要です。指定日に届かないと、選考や契約手続きに影響する可能性があります。

期限を守る姿勢そのものが、あなたの責任感や信頼性を示すものです。時間管理を意識し、早めの行動を心がけましょう。

④送付後にメールで到着確認や報告を行う

書類を送ったあとも、送付後のフォローが大切です。郵送が完了したら、相手に到着確認の連絡を入れましょう。

「本日、応募書類を郵送いたしました」「お手元に届きましたらご確認をお願いいたします」といった一言で十分。誠実な姿勢が伝わり、相手も安心して対応できます。

また、重要な書類や期日が決まっている場合は、追跡番号を添えて連絡するとより丁寧です。相手側の確認作業がスムーズになり、やり取りの効率も上がります。

もし返信がない場合は、2〜3日後に確認の連絡をしても問題ありません。加えて、送付後の報告メールでは、文面の言葉遣いにも気を配りましょう。

簡潔でありながら礼儀正しく、感謝の気持ちを添えると印象が良くなります。送って終わりではなく、最後まで責任を持ってやり取りを完結させる姿勢が、社会人としての信頼を高める鍵になるでしょう。

会社宛封筒の正しい書き方と送付のポイント

会社宛封筒を正しく書くことは、ビジネスマナーの基本であり、相手に丁寧で誠実な印象を与える大切な要素です。

まず、封筒は応募書類を折らずに入れられる「角形2号（角2）」サイズを選び、白く中身が透けない素材を使用しましょう。

さらに、宛名や会社名は略さず正式名称で書き、「様」と「御中」を正しく使い分けることが大切です。表面では住所や郵便番号の位置に注意し、在中を赤字で明記するとより丁寧。

裏面は差出人情報を左下に整え、清潔感を保ちましょう。誤字脱字がないか確認し、封を閉じる際には「〆」や「封字」を忘れずに。万が一間違えた場合は修正せず、新しい封筒に書き直すのがマナーです。

送付時には書類をクリアファイルに入れ、必要に応じて送付状を同封してください。期限に余裕を持って郵送し、到着後に確認の連絡をすることで、社会人として信頼される対応ができるでしょう。