【例文付き】内定辞退のお詫び状は必須？基本マナーや送付方法を解説

内定辞退を伝えるために、お詫び状は必須なのか、また失礼ではないのかお悩みではありませんか？

内定辞退は電話だけも問題ありませんが、お詫び状を送った方が良いケースもあります。

本記事では、内定辞退のお詫び状の必要性や基本マナーについて解説します。

辞退理由別の例文や送付方法も解説するので、気になる方は参考にしてみてください。

内定辞退のお詫びは電話をすべき！手紙のお詫び状は必須ではない

内定辞退のお詫びは、手紙ではなく電話をすべきです。電話は直接内定辞退を伝えられ、感謝と誠意が相手に伝わりやすくなります。

電話で内定辞退を伝えたあとは、手紙のお詫び状を追加で送る必要はありません。

しかし、内定を承諾した後や友人や知人からの紹介の場合は、手紙のお詫び状を送った方が良いケースもあります。

内定辞退する場合はすぐに電話を掛け、必要性に応じて手紙のお詫び状を送りましょう。

内定辞退のお詫び状の基本マナー

内定辞退のお詫び状の基本マナーについて解説します。

1. 手書き・縦書き
2. 三つ折りで封筒に入れる
3. 便箋や封筒は白無地を選ぶ
4. 誤字・脱字は書き直す
5. 手紙は「拝啓・敬具」が必須

内定辞退のお詫び状は基本マナーを守ることで、誠意がより一層伝わります。

①手書き・縦書き

内定辞退のお詫び状は、手書き・縦書きが基本です。

ビジネス書類はワードなどパソコンで作成しますが、内定辞退のお詫び状は誠意と感謝が伝わるように手書きで作成しましょう。

また、重要なビジネス書類は縦書きがマナーのため、内定辞退のお詫び状も縦書きしてください。

②三つ折りで封筒に入れる

書いた内定辞退のお詫び状は、三つ折りで封筒に入れましょう。手紙の三つ折りはビジネス書類の基本であり、相手にスマートな印象を与えます。

三つ折りする際は左の3分の1を折り、次に右の3分の1を折りましょう。

相手が手紙を開いた時に最初の文章が目に入ることを意識して、綺麗に折りたたんでください。

③便箋や封筒は白無地を選ぶ

内定辞退のお詫び状は、郵便や封筒は白無地を選びましょう。白は「清潔・誠実」など良い印象を与えられるため、重要な書類に活用できます。

白無地の便箋や封筒を使う際は、郵送する前に汚れがないか確認してください。

誠実さを伝えるお詫び状の封筒が汚れていると、第一印象が台無しになってしまいます。

④誤字・脱字は書き直す

内定辞退のお詫び状に誤字・脱字を見つけた場合は書き直しましょう。誤字・脱字があると誠意が欠けていると思われ、お詫びの気持ちが伝わりません。

また、誤字・脱字を見つけた場合は修正液の使用はNGです。

作成したお詫び状をしっかり確認して、誤字・脱字を見つけたら書き直してから郵送してください。

⑤手紙は「拝啓」・「敬具」が必須

内定辞退のお詫び状のように重要なビジネス書類は、「拝啓」・「敬具」が必須です。「拝啓」は相手に対する誠意を表し、「敬具」は手紙を締めくくる役割があります。

ビジネス書類を作成した経験が少ない方は忘れがちなので、必ず最初と最後に入れてください。

内定辞退のお詫び状の書き方5ステップ

内定辞退のお詫び状の書き方5ステップを解説します。

1. 時候・繁栄を喜ぶ挨拶から始める
2. 内定のお礼を伝える
3. 内定を辞退する旨と理由を書く
4. 日付・差出人を書く

内定辞退のお詫び状は、上記の流れで作成します。

内定辞退のお詫び状を書く方は参考にしてみてください。

①時候・繁栄を喜ぶ挨拶から始める

内定辞退のお詫び状は、時候・繁栄を喜ぶ挨拶から始めます。

時候とは「〇〇の候」という文言で、春なら「初春の候」、秋なら「の訪れを感じる今日この頃」などが基本です。

繫栄を喜ぶ挨拶は「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などで、時候の次に続ける挨拶をしましょう。

2つを組み合わせると、辞退を伝える手紙でも親しみや温かさを伝えられます。

②内定のお礼を伝える

内定辞退のお詫び状を書く際は、すぐ辞退することを伝えず、まずは内定のお礼を伝えましょう。

内定をお礼は、企業への感謝の気持ちをより一層丁寧に伝えられます。

お礼は「この度は、内定の機会を与えていただき、心より感謝申し上げます。」など、感謝を簡潔に伝えることが大切です。

③内定を辞退する旨と理由を書く

挨拶とお礼を伝えたあとは、内定を辞退する旨と理由を書きましょう。

内定を辞退する旨は明確に示す必要がありますが、理由は細かく書く必要はありません。

率直な理由を書くと失礼になる可能性もあるため、「一身上の都合」などが適切です。

⑤日付・差出人・宛先を書く

最後に、日付・差出人・宛先を書きます。ビジネスメールは冒頭に記載しますが、お詫び状などは最後に書くことがマナーです。

差出人・宛先は省略せず、正式名称で書きましょう。

特に企業名は（株）など略さず、株式会社〇〇様と正しく記載してください。

【内定辞退】お詫び状の例文2選

内定辞退を伝えるお詫び状の例文を2つ紹介します。

1. 別企業への内定を理由にする場合
2. 辞退する理由を詳しく記載したくない場合

内定辞退する理由別に紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

①別企業への内定を理由にする場合

別企業への内定を理由にする場合の例文は、以下の通りです。

拝啓、〇〇の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は、内定の機会を与えていただき、心より感謝申し上げます。 今回は誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。 就職活動を通して、自身の適性をあらためて考慮した結果、別の会社とのご縁を感じました。 採用担当のみなさまには貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 敬具 令和〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇大学　〇〇（氏名） 株式会社〇〇　〇〇様

別の企業への内定を理由にする際は、検討の上に選んだことを簡潔に伝えましょう。

その際は、内定をいただいたこと・採用担当者へのお礼を忘れず書くことが大切です。

②辞退する理由を詳しく記載したくない場合

辞退する理由を詳しく記載したくない場合の例文は、以下の通りです。

拝啓、〇〇の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 今回は誠に勝手ながら、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。突然の辞退となり、大変ご迷惑をおかけいたしますことをお詫び申し上げます。 採用担当のみなさまには大変お世話になったにもかかわらず、このようなお返事で大変申し訳ございません。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 敬具 令和〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇大学　〇〇（氏名） 株式会社〇〇　〇〇様

辞退する理由を詳しく記載したくない場合は「一身上の都合により」と書きましょう。

別の企業を選んだ場合と同様に、担当者への謝罪とお礼を伝えることも大切です。

内定辞退のお詫び状の送付方法

内定辞退のお詫び状の送付方法を紹介します。

1. 定形郵便で送れるサイズの封筒を入れる
2. 料金不足を避けるために郵便局から郵送する

送付でトラブルが起こらないように、正しい送付方法を確認しておきましょう。

①定形郵便で送れるサイズの封筒に入れる

内定辞退のお詫び状は三つ折りが基本のため、定形郵便で送れるサイズの封筒に入れましょう。

定形郵便は、郵便局の規定で「50g以下・縦23.5㎝、横12㎝、厚さ1cm」のため、内定辞退のお詫び状は長方3号の便箋や封筒を利用しましょう。

定形郵便の金額は、25g以下は84円・50g以下は94円です。

②料金不足を避けるために郵便局から郵送する

内定辞退のお詫び状を郵送する際に料金不足を避けるために、必ず郵便局から郵送しましょう。

料金不足になると、相手に届かなかったり不足分を負担してもらったりと悪印象です。

郵便局の窓口に手紙を持っていくと正しい金額を教えてくれるため、料金不足を避けられます。

また、切手はシンプルなもので、記念品やキャラクターものは避けてください。

【まとめ】内定辞退のお詫び状はマナーを守って誠意示そう

内定辞退のお詫び状は、マナーを守って誠意を示しましょう。正しい順でお詫び状を手書きで書くと、企業に誠意と感謝が伝わります。

また、内定辞退のお詫び状は白無地の便箋や封筒を使用して送りましょう。

料金不足を避けるために郵便局から送ると、最後まで企業に迷惑がかかりません。

内定辞退は電話だけでも問題ありませんが、より一層誠意を伝えるならお詫び状を送ってみてください。