エントリーシートをダウンロード！主な入手方法と準備すべきこと

エントリーシートは、企業に応募する際に欠かせない重要な書類であり、どこで、どうやって手に入れるかが決まっていないと、準備が進まないこともありますよね。

この記事では、エントリーシートの主な取得方法から、ダウンロード前の準備、注意点までを一挙に解説します。自分に合った方法を見つけ、スムーズにダウンロード・提出できるようにしましょう。

エントリーシートとは？就活における役割を解説

エントリーシート（ES）は、就活で企業が学生の人柄や志望動機、適性を見極めるために使う重要な書類です。多くの企業が選考の初期段階で提出を求めるため、内容の出来がその後の選考に大きく影響します。

まず、エントリーシートは企業によって内容や質問が大きく変わるのが特徴です。ただの応募書類というよりは、「自分を売り込むプレゼン資料」としての意識が必要でしょう。

記載内容をもとに質問されることが多いため、自分の強みやエピソードを明確にし、一貫性のある内容に仕上げることが大切です。

事前にしっかり確認し、提出ミスを防いでください。しっかり準備して、自分らしさが伝わる一枚を仕上げましょう。

エントリーシートの取得方法は企業によって異なる？

就活生がエントリーシートを入手しようとするとき、結論として、企業によってエントリーシートの取得方法は異なります。

大手企業では、応募者ごとにマイページを発行し、そこからPDFをダウンロードするのが一般的です。一方で、中小企業などでは、Webフォームに直接入力するスタイルも採用されています。

また、企業によっては大学のキャリアセンターを通じて配布されることもあります。特に一部の業界や推薦制度がある場合には、企業のサイトだけで完結しないケースも多いです。

このように、取得方法は一様ではありません。複数の手段をしっかり把握することが、スムーズな就活につながるでしょう。

エントリーシートの主な受け取り方法

エントリーシートを入手する方法は企業によって異なるため、事前の確認が大切です。ダウンロードできる場合もあれば、郵送やイベントなどで直接手に入れることもあります。

ここでは、代表的な6つの入手方法とその特徴を紹介します。

1. 採用ページからのダウンロード
2. 就活ナビサイトからのダウンロード
3. 企業からのメールでの受け取り
4. 企業イベントでの直接受け取り
5. エントリー後の郵送による受け取り
6. 問い合わせによる受け取り

①採用ページからのダウンロード

企業の採用サイトから、エントリーシートをダウンロードできる場合があります。大手企業やIT企業に多い形式で、応募者が自分で探して入手する必要があります。

便利ではあるものの、エントリーシートが公開されている期間が限られていることもあるため、定期的に確認しておくことが重要です。

ファイル形式はPDFが多く、閲覧や入力に適した環境を整えておくと安心です。

また、ダウンロードページには応募条件や提出方法が併記されていることも多いので、見落とさずに内容をしっかり確認してください。

②就活ナビサイトからのダウンロード

リクナビやマイナビなどの就活ナビサイトでも、エントリーシートをダウンロードできる企業があります。ナビサイト経由で応募を受け付けている場合に使われる方式です。

複数企業の情報を一括で管理できるため、効率的に就活を進めたい人に向いているでしょう。

ただし、ナビサイトに会員登録したうえで、プロフィールを入力しないとダウンロードできない仕組みが一般的です。うまく見つからないときは、まずログイン状況や登録内容を確認してみてください。

ナビサイトでは提出期限の通知機能などもあるため、スケジュール管理にも役立ちます。

③企業からのメールでの受け取り

一部の企業では、エントリーが完了したあとに、エントリーシートをメールで送付することがあります。

応募時に入力したメールアドレス宛に、ファイルを添付したり、ダウンロードリンクを案内する形式です。

この場合、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうこともあるため、事前にフィルター設定を確認しておくと良いでしょう。

受信後は、ファイル形式や提出方法、締切などをすぐに確認し、早めに記入・提出を進めることが求められます。メール対応の丁寧さは、企業からの印象にも影響する可能性があります。

④企業イベントでの直接受け取り

企業説明会やインターンシップなどのイベントで、エントリーシートを直接配布するケースもあります。

この形式では、採用担当者から直接渡されるため、エントリーシートに関する説明をその場で受けられる利点があります。

ただし、イベントへの参加が前提となるため、日程が合わない場合は入手できません。また、紙で渡される場合は、破損や紛失に気をつける必要があります。

最近では、オンラインイベントのあとにリンクが送られる形式も増えているので、イベント終了後の案内メールも見逃さないようにしてください。

⑤エントリー後の郵送による受け取り

一部の企業では、エントリーを完了したあとに、エントリーシートを郵送で送ってくることがあります。主に、伝統的な業界や中小企業に見られる方式です。

この方法では、応募内容の確認後に資料が発送されるため、到着までに数日かかることがあります。封筒の中には、記入用紙だけでなく、会社案内や提出用封筒が同封されていることもあるでしょう。

返送期限が決まっている場合が多いため、届いたらすぐに内容を確認し、対応に移ることが大切です。

⑥問い合わせによる受け取り

まれに、エントリーシートの入手方法が明記されておらず、応募者自身で問い合わせて取り寄せる必要がある企業もあります。

その場合は、採用担当宛にメールを送るか、企業の問い合わせフォームを活用してください。適切な窓口が見つからないときは、代表番号に電話して採用窓口を確認してもらう方法もあります。

問い合わせの際は、敬語や言葉遣いに気を配り、丁寧な対応を心がけることが大切です。こうした行動力やマナーは、選考の印象にもプラスに働くかもしれません。

エントリーシートをダウンロードする前に準備すべきもの

エントリーシートをスムーズにダウンロードするためには、事前の環境整備が大切です。ダウンロード作業は簡単そうに見えても、準備が足りないとトラブルのもとになります。

ここでは、就活生が安心してエントリーシートをダウンロードできるように、事前に準備しておきたいものを紹介します。

1. パソコンの準備
2. インターネット環境の確認
3. プリンターの用意
4. PDF閲覧ソフトのインストール

①パソコンの準備

就活では、スマートフォンよりもパソコンを使うのが基本です。

企業によっては、エントリーシートがWordやExcelなど特定の形式で提供されることがあり、スマホではうまく開けないこともあるでしょう。

また、大学のキャリアセンターで提供されるテンプレートもパソコン向けの形式が中心です。事前にパソコンのOSやOfficeソフトが最新の状態かを確認しておくと安心です。

しっかり準備しておけば、ダウンロード後の編集もスムーズに進められるはずです。

②インターネット環境の確認

エントリーシートを問題なくダウンロードするには、安定したインターネット接続が必要です。通信が不安定だと、ファイルが途中で止まったり、正しく保存されなかったりする恐れがあります。

大学のフリーWi-Fiや混雑するカフェなどでは通信が不安定になることも多いため、可能であれば自宅の安定したネット回線を使ってください。

とくに重要な書類を扱う場面では、有線接続のほうがより安心できるでしょう。

③プリンターの用意

エントリーシートの提出はオンラインが主流ですが、紙での提出を求める企業もあります。そんなとき、プリンターがないとコンビニなどで印刷する必要が出てきます。

しかし外部での印刷は、レイアウトが崩れたり、インクのかすれが起きたりと、トラブルが起きがちです。できれば自宅にプリンターを用意し、高品質な印刷ができる環境を整えておくと安心です。

予備として数枚印刷しておけば、説明会や面接など突然の提出にも落ち着いて対応できるでしょう。

④PDF閲覧ソフトのインストール

多くの企業が、エントリーシートをPDF形式で提供しています。そのため、正しく開くためにはPDF閲覧ソフトが必要です。

パソコンに標準で搭載されている場合もありますが、機能が限られていることもあります。Adobe Acrobat Readerなどの専用ソフトを入れておくと、編集や印刷がスムーズになるでしょう。

事前にインストールしておけば、ダウンロード後に慌てる心配もありません。

エントリーシートをダウンロードする際に注意すべき点

就活で重要なエントリーシートは、多くの企業が自社の採用ページなどからダウンロードできるようにしています。ただ、ダウンロードすればよいというわけではありません。

ファイル形式やレイアウト、提出方法まで気をつけるべきポイントがいくつかあります。不備があると選考に影響が出るおそれもあるため、ここでは注意すべき点を5つ紹介します。

1. ファイル形式の確認
2. 印刷サイズの確認
3. レイアウトの確認
4. ダウンロードページの注意書きの確認
5. ダウンロード後のデータ保存方法の確認

①ファイル形式の確認

エントリーシートをダウンロードする際は、ファイル形式を必ず確認しましょう。多くの場合はPDF形式ですが、企業によってはWordやExcelの場合もあります。

対応していないソフトで開くと文字化けやレイアウト崩れが起きる可能性があるため注意が必要です

例えば、スマートフォンで開こうとした際に、アプリが対応しておらず閲覧できないといったケースもあります。

ファイルの拡張子（.pdf、.docxなど）をチェックし、自分のパソコンやスマホで問題なく開けるかどうかも、あらかじめ確認しておくと安心です。

②印刷サイズの確認

エントリーシートを紙で提出する場合は、印刷サイズを確認しましょう。多くの企業がA4サイズを指定していますが、なかにはB5サイズなど別の形式を求める場合もあります。

指定と異なるサイズで提出すると、印象が悪くなってしまうかもしれません。また、印刷時にプリンタが自動でサイズを変更してしまうこともあります。

「実際のサイズ」で印刷されているかどうかをしっかりチェックし、指定サイズどおりになっているか必ず見直してください。

③レイアウトの確認

ダウンロードしたエントリーシートファイルのレイアウトが正しく表示されているかも確認しておきたいポイントです。環境によってはフォントや行間、改行の位置などが変わってしまうことがあります。

特にWordファイルをMacで開くと、Windowsと見え方が異なることがあるため注意が必要です。

入力後に印刷プレビューやPDF変換で見た目を確認し、フォーマットが崩れていないか、文がはみ出していないかなどを丁寧に見直しておきましょう。

④ダウンロードページの注意書きの確認

エントリーシートのダウンロードページには、重要な注意事項が書かれていることがあります。

「手書き不可」「写真はカラーのみ」「○月○日までに提出」などの条件が記載されていることもあるため、読み飛ばさないようにしてください。

うっかり見落として条件に合わないエントリーシートを提出すると、書類選考で不利になったり、そもそも選考対象から外れてしまったりすることもあります。

記載内容はスクリーンショットを取るか、メモに残すようにすると安心でしょう。

⑤ダウンロード後のデータ保存方法の確認

ダウンロードしたエントリーシートファイルは、分かりやすい名前で保存し、しっかり管理しておくことが大切です。

「エントリーシート_氏名_企業名」などの形式にすると、複数の企業に応募する際にも混同しにくくなります。

さらに、データの消失に備えてUSBメモリやクラウドサービスにもバックアップを取っておくと安心です。

面接前など、すぐに内容を確認したい場面でも、スムーズにアクセスできるよう準備しておきましょう。

エントリーシートがダウンロードできないときに試すべきこと

就職活動で企業のエントリーシートをダウンロードしようとしても、うまくいかないことがあります。そんなときは、焦らず順番に確認や対処をしていくことが大切です。

ここでは、エントリーシートが取得できないときに試してほしい方法を紹介します。

1. ブラウザの対応状況を確認する
2. 企業に問い合わせる
3. メーカーに問い合わせる
4. 大学のPCルームなどを活用する
5. 就活ナビサイトの不具合情報を確認する
6. 異なるデバイスからアクセスする
7. PDF閲覧ソフトを更新・再インストールする

①ブラウザの対応状況を確認する

エントリーシートが表示されない場合、利用しているブラウザが原因となっていることがあります。特にInternet Explorerや古いバージョンのブラウザでは、正しく動作しないことがあるでしょう。

Google ChromeやMicrosoft Edge、Safariといった最新のブラウザに切り替えるだけで問題が解消されるケースもあります。

加えて、キャッシュが影響していることもあるため、ブラウザのキャッシュを削除してから再アクセスしてみてください。

まずは、自分が使用しているブラウザの環境が適切かを確認してみましょう。

②企業に問い合わせる

何を試してもダウンロードできないときは、企業の採用担当者に直接問い合わせてみてください。多くの企業では、こうした問い合わせに丁寧に対応してくれます。

問い合わせる際は、落ち着いて丁寧な言葉で、自分がどのような状況で困っているのか、そしてどんな対処をすでに試したのかを明確に伝えることが大切です。

エントリーの機会を逃さないためにも、不具合を感じたら遠慮せず連絡してみましょう。

③メーカーに問い合わせる

PDFファイルを開こうとしてエラーになる場合は、PDF閲覧ソフトやパソコンのシステムに問題があるかもしれません。

このようなときは、ソフトの提供元や端末メーカーに問い合わせてみるのが安心です。また、大学の共用パソコンを使っているなら、大学の情報システム担当に相談してみてもよいでしょう。

技術的な問題は無理に一人で解決しようとせず、サポートを活用して解消してください。

④大学のPCルームなどを活用する

自宅のパソコンやスマートフォンではうまくいかなくても、大学のPCルームなら問題なくダウンロードできることがあります。

大学の設備は、企業が提供する就活システムとの相性が良い場合が多く、動作も安定しています。周囲には同じように就活を進めている学生もいるので、情報交換も可能です。

自分の環境にこだわらず、別の場所で試してみることも有効でしょう。

⑤就活ナビサイトの不具合情報を確認する

エントリーシートがダウンロードできない原因が、ナビサイト側の不具合によるものだったというケースも少なくありません。

まずは、そのナビサイトの「お知らせ」ページや公式SNSをチェックし、障害情報やメンテナンスのお知らせが出ていないか確認してみましょう。

サーバー側の問題であれば、自分でどうこうするよりも、時間をおいて再試行するのがもっとも効率的です。

⑥異なるデバイスからアクセスする

あるデバイスではうまくいかないものが、別の端末で試したらすんなりダウンロードできたという例もあります。

パソコンでは開けなかったエントリーシートがスマートフォンでは表示されることもありますし、その逆もあるでしょう。

1つの方法に固執せず、手元にある端末を変えて試すだけで状況が好転することがあります。

⑦PDF閲覧ソフトを更新・再インストールする

ファイル自体はダウンロードできたのに、開こうとするとエラーが出るという場合には、PDF閲覧ソフトに問題があるかもしれません。

古いバージョンのソフトでは新しい形式のPDFを正しく読み込めない場合もあるため、最新版へのアップデートをおすすめします。

それでも改善されないときは、一度ソフトをアンインストールしてから再インストールする方法が効果的です。シンプルな対処法ですが、非常によくある原因の1つでもあります。

エントリーシートを正しく提出する方法

エントリーシートは、就職活動を進めるうえで欠かせない書類です。企業によって提出方法が異なるため、ミスを防ぐにはあらかじめ確認しておく必要があります。

ここでは、代表的な4つの提出方法について具体的に説明します。

1. 企業の採用ページ上で提出する方法
2. メールに添付して提出する方法
3. 郵送で提出する方法
4. 面接時に手渡しで提出する方法

①企業の採用ページ上で提出する方法

企業の採用ページからエントリーシートを提出する方法は、今では最も一般的になっています。

多くの企業が専用のWebフォームやマイページを用意しており、そこから直接入力したり、PDFファイルをアップロードしたりします。

ただし、アップロードできるファイル形式やサイズの上限は企業ごとに異なるため、提出前に必ず募集要項を確認してください。

また、アクセスが集中する締切直前はエラーが起きやすくなります。ネットの不具合など予期せぬトラブルもあるため、余裕をもって提出しておくと安心です。

②メールに添付して提出する方法

一部の企業では、エントリーシートをメールで送るよう指示してくる場合があります。このときは、件名や本文、添付ファイルの形式・名前など細かな点に注意が必要です。

件名には「エントリーシート提出／氏名」と記載し、本文には簡潔なあいさつと提出の旨を記載しましょう。

ファイル形式はPDFが一般的で、WordやExcelのまま送るとレイアウトが崩れる可能性があります。

また、ファイル名には「氏名_エントリーシート」など、誰の書類かすぐにわかるような名称をつけてください。こうした基本的なマナーの積み重ねが、企業からの印象にもつながっていくでしょう。

③郵送で提出する方法

いまでも一部の業界では、エントリーシートを郵送で提出させるケースがあります。この場合、まず確認すべきなのは締切が「必着」か「消印有効」かという点です。

書類は折れないようにクリアファイルに入れ、角形2号の封筒を使って丁寧に送付してください。封筒の宛名と差出人の記載にも気を配りましょう。裏面には自分の住所と氏名を必ず書いてください。

送付状を同封しておくと、より丁寧な印象を与えられます。なお、追跡が可能な簡易書留などを使えば、紛失などのトラブルも未然に防げます。

④面接時に手渡しで提出する方法

面接の場でエントリーシートを直接提出するよう指示されることもあります。このときは、書類の内容に加え、渡し方や立ち居振る舞いにも注意が必要です。

クリアファイルに入れたまま折れずに持参し、面接官に丁寧に手渡してください。受付や面接会場でのあいさつもしっかり行いましょう。

複数枚ある場合は左上をホチキスでとめ、日付と氏名の記載も忘れないようにしましょう。マナーも含めて評価対象となるため、細部まで意識して準備することが大切です。

エントリーシートをスムーズにダウンロード・提出するために大切なこと

就活での第一関門となるエントリーシートは、取得方法や提出手順が企業によって異なるため、正確な理解が求められます。

まず、企業ごとの配布方法を把握し、採用ページや就活ナビサイトなど、信頼性の高い手段でのダウンロードが基本です。

さらに、パソコンやプリンターなどの準備も事前に整えておくことで、ダウンロードや提出時のトラブルを避けられます。

特に、ファイル形式やレイアウトの確認は見落としがちですが、しっかりとチェックしましょう。

エントリーシートは企業との最初の接点となるため、正確に取得し、丁寧に提出することが成功への第一歩です。