内定承諾書の添え状の書き方｜書き方のポイントや郵送時の注意点も紹介

この記事では、内定承諾書を送る際に添え状が必要なのかを徹底解説しています。

内定承諾書の添え状の書き方や封筒マナー、誤送付時の対処法や郵送時の注意点も紹介しているので、就活生必見の内容ですよ。

内定承諾書の添え状とは？

内定承諾書の添え状とは、企業から内定をもらったあとに「内定を受け入れます」と伝える書類と一緒に添えるあいさつ文のことです。

単なる形式と考えられがちですが、企業側はこの1枚を通して、あなたの誠意やビジネスマナーを見ている可能性もあります。

結論からいえば、添え状は就活生が丁寧さを示すための大切な手段です。もともと添え状は、ビジネスの場で書類を送るときに一言添えるための文書で、感謝や意志を簡潔に伝える役割があります。

「書類を送るだけでもいいのでは」と思うかもしれませんが、こうした一手間を惜しまない姿勢は好印象につながります。入社意思を丁寧に伝えることで、企業側の対応もスムーズになるでしょう。

他の応募者と差をつける意味でも、添え状は有効です。

内定承諾書の添え状はいらない？

内定承諾書を提出するときに、添え状をつけるべきかどうか迷う方も多いでしょう。 ここでは、内定承諾書に添え状が本当に必要かどうかを分かりやすく解説します。

内定承諾書に添え状を添える必要があるかどうかは、必ずしも一律ではありません。添え状がなくても提出書類として成立しますし、それだけで不利になることはないでしょう。

ただ、企業側の立場から見ると、丁寧な書類の扱いは好印象につながることが多く、マナーとして添えるのが無難です。

とはいえ、添え状を付けることで書類全体の印象が良くなる半面、書き方にミスがあると逆効果になることもあります。

たとえば、宛名を間違える、文面がくだけすぎているといったケースです。そうしたミスはマナーに欠けると判断されるおそれもあるため、注意が必要です。

内定承諾書はあくまでも重要な契約書類です。添え状をつけることで、社会人としての基本的な礼儀や配慮が伝わります。不安がある場合は、シンプルで形式に沿った添え状を添えるようにしてください。

内定承諾書の添え状に書くべき項目

内定承諾書の添え状には、基本的に押さえておきたい項目があります。必要な情報が抜けていたり、構成が不自然だったりすると、マナーを疑われるおそれもあるため注意が必要です。

ここでは、就活生が確認しておきたい主な項目を紹介します。

・宛名 ・内定への感謝の言葉 ・入社意思や抱負 ・提出書類の一覧 ・日付 ・自分の氏名 ・連絡先 ・結びの言葉

添え状は、単なる送付状ではなく、内定をいただいたことに対する感謝と入社の意思を丁寧に伝えるための重要なビジネス文書です。

冒頭では、宛名の書き方や敬称の使い分けに注意しつつ、内定への感謝の言葉を丁寧に述べることで、礼儀正しい第一印象を与えることができます。

形式的になりすぎず、素直な感謝を簡潔に伝えるのが理想です。本文では、内定を受け入れる意思表示と、今後の抱負を含めることが基本です。

あわせて、内定承諾書などの提出書類についても簡単に触れておくと親切。文章は長くなりすぎないよう心がけ、全体の流れに自然になじむようにしましょう。

最後の締めくくりでは、日付・氏名・連絡先を明記し、結びの定型文を添えます。「略儀ながら〜」「今後とも〜」といった表現を用いることで、文書としてのまとまりが生まれ、丁寧な印象を残せます。

このように、各要素がそれぞれの役割を持ちながら、全体として一貫性と誠意が伝わる内容に仕上がることが、添え状作成のポイントです。

内定承諾書の添え状の書き方のポイント

添え状は単なる形式的な文書ではなく、社会人としての礼儀や配慮を示す大切な書類です。 ここでは、失敗を避けつつ好印象を与えるために押さえておきたい基本ポイントを紹介します。

1. 基本パソコンで作成する
2. 用紙はA4サイズの白無地を使用する
3. 文面は敬語と前向きな表現を使用する
4. 内容は誤字脱字がないよう丁寧に確認する

① 基本パソコンで作成する

添え状はパソコンで作成するのが一般的です。手書きには丁寧な印象もありますが、ビジネス文書では整った見た目と読みやすさが重視されます。

フォントやレイアウトが整っていれば、受け取る側も内容をスムーズに把握できるでしょう。とくに採用担当者は多くの書類を目にするため、視認性は重要です。

ただし、文末の署名部分のみ手書きにするなど、ひと工夫加えると温かみが感じられることもあります。基本はパソコンで整え、相手に伝わるかを意識して仕上げてください。

② 用紙はA4サイズの白無地を使用する

添え状の用紙には、白無地のA4サイズを選ぶのが適切です。色付きの紙や柄入りの便せんは、カジュアルな印象を与えてしまうおそれがあります。

ビジネスの場では、清潔感と統一感が求められるのです。提出書類として他の書類と一緒に扱われることを考えると、A4サイズであることにも意味があります。

学生のうちは見落としがちですが、用紙の選び方ひとつで印象が左右される場合もあるため、迷ったらシンプルな白無地を選んでください。

③ 文面は敬語と前向きな表現を使用する

添え状では、正しい敬語と前向きな姿勢を表す表現を心がけることが大切です。たとえば「貴社の一員として貢献できるよう努めてまいります」といった文章は、誠実さと意欲の両方を伝えられます。

逆に「がんばります」「よろしくお願いします」といった言葉は、やや曖昧で砕けすぎた印象を与えるかもしれません。

内定への感謝と今後の意気込みを、簡潔かつ丁寧に伝えることで、社会人としての信頼感を示すことができます。

④ 内容は誤字脱字がないよう丁寧に確認する

添え状では、誤字脱字の有無が評価を大きく左右します。とくに企業名や担当者の名前を間違えてしまうと、配慮のない印象になりかねません。文面を完成させたら、必ず声に出して読み返してください。

可能であれば、他人に確認してもらうのも効果的です。細かいところまで注意を払っているかどうかは、文章から自然と伝わるものです。

提出前のチェックを怠らないことが、最後の信頼獲得につながるでしょう。

内定承諾書の添え状の封筒の書き方

封筒の書き方は見落とされやすい部分ですが、提出書類と同じくらい重要なマナーです。見た目に丁寧さが感じられる封筒であれば、受け取る相手にも好印象を与えられるでしょう。

書類の内容だけでなく、封筒という外側の「顔」にまで気を配ることができるかどうかが、社会人としての意識の表れになります。ここでは、封筒に記載する項目や書き方の基本を整理して紹介します。

1. 宛名は封筒の中央に縦書きで丁寧に書く
2. 会社名・部署名の後に「御中」や「様」を書く
3. 自分の名前と住所は封筒裏面の左下に書く
4. 封をしたら封じ目に「〆」と書く
5. 名前は宛名よりやや大きめにはっきり書く

① 宛名は封筒の中央に縦書きで丁寧に書く

宛名は封筒の中央に、縦書きでまっすぐ書いてください。バランスが崩れていると雑な印象になりかねません。文字が曲がらないように、下書きや定規を使うのも良い方法です。

黒のボールペンか万年筆を使い、丁寧な筆記を心がけましょう。加えて、文字の間隔にも気を配るとより整った印象になります。

文字が詰まりすぎていたり間延びしていたりすると、読みづらくなるだけでなく、全体的に雑な印象を与えてしまいます。

可能であれば、縦書き用のガイド線がついた封筒を使うのもひとつの工夫です。読み手の立場になって整った見た目を意識することが大切でしょう。

② 会社名・部署名の後に「御中」や「様」を書く

宛名の最後には、宛てる相手に応じて敬称を付ける必要があります。企業名や部署宛ての場合は「御中」、個人名がある場合は「様」を使ってください。

たとえば「株式会社○○ 人事部御中」や「株式会社○○ 人事部 山田太郎様」と記載します。両方を同時に使うのは誤りなので避けましょう。

間違いやすいのが「御中」と「様」の混同です。組織名のあとに「様」をつけてしまうと、かえって失礼な印象になってしまうため、注意してください。

また、部署と個人名が併記されている場合でも、個人に届くようにする場合は「様」のみを使用するようにしましょう。正確な敬称の使い分けが、社会人としての理解度を示します。

③ 自分の名前と住所は封筒裏面の左下に書く

差出人情報は、封筒の裏面左下に記入します。郵便番号から始めて、住所・氏名・電話番号の順に書くと分かりやすくなります。小さめの文字で整えて書くことで、読みやすさと丁寧さの両方を伝えられます。

また、封筒が複数届く企業にとっては、差出人の情報が封筒にあることで識別がスムーズになります。住所は省略せずに都道府県から正確に記載し、アパート名や部屋番号まで丁寧に書きましょう。

字が小さすぎると判別しにくくなるため、必要な大きさを保ちつつ、詰め込みすぎないレイアウトを意識してください。最後に電話番号まで書き添えておくと、万が一の連絡にも対応できます。

④ 封をしたら封じ目に「〆」と書く

封筒を閉じたあとは、封をした位置の中央に「〆」と書きましょう。これは「しっかり封をしました」という意思表示です。ボールペンなどで自筆するのが基本です。

忘れやすいポイントなので、封をする前に一度確認してください。「〆」はシンプルな印でありながら、ビジネスマナー上はとても重要です。

封をした証としてだけでなく、書類が途中で開封されていないことを示す意味も持ちます。粘着テープやのりで封をした後にしっかり乾かし、ずれたりにじんだりしないよう丁寧に記入してください。

書類の扱いに対する意識が、この一文字に表れます。

⑤ 名前は宛名よりやや大きめにはっきり書く

個人名を宛て先に含める場合は、名前の部分をほかの文字よりもやや大きめに、そしてくっきりと書いてください。宛名の中で目立つようにすることで、相手にとっても確認しやすくなります。

過度な強調は避け、自然に目立たせることが大切です。見やすい名前表記は、相手の業務をスムーズにするだけでなく、自分の印象づけにもつながります。

漢字の形がくずれていたり、文字が薄すぎたりするのは避けましょう。少し太めのペンや筆ペンを使って、落ち着いた筆跡で丁寧に仕上げてください。

読みやすさと丁寧さの両立が、封筒の完成度を高めてくれます。

内定承諾書と添え状を郵送する際の注意点

添え状や内定承諾書の内容ばかりに気を取られがちですが、郵送の方法にも注意が必要です。封筒の選び方や宛名の書き方、さらには投函のタイミングまで、一つひとつにビジネスマナーが問われます。

小さなミスが大きな印象につながることもあるため、細部まで丁寧に対応することが重要です。ここでは、郵送時にやってしまいがちなミスを防ぐための大切なポイントを5つにまとめました。

1. 誤字脱字や記載ミスがないようにする
2. 書類が折れたり汚れたりしないようにする
3. 白無地のA4封筒を使用するようにする
4. 切手の貼り忘れや宛名漏れがないようにする
5. 締切に遅れないようにする

① 誤字脱字や記載ミスがないようにする

誤字脱字や記載ミスは、どれだけ文面の内容が丁寧であっても信頼を損なう原因になります。特に会社名や担当者名を間違えることは、相手に対して無関心であるような印象を与えてしまう可能性があります。

提出前には必ず内容を見直し、誤記がないかをチェックしましょう。印刷後の原稿を声に出して読んでみる、第三者に見てもらうといった方法も効果的です。

一度書いたら終わりではなく、確認の工程こそがマナーの一部と捉えておくべき。細部にまで注意を払えるかどうかが、ビジネスマナーを理解しているかの判断基準になります。

② 書類が折れたり汚れたりしないようにする

書類の見た目は、受け取る側の第一印象に直結します。書類がシワだらけだったり、汚れていたりすると、雑に扱われたように感じられ、マイナスの印象を与えてしまうことも。

必ず折り目や角の状態を確認し、できるだけ新品に近い状態で届けるようにしましょう。書類はクリアファイルに入れて封筒に入れることで、郵送中の折れや汚れを防げます。

さらに、雨の日などの天候による影響を受けないように、透明なビニール袋で包んでからクリアファイルに入れると安心です。

こうした細かい配慮は「この人ならきちんと仕事を任せられる」という安心感につながります。

③ 白無地のA4封筒を使用するようにする

ビジネスの場では、派手な封筒や柄のあるものは適しません。白無地の封筒を選ぶのが基本で、サイズもA4が好ましいです。

A4であれば書類を折らずにそのまま入れられるため、書類の見栄えを損ねずに済みます。また、宛名は縦書きで中央に丁寧に記載し、裏面左下には自分の住所と氏名を忘れずに書きましょう。

封筒の選び方や書き方も社会人としての素養が問われる部分です。見た目を整えることはもちろん、読みやすさや配慮の姿勢も評価対象になります。封筒の「〆」マークも忘れずに書き添えましょう。

④ 切手の貼り忘れや宛名漏れがないようにする

封筒に書類を入れて安心してしまい、切手の貼り忘れや宛名の記載ミスに気づかないまま投函してしまう人も少なくありません。

宛名が不完全だったり、料金が不足していたりすると、企業に届かないばかりか、あなたの管理意識を疑われてしまいます。

投函する前に、封筒の表裏を確認し、企業名・部署名・担当者名が正しいか、敬称の使い方に誤りがないか、料金が足りているかを必ず確認しましょう。

また、郵便局の窓口で確認してもらうのも一つの方法です。最後まで気を抜かず、責任を持って郵送を完了させる姿勢が大切でしょう。

⑤ 締切に遅れないようにする

いかに丁寧な内容であっても、締切を過ぎてしまえばその努力も意味をなさなくなります。特に郵送は配達日数がかかるため、「今日出せば間に合う」と考えるのは危険です。

可能であれば2～3日前には投函し、地域や曜日によって到着が遅れることも見越して行動しましょう。速達や簡易書留など、確実に届く手段を選ぶのもおすすめです。

やむを得ず遅れる可能性がある場合には、必ず企業に事前連絡を入れて誠意を示してください。時間管理ができるかどうかは、今後のビジネスパーソンとしての信頼にも大きく関わってきます。

内定承諾書の添え状を忘れた場合の対処法

添え状を同封し忘れてしまっても、冷静に対処すれば信頼を大きく損ねることはありません。大切なのは、早めに対応し、誠実な姿勢を示すことです。

ここでは、忘れたと気づいたときに取るべき行動を具体的に紹介します。

1. 気づいたタイミングで速やかに再送する
2. 企業に電話してお詫びと事情を説明する
3. 電話が難しい場合はメールで謝罪と再送連絡をする
4. 今後の対応について企業の指示を確認する

① 気づいたタイミングで速やかに再送する

添え状を入れ忘れたと気づいたら、できるだけ早く再送の手配をしてください。封筒には「添え状送付漏れ分在中」と記載しておくと親切です。

遅れるほど印象を悪くしてしまうため、すぐに行動へ移しましょう。

再送の際は、元の内定承諾書との関連がわかるよう、宛名や日付を明記し、念のため本文にも「先日送付いたしました内定承諾書に添えるべき添え状が漏れておりましたため、改めて送付いたします」

といった一文を入れてください。また、できれば速達などを活用して、迅速な対応を示すのも効果的です。相手に余計な手間をかけさせない配慮が、マナーとして非常に重要でしょう。

② 企業に電話してお訛びと事情を説明する

再送前には、電話で担当者へ連絡を入れるのが望ましいです。状況を簡潔に説明し、謝意と再送の旨を伝えてください。焦らず、落ち着いた声で話すことで、誠意と丁寧さが伝わるはずです。

電話の際には、「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学の○○と申します。先日お送りしました内定承諾書に、添え状を同封し忘れてしまいました」と、

要点を整理した上で、相手が聞きやすい速度ではっきり伝えるよう意識しましょう。また、相手が不在のときは、伝言ではなく改めてかけ直すのが基本です。

あわせて、どのように対応すべきかを伺う姿勢も大切にしてください。

③ 電話が難しい場合はメールで謝罪と再送連絡をする

どうしても電話が難しい場合は、メールで丁寧に謝罪文を送りましょう。件名はわかりやすく、本文では経緯と再送予定日を明確に伝えてください。

言葉づかいに注意し、失礼がないよう文面を整えてから送信しましょう。メールの件名は「添え状同封漏れに関するご連絡（○○大学○○）」など、内容が一目で伝わるようにします。

本文では、「先日送付いたしました内定承諾書に添え状を同封し忘れてしまいました」と経緯を明記し、「〇月〇日に速達にて再送予定です」と具体的な日付を記載しましょう。

文末では改めてお詫びの気持ちを伝え、連絡への感謝や今後の対応への協力姿勢も添えると印象が良くなります。

④ 今後の対応について企業の指示を確認する

企業によっては再送の必要がないと判断することもあります。そのため、自己判断せず、電話やメールの中で「再送してもよろしいでしょうか」と確認の言葉を添えるのが適切です。

相手の意向に沿った行動を心がけてください。とくに大手企業などでは、書類がシステムで管理されている場合も多く、添え状の有無が業務に影響を与えないこともあります。

その場合、再送がかえって手間を増やすことにもつながりかねません。

あくまで「送るべきかどうか」ではなく、「相手がどう対応してほしいか」を基準に行動することが、ビジネスマナーとして求められる姿勢です。

内定承諾書の添え状を正しく扱うために大切なこと

内定承諾書の添え状は、採用企業との信頼関係を築くうえで見逃せない要素です。

結論として、添え状は「いらない」場面もありますが、正しく書いて添えることで、丁寧さやビジネスマナーを示す有効な手段になります。

そのためには、添え状に書くべき項目を理解し、パソコン作成・A4白無地の用紙・誤字脱字の確認など、基本ポイントを押さえることが欠かせません。

また、例文や封筒の書き方、郵送時の注意点までを一通り把握しておくことで、安心して対応できるでしょう。仮に添え状を忘れた場合でも、適切に対処すればリカバリー可能です。

内定承諾書と添え状は、あなたの第一印象を決定づける重要な書類だと心得ておきましょう。