【例文4選】未経験からの事務職！志望動機のポイント・注意点を解説

未経験から事務職を目指すにあたっては、履歴書やエントリーシート、面接における志望動機の作成に悩まされる方も多いのではないでしょうか。

志望動機を練り上げるためには、押さえておくべき知識やポイントがあります。

そこで本記事では、未経験で事務職に応募する際の志望動機のポイントや避けたい点などを幅広く解説します。

志望動機の例文も職種ごとに紹介しているので、ぜひ志望動機作成に役立ててくださいね。

事務職の志望動機作成には仕事内容の理解が大切

事務職の志望動機を作成するにあたっては、事務の仕事内容をしっかりと理解することが大切です。

採用試験にて企業は自社の業務に応募者がマッチするのか確認しようとしており、志望動機に関しても同様の姿勢でチェックしています。

仕事内容を理解していないと、自分の強みや人柄が業務にどう活かせるのかをうまくアピールできません。

ただ志望した理由を伝えるのではなく、業務に自分が貢献できると最大限アピールする姿勢が大切でしょう。

主な事務職の種類5つ

ひとくちに「事務職」と言っても、実際にはさまざまな種類の業務が存在するものです。

ここでは、事務職の主な種類として以下の5つを紹介します。

1. 一般事務
2. 営業事務
3. 経理事務
4. 医療事務
5. その他

①一般事務

代表的な事務職としてまず挙げられるのが、一般事務です。一般事務はデータ入力や書類作成、問い合わせ対応などの基本的な事務業務を担います。

業種や企業によっても少しずつ業務範囲が異なり、来客対応や電話対応がメインになるケースや書類作成や伝票入力などがメインになるケースなどさまざまです。

社内のさまざまな役職・職種の方々と仕事で関係することがあるため、一定のコミュニケーション能力が求められると考えておくべきでしょう。

②営業事務

営業事務とは、営業部署における事務仕事を広く担当する事務職です。見積書・請求書やその他の書類作成、来客対応、顧客管理などを担当します。

部署全体の事務作業を数人で分担する場合と、営業職の社員1人に対してペアのような形式で事務職が1人つく場合があります。

一般事務職と同様にコミュニケーション能力や事務処理能力が求められるのに加えて、数字を扱うことが多い点は把握しておくと良いでしょう。

③経理事務

経理事務は、経理部において幅広い事務仕事や経理業務の補佐役を担う職種です。

一般的な事務作業に加えて、給与計算や経費精算、その他経理に関する業務を担います。

一般的には以下の3つに業務が分けられ、必要な期間が長くなるほど高い専門性が求められると考えられます。

• 日時業務
• 月次業務
• 年次業務

経理業務全般に関わる職種であることから、簿記をはじめとした資格を取得したり税務に関して勉強したりしておくと有利になりやすいでしょう。

④医療事務

医療事務は、病院や診療所、クリニックなどの医療機関で事務を担当する職種です。

来院する患者さんの対応や会計、レセプト（診療報酬明細書）の作成・点検業務などを行う点が、他の事務職と大きく異なる点だと言えます。

医療費の請求業務を日常的にこなす必要があり、迅速かつ正確に計算処理することが求められるでしょう。

採用試験に臨む際には、医療関係の資格を取得しておくと有利に働く可能性があります。

⑤その他

これまで紹介したもの以外にも、事務職には以下のようにさまざまな職種が存在しています。

• 学校事務（大学職員）
• 貿易事務
• 庶務・総務
• 金融事務
• 秘書

上記の他に、場合によっては通訳・翻訳の仕事も事務職として扱われるケースがあります。

いずれの職種でも迅速かつ正確な事務処理能力が求められる他、業界や状況に合わせた能力が求められるでしょう。

例えば秘書であれば臨機応変な立ち回りが、貿易事務や通訳には語学力が求められると考えられます。

未経験者が事務職の志望動機を書く際のポイント3つ

ここでは、未経験者が事務職の志望動機を書く際のポイントとして以下の3点を紹介します。

1. 応募先が求める人物像を把握する
2. 応募企業を選んだ理由を明確にする
3. 第三者からの評価を盛り込む

①応募先が求める人物像を把握する

未経験者が事務職の志望動機を作成するにあたってはまず、応募先の企業が求める人物像を把握することが大切です。

どんなに優秀で魅力的な人材でも、企業側が求める人材のイメージとかけ離れていれば内定獲得のかの制は低いと考えなくてはいけません。

企業が人材に求める能力や価値観を理解しておき、自分の強みや価値観と重なるところがないか考えてみましょう。

求める人物像は、企業の公式ホームページをチェックしたり説明会やOB・OG訪問を利用したりすることで確認できます。

②応募企業を選んだ理由を明確にする

志望動機を作成するにあたっては、応募企業を選んだ理由を明確にすることが大切です。

「どうしてこの業界なの？」「どうして当社なの？」「なぜ他社はダメなの？」といった疑問を払しょくできなければ、志望度が低い印象を与えてしまいます。

業界研究や企業研究を行い、応募先企業の強みや特徴、業界内での立ち位置をしっかりと把握したうえで志望動機を作成しましょう。

③第三者からの評価を盛り込む

第三者からの評価を盛り込むことも、事務職の志望動機を作成する際には重要なポイントです。

自分自身が考える評価だけでは、どうしても信ぴょう性が低く説得力に欠けてしまいます。

家族や友人、知人などからどのような評価を受けているのか、できる限り盛り込むようにしてみましょう。

ただし家族や親友だとやや客観性に欠ける恐れがあり、アルバイト先の上司・同僚や部活動の顧問の先生などの意見の方が説得力があると考えられます。

事務職の応募でアピールしたいスキルや資格3つ

ここでは、事務職の応募でアピールしたいスキルや資格を以下の3項目で紹介します。

1. パソコンスキル
2. コミュニケーションスキル
3. 資格

①パソコンスキル

事務職への応募でアピールできる能力としてはまず、パソコンスキルが挙げられます。現代の事務仕事では、ほぼ間違いなくパソコンを使用するためです。

書類作成やメール対応、電話対応などほとんどの業務でパソコンを使用することになり、パソコンスキルによって業務スピードや正確性に大きく差が出ます。

最低限のパソコン操作に加えて、WordやExcel、PowerPointなどのオフィス製品の使用スキルはある程度身につけておくと良いでしょう。

②コミュニケーションスキル

事務職の仕事に活かせる能力としては、コミュニケーション能力も欠かせません。事務仕事と言われると、一人で黙々と進めるイメージを持つ方もいるでしょう。

しかし事務作業の多くは、上司や同僚、他部署の関係者とのコミュニケーションを必要とします。

意思疎通がしっかりとできなければ、認識のずれから思わぬ失敗につながることもあるのです。

また来客対応や電話・メール対応など社外の人と関わることも想像以上に多く、一定以上の対人スキルは必要だと考えられます

③資格

未経験者が事務職に応募するなら、資格を取得してアピールすることも大切です。事務職に活かせる資格としては、たとえば以下が挙げられます。

• MOS（Microsoft Office Specialist）
• ITパスポート
• 秘書技能検定
• 日商簿記
• TOEIC
• 実用英語技能検定

就職先の業界や職種によって求められる能力は異なり、資格も多種多様です。たとえば貿易事務の場合は語学力系の資格が役立ちます。

また経理事務であれば、簿記やその他の税務・経理関係の資格を目指すと良いでしょう。

履歴書の志望理由の基本構成【3段階】

ここでは、履歴書に志望動機を記載する際の基本構成を以下の3段階に整理して解説します。

1. 志望理由（結論）
2. エピソード
3. 入社後の展望

①志望理由（結論）

志望動機を作成するにあたってはまず、結論にあたる志望理由を簡潔に記述します。

結論を最初に述べることで、読み手が全体の内容を把握しやすくなるためです。また最初に結論を述べることは、ビジネスにおける基本です。

最初に結論が書かれていない場合マイナス評価につながるだけでなく、最悪のケースでは志望動機を読んでもらえない恐れもあります。

「私が貴社の事務職を志望したのは、～であるためです。」といった一文で、志望動機を書き始めましょう。

②エピソード

結論である志望理由を記述したら、次にその根拠となるエピソードを盛り込みます。

具体的なエピソードを盛り込むことで、志望理由の具体性や説得力が増すためです。

また、自分だけの独自の経験談を入れだけで、自然に他の志望者との差別化を図ることにもつながります。

エピソードの内容は、基本的になんでも問題ありません。アルバイトや部活動、学業など自分らしいエピソードがないか自己分析を徹底しましょう。

③入社後の展望

志望動機を記述する場合、最後は入社後の展望を記して締めくくることが大切です。

入社後にどう企業に貢献するのか展望を記述することで、企業側に自分を採用するメリットを感じさせることにつながります。

また入社後の姿について記述することで、企業の担当者に自分がイキイキと働いている姿をイメージしてもらう効果も期待できるでしょう。

「貴社に入社したら、〇〇の仕事で貢献したい」といった趣旨の文章で、志望動機を締めくくりましょう。

事務職の志望動機におけるNGポイント3つ

ここでは、事務職の志望動機作成にあたって避けたいNGポイントとして以下の3つを紹介します。

1. 自分視点のみで受け身の姿勢になっている
2. 待遇面ばかりを重視した内容になっている
3. 前職についてネガティブな伝え方をしている

①自分視点のみで受け身の姿勢になっている

志望動機のNGポイントとしてはまず、自分視点のみで受け身の姿勢になっていることが挙げられます。

企業が知りたいのは、あくまでも「自社にこの人材がどう貢献してくれるのか」であるためです。

企業視点に立って自分を採用するメリットを感じさせるように、文言や話題には気を遣う必要があります。

たとえば「自分が成長できると思った」という趣旨の志望理由を書くなら、「成長することで○○の分野で貢献できると思った」などと言い換えましょう。

②待遇面ばかりを重視した内容になっている

待遇面ばかりを重視した内容になることも、志望動機作成時には避けなくてはいけません。

待遇面ばかりを重視していると判断されると、「仕事への意欲が低い」との評価をされる可能性があります。

本音として待遇面を重視することは全く問題ありませんが、志望動機に記述することはできるだけ避けた方が無難でしょう。

記述するとしても、あくまでもメインの理由は他にあることを強調した内容にすることをおすすめします。

③前職についてネガティブな伝え方をしている

中途採用に応募する場合には、前職の企業・職場についてネガティブな伝え方をすることは避けなくてはいけません。

自分は前職のことだと割り切っていたとしても、企業側は「自社に入社後も同じようなことにあるかもしれない」とマイナスイメージを持ちかねません。

転職をする理由については、基本的にポジティブな内容にする必要があります。

たとえば、「やりたい仕事ができなかった」のみと伝えるのではなく、「こちらであればより自分の能力を活かせる」といった趣旨で語ることが大切です。

未経験から事務職を目指す場合の志望動機例文4パターン

ここでは、未経験から事務職を目指す場合の志望動機例文として以下の4パターンを紹介します。

1. 一般事務
2. 営業事務
3. 経理事務
4. 医療事務

①一般事務

私が貴社の事務職を志望しているのは、周囲の人をサポートする仕事にやりがいを感じるためです。 私は飲食店でアルバイトしており、現在では店長の代わりに在庫やシフトの管理の仕事を担っています。元々店長が管理業務を一人で行っていましたが、私がシフト管理にExcel表の利用を提案したことがきっかけとなり、少しずつ業務を任せてもらえるようになりました。 店長から「精神的にも余裕ができた」と感謝されたことで、周囲をサポートする仕事の楽しさを知りました。貴社は事務職からの提案も積極採用されていることを知り、大変惹かれております。 パソコンの業務使用は現在もひと通り行っており、接客でコミュニケーション能力も培いました。貴社に入社したらこうした能力を活かし、同僚を支える仕事ができたらと考えております。

志望動機を作成する場合、どのように書く場合でも上記のように「結論→エピソード→入社後の展望」の流れを守ることが大切です。

また「サポートしたい」との理由はやや消極的な印象を与えやすいことから、仕事への積極性をアピールできると良いでしょう。

②営業事務

私が貴社の営業事務職を志望しているのは、営業活動において貴社が事務手続きを大切にされていると感じたためです。 私は最初営業職に就きたいと考え、IT企業の営業部署でインターンを経験しました。しかしインターンでは当初成約をなかなか取れず、営業成績トップの社員の方に相談したところ、「営業は準備が大切だ」と教えていただきました。そして入念な準備をいかに迅速かつ丁寧にできるかを大切にしたところ、最終的にはインターン全体で2位の成績で終えることができました。 私はこの経験から、部署全体の成績を上げるために事務サポートの面から尽力したいと考えるようになりました。貴社に入社後はインターンでの営業経験も活かし、営業職の皆さんと円滑に連携して貴社の成績に貢献したいと考えております。

上記のように、インターンの経験も充分エピソードには活用できます。

なぜ営業ではなく営業事務なのかを整理し、エピソードからどのように成長したのかを伝えている点がポイントです。

③経理事務

私が貴社の経理事務を志望しているのは、貴社であれば頑張り次第で早期より責任のある業務を任せていただけると考えたためです。 私は大学入学直後より、飲食店のアルバイトで接客に加えて売り上げ管理を任されており業務を続ける中で簿記に関する知識がやはり必要であると痛感し、日商簿記2級を取得いたしました。パソコンを使った業務の効率や精度を上げるために、MOSのWordとExcelの資格取得に挑戦中です。 貴社に入社いたしましたら、簿記の知識やアルバイトで培ったコミュニケーション能力を最大限活かし、貴社の業務に貢献したいと考えております。

上記は、アルバイトの経験をエピソードとして採用した例文です。

例文では簿記の資格を既に獲得していますが、未取得であっても例文のように「現在挑戦中」としてモチベーションの高さをアピールすることが大切でしょう。

④医療事務

私が貴院の医療事務員を志望しているのは、患者さんの安心を支える最も身近な存在が医療事務員であると考えるためです。 私は幼少期より持病で通院を続けているのですが、幼いころは病院の雰囲気にどうしても緊張してしまい毎回辛い思いをしておりました。そんな中でとても親身になってくれる医療事務の方と出会い、安心して通院できるようになった経験があります。 大学入学直後よりアパレルショップでアルバイトを続けており、柔軟な接客能力を磨いてきました。また現在では医療事務技能審査試験の資格取得に挑戦しております。貴社に入社したら、患者さんが安心できる存在に慣れるよう、サポートしていきたいと考えています。

上記は、エピソードに自身の通院経験を採用した例文です。

上記は志望理由のみではアピールがやや弱いことから、しっかりと勉強している点も盛り込んでアピールしていくことが重要でしょう。

志望動機を練れば未経験からでも事務職を目指せます！

未経験からでも事務員としての就職を目指すのであれば、志望動機をしっかりと練ることが重要です。

そのためには、まず事務職の仕事内容を把握したうえで志望動機作成のポイントを理解しましょう。

また、説得力のある志望動機を作成するためにも、自己分析をしっかりとして、自分らしさや強みを存分にアピールするようにしましょう。