就活の成績証明書完全ガイド｜提出理由から取得・提出方法まで解説

「就活で提出を求められる成績証明書、そもそもなぜ必要なのか分からない……」

多くの企業がエントリーシートや履歴書に加えて成績証明書を求めるのは、学生生活での努力や姿勢を評価するためです。しかし、取得の手順や提出のタイミングに戸惑う人も少なくありません。

そこで本記事では、就活における成績証明書の提出理由から、大学での取得方法、注意点まで詳しく解説します。

就活の成績証明書とは

就活で提出を求められる成績証明書は、大学での学業成績を公式に示す書類で、大学の教務課や学生課で発行されます。企業はこれを通して応募者の学業への取り組みや継続力を知ろうとしているのです。

ただし、成績のみで採否が決まるケースは少なく、人物像を知るための参考資料として扱われることが多いです。もし成績に自信がない場合でも、履修した授業の特徴や課外活動での成果を面接で伝えることで評価につなげられます。

成績証明書には各科目の成績や取得単位数、GPAなどが記載され、大学によって形式が異なります。

発行には日数がかかる場合もあるため、エントリーシートや面接の日程が決まった時点で早めに申請してください。特に繁忙期は窓口が混み合い、発行まで時間がかかることも珍しくありません。

成績証明書の内容やGPAが選考に及ぼす影響

多くの企業はGPAや成績証明書だけで合否を判断することはないです。面接や適性検査、課外活動なども含めて総合的に評価します。

ただし、同程度の能力を持つ応募者同士の場合、GPAの差が評価に影響するケースも少なくありません。

成績があまり良くない場合は、自己PRや志望動機で学外の経験や成長エピソードを盛り込み、強みを補うことが大切です。

逆に、GPAが高い場合は、学習習慣や研究成果などの具体例を示すことで、より説得力を高められます。

成績証明書は単なる書類ではなく、面接官が学び方や取り組み姿勢を読み取るきっかけになるものです。意味を理解したうえで、しっかり準備を進めてください。

就活で成績証明書が求められる理由

就活で成績証明書が必要とされるのは、単なる学業成績の確認にとどまらず、多面的な判断材料となるからです。企業はこれを通じて、応募者の学びへの姿勢や人物像、さらには配属計画まで見極めるのです。

ここでは、具体的にどのような目的で成績証明書が求められるのかを5つの視点から説明します。

1. 卒業見込みであることを確認するため
2. 履歴書やESの内容と一致しているか確認するため
3. 履修科目や成績から学びの姿勢を判断するため
4. 学習内容や成績から人物像を把握するため
5. 採用後の配属や研修計画に活用するため

①卒業見込みであることを確認するため

企業が成績証明書を求める大きな理由の1つは、卒業見込みかどうかを客観的に確認することです。証明書には、現在までに取得した単位の数や、卒業までに必要な残り単位が明記されます。

これにより、卒業条件を満たす見込みがあるかが一目で分かります。新卒採用の場合、卒業はほぼ必須条件となるため、この確認は非常に重要なのです。

もし単位不足が明らかになれば、内定取り消しの可能性もあり得ます。そのため、履修計画は1年次から計画的に立て、落とした科目は早めに再履修しておくことが欠かせません。

さらに、発行には数日から1週間程度かかることが多く、繁忙期にはさらに長引くこともあります。選考スケジュールが分かった時点で余裕を持って申請し、スムーズに提出できるよう準備しましょう。

②履歴書やESの内容と一致しているか確認するため

成績証明書は、履歴書やエントリーシート（ES）の記載が正しいかを裏付ける役割も担っています。

たとえば、GPAや特定科目の評価を自己PRに盛り込む場合、その情報が証明書と一致しているかを企業はチェックしているのです。記載に矛盾があれば、たとえ意図的でなくても信頼性を損なう原因になりかねません。

提出前には必ず証明書を確認し、履歴書やESと突き合わせて、数字や科目名が一致しているかを確かめてください。

また、数字や成績をアピールする場合は、その背景や取り組みも合わせて説明できるようにしておくと説得力が増すでしょう。

③履修科目や成績から学びの姿勢を判断するため

企業は成績証明書を通じて、成績の高低だけでなく、どのような科目を履修してきたか、その選択に一貫性や広がりがあるかを見ています。

専門科目を集中的に履修して専門性を深めたのか、それとも幅広い分野に挑戦して多角的な視野を身につけたのかといった点は、学びへの姿勢や計画性を推測する材料です。

たとえ成績が平均的でも、難易度の高い科目や新しい分野に挑戦した履歴は高く評価される可能性があります。逆に、履修が偏っている場合は、その理由や背景を説明できなければマイナス印象につながることも。

面接では、自分の履修履歴を整理し、「なぜその科目を選んだのか」「そこから何を学び、どのように成長したのか」を具体的に語れるよう準備しておくことが重要です。

④学習内容や成績から人物像を把握するため

成績証明書は、応募者の人物像を多面的に理解するための資料でもあります。

安定して高成績を維持している人は、計画性や継続的な努力が評価されますし、特定分野で抜きん出た成績を持つ人は、その分野における専門性や集中力が強みとみなされるのです。

一方、成績が上下している場合も、その背景が挑戦や失敗からの学びであれば、ポジティブに受け取られる可能性があります。

重要なのは、証明書に記載された数値や科目を、自分の成長や経験として意味づけられるかどうかです。そのために、成績の変動や特徴について、エピソードを交えて説明できるように準備しておきましょう。

⑤採用後の配属や研修計画に活用するため

成績証明書は、採用時だけでなく入社後の人事配置や研修計画にも利用されます。企業は応募者の得意分野や学習履歴を参考に、適性に合った部署やプロジェクトに配属することがあるのです。

例えば、情報処理や語学で優れた成績を収めていれば、それらを活かせる業務に就く可能性が高まります。また、成績証明書の情報は、研修プログラムのカリキュラムを決定する際にも役立つでしょう。

つまり、この書類は選考を終えた後も価値を持ち、キャリアの方向性に影響を与える重要な資料なのです。提出を義務としてとらえるのではなく、自分の強みをアピールするチャンスと考え、積極的に活用しましょう。

就活で成績証明書が必要となるタイミング

成績証明書は、就活のどの段階で提出を求められるかによって準備の方法や心構えが変わります。企業ごとに求められるタイミングは異なり、早期に対応が必要な場合もあるでしょう。

ここでは主な5つの場面について解説します。

1. 内定承諾時
2. 最終面接時
3. 選考途中の段階
4. エントリーシート提出時
5. インターン選考時

①内定承諾時

内定承諾の際に成績証明書を求められた時は、学歴や成績を公式に確認することが目的です。卒業見込み証明書と併せて提出を求められることが多く、採用条件を満たしているかを最終確認します。

内定まで進むと人物面はすでに評価されていますが、成績証明書に不備があると採用が取り消される可能性もあるでしょう。必要な単位が不足しているケースなどは要注意です。

卒業要件や単位の状況は早めに確認しておくと安心でしょう。発行は大学の教務課や学生課で行えますが、数日かかることも珍しくありません。

特に卒業年度は申請が集中するため、余裕を持って依頼してください。複数社への提出が想定される場合は、あらかじめ多めに取得しておくと手間を減らせます。

②最終面接時

最終面接で成績証明書を求める企業もあります。人物評価に加えて学業面を確認する意図が強く、履修内容について質問されることもあるでしょう。

この段階で初めて提出依頼を受けると、準備不足で慌てるケースが少なくありません。遠方に住んでいる、または就活中に自宅を離れている場合は、郵送や代理申請の方法を確認しておきましょう。

GPAが高い場合は、努力や工夫した学び方を具体的に説明できると評価が上がります。

反対に自信がない場合でも、課外活動や研究テーマ、アルバイト経験などを交えて話すことで、総合的な印象を良くできるはずです。

③選考途中の段階

選考途中で提出を求められる場合、企業は応募者をより客観的に判断するための材料として活用しています。大企業や公務員採用で見られるケースです。

提出期限が短く設定されることが多く、準備が遅れると間に合いません。早めに必要部数を確保しておくと安心でしょう。

履修科目や成績の傾向から関心分野や努力の方向性を推測されるため、提出時は送付状や封筒の記載など細部まで丁寧に整えてください。

④エントリーシート提出時

一部の企業では、エントリーシート提出と同時に成績証明書を求めます。学業成績を重視した早期選考を行う場合や、ESの記載内容との整合性を確認する目的があるのです。

ESに「学業で成果を上げた」と書いた場合、その裏付けとして成績が見られます。内容が矛盾すると信頼を損なう恐れがあるため注意してください。

期限が短いケースが多いので、大学のオンライン申請や郵送サービスが使えるかを事前に確認しましょう。特にインターンや早期選考では迅速な対応が必要です。

⑤インターン選考時

近年はインターンシップ選考でも成績証明書を求める例が増えています。外資系企業や総合商社、官公庁などで特に多く、学業成績が応募条件になる場合があるでしょう。

インターンは本選考につながる重要な機会です。企業は基礎学力や専門分野への理解度を把握するため、成績証明書を参考にします。事前に準備を整えておけば、本選考でもスムーズに対応できるでしょう。

募集要項に記載されていることが多いため、見落とさないよう注意してください。特に夏季や冬季は申請が集中するため、募集開始と同時に申請すると安心です。

就活で成績証明書を取得する方法

就活で必要になる成績証明書は、大学によって取得方法が異なりますが、一般的には窓口・証明書発行機・オンラインの3つがあります。

それぞれに特徴や注意点があるため、自分の状況に合った方法を選ぶことが大切です。ここでは代表的な3つの取得方法を紹介します。

1. 大学の窓口や事務室で申請する
2. 証明書発行機を利用する
3. オンラインシステムで申請する

①大学の窓口や事務室で申請する

大学の窓口や事務室で申請する方法は、最も確実です。担当者とやり取りできるため、必要書類や発行日数などの不明点をその場で確認できます。

また、成績証明書だけでなく、在学証明書や卒業見込み証明書など他の書類も一度に申請できる利点があるでしょう。

一方で、受付時間が限られており、就活シーズンや学期末は混雑しやすい点には注意が必要です。混雑時は発行まで数日かかることもあるため、スケジュールには余裕を持ってください。

窓口は時間がかかる反面、書類不備や記載ミスを防げる安心感があります。初めて取得する人や、条件に不安がある人には特におすすめです。

②証明書発行機を利用する

証明書発行機は、大学構内に設置された機械で、学生証を使って成績証明書や各種証明書を短時間で発行できます。数分で手続きが完了するため、忙しいときに便利です。

窓口のように順番待ちがなく、授業の合間や昼休みに利用できる柔軟さが魅力でしょう。ただし、利用可能時間は大学ごとに異なり、休日や夜間は使えない場合が多いので注意してください。

また、年度末や学期末は利用者が集中し、機械が故障したり用紙が切れることもあります。期限ぎりぎりではなく、余裕を持って利用することが大切です。

操作に不安がある場合は、近くの事務室で教えてもらえます。手軽さとスピードを重視するなら有効な方法でしょう。

③オンラインシステムで申請する

オンライン申請は、自宅や外出先からインターネットで手続きできる方法です。多くの大学が郵送対応を行っており、遠方在住や留学中、インターン中の学生にも便利。

最大の利点は、時間や場所を選ばず申請できる点です。大学のポータルサイトや申請フォームに必要事項を入力し、クレジットカードや振込で手数料を支払えば、あとは郵送を待つだけ。

ただし、発行から郵送までに数日から1週間程度かかるため、急ぎのときには向きません。住所入力の誤りや支払い不備があると手続きが遅れる可能性もあるため、入力内容は必ず確認してください。

海外発送に対応している大学もあるので、事前に公式サイトで条件を確認すると安心です。余裕を持ったスケジュールで申し込みましょう。

就活で成績証明書を提出する方法

成績証明書の提出方法は企業ごとに指定されることが多く、方法によって準備の流れや注意点が異なります。事前に知っておくことで、提出漏れやトラブルを避けやすくなるでしょう。

ここでは代表的な3つの提出方法について説明します。

1. 郵送
2. 手渡し
3. メール

①郵送

郵送で提出する場合は、封筒の種類や宛名の書き方、書類の入れ方など細かい部分まで気を配る必要があります。宛先や期限を守らないと選考に響く可能性があるため、指示は正確に確認してください。

成績証明書は折らずに入れられる角形2号封筒を使うときれいな状態で届きます。宛名と住所は正確に書き、裏面に自分の氏名と住所も記載しましょう。

送付状を添えると丁寧な印象になります。送付状には書類の内容、日付、連絡先を明記してください。発送は普通郵便ではなく、追跡可能な簡易書留やレターパックを利用すると安心です。

繁忙期や天候の影響で遅れる場合もあるため、期限より早めに投函してください。大学発行の証明書は封印されていることが多く、開封すると無効になる場合があります。送付前に必ず状態を確認しましょう。

②手渡し

手渡しは面接や訪問時に直接提出する方法です。紛失の心配が少なく、確実に渡せます。成績証明書はA4のクリアファイルに入れ、さらに封筒に収めて持参するときれいです。

封筒には「成績証明書在中」と書き、渡すときは表面を見せて両手で差し出し、「こちらが成績証明書です」と一言添えると良い印象になります。

その場で確認されない場合もあるため、提出日や渡した相手を記録しておくと安心です。面接や説明会で提出することが多いので、ほかの書類とまとめて用意しておくと忘れません。

当日欠席や予定変更があると提出が遅れることもあります。その際は必ず事前に連絡し、郵送やメールなど代替手段を相談してください。

③メール

オンライン選考が増えたことで、メールでの提出を求める企業もあります。特に外資系やIT業界で多く見られる方法です。大学でPDF版の成績証明書を発行できるかを確認しましょう。

学務システムから直接ダウンロードできる場合や、窓口で発行後にスキャンが必要な場合があります。PDFは画質を保ちながら容量を抑え、ファイル名は「成績証明書_氏名.pdf」とすると分かりやすいです。

メールの件名は「成績証明書提出（氏名）」とし、本文には提出の旨と添付内容を簡潔に記載してください。送信前にはファイルの添付漏れや開封可否を必ず確認しましょう。

送信後に受信確認ができない場合は、電話や返信依頼で確認すると安心です。個人情報を含むため、暗号化やパスワード設定を行ったうえで送ることをおすすめします。

成績証明書の注意点

成績証明書は就活で重要な役割を持つ書類ですが、取得や提出にはいくつかの注意が必要です。これらを知らずに進めると、期限に間に合わなかったり無効になる場合があります。

ここでは特に意識しておきたい5つのポイントを紹介しますね。

1. 発行までの日数を考慮して早めに申請する
2. 厳封された封筒は開封しないようにする
3. 予備の成績証明書を用意する
4. 折り曲げずに提出できる封筒を使う
5. 原本提出が基本であることを理解する

①発行までの日数を考慮して早めに申請する

成績証明書は、申請から発行までにかかる時間が大学や時期によって大きく異なります。発行までの日数を把握し、余裕を持って申請することが大切です。

通常期であれば数日で発行されることもありますが、学期末や卒業前の時期は窓口や発行機が非常に混雑し、1週間以上かかることも少なくありません。

早めに申請するためには、就活のスケジュールを把握し、いつどの企業に成績証明書を提出する必要があるのかを一覧にしておくと良いでしょう。

また、郵送で受け取る場合は、発送準備や郵送日数も加わるため、さらに時間がかかります。こうした事情を知らずにギリギリで申請すると、提出期限に間に合わず、選考に影響が出るおそれがあります。

大学によっては学外に設置されたサテライトキャンパスや支部で発行できる場合もあるため、複数の取得手段を調べておくと安心です。

②厳封された封筒は開封しないようにする

多くの大学では、成績証明書を厳封された封筒に入れて発行します。企業によっては「厳封されたもののみ受け付ける」という明確な条件を設けており、開封済みの書類は無効扱いになるケースも珍しくありません。

就活では、こうしたルールを守ることが信頼性の証明にもつながります。また、厳封状態の封筒は折れや破損を避けるためにクリアファイルに入れて保管してください。

中身を確認したい場合は、自分用に別途申請して発行を受け取る方法をおすすめします。この場合は封がされていない状態で受け取れるため、内容を確認しながら面接対策や自己分析に活用できるでしょう。

提出するまで大切に扱うことで、書類の見た目や印象を保ち、企業に対して丁寧な姿勢を示すことができます。

③予備の成績証明書を用意する

就活が進むにつれて、複数の企業からほぼ同時期に成績証明書の提出を求められることがあります。そのため、あらかじめ予備を用意しておくことが大切です。

予備があることで、突発的に説明会や追加選考が決まった場合にも迅速に対応できます。

特に繁忙期には発行に時間がかかるため、まとめて申請しておくことで余裕を持って対応できます。厳封状態のまま保管し、必要に応じて使用するようにしましょう。

就活は予想外のスケジュール変更が起こりやすいため、余裕を持った準備を心がけましょう。

④折り曲げずに提出できる封筒を使う

成績証明書は公式な書類であり、その見た目や状態も評価の一部と捉えられる場合があります。折り曲げて提出すると、印象を損なうことがある上、場合によっては文字や印章が見えにくくなることも。

こうしたリスクを避けるためにも、折らずに入れられる角形2号などの大きめ封筒を使用してください。

さらに、提出時にはクリアファイルに入れてから封筒に入れると、輸送中や持ち運び中の折れや汚れを防げます。企業に郵送する場合も同様で、厚紙を同封するとより安全です。

こうした小さな配慮は、書類の印象を良くするだけでなく、あなたの丁寧さや誠実さを伝える効果もあります。見た目を整えることは、面接の第一印象と同じく重要です。

⑤原本提出が基本であることを理解する

成績証明書は基本的に原本の提出が求められます。コピーは証明力がなく、ほとんどの企業では受け付けてもらえません。

原本を提出すると手元に残らないため、再度必要になった場合のために予備を用意しておくことが重要です。どうしても原本を返却してもらいたい場合は、事前に企業へ相談して対応可能か確認しましょう。

場合によっては、面接終了後や採用活動終了後に返却してもらえることもありますが、必ず事前に了承を得ておく必要があります。

また、海外企業や特定の公的機関では、原本の英訳や別様式での提出を求められる場合もあります。提出先ごとのルールを確認し、それに合わせて準備しておくとトラブルを防げるのです。

原本の扱いは慎重に行い、期限と条件を守ることが信頼につながります。

就活で成績証明書の提出が間に合わない場合の対処法

成績証明書は大学からの発行に日数がかかることもあり、提出期限に間に合わない場合があります。そんなときでも、正しい対応を取れば選考への影響を抑えられるでしょう。

ここでは提出が遅れそうなときに有効な2つの方法を紹介します。

1. 事前に企業へ連絡する
2. 提出が遅れる理由と提出予定日を明確に伝える

①事前に企業へ連絡する

提出が期限に間に合わないと分かった時点で、できるだけ早く企業に連絡してください。無断で遅れると「期日を守れない人」という印象を与え、評価に響くおそれがあります。

連絡は電話またはメールで行いましょう。電話の場合は担当者が不在のこともあるため、要件を簡潔に伝えたうえで、必要があればメールで詳細を送ると確実です。

メールでは件名に「成績証明書提出のご相談（氏名）」などと明記し、内容をひと目で分かるようにしてください。また、すでに大学に申請していることや発行予定日を添えると誠意が伝わります。

早めの連絡を心がければ、企業側も柔軟に対応してくれる可能性が高いでしょう。

②提出が遅れる理由と提出予定日を明確に伝える

連絡の際は、遅れる理由と提出予定日をはっきり伝えることが重要です。理由があいまいだと「本当に届くのか」という不安を与えてしまいます。

たとえば「大学の教務課が混み合っており、8月3日に受け取り予定です。その日に速達で発送します」といった具合に、具体的な日付や方法を示すと安心感が生まれます。

可能であれば、大学からの発行手続きの証明や受付票を受け取り、それをスキャンして企業へ送るのも有効です。これにより、状況が事実であることを示せます。

遅れを伝えるときは、必ず謝罪と感謝の言葉を添えてください。誠実な対応をすれば、多少の遅延でも評価を大きく損なうことはありません。

成績証明書を活用して就活を有利に進めるために

就活における成績証明書は、学業成績を証明するだけでなく、人物像や学びへの姿勢を企業に伝える重要な資料です。

GPAや履修科目は選考に影響を与える場合があり、卒業見込みの確認や履歴書内容との整合性チェックにも利用されます。

取得や提出のタイミングは企業ごとに異なり、内定承諾時や最終面接時、インターン選考など多岐にわたるでしょう。

発行までの期間や厳封状態の保持、予備の用意など注意点も多く、期限に間に合わない場合は早めの連絡が不可欠です。

計画的に取得しておき、丁寧な提出を徹底するようにしましょう。