インターン先へ電話する際の基本マナーを徹底解説｜例文や注意点も紹介

申し込みや日程変更、当日の緊急連絡など、インターンシップでは電話対応が必要になる場面も意外と多いものです。

この記事では、インターシップ先に電話をかけるタイミングや正しいマナー、スムーズな話し方の流れ、すぐ使える例文までをわかりやすくまとめました。

インターンシップで電話をかけるシーンとは？

インターンシップ中やその前後には、企業に電話をかける機会が意外と多くあります。

ここでは、どんなタイミングで電話が必要になるのかを整理し、それぞれのシーンでの対応ポイントを理解しておきましょう。

1. 申し込みや参加希望を伝えるとき
2. 日程調整や変更を行うとき
3. インターンシップを辞退・キャンセルするとき
4. 当日の遅刻や緊急連絡をするとき
5. 企業からの連絡に折り返すとき

①申し込みや参加希望を伝えるとき

インターンシップに参加したいとき、企業へ直接電話で申し込むことがあります。メールでは伝わりにくい熱意や印象を、声で届けられるのが電話の良いところです。

まずは大学名と氏名をしっかり名乗り、用件を簡潔に伝えてください。その際、「今、お時間よろしいでしょうか？」と一言添えると、相手に配慮する姿勢が伝わります。

突然の電話で驚く担当者もいるため、落ち着いた声で話すことも大切です。最後は感謝の言葉で締めくくると、印象がより良くなるでしょう。

②日程調整や変更を行うとき

授業やアルバイトと重なり、企業から提示されたインターンの日程に参加できないこともあります。その場合は、電話で丁寧に事情を伝えたうえで、別の日程への調整をお願いしましょう。

強引な印象を与えないよう、「◯日でしたら調整可能です」と代替案を提示するのが効果的です。事前にスケジュールを整理しておくと、やりとりがスムーズになります。

電話の最後には「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と一言添えておくと、誠実さが伝わるでしょう。

③インターンシップを辞退・キャンセルするとき

体調不良や家庭の事情などで、やむを得ず辞退しなければならない場合は、できるだけ早く電話で伝えましょう。まずはお詫びを述べ、理由を簡潔に説明してください。

「家庭の事情で参加が難しくなりました」など、相手が納得しやすい内容が望ましいでしょう。連絡が遅れると企業の準備にも影響するため、早めの行動が大切です。

また、感謝の気持ちを忘れずに伝えることで、今後の関係にも配慮が行き届いた対応になるでしょう。

④当日の遅刻や緊急連絡をするとき

電車の遅延や急な体調不良など、インターン当日にトラブルが起こることは誰にでもあります。そのようなときは、できるだけ早く電話で連絡してください。

理由と到着予定時刻を明確に伝えることが重要です。「電車が遅れており、10時頃の到着になりそうです」といった具体的な説明が望ましいでしょう。

落ち着いて話すことを意識し、謝罪とあわせて「到着次第、すぐに受付に伺います」と今後の行動も伝えると安心感を与えられます。

⑤企業からの連絡に折り返すとき

授業や移動中などで企業からの電話に出られなかった場合は、できるだけ早く折り返しましょう。対応が遅れると失礼な印象を与えるだけでなく、選考にも影響するかもしれません。

電話をかけるときは、「先ほどはお電話ありがとうございました。○○大学の○○です」と名乗り、なぜ出られなかったのかもひと言添えると良いでしょう。

その後、「本日はどのようなご用件でしたでしょうか？」と丁寧に話を進めれば、相手も安心して対応できます。折り返しは当日中に、遅くとも営業時間内に行うのが理想です。

インターンシップの電話で押さえておくべき基本マナー

電話は企業との大切なやりとりのひとつです。特にインターンシップの連絡では、マナーを守ることが相手への印象を左右します。ここでは、電話をかけるときに注意したいポイントを解説しましょう。

1. 電話をかける時間帯に配慮する
2. 静かな場所で電話をかける
3. 「もしもし」は使わず丁寧に挨拶する
4. 話の内容はメモをとる
5. 相手が電話を切ったのを確認してから通話を終了する

①電話をかける時間帯に配慮する

電話をかける時間は、相手の仕事に迷惑をかけないようにすることが大切です。一般的には午前11時から12時、午後2時から5時ごろが適切とされています。

早朝や昼休み、退社間際の時間帯は避けたほうがよいでしょう。もしどうしてもその時間帯しか電話できない場合は、事前にメールで連絡をとるのも効果的です。

適切な時間を選ぶことで、相手も電話に出やすくなり、良好なコミュニケーションが取れるでしょう。

②静かな場所で電話をかける

電話をかけるときは、周囲が静かで話しやすい場所を選びましょう。カフェや駅のホームなど騒がしい場所では、相手に声が届きにくくなり、話がスムーズに進まないことがあります。

雑音が多いと、伝えたい内容が正確に伝わらず、誤解を生む場合もあるでしょう。自宅のような、落ち着いた環境で電話することが望ましいです。

そうすることで、相手も話に集中でき、良い印象を与えられます。

③「もしもし」は使わず丁寧に挨拶する

電話の最初の言葉は、相手に強い印象を与えます。ビジネスの電話では「もしもし」と言うのを避け、必ず自分の名前と所属を伝えましょう。

例えば「お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します」と言えば、相手に安心感を与えられます。はきはきとした声で、丁寧に挨拶することが大切です。

こうした最初の一言で、電話の印象が大きく変わることも珍しくありません。

④話の内容はメモをとる

電話中は重要なことを聞き逃さないよう、必ずメモを用意しましょう。相手が伝えた日時や場所、担当者の名前などをメモしておくと、後から確認しやすくなります。

準備がないと、大事な情報を忘れてしまうことも多いです。聞き取れなかったときは、失礼にならない範囲で遠慮なく確認しましょう。

こうした気配りは、相手に信頼感を与え、丁寧な対応として評価されます。

⑤相手が電話を切ったのを確認してから通話を終了する

電話の終わり方も、重要なマナーのひとつです。相手が先に電話を切ったのを確認してから、自分の通話を終えるようにしましょう。先に電話を切ってしまうと、失礼な印象を与えかねません。

話が終わったら「本日はありがとうございました」と感謝の言葉を伝え、相手が電話を切るのを待ってから電話を切りましょう。これがよい電話対応の締めくくりとして広く認識されています。

インターンシップ先に電話をかける際の流れ

電話をかけるときは、話の流れをあらかじめ理解しておくことが大切です。ここでは基本的な流れを押さえ、スムーズかつ失礼のない対応ができるようにポイントを説明します。

1. 自分の所属と氏名を名乗る
2. 要件を簡潔に伝える
3. 聞き取った内容を復唱して確認する
4. 最後に感謝の言葉を伝える

①自分の所属と氏名を名乗る

電話の最初に、どこに所属している誰なのかをはっきり伝えましょう。「お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します」といった形で名乗ることが大切です。

これにより、相手に安心感を与え、話の土台をしっかり作れます。名乗らずに話し始めると、相手が戸惑ったり混乱したりすることがあるため、必ず自分の所属と名前を最初に伝えてください。

②要件を簡潔に伝える

名乗ったあとは、用件をわかりやすく簡潔に伝えることが重要です。長く話しすぎると相手が内容を理解しづらくなり、無駄に時間を取らせてしまう恐れがあります。

「インターンシップの申し込みについてお伺いしたくお電話しました」というように、一言で要点をまとめて伝えるのが理想的です。

余計な説明は避けて、伝えたいことをはっきりと伝えるように心がけましょう。

③聞き取った内容を復唱して確認する

相手から説明や指示を受けたら、聞き逃しや誤解を防ぐために要点を復唱して確認することが大切です。

「○月○日の○時に伺うということでよろしいでしょうか？」といった形で確認すれば、認識違いを防げます。

このような一手間をかけることで、相手に丁寧で誠実な対応をしている印象を与えられますし、トラブルを未然に防ぐことにもつながるでしょう。

④最後に感謝の言葉を伝える

電話を終える際は、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました」という一言だけでも、相手に良い印象を残せます。

電話を切るときは、相手が先に電話を切るのをしっかり確認してから、自分の通話を終了するようにしましょう。これが電話の基本的なマナーとして広く認識されています。

インターンシップの電話で使える例文

インターンシップ先に電話をかけるのは緊張するもの。実際にどんな言葉を使えば良いのか不安な方も多いでしょう。

ここでは、よくあるシーン別に使える電話例文を紹介します。状況ごとに適切な伝え方を押さえて、安心して電話できるようにしましょう。

1. インターンシップを申し込む場合の例文
2. 日程調整を依頼する場合の例文
3. 確認事項を問い合わせる場合の例文
4. インターンシップを辞退・キャンセルする場合の例文
5. 遅刻や当日の連絡をする場合の例文
6. 企業からの電話に折り返す場合の例文
7. 担当者が不在の場合の対応例文

①インターンシップを申し込む場合の例文

インターンシップの電話申し込みは、企業との初めての接点になるため、丁寧かつ簡潔な対応が求められます。緊張してしまいがちですが、事前に例文を確認しておくことで安心して連絡できるでしょう。

《例文》

お忙しいところ失礼いたします。 私、○○大学○○学部○年の○○と申します。御社のインターンシップ募集を拝見し、ぜひ参加させていただきたくお電話いたしました。 今、お時間よろしいでしょうか？ ありがとうございます。インターンシップについて詳細を伺いたく、また、参加を希望しております。必要な手続きや書類の提出方法などがありましたら教えていただけますでしょうか。 （※ここで担当者の話を聞く） はい、承知いたしました。 それでは、後ほどメールでご連絡差し上げます。 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。

《解説》
最初に自分の所属と名前を名乗り、電話の目的を簡潔に伝えるのがポイントです。「今、お時間よろしいでしょうか？」とひと言添えるだけで、印象が良くなります。

②日程調整を依頼する場合の例文

大学の講義やアルバイトとの兼ね合いで、企業が提示したインターンシップ日程と都合が合わないことはよくあります。そんなときは、丁寧に事情を伝えて、別日程への調整をお願いすることが大切です。

《例文》

お忙しいところ失礼いたします。 私、○○大学○○学部○年の○○と申します。 先日、インターンシップにご案内いただいた件についてお電話いたしました。 ご提案いただいた日程につきまして、大学の定期試験と重なってしまい、参加が難しい状況です。 大変恐縮なのですが、別の日程で参加させていただくことは可能でしょうか。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。 （※ここで担当者の話を聞く） はい、承知いたしました。 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。

《解説》
日程変更を依頼する際は、事情を簡潔に伝えたうえで、企業への配慮を忘れない言葉選びが重要です。謝意と丁寧さを意識しましょう。

③確認事項を問い合わせる場合の例文

インターンシップの詳細について不明点がある場合、事前に電話で問い合わせておくことで、当日の不安を減らすことができます。メールよりも早く解決できるのも電話のメリットです。

《例文》

お忙しいところ失礼いたします。 私、○○大学○○学部○年の○○と申します。 御社のインターンシップに参加予定なのですが、いくつか確認させていただきたい点があり、お電話いたしました。 当日の持ち物について、案内には「筆記用具」と記載がありましたが、PCや履歴書の持参も必要でしょうか？ また、集合場所が本社とのことですが、建物の何階に伺えばよろしいでしょうか？ （※ここで担当者の話を聞く） はい、承知いたしました。 お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。どうぞよろしくお願いいたします。 失礼いたします。

《解説》
確認したいことは、最初に要点を整理してから電話をしましょう。複数質問がある場合は、ひとつずつ丁寧に尋ねるのが好印象です。

④インターンシップを辞退・キャンセルする場合の例文

体調不良や家庭の事情、大学の予定変更などで、やむを得ずインターンシップを辞退・キャンセルする場面もあります。失礼のないよう、誠意を持って電話で伝えることが大切です。

《例文》

お忙しいところ失礼いたします。 私、○○大学○○学部○年の○○と申します。 このたびは、インターンシップにご案内いただきありがとうございました。 大変申し訳ございませんが、家庭の事情により、インターンシップへの参加が難しくなってしまいました。 せっかくのご機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、心よりお詫び申し上げます。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承いただけますと幸いです。 本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。失礼いたします。

《解説》
辞退の理由は簡潔かつ丁寧に伝え、謝罪と感謝の気持ちを忘れずに添えましょう。誠実な印象を与えることが信頼回復につながります。

⑤遅刻や当日の連絡をする場合の例文

交通機関の遅延や体調不良などで、やむを得ずインターン当日に遅刻や欠席の連絡が必要になることもあります。誠意ある対応が印象を左右するため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

《例文》

お忙しいところ失礼いたします。 私、○○大学○○学部○年の○○と申します。 本日参加予定のインターンシップについてご連絡いたしました。 現在、電車の遅延により到着が予定より遅れてしまいそうです。 大変申し訳ございませんが、○○時頃に到着予定です。 ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 また、到着後には速やかに受付に向かいますので、何卒よろしくお願いいたします。 本日はお忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。

《解説》
遅刻が判明した時点で早めに電話し、理由と到着予定時刻を明確に伝えましょう。お詫びと今後の対応も合わせて伝えるのがポイントです。

⑥企業からの電話に折り返す場合の例文

授業や移動中で企業からの電話に出られず、あとから折り返す場面は就活中によくあります。すぐに折り返すことで誠意が伝わり、印象も大きく変わります。

《例文》

お世話になっております。○○大学○○学部○年の○○と申します。 先ほどはお電話をいただいておりましたが、講義中で出られず、折り返しご連絡いたしました。 本日はどのようなご用件でしょうか？ （※ここで担当者の話を聞く） はい、承知いたしました。ご連絡いただきありがとうございました。 もし何か不明点などございましたら、改めてご連絡させていただきます。 それでは、失礼いたします。

《解説》
折り返し電話では、名乗ることと「なぜ出られなかったか」を簡潔に説明するのが基本です。落ち着いて丁寧に応対することで、信頼感が高まります。

⑦担当者が不在の場合の対応例文

インターンシップに関する問い合わせなどで企業に電話をかけた際、担当者が不在というケースはよくあるもの。丁寧に伝言を依頼することが、社会人としての基本マナーになります。

《例文》

お忙しいところ失礼いたします。 私、○○大学○○学部○年の○○と申します。 インターンシップの件で○○様にご連絡いたしましたが、ご不在とのことでしたので、恐れ入りますが伝言をお願いできますでしょうか。 インターンシップの参加について、確認したい点がありお電話いたしました。 ○○の件について、○○までご連絡いただければ幸いです。 改めてこちらからお電話を差し上げた方がよろしければ、お手数ですがその旨もお伝えください。 それでは、よろしくお願いいたします。失礼いたします。

《解説》
不在時は用件を簡潔に伝え、折り返しの希望や自分の連絡先を明確に伝えることが大切です。代わりの方にも丁寧な態度を心がけましょう。

インターンシップ電話対応の注意点

電話でのやり取りは、企業との信頼関係を築く大事な機会です。ここでは、電話をかける前から終わるまで意識すべき注意点を紹介します。

1. 用件をあらかじめ整理しておく
2. メモやスケジュール帳を手元に用意する
3. 敬語や話し方に注意する
4. 電話がつながらなかった場合の対応を決めておく
5. 不在の場合は折り返すタイミングを確認する

①用件をあらかじめ整理しておく

電話をかける前に、自分が話す内容をしっかり整理しておくことは非常に重要です。考えがまとまっていなければ、伝えたいことがあいまいになりやすく、相手を混乱させる可能性があります。

あらかじめメモにポイントを書き出して準備しておくと、落ち着いて話せるでしょう。用件が明確であれば、相手もスムーズに対応でき、電話時間を短縮することにもつながるでしょう。

こうした準備は、相手への配慮にもなり、良い印象を与えられます。

②メモやスケジュール帳を手元に用意する

電話中は、相手から伝えられる日時や場所、担当者の名前など重要な情報を必ずメモしてください。

メモがなければ、聞き逃したり忘れてしまうことが多くなります。急な質問や確認事項が出てきても、手元にメモがあればスムーズに対応できます。

電話に出る前からメモやスケジュール帳を用意し、いつでも記録できるようにしておくことが大切です。これにより、電話内容の誤解を防げますし、後で確認しやすくなります。

③敬語や話し方に注意する

電話は声だけで相手に印象を与えるため、言葉遣いや話し方に細心の注意を払わなければなりません。不適切な敬語を使うと、相手に悪い印象を与えてしまうことも。

ゆっくりはきはきと話し、丁寧でわかりやすい言葉遣いを心がけましょう。緊張しても焦らずに落ち着いて話せば、相手も安心して聞くことができます。

声のトーンや話すスピードにも気を配ると、より好印象を持ってもらいやすくなります。

④電話がつながらなかった場合の対応を決めておく

電話がつながらないことはよくあるため、あらかじめどう対応するか決めておくと慌てずに済みます。時間を空けてかけ直すか、メールで連絡するか、事前に行動プランを立てておくとよいでしょう。

何度も電話をかけ続けることは、相手に迷惑をかけてしまう可能性があるため避けてください。相手の都合や状況を考慮し、適切な方法で連絡を取ることが大切です。

⑤不在の場合は折り返すタイミングを確認する

担当者が不在の場合は、折り返すタイミングをしっかり確認しましょう。基本的にはできるだけ早くかけ直すことが望ましいですが、企業の営業時間や担当者のスケジュールも考慮しなければなりません。

適切なタイミングで折り返すことで、誠実さが伝わりやすく、良好な信頼関係を築くことができます。遅くなりすぎないよう心がけ、迅速かつ丁寧な対応を意識してください。

インターン先からの電話に出るときのマナー

インターン先からの電話に出る際は、相手に良い印象を与える対応が求められます。ここでは、着信時の対応や電話に出られなかった場合の対処法を紹介しています。

1. 着信にすぐ気づいたら速やかに折り返す
2. 騒がしい場所では折り返す旨を伝える
3. 電話に出られなかった場合はまず謝罪する
4. 電話番号は事前に登録しておく

①着信にすぐ気づいたら速やかに折り返す

電話に気づいたら、できるだけ早く折り返すことが非常に重要です。特にインターンシップの選考中は、迅速な対応が評価に大きく影響することが多いため、できる限り早めに連絡を返すべきでしょう。

折り返す際には、まず自分の名前をはっきり名乗り、なぜ電話に出られなかったかを簡潔に説明するのが良いです。

こうした丁寧で素早い対応が、相手からの信頼や好印象につながり、次のステップにつながりやすくなります。

②騒がしい場所では折り返す旨を伝える

もし騒がしい場所で電話に出た場合は、長時間の会話は避け、すぐに折り返す旨を相手に伝えるのがマナーです。

周囲の雑音で声が聞き取りにくく、話がスムーズに進まないことが多いため、相手の理解を得て適切なタイミングで折り返しましょう。

折り返す時間帯や方法についても相談し、相手に配慮した対応を心がけることで、良好なコミュニケーションが可能になります。

③電話に出られなかった場合はまず謝罪する

電話に出られなかった場合は、折り返しの電話でまず謝罪の言葉を伝えることが非常に重要です。遅れてしまったことを素直に認めることで、誠実な気持ちが相手に伝わり、好印象を与えられます。

相手の忙しさも考慮して、謝罪の言葉は短く簡潔にまとめるとよいでしょう。その後、用件の確認を迅速かつスムーズに行うことで、相手の時間を無駄にしない配慮も示せます。

こうした丁寧な対応は、今後のやりとりやチャンスに繋がる大切なポイントとなります。

④電話番号は事前に登録しておく

インターン先の電話番号は、必ず事前にスマートフォンや電話帳に登録しておくことが望ましいです。知らない番号からの着信は、不安や警戒を抱きやすいため、番号登録があればすぐに対応できるでしょう。

番号を登録しておくことで、電話があった際に迷わずに出られ、折り返しの連絡もスムーズに行えます。こうした準備が、相手に対して誠実で丁寧な印象を与えやすくなるでしょう。

インターンシップの電話に関するよくある質問

インターンシップの電話連絡で、初めての方が戸惑いやすい疑問は多いです。ここではよくある質問に答え、不安を解消し、正しい対応ができるようポイントを解説します。

1. インターン先からの折り返しがない場合はどうする？
2. 電話とメール、どちらで連絡すべき？
3. 電話中に聞き取れなかったときの対処法は？
4. 何回も電話をかけ直してもつながらないときは？

①インターン先からの折り返しがない場合はどうする？

企業からの折り返し電話がなかなか来ないと、不安に感じることもあるでしょう。しかし、焦ってすぐに何度も電話をかけ直すのは避けた方が無難です。

企業側も他の業務で忙しく、すぐに対応できない場合もあるため、まずは1～2日ほど様子を見るのが適切。それでも連絡がない場合は、丁寧な文面でメールを送り、状況を確認すると良いでしょう。

落ち着いた姿勢で対応することで、社会人としての信頼感も高まります。

②電話とメール、どちらで連絡すべき？

インターン先への連絡手段としては、電話とメールのどちらが適しているかを状況に応じて判断することが重要です。

緊急の要件やその場で確認を取りたい事項がある場合には、すぐに伝えられる電話が効果的でしょう。

一方で、やり取りの記録を残したいときや、そこまで急ぎでない場合にはメールが便利です。

相手の立場やタイミングを考慮して、臨機応変に使い分けることが、スムーズで印象の良いコミュニケーションにつながります。

③電話中に聞き取れなかったときの対処法は？

通話中に相手の言葉が聞き取れなかったり、内容が不明瞭だった場合は、ためらわずにその場で確認することが大切です。

「恐れ入りますが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」といった丁寧な表現を使えば、失礼にはなりません。

わからないまま会話を進めてしまうと、後で誤解やトラブルが生じる可能性があります。正確な情報を得るためにも、疑問に思った点はその都度きちんと聞き返すようにしましょう。

④何回も電話をかけ直してもつながらないときは？

何度も連続して電話をかけ直すと、相手にプレッシャーを与えてしまう可能性があります。

電話がつながらない場合は、少し時間を空けてから再度かけ直すか、状況を説明するメールを送ることを検討しましょう。

企業側が打ち合わせ中や外出中で電話に出られないこともあるため、相手の都合を考慮する姿勢が大切です。焦らずに冷静に対処し、適切なタイミングと手段を選ぶことで、好印象を与えることができます。

インターン先に電話する際はマナーを意識する必要あり

インターンシップで電話をかけるシーンは、申し込みや日程調整、辞退、遅刻連絡などさまざまです。電話をかける際には時間帯や場所、丁寧な挨拶といった基本マナーを守ることが重要でしょう。

自分の所属や名前を名乗り、用件を簡潔に伝え、相手の話を正確に聞き取ることも欠かせません。具体的な例文を参考にすれば、不安なく電話対応ができるはずです。

さらに用件の整理や敬語の使い方、折り返し電話のマナーも身につけておくと安心でしょう。こうしたポイントを押さえることで、インターンシップの電話連絡はスムーズで好印象に繋がります。