【例文6選】就活の選考辞退はメールでOK？マナーや注意点をわかりやすく解説

「選考を辞退したいけど、メールで伝えても大丈夫なのかな…」

就活が進む中で、複数社から内定や選考案内を受けることも珍しくありません。その過程で、どうしても辞退の連絡が必要になる場面があります。

しかし、「失礼にならない伝え方がわからない」「どんな文面が正解なのか不安」と悩む方も多いはずです。

そこで本記事では、選考辞退をメールで行う際の基本マナーや注意点、すぐに使える例文までをわかりやすく解説します。

選考辞退はメールで伝えても大丈夫？

就職活動中、複数の企業の選考を受けていると「他社に決めた」「自分には合わないかもしれない」といった理由から、途中で辞退を考えることがあります。

その際、メールで連絡するのが失礼にあたらないか、不安に感じる方も多いでしょう。

結論から言えば、選考辞退をメールで伝えるのは問題ありません。企業側も学生が複数の企業と並行して選考を受けていることを理解しています。

ただし、辞退の意思が固まったら、なるべく早めに伝えることが大切です。連絡が遅れると、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。

また、面接の直前や当日に辞退する場合は、メールに加えて電話も使うのがマナーです。メールだけでは相手にすぐ伝わらない可能性があるため、確実な方法で連絡するようにしましょう。

選考を辞退するときの基本マナー

就職活動では複数の企業に応募する中で、途中で選考を辞退する場面も出てきます。その際は、社会人としてのマナーを守った対応が求められます。

ここでは、辞退連絡のタイミングや方法、言葉遣いなど、基本的なポイントをわかりやすく解説します。

1. 無断でキャンセルするのを避ける
2. できるだけ早めに辞退の連絡をする
3. 企業の営業時間内に連絡をする
4. メールや電話でも丁寧な言葉遣いを心がける

①無断でキャンセルするのを避ける

無断で選考を辞退するのは絶対に避けてください。面接官だけでなく、関係する社員の時間や労力も無駄になってしまいます。

企業にとっては大きな損失になり、就活生としての評価も著しく下がるでしょう。

辞退は悪いことではありませんが、連絡をしないという行為は信頼を失う原因になります。どんな理由であっても、必ずメールや電話で意思を伝えるようにしてください。

②できるだけ早めに辞退の連絡をする

選考を辞退すると決めたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。連絡が遅れると、面接官の予定調整ができず、他の就活生の機会も失われるかもしれません。

特に人気企業や少人数枠の選考では、全体のスケジュールに影響が出る可能性があります。

たとえ辞退する場合でも、相手への配慮を忘れないことで、社会人としての信頼感を築くことができるでしょう。

③企業の営業時間内に連絡をする

辞退の連絡は、企業の営業時間中に行うようにしましょう。早朝や夜間にメールを送っても見逃されるおそれがありますし、場合によっては非常識と受け取られることもあります。

連絡する時間帯の目安は、平日の10時から17時ごろです。電話連絡をする際も、担当者が業務中である時間帯を選ぶと丁寧な印象になります。相手の都合に配慮することが、基本的なビジネスマナーです。

④メールや電話でも丁寧な言葉遣いを心がける

辞退の連絡はメールや電話で行うのが一般的です。その際、言葉遣いや表現に注意しましょう。

「すみません」ではなく「申し訳ございません」、「お願いします」ではなく「お手数をおかけしますが」など、ビジネスシーンにふさわしい表現を選んでください。

電話の場合は特に緊張しがちですが、ゆっくりと落ち着いて話すことを心がけましょう。丁寧な言葉遣いは、相手に安心感を与え、今後の社会人生活でもきっと役立つスキルになります。

選考辞退メールのフォーマット

選考辞退の連絡をメールで行う場合、正しいフォーマットで送信することが相手への配慮になります。伝える内容に誤りがないかを丁寧に確認し、社会人としてのマナーを意識した構成にしましょう。

ここでは、選考辞退メールを作成するうえで意識すべき各要素を解説します。

1. 件名：ひと目で伝わる用件を記載
2. 宛名：会社名・部署名・採用担当者氏名を正しく記載
3. 本文：誤字脱字・敬語に注意して作成
4. 署名：大学名・氏名・連絡先を明記

① 件名：ひと目で伝わる用件を記載

メールの件名には「選考辞退のご連絡（氏名）」など、誰から何の連絡かがすぐにわかる表現を入れてください。

採用担当者は毎日多くのメールを受け取っているため、用件が明確であることは大切です。件名を簡潔にまとめることで、相手にスムーズに意図が伝わるでしょう。

② 宛名：会社名・部署名・採用担当者氏名を正しく記載

メール冒頭には、企業名や部署名、担当者の名前を正式に記載してください。「株式会社〇〇　人事部　採用ご担当者様」などの形が一般的です。

宛名の誤記は失礼にあたるため、企業ホームページやメールの署名などで必ず確認しましょう。

③ 本文：誤字脱字・敬語に注意して作成

本文では、選考の機会をいただいたことへの感謝、辞退の意思、その理由（伝える場合）を丁寧に述べます。

敬語の誤用や誤字脱字があると、印象を損なうおそれがあるため、送信前に必ず見直してください。理由は柔らかく表現することを心がけましょう。

④ 署名：大学名・氏名・連絡先を明記

文末には自分の情報を明記しましょう。大学名、学部・学科名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを署名に入れるのが基本です。

相手がすぐにあなたを特定できるよう、漏れなく記載するようにしてください。署名が整っていることで、誠実さも伝わりやすくなります。

【理由別】選考辞退のメール例文

選考を辞退する理由は人それぞれで、どう伝えればよいか迷う方も多いはずです。そこで、ここでは、就活生によくある辞退理由別に、丁寧かつ適切に伝えるためのメール例文を紹介します。

1. 他社の内定を理由に選考を辞退する場合
2. 企業との相性が合わないと感じた場合
3. 学業や資格取得を優先するため辞退する場合
4. 家庭の事情により辞退を申し出る場合
5. 体調不良や健康上の都合で辞退する場合
6. 理由を明かさずに辞退したい場合

① 他社の内定を理由に選考を辞退する場合

ここでは、他社からの内定を理由に選考辞退を申し出る際のメール例文を紹介します。

複数社を並行して就職活動を進めている就活生にとって、非常に現実的でよくあるケースです。誠実かつ丁寧な表現を意識しましょう。

《例文》

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・氏名） 〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。 このたびは貴社の選考において、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、他社より内定をいただき、今後の進路をそちらで進めることにいたしました。そのため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴社の業務内容や社員の皆様のご対応から、多くの学びを得ることができました。選考の機会をいただいたにもかかわらず、このような形で辞退することになり誠に申し訳ございません。 貴社の今後のご発展と皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名 メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
他社の内定を理由に辞退する場合は、内定先を明かす必要はありません。丁寧な感謝と謝罪を忘れずに、自分の進路決定を簡潔に伝えることがポイントです。

② 企業との相性が合わないと感じた場合

ここでは、選考を受けた中で「自分には合わないかもしれない」と感じた場合の辞退メール例文を紹介します。

違和感を持ちながら就職先を決めないためにも、無理に進めず丁寧に辞退を伝えることが大切です。

《例文》

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・氏名） 〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは貴社の選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 選考を通じて御社の理念や業務内容について深く知ることができましたが、自身の考えや将来像を改めて見つめ直した結果、貴社とは異なる方向で進路を決めたいと感じました。 大変恐縮ではございますが、今回の選考は辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 短い期間ではありましたが、大変貴重な経験となりました。心より感謝申し上げますとともに、貴社のますますのご発展をお祈りいたします。 〇〇大学〇〇学部 氏名 メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
企業との相性を理由に辞退する際は、明確な否定は避けながらも「方向性の違い」を丁寧に伝えることで、角の立たない表現になります。

③ 学業や資格取得を優先するため辞退する場合

就職活動と並行して、卒業研究や資格取得に力を入れたいと考える学生も多いはずです。ここでは、学業や資格勉強を理由に選考を辞退する際に使えるメール例文を紹介します。

《例文》

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎） 株式会社〇〇 人事部　〇〇様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。 このたびは、貴社の選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、今後の学業および資格取得の準備に専念したいと考え、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴社の事業内容や社風に強く魅力を感じていたため、このようなご連絡を差し上げることは非常に心苦しく思っております。 このようなご縁をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。 今後の貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇大学〇〇学部 氏名 メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
この例文では、学業や資格取得を理由にすることで前向きな辞退の印象を与えられます。相手への感謝とお詫びを忘れずに入れることで、丁寧さをしっかりと伝えましょう。

④ 家庭の事情により辞退を申し出る場合

ここでは、家庭の事情を理由に選考を辞退する場合のメール例文を紹介します。

家族の体調や地元での生活を優先したいなど、就活生ならではの現実的な悩みに配慮した丁寧な伝え方が求められるでしょう。

《例文》

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・氏名） 〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは貴社の選考において、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 大変心苦しいのですが、家庭の事情により地元での就職を優先せざるを得なくなりました。そのため、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 貴社の理念や社員の皆様の誠実なご対応に心を動かされましたが、このような形となってしまい申し訳ありません。 短い期間ではありましたが、大変お世話になりました。貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇大学〇〇学部 氏名 メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
家庭の事情は詳細を述べすぎず、「やむを得ない理由」として簡潔に伝えるのがポイントです。丁寧な謝意と敬意を忘れずに記載しましょう。

⑤ 体調不良や健康上の都合で辞退する場合

ここでは、体調不良や健康面の事情から選考辞退を申し出る際の例文を紹介します。自分自身の体調や心身のバランスを優先し、無理をせず丁寧に辞退の意思を伝えることが重要です。

《例文》

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・氏名） 〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは貴社の選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 誠に申し訳ございませんが、最近体調を崩しており、今後の就職活動を継続することが難しい状況です。 健康を最優先に考え、現段階で就職活動を一旦見送ることを決断いたしました。そのため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。 貴社の業務内容や雰囲気に大変魅力を感じておりましただけに、このような形となり心苦しく思って おります。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 〇〇大学〇〇学部 氏名 メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
体調や健康面を理由に辞退する場合は、詳細に触れず「体調不良」などの表現にとどめるのが無難です。無理せず、自分の状況を簡潔に伝えましょう。

⑥ 理由を明かさずに辞退したい場合

ここでは、具体的な辞退理由を伝えたくない場合のメール例文を紹介します。就活中はさまざまな判断が求められますが、事情を詳細に述べなくても失礼のない表現で選考を辞退することは可能です。

《例文》

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・氏名） 〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。 このたびは貴社の選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 誠に勝手ながら、諸般の事情により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 貴社の理念や事業内容に魅力を感じておりましたが、熟考を重ねた結果、現段階では他の進路を選択することを決断いたしました。 突然のご連絡となり恐縮ですが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。貴社のますますのご発展と皆様のご健勝を心よりお祈りいたします。 〇〇大学〇〇学部 氏名 メールアドレス：xxxx@example.com 電話番号：090-xxxx-xxxx

《解説》
辞退理由を伝えたくない場合は「諸般の事情」「熟考の結果」などの表現が有効でしょう。あいまいながらも丁寧な言葉遣いで誠意を伝えることが大切です。

選考辞退メールを送る際の注意点

選考辞退メールは、一通の文面でその人の印象が決まるほど大事なコミュニケーションです。ミスや雑な表現があると、せっかく丁寧に対応してきた印象を損ねてしまうおそれがあるかもしれません。

ここでは、辞退メールを送る前に確認すべき注意点を3つ紹介します。

1. 送信先の企業名や担当者名に誤りがないかチェックする
2. 誤字脱字や敬語表現にミスがないかを確認する
3. 選考辞退後も丁寧な姿勢を崩さないように心がける

① 送信先の企業名や担当者名に誤りがないかチェックする

送信先の会社名や担当者名が間違っていると、内容以前に信頼を損ねてしまいます。企業名の表記が略称になっていたり、担当者の名前の漢字を間違えていたりしないか、よく見直しましょう。

メールの最初に書く宛名部分は、特にミスが目立つ箇所ですので、送信前の確認を忘れないでください。

② 誤字脱字や敬語表現にミスがないかを確認する

せっかく丁寧な文章でも、誤字や不自然な敬語があると雑な印象になります。文章を打ち終えたあと、声に出して読み直してみると、意外と見落としていた言葉の揺れや表現の違和感に気づけるものです。

特に「させていただきます」などの敬語は、使いすぎるとくどく感じられるため、注意しましょう。

③ 選考辞退後も丁寧な姿勢を崩さないように心がける

辞退を伝えたからといって、対応が雑になってよいわけではありません。社会人としての姿勢が問われる場面だからこそ、最後まで丁寧に接することが大切です。

選考辞退のメール一通にも、将来どこかで再会したときの印象が残る可能性があります。就活は終わりではなく、キャリアのスタート地点だと考えましょう。

選考辞退メールに返信がこない場合の対処法

選考辞退のメールを送ったのに、企業から返事がなくて不安になる方は少なくありません。ただ、返信がこないこと自体は決して珍しいことではなく、気にしすぎなくても問題ない場合が多いです。

ここでは、返事がないときにどのように対応すればよいかを紹介します。

1. 選考辞退メールに返信がこないのはよくあることと理解する
2. 企業側の業務状況を考慮して数日待つようにする
3. 迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認する
4. 送信ミスやメールアドレスの誤入力を再チェックする
5. 必要であれば再送する旨のフォローアップメールを送る
6. 返信がないまま面接日が近い場合は電話で確認する

① 選考辞退メールに返信がこないのはよくあることと理解する

企業の中には、選考辞退の連絡に対して返信を行わない運用をしているところも少なくありません。

これは、辞退の連絡は「やり取りの完結」とみなされるため、企業側としては返信を必要としないケースとして扱うことが多いからです。

そのため、返事がこないこと自体はマナー違反ではなく、特別な意味を持たないことがほとんどです。不安に感じるかもしれませんが、「返信がない＝無視された」と捉える必要はありません。

② 企業側の業務状況を考慮して数日待つようにする

メールを送信してすぐに返事がないからといって、慌てて対応する必要はありません。企業の人事担当者は日々多くのメールや事務作業に追われており、すぐに対応できないことも珍しくないためです。

特に週末や祝日を挟んでいる場合は、返信が遅れるのが一般的だと思いましょう。少なくとも2〜3営業日程度は余裕を持って待つのが望ましく、それまでは様子を見るくらいの気持ちで問題ありません。

③ 迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認する

返信が届いているにもかかわらず、迷惑メールフォルダに自動で振り分けられて見落としている可能性もあります。

特にGmailやYahoo!メールなどのフリーメールアドレスを使用している場合、重要なメールが迷惑メール扱いされてしまうことがあり得えるでしょう。

返信が遅いと感じたときは、一度迷惑メールやゴミ箱フォルダも確認してみると安心です。思わぬところに大切な返信が届いているかもしれません。

④ 送信ミスやメールアドレスの誤入力を再チェックする

自分の送信したメールに、誤りがなかったかを改めて確認することも大切です。

たとえば、宛先のメールアドレスを一文字だけ間違えていたり、添付ファイルが抜けていたり、途中で文面が途切れていたりするケースも考えられます。

こうした送信ミスがあると、相手に届いていないか、内容が不十分と判断されて返信が来ない可能性も。再確認の際は、送信履歴を開いて、件名・本文・署名・アドレスなどを一通り見直すようにしましょう。

⑤ 必要であれば再送する旨のフォローアップメールを送る

もし数日経ってもまったく返信がない場合は、確認の意味を込めて同じ内容のメールを丁寧に再送するのが良いでしょう。

その際は、「お忙しいところ恐れ入りますが、念のため再送させていただきます」といった気遣いのある文を添えると、より丁寧な印象を与えられます。

加えて、「○月○日にお送りしたメールの再送です」と前回の送信日時に触れると、相手も状況をすぐに把握しやすくなるでしょう。

⑥ 返信がないまま面接日が近い場合は電話で確認する

もしも返信がないまま面接予定日が迫っている場合は、メールではなく電話で直接連絡を取ることをおすすめします。

特に、辞退の意思が伝わっていなかった場合、当日になってトラブルになることもあり得るでしょう。電話であれば相手に確実に意思が伝わる上に、確認もその場ですぐにできます。

言い出しにくいかもしれませんが、社会人としての誠意ある対応として、しっかりと伝える姿勢が大切です。

電話で選考辞退を伝えるときのマナー

電話で辞退を伝えると、誠意や丁寧さがより伝わりやすくなります。ただし、伝える順番や言葉選びを間違えると、逆に印象を悪くしてしまうかもしれません。

ここでは、電話で辞退を伝える際に押さえておきたい基本的なマナーを4つ紹介します。

1. 電話をかける時間帯に配慮する
2. まずは担当者に繋いでもらうよう伝える
3. 選考辞退の理由を簡潔に伝える
4. お詫びと感謝の気持ちを伝えて終話する

① 電話をかける時間帯に配慮する

電話をかけるときは、相手の業務を妨げない時間帯を選びましょう。午前中は始業直後を避け、午後なら14時〜16時ごろが望ましいです。

急ぎの連絡であっても、時間帯への気配りは忘れないでください。

② まずは担当者に繋いでもらうよう伝える

電話が繋がったら、最初に自分の名前と大学名を名乗りましょう。そのうえで、「採用ご担当の○○様はいらっしゃいますか」と落ち着いて伝えてください。

いきなり本題に入らず、相手の都合を確認する姿勢が大切です。

③ 選考辞退の理由を簡潔に伝える

担当者に繋がったあとは、あらためて名乗ってから辞退の理由を簡単に伝えます。「一身上の都合」「他社の選考状況を考慮して」など、無理のない範囲で丁寧に説明してください。

詳しく話したくない場合は、曖昧な表現でも構いません。

④ お詫びと感謝の気持ちを伝えて終話する

話の最後には、「このたびは貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」と感謝の言葉を添えましょう。あわせて「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と伝えると、誠意が伝わります。

電話を切る際は、相手の言葉を最後まで聞いてから静かに切るようにしてください。

選考辞退のメールに関するよくある質問

選考辞退メールを送る際、「どこまで理由を伝えればいいのか」「辞退後に応募し直せるのか」など、気になることはたくさんあるでしょう。

ここでは、就活生が実際に悩みやすいポイントを5つに分けて、わかりやすく解説します。

1. 辞退理由はどこまで伝える必要がある？
2. 辞退後に再度応募したくなったらどうする？
3. 企業から引き止められた場合はどう対応すればいい？
4. メールで辞退連絡をした後に、電話がかかってきたらどうする？
5. 同じ企業で他職種の選考は受けられる？

① 辞退理由はどこまで伝える必要がある？

辞退理由は詳しく説明する必要はありません。「一身上の都合」や「他社の選考状況により」といった表現で十分です。

無理に正直に伝えることで、相手の気分を害するおそれもあるため、やわらかい言い回しを使うのがよいでしょう。

② 辞退後に再度応募したくなったらどうする？

辞退後にもう一度応募したいと思うこともあるかもしれません。その場合は、企業に問い合わせたうえで、丁寧に理由と再チャレンジしたい気持ちを伝えましょう。

誠意が伝われば、再応募を受け入れてもらえる可能性もあります。

③ 企業から引き止められた場合はどう対応すればいい？

引き止められても辞退の意思が変わらない場合は、「ありがたいお言葉ですが」と前置きして、丁寧にお断りしてください。

感謝の気持ちを忘れず、冷静に対応することが大切です。焦って答えず、落ち着いて対応しましょう。

④ メールで辞退連絡をした後に、電話がかかってきたらどうする？

メール後に企業から電話がかかってくることもあります。慌てずに、「先ほどメールでご連絡しましたが、あらためて口頭でもお伝えさせていただきます」と対応してください。

きちんと伝え直すことで、誠実な印象を与えられます。

⑤ 同じ企業で他職種の選考は受けられる？

職種が異なる場合は、同じ企業でも再応募が可能なことがあります。ただし、前回の辞退理由によっては難しい場合もあるため、事前に採用窓口へ確認するのがおすすめです。

納得感のある理由があるかどうかも大切な判断材料になります。

失礼がないように選考辞退をメールで伝える方法を身につけよう

選考辞退をメールで伝えるのは失礼ではなく、むしろ一般的な手段です。大切なのは、ビジネスマナーを守りつつ、丁寧でわかりやすい文章を心がけることにあります。

本記事では、メールで辞退を伝える際の基本マナーや注意点、理由別の例文、返信がこない場合の対処法までを解説しました。電話で辞退を伝える場合のマナーや、よくある質問にも触れています。

選考辞退メールは就活の中でも社会人としての姿勢が問われる場面です。今回のポイントを押さえて、印象を損なわない辞退対応を心がけてください。