エントリーシートをエクセルで作るコツは?書き方から提出方法まで徹底解説
就活で必須なエントリーシートですが、何枚も提出するならエクセル(Excel)で作りたいと考える人も多いでしょう。
実際にパソコンを使用してエクセルでエントリーシートを作成している人は多く、うまく活用すればスムーズに就活ができます。
今回はエントリーシートをエクセルで作るコツや、書き方を詳しく解説していきます。
エントリーシートで悩んでいる人はこの記事を参考に、エクセルでエントリーシートの作成に挑戦してみてください。
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エントリーシートはエクセルで作るべき?

利便性からいえば、エクセルでエントリーシートを作成するのは有効な方法です。
ただし、提出先によってはエントリーシートを変える必要があるため、すべてのエントリーシートがエクセルで良い訳ではありません。
しかし、エクセルで用意しておけば管理が楽になるのは間違いないので、迷っている人は試しにエクセルでエントリーシートを作成してみるのがおすすめですよ。
①企業から指定がある場合はそれに従う
企業によっては、応募時のエントリーシートは手書きでなければ不可としている場合もあるので、必ず企業の指定に従いましょう。
逆にいえば、指定がない場合はエクセルで作ったエントリーシートでも問題ないといえます。
一番重要なのはエントリーシートの内容であって、特に指定がない場合はエントリーシートの内容がどれだけしっかりと書かれているか重要です。
また、Webで応募する企業の場合、エクセルやPDFのファイル添付で提出が必須になっていることが多いですよ。
②マイページからの提出の場合はエクセルは不要
就活生向けのマイページを使用する場合、エクセルのエントリーシートは不要です。
企業のマイページ内にエントリーシート提出ページが用意されているので、そのページ内に必要な情報を記入しましょう。
事前にエクセルで自分のエントリーシートを作成しておけば、内容をそのままコピーして貼り付けられるのでエントリーシートをエクセルで作っておくのもおすすめです。
マイページから応募する場合は直接的にはエクセルのエントリーシートは不要ですが、記入する内容を事前にまとめておくと便利と覚えておきましょう。
③職種によっては手書きの方が好まれる場合もある
エントリーシートは手書きと指定している企業も多く、企業によっては手書きのエントリーシートを好む傾向があります。
文字を丁寧に書いているかどうかを含め、手書きの文字は個性が出やすく、採用担当者があえて手書きのエントリーシートを指定するケースもあると覚えておきましょう。
その際は、自分は字が汚いと思っていてもできる限り丁寧に、採用担当者が読みやすい字で書くのが重要です。
業務として手書きの文書が必要になりやすい職種では、特に手書きのエントリーシートが好まれる傾向があるので、志望する企業の業務や傾向を調査してエントリーシートを作成しましょう。
エントリーシートをエクセルでキレイに作るコツ

エクセルでエントリーシートを作る場合、字の綺麗さの差がない分、読みやすいシートかどうかが他の応募者との差になります。
キレイに作るコツは大きく分けて3つありますので、覚えておきましょう。
あくまで採用担当者が読みやすいかどうかを意識して作成するのが重要です。
①文字のフォントやサイズを揃える
エクセルのエントリーシートでは文字のフォントやサイズを自由に変更できますが、シート内のフォントや文字サイズは統一した設定にしておきましょう。
エントリーシートの設定項目 | 推奨設定 |
---|---|
文字サイズ | 10.5~11pt ※氏名欄などの枠が大きい部分への記入は14~18pt |
フォント | ・明朝体 ・ゴシック体 |
フォントや文字サイズが項目によって違うと、読みにくいエントリーシートになってしまう可能性があります。
別のファイルやサイトから文字をコピー&ペーストした場合にフォントや文字サイズが変わってしまう場合もありますので、完成後には必ず設定を確認しましょう。
文字サイズは全体の文量をみて読みやすいサイズに合わせ、フォントは一般的かつ読みやすい明朝体
かゴシック体を使うのがおすすめです。
②適度な改行や箇条書きを利用する
ぎっしりと文字が敷き詰められたエントリーシートは見づらいと判断される可能性があるため、適度に改行を入れたり、可能であれば過剰書きを入れて見やすいシートにしましょう。
採用担当者に自分がどんな人間かを伝えるシートですので、内容も重要ですが、読みやすい文書でわかりやすく伝える能力があるとアピールするのも重要です。
エクセルの場合はセル内でEnterキーを押しても改行できないので、Altキーを押しながらEnterキーでセル内改行をするか、シートによっては別セルに記入しましょう。
改行や過剰書きをうまく使えると読みやすく、すっきりとした印象のエントリーシートを作成できるのでおすすめです。
③◯などの記号は図形機能を使って上から乗せる
エントリーシート内には性別や配偶者の有無などの○をつけて選択する項目がありますが、この○は図形機能を使用して挿入しましょう。
エクセル画面上部のメニューバー内にある「挿入」をクリックし、その中にある「図形」を選択して円形のマークを選択すると指定の場所に○を描けます。
細かな操作は違う場合もありますので、ヘルプメニューも参照してください。
エクセルのエントリーシートであれば図形機能で○をあとから付け足せますので、忘れずに各項目に○をつけましょう。
エントリーシートをエクセルで作るメリット

エントリーシートをエクセルで作っておくメリットは大きく分けると3つあり、どれも利便性の高さがポイントになっています。
自分で使用できるパソコンを持っている場合は、特にエントリーシートをエクセルで作っておくのがおすすめです。
データとしてすぐに編集可能な状態で、自分の情報を記録しておけるのは就活では大きなメリットといえます。
①すぐに簡単に修正できる
エクセルでエントリーシートを作っておけば、内容に間違いがあっても簡単に修正できます。
手書きのエントリーシートで書き損じをしてしまい、最初からやり直しになってしまった人は少なくないはずです。
エクセルの場合、誤字はすぐに修正可能なので、例えば就活中に誕生日を迎えた場合であってもすぐに年齢を修正可能ですよ。
誤字のチェックもしやすく、すぐに簡単に修正できるのは特に大きなメリットといえるでしょう。
②誰でも綺麗に作ることができる
自分は字が汚いと自覚している人であっても、エクセル操作ができれば誰でも綺麗なエントリーシートを作れます。
あまりにも字が汚いと採用担当者からの評価が下がる可能性もあるため、個性は出にくくなりますが、エクセルで作るのも1つの手です。
箇条書きや改行での余白の取り方も、全体のバランスを見て調整可能なのもエクセルで作ったエントリーシートのメリットですよ。
採用担当者に読みやすいと感じてもらえる、綺麗なエントリーシートを作りやすいのがエクセルといえるでしょう。
③データが残るので他の企業にも転用できる
エクセルでエントリーシートを作るメリットの1つに、データを保存しておける点があります。
一度エクセルで作成したエントリーシートは、保存しておけばいつでも開きなおせるので、別の応募でエントリーシートが必要な場合であってもすぐに提出可能です。
志望動機はもちろん変更する必要がありますが、基本的な情報をそのまま流用できるので、時間を大幅に節約できます。
就活は一社応募すれば終わりではないので、スムーズな応募を続けるためにエクセルで作っておくのがおすすめです。
エントリーシートをエクセルで作るデメリット

便利に見えるエクセルのエントリーシートですが、デメリットがまったくない訳ではありません。
データなのでまとめて設定を変更したり、保存をしておけるのはメリットですが、逆にデメリットとなってしまう場合もあると覚えておきましょう。
パソコンでの作業にある程度慣れていない人には難しい項目もあるので、それぞれ詳しく解説します。
①フォーマットを揃えるのが難しい
エクセルでエントリーシートを作成する場合、一貫したフォーマットを維持して完成させるのが難しい場合があります。
エクセルは本来、数値データの処理や表計算のソフトであり、文書作成に特化していないため、長文入力が想定されていません。
文書の長さによってセルの高さや幅が変わってしまったり、場合によっては貼り付けでフォントや文字サイズが変わってしまう可能性もあります。
そのためパソコンやエクセルに不慣れな場合は、フォーマットが整っていないまま提出してしまう可能性があるので注意が必要です。
②保存ミスなどでデータが消えることがある
エクセルでエントリーシートを作成する際、データ保存のし忘れや、予期せぬエラーの発生でデータが消えてしまう可能性があります。
作成中は小まめに保存していれば、あまり大きな被害にはなりませんが、エラーでファイルが破損して使えなくなってしまう可能性があるのは覚えておきましょう。
保存しているパソコンが故障する場合もあるので、クラウドやUSBメモリーに保存しておくのがおすすめです。
予期せぬトラブルで消えてしまわないように、いくつかバックアップを用意しておきましょう。
ESのエクセル雛形をダウンロード可能なサイト

エントリーシートをエクセルで作ろうと思うと大変ですが、いくつかのサイトでは雛型をダウンロードできます。
どれも就活情報が豊富なサイトであり、就活に最適なエントリーシートの雛型がダウンロードできるのでおすすめです。
自分が使いやすいと思うエントリーシートの雛型をダウンロードしてみましょう。
①リクナビNEXT
リクナビNEXTは、日本有数の就職・転職支援サイトの1つです。
多様な業種や職種に対応したエントリーシートのテンプレートが揃っているので、自分の応募先に合わせたシートを選べます。
具体的な記入例や、効果的なアピールをするアドバイスもまとめられており、初めてエントリーシートを作成する人にもおすすめですよ。
②MY就活ネット
MY就活ネットは、株式会社マイナビが運営する就活支援サイトで、特に大学生・大学院生向けに幅広いサービス提供をしています。
エントリーシートの雛型も種類が豊富で、志望動機や自己PRの書き方が詳しく掲載されているのが特徴です。
総合的な就活支援を行っているサイトなので、エントリーシートで迷っている場合はMY就活ネットを利用してみましょう。
③転職チャンス
「転職チャンス」は、株式会社リクルートが運営する転職情報サイトで、主に社会人向けのサービスを提供していますが、新卒向けの情報も多く含んでいるのが特徴です。
広い層に向けたエントリーシートの雛型を提供しているので、自分にあった雛型を探しやすいサイトと言えるでしょう。
第二新卒に該当する場合は、転職チャンスを活用してみるのがおすすめです。
エクセルで作ったエントリーシートを送る際の注意点

エクセルで作ったエントリーシートで応募する場合、提出方法に応じた適切な対応が必要です。
送る方法は郵送とメールが中心で、マイページを使用する場合は直接ページに書き込むため必要ありません。指定された提出の形式を守って送るようにしましょう。
①郵送の場合は送付状を添える
郵送の場合は、エクセルのエントリーシートを印刷したり、適切な封筒の用意をしたりする必要がありますが、忘れてはならないのが送付状です。
送付状は送付した書類の内容や内訳を記した書類で、必要な記載項目は以下の通りいくつかあります。
- 日付
- 宛先(送り先)
- 差出人(自分の連絡先)
- 件名
- 本文
- 同封書類の内訳
エントリーシートとは別ページですが、検索すると無料でダウンロードできるテンプレートがいくつもありますので、自分で作成できない場合はダウンロードして使用しましょう。
②メールの場合はPDFファイルで送る
エントリーシートはエクセルで作るのが便利ですが、提出の際はPDF形式で提出を求める企業が増えてきています。
そのため、特に指定がない場合はPDF形式で送るのが無難といえるでしょう。
エクセルの場合は、開いているファイルを「名前を付けて保存」し、その際にファイルの種類をPDFに変更すればPDF形式のファイルに変更できます。
PDFファイルの場合は第三者に改ざんされないメリットがあるので、特にこだわりがなければPDFファイルで送信しましょう。
エクセルの代わりにスプレッドシートの利用も検討しよう

エントリーシートをエクセルで作れるのであれば、同じような形式で作れるスプレッドシートで作るのもおすすめです。
スプレッドシートはGoogleが開発している主にChrome用のブラウザ機能で、端末を問わずURLさえわかれば管理できるのがメリットといえます。
エクセルが標準搭載されていないパソコンの場合は、スプレッドシートでの作成も検討してみましょう。
①基本的な機能はエクセルと同じ
操作の方法や使用する関数は基本的にエクセルと同じで、エントリーシートを作成するのであればどちらでもほとんど差はありません。
複雑な計算や関数の数、オプション設定の種類ではエクセルが勝っていますが、エントリーシートで使う機能ではないため、現在ではどちらの方が優秀と比較するほどの差がなくなっています。
セルの設定やフォントや文字サイズの変更も問題なくできるので、スプレッドシートでもほとんど問題はないでしょう。
エクセルがない場合であってもスプレッドシートを使用すれば、エクセルと同じようにエントリーシートの作成が可能です。
②自動保存されるので保存漏れの心配がない
スプレッドシートはブラウザ上で使用し、基本的に変更が都度自動保存されるので、データの保存を忘れて消えてしまう心配がありません。
データの保存がクラウドベースになっており、保存ボタンをいちいち押す必要もなく自動保存されるのが特徴です。
ただし、基本的にオンラインで使用するのが前提になっているため、オフライン編集には事前の設定が必要なので注意しましょう。
オフラインで作業する割合が多い場合はエクセルの方が向いているケースもありますが、オンラインでの作業であればスプレッドシートの方がメリットが大きいといえるでしょう。
③他の人と共有できるので添削をしてもらいやすい
スプレッドシートの最大の特徴は、設定していれば他の人でも同じシートの編集がリアルタイムで可能な点です。
スプレッドシートの右上にある共有設定で「アクセスできるユーザー」を設定し「編集者」とすれば、設定された人は該当シートをリアルタイムで自由に編集できます。
エントリーシートの添削を依頼する場合も、リアルタイムに複数人で編集可能なスプレッドシートであれば、より効率的に作業ができるでしょう。
変更の履歴も残せるため、誰がどのように変更したかもわかり、添削のフィードバックもわかりやすくなるのでおすすめです。
エクセルでのエントリーシートの書き方についてよくある質問

エクセルでエントリーシートを作る場合によくある質問を2つ紹介します。
どちらも実際にエントリーシートを作っていると必要なケースが多いため、覚えておくと便利です。
①エクセルで文字数を計算することはできる?
エクセルで文字数を計算する場合、LEN関数を使用するのが一般的です。
文字数を知りたいセルに対して「=LEN(○○)」と入力し、文字数を知りたいセルを指定すれば、そのセル内の文字数を自動で計算してくれます。
ただし、スペースや改行も含めて計算してしまうため、厳密に知りたい場合は注意が必要です。
全体の文字数の場合は別の関数と併せて計算も可能ですが、パソコン操作に慣れていない場合は1セルずつ確認した方が無難なケースもあります。
②エクセルに画像をいれるにはどうしたらいい?
エクセルのエントリーシートに写真を入れる場合、エクセルの「挿入」タブから操作を開始します。
挿入タブ内にある画像をクリックし、保存してあるフォルダやファイルを指定すれば画像の挿入が可能です。
画像データをコピーした状態で、「貼り付け」で画像を挿入する方法もありますので、どちらか使いやすい方法で挿入しましょう。
画像のサイズが大きすぎる場合や、小さすぎて画質が落ちる場合もありますので、画像データ自体が適切なサイズか確認しておくとスムーズにエントリーシートを作成できます。
エクセルを使用して読みやすいエントリーシートを作成しよう
今回はエントリーシートをエクセルで作る場合のコツや、効率的な書き方を詳しく解説しました。
手書きのエントリーシートの方が好まれる場合もありますが、綺麗で読みやすいエントリーシートを複数作るのであれば、エクセルを使用した方が効率的です。
あくまで採用担当者が読みやすい・好まれやすいエントリーシートかが重要なので、応募する企業によって手書きとエクセルのエントリーシートを使い分けるのがおすすめです。
手書きの場合でも、一度エクセルでデータを作っておけば、お手本を見ながら書けるため非常に便利といえます。この記事を参考に、エクセルを使ったエントリーシートを作成してみましょう。
まずは志望動機を作ってみる
この記事を書いた人
編集部
「就活に苦しむ学生を減らしたい」をモットーに、志望動機やES、面接対策など、多種多様な就活の困りごとを解決するための記事を日々発信。700以上の記事で就活生の悩みに対処しつつ、就活の専門家であるキャリアアドバイザーの監修により、最後まで内定を狙える就活の方法を伝授し続けています。