電話面接の特徴と対策方法を徹底解説｜ポイントも紹介

近年、採用活動における電話面接の重要性が高まっています。しかし、初めて電話面接を受ける方は、どのように準備すれば良いか分からず不安を抱えているのではないでしょうか？

そこで今回は、電話面接の特徴と成功するためのポイントを分かりやすく解説します。よく使うおすすめフレーズも紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。

 

電話面接は声のみを頼りにする面接

従来の対面形式とは異なり、電話面接は応募者と採用担当者の音声のみでコミュニケーションが行われます。

物理的に会うことはなく、音声情報からあなたの人となりを判断されるのが電話面接の特徴です。

遠隔地在住者や日程調整が難しい場合に多く採用されており、コロナ禍からその需要が高まっています。

電話面接では、音声コミュニケーションだけで自身の魅力を伝えきることが重要になります。熱意や意欲を的確に表現する必要があり、そのための準備が求められるのです。

電話面接で見られるマナー

まずは、電話面接で見られるマナーを紹介します。

1. 静かな環境であるかどうか
2. 丁寧な言葉遣いとハキハキした話し方かどうか
3. 相手が電話を切ってから切る

①静かな環境であるかどうか

電話面接では、お互いの表情や身振り手振りが確認できないため、話し方が重要になります。雑音が多い環境では、相手に声が聞き取られにくかったり、集中力が途切れてしまう可能性があります。

そのため面接中に雑音が入らないよう、静かな個室で面接を受けるようにしましょう。自宅が難しい場合は、カフェやレンタルオフィスなどの個室を利用するのもおすすめです。

②丁寧な言葉遣いとハキハキとした話し方かどうか

面接官の声だけが頼りとなる電話面接では、言葉遣いや話し方が相手に与える印象を左右します。丁寧な言葉遣いを心がけ、明るくハキハキとした声で話すようにしましょう。

また、早口やモゴモゴ話すのは避け、ゆっくりと聞き取りやすいスピードで話すことも重要です。「えーっと」「あのー」などの言葉や、曖昧な表現は控えましょう。

③相手が電話を切ってから切る

面接が終了しても、相手が電話を切るまで待機しましょう。面接官から追加の質問や指示がある場合があるためです。

また、面接官が電話を切る前に、お礼の言葉を述べ、面接の機会をいただいたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。最後まで丁寧な対応を心がけることで、好印象をキープできます。

電話面接前にするべき対策

電話面接で面接官に自分の魅力を伝えるためには、事前準備が欠かせません。ここでは、電話面接で好印象を獲得するための3つのポイントを紹介します。

1. 自己分析と企業分析を元に的確なアピールを備える
2. 想定される質問への回答を準備
3. 必要な書類は用意する

①自己分析と企業分析を元に的確なアピールを備える

電話面接は、初期段階の面接での機会が多い傾向がありますが、内容は対面の面接とあまり変わりません。面接官からの質問に的確に答えるためには、自己分析と企業分析をしっかりと行うことが重要です。

自分の強みや弱み、経験やスキルを整理し、企業が求める人物像と照らし合わせて自己分析を行いましょう。

応募する企業の理念や事業内容、求める人物像などを事前にしっかりと把握するのも大切です。

②想定される質問への回答を準備

電話面接では、面接官からの質問に即答する必要があります。特に、志望動機や自己PRなど、頻度の高い質問については、事前に答えを用意しておくようにしましょう。

質問に対して明瞭に答え、要点が伝わるように意識してくださいね。練習を重ねることで、自信を持って回答できるようになりますよ。

また、逆質問の機会も設けられることが多いので、事前に質問したい内容をリストアップしておくと良いでしょう。

③必要な書類は用意する

電話面接では、手元に資料を用意したまま面接に参加できます。面接官は応募書類を基に質問することが多いため、履歴書や職務経歴書などを用意しておくと安心です。

面接中に重要となる箇所を書き込み、スムーズに回答できるように準備しておきましょう。

企業パンフレットやホームページなど、企業情報に関する資料も用意しておくと良いでしょう。

さらに、次回の選考の日程を決める際には、カレンダーやスケジュール帳を用意しておくとスムーズに日程調整が可能です。

電話面接でよく使う3つのフレーズ

電話面接では、適切なマナーと事前準備が欠かせません。ここでは、電話面接で円滑なコミュニケーションを実現するためのポイントを紹介します。

1. 面接官に取り次いでもらうとき
2. 声が聞き取りづらかったとき

①面接官に取り次いでもらうとき

電話面接では、最初に面接官に繋いでもらう際のやり取りが非常に重要です。この時点での印象が、その後の面接の流れを左右することもあります。

面接官に繋いでもらう際は、以下のフレーズを参考にしましょう。

失礼いたします。○○と申します。本日〇時より、電話面接の予定をいただいております。お手数ですが、○○様にお取次ぎいただけますでしょうか？

②声が聞き取りづらかったとき

電話面接中、声が聞こえづらい場合や、聞き逃してしまった場合は、相手に伝えましょう。

聞き直す際は、以下のフレーズを参考にしましょう。

恐れ入りますが、お電話が遠いようでして、もう一度伺ってもよろしいでしょうか？

相手に対して丁寧に再確認を求めることで、誤解を避け、円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。

③了承の意を伝えるとき

面接中、面接官の指示や情報を理解したと伝えることは重要です。了解の意を伝える際は、以下のフレーズを参考にしましょう。

承知いたしました。かしこまりました。

また、具体的な内容に対して了承の意を示す場合は、内容を簡単に繰り返すことで、双方の認識も再確認できますよ。

電話面接での話し方のコツ

電話面接では、適切な話し方と声のトーン、そして意識的なアピールが必要です。ここでは、電話面接で好印象を与えるための3つのポイントを紹介します。

1. 明るく抑揚のある声で熱意と意欲を伝える
2. 適度な相槌で丁寧なコミュニケーションを心がける
3. フィラー表現を避け自信を持って話す

①明るく抑揚のある声で熱意と意欲を伝える

電話を通じての声は、実際の声よりも聞こえづらいため、明るく抑揚をつけて話すことが重要です。

特に、質問に答える際や自己アピールをする際には、意識的に声のトーンを上げ、ポイントとなる部分に抑揚をつけましょう。相手に自分の意志や情熱を伝えられますよ。

明るい声は、相手にポジティブな印象を与え、面接官の興味を引く効果もあります。

②適度な相槌で丁寧なコミュニケーションを心がける

電話面接では、相手の表情や反応が見えないため、面接官が「相手はちゃんと話を聞いているのか？」と不安を感じることがあります。

そのため、相手の話をきちんと聞いていることを示すために、適切なタイミングで相槌を打つことが大切です。ただし、相槌を打つ際は相手の話を遮らないようにしてください。

「はい」「なるほど」「わかりました」などの短いフレーズを使い、相手の話をしっかりと聞いていることをアピールしてください。

丁寧な相槌は、面接官との良好な関係を築き、スムーズなコミュニケーションを促進してくれます。

③フィラー表現を避け自信を持って話す

フィラー表現とは、「あの」「えっと」などの話している中で会話の間に挟む言葉です。

フィラー表現は、迷いや自信の無さと捉えられやすく、電話では耳につきやすいため、使用しない方が良いでしょう。

面接前に、よく使うフィラー表現を理解し、使わないように意識するのがおすすめです。

電話面接で成功するための2つの準備方法

ここでは、電話面接で成功するための2つの準備方法を紹介します。

1. 模擬面接で弱点を克服する
2. 自分の話し方を録音して改善点を確認する

①模擬面接で弱点を克服する

模擬面接は、実際の面接の流れを体験するための最適な方法です。友人やキャリアアドバイザーに協力してもらい、模擬面接を繰り返すことで、自分の弱点を明確にし、改善できます。

電話面接では相手の反応が分かりにくいため、声のトーンや話し方に自信を持つ必要があります。

模擬面接を通して、自然な話し方や適切な声のトーンを身につけられるでしょう。

②自分の話し方を録音して改善点を確認する

自分の声を録音して聞くことで、自分の話し方を客観的に評価できます。

電話面接では、伝えたい内容を相手に明確に伝えるための話し方や、相手に安心感を与えるための声のトーンが求められます。

録音を聞き返すことで、自分の話し方や声のトーンに関する問題点を発見し、改善できます。

電話面接は事前準備をするほど自信を持てる

対面とは違い、電話面接では表情や身振りは見えません。そのため、話し方や言葉遣い、そしてマナーへの配慮が欠かせません。音声だけの情報から、あなたの人柄や熱意が判断されるのです。

事前の徹底した模擬練習で、自信を持って臨むことが大切です。言葉の抑揚やタイミングなど、音声表現力を高めることで好印象を与えられます。的確な対策を行えば、音声でも魅力が伝わる電話面接になるはずです。